Если вам приходилось когда-либо руководить людьми, в больших или маленьких компаниях, то наверняка вы сталкивались с тем, что ряд поручений не выполняется или выполняется совсем не так, как вы хотели. С аналогичной проблемой сталкиваются и начинающие предприниматели, когда встает вопрос найма и работы с сотрудниками или фрилансерами. Например, взять контент-менеджера или менеджера по продажам, или нанять удаленного программиста, который внесет небольшие правки в сайт. Во многих случаях результат, мягко скажем, получается удовлетворительный. Давайте же разберемся, как улучшить этот результат и добиться четкого выполнения поставленных задач.
Т.к. мне приходится много общаться как с предпринимателями малого бизнеса, так и с собственниками бизнеса покрупнее, а также их сотрудниками, то очень хорошо виден срез того, как ставится задача и как она решается подчиненными. Исходя из этого я постарался описать несколько правил, которые помогут вам ставить перед подчиненными правильные задачи и добиваться их четкого и эффективного выполнения, в том виде, в котором вы хотите. Однако, тут есть одна загвоздка, которая может очень сильно мешать…
Многие менее опытные руководители считают, что их приказы или поручения должны выполнятся беспрекословно, и если сотрудник не смог выполнить его поручение, то он (сотрудник) в этом виноват и нет ему прощения. И, несомненно, доля его вины тут тоже есть, но, как ни странно, большой процент вины лежит и на самом руководителе, который эту задачу поставил. И как раз самая распространенная причина «провала» - это неправильно поставленная задача. А вот в чем заключается правильность, поговорим чуть ниже.
Говорите о решении задач, а не проблем
Частенько замечаю, что когда руководитель собирает подчиненных, он начинает диалог с описания возникших проблем:
- У наст есть проблема – просели продажи на 20%;
- У нас большое количество неликвида образовалось на складе;
- Поставщики не дают хороших закупочных цен;
- Конкуренты стали демпинговать и упал средний чек / маржа и т.д.
Тут нужно сразу понять, что люди (сотрудники) не очень любят решать проблемы, им своих проблем может хватать дома, а тут еще вы со своими лезете. А вот решать задачи – это уже немного другое дело, по крайней мере это уже в более позитивном ключе выглядит. Можно тоже самое, но немного перефразировать:
- Коллеги, у нас новая задача – нужно увеличить продажи на 20%;
- Необходимо увеличить процент ликвидного товара на складе;
- Нужно договорится о более выгодных ценах с поставщиками;
- Стоит задача поднять средний чек и маржу.
Как видите, глобальный смысл не поменялся, и фронт работы, который нужен по той или иной задаче остался прежним, поменялась лишь постановка задачи. И в ряде случаев это уже может немного изменить ситуацию в положительную сторону. Поверьте, сотрудники не очень хотят работать в компании, у которой постоянные проблемы, это очень угнетает на подсознательном уровне, все хотят работать в стабильных и развирающихся компаниях!
Задача должна быть максимально конкретной
Задача должна ставиться таким образом, чтобы она была выражена в каких-то конкретных цифрах. Не просто нужно увеличить средний чек, а нужно увеличить до конкретного значения. Опорных цифр по задаче может быть несколько, например для того, чтобы поднять прибыль можно увеличить средний чек, можно увеличить допродажи аксессуаров, уменьшить закупочную цену, уменьшить процент отказов и т.д. Если невозможно привязаться к цифрам, то необходимо описать то, что вы ждете на выходе, прям по пунктам – 1, 2, 3.
Задача должна быть поставлена персонально
Также частенько приходится наблюдать, когда руководитель провел собрание (совещание), и вроде бы все обсудили и даже поставлена правильная задача, но только коллективная. Мол мы все потрудимся на благо компании и решим эту непростую задачу. А на следующем собрании, когда уже нужен результат, сотрудники начинают друг на друга перекидывать стрелки, типа — «А я думал это Миша должен делать», «А я ждала, когда Маша отчет сделает, мне от нее данные нужны» и подобные отговорки. Иными словами, вы как руководитель, в конце каждого собрания должны поставить конкретную задачу каждому сотруднику персонально. Тут правда есть свой нюанс – вы должны ставить сотрудникам посильные для них задачи, понимая все сильные и слабые стороны подчиненных. Иначе постановка задачи будет просто бессмысленной, если сотрудник не в состоянии ее решить.
