Molti dipendenti conoscono i documenti interni dell'organizzazione solo per sentito dire: i promemoria vengono confusi con documenti ufficiali e compilati in modo errato. Ciò interrompe la funzione principale di tali documenti: la comunicazione ufficiale all'interno del team, il che porta all'impossibilità di un lavoro coordinato. Questo è il motivo per cui diventa rilevante la questione della stesura di un promemoria, delle sue differenze e somiglianze con altri documenti e delle specifiche di scrittura.
Terminologia
Un mezzo di comunicazione tra funzionari e unità strutturali. A volte definito come un documento relativo al completamento di alcune attività/lavori, sebbene possa avere una natura diversa. Gli esempi che verranno discussi in questo articolo riflettono esattamente i possibili contenuti del promemoria.
Ufficialmente, il classificatore dei documenti gestionali non contiene informazioni su tale documento come nota interna. Non viene fornito un esempio di come scriverlo, ma ciò non cambia il fatto che un documento del genere è diffuso negli ambienti di lavoro per una serie di motivi.
Motivi per l'utilizzo
Un promemoria è noto come documento di supporto utilizzato di frequente. È sua responsabilità garantire la connessione tra gli elementi sistema di lavoro, cioè dipendenti. Perché un documento del genere è così popolare? Molte questioni lavorative possono e devono essere risolte senza l'intervento di posizioni dirigenziali: ciò dimostra l'indipendenza e l'efficienza dei dipartimenti in modo autonomo e come sistema nel suo insieme.
Peculiarità
La differenza rispetto al promemoria sopra menzionato è che quest'ultimo implica un appello ai ranghi più alti, e un promemoria, un esempio del quale sarà discusso di seguito, costituisce un collegamento con livello orizzontale. Potrebbe trattarsi di un appello all'amministratore di un altro dipartimento o al capo di un'altra divisione. In ogni caso, purché le persone menzionate abbiano posizioni equivalenti, si può parlare di promemoria. Quando si verifica la disuguaglianza, alcuni degli esempi qui presentati potrebbero avere una definizione ambigua, le ragioni di ciò verranno discusse più avanti.
Oggetto dei promemoria
Tipicamente, i promemoria vengono scritti su questioni di supporto: informativo, economico, logistico o organizzativo. Spesso una nota può contenere qualche tipo di richiesta o suggerimento. Per ciascuno degli elementi strutturali, solitamente uno degli argomenti è prioritario ed è correlato all'area in cui opera l'elemento stesso.
Registrazione
La preparazione di un promemoria viene effettuata allo stesso modo della preparazione di un rapporto. Quindi cambia solo il contenuto. Registrazione promemoria regolato da GOST. Ciò consente di mantenere l'uniformità nella progettazione di tutti i documenti gestionali.
Un esempio di come scrivere un promemoria:
Ufficio informazioni e tecnica ( nella parte superiore della pagina, sul lato sinistro)
Capo del servizio di sicurezza ( in alto, lato destro) Lyubchenko R. L.
NOTA DI SERVIZIO
14.09.2015 № 11
Venerdì 17.09.2015 verrà sostituito il materiale e la base tecnica. A questo proposito, vi chiedo di consentire l'accesso ai seguenti dipendenti dell'organizzazione PE “AMIR” per eseguire questi lavori:
- Andeenko Sergey Gennadievich.
- Mishkov Lev Georgievich.
Capo Dipartimento ( sul lato sinistro) _pittura_ Antipov R. D. ( sul lato destro)
Il design di un promemoria presuppone un tipico formato di foglio: A4.
Vantaggi
Essenzialmente un analogo di un messaggio vocale, un promemoria presenta una serie di vantaggi rispetto alla normale comunicazione di lavoro:
- risparmiando per iscritto;
- documentazione ufficiale;
- comodità nel caso di trasferimento di informazioni complesse;
- la capacità di trasmettere un messaggio a più persone contemporaneamente.
Le conseguenze logiche di ciò sono:
- la capacità di confermare/confutare un'affermazione;
- dichiarazione chiara del compito e sua precisa attuazione;
- esecuzione tempestiva;
- efficienza lavorativa.
Carattere
La scrittura di un promemoria può essere della seguente natura:
- informativo (messaggio, avviso, istruzione, ecc.);
- proattivo (richiesta);
- segnalazione.
Il promemoria, di cui sopra è stato fornito un esempio, è di natura informativa, poiché il capo di un dipartimento avvisa un altro del lavoro imminente, inoltre, fornisce semplici istruzioni su ciò che è obbligato a fare.
Gli ultimi due punti sono spesso affiancati: la nota integrativa è una risposta all'iniziativa (richiesta).
Struttura
Diamo un'occhiata a come scrivere correttamente un promemoria in base all'esempio fornito. Quindi, questo documento deve contenere:
- i dettagli del destinatario (in questo caso questo ruolo è stato svolto dal capo della sicurezza);
- nome del documento (l'iscrizione corrispondente era immediatamente prima del testo);
- data del documento;
- testo;
- estremi e firma del destinatario (responsabile del dipartimento informazioni).
Il testo, a sua volta, può essere distribuito anche secondo la struttura. È vero, è molto più condizionale:
- La prima parte definisce la base e il motivo della scrittura. La nota, di cui sopra è stato presentato un esempio, spiega la richiesta nella primissima frase.
- La seconda parte riflette l'essenza: nell'esempio viene dopo le parole “in relazione a...”.
- La terza parte è quella finale. Può contenere una constatazione di fatto, una proposta o una richiesta.
Una nota interna, un esempio del quale ci aiuta a comprendere le regole di registrazione, unisce la seconda e la terza parte in una sola. La divisione diventa più evidente nei promemoria complessi. La terza parte appare necessariamente nei documenti di risposta.
Stilizzazione
Sebbene per questo documento, così come per tutti gli altri documenti gestionali, sia consentito un formato libero, per sapere come scrivere correttamente un promemoria è necessario esprimere liberamente il proprio pensiero in stile aziendale, perché quando si compila qualsiasi tipo di documentazione, è lui che viene utilizzato.
Specie
I promemoria di Office non hanno una classificazione chiara, ma allo stesso tempo possono essere suddivisi approssimativamente in tipologie.
Ad esempio, c'è un promemoria:
- sulla promozione;
- per l'acquisto;
- sulla cancellazione, ecc.
Ogni tipo ha le proprie specifiche di scrittura. Per migliore comprensione Verranno inoltre forniti esempi su come scrivere un promemoria.
