Основные программные модули, входящие в состав BPM системы, следующие:

• Модуль графического моделирования. Этот инструмент предназначен для графического моделирования процесса. С его помощью аналитик может представить процесс в терминах потока работ, бизнес правил и потока информации;
• Модуль динамического моделирования. С помощью этого инструмента BPM системы позволяют представить модель бизнес процесса в динамике. За счет этого выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что дает возможность внести коррективы в процесс на этапе моделирования.
• Модуль разработки приложений. Этот модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции BPM системы с бизнес приложениями и информационными системами.
• Модуль управления потоками работ и бизнес правилами. Этот модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов, а также контролирует исполнение заданных бизнес правил. В этом модуле осуществляется формирование задач персоналу, участвующему в процессе и формирование бизнес правил для взаимосвязанных с BPM системой информационных систем.
• Модуль интерфейса процессов. За счет этого модуля пользователи могут просматривать назначенные задачи, управлять приоритетом задач и выполнять их.
• Модуль управления процессами. Этот модуль необходим для мониторинга процесса. Он позволяет получать показатели процессов, анализировать их, и формировать необходимые отчеты. Мониторинг может осуществляться по различным параметрам бизнес процессов. На основании этих параметров в BPM системе можно оперативно вносить коррективы в процессы.
• Модуль управления BPM системы. Этот модуль представляет собой инструмент администратора системы. С его помощью выполняется конфигурирование программных средств, назначение прав доступа, контроль работы аппаратных средств и пр.

В различных BPM системах модули могут иметь разные названия (в зависимости от разработчика системы).

Внедрение BPM системы строится по тому же циклу, что и цикл управления бизнес процессами . В ходе внедрения, проект создания BPM системы охватывает все фазы процессного управления, при этом фазы цикла управления бизнес процессами перекрываются с фазами внедрения.

Соотношение фаз управления бизнес процессами с фазами внедрения BPM системы можно представить в виде схемы.

Внедрение BPM системы, как правило, включает в себя четыре фазы:

• Проектирование. На этой фазе осуществляется документирование, создание графической модели бизнес процесса и ее динамический анализ, разработка пользовательских форм и интерфейса, определение бизнес правил и данных процесса.
• Реализация. На этой фазе происходить реализация созданной модели бизнес процесса - выполняется интеграция с существующими информационными системами, внедряются заданные бизнес правила, отлаживается пользовательский интерфейс и формы.
• Управление. В ходе данной фазы происходит отработка процесса в «ручном» режиме, определяются и устанавливаются исключения из заданных бизнес правил, отрабатывается контроль процесса в режиме реального времени, вводятся необходимые обратные связи в процесс.
• Оптимизация. На данной фазе производится обработка и анализ информации о работе процесса, выявляются проблемные места созданной модели, выявляются проблемы взаимодействия BPM системы с другими информационными системами и вносятся корректировки в бизнес процесс.

После завершения всех фаз они повторяются, но в отношении следующего процесса.

Критерии выбора BPM системы

Хорошая BPM система должна помогать организации повышать производительность и скорость выполнения процессов. От правильного выбора системы будет зависеть эффективность управления и качество результатов процессов. При выборе BPM системы необходимо руководствоваться рядом последовательных шагов.

Основные действия по выбору BPM системы следующие:

Шаг 1. Определите область улучшения бизнес процессов.

Необходимо определить какие из процессов организации являются наиболее важными и критическими, с точки зрения их управляемости. Среди этих процессов необходимо выделить те, которые в наибольшей степени зависят от работы персонала и те, которые зависят от работы информационных систем или систем автоматизации. Далее необходимо определить состав инфраструктуры этих процессов.

Шаг 2. Определите, какие требования процессов могут быть реализованы за счет BPM системы.

При выборе BPM системы необходимо учесть, что система должна позволять управлять процессами и с преобладающим человеческим фактором, и с преобладающим ИТ фактором. Критерии выбора системы должны включать в себя следующие оценки:

• Возможность графического представления моделей процессов.
• Реализация и управление как простыми, так и комплексными процессами.
• Динамическая адаптация бизнес правил организации под каждого участника процесса.
• Возможность для каждого пользователя проследить весь процесс от начала и до конца.
• Поддержка доступа к BPM системе за счет разных мобильных платформ.
• Простой доступ к управлению и контролю контентом процесса.

Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы. Основная цель данных систем - осуществить программную поддержку концепции процессного управления организацией.

Работа системы управления бизнес-процессами основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм.

Затем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и становятся исполнимыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия.

Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.

Приложение ELMA BPM реализует концепцию BPM, что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Благодаря использованию приложения ELMA BPM можно навести порядок в бизнес-процессах организации, сделать их выполнение четким и формальным.

Приложение ELMA BPM обладает огромным количеством возможностей, однако все функции системы легко могут быть поделены на четыре группы в соответствии со стадиями жизненного цикла (цикл Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Проектирование (моделирование) бизнес-процессов

Работа с бизнес-процессами в приложении ELMA BPM начинается с их моделирования. Моделирование бизнес-процессов осуществляется в программе Дизайнер ELMA, входящей в комплект системы ELMA. Дизайнер ELMA имеет простой и понятный графический интерфейс.

Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов может выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм (bpm), привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.