Вы должны убедится в том, что задача понята правильно
Этот момент тоже очень важен. К сожалению, бывает, что ряд руководителей просто не может внятно донести, что же конкретно они хотят получить, объясняя все в общих чертах, и остаются очень недовольными, когда поставленная задача вроде и выполнена, но совсем в другом ключе. Также бывает, когда сотрудник может просто не понять, что от него требует начальник и постеснявшись (или побоявшись) переспросить, сам додумывает то, что якобы от него требуется. Как понимаете, ни одно, ни другое не приводит к хорошим результатам. Поэтому, поставив перед сотрудником задачу, убедитесь в том, что он правильно ее понял, а также понял пути решения этой задачи. Например, чтобы запросить какую-то информацию у 10 поставщиков, это можно сделать при помощи телефона, мессенджера или электронной почты. Естественно время на выполнение этой задачи при помощи разных инструментов коммуникации будет разным. Если информация нужна срочно, то однозначно телефон, и вы должны это четко проговорить. Иначе можете получить ответ в духе – «Ну я отправил им письма, они пока мне не ответили», не думаю, что вас такой ответ устроит.
Задача должна быть ограничена во времени
Даже если вы поставили правильную задачу и убедились в том, что она понята правильно, отсутствие дедлайна (ограничения по времени) может свести все на нет. Грубо говоря, сотрудник просто не будет торопиться ее выполнять постоянно откладывая, сначала на вечер, потом на завтра, а потом и на следующую неделю. В итоге вы рискуете получить все с очень большим опозданием или вовсе не получить, т.к. про отложенную в долгий ящик задачу можно запросто забыть. Очень часть подобное наблюдается с фрилансерами, у которых кроме вас есть еще клиенты. И если вы их не ограничивается жестко по времени, то они могут заниматься вашей задачей чуть ли не в последнюю очередь, или как минимум, не придавая ей приоритета.
Сотрудник должен быть мотивирован на выполнения задачи
Да, несмотря на то, сотрудник может иметь уже окладную часть, в которую включены его должностные обязанности, лишняя мотивация будет совсем не лишней. Это очень важный момент, поэтому остановлюсь чуть поподробнее. Для наглядности приведу пример. У одного предпринимателя был бизнес, он, конечно, приносил прибыль, но относительно небольшую, которой не хватало чтобы вывести компанию на уровень выше. Он ставил перед своим начальником отдела продаж каждый месяц планы по продажам, которые выполнялись, конечно, но с очень большим скрипом. Он пытался завышать немного планку, однако сотрудники, понимая, что они до нее не доберут, сдавались раньше времени и в итоге план выполнялся хуже, чем мог бы, если не задирать планку. Начальник бегал постоянно с пеной у рта и доказывал, что они и так еле справляются с планами продаж. В общем устал предприниматель от этого дела, сел и прикинул на коленке сколько денег ему потенциально может принести увеличение объема продаж на 20% по результатам года и понял, что это почти 9 млн рублей прибыли. Позвал он к себе этого начальника и объявил ему о том, что планов продаж больше для отдела он ставить не будет и этим будет заниматься сам начальник для своих подчиненных на свое усмотрение. Однако, попросил начальника в течении года увеличить объем продаж на 20% и если тот выполнит задачу, то получит +1 млн рублей в виде бонуса (помимо его ЗП и премий). Нужно ли говорить, что объем продаж вырос более чем на 24% за 10 месяцев, при том же начальнике и практически том же составе отдела продаж. Да, пришлось предпринимателю выплатить очень некислый бонус, но он в итоге получил куда большую выгоду! С мелкими задачами такое конечно не прокатит, но суть надуюсь вы поняли – грамотно замотивированный сотрудник может горы свернуть.