A proposito di promozione
Un promemoria sull'aumento dei salari potrebbe essere necessario ai dipendenti che ritengono di ricevere una remunerazione monetaria insufficiente per il loro lavoro. È logico che prima di tutto si rivolgano al loro capo: scriveranno un promemoria.
Una nota di questo tipo viene scritta dal capo del dipartimento del dipendente indirizzata al capo del dipartimento. A volte lo fa anche il dipartimento delle risorse umane. Quindi inizialmente stiamo parlando sulla comunicazione tra il dipartimento di un dipendente che desidera ricevere uno stipendio più alto e il dipartimento delle risorse umane. Le ragioni dell'aumento salariale (cambiamenti nel volume di lavoro, qualifiche dei dipendenti, ecc.) devono essere incluse nella nota.
Di seguito è presentato un esempio.
Dipartimento di contabilità risorse materiali
Direttore generale dell'impresa privata “Agro Darina” Aninnikov G.L.
NOTA DI SERVIZIO
09.04.2013 № 45
San Pietroburgo
Sull'aumento dei salari Furmanets G.V.
Galina Viktorovna Furmanets lavora dal 4 marzo 2011 nell'impresa privata “Agro Darina” come specialista leader nel reparto contabilità dei beni materiali. È una maestra qualificata del suo mestiere, dimostra un'elevata produttività, puntuale, disponibile e diligente. Nel corso della sua attività lavorativa non ha ricevuto alcuna sanzione disciplinare. In relazione a quanto sopra, ti chiedo di aumentare salari Furmanets a Galina Viktorovna da 23.000 rubli a 25.000 rubli.
Responsabile del reparto contabilità beni materiali_firma_Galkin S. A.
Un aumento non significa solo un aumento della retribuzione; può anche significare il passaggio a una posizione più elevata. La nota relativa alla promozione è redatta anche dal capo del dipartimento.
Questo nota importante: lo stesso promemoria per il direttore, cioè una nota di un subordinato al capo, è considerato un promemoria.
- migliorare le sue qualifiche;
- ricevere istruzione superiore(primo/secondo);
- anzianità di servizio ed esperienza lavorativa;
- per servizi eccezionali.
Le motivazioni devono essere indicate direttamente nella nota. Ad esempio, quello successivo.
Dipartimento di logistica
Direttore generale di PP Netflix Lyashenko S. Yu.
NOTA DI SERVIZIO
19.02.2001 № 15
Sulla promozione di Yu. O. Belousova.
Yulia Olegovna Belousova lavora presso Netflix dal 7 gennaio 1999 come amministratrice del dipartimento logistico. È una specialista qualificata nel suo campo. Il dipendente è efficiente e responsabile, caratterizzato da elevata efficienza e resistenza in situazioni stressanti. Il 15 febbraio 2001 ha conseguito il Master in “Contabilità e revisione contabile”. In relazione a quanto sopra, consiglio a Yulia Olegovna Belousova di essere promossa alla posizione di amministratore senior.
Capo del dipartimento logistico_firma_Elchaninov P.L.
Per l'acquisto
Acquistare significa riparare o sostituire qualsiasi attrezzatura. Un memorandum interno per l'acquisizione viene redatto da un dipartimento che necessita di aggiornare la propria base materiale e tecnica.
La nota, di cui di seguito si riporta un esempio, è stata redatta per l'acquisto di un computer.
Dipartimento delle risorse umane
Al capo del dipartimento IT di Epam LLC, D. M. Penkov.
NOTA DI SERVIZIO
12.11.2009 № 4
Informazioni sulla riparazione (sostituzione) del computer
Vorrei informarvi che a partire dal 6 novembre 2009, la dipendente del dipartimento Risorse umane Tatyana Evgenievna Mashkina, amministratore senior, personal computer Ci sono incidenti regolari.
Per il motivo sopra indicato, ti chiedo di riparare o sostituire questo PC il più rapidamente possibile.
Capo del dipartimento risorse umane _firma_ Chistenko V.T.
Vacanza
Il promemoria qui significa ferie non nel senso di un meritato riposo, ma di richiamare un dipendente dalle ferie, scritto dal capo del dipartimento in cui è iscritto il dipendente corrispondente. Indica il motivo della revoca. Il documento viene presentato al capo dell'azienda/organizzazione, il quale, a sua volta, deve scrivere una risposta: consenso o rifiuto.
Di seguito è riportato un esempio di tale promemoria insieme alla risposta.
Non mi importa
Dipartimento risorse umane per preparare i documenti necessari__Sergeev 21/03/2014
Il direttore generale del PE “Aukro” Sergeev V.P.
NOTA DI SERVIZIO
21.03.2014 № 1
Considerando la malattia della contabile senior del dipartimento di contabilità e revisione contabile, Tatyana Viktorovna Morozova, propongo di chiamare il contabile Pavel Sergeevna Matveychuk dalle ferie dal 22 marzo 2014.
Responsabile del Dipartimento Contabilità e Revisione contabile _firma_ Marinina R. A.
Si precisa che oltre a scrivere e ricevere una delibera per la nota, è necessario anche ottenere il consenso del dipendente stesso al ritiro dalle ferie. Anche questo deve essere documentato ufficialmente. Pertanto, la nota è solo la prima fase di questo processo.
A proposito di bonus
Una nota bonus viene scritta quando il capo vuole premiare un dipendente per il lavoro produttivo. Dal punto di vista del dipendente, il processo di bonus è semplice, ma per il capo, soprattutto se l’organizzazione non dispone di bonus e preferisce farne a meno, diventa molto più laborioso. Ma una delle fasi di questo processo sarà comunque la scrittura di un promemoria.
Prima di tutto, devi studiare le specifiche dell'impresa a questo proposito: ogni azienda ha le proprie condizioni bonus. Questi possono essere casi specificati in cui a un dipendente non può essere assegnato un bonus ( provvedimento disciplinare, violazioni amministrative, ecc.), fonti di premi e simili. Dopo un attento studio, puoi procedere direttamente alla scrittura.
Il promemoria dei bonus deve necessariamente contenere le ragioni per cui il capo dipartimento ritiene che il dipendente debba essere premiato. Se la clausola bonus prevede clausole chiare che indicano quale tipo di incentivo è dovuto e per cosa, il processo risulta molto semplificato. Il capo può solo informare il direttore dell'implementazione di questi o quei punti. Allora questo è un avviso. In un altro caso, il capo del dipartimento si offre solo di premiare il dipendente e determina lui stesso l'entità del bonus, sempre tenendo conto del sistema di incentivi materiali dell'organizzazione.