На диаграмме бизнес-процесса определяются участники процесса, набор их действий и их последовательность. Сама диаграмма (графическая модель) бизнес-процесса строятся путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

В основе функционирования приложения ELMA BPM используется общепринятая нотация описания бизнес-процессов BPMN. На сегодняшний день последняя версия нотации BPMN имеет номер 2.0 . Специалистами компании ELMA был выполнен перевод нотации на русский язык.

После того, как графическая модель бизнес-процесса построена, определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач определяется, с какими данными работает исполнитель, какие данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие действия должен выполнить.

Моделирование бизнес-процесса в Дизайнере ELMA заканчивается его публикацией, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-приложении ELMA BPM.

Моделирование бизнес-процессов
Внутри бизнес-процесса двигаются данные

Исполнение бизнес-процессов

После того, как модель бизнес-процесса опубликована, он становится доступным для исполнения. В системе может быть одновременно запущено сколько угодно экземпляров одного и того же бизнес-процесса – все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

ELMA автоматически ставит задачи
Минимально необходимый набор данных на карточке задачи платформы ELMA BPM

Исполнение бизнес-процесса осуществляется в соответствии с его графической моделью – начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. При этом приложение автоматически будет формировать списки задач, которые должны выполнять сотрудники. Пользователям задачи назначаются лишь в тот момент, когда ход выполнения бизнес-процесса дошел до соответствующего шага.

Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-приложении ELMA в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи.

От исполнителя может потребоваться ввод некоторых данных – в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых может быть при необходимости обязательным. То есть всю работу по поручению пользователь всегда выполняет в одном месте – на карточке задачи; здесь же он получает все необходимые для этого ресурсы.

Также после выполнения своего поручения пользователь не должен задумываться о том, кто и какие действия в рамках данного бизнес-процесса должен выполнять – эти вопросы приложение ELMA BPM берет на себя.

Все задачи, которые не требуют труда реальных сотрудников организации, выполняются приложением ELMA BPM автоматически практически мгновенно: определение хода выполнения бизнес-процесса (в том числе по некоторым условиям), рассылка сообщений, выполнение сценариев и т.п.

Контроль и мониторинг бизнес-процессов

Для каждого экземпляра запущенного процесса создается карточка экземпляра процесса. Карточка экземпляра процесса содержит исчерпывающую информацию по нему: текущие значения параметров, комментарии и вопросы пользователей, текущие выполняемые задачи, их исполнители и статусы и т. д.

С карточки экземпляра процесса пользователь, имеющий соответствующие права, может управлять ходом его выполнения. Например, можно внести изменения в параметры исполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить его выполнение.

Приложение ELMA BPM предоставляет удобные инструменты для мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения задач в рамках данных бизнес-процессов. В распоряжении пользователей системы находится несколько средств.

Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров процессов, которые относятся к текущему пользователю системы: бизнес-процессы, в которых пользователь является инициатором, ответственным или исполнителем. Для поиска нужного экземпляра процесса можно использовать удобный фильтр страницы «Мои процессы». Отыскав в списке нужный экземпляр процесса, можно перейти на его карточку.

Страница «Монитор процессов» служит для анализа работы по процессам: в данном разделе отображаются типы процессов, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым. Текущий пользователь может не являться непосредственным участником процессов, представленных на странице, но он может просмотреть информацию по выполнению этих процессов.

Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображенных процессов, чтобы получить подробную информацию о процессе.

Еще одним удобным средством контроля исполнения процессов является просмотр его карты. Карта процесса в веб-интерфейсе приложения ELMA BPM выглядит так же, как графическая модель этого процесса в Дизайнере ELMA, но поскольку на ней отображен уже запущенный процесс, карта содержит дополнительные пометки. Так, уже выполненные операции обведены синей рамкой, выполненные переходы обведены жирными линиями, а текущая выполняемая операция обведена жирной зеленой рамкой.

Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу выполняются в данный момент, но и предыдущий ход, по которому выполнялся процесс. Просмотреть карту процесса можно в любой момент с карточки экземпляра процесса.

Впрочем, руководителю не потребуется вручную следить за ходом выполнения процессов. Так в случае просрочки задач исполнителем, его руководитель получит соответствующие уведомления, призывающие вмешаться в ход выполнения процесса.

Кроме того, следить за задачами по процессам своих подчиненных руководители смогут стандартными средствами мониторинга исполнительской дисциплины.

Всегда понятно на какой стадии находится бизнес-процесс
Для любого действия в системе управления бизнес-процессами можно ввести временной регламент
Монитор бизнес-процессов показывает ситуацию «В целом»

Оптимизация бизнес-процессов

Во время работы с бизнес-процессом у сотрудников организации может накапливаться большое количество рациональных предложений и идей по улучшению бизнес-процесса, особенно сразу после его внедрения. Данные предложения действительно могут быть полезны и, при должной доработке бизнес-процесса, способны повысить эффективность работы организации.

Бизнес-процессы изменяются вместе с компанией

Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе информационной системы ELMA BPM в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи.

Например, руководитель решил, что операцию «Составление сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). Приложение ELMA BPM позволяет изменить процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно. После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, можно сразу оценить эффективность внесенных коррективов.

Топ 10: BPM системы

Платформа для управления кейсами и бизнес-процессами. Готовые решения для автоматизации бизнес-задач предприятия. Пользовательские инструменты для настройки и конфигурирования системы. Интеллектуальные технологии, позволяющие выполнять работу за пользователей.