С фрилансерами тут возможен немного другой подход. Например, когда вы согласовываете с ним задачу и он объявляет вам, что справится с задачей за неделю за 10 тысяч рублей, то постарайтесь разбить эту оплату на основную и бонусную часть. Т.е. сумма отплаты его труда будет те же 10 тысяч, но 50% он получит гарантированно, а оставшуюся половину только в случае, если сдаст работу в срок (либо иное соотношение). Тем самым вы и замотивируете его не затягивать со сдачей, и перестрахуетесь если попадется любитель покормить «завтраками» или любитель называть нереальные сроки, дабы вы отдали заказ ему, а не кому-то другому.
Вы должны контролировать выполнение задачи
Помимо всего вышеперечисленного, важно еще до наступления дедлайна контролировать как идет выполнение задачи тем или иным сотрудником. Можно «сверять часы» требуя какие-то промежуточные варианты (если они возможны). В противном случае возможны ситуации, когда все будет делаться перед дедлайном тяп-ляп, лишь бы было что-то, что можно вам показать, а если вы его завернете с этим решением, то выторговать еще время на доработку. К сожалению, не все руководители любят контролировать выполнение задач, получая в итоге результат, сделанный на коленке (лишь бы отчитаться для галочки). Поэтому уделяйте контролю достаточно времени, чтобы к дедлайну вы не получить сюрпризов. Плюс ко всему, вы будете видеть какие ошибки допускаются в процессе и сможете вовремя помочь их исправить.
Видео на тему:
Добрый день Максим.
Я так понимаю под прямым руководителем вы понимаете начальника отдела, а под непосредственным руководителем -директора организации, правильно?
1. Ставить задачи в письменном виде под роспись работника руководители предприятия имеют право, законом это не запрещено. Однако вопрос в том, что соблюдена ли при этом субординация?
Порядок подчиненности, оговорен в должностных обязанностях каждого работника. Если в вашей должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь только начальнику отдела, то в случае получения указания со стороны вышестоящего руководства вы обязаны начальника отдела поставить в известность о поступившем задании, и дальше действовать в соответствии с его указаниями. Если задание поступило в письменном виде, следовательно и указания начальника отдела для дальнейших действий тоже должны быть в письменном виде.
Если же в должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь не только начальнику отдела, но и директору, то поставить начальника отдела в известность тоже нужно, так как он обязан знать чем занимаются его сотрудники, дальше же нужно выполнять указания директора.
Поставить работнику задачу выходящую за пределы его непосредственных трудовых обязанностей нельзя, это противоречит трудовому законодательству. В частности в ст.60 ТК РФ сказано:
Вменить вам дополнительные обязанности без вашего согласия тоже не могут, соответственно, если указание начальника или директора выходит за пределы ваших трудовых функций, то выполнять вы его не обязаны и наказть за это вас не смогут.
Однако, коль существует ситуация подобно вашей, стоит подстраховаться.
Напишите докладную записку на имя директора с указанием всех обстоятельств, вежливо и последовательно. То есть поручено задание такое-то, выполнить не представляется возможным в виду того, что данные обязанности в вашу компетенцию не входят. Этот документ нужно составить в двух экземплярах, официально зарегистрировать через журнал входящей почты. таким образом у вас появиться доказательство вашей невиносности и наказть за неисполнения задания уже будет нельзя.
Если же задание входит в круг ваших обязанностей, но выполнить его допустим в короткие сроки или по иной уважительной причине не представляется возможным, пишите опять же докладную записку с изложением всех обстоятельств. То есть пишите, что для исполнения задания требуется больший срок, по такой-то причине (уважительной конечно). В любом случае пишите, что предприняты определенные шаги, то есть задание выполняется, излагаете все обстоятельства и опять же отправляете директору с помощью регистрации.