È interessante notare che i promemoria sui bonus sono spesso classificati come rapporti, poiché sono scritti a nome di un rango superiore. Un dilemma simile si pone con le note relative al ritiro dalle ferie, dalla promozione, ecc.
Per la cancellazione
Le note di servizio non sono necessarie quando la proprietà è danneggiata o la base materiale e tecnica è obsoleta. Questo tipo di documento è strettamente correlato alle note di acquisizione ed è simile nelle specifiche: ad esempio, una nota simile viene scritta dal capo di un dipartimento con il problema di cui sopra al dipartimento che lavora con proprietà danneggiate (come nell'esempio su un computer : il ricorso è andato al dipartimento informazioni).
Di seguito è riportato un esempio di tale promemoria.
Ufficio informazioni e tecnico
Al capo del dipartimento di controllo e audit di Troyanda LLC, D. D. Sukhorukov.
NOTA DI SERVIZIO
22.01.2006 № 42
Informazioni sullo smantellamento dei computer
Desidero informarvi che attualmente il computer elettronico di proprietà del dipartimento di informatica è obsoleto e non è in grado di eseguire calcoli con una capacità sufficiente per la piena funzionalità di questo dipartimento.
In relazione al motivo di cui sopra, vi chiedo di cancellare la proprietà di cui sopra come obsoleta e di informarci della necessità di ricostituire la base materiale e tecnica.
Capo del dipartimento informativo e tecnico _firma_ Chashchenko V.T.
Dividere i promemoria per tipo
Tutti gli esempi sopra riportati possono essere suddivisi in due tipologie:
- nota al dipendente, direttore;
- promemoria a qualsiasi dipartimento.
Il dilemma causato dal primo punto è già stato menzionato in questo articolo. Nonostante il fatto che ci siano molte informazioni su come scrivere un promemoria per il regista, nonché esempi e campioni di scrittura, in sostanza questo non è del tutto vero. Questo principio può funzionare solo nelle organizzazioni aziendali in cui tutti i dipartimenti sono uguali e non esiste un capo principale. Quindi scrivere note tra i dipartimenti diventa automaticamente una funzione ufficiale, non un rapporto. In tutti gli altri casi, si consiglia vivamente di utilizzare il titolo del documento "Memorandum" quando si scrivono note sul richiamo di un dipendente dalle ferie, sui suoi bonus, licenziamento, promozione. Gli altri requisiti di scrittura rimangono gli stessi.
Tutti gli altri campioni sono classificati come promemoria interni ai dipartimenti - su cancellazioni, acquisizioni, ecc. Danno un'idea più corretta dell'essenza dei promemoria interni: comunicazione tra dipartimenti equivalenti che non richiede l'intervento della direzione.
Magazzinaggio
Le note dell'ufficio relative direttamente ai singoli dipendenti sono archiviate nei loro file personali. Tutti gli altri vengono inviati agli archivi aziendali.
Potrebbero essere necessari promemoria originali quando si controlla un'organizzazione da parte delle autorità superiori: danno informazioni dettagliate sulle attività interne dell'azienda, l'interazione degli elementi strutturali.
Inoltre, le note, come i documenti ufficiali, possono costituire prova o confutazione nel procedimento di qualsiasi caso.
Come gli altri documenti giustificativi, i promemoria possono essere considerati una sorta di allegato alla documentazione esterna dell’azienda.
L'uso frequente di promemoria serve come criterio di valutazione stato d'animo generale l'azienda e i suoi dipendenti per sociologi, esperti di marketing, psicologi organizzazione dei lavoratori cornici.
Lo stile per metà lavorativo e per metà libero di scrivere promemoria riflette chiaramente le relazioni situazionali all'interno del gruppo di lavoro. La documentazione è particolarmente interessante non tra i dipartimenti, ma tra specifici dipendenti dei dipartimenti: è meno comune e quindi più visiva.
Un promemoria, essendo una delle principali forme di comunicazione e comunicazione ufficiale, svolge un ruolo importante nel lavoro di qualsiasi organizzazione. È necessario comprendere più in dettaglio la questione di cosa sia questo documento, come dovrebbe apparire un promemoria di esempio e come scriverlo correttamente (usando un esempio specifico).
Per quali scopi è necessario questo tipo di documento?
Un promemoria è un tipo di memorandum. Si tratta di un documento informativo e di riferimento necessario per lo scambio di informazioni e l'interazione all'interno dell'organizzazione tra dipartimenti e unità strutturali dello stesso livello gestionale (a livello orizzontale). Cioè, se contatti un manager o uno specialista di un altro dipartimento, verrà redatto un promemoria e se l'appello è rivolto a un manager di livello superiore, verrà utilizzato un promemoria. L'unica differenza tra loro è questa.
Il documento è redatto per iscritto o forma elettronica nel caso in cui una dichiarazione orale non sia sufficiente per risolvere qualsiasi questione o problema, quando il ricorso deve essere documentato.
Per gli specialisti e il personale, promemoria scritti tempestivi possono essere utili nel senso che dimostreranno gli sforzi di un particolare specialista nella risoluzione di un particolare problema.
Una nota interna viene utilizzata esclusivamente per la comunicazione all'interno di un'organizzazione aziendale ed è necessaria se la soluzione di un problema specifico dipende da un dipendente (capo) di un altro dipartimento.
Ad esempio, vengono preparati i seguenti documenti per:
- avvisi o annunci di qualsiasi novità;
- come nota di accompagnamento per il messaggio principale;
- richiesta di informazioni;
- impartire istruzioni vari tipi e altro ancora.
Il testo si presenta in una forma sufficientemente concisa e comprensibile varie informazioni, richieste, domande, proposte.
Tradizionalmente i documenti vengono redatti in forma scritta su carta A4, tuttavia, con lo sviluppo della gestione elettronica dei documenti nelle aziende, le note ufficiali vengono sempre più compilate elettronicamente su un computer. Ciò ha i suoi vantaggi, ad esempio la capacità di considerare una particolare questione tempestivamente e senza ritardi.
Attenzione! Il documento può essere scritto in qualsiasi forma, poiché le leggi russe non prevedono requisiti obbligatori per la sua preparazione o esecuzione.
Alcune specifiche possono essere sancite nelle regole di gestione dell'ufficio di una particolare organizzazione, ma in ogni caso tali documenti sono redatti approssimativamente dello stesso tipo.
Regole per scrivere un promemoria
Le regole “non scritte” per la redazione di un documento di questo tipo consigliano di attenersi al seguente piano.
