Muitos funcionários conhecem os documentos internos da organização apenas por boatos - os memorandos são confundidos com documentos oficiais e compilados incorretamente. Isso atrapalha a função principal desses documentos - a comunicação oficial dentro da equipe, o que leva à impossibilidade de um trabalho coordenado. É por isso que a questão da elaboração de um memorando, suas diferenças e semelhanças com outros artigos e especificações de redação torna-se relevante.
Terminologia
Um meio de comunicação entre funcionários e unidades estruturais. Às vezes definido como um documento sobre a conclusão de alguma tarefa/trabalho, embora possa ter uma natureza diferente. Os exemplos que serão discutidos neste artigo refletem precisamente o possível conteúdo do memorando.
Oficialmente, o classificador de documentos de gestão não contém informações sobre esse papel como memorando interno. Não é fornecido um exemplo de como escrevê-lo, mas isso não altera o fato de que tal documento é difundido no local de trabalho por uma série de razões.
Razões para usar
Um memorando é conhecido como um documento de apoio usado com frequência. É sua responsabilidade garantir a conexão entre os elementos sistema de trabalho, isto é, funcionários. Por que esse documento é tão popular? Muitas questões de trabalho podem e devem ser resolvidas sem a intervenção dos cargos de gestão - o que comprova a independência e eficiência dos departamentos de forma autónoma e do sistema como um todo.
Peculiaridades
A diferença do memorando acima mencionado é que este último implica um apelo a cargos mais elevados, e um memorando, cujo exemplo será discutido abaixo, forma uma conexão com nível horizontal. Pode ser um apelo ao administrador de outro departamento ou ao chefe de outra divisão. Em qualquer um dos casos, desde que as pessoas citadas tenham cargos equivalentes, podemos falar em memorando. Quando ocorre desigualdade, alguns dos exemplos aqui apresentados podem ser ambíguos na definição, as razões para isso serão discutidas mais tarde.
Assunto dos memorandos
Normalmente, os memorandos são escritos sobre questões de apoio: informativo, económico, logístico ou organizacional. Muitas vezes, uma nota pode conter algum tipo de solicitação ou sugestão. Para cada um dos elementos estruturais, normalmente um dos temas é prioritário e correlaciona-se com a área em que o próprio elemento atua.
Cadastro
A elaboração de um memorando é realizada da mesma forma que a elaboração de um relatório. Portanto, apenas o conteúdo muda. Cadastro memorandos regulamentado pelo GOST. Isso permite manter a uniformidade na concepção de todos os documentos de gestão.
Um exemplo de como escrever um memorando:
Departamento técnico e de informação ( no topo da página, no lado esquerdo)
Chefe do Serviço de Segurança ( superior, lado direito) Lyubchenko R.L.
NOTA DE SERVIÇO
14.09.2015 № 11
Na sexta-feira, 17.09.2015, o material e a base técnica serão substituídos. Neste sentido, peço-lhe que conceda acesso aos seguintes funcionários da organização PE “AMIR” para a realização destes trabalhos:
- Andeenko Sergey Gennadievich.
- Mishkov Lev Georgievich.
Chefe de Departamento ( no lado esquerdo) _pintura_ Antipov R. D. ( no lado direito)
O desenho de um memorando assume um formato de folha típico - A4.
Vantagens
Essencialmente um análogo de uma mensagem de voz, um memorando tem uma série de vantagens sobre a comunicação normal de trabalho:
- economizando em por escrito;
- documentação oficial;
- comodidade no caso de transferência de informações complexas;
- a capacidade de transmitir uma mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo.
As consequências lógicas disso são:
- a capacidade de confirmar/refutar uma afirmação;
- declaração clara da tarefa e sua implementação precisa;
- execução oportuna;
- eficiência do trabalho.
Personagem
Escrever um memorando pode ser da seguinte natureza:
- informativo (mensagem, aviso, instrução, etc.);
- proativo (solicitação);
- relatórios.
O memorando, cujo exemplo foi dado acima, tem caráter informativo, pois o chefe de um departamento avisa outro sobre os próximos trabalhos, além de dar instruções simples sobre o que é obrigado a fazer.
Os dois últimos pontos estão frequentemente lado a lado: a nota de relatório é uma resposta à iniciativa (pedido).
Estrutura
Vejamos como escrever um memorando corretamente com base no exemplo dado. Portanto, este documento deve conter:
- dados do destinatário (neste caso, esta função era desempenhada pelo chefe da segurança);
- nome do documento (a inscrição correspondente estava imediatamente antes do texto);
- data do documento;
- texto;
- dados e assinatura do destinatário (chefe do departamento de informação).
O texto, por sua vez, também pode ser distribuído conforme a estrutura. É verdade que é muito mais condicional:
- A primeira parte define a base e o motivo da escrita. O memorando, cujo exemplo foi apresentado acima, explica o pedido logo na primeira frase.
- A segunda parte reflete a essência: no exemplo vem depois das palavras “em conexão com...”.
- A terceira parte é a última. Pode conter uma declaração de facto, uma proposta ou um pedido.
Um memorando interno, cujo exemplo nos ajuda a compreender as regras de registo, combina a segunda e a terceira partes numa só. A divisão torna-se mais perceptível em memorandos complexos. A terceira parte aparece necessariamente nos documentos de resposta.
Estilização
Embora um formato livre seja permitido para este artigo, bem como para todos os outros papéis de gestão, para saber como escrever um memorando corretamente, você precisa expressar livremente seus pensamentos em estilo de negócios, pois na hora de compilar qualquer tipo de documentação é ele quem se utiliza.
Espécies
Os memorandos de escritório não têm uma classificação clara, mas ao mesmo tempo podem ser divididos em tipos.
Por exemplo, há um memorando:
- sobre promoção;
- para compra;
- sobre baixa, etc.
Cada tipo tem sua própria especificação de escrita. Para melhor compreensão Também serão dados exemplos de como escrever um memorando.
