1. Que mudanças ocorreram no procedimento de realização de transações em dinheiro de organizações e empreendedores individuais.

2. Em que difere o novo procedimento para a realização de transações em dinheiro daquele que se tornou inválido?

3. Que responsabilidade está prevista na legislação da Federação Russa por violação do procedimento para a realização de transações em dinheiro.

4. Quais atos legislativos e regulamentares regulam o procedimento de realização de transações em dinheiro.

Desde 1º de junho de 2014, não só o , mas também o procedimento para a realização de transações em dinheiro. O novo procedimento para a realização de transações em dinheiro foi aprovado pela Diretiva nº 3210-U do Banco da Rússia, datada de 11 de março de 2014, “Sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro por pessoas jurídicas e o procedimento simplificado para a realização de transações em dinheiro por empreendedores individuais e pequenas empresas. ” Ao mesmo tempo, o “Regulamento sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro com notas e moedas do Banco da Rússia no território da Federação Russa” (aprovado pelo Banco da Rússia em 12 de outubro de 2011, nº 373-P) em vigor até 1º de junho de 2014 tornou-se inválido. Neste artigo consideraremos detalhadamente todas as mudanças significativas no procedimento de realização de transações em dinheiro por organizações e empreendedores individuais.

! Observação: Para pequenas empresas e empreendedores individuais, o novo procedimento para a realização de transações em dinheiro trouxe mudanças fundamentais.

Comparação dos procedimentos “antigos” e “novos” para a realização de transações em dinheiro

A fim de avaliar claramente as mudanças feitas no procedimento para a realização de transações em dinheiro a partir de 1º de junho de 2014, comparemos os requisitos da atual Diretiva nº 3210-U do Banco da Rússia, datada de 11 de março de 2014, e o Regulamento expirado do Banco da Rússia nº 373-P de 12 de outubro de 2011.

Requisitos	Diretiva do Banco da Rússia datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U válido a partir de 01/06/2014	Regulamento do Banco da Rússia datado de 12 de outubro de 2011 nº 373-P não muito valido
1. Quem está obrigado a fixar um limite de saldo de caixa na caixa registadora?	Realizar operações de aceitação de numerário, incluindo o seu recálculo, emissão de numerárioentidade Um documento administrativo estabelece o valor máximo permitido de dinheiro que pode ser armazenado no local para transações em dinheiro determinado pelo titular da pessoa jurídica, após a exibição no livro caixa do valor do saldo em dinheiro no final do dia útil (doravante denominado como limite de saldo de caixa). Os empreendedores individuais e as pequenas empresas não podem estabelecer um limite de saldo de caixa. (cláusula 2ª da Portaria nº 3.210-U)	Para realizar transações em dinheirouma pessoa jurídica ou empresário individual estabelece a quantidade máxima permitida de dinheiro , que pode ser armazenado em local para realização de transações em dinheiro, determinado pelo titular da pessoa jurídica, empresário pessoa física, após exibição no livro caixa do valor do saldo em caixa no final do dia útil (doravante denominado caixa limite de saldo).(Cláusula 1.2 do Regulamento nº 373-P)
2. Procedimento para cálculo do limite de saldo de caixa no caixa	(uma pessoa jurídica recém-criada - o volume esperado de recebimentos de caixa por mercadorias vendidas, trabalhos executados, serviços prestados).ouPara determinar o limite do saldo de caixa, uma pessoa jurídica leva em consideraçãovolume de desembolso de caixa (pessoa jurídica recém-criada - volume esperado de desembolso de caixa), excluindo valores em dinheiro destinados ao pagamento de salários, bolsas de estudo e outros pagamentos a funcionários.(Anexo à Portaria nº 3.210-U “Determinação do limite do saldo de caixa”)	Para determinar o limite do saldo de caixa, uma pessoa jurídica ou empresário individual leva em consideraçãovolume de recebimentos de caixa por mercadorias vendidas, trabalhos executados, serviços prestados (pessoa jurídica recém-criada, empresário individual - volume esperado de recebimentos de mercadorias vendidas, trabalhos executados, serviços prestados).Na ausência de renda dinheiro pelas mercadorias vendidas, trabalho executado, serviços prestados, pessoa jurídica, empresário individual são levados em consideraçãovolume de desembolso de caixa (pessoa jurídica recém-criada, empresário individual - volume esperado de desembolsos de caixa), com exceção dos valores em dinheiro destinados ao pagamento de salários, bolsas de estudo e outros pagamentos a funcionários. (Apêndice “Determinação do limite de saldo de caixa”)
3. O procedimento para depositar dinheiro em uma unidade separada	Um representante autorizado de uma subdivisão separada pode, na forma estabelecida por uma pessoa jurídica, entregar dinheiropara o caixa de uma pessoa jurídica ou para um banco, ou para uma organização incluída no sistema do Banco da Rússia , para creditar seus valores em conta bancária de pessoa jurídica.(cláusula 3ª da Portaria nº 3.210-U)	Um representante autorizado de uma subdivisão separada pode, na forma estabelecida por uma pessoa jurídica, depositar dinheiropara uma pessoa jurídica, ou para um banco, ou para uma organização incluída no sistema do Banco da Rússia , cujo alvará lhe confere o direito de realizar transporte de numerário, cobrança de numerário, bem como operações de numerário em termos de recebimento e processamento de numerário,ou para a organização do serviço postal federal para creditá-los, transferi-los ou transferi-los para conta bancária de pessoa jurídica.(Cláusula 1.5 do Regulamento nº 373-P)
4. O procedimento para transferir o livro caixa de uma divisão separada para uma pessoa jurídica	Divisões separadas fornecem à pessoa jurídica uma cópia da folha do livro caixana forma estabelecida pela pessoa jurídica, levando em consideração o prazo para elaboração das demonstrações contábeis (financeiras) pela pessoa jurídica. (cláusula 4.6 da Portaria nº 3.210-U)	Uma divisão separada, após exibir o valor do saldo de caixa no final do dia útil no livro caixa, transfere uma folha do livro caixa para este dia útilo mais tardar no próximo dia útil para uma pessoa jurídica. (Cláusula 5.6 do Regulamento nº 373-P)
5. O procedimento para transferência de dinheiro dos caixas para o caixa sênior	Se houver um caixa sênior, as transações de transferência de dinheiro entre o caixa sênior e os caixas durante o dia útil são refletidas pelo caixa sêniorno livro de contabilização de fundos aceitos e emitidos pelo caixa indicando os valores de dinheiro transferidos. Os lançamentos no livro de contabilidade dos fundos aceites e emitidos pelo caixa são efectuados no momento da transferência do dinheiro e são confirmados pelas assinaturas do caixa sénior, caixa.(cláusula 4.5 da Portaria nº 3.210-U)	O caixa sênior emite a quantia em dinheiro necessária ao pagamento de salários, bolsas e demais pagamentos conforme folha de pagamento (folha de pagamento) aos caixas emissores de dinheiro, mediante assinaturano livro de contabilização de fundos aceitos e emitidos pelo caixa ou de acordo com recebimentos de caixa pelo período estabelecido no extrato da folha de pagamento (folha de pagamento).(cláusula 4.6 do Regulamento nº 373-P)
6. Quem deve preparar documentos de caixa, livro caixa	Empreendedores individuais, liderando, de acordo com a legislação da Federação Russa sobre impostos e taxas, contabilizando receitas ou receitas e despesas e (ou) outros objetos de tributação ou indicadores físicos que caracterizam um determinado tipo de atividade empresarial,documentos em dinheiro não podem ser processados. (cláusula 4.1 da Portaria nº 3.210-U) Se os empresários individuais, de acordo com a legislação da Federação Russa sobre impostos e taxas, mantiverem registros de receitas ou receitas e despesas e (ou) outros objetos de tributação ou indicadores físicos que caracterizem um determinado tipo de atividade empresarial,Eles não podem manter um livro caixa. (cláusula 4.6 da Portaria nº 3.210-U)	As transações em dinheiro realizadas por pessoa jurídica ou empresário individual são formalizadas por meio de ordens de pagamento recebidas e enviadas (doravante denominados documentos de dinheiro).(Cláusula 1.8 do Regulamento nº 373-P) Para contabilizar o dinheiro recebido no caixa, com exceção do dinheiro aceito pelo agente pagador, agente pagador bancário (subagente) e emitido na caixa registradora,pessoa jurídica, empresário individual mantém um livro caixa. (Cláusula 5.1 do Regulamento nº 373-P)
7. Possibilidade de fazer correções em documentos	Em documentos em papel,com exceção de documentos de dinheiro,correções são permitidas , contendo a data da correção, sobrenomes e iniciais, bem como as assinaturas das pessoas que assinaram os documentos aos quais foram feitas as correções.(cláusula 4.7 da Portaria nº 3.210-U)	Fazendo correçõesnão permitido em documentos de dinheiro. (Cláusula 2.1 do Regulamento nº 373-P)
8. Possibilidade de emitir um pedido de recebimento de dinheiro para todos os cheques ou formulários de relatórios rigorosos do dia	Uma ordem de recebimento de dinheiro pode ser emitida após a conclusão de transações em dinheiro com base em uma fita de controle removida do equipamento de caixa registradora, formulários de relatório rigorosos equivalentes a um recibo de dinheiro , demais documentos previstos na Lei Federal nº 54-FZ de 22 de maio de 2003 “Sobre a utilização de equipamentos de caixa registradora na realização de pagamentos em dinheiro e (ou) pagamentos com cartões de pagamento”,pelo valor total em dinheiro aceito , com exceção dos valores em dinheiro aceitos no exercício da atividade de agente pagador, agente pagador bancário (subagente).(cláusula 5.2 da Portaria nº 3.210-U)	Esta possibilidade não foi diretamente estabelecida.
9. Registro de ordem de recebimento de dinheiro	Ao emitir dinheiro de acordo com uma ordem de pagamento, o caixa prepara a quantia de dinheiro a ser emitida e repassa a ordem de pagamento ao destinatário do dinheiro.para assinar. (cláusula 6.2 da Portaria nº 3.210-U)	Ao emitir dinheiro contra uma ordem de pagamento, o caixa prepara a quantia de dinheiro a ser emitida e passa a ordem de pagamento ao destinatário do dinheiro, queindica a quantidade de dinheiro recebido (rublos - por extenso, copeques - em números) e assina o pedido de recebimento de dinheiro. (cláusula 4.3 do Regulamento nº 373-P)
10. Preenchimento de requerimento para emissão de dinheiro mediante laudo	Para emitir dinheiro a um funcionário contra uma conta de despesas relacionadas às atividades de uma pessoa jurídica ou empresário individual, é elaborada uma ordem de pagamento de despesas de acordo com um documento escritodeclaração pessoa responsável, compilado em qualquer forma econtendo registro do valor do dinheiro e do período de emissão do dinheiro, a assinatura do gestor e a data. (cláusula 6.3 da Portaria nº 3.210-U)	Para a emissão de dinheiro para despesas relacionadas com as atividades de pessoa jurídica, empresário individual ou empregado, é lavrada ordem de caixa de despesas de acordo com requerimento escrito do responsável, lavrado sob qualquer forma econtendo a inscrição manuscrita do gestor sobre o valor do dinheiro e o período para o qual o dinheiro é emitido, a assinatura do gestor e a data. (cláusula 4.4 do Regulamento nº 373-P)