Таким образом у вас будет письменное доказательство того, что задание вы пытались выполнить и вашей вины в том, что этого не получилось соответственно нет.
Касаемо вынесения дисциплинарного взыскания, порядок вынесения которого регулируются ст.192-193 ТК РФ. Просто так дисциплинарное взыскание не выносят, нужно соблюсти определенную процедуру, а также предоставить доказательства проступка работника. У вас же уже будет докладная записка с доказательствами вашей невиновности и любые попытки работодателя вас уволить можно опротестовать.
Если у вас такая тяжелая обстановка на работе и руководитель ишет повод для увольнения то есть два выхода. Привлечь инспекцию труда для проверки законности действий работодателя или найти другую работу.
Кстати, при проверке, инспекция труда будет проверять все и вывернет наизнанку все ваше предприятие.
Многие руководители не раз оказывались в ситуации, когда даешь задание сотруднику, а потом попросту забываешь проконтролировать его исполнение. Или даешь задание сотруднику, приходит время, когда оно должно быть исполнено, а оказалось, что сотрудник даже не приступал к выполнению этого задания.
В результате срываются сроки по разным проектам, товары приходят не вовремя, задерживаются отгрузки, а разгневанные клиенты обрывают телефоны. Да мало ли что может случиться, если работа сделана не вовремя, сделана не так или вовсе не сделана.
Однако существует простейшая технология, которая позволяет руководителю добиться от сотрудников своевременного и правильного выполнения поставленных задач.
Самое удивительное, что эта технология настолько проста в исполнении, что внедряется в любой компании буквально за три дня.
Как многие руководители дают задания сотрудникам и что в этом плохого?
Многие руководители дают задания сотрудникам примерно так. 1 сентября руководитель отдела продаж приглашает к себе менеджера по продажам и говорит: «К 1 октября ты должен перенести свою клиентскую базу из старой программы в новую». Менеджер отвечает: «Да, я понял». После чего каждый из них идет заниматься своими делами и оба благополучно забывают про задание.
Наступает 25 сентября и менеджер вспоминает, что ему нужно срочно перенести клиентскую базу, а он еще ничего не успел сделать…
Самый лучший вариант - менеджер отложит все другие дела из изо всех сил займется переносом базы. Но делать это будет «второпях», поэтому в базе будет большое количество ошибок. Заниматься он будет только этим, а значит - его продажи на неделю «встанут». И если попытаться в этот период дать ему ещё одно задание, ничего кроме негативной реакции новое задание не вызовет.
Но возможен и другой вариант развития событий. 1 октября руководитель отдела продаж вызывает к себе менеджера и спрашивает: «Ты перенес базу в новую программу?». А менеджер отвечает: «А Вы мне ничего не говорили!» или «Ой, нет, я забыл…» или еще что-нибудь в этом роде.
Хотя вполне возможен и третий вариант - руководитель вспомнит, что он давал задание менеджеру числа 15 октября, то есть когда дело давно должно быть закончено. Но за это время на менеджера навалится новая куча «неотложных дел» и он скорее всего ответит, что задание выполнить не успел, а сейчас ему этим заниматься некогда. И давайте отложим это на попозже…
Но в любом из этих случаев задание не будет полностью выполнено к нужному сроку.
Сразу оговорюсь - никакие «репрессивные меры» и «системы мотивации» в данном случае не помогут. Что делать в такой ситуации?
Как избавиться от неразберихи в делах?
Для начала нам понадобиться создать систему письменных заданий. Эту технологию нужно обязательно исполнять на бумаге - так она работает намного эффективнее.
Я понимаю, что любители информационных технологий уже готовят гнилые помидоры, чтобы закидать меня, но пока отложите помидоры в сторону и подождите до конца статьи.
Перед тем, как выдать задание сотруднику - руководитель распечатывает 2 бланка задания (для себя и для сотрудника), после чего приглашает сотрудника к себе.