Sobre promoção
Um memorando sobre o aumento dos salários pode ser necessário para os funcionários que acreditam estar recebendo remuneração monetária insuficiente pelo seu trabalho. É lógico que antes de tudo eles recorrerão ao chefe - eles escreverão um memorando.
Um memorando deste tipo é escrito pelo chefe do departamento do funcionário e dirigido ao chefe do departamento. Às vezes, o departamento de RH também faz isso. Então inicialmente estamos falando sobre sobre a comunicação entre o departamento de um funcionário que deseja receber um salário maior e o departamento de RH. Os motivos do aumento salarial (alterações no volume de trabalho, qualificação dos funcionários, etc.) devem constar do memorando.
Uma amostra é apresentada abaixo.
Departamento de contabilidade recursos materiais
Diretor Geral da Empresa Privada “Agro Darina” Aninnikov G.L.
NOTA DE SERVIÇO
09.04.2013 № 45
São Petersburgo
Sobre o aumento dos salários Furmanets G.V.
Galina Viktorovna Furmanets trabalha na empresa privada “Agro Darina” desde 4 de março de 2011 como especialista líder no departamento de contabilidade de bens materiais. Ela é uma mestra qualificada em seu ofício, mostrando alta produtividade, pontual, prestativa e diligente. Durante seu trabalho ela não recebeu nenhuma sanção disciplinar. Em conexão com o acima exposto, peço-lhe que aumente remunerações Furmanets para Galina Viktorovna de 23.000 rublos para 25.000 rublos.
Chefe do departamento de contabilidade de bens materiais_signature_Galkin S. A.
Um aumento não significa apenas um aumento salarial; também pode significar uma transição para uma posição superior. O memorando de promoção também é redigido pelo chefe do departamento.
Esse nota importante: o mesmo memorando ao diretor, ou seja, um bilhete de um subordinado ao chefe é considerado um memorando.
- melhorar suas qualificações;
- recebendo ensino superior(primeiro/segundo);
- tempo de serviço e experiência profissional;
- por serviços excepcionais.
Os motivos devem ser indicados diretamente no memorando. Por exemplo, o próximo.
Departamento de Logística
Diretor Geral do PP Netflix Lyashenko S. Yu.
NOTA DE SERVIÇO
19.02.2001 № 15
Sobre a promoção de Yu. O. Belousova.
Yulia Olegovna Belousova trabalha na Netflix desde 7 de janeiro de 1999 como administradora do departamento de logística. Ela é uma especialista qualificada em sua área. O funcionário é eficiente e responsável, caracterizado por alta eficiência e resistência em situações estressantes. Em 15 de fevereiro de 2001, concluiu o mestrado em “Contabilidade e Auditoria”. Em conexão com o acima exposto, recomendo Yulia Olegovna Belousova para promoção ao cargo de administradora sênior.
Chefe do departamento de logística_signature_Elchaninov P.L.
Para compra
Comprar significa reparar ou substituir qualquer equipamento. Um memorando interno de aquisição é elaborado por um departamento que precisa atualizar sua base material e técnica.
O memorando, cujo exemplo é apresentado a seguir, foi elaborado para a compra de um computador.
Departamento de RH
Ao chefe do departamento de TI da Epam LLC, D. M. Penkov.
NOTA DE SERVIÇO
12.11.2009 № 4
Sobre reparo (substituição) de computador
Gostaria de informar que a partir de 6 de novembro de 2009, Tatyana Evgenievna Mashkina, funcionária do departamento de RH, administradora sênior, computador pessoal Existem falhas regulares.
Pelo motivo acima, peço que repare ou substitua este PC o mais rápido possível.
Chefe do Departamento de RH _assinatura_ Chistenko V.T.
Férias
O memorando aqui significa férias não no sentido de um merecido descanso, mas de chamar um funcionário de férias, escrito pelo chefe do departamento em que o funcionário correspondente está inscrito. Indica o motivo da revogação. O documento é submetido ao responsável da empresa/organização, que, por sua vez, deve redigir uma resposta - consentimento ou recusa.
Abaixo está um exemplo de tal memorando junto com a resposta.
eu não me importo
Departamento de RH para preparar os documentos necessários__Sergeev 21/03/2014
Diretor Geral da PE “Aukro” Sergeev V.P.
NOTA DE SERVIÇO
21.03.2014 № 1
Considerando a doença da contadora sênior do departamento de contabilidade e auditoria, Tatyana Viktorovna Morozova, proponho ligar para o contador Pavel Sergeevna Matveychuk das férias a partir de 22 de março de 2014.
Chefe do Departamento de Contabilidade e Auditoria _assinatura_ Marinina R. A.
Ressalta-se que além de redigir e receber a resolução do memorando, também é necessário obter o consentimento do próprio funcionário para o afastamento das férias. Isso também deve ser documentado oficialmente. Portanto, o memorando é apenas a primeira etapa deste processo.
Sobre bônus
Um memorando de bônus é escrito quando o chefe deseja recompensar um funcionário por um trabalho produtivo. Do ponto de vista do funcionário, o processo de bonificação é simples, mas para o chefe, principalmente se a organização não tem previsão de bonificação e prefere prescindir dela, torna-se muito mais trabalhoso. Mas uma das etapas desse processo, em qualquer caso, será a redação de um memorando.
Em primeiro lugar, é necessário estudar as especificações do empreendimento nesse sentido - cada empresa tem suas próprias condições de bônus. Estes podem ser casos específicos em que um funcionário não pode receber um bônus ( ação disciplinar, violações administrativas, etc.), fontes de bônus e similares. Após um estudo cuidadoso, você pode prosseguir diretamente para a escrita.
O memorando de bônus deve conter obrigatoriamente os motivos pelos quais o chefe do departamento acredita que o funcionário deve ser recompensado. Se a cláusula de bônus tiver cláusulas claras que indiquem que tipo de incentivo é devido e para quê, o processo fica muito simplificado. O patrão só pode avisar o diretor sobre a implementação de tais ou tais pontos. Então este é um aviso. Em outro caso, o chefe do departamento apenas se oferece para recompensar o funcionário e determina ele mesmo o valor do bônus - novamente, levando em consideração o sistema de incentivos materiais da organização.