Principais mudanças no procedimento para transações em dinheiro a partir de 1º de junho de 2014

Vamos resumir a análise acima das alterações feitas pelo Banco da Rússia no procedimento para a realização de transações em dinheiro:

1. Os empreendedores individuais e os pequenos negócios estão isentos da obrigação de estabelecer e cumprir um limite de saldo de caixa (anteriormente, todas as pessoas jurídicas e empreendedores individuais tinham que aprovar um limite de saldo de caixa)

2. O limite do saldo de caixa pode ser calculado não apenas pelo valor dos recebimentos, mas também pelo valor do dinheiro emitido da caixa registradora (anteriormente, o método de determinação do limite do valor do dinheiro emitido só podia ser utilizado na ausência de recibos).

3. Uma divisão separada não tem o direito de transferir dinheiro para crédito na conta bancária de uma pessoa colectiva que utilize os serviços postais. Agora, a transferência de dinheiro de uma divisão separada é possível das seguintes maneiras: para o caixa de uma pessoa jurídica ou para um banco, ou para uma organização incluída no sistema do Banco da Rússia (anteriormente também era permitida a transferência por correio).

4. Uma pessoa colectiva tem o direito de definir de forma independente o prazo para a transferência das folhas do livro caixa para divisões separadas, tendo em conta os prazos para a elaboração das demonstrações financeiras (anteriormente este prazo era estabelecido pelo Banco da Rússia - o mais tardar no dia útil seguinte ao dia da compilação).

5. O facto da transferência de numerário deve ser registado apenas no livro de contabilização de fundos aceites e emitidos pelo caixa (anteriormente também era permitida a emissão de recibos de numerário).

6. Os empreendedores individuais que mantenham registros de receitas ou receitas e despesas e (ou) outros objetos de tributação ou indicadores físicos, ou seja, todos os empreendedores individuais, estão isentos da obrigação de emitir recibos de caixa e ordens de despesas, bem como manter livro caixa (anteriormente todas as pessoas jurídicas e empreendedores individuais tinham que manter livro caixa e emitir documentos caixa).

7. Esclarece-se que podem ser feitas alterações em todos os documentos que documentam as transações em dinheiro, com exceção das ordens de pagamento recebidas e enviadas (anteriormente não havia autorização direta, havia apenas a proibição de fazer correções nas ordens de pagamento). Assim, podem ser feitas correções no livro caixa, no livro de contabilização de recursos recebidos e emitidos pelo caixa, na folha de pagamento, na folha de pagamento, no relatório antecipado, mas não é possível corrigir recebimentos de caixa e ordens de débito.

8. Foi esclarecido o procedimento para a elaboração de uma ordem de recebimento de dinheiro para o valor dos recibos de dinheiro perfurados durante o dia e emitidos formulários de relatório rigorosos: uma ordem de recebimento de dinheiro pode ser emitida para o valor total (anteriormente esta possibilidade não era diretamente declarada ).

9. Na ordem de recebimento de dinheiro, o destinatário deve apenas colocar a sua assinatura; o valor não precisa ser escrito por extenso, podendo ser impresso.

10. No pedido de emissão de recursos para o relatório, o gestor deverá colocar apenas sua assinatura, Não é mais necessária uma nota manuscrita do gestor sobre o prazo e o valor dos fundos contábeis.