В то время, как руководитель даёт задание сотруднику, оба (и руководитель, и сотрудник) пишут задание на своем экземпляре бланка. После того, как руководитель выдал задание - оба ставят свои подписи на бланках и обмениваются экземплярами. Руководитель отдает свой экземпляр с подписью сотруднику, а сотрудник - руководителю.
При заполнении задания необходимо соблюдать несколько важных правил.
Обязательно укажите точное число, когда задание должно быть выполнено. Формулировки «в течении недели» или «в этом месяце» использовать ни в коем случае нельзя!
Постарайтесь не использовать размытых формулировок в графе «Какой результат нужно получить». Укажите конкретный и измеримый результат.
В графе «Какую работу нужно для этого сделать» пишите не абстрактные рассуждения, а конкретные действия, которые нужно выполнить сотруднику для получения запланированного результата.
Давайте разберем это на примере. Допустим, бухгалтерия не очень справляется с работой и нам нужен еще один сотрудник, который будет заносить первичные документы в 1С.
Неправильно сформулированное задание: В течении месяца найти нового сотрудника в бухгалтерию.
Правильно сформулированное задание:
Дата завершения
Руководитель: Директор, Мартынов Андрей Сергеевич
Сотрудник: Главный бухгалтер, Матвеева Надежда Алексеевна
Задание сотруднику
Какой результат нужно получить?
Нанять нового сотрудника в бухгалтерию, который к сроку, обозначенному в задании, будет обеспечен необходимой оргтехникой, введен в должность, обучен и будет заносить не менее 100 первичных документов ежедневно.
Какую работу нужно для этого сделать
Разместить вакансию на сайтах e 1. ru rabota 66. ru и mr 66. ru
Принимать и оценивать присылаемые резюме. В случае, если поток резюме недостаточен - использовать платное размещение на указанных сайтах.
Входящие резюме обрабатывать по мере поступления, собеседования назначать по мере поступления резюме.
До 01 октября получить не менее 50 резюме, из полученных резюме отобрать минимум 15 наиболее подходящих. Назначить собеседования.
Провести не менее 10 собеседований. Из 10 кандидатов выбрать одного для вступления в должность.
Написать заявку системному администратору на выделение компьютера, создание новой учетной записи и организации доступа к информационной базе предприятия.
Принять нового сотрудника на работу, оформить все необходимые кадровые документы.
Познакомить нового сотрудник с коллективом и выделить куратора - человека, к которому новый сотрудник может обратиться при возникновении сложностей в работе.
Проинструктировать нового сотрудника по работе со справочниками «Контрагенты», «Договоры» и «Номенклатура».
Проинструктировать нового сотрудника по работе с документами «Счет», «Счет-фактура», «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг».
Добиться от нового сотрудника ввода 20 документов каждого вида под надзором куратора.
Поставить новому сотруднику план по вводу документов, который предусматривает выход на плановые показатели ввода документов в течении недели. Контролировать выполнение плана.
Первую неделю работы нового сотрудника контролировать правильность ведения учёта методом выборочной проверки в объёме не менее 10% от всех введённых документов.
Руководитель __________________
Полученное задание мне понятно, все необходимые ресурсы выделены. Я обязуюсь выполнить полученное задание точно и в срок.
Сотрудник__________________
Многие скажут, что такая система заданий - никому не нужное бумагомарательство. Но так или это на самом деле?
Давайте разберёмся. Предположим, что у нас задание выдано неправильно. В этом случае к 14 октября руководитель обнаруживает, что бухгалтерия все еще не справляется с потоком документов, а нового сотрудника как не было, так и нет. Он вызывает к себе главного бухгалтера и спрашивает: «А что у нас с поисками нового сотрудника?», а главный бухгалтер отвечает: «Пока ничего, резюме что-то не присылают…». И всё.