Система управления бизнес-процессами. Она позволяет перейти от инструкций к автоматическому исполнению и контролю процессов и помогает управлять эффективностью деятельности компании.

Система управления документами и задачами. Позволяет организовать работу с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии). Включает в себя корпоративный портал. Есть мобильная версия.

Cистема управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. Автоматизация делопроизводства. Управление бизнес-процессами и заданиями. Поиск и анализ информации. Информационная безопасность. Средства организации ЮЗЭДО. Средства настройки и разработки решений. Мобильная работа. Интеграция и масштабирование

Комплексная Low-code система управления бизнес-процессами включает полный комплект средств для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0, автоматизации бизнес-процессов, а также управления кейсами.

Полнофункциональная система для организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint.

Система автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба. Обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

Интуитивная система управления бизнес процессами для организации совместной работы в компаниях, использующих Microsoft Office 365. Простой графический редактор процессов.

ESCOM.BPM обеспечивает комплексную автоматизацию документационных бизнес-процессов, позволяют управлять электронным документооборотом, автоматизируют контроль исполнения поручений в компаниях любого масштаба. ESCOM.BPM обеспечивает регламентное выполнение бизнес-процессов за счёт автоматической маршрутизации, динамического управления правами доступа, рассылки мгновенных уведомлений и напоминаний, автоматизированных процедур контроля сроков.

Syntellect Tessa - универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса.

Облачная система для автоматизации бизнес-процессов малого и среднего бизнеса. Налаживает коммуникации, предотвращает потерю данных и предоставляет необходимые инструменты контроля. Позволяет создавать свои решения для бизнеса, а также скачивать готовые из каталога Store365.

Система, которая обеспечивает автоматизацию всех процессов и подразделений компаний. Это полностью готовый к использованию продукт, который помимо стандартных модулей включает в себя конструктор конфигураций. С использованием конструктора конфигураций можно по мере необходимости быстро и без программирования настроить дополнительные возможности и процессы.

Система bb workspace относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах данных за каждый календарный год. В комплексной системе bb workspace реализована STP-технология сквозной обработки информации и функция BPM-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса).

Комплексное решение по управлению договорным документооборотом компании, реализованное на базе open source платформы Alfresco ECM. Есть бесплатная версия

Управление поручениями, работа по проектам, электронный документооборот, оптимизация бизнес-процессов - Lement Pro помогает наладить эффективные коммуникации

Первая Форма - система управления класса workflow, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства для эффективных коммуникаций, обеспечения безопасного хранения и использования корпоративных данных.

BPMS (Business Process Management Suite ) – это класспрограммного обеспечениядля управления бизнес-процессами и административными регламентами (употребляются также термины BPM-система и просто BPM). Использование BPMS позволяет организовать эффектинное взаимодействие между управленцами и ИТ-специалистами, лучше использовать существующие и ускорить разработку новых информационных систем. Основные функции BPMS - моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов. Основываясь на данных мониторинга, организации выявляют узкие места и усовершенствуют свои бизнес-процессы. Цикл управления замыкается, когда при помощи BPMS измененные бизнес-процессы оперативно внедряются в эксплуатацию.

Решения в области Business Process Management (BPM) позволяют компании произвести оптимизацию бизнес-процессов, используя существующие приложения. Как правило, решение BPM - это комплекс открытых, основанных на стандартах компонентов для моделирования, выполнения, управления и оптимизации бизнес-процессов, а также интеграции корпоративных приложений.

Создаваемые в рамках интеграции приложений сервисы являются «кирпичиками», из которых можно строить последовательность выполнения в интегрированной системе «сквозных» бизнес-процессов, объединяющих процессы различных функциональных областей. Система BPM обеспечивает формирование последовательности автоматически выполняемых шагов бизнес-процесса и правил взаимодействия приложений (передачи информации) на каждом из этих шагов. Модули BPM ведущих производителей интеграционных платформ предоставляют возможность проектирования, разработки, тестирования, исполнения, отслеживания и управления бизнес-процессами. Приложения класса BPM служат удобным инструментом модификации интегрированной информационной системы в условиях изменения (реинжиниринга) бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 8.5 – Бизнес-схема предприятия

Основная идея BPM-системы предельно проста.

Берем описание бизнес-процесса (наподобие тех, что давно и успешно создаются специалистами по реинжинирингу бизнес-процессов) и отслеживаем его выполнение при помощи специализированной компьютерной программы.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов - разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике прикладные программы автоматизируют только часть шагов бизнес-процесса, а главное - внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности самого предприятия. Изначально BPM-системы появились как решение именно этой конкретной проблемы.

Суть BPM-решения заключается в том, что бизнес-процесс описывается на языке, который может непосредственно исполняться специализированной программой.

Составные части BPMS. Типичная BPM-система состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

Проектирование. Под проектированием понимается разработка схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят:

1. Г рафический дизайнер для рисования схемы бизнес-процесса 2.Репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа

Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем. Нарисовать шаги, описать бизнес-логику, определить группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

Результат сохраняется на сервере, после чего процесс может быть инициирован. При необходимости в схему можно вносить изменения, не прибегая к помощи программистов. Альтернативно, схема бизнес-процесса может разрабатываться в каком-либо из традиционных средств моделирования бизнес-процессов и переноситься в BPM-систему при помощи импорта-экспорта.