- Nella parte superiore del foglio, nella “testata” del documento, devi indicare caso dativo destinatario a cui è stata inviata la nota: posizione; nome dell'organizzazione; Nome e cognome
- Sotto, al centro, è scritto il nome “Office Memo”, indicandone il numero e la data di compilazione.
- Successivamente, viene scritto il testo stesso, un messaggio informativo. Il testo può anche iniziare con un titolo relativo all'oggetto della nota. Il compilatore descrive la situazione in modo abbastanza succinto, alla fine fornisce una richiesta e le azioni che devono essere eseguite.
- Di seguito la posizione del compilatore, nome completo, firma con trascrizione.
Il documento è firmato dal dipendente che lo ha compilato; se la nota deve essere firmata dal capo del dipartimento, la firma del dipendente sarà nell'angolo in basso a sinistra (al posto dell'esecutore testamentario).
In alcune situazioni, con la partecipazione degli interessati, i loro visti sono indicati nella nota: cognome, nome e iniziali patronimici, data e firma con trascrizione.
Se parliamo del promemoria in forma elettronica, quindi viene compilato quasi allo stesso modo. L'unica differenza è che nei documenti elettronici non è necessario compilare la “intestazione”, cioè indicare il destinatario. A gestione elettronica dei documenti l'intera organizzazione è connessa a un'unica rete e devi solo selezionare la persona desiderata nella riga "Oggetto". Anche la firma: non è necessario metterla, perché nel sistema del flusso documentale la firma viene inizialmente assegnata a una persona specifica.
Per documenti elettroniciÈ utile creare una cartella specifica sul disco rigido in cui tutte le note verranno inserite sotto i rispettivi numeri di serie.
Esempio di preparazione del documento
Per mostrare chiaramente come scrivere correttamente i promemoria, diamo il seguente esempio.
Al Direttore della OJSC "Drevo"
Filippova I.G.
capo del reparto produzione
prodotti ortofrutticoli
Tretyakova S.B.
Nota di servizio
22.07.2016 №33
Lavoratori Zholin S.L. e Kotorsky E.R. per 2 (due) mesi adempiono coscienziosamente i loro responsabilità lavorative e superare la quota di lavoro. Su questa base, ti chiedo di fornire bonus ai dipendenti di S.L. e Kotorsky E.R. con un premio in denaro. Allego informazioni dettagliate sulla quantità di lavoro svolto da questi dipendenti.
Responsabile del reparto di produzione
prodotti ortofrutticoli
Tretyakov S.B.
In conclusione, va detto che i documenti di questo tipo sono un ottimo modo di comunicazione ufficiale, informando i tuoi colleghi all'interno dell'organizzazione. Ogni dipendente deve ricordare che una nota tempestiva e documentata può non solo aumentare l'efficienza lavorativa e affermarsi bene agli occhi dei propri superiori, ma anche prevenire possibili difficoltà e risolvere eventuali problemi ed incomprensioni.
Creazione di un promemoria: video
Un promemoria ufficiale è uno dei tipi di documenti più popolari nel moderno lavoro d'ufficio. Svolge la funzione di interazione tra la direzione dell'azienda, le divisioni strutturali e i dipendenti dell'organizzazione. La scrittura di un promemoria richiede il rispetto di determinate regole relative al contenuto e al design. Seguendo questi requisiti, sarai sempre in grado di trasmettere in modo efficace le informazioni a colleghi e subordinati.
Da questo articolo imparerai:
Perché sono necessari i promemoria?
La nota appartiene al gruppo delle informazioni e della documentazione di riferimento. Lo scopo principale di questo gruppo è lo scambio di informazioni tra i dipartimenti dell'azienda e i suoi dipendenti. La necessità di crearlo lettera ufficiale si verifica in diversi casi:
quando è necessario avvisare tempestivamente un determinato funzionario di un problema;
dare suggerimenti per risolvere questo problema;
coordinare le azioni pianificate;
Inoltre, lo scopo di tale lettera può essere quello di richiedere informazioni, impartire istruzioni o dare avvisi. È necessario quando un dipendente ha bisogno di spiegare o coordinare aspetti delle questioni aziendali con i colleghi o con il management. In una situazione in cui comunicazione orale Non è sufficiente, ed il messaggio deve essere documentato, costituire un documento scritto formale.
Notare che questo tipo la documentazione non è inclusa nella classificazione tutta russa della documentazione gestionale (OKUD). Le informazioni in esso contenute non possono contenere istruzioni o ordini. La legislazione attuale non prevede requisiti specifici per tali documenti ufficiali. La procedura per la loro registrazione dovrebbe tenere conto delle specificità dell'organizzazione. Di norma, è sancito dall’atto normativo locale della società che regola i processi dell’ufficio. Un atto del genere, ad esempio, potrebbe essere.
Qual è la differenza tra note ufficiali, memorandum e note esplicative?
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Il documento è redatto in forma libera, aderendo al regole generali preparazione della documentazione ufficiale. Una linea guida su come scrivere una lettera di lavoro per qualsiasi dipendente può essere un atto normativo locale come le istruzioni per il lavoro d'ufficio. Tra i requisiti generalmente accettati c'è il rispetto della seguente struttura: Una dichiarazione delle ragioni della sua composizione, dei fatti e degli eventi che hanno dato inizio alla sua stesura; Analisi della situazione problematica (se presente) e proposta di soluzioni per uscirne; Presentare conclusioni specifiche, formulare richieste e proporre azioni specifiche; Per quanto riguarda lo stile di presentazione delle informazioni, si consiglia di evitare un'eccessiva verbosità e di non utilizzare schemi vocali complessi. Il rispetto di queste regole consente di presentare brevemente ed essenzialmente l'essenza della situazione. |
Il testo non utilizza saluti o auguri finali. La lettera si conclude con le parole: “Ritengo... (necessario, opportuno, ecc.)”, “Propongo...”, “Chiedo... (evidenziare, indirizzare, ecc. o trarre le dovute conclusioni) "
Come scrivere una lettera di lavoro?