Руководитель продолжает задавать вопросы: «А Вы где вакансию разместили», а бухгалтер отвечает: «Мы на нашем сайте объявление повесили, что нам бухгалтер требуется!». Но на сайт-то ходят в основном клиенты, но никак не соискатели. Да и до раздела «Вакансии» мало кто доберется. Вот и получается, что сотрудника не нашли, но опять никто не виноват. Главный бухгалтер работу сделал, а то, что результата нет - как будто и не ее вина…
Но если подробно написать задание - все выглядит совсем по-другому. В любой момент можно вызвать сотрудника и спросить: «Сколько резюме Вы получили?» или «Сколько собеседований проведено?». И отговорки типа «А я не понял как это делается!» уже не проходят. Не понял - напиши что конкретно не понято? На каких сайтах вакансию размещать или как это делается или как резюме оценивать?
Если непонятно - объясняем сотруднику что и как он должен делать. То есть как он должен выполнить работу, которая ему непонятна. Но такие объяснения происходят крайне редко просто потому, что большая часть неясностей проясняется на этапе выдачи задания.
В дополнение хочу заметить, что не нужно «наезжать» на сотрудника за то, что он не знает как выполнять ту или иную работу. Компетенции тоже приобретаются не сразу и сотрудник имеет право чего-то не знать.
Если у него есть вопросы - потратьте немного времени на то, чтобы ответить на его вопросы и обучить его. После небольшого обучения сотрудник сможет выполнять работу самостоятельно, не отвлекая Вас. Но если не объяснить сотруднику как выполнять работу и сказать «сам разбирайся», то не стоит даже надеяться на то, что он выполнит ваше задание. Не стоит жалеть времени на обучение сотрудников. Чем больше их обучаешь сейчас - тем меньше придётся обучать потом.
Почему не стоит давать заданий в электронном виде?
Теперь сторонники информационных технологий могут сказать, что все это можно сделать в электронном виде. Написать задание по email или выложить файл с заданием в сети и сбросить сотруднику ссылку на этот файл.
Это конечно замечательно, но! Если у Вас нет подписи сотрудника - он всегда может сказать, что почта до него не дошла, файл он забыл почитать или почитал файл, но не понял как сделать работу. И сделать в этой ситуации уже ничего нельзя будет.
Зато когда у нас есть бумага с подписью - сотруднику уже не отвертеться. А если ему что-то непонятно - на момент выдачи задания он мог спросить у руководителя все нужные данные. А если не спросил - то почему, да и вообще не спросил - спроси позже, а совсем не спросил - сам виноват!
Бумага в этом случае оказывает просто магическое действие на сотрудника.
Ну хорошо. С заданиями мы разобрались, а что дальше?
Создаём систему контроля выполнения заданий
А теперь мы с Вами займёмся организацией системы, которая понадобится и нам, и нашим сотрудникам для того, чтобы эффективно эти задания выполнить.
Для того, чтобы реализовать такую систему нам понадобятся несколько простых вещей:
Папка с кольцами. Сильно большую брать не надо - иначе потом неудобно будет с ней работать. Очень важно, чтобы кольца в папке легко открывались и закрывались. В дальнейшем нам понадобится время от времени перемещать файлы. Не используйте для этого регистраторы. Они слишком громоздкие и работать с ними будет неудобно.
Еще нам понадобится 46 файлов. В принципе - все файлы можно сделать прозрачными, но лучше взять 31 прозрачный файл, 1 красный файл, 1 желтый, 12 файлов голубого цвета и 1 зеленый.
Сначала надо поместить файлы в папку. В самый низ поместите 1 файл зеленого цвета и напишите на нем «следующий год». На него сложите 12 файлов синего цвета и напишите на каждом из них название месяца: январь, февраль, март и т.д.. На них положите 31 прозрачный файл и пронумеруйте их. Это будут дни месяца. На них сложите желтый файл и на самый верх положите красный.
Теперь у нас всё готово для запуска системы.
Запуск системы в эксплуатацию
Я думаю, что Вы уже начинаете догадываться что к чему… Но чтобы исключить разного рода недопонимание и кривотолки - объясню всё детально.