! Observação:as formas de documentos de dinheiro permaneceram as mesmas - instaladasResolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datada de 18 de agosto de 1998 nº 88 (conforme alterada em 3 de maio de 2000) “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária para registro de transações em dinheiro e registro de resultados de estoque”.

Responsabilidade pela violação do procedimento para realização de transações em dinheiro

O Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa prevê a responsabilidade por “violação do procedimento para trabalhar com dinheiro e do procedimento para realizar transações em dinheiro, expressa na implementação de liquidações em dinheiro com outras organizações que excedam os valores estabelecidos, não recebimento (recebimento incompleto) de dinheiro no caixa, descumprimento do procedimento de armazenamento de fundos disponíveis, bem como no acúmulo de dinheiro na caixa registradora acima dos limites estabelecidos" na forma de multa administrativa:

de 4.000 rublos a 5.000 rublos - para funcionários;

de 40.000 rublos a 50.000 rublos - para pessoas jurídicas.

(Artigo 15.1 Capítulo 15 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa)

Mas agora, tendo considerado todas as mudanças no procedimento de realização de transações em dinheiro, tenho certeza que você não será responsabilizado!

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Se você tiver algum comentário ou dúvida, escreva para nós e discutiremos!

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Atos legislativos e regulamentares

1. Diretiva do Banco da Rússia datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U “Sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro por pessoas jurídicas e o procedimento simplificado para a realização de transações em dinheiro por empreendedores individuais e pequenas empresas”

2. “Regulamentos sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro com notas e moedas do Banco da Rússia no território da Federação Russa” (aprovado pelo Banco da Rússia em 12 de outubro de 2011, nº 373-P)

Como se familiarizar com os textos oficiais dos documentos - veja a seção

As organizações (IEs) determinam de forma independente medidas para garantir a segurança do dinheiro durante transações, armazenamento e transporte em dinheiro, bem como o procedimento e os prazos para a realização de verificações internas de dinheiro (cláusula 7 da Diretiva nº 3210-U do Banco da Rússia, datada de 11 de março , 2014). O procedimento para a realização de transações em dinheiro em geral na Federação Russa é estabelecido pelo Banco Central da Rússia.

É importante que as organizações e empreendedores individuais sigam o procedimento para a realização de transações em dinheiro. Afinal, a violação desta ordem resultará em uma multa significativa (Parte 1 do Artigo 15.1 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa):

• para uma organização - de 40 mil rublos. até 50 mil rublos;
• para seus funcionários e empreendedores individuais - de 4 mil rublos. até 5 mil rublos

O procedimento para realização de transações em dinheiro em 2019: limite de dinheiro

A organização deve ter um limite de caixa.

Limite de caixa é a quantidade permitida de dinheiro que pode permanecer no caixa da organização ao final do dia útil. Exceder os valores limite deve ser depositado no banco.

A organização determina esse limite de forma independente com base na natureza de suas atividades, bem como levando em consideração o volume de recebimentos e desembolsos de caixa.

As fórmulas para cálculo do limite de caixa podem ser encontradas nas nossas.

É importante notar que as organizações relacionadas com as pequenas empresas (SMB), bem como os empresários individuais, têm o direito de não estabelecer um limite de caixa e armazenar tanto dinheiro na caixa registadora quanto necessário (cláusula 2 da Directiva).

Você pode verificar se sua empresa pertence ao SMP no site da Receita Federal.

Transações em dinheiro em 2019: limite de dinheiro para divisões separadas

Nas agências distintas (OPs) que depositam dinheiro no banco, também deve ser estabelecido um limite de dinheiro. Além disso, a organização-mãe, caso possua um PO, é obrigada a definir o seu próprio limite tendo em conta os limites desses PO (cláusula 2 da Diretiva).

O documento que estabelece o limite de caixa para um determinado OP deve ser transferido pela organização controladora para esta divisão.

Realização de transações em dinheiro em 2019: ultrapassando o limite de dinheiro

Valores acima do limite estabelecido deverão ser depositados no banco.

É verdade que a franquia é permitida nos dias de pagamento de salários/outros pagamentos, incluindo o dia do recebimento de dinheiro do banco para esses fins, bem como nos finais de semana/feriados não úteis (se a empresa realizar transações em dinheiro nesses dias). Nesse caso, a empresa e seus dirigentes não sofrerão nenhuma penalidade.

Transações em dinheiro: limite de pagamento em dinheiro

Além do limite de dinheiro, há também um limite para pagamentos em dinheiro entre organizações/empreendedores individuais. Este limite é de 100 mil rublos. no âmbito de um contrato (). Isto é, por exemplo, se uma organização comprar bens no valor de 150 mil rublos de outra entidade legal sob o mesmo contrato. e planeja fazer pagamentos parcelados, então o valor de todos os pagamentos em dinheiro não deve exceder um total de 100 mil rublos, o valor restante deve ser transferido ao vendedor por transferência bancária.

Organizações/empreendedores individuais podem trocar dinheiro com físicos (recebimento/emissão) sem quaisquer restrições (cláusula 6 da Diretiva nº 3.073-U do Banco da Rússia, de 7 de outubro de 2013).

Regras de dinheiro

É claro que documentar cada transação em dinheiro também é de considerável importância. Afinal, uma transação não registrada pode fazer com que o dinheiro “no papel” não coincida com o seu valor real. E isso, novamente, acarreta uma multa.

Regras para a realização de transações em dinheiro: quem realiza transações em dinheiro

As transações em dinheiro devem ser realizadas por um caixa ou outro funcionário nomeado pelo chefe da organização/empresário individual.

O caixa deve estar familiarizado com as suas funções mediante assinatura (cláusula 4 da Diretiva).

Se uma organização/empresário individual tiver vários caixas, a um deles deverá ser atribuída a função de caixa sénior.

A propósito, o próprio gestor/empreendedor individual pode assumir a gestão das transações em dinheiro.

Documentação de transações em dinheiro

Os documentos de caixa (PKO, RKO) são elaborados pelo contador-chefe ou outra pessoa cujas responsabilidades, por ordem do gestor/empresário individual, incluam a execução desses documentos. Além disso, os documentos de caixa podem ser lavrados por funcionário da empresa ou pessoa física com quem tenham celebrado contratos de prestação de serviços de contabilidade (cláusula 4.3 das Instruções).

Os empresários individuais, independentemente do regime de tributação aplicado, não podem emitir documentos de caixa, mas desde que mantenham registos de receitas e despesas/indicadores físicos (cláusula 4.1 da Directiva, cláusula 2 da Carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada 09/07/2014 N ED-4-2 /13338).

Transações em dinheiro: quem assina documentos

Paralelamente, ao registar documentos de caixa em papel, o caixa recebe um selo ou carimbo (por exemplo, um selo com o nome da empresa, o seu número de identificação fiscal e a palavra “Recebido”). Ao colocar um selo/carimbo nos documentos de dinheiro, o caixa confirma a transação em dinheiro.

Se o próprio gerente estiver envolvido na condução de transações em dinheiro e na preparação de documentos em dinheiro, então, portanto, somente ele deverá assinar os documentos em dinheiro.

Aceitação de dinheiro

Como observamos acima, o dinheiro é aceito no caixa de acordo com o PKO.