Исполнение. Ядром BPM-системы является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов, выполняет бизнес-правила. Если сравнить схему бизнес-процесс с нотами, игра по которым производит приятную для слуха мелодию, то BPM Engine - это механическое пианино, играющее по этим нотам.

Ядро BPM-систем предоставляет также интерфейсы для стыковки с внешними приложениями - специальные адаптеры, вебсервисы, драйверы для доступа к реляционным базам данных или к другим источникам данных. Использование этих интерфейсов зависит от типа бизнес-процесса:

Относительно небольшую долю составляют бизнес-процессы, которые BPM-система может выполнить полностью автоматически, запустив ряд специализированных программ. Например, интернет-провайдер при активации нового клиента должен создать для него учетную запись на сервере, добавить информацию в системную службу имен, в конфигурационные файлы веб-сервера и электронной почты и наконец, сформировать счет и отправить его пользователю вместе с уведомлением об активации сервиса. Каждая операция выполняется отдельной программой (в идеале через стандартизованный интерфейс - вебсервис), а BPMS играет роль планировщика.

Рисунок 8.6

Наиболее распространен тип бизнес-процессов, предполагающий как стыковку со специализированными приложениями, так и участие живых людей. Например, сотрудник финансового отдела должен зарегистрировать факт оплаты в ERP-системе как шаг бизнес-процесса реализации товара. Этот сценарий требует разработки интерфейсных программ, работающих и с контекстом бизнес-процесса (т.е. с его реквизитами), и с внешней прикладной программой или базой данных. В контексте бизнес-процесса сохраняются ссылки - номер платежки, код контрагента - по которым развернутую информацию можно извлечь из внешнего приложения или базы данных на следующих шагах бизнес-процесса. Разработка таких комплексных приложений обычно - самая трудоемкая часть проекта BPM.

Наконец, существуют шаги бизнес-процессов, автоматизировать которые невозможно или слишком сложно. (Например, бизнес-процесс может включать рытье канавы - ясно, что это задача не для компьютера.) В такой ситуации BPM-система подаст пользователю сигнал о том, что ему поручено определенное задание, и будет ждать от него подтверждения о выполнении.

Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-системы - т.н. «персональный список задач», перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит:

Благодаря такой организации работы исполнителю за компьютером не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему пора работать: он видит перечень назначенных ему заданий, и когда он берет очередное задание себе на исполнение, нужная программа запускается автоматически.

BPM-системы предоставляют доступ через веб-интерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

Мониторинг. BPM-система осуществляет контроль бизнес-процессов двумя путями:

Менеджеру не приходится выяснять «на ком стрелка» - для каждого экземпляра бизнес-процесса это наглядно показывает динамически формируемое графическое изображение. Например, вот как может выглядеть графическое изображение экземпляра процесса, схема которого рассматривалась выше.

Зеленым цветом отмечены шаги процесса, которые выполняются в данный момент; в рассмотренном примере параллельно выполняются два шага, один из которых соответствует основной последовательности работ, а второй служит для контроля процесса его инициатором. Красные стрелки показывают пройденный маршрут.

BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

BPM-системы, как правило, предоставляют базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы т.н. «ключевые показатели эффективности» (KPI, Key Performance Indicators), которые, в свою очередь, могут быть увязаны с «системой сбалансированных показателей» (BSC, Balanced Scoreсard).

Архитектура типового BPMS. Решения BPM используют инжиниринг закрытого цикла для выявления разрывов в процессах, что дает Вашей компании возможность контролировать полный жизненный цикл бизнес-процессов. В результате Вы получаете быструю и гибкую платформу, основанную на существующих приложениях, которая позволит вам оперативно реагировать на новые требования бизнеса и повышать производительность.

Рисунок 8.7

Системы управления бизнес-процессами обеспечивают существенные преимущества на двух уровнях. Первый уровень - стратегический, он включает такие преимущества, как связь между повседневной деятельностью компании и ее стратегическими установками. Второй уровень - количественный: это те преимущества, которые можно посчитать или измерить, например, экономия миллионов долларов или сокращение сроков, например, ввода и согласования договоров с дней до нескольких минут. И еще одно преимущество, может быть, самое важное - изменение атмосферы в коллективе, ориентация сотрудников на повышение эффективности их труда, информированность о том, как их действия влияют на общий результат и в целом на положение компании на рынке, а также более быстрая и активная реакция на изменения в конкурентной среде.

Области применения. В основе систем управления бизнес-процессами лежит процессный подход, и они наилучшим образом подходит в первую очередь для автоматизации процессов ориентированных на клиента и сквозных бизнес-процессов Компании.

Чаще всего системы управления бизнес-процессами применяются при автоматизации сложных сквозных бизнес-процессов, включающих несколько подразделений компании и функции многих существующих информационных систем, подчиненных одной общей цели.

Другим распространенным случаем является автоматизация тех областей, для которых нет готовых, хорошо зарекомендовавших, либо относительно доступных готовых решений.

Также системы управления бизнес-процессами могут быть полезны при необходимости быстрой (от одного до нескольких месяцев), точечной автоматизации какого-либо критически важного бизнес-процесса Компании.

Ключевые функции.