Come ogni altro documento ufficiale, l'atto ufficiale è redatto su foglio A4. Può essere scritto a mano o stampato su un computer. In ogni caso la firma dell'ordinante dovrà essere autografa.
| Contenuto | Nome del campo |
| Nome completo della persona e sua posizione, titolo unità strutturale. (Se un documento ufficiale è indirizzato a un funzionario, il cognome viene posto dopo le iniziali. La posizione del destinatario è indicata nel caso dativo, il nome dell'unità strutturale - nel caso nominativo). |
Destinazione |
| Nome completo del compilatore e sua posizione, nome dell'unità strutturale. (Se alla stesura ha partecipato un gruppo di persone, il compilatore è un rappresentante del gruppo di iniziativa o il capo del dipartimento. L'elenco dei dipendenti può essere riportato nell'ultimo paragrafo. Si redige il foglio con la firma dei compilatori in appendice). |
Compilato da |
| Rapporto, ufficiale o esplicativo. | Nome del documento |
| Numero in uscita e designazione della lettera del tipo di documento | Numero di registrazione |
| Data della firma in numeri arabi secondo la sequenza: giorno, mese, anno. | Data |
| Inizia con la preposizione "O" o "Informazioni" e include un breve riassunto. (Il titolo non usa costruzioni verbali; è meglio usare un sostantivo verbale nel caso preposizionale). |
Titolo al testo |
| Divulgazione dell'essenza di una questione problematica o descrizione di una situazione, conclusioni e suggerimenti. (È possibile utilizzare testo e presentazione tabellare o una combinazione di essi). |
Testo |
| Una nota circa la presenza dell'allegato citato nel testo è redatta come segue: Appendice: per 3 fogli. in 1 copia. (Se ci sono domande non citate nel testo, è necessario indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie). |
Elenco delle applicazioni |
| Posizione del compilatore, firma autografa personale e sua decodificazione: cognome, nome, patronimico. | Firma del compilatore |
Redazione di un promemoria secondo GOST: esempio con spiegazioni
Attualmente, la legislazione russa non contiene un unico atto giuridico che regola i requisiti per il contenuto di una lettera ufficiale e la sua esecuzione. In precedenza, un impiegato poteva distinguere tra lettere ufficiali, guidato dalle definizioni del Breve dizionario dei tipi e delle varietà di documenti (sviluppato dall'Archivio principale dell'Istituto di ricerca scientifica dell'Unione per la gestione dei documenti e gli affari archivistici):
Funzionario: informa sull'esecuzione di determinati lavori, inviato da un funzionario a un altro;
Relazione - indirizzata all'alta direzione, espone la questione con le conclusioni e le proposte del compilatore;
Nella corrente Classificatore tutto russo documentazione di gestione OK 011-93, approvata con decreto dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 N 299 (OKUD), manca la nota in quanto specie indipendenti. C'è solo un accenno al rapporto. Allo stesso tempo, viene menzionata in relazione a una violazione disciplina del lavoro ed ha un proprio codice unificato N 0286041. Si precisa che il verbale è redatto per informare il responsabile dell'organizzazione da parte del responsabile dell'unità in merito situazione specifica per incoraggiare le decisioni gestionali.
Tuttavia, scrivere lettere ufficiali ufficiali è ampiamente utilizzato nella pratica d'ufficio. Al fine di garantire uniformità nella predisposizione della documentazione ufficiale, si raccomanda di attenersi ai requisiti di “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa per la predisposizione dei documenti”.
Questo GOST obbliga l'impiegato a utilizzare il modulo di una lettera ufficiale ufficiale per la sua corretta esecuzione e stabilisce i requisiti per tali moduli:
formato modulo standard: A4 (210 x 297 mm) e A5 (148 x 210 mm);
materiale - carta bianca o carta di colore chiaro;
margini: destro - almeno 10 mm, sinistro, superiore, inferiore - almeno 20 mm.
Quando si scrive una lettera ufficiale su un computer, si consiglia di utilizzare il carattere Times New Roman, con una dimensione in punti compresa tra 12 e 14 punti e un'interlinea di 1-1,5 punti. Il testo del servizio deve essere stampato nella sua forma originale: senza macchie o correzioni. Quando si formatta il testo su più pagine, ciascuna di esse deve essere numerata, a partire dalla seconda pagina. Per la numerazione si utilizzano i numeri arabi senza la parola pagina e i segni di punteggiatura. Il numero è posizionato sul lato destro del campo superiore.
Dettagli obbligatori per progettazione corretta promemoria (vedi esempio):
- nome dell'unità strutturale; — 1
- nome del tipo di documento; — 2
- data di creazione; — 3
- numero identificativo della registrazione; — 4
- titolo al testo; — 5
- testo; — 6
- dati del destinatario; — 7
- firma autografa del compilatore (indicante la posizione); — 8
- approvazione del visto; — 9
- risoluzione. — 10
Esempio di promemoria
Come scrivere un promemoria in formato elettronico?
Come registrare le lettere di lavoro ufficiali?
Una delle funzioni principali del lavoro d'ufficio è garantire una rapida ricerca nella base documentale dell'organizzazione. Questa funzione è associata al trasferimento della documentazione dall'originatore all'esecutore. Per facilitare la ricerca tra una vasta gamma di documenti ufficiali, vengono solitamente utilizzati moduli di registrazione.
Un promemoria è un portatore di preziose informazioni organizzative. La questione in esso esposta richiede l'adozione di una determinata decisione amministrativa da parte della direzione della società. La decisione può essere formalizzata sotto forma di delibera del dirigente o del suo procuratore. Di conseguenza, i documenti di notifica devono essere registrati insieme ad altri documenti interni.
Documentazione, seguendo la procedura adottata nell'organizzazione. Le regole per la redazione di una lettera di lavoro contengono un campione del numero identificativo assegnato. Di norma, per assegnarlo, viene utilizzato l'ordine cronologico della documentazione, la lettera di designazione del tipo e dell'unità strutturale. Quindi, ad esempio, a un documento interno può essere assegnato il numero 0204-SZ-OP. Ciò suggerisce che il suo numero di serie nel giornale è 204, è un documento di servizio emesso dal reparto vendite dell'azienda.
Il numero di registrazione può essere assegnato sia nel luogo di preparazione che nel luogo di ricevimento. Ciò deve essere determinato dalle attuali istruzioni di gestione dell'ufficio.
Esame di una nota esterna: approvazione e delibera
Il periodo minimo per l'esame delle note interne è determinato dai regolamenti interni dell'organizzazione. Le parti interessate studiano il documento e poi vi appongono i visti di approvazione. Dopo aver preso una decisione gestionale sulla questione in essa trattata, il capo dell'azienda prende la decisione finale sulla questione. Questa è la fase finale della procedura di revisione.
La procedura per l'esame della corrispondenza ufficiale esterna è leggermente diversa. A differenza della documentazione interna, questo tipo di documentazione viene redatta su carta intestata e firmata direttamente dal responsabile dell'impresa. Il nome completo dell'organizzazione destinataria viene utilizzato in conformità con la carta.