É interessante que os memorandos sobre bônus sejam frequentemente classificados como relatórios - uma vez que são escritos em nome de uma posição superior. Um dilema semelhante surge com notas sobre recall de férias, promoção, etc.
Para baixa
Notas de serviço não são necessárias quando o imóvel estiver danificado ou a base material e técnica estiver desatualizada. Este tipo de documento está intimamente relacionado às notas de aquisição e tem especificações semelhantes: por exemplo, uma nota semelhante é escrita pelo chefe de um departamento com o problema acima para o departamento que trabalha com bens danificados (como no exemplo sobre um computador : o recurso foi para o departamento de informação).
Abaixo está um exemplo de tal memorando.
Departamento de informação e técnico
Ao chefe do departamento de controle e auditoria da Troyanda LLC, D. D. Sukhorukov.
NOTA DE SERVIÇO
22.01.2006 № 42
Sobre o descomissionamento de computadores
Gostaria de informar que atualmente o computador eletrónico propriedade do departamento de informática está desatualizado e não é capaz de realizar cálculos com capacidade suficiente para o pleno funcionamento deste departamento.
Em conexão com o motivo acima, peço que anulem o imóvel acima como obsoleto e nos avisem da necessidade de reposição da base material e técnica.
Chefe do departamento técnico e de informação _assinatura_ Chashchenko V.T.
Dividindo memorandos por tipo
Todos os exemplos acima podem ser divididos em dois tipos:
- memorando para o funcionário, diretor;
- memorando para qualquer departamento.
O dilema causado pelo primeiro ponto já foi mencionado neste artigo. Apesar de haver muitas informações sobre como escrever um memorando para o diretor, bem como exemplos e amostras de redação, em essência isso não é inteiramente verdade. Este princípio só pode funcionar em organizações corporativas onde todos os departamentos são iguais e não há chefe principal. Então, escrever notas entre departamentos torna-se automaticamente uma função oficial, não um relatório. Em todos os demais casos, é altamente recomendável que, ao redigir notas sobre a retirada de férias de um funcionário, sobre seus bônus, demissão, promoção, utilize o título do documento “Memorando”. Outros requisitos de redação permanecem os mesmos.
Todas as outras amostras são classificadas como memorandos internos para departamentos - sobre baixas, aquisições, etc. Eles dão uma ideia mais correta da essência dos memorandos internos: comunicação entre departamentos equivalentes que não requer intervenção gerencial.
Armazenar
As notas do Office relacionadas diretamente a funcionários individuais são armazenadas em seus arquivos pessoais. Todos os demais são enviados para os arquivos da empresa.
Podem ser necessários memorandos originais ao verificar uma organização por autoridades superiores: eles fornecem informações detalhadas sobre as atividades internas da empresa, a interação dos elementos estruturais.
Além disso, os memorandos, assim como os documentos oficiais, podem servir de prova ou refutação no processo de qualquer caso.
Assim como outros documentos comprobatórios, os memorandos podem ser considerados uma espécie de anexo à documentação externa da empresa.
O uso frequente de memorandos serve como critério de avaliação humor geral a empresa e seus funcionários para sociólogos, profissionais de marketing, psicólogos organização dos trabalhadores quadros.
O estilo meio profissional e meio livre de escrever memorandos reflete claramente as relações situacionais dentro da equipe de trabalho. A documentação é especialmente interessante não entre departamentos, mas entre funcionários específicos de departamentos - é menos comum e, portanto, mais visual.
O memorando, sendo uma das principais formas de comunicação e comunicação oficial, desempenha um papel importante no trabalho de qualquer organização. É necessário entender com mais detalhes o que é este documento, como deve ser um modelo de memorando e como escrevê-lo corretamente (usando um exemplo específico).
Para que fins é necessário este tipo de documento?
Um memorando é um tipo de memorando. Trata-se de um documento de tipo informativo e de referência necessário à troca de informações e interação dentro da organização entre departamentos e unidades estruturais do mesmo nível de gestão (no nível horizontal). Ou seja, se você entrar em contato com um gestor ou especialista de outro departamento, será elaborado um memorando, e se o recurso for para um gestor de nível superior, será utilizado um memorando. A única diferença entre eles é esta.
O documento é redigido por escrito ou formulário eletrônico caso a manifestação oral não seja suficiente para resolver alguma questão ou problema, o recurso deverá ser documentado.
Para especialistas e funcionários, memorandos escritos em tempo hábil podem ser benéficos, no sentido de que comprovarão os esforços de um especialista específico na resolução de um problema específico.
Um memorando interno é usado exclusivamente para comunicação dentro de uma organização empresarial e é necessário se a solução para um problema específico depender de um funcionário (chefe) de outro departamento.
Por exemplo, os seguintes documentos são preparados para:
- avisos ou anúncios de qualquer notícia;
- como nota de capa para a mensagem principal;
- solicitação de informações;
- emitindo instruções vários tipos e muito mais.
O texto é apresentado de forma suficientemente concisa e compreensível várias informações, solicitações, aplicações, propostas.
Tradicionalmente, os documentos são redigidos por escrito em papel A4, porém, com o desenvolvimento da gestão eletrónica de documentos nas empresas, os memorandos oficiais são cada vez mais preenchidos eletronicamente no computador. Isto tem as suas vantagens, por exemplo, a capacidade de considerar uma questão específica prontamente e sem demora.
Atenção! O documento pode ser redigido em qualquer formato, uma vez que as leis da Rússia não prevêem quaisquer requisitos obrigatórios para a sua preparação ou execução.
Certas especificidades podem estar consagradas nas regras de gestão de escritório de uma determinada organização, mas em qualquer caso, tais papéis são elaborados aproximadamente do mesmo tipo.
Regras para escrever um memorando
As regras “não escritas” para a elaboração de um documento deste tipo recomendam a adesão ao seguinte plano.
- No topo da planilha, no “cabeçalho” do documento, deve-se indicar caso dativo destinatário a quem a nota foi enviada: posição; nome da organização; Nome completo
- Abaixo, no meio, está escrito o nome “Office Memo”, indicando seu número e data de compilação.