Функциональная архитектуры BPM. Все предлагаемые на данный момент системы управления бизнес-процессами (BPMS), вне зависимости от платформы реализации, предоставляют следующие основные функции:

управление задачами сотрудников (возможность объединять отдельные задачи в бизнес-процессы, управлять переходами от одной задачи к другой, переназначать задачи и назначить их на группы, функциональные подразделения);

возможность оперативно отслеживать ход исполнения задач (текущую стадию, исполнителя и состояние процесса, а также историю изменений);

Рисунок 8.8

оперативный мониторинг (в режиме реального времени) основных показателей процессов, вывод предупреждений об ошибках и падении показателей;

возможность подключения к системе партнеров (например, коллекторских агентств, партнеров по оценке и т.д.) и полный контроль за их деятельностью со стороны сотрудников Вашей компании (сотрудники видят на какой стадии находится процесс и задачи партнеров);

построение жестко регламентированных для всех сотрудников бизнес-процессов (решение о переходе на следующую фазу принимает система, на основании уже введенных данных и логики бизнес-процесса);

разграничение доступа на основе роли каждого из пользователей в процессе (сотруднику доступны только его задачи, и только те данные, которые необходимы для выполнения задачи);

интеграция с другими корпоративными системами прямо во время исполнения бизнес-процесса (получение и передача данных);

управление бизнес-правилами не останавливая выполнения бизнес-процессов (например, сроком удовлетворения требования о полном досрочном погашении, максимальным сроком инициации искового производства по кредитному делу и т.д.).

Преимущества внедрения процессно-ориентированой системы управления бизнес-процессами. Ключевыми особенностями именно BPM-решений является то, что они позволяют:

обеспечить гибкую автоматизацию «сквозных» бизнес-процессов (затрагивающих функционирование нескольких функциональных подразделений компании и информационных систем);

дают основу для внедрения процессного подхода к организации работ организационных единиц предприятия;

позволяют организовать эффективный контроль за выполнением бизнес-процессов в режиме реального времени;

снижают издержки на взаимодействие между различными подразделениями компаниями и партнерами;

обеспечивают «бесшовную» интеграцию между различными бизнес-приложениями предприятия и партнеров;

позволяют уменьшить срок внедрения новых решений и бизнес-функций;

повышают отдачу от уже сделанных инвестиций в информационные системы компании.

Подходы к реализации . Специалисты компании Tops BI обладают компетенцией и опытом создания интеграционных решений на промышленных платформах ведущих мировых производителей:

Oracle SOA Suite/Oracle BPM Suite;

IBM WebSphere Process Server (Dynamic Process Edition);

SAP NetWeaver BPM;

Microsoft SharePoint и BizTalk Server.

Непосредственно перед началом реализации может быть проведено обследование бизнес-процессов Вашей компании как специалистами TopS BI, так и использованы уже формализованные Вашими специалистами в каком-либо средстве бизнес-процессы (в качестве используемых средств описания могут использовать Aris или Visio).

Услуги. Компания TopS BI предоставляет следующие услуги при построении систем управления бизнес-процессами:

проведение комплексного обследования, включающего анализ бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры компании для формирования последующих предложений по построению интеграционного решения;

разработка архитектуры интеграционного решения;

проектирование программно-аппаратного комплекса, подготовка спецификаций на необходимое оборудование и программное обеспечение, поставка, установка и настройка программно-аппаратного комплекса для интеграционного решения.

разработка компонент бизнес и интеграционной логики, пользовательского интерфейса;

настройка и адаптация средств мониторинга бизнес-процессов, информационной безопасности и администрирования;

создание и доработка компонент расширяющих возможности существующих интеграционных решений;

разработка эксплуатационной документации и проведение обучения пользователей системы;

комплексное тестирование интеграционного решения;

обеспечение технической поддержки и сопровождения реализованных решений.

На внедрение любой IT-системы требуется много времени, сил и средств. А когда речь идет о таком глобальном решении, как BPM-система, внимания приходится уделять еще больше.

Нельзя запускать проект, опираясь на возможности наскоро выбранного продукта и обещания вендора, есть масса аспектов, которые нужно обдумать и взвесить. А последствия неправильного выбора и осознание своей ошибки уже во время работы, «на половине пути» может стоить дорого.

При выборе BPM-системы нужно опираться на требования ваших процессов и учитывать возможности по дальнейшему их развитию и улучшению. Надеюсь, что этот обзор поможет быстрее сориентироваться, какая система подходит именно вам, и сделать свой выбор, исходя из ее функциональных особенностей.

Обзор BPM-решений

Рассматриваемые BPM-решения: ELMA BPM Suite , Bizagi BPM Suite и Bonita Open Solution . Все они являются популярными и востребованными. Кроме того, данные решения во многом схожи функционально.

Рассмотрим их главные компоненты:

1. дизайнер для моделирования бизнес-процессов;
2. механизм исполнения;
3. средства контроля и мониторинга выполнения бизнес-процессов;
4. возможности быстрого изменения бизнес-процессов.

В статье мы рассмотрим реализацию этих возможностей, а также:

1. пользовательский интерфейс;
2. стоимость систем;
3. наличие мобильной версии;
4. другие критерии.

Моделирование бизнес-процессов

ELMA BPM

ELMA BPM – разработка российской компании ELMA, предназначенная для управления бизнес-процессами.

Моделирование бизнес-процессов в системе ELMA осуществляется в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» в нотации BPMN 2.0, которая, к слову, была целиком переведена на русский язык именно специалистами данной компании и доступна для свободного скачивания на сайте ELMA.