Предположим, что сейчас у нас 14 сентября и мы даём сотруднику задание (ну например - проехаться по поставщикам и собрать оригиналы бухгалтерских документов) до 21 числа. Совместно с сотрудником пишем задание и свой экземпляр задания вкладываем в нашу папку в файл с номером «21». Точно так же поступаем и со всеми остальными заданиями - раскладываем их по числам. Само собой на каждый день в папке на определенное число копится по несколько заданий разным сотрудникам.
Но давайте вернемся к нашему примеру. Когда приходит 21-е число - достаем из файла под номером 21 все задания, которые там накопились. По одному вызываем к себе исполнителей, которым раздавали задания и спрашиваем с них за выполнение заданий. Исполнители должны представить отчет примерно в таком виде:
В принципе - сотрудники привыкнут к этой системе достаточно быстро. Но все равно у Вас обязательно будут задания, которые Ваши подчиненные не успели исполнить в срок. Специально для таких заданий у нас предназначена красный файл. Если сотрудник не выполнил задание в срок, мы перекладываем лист с выданным заданием в красный файл (а папке он должен быть на самом верху).
После внедрения такой системы каждое утро руководителя должно начинаться с красного файла. Руководитель приходит на работу и просматривает все задачи, которые находятся в красном файле. Вызывает к себе сотрудников по очереди и спрашивает: «Что ты сделал вчера по этим заданиям? Что планируешь сделать сегодня? Когда ждать полного завершения порученного тебе дела?».
Через месяц работы системы письменных заданий попадание «в красный файл» станет для сотрудников самым страшным кошмаром и они будут стараться выполнить все задания в срок.
Теперь пару слов о том, зачем нужен «желтый файл». В желтый файл мы складываем задания, которые требуют постоянного внимания. Например - мы дали сотруднику задание, с которым он раньше никогда не сталкивался и нам надо «держать руку на пульсе», чтобы задание было выполнено вовремя.
Для того, чтобы задание было выполнено в срок - надо время от времени просить сотрудника предоставлять отчёт о том, что сделано. Если у сотрудника что-то не получается - нужно обучать его тому, как правильно выполнить эту работу. Но самое важно при этом - никогда не делать за него работу самому!
Кроме всего прочего, с использованием этой папки очень удобно осуществлять промежуточный контроль. Например, сейчас у нас 14 число и мы дали задание сотруднику, которое должно быть выполнено к 25 числу. Но нужно посмотреть как он выполняет задание и регулярно ли происходит работа, чтобы в последний день не оказаться у разбитого корыта.
Тогда мы складываем задание в файл не на 25, а, например, на 20-е число. И 20 числа вызываем к себе сотрудника и смотрим, как выполняется наше задание. Если все в порядке - перемещаем задание в файл на 25 число, если нет - разбираемся с проблемой и помещаем задание либо в желтую папку, либо в красную.
Ладно. С текущим месяцем все понятно. Сейчас у нас сентябрь и наверняка у многих из Вас есть задания, которые должны быть исполнены к октябрю или к ноябрю.
Для таких заданий мы используем голубые файлы, на которых написаны названия месяцев. Задания на октябрь помещаем в файл «Октябрь», на ноябрь в «Ноябрь» и так далее.
К вечеру 30 сентября в файлах на текущий месяц не должно остаться невыполненных заданий. Все они должны быть перемещены либо в отдельную папку для выполненных заданий (о ней мы поговорим несколько позже), либо в красный файл.
Вечером 30 сентября руководитель берет папку заданий, достает все задания, которые у него скопились в папке «Октябрь», сортирует их и раскладывает по дням в зависимости от срока завершения.
Те же самые действия 31 октября руководитель выполняет для папки «Ноябрь» и т.д..
Задания на следующий год мы складываем в самый последний файл зеленого цвета.
Но кроме того, что у руководителя есть такая папка - такую же лучше завести каждому сотруднику. В этом случае они будут четко знать - какие задания и к какому сроку им предстоит выполнить.