Após o recebimento de uma ordem de recebimento de dinheiro, os cheques bancários (cláusula 5.1 das Instruções):

• presença da assinatura do contador-chefe ou contador (se ausente, assinatura do gestor) e verifica esta assinatura com a amostra disponível;
• conformidade do valor em dinheiro indicado em algarismos com o valor indicado por extenso;
• disponibilidade de documentos comprovativos nomeados no PKO.

O caixa aceita dinheiro por folha, peça por peça. Neste caso, quem deposita dinheiro na caixa registradora deve ter a oportunidade de observar as ações do caixa.

Após a contagem do dinheiro, o caixa verifica o valor do PKO com o valor efetivamente recebido e, se os valores coincidirem, o caixa assina o PKO, coloca um selo/carimbo no recibo do PKO e entrega esse recibo à pessoa que depositou o dinheiro.

Ao efetuar pagamentos usando caixa registradora ou sistema de caixa registradora, uma ordem de recebimento de dinheiro pode ser emitida para o valor total de dinheiro recebido após a conclusão da transação em dinheiro. Esse PQR é preenchido com base na fita de controle da caixa registradora, nos canhotos dos formulários de relatórios rigorosos (SSR), equivalentes a um recibo de dinheiro, etc.

A posterior movimentação do PKO dentro da organização e seu armazenamento depende das regras estabelecidas pelo chefe da empresa. Os PKOs devem ser armazenados por 5 anos (cláusula 362 da Lista, aprovada pela Ordem do Ministério da Cultura da Rússia de 25 de agosto de 2010 N 558).

Retirada de dinheiro

Ao retirar dinheiro da caixa registradora, você precisa registrar uma caixa registradora. Recebidos, os cheques bancários (cláusula 6.1 das Instruções):

• presença da assinatura do contador-chefe/contador (se ausente, assinatura do gestor) e sua conformidade com a amostra;
• conformidade dos valores indicados em algarismos com os valores indicados por extenso.

Ao emitir dinheiro, o caixa deve verificar a disponibilidade dos documentos comprovativos constantes da caixa registadora.

Antes de emitir dinheiro, o caixa deve identificar o destinatário por meio de passaporte (outro documento de identificação). É proibida a emissão de dinheiro para pessoa não especificada no RKO.

Depois de preparada a quantia necessária, o caixa entrega a caixa registradora ao destinatário para assinatura. O caixa deve então contar o valor preparado de forma que o destinatário possa observar esse processo. A emissão de dinheiro é feita por folha, peça por peça, no valor indicado na caixa registradora. Após a emissão do dinheiro, o caixa assina a caixa registradora.

Assim como os PKOs, os RKOs são armazenados por 5 anos de acordo com as regras estabelecidas pelo chefe da organização.

Saque de dinheiro para pagamento de salário

O pagamento dos salários é realizado de acordo com os extratos da folha de pagamento (Formulário nº T-49, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 01/05/2004 N 1) / extratos da folha de pagamento (Formulário nº T-53, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datada de 01/05/2004 N 1) com a elaboração de uma única liquidação em dinheiro (para o valor efetivamente pago) no último dia de pagamento de salário ou antes, se todos os funcionários receberam seus salário antes do prazo. Além disso, em tal RKO você não precisa indicar seu nome completo. destinatário ou detalhes de um documento de identidade.

O prazo para emissão do dinheiro do salário é determinado pelo gestor e deve ser indicado no extrato. Mas tenha em atenção que este prazo não pode ultrapassar 5 dias úteis, incluindo o dia em que recebe o dinheiro do banco (cláusula 6.5 das Instruções).

O funcionário deve assinar a declaração.

Se no último dia de pagamento do salário um dos funcionários não o recebeu, o caixa coloca um selo (carimbo) ao lado do seu sobrenome e iniciais na folha de pagamento/folha de pagamento ou faz o lançamento “depositado”. Então o caixa:

• calcula o valor efetivamente dado aos funcionários e o valor a ser depositado;
• registra esses valores nas linhas apropriadas do extrato;
• concilia esses valores com o valor total indicado no extrato;
• apõe a sua assinatura e entrega o extrato para assinatura ao contabilista-chefe/contabilista (na sua ausência, ao gestor).

Se estamos falando de algum tipo de pagamento único (por exemplo, pagar um salário a um funcionário que se demitiu), então não faz sentido preencher um requerimento - você pode emitir o dinheiro imediatamente por meio de liquidação em dinheiro da maneira usual.

Emissão de dinheiro para um contador

Neste caso, o RKO é elaborado com base num documento redigido de forma livre ou num documento administrativo da organização/empresário individual (cláusula 6.3 da Directiva). Este requerimento deve conter informações sobre o valor do dinheiro, o prazo de emissão do dinheiro, a assinatura do gestor e a data.

O fato de o contador ter dívidas sobre valores anteriormente recebidos em conta não impede a próxima liberação de recursos para ele.

Receber dinheiro do OP e emitir dinheiro para uma unidade separada

Quando a organização controladora recebe dinheiro de seu OP, uma ordem de entrada de dinheiro também é emitida e, quando emitida, uma ordem de saída de dinheiro é emitida. Além disso, cada organização determina o procedimento de emissão de dinheiro para o seu OP de forma independente (cláusula 6.4 das Instruções).

Realização de transações em dinheiro: emissão de dinheiro por procuração

O dinheiro destinado a um destinatário pode ser entregue a outra pessoa por procuração (por exemplo, recebendo o salário de um parente doente). Neste caso, o caixa deve verificar (cláusula 6.1 Instruções):

• correspondência do nome completo do destinatário indicado no RKO com o nome completo do mandante indicado na procuração;
• conformidade do nome completo da pessoa autorizada indicada no RKO e da procuração com os dados do documento de identificação apresentado.

No extrato da folha de pagamento/folha de pagamento, antes da assinatura do destinatário do dinheiro, é feito o lançamento “por procuração”.

A procuração acompanha a liquidação financeira/boleto/folha de pagamento.

Se o dinheiro for emitido por meio de procuração emitida para diversos pagamentos ou para recebimento de dinheiro de diferentes pessoas jurídicas/empresários individuais, é feita cópia dessa procuração. Esta cópia é autenticada na forma estabelecida pela organização/empresário individual e fica anexada ao RKO.

Na situação em que o destinatário tenha direito a vários pagamentos de uma pessoa jurídica/empresário individual, o original da procuração fica com o caixa a cada pagamento, sendo uma cópia da procuração anexada à liquidação em dinheiro/folha de pagamento/; folha de pagamento, e com o último pagamento, o original.

Livro de contabilização de dinheiro aceito e emitido

Se uma empresa ou empresário individual possuir várias caixas registradoras, as transações que envolvam a transferência de dinheiro durante o dia útil entre o caixa sênior e os caixas são registradas pelo caixa sênior no livro de contabilidade dos fundos recebidos e emitidos pelo caixa (Formulário No. KO-5, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 18.08.1998 N 88).

Livro caixa

O OP envia uma cópia da folha do livro caixa à organização controladora. O procedimento para tal encaminhamento é estabelecido pela própria organização, tendo em conta o prazo de elaboração das demonstrações contabilísticas/financeiras.

Método de registro de documentos e livros de caixa

Podem ser lavrados em papel ou eletronicamente (cláusula 4.7 das Instruções).

Os documentos em papel são redigidos à mão ou por meios técnicos, como o computador, e assinados com assinaturas manuscritas.