После создания графической модели, выбора параметров процесса и определения данных, с которыми работает бизнес-процесс, он публикуется на сервере системы и становится исполнимым в веб-интерфейсе. Каждый запущенный экземпляр бизнес-процесса создает пользователям системы карточки задач, в которых они должны отчитываться о своей деятельности. Карточки, кстати, гибко настраиваются, поэтому с ними удобно работать.

Почти все действия для автоматизации исполнения бизнес-процессов можно сделать мышкой, но иногда приходится прибегать к скриптам. Для реализации наиболее сложных вещей можно использовать сценарии, то есть программирование. Плюс в том, что сценарии создаются на популярном языке C#, так что разобраться в написании скриптом для ELMA не составит труда. И специалистов, знающих этот язык, на рынке предостаточно.

К сожалению, вендоры очень часто вставляют в свой софт какие-то собственные языки, руководствуясь ошибочным представлением, что там работать легче. В итоге получается такая система, под которую найти разработчика просто невозможно. На рынке их может вообще не быть, поэтому остается два варианта – или идти к тому же вендору за помощью (на то он наверняка и рассчитывает), или пытаться вырастить своего специалиста (что, опять же, без привлечения вендора почти нереально).

Поэтому использование популярного языка смело можно назвать большим плюсом системы.
В ELMA поддерживается импорт и экспорт в формат XPDL – это универсальный формат, который позволяет выгружать и загружать модели бизнес-процессов.

Попробовав в качестве эксперимента загрузить в ELMA процесс, ранее нарисованный в Business Studio, убеждаюсь (после небольших доводок), что все работает без каких-либо проблем.

Добавлю, что в системе ELMA реализована отладка процессов и инструменты для их тестирования (верификации). При публикации модели процесса автоматически выполняется верификация синтаксиса – проверка правильности модели и проверка сценариев на наличие ошибок.

Кроме того, в отличие от остальных решений, в ELMA возможна пошаговая отладка процессов, сценариев и пользовательских форм, что экономит массу времени.

Рис. 1. Интерфейс графического редактора «Дизайнер ELMA»

Рис. 2. Форма заполнения заявки (в режиме отладки) в системе ELMA

Процессы в ELMA можно непрерывно улучшать, причем прямо «на ходу», без остановки исполнения. Так что есть возможность учитывать все особенности организации.

Если в системе обнаружены «проблемные» процессы или наметился срыв показателей, то есть два варианта устранения проблемы:
улучшение текущего процесса (постоянные улучшения) с последующей оценкой показателя, или изменение самого показателя процесса.

Возможно, плановое значение изначально задано неверно, и стоит его скорректировать, как и сам процесс.

Также всегда можно вернуться к более ранним версиям и просмотреть историю улучшений бизнес-процесса – система хранит все версии. Вносить изменения в процессы можно даже после внедрения этих процессов в работу. Вы быстро вносите коррективы в структуру процесса и сразу проверяете эффективность изменений на практике.

Следующий участник обзора – Bizagi – тоже отличается своими механизмами исполнения процессов.

Bizagi BPM Suite

Система весьма известная и популярная. Bizagi BPM Suite состоит из компонентов, выполняющих отдельные функции:

1. Bizagi Process Modeler – дизайнер процессов;
2. Bizagi Studio - автоматизация процесса;
3. Bizagi BPM Server - исполнение процесса.

Моделирование бизнес-процессов осуществляется в нотации BPMN. Поддерживается наиболее полный уровень соответствия спецификации BPMN. Но самая сильная сторона продукта – красочный графический редактор.

«Рисовать» простые схемы удобно, но как только увеличивается их сложность, так возникают трудности, например могут быть потеряны описания событий и потоков, либо объекты при копировании «приклеиваются» друг к другу, и в таком случае помогает только загрузка предыдущей версии схемы.

Есть возможность коллективного проектирования. Готовая модель процесса загружается в Bizagi Studio, где можно определить всю информацию, нужную для автоматизации процесса. Этот же модуль позволяет интегрировать систему с прочими корпоративными приложениями. Автоматизация процессов осуществляется в графических интерфейсах, необходимость программирования есть только при спецификации скриптовых задач.

Далее автоматизированный процесс загружается на сервер, где происходит его дальнейшее исполнение. Эта процедура несложная в том случае, если вы хорошо ознакомились с документацией. Сходу догадаться о многих нюансах непросто.

В веб-интерфейсе выполняются пользовательские задачи и производится контроль исполнения процесса. Система создает подробные отчёты по процессу в целом и отдельно по каждой задаче. Отчёты доступны в веб-интерфейсе.

Внесенные изменения процесса в модуле Studio немедленно отражаются на сервере, и все запущенные экземпляры процесса начинают работать по новой модели, без остановок.

Bizagi дает возможность обмена моделями между приложениями, поддерживается импорт и экспорт в форматы XPDL и MS Visio.

Рис. 3. Моделирование процессов в Bizagi BPM Suite

Затрудняет работу необходимость постоянного переключения между окнами редакторов, при таком количестве окон требуется постоянная смена фокуса внимания. Это все очень сложно, особенно, для человека, впервые открывшего систему.

Важно учесть, что Bizagi BPM Suite испанская разработка, и в России у компании нет официального представительства. Это довольно серьезный недостаток, ведь когда вендор находится в другом государстве, тяжело внедрять его продукт.