- A seguir, é escrito o próprio texto, uma mensagem informativa. O texto também pode começar com um título sobre o assunto da nota. O compilador descreve a situação de forma bastante sucinta, ao final dá uma solicitação e ações que precisam ser executadas.
- Abaixo está a posição do compilador, nome completo, assinatura com transcrição.
O documento é assinado pelo funcionário que o elaborou; caso o chefe do departamento deva assinar a nota, a assinatura do funcionário ficará no canto inferior esquerdo (no lugar do executor).
Em algumas situações, com a participação dos interessados, seus vistos são indicados na nota: sobrenome, nome e iniciais do patronímico, data e assinatura com transcrição.
Se falarmos sobre o memorando em formulário eletrônico, então ele é compilado quase da mesma forma. A única diferença é que nos documentos eletrônicos não há necessidade de preenchimento do “cabeçalho”, ou seja, indicar o destinatário. No gerenciamento eletrônico de documentos toda a organização está conectada em uma rede, bastando selecionar a pessoa desejada na linha “Assunto”. Também assinatura: não é necessário colocá-la, pois no sistema de fluxo de documentos a assinatura é inicialmente atribuída a uma pessoa específica.
Para documentos eletrônicosÉ útil criar uma pasta específica em seu disco rígido na qual todas as notas serão colocadas sob seus números de série.
Exemplo de preparação de documento
Para mostrar claramente como escrever memorandos corretamente, damos o exemplo a seguir.
Ao Diretor do OJSC "Drevo"
Filippova I.G.
chefe do departamento de produção
produtos de frutas e vegetais
Tretyakova S.B.
Memorando de serviço
22.07.2016 №33
Trabalhadores Zholin S.L. e Kotorsky E.R. por 2 (dois) meses cumprem conscientemente seus responsabilidades do trabalho e exceder a cota de trabalho. Com base nisso, peço que forneçam bônus aos funcionários do S.L. e Kotorsky E.R. com prêmio em dinheiro. Estou anexando informações detalhadas sobre a quantidade de trabalho realizado por esses funcionários.
Chefe do Departamento de Produção
produtos de frutas e vegetais
Tretyakov S.B.
Concluindo, cabe dizer que os documentos deste tipo são uma excelente forma de comunicação oficial, notificando seus colegas dentro da organização. Todo funcionário precisa lembrar que uma nota oportuna e documentada pode não só aumentar a eficiência do trabalho e estabelecê-lo aos olhos de seus superiores, mas também prevenir possíveis dificuldades e resolver quaisquer problemas e mal-entendidos.
Criando um memorando: vídeo
Um memorando oficial é um dos tipos de documentos mais populares no trabalho de escritório moderno. Desempenha a função de interação entre a direção da empresa, divisões estruturais e colaboradores da organização. Escrever um memorando exige o cumprimento de certas regras relativas ao seu conteúdo e design. Seguindo esses requisitos, você sempre poderá transmitir informações de forma eficaz aos colegas e subordinados.
Neste artigo você aprenderá:
Por que os memorandos são necessários?
O memorando pertence ao grupo de informações e documentação de referência. O principal objetivo deste grupo é a troca de informações entre os departamentos da empresa e seus colaboradores. A necessidade de criar tal carta oficial ocorre em vários casos:
quando for necessário notificar prontamente um determinado funcionário sobre um problema;
fazer sugestões para resolver este problema;
coordenar as ações planejadas;
Além disso, o objetivo dessa carta pode ser solicitar informações, emitir instruções ou notificar. É necessário quando um funcionário precisa explicar ou coordenar aspectos de questões comerciais com colegas ou com a gerência. Numa situação em que comunicação oral não basta, e a mensagem deve ser documentada, constituir um documento formal escrito.
Observe que este tipo a documentação não está incluída na Classificação Russa de Documentação de Gestão (OKUD). A informação nele incluída não pode conter instruções ou ordens. A legislação atual não prevê requisitos específicos para tais documentos oficiais. O procedimento para seu cadastramento deve levar em consideração as especificidades da organização. Via de regra, está consagrado na regulamentação local da empresa que regulamenta os processos de escritório. Tal ato, por exemplo, poderia ser.
Qual a diferença entre notas oficiais, memorandos e explicativas?
|
|
O documento é elaborado de forma livre, obedecendo regras gerais preparação de documentação oficial. Uma diretriz sobre como redigir uma carta de emprego para qualquer funcionário pode ser um ato regulatório local, como instruções para trabalho de escritório. Entre os requisitos geralmente aceitos está o cumprimento da seguinte estrutura: Declaração das razões da sua composição, factos e acontecimentos que deram início à sua redação; Análise da situação problema (se houver) e proposta de saídas; Apresentar conclusões específicas, formular solicitações e propor ações específicas; Quanto ao estilo de apresentação das informações, recomenda-se utilizar, evitar verbosidade excessiva e não utilizar padrões de fala complexos. O cumprimento destas regras permite apresentar de forma breve e essencial a essência da situação. |
O texto não utiliza saudações ou votos finais. A carta termina com as palavras: “Considero... (necessário, apropriado, etc.)”, “Proponho...”, “Peço... (destacar, direcionar, etc. ou tirar as conclusões necessárias) ”
Como escrever uma carta de emprego?