Podem ser feitas correções em documentos lavrados em papel (exceto PKO e RKO). As pessoas que fizeram correções deverão indicar a data da correção, bem como indicar sobrenome, iniciais e assinatura.

Os documentos emitidos eletronicamente devem ser protegidos contra acesso não autorizado, distorção e perda de informações.

Documentos eletrônicos são assinados com assinaturas eletrônicas.

É proibido fazer correções em documentos emitidos eletronicamente.

O procedimento para a realização de transações em dinheiro: disposições básicas para a condução do processo e documentação na Federação Russa + mudanças na legislação em 2017 + 6 principais transações em dinheiro e suas características.

A partir de 11 de março de 2014, o Banco Central da Rússia estabeleceu novo procedimento para a realização de transações em dinheiro que ainda hoje é seguido.

Todos os anos, pequenas alterações e atualizações são lançadas para melhorar a situação dos softwares e equipamentos dos pontos de venda das organizações.

Hoje falaremos sobre as principais disposições e procedimentos para a realização de transações em dinheiro na Federação Russa.

O conceito do processo de transação em dinheiro

Para todas as empresas e indivíduos que exercem atividades comerciais, foi estabelecido um procedimento uniforme para registro e contabilização da movimentação de fundos.

A partir de 2015, foi concedida autorização para a realização de transações em numerário através de meios técnicos especiais.

Objetivos do processo:

• receber/emitir dinheiro;
• retenção e recálculo;
• registro, cobrança, manutenção de documentação sobre transações financeiras.

Existem comuns e um esquema simples para realizar transações em dinheiro.

O habitual é utilizado por todas as empresas criadas legalmente. Um esquema simplificado é utilizado por empresas privadas e sistemas bancários.

Todos os anos, a percentagem de numerário no volume de negócios diminui, pelo que algumas empresas poderiam, teoricamente, estar isentas de uma série de regras.

O recebimento de recursos monetários e o pagamento de contas são realizados de forma não monetária, porém este método de cálculo não pode ser utilizado em todas as áreas de atividade.

Ao verificar pelas autoridades fiscais, você deve fornecer provas documentais de sua situação e método de realização de transações em dinheiro.

Tipos de transações em dinheiro

A lista inteira está dividida em 2 grandes seções de acordo com a despesa e recebimento de dinheiro. Cada um contém documentação relevante e procedimentos de manutenção.

Por tipo de acumulação:

1. Entrada.

   Isto deve incluir todas as transações financeiras relacionadas com o crédito de fundos na conta do vendedor.

2. Consumíveis.

   Operações relacionadas com o reporte de pagamentos de salários, subsídios de viagem e outras rubricas de despesas.

   As transações bancárias também devem ser incluídas nesta seção.

A classificação também pode ser realizada por tipo de objeto.

As grandes organizações e bancos reduzem ao mínimo o manuseamento de numerário, simplificando assim a regulamentação das transacções em numerário por parte do Estado.

As organizações comerciais e os bancos têm uma distribuição mais flexível nas transações em numerário, o que reduz a confusão documental ao nível financeiro do sistema.

1. Participantes do processo

O direito de realizar transações em dinheiro é concedido por ordem apropriada dos superiores. O documento deve ser legalmente certificado, após o que, após 2 dias, entra em vigor.

Requisitos:

1. O recebimento/distribuição de numerário só poderá ser realizado por funcionário oficialmente homologado para esta função.
   Na maioria das vezes, essa pessoa é o caixa.
2. O caixa é obrigado a estudar o procedimento para a realização de transações antes de iniciar o trabalho e, em seguida, assinar.
3. Caso a empresa possua mais de 1 caixa, deverá ser nomeado um sênior.

Os empresários privados podem realizar transações em dinheiro de forma independente, sem qualquer prova documental prévia.

O trabalho com documentação é feito. Se não houver, os assuntos ficam a cargo do gestor ou do seu substituto.

Os papéis devem conter as assinaturas de todos os participantes que mantêm registros das transações em dinheiro.

2. Atualizações em 2017

Em 1º de março de 2017, as autoridades fiscais introduziram uma série de alterações que afetam o procedimento para a realização de transações em dinheiro na Federação Russa.

Os principais dizem respeito aos limites de caixa para departamentos individuais das empresas e aos métodos para resolvê-los caso os excedam.

Alteração nº 1: Limite de caixa empresarial.

Cada organização é obrigada a definir um limite para a quantidade de dinheiro que pode estar na caixa registradora no final do dia útil.

Qualquer valor acima do limite deve ser enviado para uma conta que não seja em dinheiro, por meio do sistema bancário.

Qual será o limite cabe à própria empresa decidir, com base no seu ramo de atuação e na entrada/saída diária de caixa.

Existe uma fórmula geral de cálculo que não leva em consideração as especificidades da atividade e fornece valores aproximados para o limite da diária no caixa.

A fórmula contém 3 componentes:

Volume de recursos monetários.

É calculado para um determinado período de tempo e determinado pelo proprietário da empresa.

Varia de 1 a 91.

A quantidade de dinheiro na caixa registradora depende diretamente deste indicador.

Escolha os dias com maior receita.

1. Caso a localidade possua agência bancária, indicador = 7.

As pequenas empresas e outras empresas privadas podem gerir o dinheiro a seu próprio critério. O limite de dinheiro para transações em dinheiro não se aplica a eles.

Alteração nº 2: Limite de caixa para departamentos separados.

As divisões de grandes organizações, ao estabelecerem um limite ao montante de recursos, devem proceder a partir da posição que é adotada no departamento de gestão da empresa.

Após a aprovação da documentação, o responsável ou pessoa autorizada envia cópias para outros departamentos.

O recebimento máximo de dinheiro, após o recebimento das instalações, deverá ser aceito em até 2 dias.

Mudança nº 3: Exceder o limite.

O dinheiro que exceder o máximo estabelecido pela administração deverá ser depositado na agência bancária.

São permitidos excessos em:

• dias anteriores ao acordo com os funcionários;
• dias não úteis;
• dias de feriados.

Se o valor em dinheiro for excedido, haverá penalidades.

Não será difícil para o fisco determinar os dias de recebimento dos recursos em dinheiro no banco, com base nos indicadores médios da sua organização ao longo de 1 a 2 trimestres.

Caso contrário, a lista de condições permanece a mesma. As mudanças não levaram em consideração os comerciantes privados, bem como os empresários individuais.

O procedimento para realizar transações em dinheiro na Federação Russa

Os principais requisitos para a realização de operações são apresentados pelo Banco Central. Após atualizações em 2014-2016, pequenas empresas e particulares caíram nas categorias de influência.

1) Documentação contábil.

Para confirmar a realização de transações financeiras, os departamentos competentes trabalham com 2 tipos de documentação.

Seu registro pode ser realizado tanto por pessoas físicas participantes do processo de movimentação comercial quanto por representantes da administração nomeados.

O procedimento fornece:

• registro do ingresso de recursos por meio de ordem de registro de todos os recebimentos no caixa do ponto - ordem de recebimento de dinheiro (PKO);
• os recursos alocados para as despesas da organização são processados ​​por meio de ordem de recebimento de caixa (COS).