Остался последний вопрос.
Что делать с выполненными заданиями?
Для выполненных заданий заведите отдельную папку, в которую поместите файлы с именами Ваших сотрудников.
Когда сотрудник выполнил задание - прикрепите к бланку задания отчет о выполнении и поместите выполненное задание в файл с фамилией сотрудника. Сотрудник может поместить данные о выполненном задании в свой личный файл.
В результате руководитель легко может видеть какие задания сделал сотрудник за определенный период и насколько качественно он с ними справился. А сотрудник, глядя на свою папку, чётко видит объём проделанной работы.
Дорогие друзья! Напоследок напомню, что эту технологию мы узнали на тренинге Александра Байдюшева « » и сейчас она хорошо помогает нам в работе. Однако - это всего лишь маленькая часть тренинга.
Весь тренинг посвящен простым и понятным инструментам руководителя, которые в разы повышают его эффективность и позволяют добиваться от себя и своей команды потрясающих результатов в работе!
Сотрудники каждой организации периодически отправляются в служебную командировку по поручению руководителя. У каждого из них есть определённое задание для выполнения. После возвращения назад работнику предстоит составить отчёт о том, что было сделано во время командировки. В таком случае пригодится бланк служебного задания (форма Т-10а). Выясним, какие правила его оформления действуют 2019 году.
Для чего нужно служебное задание
Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.2004, стали только рекомендованными к применению. Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.
Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.
Примерный образец служебного задания
Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.
Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.
И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.
Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.
Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один - для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.
Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.
Полученное служебное задание для командировки может поставить в тупик даже опытного сотрудника
Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?
Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.
Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.
Какой из бланков заполнить
Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.
Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.
Краткий отчёт о командировке
Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.
Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.
Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?
Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2019 года составлять отчёт необязательно.
Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять - нарушением это не станет.
Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт. И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки). И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.
Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.
Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.
Как быть: работник не справился со служебным заданием
Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.
Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте - объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.
Какие финансовые документы приложить к отчёту
Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.
К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
Если в положении о командировках содержитcя указание о том, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нём, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.
Каждое служебное задание имеет строго определённый набор глав, которые позволяют заполнить документ только на одного сотрудника.
Это означает, что стандартный бланк Т-10а нельзя использовать для нескольких работников. Поэтому для каждого командируемого составляется индивидуальное служебное задание.
Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.
В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).
После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.
По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.
Ответственность сотрудника за невыполнениеСогласно действующему законодательству, как работник, так и руководитель должны обязательно исполнять предписания локальных актов компании. Таким образом, если у организации имеется «Положение о командировках», включающее в свой перечень служебное задание - то работники обязуются заполнять его графы. В случае отказа от выполнения своих обязанностей, сотрудник, согласно 192 статье ТК РФ может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ненадлежащее заполнение нужных строк можно расценивать как невыполнение задания, полученного для служебной поездки.
Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий. Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели. Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.
Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году
С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.
Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.
Теперь в обязательном порядке администрация должна составить . Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать , либо иной внутренний локальный акт.
При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.
Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в , в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.
Кто составляет служебное задание
Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.
Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.
Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.
В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.
В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.
Внимание! Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.
Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки - какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.
Условия следующие:
- Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
- Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
- В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения - к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.
Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как , так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.
Служебное задание на командировку в 2019 году образец
Как составить служебное задание на командировку?
Заполнение начинается с записи в верхней части бланка полного или же короткого названия фирмы. После этого в поле справа указывается ее цифровой .
Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.
Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.
Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.
В таблице пронумерованы столбцы:
- №1 - записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
- №2 - Должность, как указана в штатном расписании;
- №3 - страна и город, в которые он направляется в поездку;
- №4 - фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров - в графе можно поставить прочерк.
- №5 и №6 - дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
- №7 - общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
- №8 - число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
- №9 - компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
- №10 - что служит основанием для поездки работника в командировку.
После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:
- №11 - Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
- №12 - после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.
Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.
Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.
Загрузка...