Questo documento viene anche sottoposto all'esame di tutte le parti interessate che vi apponeranno i visti (o un foglio di domanda separato). Un visto, di norma, è costituito dalla firma e dal nome della posizione dell'ufficiale del visto, da una trascrizione (cognome e iniziali) e dalla data della firma. Se si prevede di depositare la lettera ufficiale di lavoro originale presso l'organizzazione destinataria, il visto deve essere affisso in fondo al retro della sua ultima pagina. Se l'originale viene restituito all'autore, il marchio di approvazione deve trovarsi nella parte inferiore del lato anteriore della copia. A discrezione dell'azienda (se è fissato in local regolamenti) l'avvistamento può essere effettuato foglio per foglio, cioè i contrassegni vengono apposti su ciascun foglio, compresi gli allegati.
Se il destinatario ha commenti che vuole esprimere al compilatore della lettera di servizio, ciò può essere fatto su un foglio separato, che viene firmato e successivamente allegato al documento principale.
La fase finale dell'esame, proprio come nel caso di un servizio interno, è la presa di una decisione amministrativa da parte del gestore dopo aver preso l'una o l'altra. La deliberazione può essere scritta direttamente in originale oppure redatta su foglio separato. Contiene informazioni sugli esecutori (cognomi, iniziali e cariche), il contenuto dell'ordine (se presente), i termini di esecuzione, la firma del responsabile e la data della delibera.
Documenti allegati:
Prova "Tutto sui promemoria".
1. La redazione della nota è disciplinata:
- GOST
- Normative locali
2. Come si chiama una nota indirizzata a un funzionario superiore?
- Rapporto
- esplicativo
- esplicativo
3. Il contenuto della nota non comprende:
- Richieste e suggerimenti
- Ordini e Ordini
- Conclusioni del compilatore sulla situazione problematica
4. La decisione del gestore sulla questione esposta nel manuale di servizio si chiama:
- Risoluzione
- Ordine
5. Quale ordine di voci viene utilizzato nel registro?
- Cronologico
- Alfabetico
- Arbitrario
Una nota interna è un documento interno attraverso il quale avviene la comunicazione tra i dipendenti in forma scritta ufficiale. Il suo contenuto si riduce alle istruzioni, al completamento di alcune attività, ecc., Cioè a problemi di lavoro. Nonostante scrivere un promemoria non sia una questione difficile e non sia regolato da regole molto rigide, è necessario conoscerle. In questo articolo considereremo la procedura per compilare questa documentazione, tipi, ecc.
Caratteristica
La natura del promemoria è informativa e di riferimento, il che significa che contiene determinate notifiche, messaggi, istruzioni, ecc. Le questioni sollevate in esso si riferiscono allo specifico dipendente a cui viene inviato. In altre parole, un memo è uno strumento di comunicazione all'interno di un'impresa.
Nota: non è stata stabilita la natura obbligatoria della nota. Si tratta di un documento aggiuntivo, sebbene sulla base di esso possano essere elaborati ordini e istruzioni.
Pratica
Un promemoria è considerato un documento di uso frequente, ma allo stesso tempo non è incluso nell'elenco dei documenti di gestione ufficialmente classificati. Molto utilizzato, diventa una comunicazione a livello orizzontale: viene cioè compilato da un dipendente di un dipartimento per trasmettere una richiesta o una proposta a un dipendente di un altro.
Importante: gli stati degli oggetti di controllo tra i quali avviene la comunicazione tramite una nota di servizio devono essere equivalenti. Altrimenti il documento non è considerato una nota ufficiale, ma un rapporto. 
Scopi d'uso
Un promemoria di lavoro può essere utilizzato in vari casi.
Ecco alcuni esempi:
- per i bonus ai dipendenti;
- mandare un dipendente in viaggio d'affari;
- messaggio al reparto logistico relativo al malfunzionamento delle apparecchiature;
- comunicazione al responsabile della sicurezza da parte del responsabile di qualsiasi altro dipartimento della necessità di consentire l'ingresso all'interno dell'edificio aziendale a persone non autorizzate (non dipendenti), indicandone le ragioni;
- una richiesta sotto forma di nota inviata all'ufficio contabilità per l'assegnazione di risorse materiali per determinate esigenze, ecc.
Casi individuali di redazione di promemoria
Sebbene un promemoria sia considerato un documento interno, una delle sue varietà è un documento inviato alla commissione di certificazione. Tuttavia, l’uso degli appunti esclusivamente per le comunicazioni lavorative è ancora più comune. 
Come scrivere un promemoria?
Le regole di base per scrivere un promemoria sono le stesse di qualsiasi altra. Includono la scrittura su un foglio A4, le istruzioni da chi e a chi viene inviato, la certificazione con data e firma. Ma come scrivere un promemoria che soddisfi tutti i requisiti?
- al centro (è consentita anche la posizione sul lato sinistro del foglio) va scritto il nome corrispondente del documento;
- Esistono due opzioni per scrivere la data: entrambe completamente in numeri arabi e con l'indicazione del mese in parole;
- nel titolo puoi aggiungere all'intestazione principale breve descrizione contenuto del documento;
- le informazioni sul mittente e sul destinatario devono essere complete: nome, cognome e patronimico, nome completo della posizione e dipartimento (divisione) a cui è allegata questa posizione.
La risposta alla domanda su come scrivere un promemoria include non solo i dettagli e gli attributi di questo documento, ma anche quale dovrebbe essere il suo contenuto.
L'articolo in questione non richiede una presentazione dell'essenza del problema in un linguaggio molto secco e ufficiale: è tuttavia consentita una narrazione libera, che rifletta specificamente il motivo della scrittura.
Il contenuto è solitamente diviso in due parti. Il primo di questi è chiamato preambolo. Si parla brevemente di ciò che ha spinto lo scrittore a scrivere il promemoria e a inviarlo a un dipendente specifico. 
La seconda parte è considerata la parte principale; anch'essa è più grande del preambolo. Questo testo include una dichiarazione della richiesta o della proposta stessa. Puoi aggiungere un'analisi della situazione, conclusioni e risultati.
Modulo
Alcune aziende, quando viene chiesto come scrivere un promemoria, forniscono semplicemente ai propri dipendenti un modulo speciale. Ma va notato che questa non è un'unificazione obbligatoria: GOST fornisce solo disposizioni consultive (relative a caratteri, dimensioni e spaziatura) senza un modello approvato. Tuttavia, se questo esiste in una determinata azienda, è meglio attenervisi.
Ufficio e promemoria
Un po' più in alto nella nota si precisa come differiscono le note ufficiali e le note. Ma molte persone tendono ancora a confonderli tra loro.