Em 90% dos casos, os empresários privados fornecem trabalho sobre essa documentação a contadores pessoais; a situação é semelhante para as grandes organizações;

Os empresários individuais têm a oportunidade de utilizar um sistema de tributação simplificado, o que os liberta da emissão de ordens de pagamento, mas sujeito ao reporte dos parâmetros físicos de entrada/saída de dinheiro.

2) Componente contábil.

De acordo com o despacho de 31 de outubro de 2000, foi aprovado o procedimento geral para manutenção de demonstrações financeiras de empresas e outras organizações sujeitas à realização de transações em dinheiro no território da Federação Russa.

Com base no exposto, decidiu-se introduzir uma espécie de conta à ordem – conta 50 “Dinheiro”.

Que mudanças as organizações podem fazer na conta 50 “Dinheiro”:

Crie uma subseção da conta principal – 50-1 “Caixa registradora da organização”.

Fixa a ordem de movimentação do dinheiro dentro da própria organização.

Caso sua empresa trabalhe com moedas estrangeiras, o recebimento de cada uma delas deverá ser processado através de uma subconta especial.

Não é permitido criar mais de 5 subcontas monetárias.

Projeto 50-2 “Caixa operacional”.

Subconta que registra a ordem de recebimento de dinheiro em pontos de venda ou prestação de serviços.

Abrir 50-3 “Documentos de dinheiro”.

Manter registros de documentos de valor.

Isso pode incluir vouchers, viagens de negócios, selos e muito mais.

A ordem de todas as transações em numerário realizadas pelas empresas é registada numa das 3 contas descritas.

Erros no preenchimento da documentação podem resultar em penalidades tanto para os colaboradores individualmente quanto para a empresa como um todo.

3) O procedimento para a realização de transações em dinheiro no local de trabalho.

O sistema legislativo prevê um procedimento estrito para a realização de transações em dinheiro na Federação Russa para 6 tipos de transações correntes em dinheiro.

Vejamos cada um deles em detalhes

Operação 1: Procedimento para recebimento de dinheiro.

A aceitação ocorre inicialmente com PKO. Depois de recebê-lo em mãos, o caixa é obrigado a certificar-se de que está preenchido corretamente.

O PQS deverá conter:

• assinatura do contador/gerente;
• coincidência do tamanho dos recursos monetários em capital e forma numérica;
• presença da documentação especificada no PQS.

Além do caixa, o proprietário ou pessoa por ele autorizada pode aceitar dinheiro. O número de representantes dos proprietários é ilimitado.

A pessoa que contribui com os fundos tem o direito de observar pessoalmente o processo.

Verifique o valor dos recursos reais com os declarados no PQR.

Se tudo estiver de acordo, o caixa carimba o recibo que acompanha o pedido e entrega para quem depositou o dinheiro.

Transferir o PKO para o departamento de contabilidade para armazenamento por até 5 anos.

Caso seja utilizada caixa registradora ou caixa registradora, o caixa pode processar o dinheiro e anotar os dados no PKO por meio de talões/cheques.

As condições adicionais são anotadas no recibo, após o qual a documentação carimbada é entregue à pessoa que contribuiu com o dinheiro.

Operação 2: Procedimento geral para liberação de caixa.

O processo ocorre levando em consideração as ações por meio do RKO. Antes de iniciar a transação, o caixa é obrigado a verificar se os valores indicados por extenso e em formato numérico coincidem.

O pedido deve conter a assinatura do chefe do departamento de contabilidade ou de outro responsável pelo procedimento de realização das transações em dinheiro.

Algoritmo de liberação de dinheiro:

1. Confira a lista de documentação submetida ao RKO.

Verifique os dados do destinatário.

Um passaporte ou carteira de motorista são adequados para esses fins.

Se um indivíduo não puder verificar a sua identidade, os fundos deverão ser negados.

2. O funcionário conta o valor e entrega ao indivíduo para recálculo, após o qual o destinatário assina a caixa registradora.

Para calcular o valor necessário, você deve usar o método da planilha.

Semelhante ao PKO, a ordem de emissão também deve ser mantida na contabilidade da organização por um período de até 5 anos.

Operação 3: Procedimento para pagamento de salários em dinheiro.

É aqui que as declarações das transações de liquidação da empresa vêm em socorro.

Os dados pré-inseridos sobre os funcionários nos pedidos permitem determinar a quantidade de fundos que precisam ser preparados para emissão.

A administração determina quais dias realizar o cálculo. O prazo previsto para a realização de transações de liquidação com funcionários não deve ser superior a 5 dias.

Após o pagamento dos salários, todos os funcionários precisam:

• resumir o valor real dos fundos emitidos;
• preencher as células apropriadas do contracheque;
• verifique novamente se o valor real corresponde ao indicado no extrato;
• assinar o extrato e enviá-lo para guarda ao departamento de contabilidade.

Se um funcionário não comparecer dentro do prazo especificado para receber o salário, é feita uma anotação ao lado de seu nome no extrato.

Ao emitir dinheiro uma única vez, não faz sentido fornecer um extrato ao funcionário, é mais racional documentar o dispêndio de fundos por meio de uma ordem regular de liquidação em dinheiro;

Operação 4: O procedimento para emissão de dinheiro a um responsável.

O procedimento de registo é determinado pelo departamento de contabilidade e efectuado pelo caixa com base na caixa registadora.

Para um mandado, é necessário que uma pessoa escreva uma declaração em nome do sujeito.

Os fundos são emitidos somente após a assinatura do pedido pelo chefe da organização.

Havendo dívidas, a disponibilização de recursos fica congelada até que o valor total da dívida seja quitado.

Operação 5: Dinheiro para uma divisão separada.

Quer se trate de recebimento ou emissão de recursos, o procedimento está indicado nas ordens de movimentação.

Os departamentos de gestão têm o direito de decidir por si próprios a ordem a adoptar para a distribuição dos fundos entre os departamentos que lhes reportam.

Operação 6: Procedimento para emissão de dinheiro mediante acordo.

Às vezes, em vez de um funcionário, o processo de realização de transações em dinheiro permite o recebimento por meio de uma pessoa de confiança.

A situação surge frequentemente no trabalho quando os funcionários das organizações ficam doentes.

Procedimento para emissão para pessoa autorizada:

Verifique a conformidade dos dados do funcionário e de seu mandante, que estão indicados no RKO.

Você precisará de um passaporte ou carteira de motorista.

1. Antes de o destinatário assinar a declaração, é feita uma anotação na caixa “procuração”.
2. Após a emissão, também é anexada uma procuração ao pedido entregue.

Caso seja necessário receber recursos por procuração de diversas pessoas jurídicas ou físicas, o documento é copiado e certificado com o carimbo da organização.

No caso em que uma pessoa deva receber vários pagamentos sob um único documento, o certificado original permanece nas mãos do caixa até o pagamento final, e cópias do mesmo são apresentadas junto com o pedido.

Se uma empresa tiver vários departamentos de caixa, o controle sobre eles será assumido por um caixa sênior pré-nomeado.

Nesse caso, todos os pedidos são enviados a ele, e ele faz as devidas anotações sobre o giro dos recursos no livro caixa.

Procedimento no final do dia de trabalho:

1. O caixa-chefe compara os lançamentos do livro com os pedidos recebidos dos subordinados.
2. Calcula o valor dos fundos com base no saldo.
3. O valor calculado é comparado com a quantidade real de dinheiro nas máquinas; se tudo corresponder, é colocada uma assinatura;
4. O departamento de contabilidade realiza procedimento semelhante.