Como qualquer outro documento oficial, o documento oficial é redigido em folha A4. Pode ser manuscrito ou impresso em computador. Em qualquer caso, a assinatura do autor deverá ser manuscrita.
| Contente | Nome do campo |
| Nome completo da pessoa e seu cargo, cargo unidade estrutural. (Se o documento oficial for dirigido a um funcionário, o apelido é colocado a seguir às iniciais. A posição do destinatário é indicada no caso dativo, o nome da unidade estrutural - no caso nominativo). |
Destino |
| Nome completo do compilador e seu cargo, nome da unidade estrutural. (Se um grupo de pessoas participou da redação, o compilador é um representante do grupo de iniciativa ou o chefe do departamento. A lista de funcionários pode ser fornecida no último parágrafo. A folha com a assinatura dos compiladores é desenhada como um apêndice). |
Compilado por |
| Relatório, oficial ou explicativo. | Nome do documento |
| Número de saída e designação de letra do tipo de documento | Número de registro |
| Data de assinatura em algarismos arábicos seguindo a sequência: dia, mês, ano. | Data |
| Começa com a preposição “O” ou “Sobre” e inclui um breve resumo. (O título não utiliza construções verbais; é melhor usar um substantivo verbal no caso preposicional). |
Título do texto |
| Divulgação da essência de uma questão problemática ou descrição de uma situação, conclusões e sugestões. (Você pode usar texto e apresentação tabular ou uma combinação deles). |
Texto |
| A nota sobre a presença do anexo mencionado no texto é elaborada da seguinte forma: Anexo: para 3 folhas. em 1 cópia. (Caso existam candidaturas não mencionadas no texto, deverá indicar o seu nome, número de folhas e número de exemplares). |
Lista de aplicativos |
| Posição do compilador, assinatura manuscrita pessoal e sua decodificação: sobrenome, nome, patronímico. | Assinatura do compilador |
Elaboração de um memorando de acordo com GOST: amostra com explicações
Atualmente, a legislação russa não contém um único ato jurídico que regule os requisitos para o conteúdo de uma carta oficial e sua execução. Anteriormente, um escriturário podia distinguir entre cartas oficiais, guiado pelas definições do Breve Dicionário de Tipos e Variedades de Documentos (desenvolvido pelo Arquivo Principal do Instituto de Pesquisa Científica de Gestão de Documentos e Assuntos de Arquivo de toda a União):
Oficial - informa sobre a execução de determinado trabalho, enviado de um funcionário para outro;
Relatório - dirigido à alta administração, expõe o assunto com as conclusões e propostas do compilador;
No atual Classificador totalmente russo documentação de gestão OK 011-93, aprovada pelo Decreto do Padrão Estadual da Rússia datado de 30 de dezembro de 1993 N 299 (OKUD), o memorando está faltando como espécie independente. Há apenas uma menção ao relatório. Ao mesmo tempo, ela é mencionada em conexão com uma violação disciplina de trabalho e possui formulário próprio código unificado N 0286041. Ressalta-se que o relatório é elaborado para informar o chefe da organização pelo chefe da unidade sobre situação específica para incentivar decisões de gestão.
No entanto, escrever cartas oficiais é amplamente utilizado na prática de escritório. Para garantir a uniformidade na preparação da documentação oficial, recomenda-se seguir os requisitos de “Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa.
Este GOST obriga o escriturário a utilizar o formulário de ofício oficial para sua correta execução e estabelece requisitos para tais formulários:
formato de formulário padrão - A4 (210 x 297 mm) e A5 (148 x 210 mm);
material - papel branco ou papel de cor clara;
margens: direita - pelo menos 10 mm, esquerda, superior, inferior - pelo menos 20 mm.
Ao redigir uma carta oficial em um computador, recomenda-se a utilização da fonte Times New Roman, com tamanho de ponto de 12 a 14 pontos e espaçamento entre linhas de 1 a 1,5 pontos. O texto do serviço deverá ser impresso em sua forma original: sem manchas ou correções. Ao formatar texto em várias páginas, cada uma delas deve ser numerada, a partir da segunda página. Para numeração, são usados algarismos arábicos sem a palavra página e sinais de pontuação. O número é colocado no lado direito do campo superior.
Detalhes obrigatórios para projeto correto memorando (ver exemplo):
- nome da unidade estrutural; - 1
- nome do tipo de documento; - 2
- data de criação; - 3
- número de identificação de registro; - 4
- título do texto; - 5
- texto; - 6
- detalhes do destinatário; - 7
- assinatura manuscrita do compilador (indicando a posição); - 8
- aprovação de visto; - 9
- resolução. - 10
Exemplo de um memorando
Como escrever um memorando em formato eletrônico?
Como registrar cartas oficiais de trabalho?
Uma das principais funções do trabalho de escritório é garantir a busca rápida na base de documentos da organização. Esta função está associada à transferência de documentação do originador para o executor. Para facilitar a busca entre uma grande variedade de documentos oficiais, geralmente são utilizados formulários de registro.
Um memorando é um portador de informações organizacionais valiosas. A questão nele exposta exige a adoção de determinada decisão administrativa por parte da administração da empresa. A decisão pode ser formalizada na forma de deliberação do gestor ou de seu representante autorizado. Consequentemente, os documentos de serviço precisam ser registrados juntamente com outros documentos internos.
Documentação, seguindo o procedimento adotado na organização. As regras para a elaboração de uma carta de trabalho contêm uma amostra do número de identificação atribuído. Via de regra, para atribuí-la, utiliza-se a ordem cronológica da documentação, a letra de designação do tipo e a unidade estrutural. Assim, por exemplo, um documento interno pode receber o número 0204-SZ-OP. Isso sugere que seu número de série no diário é 204, trata-se de um documento de serviço emitido no departamento comercial da empresa.
O número de registro pode ser atribuído tanto no local de preparo quanto no local de recebimento. Isto deve ser determinado pelas instruções atuais de gerenciamento de escritório.
Revisão de um memorando externo: aprovação e resolução
O prazo mínimo para consideração de memorandos internos é determinado pelo regulamento interno da organização. Os interessados estudam o documento e depois colocam nele os vistos de aprovação. Depois de tomar uma decisão de gestão sobre o assunto nela abordado, o responsável da empresa toma a sua resolução final sobre o assunto. Esta é a fase final do procedimento de revisão.
O procedimento de análise da correspondência oficial externa é um pouco diferente. Ao contrário da documentação interna, este tipo de documentação é redigida em papel timbrado e assinada diretamente pelo responsável da empresa. O nome completo da organização beneficiária é usado de acordo com o estatuto.