Gli errori più comuni sono:
- un promemoria riguardante un dipendente da parte del dipendente al capo (appunto, un promemoria);
- sugli aumenti salariali;
- sulla promozione.
Gli ultimi due implicano la circolazione non a livello orizzontale, ma verticale, il che nega la definizione di promemoria.
Importante: la suddivisione delle note in relazioni e note esplicative è a priori errata.
Registrazione
Tutte le note ufficiali sono registrate nel registro. A seconda di come è organizzato il flusso documentale in ogni specifica azienda, questo può essere fatto sia da chi ha compilato il documento sia da chi lo ha ricevuto. In ogni caso, ciò si riduce al fatto che al promemoria viene assegnato un numero univoco, che dovrebbe essere indicato nel suo testo. 
Promemoria di esempio
"Direzione Vendite, Direttore Divisione tecnologie dell'informazione VA Kutsaku
Nota di servizio
№ 19-43/102
Dal 13 aprile 2015
Informazioni sul test dello stato del PC per le sue prestazioni
A partire dal 04/10/2015, il personal computer del dipendente dell'ufficio vendite Maksimenko R.D. ha riscontrato regolarmente malfunzionamenti, vale a dire: riavvio senza impartire questo comando del PC, problemi con l'accensione/spegnimento, nonché sfarfallio dello schermo. In conseguenza di quanto descritto, chiedo che gli specialisti del vostro dipartimento eseguano la diagnostica necessaria per individuare le cause dei problemi, nonché per eliminarli con successo. Propongo di documentare per iscritto i risultati del test, con un riepilogo di ulteriori azioni: riparazione o sostituzione della macchina.
Supponiamo che risulti che il PC non può essere riparato. In questo caso, emettiamo una nota per ammortizzare l'attrezzatura.
Esempio di nota per la dismissione delle apparecchiature
"Dipartimento Vendite, Direttore del Dipartimento Materiali e Tecnico M. A. Oleynik
Nota di servizio
№ 21-45/104
Dal 16 aprile 2015
Informazioni sulla cancellazione di un PC non funzionante
A partire dal 10 aprile 2015 si sono verificati regolari malfunzionamenti sul personal computer del dipendente del reparto vendite R.D. Maksimenko. Di conseguenza, la diagnosi effettuata dagli specialisti del dipartimento di informatica ha dimostrato quanto segue: il PC non dovrebbe essere più utilizzato. A questo proposito, ti chiedo di cancellare l'attrezzatura di cui sopra per inoperabilità.
Capo del dipartimento L. A. Kudryavtsev"
Oltre a ciò, avrai bisogno di un'altra nota: per sostituire le apparecchiature dismesse. 
Nota sulla sostituzione delle apparecchiature
"Dipartimento Vendite, Direttore del Dipartimento Materiali e Tecnico M. A. Oleynik
Nota di servizio
№ 22-46/104
Dal 17 aprile 2015
Informazioni sulla sostituzione di un PC rotto
Il personal computer dello specialista del dipartimento, R.D. Maksimenko, è stato cancellato e deve essere sostituito a causa della sua inoperabilità (secondo il documento n. 20-44/103 del 15 aprile 2015). Si prega di fornire una nuova attrezzatura che corrisponda ai parametri dell'attrezzatura dismessa. Si prega di avvisarmi del completamento per iscritto. Alla nota è allegata la relazione del dipartimento di informatica sulla diagnostica effettuata e sui suoi risultati.
Capo del dipartimento L. A. Kudryavtsev"
Insomma
Di solito scrivere un promemoria non causa problemi. Questo documento interno è un mezzo di comunicazione abbastanza comune tra i diversi livelli di gestione. Gli ostacoli condizionali possono essere causati solo dalla “confusione” tra note e note ufficiali (l'articolo indica in cosa differiscono).
In alcune aziende la preparazione delle note ufficiali avviene esclusivamente secondo il modello inserito e approvato (in questo caso è meglio fare scorta di moduli appositi per loro), in altre è più che gratuita.
Quando componi questo documento, dovresti seguire le stesse regole degli altri documenti: carattere e spaziatura secondo GOST, data e firma per la validità della nota. 
In generale, un promemoria è uno strumento molto conveniente, che non è difficile da padroneggiare anche quando uso corretto che dimostra il lavoro coordinato e preciso di un team di organizzazioni. Aiuta a mantenere una connessione coesa tra i dipartimenti e rafforza anche la struttura che costituiscono.
Tutte le organizzazioni utilizzano molta documentazione per il proprio lavoro. Una nota ufficiale è considerata un pezzo di carta importante. Serve come modo di interazione tra lavoratori e direzione. Un esempio di scrittura di un promemoria ti aiuterà a imparare come comporlo correttamente. Questo sarà discusso nell'articolo.
Perché è necessario un documento del genere?
Un promemoria è una forma di flusso di documenti in un'azienda che consente di risolvere in modo efficace e rapido i problemi di produzione. Lo scopo di questo documento è informare un manager di un problema, nonché proposte per risolverlo o coordinare le azioni esistenti.
Il documento è considerato la prova che lo specialista ha affrontato il problema sorto. Se un dipendente non è in grado di risolverlo da solo e lo fornisce ad altri dipendenti sotto forma di nota, è sollevato dalla responsabilità per la risoluzione prematura o inadeguata del problema. Non esiste un modulo speciale per redigere un promemoria. servirà da esempio. Può essere scritto a mano o elettronico, ma il manager deve comunque revisionarlo.
Finalità e tipologie di documento
Destinato alla notifica ufficiale sulle difficoltà o dare suggerimenti riguardo al lavoro. Il documento è considerato una conferma che il dipendente non solo svolge il proprio lavoro, ma rileva anche problemi, che evidenzia nella documentazione.
Le note di servizio si dividono in:
- Quelli che includono fattori di un evento o fenomeno negativo che si è verificato. Tra questi figurano note esplicative, segnalazioni, atti di violazione e denunce.
- Quelli che servono da spiegazione dei principali documenti. Questi includono note sulla cancellazione o sull'acquisto di materiali, sull'assegnazione di fondi, promozioni e bonus.
Questo documento è redatto tra i subordinati e il datore di lavoro. Il promemoria campione per l'acquisto di attrezzature o beni necessari è lo stesso degli altri casi. È solo necessario illuminare pienamente la questione della preoccupazione riguardo a un problema specifico.
Informazioni
Il contenuto di questo documento riguarda questioni produttive, materiali ed economiche. Può informare su bonus, promozioni o retrocessioni. Si scopre che un dipendente può scrivere una richiesta di fondi per uso produttivo. Il contenuto potrebbe indicare un reclamo contro un dipendente o manager specifico.