O procedimento está sob o controle da direção da organização.

Livro caixa– o componente mais importante nas transações em dinheiro. Deve estar disponível em formato impresso e digitalizado.

Se a documentação for feita à mão, atenção especial deve ser dada à qualidade do texto manuscrito para que não haja erros na inserção dos dados no computador.

Todos os papéis devem vir acompanhados das assinaturas do contador e do gestor. Se forem análogos eletrônicos, é utilizada uma assinatura digital dos funcionários.

Auditorias de transações em dinheiro

O inspetor fiscal é responsável por monitorar a comunicação das transações em dinheiro.

Dependendo do número de organizações localizadas na área atribuída ao funcionário, as inspeções são realizadas de 1 a 3 vezes por ano.

O que a administração fiscal verifica:

• como o local de trabalho é controlado;
• qualidade da manutenção do livro caixa;
• os lançamentos nos pedidos coincidem com documentos adicionais;
• qual o percentual de utilização dos recursos alocados pelo banco;
• correspondência de indicadores de emissão/despesas entre o banco e o departamento de liquidação;
• relatórios sobre áreas de utilização dos recursos alocados;
• O limite de caixa é respeitado?

Para evitar problemas, os colaboradores devem seguir cuidadosamente o procedimento de manutenção do livro caixa, ordens de despesas/recebimentos e documentos relacionados.

Se nenhum problema for encontrado durante a auditoria, a organização receberá uma avaliação de auditoria positiva.

Você é um contador novato que está se aprofundando nas regras das transações em dinheiro?

Você receberá informações básicas da Escola de Contadores e Auditores:

Procedimento para realizar transações em dinheiro e penalidades

E se, durante as inspeções de rotina dos inspetores, forem descobertas falhas graves no seu departamento de contabilidade?

Nesses casos, são previstas multas para indivíduos de até 6.000 rublos e para a empresa como um todo de até 60.000 rublos.

Após a atualização do procedimento para a realização de transações em dinheiro em 2014, alguns componentes contábeis foram significativamente simplificados. A quantidade de documentação concluída diminuiu 30%.

Se os fundos forem “perdidos” em grande escala, os responsáveis ​​enfrentam processos judiciais e o assunto pode até levar a responsabilidade criminal.

O procedimento para realizar transações em dinheiro na Federação Russa sofre alterações todos os anos.

A razão é a transição gradual para um sistema de pagamento não monetário de bens e serviços.

No futuro, está previsto o abandono total dos relatórios de caixa na maioria dos pontos de venda do nosso país.

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A circulação de dinheiro entre entidades económicas, bem como o procedimento para a realização de transações em dinheiro na Federação Russa, é estabelecido pelo Banco Central da Federação Russa. Os princípios básicos estão consagrados em documentos regulamentares: Instruções do Banco da Federação Russa nº 3210-U de 11 de março de 2014 - para pessoas jurídicas, Regulamento nº 318-P de 24 de abril de 2008 - para instituições de crédito.

As operações são utilizadas no recebimento, recálculo ou emissão de dinheiro para os seguintes fins:

• pagamento de salários, bolsas, benefícios;
• , cálculos de obrigações fiscais;
• acordos com fornecedores e empreiteiros;
• pagamentos pela prestação de serviços pagos;
• receitas e doações gratuitas;
• outros cálculos.

Regras para a realização de transações em dinheiro em 2019

Foram estabelecidos requisitos obrigatórios para o procedimento de organização da circulação de dinheiro, bem como questões que a organização orçamental estabelece de forma independente.

Requisitos obrigatórios (regulados pela legislação em vigor)	Auto-instalado
O procedimento de estabelecimento, com exceção dos dias de pagamento de salários (benefícios, bolsas). Entrega de dinheiro ao banco quando o saldo aprovado for ultrapassado. Atribuição de responsabilidades profissionais ao caixa (funcionário responsável). Recepção e emissão de numerário com base na entrada e saída de encomendas, manutenção obrigatória de livro caixa.	Limite de saldo de caixa na caixa registradora. Regras para garantir a segurança de documentos e dinheiro no empreendimento. Regras para armazenamento e transporte de fundos. Frequência e algoritmo para realização de verificações de disciplina de caixa. Determinação dos responsáveis ​​​​(comissões) pela realização de fiscalizações, inclusive surpresa.

A lei determina que apenas um funcionário da instituição pode ser caixa. O funcionário deve estar familiarizado com o procedimento atual e as responsabilidades do trabalho no momento da assinatura. Além disso, as funções de caixa podem ser desempenhadas pelo próprio gerente. E se uma grande organização emprega vários caixas, um sênior deve ser nomeado.

Documentos exigidos

As operações devem ser documentadas com documentos apropriados.

Assim, para receber dinheiro na caixa registradora, é usado o formulário de ordem de recebimento (PRO) OKUD 0310001, formulário nº KO-1, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa datada de 18 de agosto de 1998 nº 88.

Para emitir dinheiro, é usada uma ordem de débito (RKO) OKUD 0310002, formulário nº KO-2, aprovado pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 18 de agosto de 1998, nº 88.

A documentação é preparada pelo caixa ou contador-chefe. As responsabilidades podem ser transferidas para outra pessoa com quem tenha sido celebrado um acordo para manutenção de registros contábeis na organização (cláusula 4.3 da Instrução nº 3210-U). A condição entrou em vigor em 19 de agosto de 2017.

Novas regras para uso do CCP

Em 2019, está em vigor o procedimento de utilização de equipamentos de caixa registradora, aprovado pela Lei Federal nº 54-FZ de 22 de maio de 2003 (conforme alterada em 3 de julho de 2016). As mudanças recentes afetaram não apenas as regras de registro de caixas registradoras na repartição de finanças, mas também o procedimento de uso de caixas registradoras online.

As organizações que utilizam CCPs não devem fornecer o dispositivo à inspeção para registro ou alterações. Todas as ações podem ser realizadas através da sua conta pessoal no site do Serviço Fiscal Federal da Rússia. Além disso, todas as informações sobre os cálculos serão transmitidas automaticamente às autoridades fiscais através dos operadores de dados fiscais.

As inovações melhorarão a eficiência financeira da utilização de sistemas de caixa registadora, reduzirão os custos de manutenção e novo registo de equipamentos e reduzirão o risco de fraude financeira. As mudanças visam aumentar a transparência dos pagamentos efetuados em dinheiro, bem como reduzir o número de auditorias fiscais.

Responsabilidade e penalidades

Pelo descumprimento da legislação relativa à realização de transações em dinheiro, é prevista responsabilidade administrativa. A parte 1 do artigo 15.1 do Código de Contra-ordenações estabelece:

1. A punição para pessoas jurídicas que violaram o Regulamento 318 sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro e a Instruções nº 3210-U é uma multa de 40.000 a 50.000 rublos.
2. Punição para funcionários de organizações e empresários individuais na forma de multa de 4.000 a 5.000 rublos.