Este documento também é submetido à apreciação de todos os interessados que nele afixem vistos (ou em folha de requerimento separada). O visto, via de regra, consiste na assinatura e no nome do cargo do oficial de vistos, na transcrição (sobrenome e iniciais) e na data da assinatura. Se a carta oficial de contratação original for planejada para ser depositada na organização beneficiária, o visto deverá ser afixado na parte inferior do verso de sua última página. Se o original for devolvido ao autor, a marca de aprovação deverá estar localizada na parte inferior da frente da cópia. A critério da empresa (caso seja fixado em local regulamentos) o avistamento pode ser feito folha por folha, ou seja, marcas são colocadas em cada folha, incluindo anexos.
Caso o destinatário tenha comentários que queira expressar ao compilador da carta de notificação, isso pode ser feito em folha separada, que é assinada e posteriormente anexada ao documento principal.
A etapa final de consideração, como no caso de um serviço interno, é a tomada de decisão administrativa pelo gestor após tomada de uma ou outra. A resolução pode ser redigida diretamente no original ou lavrada em folha separada. Contém informações sobre os executores (sobrenomes, iniciais e cargos), o conteúdo da ordem (se houver), os prazos de execução, a assinatura do gestor e a data da deliberação.
Documentos anexados:
Teste “Tudo sobre memorandos”.
1. A elaboração do memorando regula-se:
- GOST
- Regulamentações locais
2. Qual é o nome de um memorando para um funcionário superior?
- Relatório
- Explicativo
- Explicativo
3. O conteúdo do memorando não inclui:
- Pedidos e sugestões
- Encomendas e Encomendas
- As conclusões do compilador sobre a situação problemática
4. A decisão do gestor sobre a questão constante do manual de serviço denomina-se:
- Resolução
- Ordem
5. Que ordem de entradas é usada no livro de registro?
- Cronológico
- Alfabético
- Arbitrário
Um memorando interno é um documento interno por meio do qual a comunicação entre os funcionários ocorre por escrito oficial. Seu conteúdo se resume a instruções, realização de algumas tarefas, etc., ou seja, questões de trabalho. Apesar de escrever um memorando não ser uma tarefa difícil e não ser regulamentado por regras muito rígidas, você precisa conhecê-las. Neste artigo consideraremos o procedimento para compilar esta documentação, tipos, etc.
Característica
A natureza do memorando é informativa e de referência, o que significa que contém determinadas notificações, mensagens, instruções, etc. As questões nele levantadas referem-se ao funcionário específico a quem é enviado. Em outras palavras, um memorando é um kit de ferramentas de comunicação dentro de uma empresa.
Nota: a obrigatoriedade do memorando não foi estabelecida. Este é um documento adicional, embora com base nele possam ser elaboradas ordens e instruções.
Prática
O memorando é considerado um documento de uso frequente, mas ao mesmo tempo não está incluído na lista de papéis de gestão oficialmente classificados. Amplamente utilizado, torna-se uma comunicação em nível horizontal: ou seja, é compilado por um funcionário de um departamento para transmitir uma solicitação ou proposta a um funcionário de outro.
Importante: os status dos objetos de controle entre os quais a comunicação é feita por meio de nota de serviço devem ser equivalentes. Caso contrário, o documento não será considerado um memorando oficial, mas um relatório. 
Finalidades de uso
Um memorando de trabalho pode ser usado em vários casos.
Aqui estão alguns exemplos:
- para bônus de funcionários;
- enviar um funcionário em viagem de negócios;
- mensagem ao departamento de logística sobre mau funcionamento do equipamento;
- notificação ao chefe de segurança do chefe de qualquer outro departamento sobre a necessidade de permitir a entrada de pessoas não autorizadas (não funcionários) no prédio da empresa, indicando os motivos;
- pedido em forma de memorando enviado ao departamento de contabilidade para alocação de recursos materiais para determinadas necessidades, etc.
Casos individuais de elaboração de memorandos
Embora o memorando seja considerado papel interno, uma de suas variedades é o documento enviado à comissão de certificação. Porém, o uso de notas apenas para comunicação de trabalho ainda é mais comum. 
Como escrever um memorando?
As regras básicas para escrever um memorando são iguais a qualquer outra. Incluem escrita em folha A4, instruções de quem e para quem é enviado, certificação com data e assinatura. Mas como escrever um memorando que atenda a todos os requisitos?
- no centro (também é permitida a localização no lado esquerdo da folha) deve-se escrever o nome correspondente do documento;
- Existem duas opções para escrever a data - ambas completamente em algarismos arábicos e indicando o mês por extenso;
- no título você pode adicionar ao título principal breve descrição conteúdo do documento;
- as informações sobre o remetente e o destinatário devem ser completas: nome, sobrenome e patronímico, nome completo do cargo e departamento (divisão) ao qual esse cargo está vinculado.
A resposta à questão de como escrever um memorando inclui não apenas os detalhes e atributos deste documento, mas também qual deve ser o seu conteúdo.
O artigo em questão não exige uma apresentação da essência do problema em linguagem muito seca e oficial - é permitida, porém, uma narrativa livre que reflita especificamente o motivo da redação.
O conteúdo geralmente é dividido em duas partes. O primeiro deles é chamado de preâmbulo. Ele fala brevemente sobre o que levou o redator a escrever o memorando e enviá-lo a um funcionário específico. 
A segunda parte é considerada a parte principal e também é maior que o preâmbulo. Este texto inclui uma declaração da própria solicitação ou proposta. Você pode adicionar uma análise da situação, conclusões e resultados.
Forma
Algumas empresas, quando questionadas sobre como redigir um memorando, simplesmente fornecem aos seus funcionários um formulário especial. Mas, deve-se notar, esta não é uma unificação obrigatória - o GOST fornece apenas disposições consultivas (em relação a fontes, tamanho e espaçamento) sem uma amostra aprovada. Porém, se isso existe em uma determinada empresa, é melhor segui-lo.
Escritório e memorandos
Um pouco mais acima na nota foi afirmado como os memorandos oficiais e os memorandos diferem. Mas muitas pessoas ainda tendem a confundi-los.