Bonita Open Solution

Bonita Open Solution – французский вендор. Представительства в РФ, как и у предыдущего решения, нет. Не так давно, по некоторым данным, была переведена только пользовательская часть системы, в целом, российской локализации нет.

В opensource-версии системы отсутствуют средства мониторинга процессов. В свою очередь, в коммерческом варианте системы они есть. Решение состоит из трёх основных компонентов, разделенных по назначению:

1. Studio - моделирование и автоматизация бизнес-процессов;
2. Execution Engine - исполнение бизнес-процессов;
3. User Experience - интерфейс для работы пользователя с его процессами.

Моделирование процессов Bonita Open Solution происходит в нотации BPMN. Поддержка нотации довольно полная. Решение поддерживает импорт диаграмм из формата XPDL, но без возможности экспорта в него. Также нет и поддержки BPEL.

Моделирование и автоматизация процесса в Bonita Studio производится в одном окне, что очень удобно. Выбор данных и участников, генерация интерфейсов к этапам процесса производится в том же окне, что и создание графической модели. Нет необходимости постоянно переключаться между окнами редакторов, это ускоряет разработку процесса.

Рис. 4. Моделирование бизнес-процессов в Bonita Studio

Интеграция с другими корпоративными приложениями

ELMA BPM

Одно из неоспоримых преимуществ BPM-систем – возможность интеграции с различными программными решениями. Они позволяют увеличить гибкость создаваемых моделей бизнес-процессов. В частности, применяется SOA – Сервис-ориентированная архитектура, позволяющая легко интегрировать модели бизнес-процессов в другие приложения.

В системе ELMA есть средства интеграции с основными корпоративными приложениями (SOA, CRM, почтовые сервисы, оповещения на почту и по sms). Для российских пользователей плюс системы состоит в тесной интеграции с «1С: Предприятие». У системы богатая поддержка работы с веб-сервисами, что полностью задокументировано разработчиком. Поэтому интегрировать ELMA с любой внешней системой не составляет труда. Кроме того, есть поддержка работы с сервисной шиной (ESB) и интеграция с шинами передачи данных на уровне моделирования бизнес-процессов (JMS, MSMQ). Портлеты ELMA встраиваются в корпоративные Порталы: SharePoint, Bitrix.

Bizagi BPM Suite

Стоит отметить гибкие возможности BizAgi BPM Suite по интеграции с внешними системами и приложениями. Эти возможности позволяют связать процессы с любой другой системой. Такие возможности конфигурации включают в себя различные механизмы на уровне интеграции данных и на уровне процессов. Поддерживаются следующие виды интеграций:

1. с внешними источниками данных;
2. с сервером электронной почты (оповещения);
3. с ECM (и системами электронного документооборота);
4. с иными IT-системами;
5. возможность ссылаться на внешние сети.

Bonita Open Solution

BOS может взаимодействовать с большим количеством приложений и сервисов с помощью программных соединителей – коннекторов. Поддерживаются базы данных, почтовая служба, веб-сервисы и др. Коннекторы позволяют системе подключаться к внешним базам данных (к примеру, данные справочников, информация о заказах или клиентах), а также получать информацию из внешних систем в интерфейс процесса и записывать данные во внешние системы по результатам исполненного процесса.

Интерфейс

ELMA BPM

Интерфейс системы в целом удобный, простой и понятный. Это касается всех ее компонентов. К ней легко адаптироваться, потому что интерфейс Внутреннего Портала одинаковый для работы со всеми приложениями системы. Его можно легко сделать очень простым и удобным для конечных пользователей. Любая информация может отображаться в красивом и понятном формате.

Рис. 5. Создание заявки в интерфейсе системы ELMA 3.5

Настраиваются и формы задач, и документов, и карточек произвольных объектов. Для разных групп пользователей система может выглядеть по-разному. Есть конструктор форм, который работает без дополнительной верстки html-страниц.

В интерфейсе портала можно работать с мобильных устройств (смартфонов и планшетов). Кроме того, в интерфейсе возможно настроить аналитику и другие функции портала.

Bizagi BPM Suite

Пользовательский интерфейс Bizagi BPM Suite представляет собой набор настраиваемых форм, которые привязываются к операциям бизнес-процесса и отображаются для получения и ввода данных при выполнении соответствующей операции.

Часто систему позиционируют как имеющую простой и интуитивно понятный интерфейс, но мне сложно с этим согласиться, да и в интернете есть много высказываний о том, что настройка интерфейсов сопровождается сложностями (в основном это низкое быстродействие, трудности с выделением и перемещением объектов, добавлением подписей и др.) Нет как таковой настройки портала, внешнего вида главных страниц, как, например, это реализовано в ELMA. Конструктор экранных форм Bizagi подходит для быстрого создания и ввода данных в рамках процесса, но с ограниченной сложностью презентационной логики. На более сложные задачи уходит больше времени и сил.

Рис. 6. Интерфейс системы Bizagi

Bonita Open Solution

Продукт имеет удобный графический интерфейс для моделирования бизнес-процессов. Можно моделировать бизнес-процессы и создавать собственный интерфейс. В Bonita Studio встроен графический конструктор экранных форм Bonita Form Builder, он позволяет создавать веб-интерфейсы для работы с бизнес-процессами.