Se la questione riguarda l'assegnazione di personale, il datore di lavoro redige una nota sotto forma di istanza indirizzata al suo capo. Qui vengono evidenziati i meriti di un determinato dipendente e vengono avanzate proposte sui metodi di bonus. La lettera di produzione interna è redatta in forma manoscritta o in forma stampata. Un promemoria di esempio per un premio ti consentirà di redigere correttamente la documentazione.
Motivi
Ogni dipendente potrebbe aver bisogno di un esempio di scrittura di un promemoria. Di solito ha 2 parti. Nella prima viene comunicato al management un fatto o un evento, nella seconda vengono indicate richieste e suggerimenti. La domanda deve essere presentata se:
- Ci sono violazioni che hanno portato ad alcune azioni inaspettate.
- È necessario l'intervento del manager, ad esempio, se mancano le risorse materiali e tecniche per completare il progetto.
- La mancata presentazione del dipendente al lavoro o il suo arrivo sotto l'effetto di droghe (tossiche, alcol).
- Esiste una proposta per premiare i dipendenti per le loro prestazioni.
- La necessità di mandare una persona in viaggio d'affari.
- Chiamare un dipendente dalle ferie o dal giorno libero.
- Qualsiasi situazione in cui è richiesto l'intervento manageriale.
Il promemoria di esempio per un dipendente è lo stesso degli altri casi. È importante annotare tutte le sfumature relative al caso.
Esempio
È importante che tutti i dipendenti sappiano come scrivere un promemoria. Un campione di questo documento include sfumature che devono essere presenti. I requisiti di scrittura obbligatori includono:
- È importante designare il destinatario. Nell'angolo in alto a destra del foglio, scrivi il nome completo e la posizione della persona per la quale viene presentato il ricorso.
- Di seguito è riportato il nome e il numero del documento.
- Quindi è necessario indicare il problema o la situazione che deve essere affrontata.
- Quindi vengono indicate le proposte per risolvere il problema o vengono indicate le azioni che l'autore si aspetta.
- Alla fine devi indicare il tuo cognome, le iniziali e la posizione.
Un esempio di scrittura di un promemoria è presentato nell'articolo. Può essere utilizzato per qualsiasi esigenza di compilazione del presente elaborato.
Sfumature
Per qualsiasi problema, sarà più semplice redigere un documento se sai come scrivere un promemoria. L'esempio di questo documento è approssimativo; a seconda della situazione, alcuni punti potrebbero essere integrati. È anche importante conoscere le sfumature della scrittura:
- Viene redatto un promemoria su foglio A4.
- Per la scrittura a mano, utilizzare una penna blu.
- Se viene selezionata la versione elettronica, il carattere scelto è quello utilizzato per compilare la documentazione in azienda.
- Il rientro sinistro è 2,5 - 3,5 cm, quello destro è 1,25 - 2,5 cm.
- I trattini superiore e inferiore sono almeno 2 cm.
Qualunque sia la forma di scrittura scelta, l'esempio di scrivere un promemoria è lo stesso. Sono anche considerati secondo regole generali.
Documento elettronico
Se l'istituzione può scambiare informazioni utilizzando mezzi elettronici, compreso e-mail, quindi inviare una nota sarà più semplice. I vantaggi di questo flusso di documenti includono la velocità di revisione del promemoria.
Il modello di promemoria in formato elettronico è identico a quello in formato manoscritto. Non c'è una grande differenza. La parte principale indica anche il problema principale o la situazione attuale. La differenza è che non è necessario designare il destinatario. Nella riga “Indirizzo” viene inserita la persona a cui inviare il ricorso. Se prendiamo in considerazione lo scambio di documenti, nella riga "Oggetto" è necessario indicare a chi è destinato il messaggio.
Il design dell'e-mail solitamente include una firma che verrà inserita automaticamente nel testo. Ciò consente di risparmiare tempo, inclusa la scrittura. Se non è possibile identificare il mittente presso l'ufficio postale, il nome e la posizione vengono indicati alla fine.
Quando si invia un messaggio via email è importante indicare una notifica di conferma di lettura. La notifica servirà come conferma che la nota è stata inviata in un momento specifico.
A cosa dovresti prestare attenzione?
Ci sono diversi aspetti importanti da considerare quando si scrivono appunti:
- La petizione è scritta al capo di un'organizzazione specifica. È necessario indicare il nome del prodotto, la quantità e lo scopo.
- Viene redatta una nota per un determinato dipendente o gruppo di persone indicando il superiore gerarchico al quale l'autore riporta e la persona per la quale viene redatto il documento.
- Qualora sia necessario sostituire le vecchie apparecchiature, dovranno essere indicate le ragioni per cui la richiesta dovrebbe essere accolta.
- La lettera di bonus viene rilasciata descrivendo i risultati del dipendente.
- Se desideri essere promosso, devi fornire informazioni complete su ciò a cui è correlata questa richiesta. Tale documento è redatto dal capo del dipartimento.
- Quando si lamenta un mancato pagamento è necessario indicare l'importo, le ragioni e i possibili colpevoli.
- Se la nota viene redatta per guasto dell'apparecchiatura, è importante indicare il motivo dell'accaduto.
- Viene presentato un reclamo per tardiva preparazione della documentazione indicando il periodo in cui il documento avrebbe dovuto essere ricevuto e il suo nome.
Osservando questi regole semplici, sarai in grado di redigere un promemoria competente. Questa è la forma seguita nella maggior parte delle organizzazioni.
Considerazione
Dopo aver scritto il documento, viene registrato dalla persona responsabile. Quindi viene inviato per la revisione e quindi inviato al destinatario. Quest'ultimo deve mettere una risoluzione, ad esempio, "Completata" o "Rifiutata". Non esistono requisiti legali chiari per la scrittura di promemoria, ma è comunque necessario includere tutti i punti.
Per una piccola impresa, questo documento può essere considerato una formalità non necessaria che richiede energia e tempo. Ma dentro grande organizzazione dove lavorano molti dipendenti, ci sono dipartimenti, una nota può essere un assistente. Servirà come promemoria scritto delle interazioni tra i dipartimenti.
La negligenza nella stesura di una nota può comportare una perdita di tempo, perché dovrai scoprire eventuali circostanze e cercare i responsabili dei problemi sorti. Pertanto, è importante che ogni azienda adotti un approccio responsabile alla scrittura dei documenti. Ciò ti consentirà di organizzare correttamente il tuo lavoro e di non perdere tempo a capire vari problemi.
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