Os erros mais comuns são:
- um memorando sobre um funcionário, do funcionário para o chefe (na verdade, um memorando);
- nos aumentos salariais;
- sobre promoção.
Os dois últimos implicam circulação não a nível horizontal, mas vertical, o que nega a definição de memorando.
Importante: a divisão dos memorandos em relatórios e notas explicativas é a priori incorreta.
Cadastro
Todas as notas oficiais são registradas no cartório. Dependendo de como está organizado o fluxo documental em cada empresa específica, isso pode ser feito tanto por quem compilou o papel quanto por quem o recebeu. Em qualquer caso, isto se resume ao facto de ao memorando ser atribuído um número único, que deverá ser indicado no seu texto. 
Exemplo de memorando
"Departamento de Vendas, Diretor de Divisão tecnologia da Informação V. A. Kutsaku
Memorando de serviço
№ 19-43/102
De 13 de abril de 2015
Sobre testar o status do PC quanto ao seu desempenho
A partir de 10/04/2015, o computador pessoal do funcionário do departamento de vendas Maksimenko R.D. tem apresentado avarias regulares, nomeadamente: reinicialização sem emitir este comando do PC, problemas ao ligar/desligar, bem como oscilações do ecrã. Pelo exposto, peço aos especialistas do seu departamento que realizem os diagnósticos necessários para detectar as causas dos problemas, bem como eliminá-los com sucesso. Proponho documentar os resultados dos testes por escrito, com um resumo das ações futuras: reparar ou substituir a máquina.
Vamos supor que o PC não possa ser reparado. Neste caso, emitimos um memorando de baixa do equipamento.
Exemplo de nota para descomissionamento de equipamentos
"Departamento de Vendas, Diretor do Departamento Técnico e de Materiais M. A. Oleynik
Memorando de serviço
№ 21-45/104
De 16 de abril de 2015
Sobre cancelar um PC inoperante
A partir de 10 de abril de 2015, ocorreram problemas regulares de funcionamento no computador pessoal do funcionário do departamento de vendas R.D. Como resultado, diagnósticos realizados por especialistas do departamento de informática mostraram o seguinte: o PC não deve mais ser utilizado. A este respeito, peço que anulem o equipamento acima por inoperabilidade.
Chefe do Departamento L. A. Kudryavtsev"
Além disso, você precisará de outra nota - para substituir equipamentos desativados. 
Nota sobre substituição de equipamentos
"Departamento de Vendas, Diretor do Departamento Técnico e de Materiais M. A. Oleynik
Memorando de serviço
№ 22-46/104
De 17 de abril de 2015
Sobre a substituição de um PC quebrado
O computador pessoal do especialista do departamento, R.D. Maksimenko, foi baixado e precisa ser substituído devido à sua inoperabilidade (conforme documento nº 20-44/103 de 15 de abril de 2015). Forneça novos equipamentos que correspondam aos parâmetros do equipamento desativado. Por favor, avise-me da conclusão por escrito. Em anexo à nota está um relatório do departamento de tecnologia da informação sobre os diagnósticos realizados e seus resultados.
Chefe do Departamento L. A. Kudryavtsev"
Para concluir
Normalmente escrever um memorando não causa problemas. Este documento interno é um meio de comunicação bastante comum entre os diferentes níveis de gestão. Obstáculos condicionais só podem ser causados pela “confusão” entre memorandos e memorandos oficiais (o artigo indica como eles diferem).
Em algumas empresas, a elaboração dos memorandos oficiais ocorre exclusivamente de acordo com o modelo inserido e aprovado (neste caso é melhor estocar formulários especiais para eles), em outras é mais do que gratuito.
Ao redigir este documento, você deve se guiar pelas mesmas regras dos demais papéis - fonte e espaçamento conforme GOST, data e assinatura para validade da nota. 
Em geral, um memorando é um kit de ferramentas muito conveniente, que não é difícil de dominar, mesmo quando uso correto que demonstra o trabalho coordenado e preciso de uma equipe de organizações. Ajuda a manter uma ligação coesa entre os departamentos e também fortalece a estrutura que constituem.
Todas as organizações usam muita documentação para seu trabalho. Uma nota oficial é considerada um importante pedaço de papel. Serve como forma de interação entre trabalhadores e gestão. Um exemplo de como escrever um memorando o ajudará a aprender como redigi-lo corretamente. Isso será discutido no artigo.
Por que esse documento é necessário?
Um memorando é uma forma de fluxo de documentos em uma empresa que permite resolver problemas de produção de maneira eficaz e rápida. O objetivo deste artigo é notificar um gestor sobre um problema, bem como propostas para resolvê-lo ou coordenar ações existentes.
O documento é considerado prova de que o especialista abordou o problema surgido. Se um funcionário não conseguir resolvê-lo sozinho e fornecê-lo a outros funcionários na forma de uma nota, ele será exonerado da responsabilidade pela resolução intempestiva ou inadequada do problema. Não existe um formulário especial para redigir um memorando. servirá de exemplo. Pode ser manuscrito ou eletrônico, mas o gestor ainda deve revisá-lo.
Finalidades e tipos de documento
Destinado à notificação oficial sobre dificuldades ou fazendo sugestões de trabalho. O papel é considerado uma confirmação de que o funcionário não só faz o seu trabalho, mas também percebe problemas, que destaca na documentação.
As notas de serviço são divididas em:
- Aqueles que incluem fatores de um evento ou fenômeno negativo ocorrido. Estes incluem notas explicativas, relatórios, atos de violação e reclamações.
- Aqueles que servem de explicação dos principais documentos. Incluem notas sobre baixa ou compra de materiais, alocação de recursos, promoções e bônus.
Este documento é elaborado entre os subordinados e o empregador. O modelo de memorando para compra de equipamentos ou bens necessários é o mesmo dos demais casos. É necessário apenas esclarecer completamente a questão preocupante em relação a um problema específico.
Informação
O conteúdo deste documento abrange questões de produção, materiais e econômicas. Pode informar sobre bônus, promoções ou rebaixamentos. Acontece que um funcionário pode escrever uma solicitação de fundos para uso na produção. O conteúdo pode indicar uma reclamação contra determinado funcionário ou gestor.