С помощью конструктора Bonita Form Builder возможно изменять внешний вид интерфейса для конечного пользователя. Bonita Portal позволяет протестировать разработанный бизнес-процесс в веб-интерфейсе, настроить права доступа пользователей к процессам. В веб-интерфейсе портала пользователи получают задачи и работают с экранными формами, разработанными в Bonita Form Builder, также интерфейс портала доступен пользователям с мобильных устройств (смартфонов и планшетов). Дополнительно в интерфейсе возможно настроить аналитику и другие полезные функции портала.

Рис. 7. Интерфейс Bonita Studio

Недостатки систем

ELMA

Нотация BPMN 2.0 русифицирована, и русские названия элементов модели процесса значительно облегчают общение с бизнес-пользователями, но соответствие нотации у ELMA BPM менее полное, чем у Bizagi. Разработчики ELMA сконцентрировались только на тех элементах, которые реально можно автоматизировать, а поддержка неисполнимых элементов довольно слабая.

При этом всё актуальнее для компаний становится вопрос реализации нотации BPMN, поскольку неполная ее поддержка может затруднять пользователю разработку модели процесса. Графический редактор системы довольно тяжелый. Если нужно просто сделать что-то неисполнимое, приходится ставить большую тяжелую систему, ждать пока запустится сервер, все это требует времени.

Bizagi BPM Suite

У Bizagi тяжелый интерфейс. Конечно, удобно рисовать процессы, но со всем остальным дела обстоят хуже. Тяжело адаптироваться к системе. Нет средств верификации процессов, это при том, что система позволяет моделировать весьма сложные процессы, которые требуют проверки. Нет и возможности симуляции бизнес-процессов, поэтому увидеть, как процесс исполняется, можно лишь исполнив его.

Процедура запуска процессов в работу в целом более сложная. Для этого требуются квалифицированные специалисты. В лучшем случае этим занимаются специалисты вендора, который находится как правило в существенном удалении. Партнеров, которые находятся в России и смогут помочь, крайне мало, и их квалификация зачастую вызывает сомнения.

Bonita Open Solution

Нет средств статической верификации процессов (доступна их симуляция с различными параметрами и формированием отчётов по результатам).

Недостатком BOS также является отсутствие поддержки динамического изменения бизнес-процесса, затрудняющее оптимизацию процессов. Данное упущение является существенным для BPM-системы, поскольку после запуска системы в работу любое изменение намного сложнее реализовать. Возможность изменения процесса во время его исполнения входит в число ключевых концепций BPM.

Пользователи отмечают сложности с использованием русского языка в системе. Если название процесса написать русскими символами, он не находится при запуске в отдельном окне. Нельзя прописать по-русски и элементы процесса, поскольку может возникнуть конфликт имен при совпадении количества символов в пределах процесса. Все имена в таком случае переводятся на английский язык и символы заменяются на «нижнее подчеркивание». Цветовая гамма – красный, черный, белый… И вообще, внешний вид системы какой-то агрессивный. Думаю, это очень сильно утомляет, к тому же нельзя быстро его перенастроить.

Стоимость систем

ELMA

Есть бесплатная версия на пять рабочих мест. Также вендор предлагает коммерческие версии: легковесную Экспресс-версию на бесплатном СУБД Firebird. В качестве базовой предлагается «Стандарт» версия на MS SQL. Версия Стандарт стоит примерно в полтора раза дороже «Экспресса».

Стоимость лицензии – менее 10 тысяч за 1 рабочее место. А в случае с версией «Экспресс» - значительно ниже.
Также ELMA предлагает корпоративную версию, которая поддерживает кластерную архитектуру для обеспечения высокой производительности в больших организациях. Данная версия работает как на корпоративной версии MS SQL, так и на Oracle. Цены на корпоративную версию на сайте разработчика найти не удалось.

Bizagi BPM Suite

Система доступна в двух вариантах:

Enterprise Edition . Корпоративные решения BizAgi BPMS разработаны для крупных предприятий. Они обеспечивают все функции, необходимые в большом количестве BPM проектов. В системе могут работать от сотен до тысяч пользователей.

Xpress-издание – BizAgi BPMS Xpress – сравнительно недорогое решение для малых и средних предприятий. Позволит оценить преимущества BPM небольших (пробных) проектах, прежде чем начать работу со всеми функциями BPM. BizAgi BPMS Xpress может одновременно использовать максимум только 50 пользователей.

Стоимость лицензий – около 100$ за одного пользователя.

Bizagi Process Modeler – дизайнер бизнес-процессов распространяется бесплатно.

Bonita Open Solution

Решения системы – Bonita Portal, Bonita Studio и Bonita Engine платные, на официальном сайте есть подробное описание всех модулей, но нет информации по их стоимости. Есть бесплатная Opensource-версия.

Выводы

Все три рассмотренные системы достаточно близки функционально и нельзя сказать, что какая-то намного лучше или хуже другой. У каждой из них есть свои недостатки и преимущества. Например, отладка бизнес-процессов есть только у ELMA, а в остальных системах данный механизм не реализуется.

За красотой интерфейса в ряде систем скрывается неудобная настройка. Усложняет внедрение BPM-решений и территориальная удаленность вендоров. Что же касается функциональных возможностей, здесь во многих вопросах, конечно, Bizagi держит уверенное первенство. Но, что особенно приятно, отечественная разработка – ELMA BPM уже не только может поравняться силами со своими западными коллегами, но и в чем-то их превзойти.

Теги: Добавить метки