Se a questão disser respeito à adjudicação de pessoal, o empregador elabora uma nota sob a forma de petição dirigida ao seu patrão. Ali são destacados os méritos de um determinado funcionário e são feitas propostas sobre métodos de bônus. A carta de produção interna é redigida à mão ou impressa. Um modelo de memorando para um prêmio permitirá que você elabore corretamente a documentação.
Razões
Cada funcionário pode precisar de um exemplo de como escrever um memorando. Geralmente tem 2 partes. Na primeira, a administração é notificada sobre um fato ou acontecimento e, na segunda, são indicadas solicitações e sugestões. Uma candidatura deve ser apresentada se:
- Existem violações que levaram a algumas ações inesperadas.
- É necessária a intervenção do gestor, por exemplo, faltam recursos materiais e técnicos para concluir o projeto.
- O não comparecimento do funcionário ao trabalho ou sua chegada sob efeito de drogas (tóxicas, álcool).
- Existe uma proposta de recompensar os funcionários pelo seu desempenho.
- A necessidade de enviar uma pessoa em viagem de negócios.
- Ligar para um funcionário de férias ou folga.
- Qualquer situação em que seja necessária intervenção gerencial.
O modelo de memorando para um funcionário é o mesmo dos outros casos. É importante anotar todas as nuances relativas ao caso.
Exemplo
É importante que todos os funcionários saibam como escrever um memorando. Uma amostra deste artigo inclui nuances que devem estar presentes. Os requisitos obrigatórios de redação incluem:
- É importante designar o destinatário. No canto superior direito da folha, escreva o nome completo e o cargo da pessoa para quem o recurso está sendo feito.
- Abaixo está o nome e número do documento.
- Então você precisa indicar o problema ou situação que precisa ser tratada.
- Em seguida, são indicadas propostas para a resolução do problema ou indicadas ações que o autor espera.
- Ao final você deverá indicar seu sobrenome, iniciais e cargo.
Um exemplo de como escrever um memorando é apresentado no artigo. Ele pode ser usado para qualquer necessidade de compilação deste artigo.
Nuances
Para qualquer problema, será mais fácil redigir um documento se você souber escrever um memorando. O modelo deste documento é aproximado dependendo da situação, alguns pontos podem ser complementados. Também é importante conhecer as nuances da escrita:
- Um memorando é elaborado em folha A4.
- Para caligrafia, use caneta azul.
- Se for selecionada a versão eletrônica, a fonte escolhida é aquela utilizada para compilar a documentação do empreendimento.
- O recuo esquerdo é de 2,5 - 3,5 cm, o da direita é de 1,25 - 2,5 cm.
- Os recuos superior e inferior têm pelo menos 2 cm.
Qualquer que seja a forma de escrita escolhida, o exemplo de redação de um memorando é o mesmo. Eles também são considerados de acordo com regras gerais.
Documento eletrônico
Se a instituição puder trocar informações usando meios eletrônicos, incluindo e-mail, será mais fácil enviar uma nota. As vantagens desse fluxo de documentos incluem a rapidez na revisão do memorando.
O modelo de memorando em formato eletrônico é igual ao manuscrito. Não há grande diferença. A parte principal também indica o problema principal ou situação atual. A diferença é que não é necessário designar o destinatário. A pessoa para quem o recurso é enviado é inserida na linha “Endereço”. Se levarmos em conta a troca de documentos, então na linha “Assunto” é necessário indicar a quem se destina a mensagem.
O design do email geralmente inclui uma assinatura que será inserida no texto automaticamente. Isso economiza tempo, inclusive na escrita. Caso não seja possível identificar o remetente nos correios, o nome e o cargo são indicados ao final.
Ao enviar uma mensagem por e-mail, é importante indicar uma notificação de confirmação de leitura. A notificação servirá como confirmação de que o memorando foi enviado em horário específico.
Em que você deve prestar atenção?
Existem vários aspectos importantes a serem considerados ao escrever notas:
- A petição é escrita ao chefe de uma organização específica. Devem ser indicados o nome do produto, quantidade e finalidade.
- É elaborada uma nota para um determinado funcionário ou grupo de pessoas indicando o superior hierárquico a quem o autor se reporta e a pessoa para quem o documento é lavrado.
- Caso seja necessária a substituição de equipamento antigo, deverão ser indicadas as razões pelas quais o pedido deve ser deferido.
- A carta de bônus é emitida descrevendo as realizações do funcionário.
- Se desejar ser promovido, deverá fornecer informações completas sobre o que está relacionado com esta solicitação. Esse documento é elaborado pelo chefe do departamento.
- Ao reclamar de pagamento insuficiente, é necessário indicar o valor, os motivos e os possíveis culpados.
- Caso a nota seja lavrada por falha do equipamento, é importante indicar o motivo disso.
- É apresentada reclamação sobre preparação intempestiva de documentação indicando o prazo em que o trabalho deveria ter sido recebido e seu nome.
Ao observar estes regras simples, você poderá redigir um memorando competente. Esta é a forma seguida na maioria das organizações.
Consideração
Após a redação do documento, ele é registrado pelo responsável. Em seguida, ele é enviado para revisão e enviado ao destinatário. Este último deve colocar uma resolução, por exemplo, “Concluído” ou “Rejeitado”. Não existem requisitos legais claros para a redação de memorandos, mas ainda é necessário incluir todos os pontos.
Para uma pequena empresa, este documento pode ser considerado uma formalidade desnecessária que consome energia e tempo. Mas em grande organização onde trabalham muitos funcionários, tem departamentos, um bilhete pode ser um auxiliar. Servirá como um lembrete por escrito das interações entre os departamentos.
A negligência na elaboração da nota pode levar à perda de tempo, pois você terá que apurar as circunstâncias e procurar os responsáveis pelos problemas surgidos. Portanto, é importante que cada empresa adote uma abordagem responsável na redação de documentos. Isso permitirá que você organize seu trabalho corretamente e não perca tempo resolvendo vários problemas.
Carregando...