Entradas básicas para registrar transações em dinheiro

Apresentaremos as principais transações em dinheiro de uma instituição orçamentária em forma de tabela.

o nome da operação	Conta de débito	Conta de crédito	Documentos de origem
Recebimento de dinheiro no caixa da instituição a partir de uma conta pessoal			OMP (f. 0310001) Livro caixa (f. 0504514)
Pagamento recebido pela prestação de serviços pagos			OMP (f. 0310001) Recibo (f. 0504510) Livro caixa (f. 0504514)
Dinheiro emitido por conta			RKO (f. 0310002) Livro caixa (f. 0504514)
O dinheiro que ultrapassou o limite da caixa registradora foi transferido para a conta pessoal da instituição			RKO (f. 0310002) Livro caixa (f. 0504514)

O procedimento para a realização de transações em dinheiro é um conjunto de requisitos que todo departamento de contabilidade enfrenta, porque apenas um círculo muito pequeno de empresas pode trabalhar fora do pagamento em dinheiro. É por isso que é tão importante para o contador acompanhar todas as alterações relativas ao procedimento de trabalho com documentos de caixa. Falaremos sobre eles neste artigo.

Organização dos trabalhos de contabilização das transações em dinheiro em 2018

As transações em dinheiro refletem a movimentação de dinheiro de uma pessoa jurídica ou empresário individual. Eles são regulamentados pelas instruções do Banco Central da Rússia, que definem:

• regras para registro de receitas e despesas de caixa;
• círculo de pessoas responsáveis ​​pelo processamento dessas transações;
• o procedimento de emissão e processamento de valores contábeis;
• manter um livro caixa;
• regras para determinação do limite de caixa no final do dia.

As regras para a realização de transações em dinheiro em 2018 são determinadas pela diretiva do Banco Central da Rússia “Sobre o procedimento para a realização de transações em dinheiro” datada de 11 de março de 2014 nº 3210-U. Aplica-se tanto a pessoas jurídicas quanto a empresários.

A edição de 19 de junho de 2017 introduziu diversas alterações no procedimento de realização de transações em dinheiro, que merecem destaque especial.

OBSERVAÇÃO! Instruções do Banco Centralpermite que os empresários que mantêm registros de objetos e indicadores físicos necessários para o cálculo dos impostos de acordo com o Código Tributário da Federação Russa não mantenham um livro caixa e não elaborem recibos e consumíveis.

As empresas reconhecidas como de pequeno porte pela Lei “Sobre o Desenvolvimento dos Pequenos Negócios” de 27 de julho de 2007 nº 209-FZ, e os empreendedores individuais estão autorizados a realizar transações em dinheiro de forma simplificada.

Documentos de caixa e procedimentos contábeis para transações em dinheiro

Os documentos de caixa podem ser lavrados imediatamente após a operação ou no final do dia útil com base em documentos fiscais lavrados nos termos do art. 1.1 da lei “Sobre o uso de equipamentos de caixa registradora” de 22 de maio de 2003 nº 54-FZ (cláusula 4.1 da instrução do Banco Central da Federação Russa nº 3210-U).

As transações em numerário são efetuadas por responsáveis ​​nomeados por despacho do diretor da empresa ou empresário, que podem ser:

• contador;
• Contador chefe;
• outro funcionário;
• pessoa que conduz a contabilidade;
• o chefe de uma empresa ou empresário individual na ausência de contadores.

Os documentos lavrados em papel são assinados pelo caixa, contador, contador-chefe e, caso não haja contador ou caixa no quadro de funcionários, pelo diretor.

O caixa que recebeu o documento de caixa em papel deve verificar se o mesmo está preenchido corretamente e se as assinaturas dos responsáveis ​​​​conformem as amostras pré-emitidas (exceto no caso de o documento ser lavrado pelo próprio diretor).

Os documentos em dinheiro são sistematizados e armazenados no departamento de contabilidade por 5 anos após o registro das transações em dinheiro (cláusula 362, cláusula 1.4 da ordem do Ministério da Cultura da Rússia “Sobre a aprovação da lista de documentos de arquivo de gestão padrão” datada de 25 de agosto, 2010 nº 558).

O procedimento para organizar o trabalho de realização de transações em dinheiro, armazenamento de documentos em dinheiro e realização de inventário de dinheiro é determinado por uma pessoa jurídica ou empresário individual (cláusula 7 da instrução do Banco Central da Federação Russa nº 3210-U).

OBSERVAÇÃO! O procedimento atual para a realização de transações em dinheiro permite a execução de documentos em dinheiro manualmente em papel ou eletronicamente por meio de programas especiais (cláusula 4.7 da instrução do Banco Central da Federação Russa nº 3210-U).

Registro de recebimentos de dinheiro

Cada recebimento de dinheiro no caixa é confirmado pelo pedido de recebimento de dinheiro 0310001 (formulário unificado KO-1).

Tendo recebido uma ordem de recebimento de dinheiro do departamento de contabilidade, o caixa verifica se a mesma está preenchida corretamente e se os registros e anexos necessários estão disponíveis.

Recebido o dinheiro, o caixa conta-o e compara o valor recebido com aquele para o qual foi emitida a encomenda.

Se todos os lançamentos forem feitos corretamente e o valor depositado corresponder ao indicado no recibo, o caixa pega o dinheiro, assina-o e, colocando o selo (carimbo) da organização no recibo, transfere-o para a pessoa que depositou o dinheiro.

Se forem identificadas discrepâncias irreparáveis, ele risca o recibo em papel e o envia ao departamento de contabilidade para recadastramento.

OBSERVAÇÃO! As regras para a realização de operações em numerário em 2018 permitem, a pedido do ordenante, o envio de recibo de ordem de recebimento de numerário lavrado em formato eletrónico para o endereço de correio eletrónico por ele indicado (n.º 5, cláusula 5.1 do Banco Central do Diretiva da Federação Russa nº 3210-U).

Como organizar a retirada de dinheiro?

A emissão de dinheiro é emitida por ordens de recebimento de dinheiro (RKO) OKUD 0310002 (formulário unificado KO-2).

Antes de emitir o dinheiro, o caixa verifica se o pedido foi preenchido corretamente, se os valores indicados em algarismos e palavras correspondem e se os documentos anexos estão disponíveis e corretos.

O caixa estabelece a identidade do destinatário verificando os dados do seu passaporte com os indicados na ordem de débito.

Ao emitir dinheiro por procuração, o caixa verifica adicionalmente a identidade e os dados do passaporte do destinatário.

No caso de apresentação de procuração expedida para recebimento de diversos pagamentos, é anexada ao consumível uma cópia autenticada pela organização. O documento original permanece no caixa. No último desembolso de dinheiro ao abrigo desta procuração, este é anexado aos bens consumíveis.

Depois de verificar se o pedido foi preenchido corretamente, o caixa recalcula manualmente o valor transferido na frente do destinatário, transfere-o para o destinatário e assina a caixa registradora.

OBSERVAÇÃO! Novas regras para a realização de transações em dinheiro permitem que o destinatário assine com assinatura eletrônica uma caixa registradora lavrada em meio eletrônico(cláusula 6.2 da instrução do Banco Central da Federação Russa nº 3210-U).

Formatando um sub-relatório: inovações ou tudo como antes?

No caso de emissão de dinheiro para despesas relacionadas com a actividade da empresa, o consumível é elaborado quer com base em documento administrativo lavrado em nome de pessoa colectiva no recebimento de dinheiro de forma sistemática, quer com base de um pedido por escrito de um contador recebendo dinheiro uma única vez.

O pedido deve indicar:

• quantidade necessária;
• o período para o qual é emitido.

O pedido é assinado pelo responsável da empresa ou empresário.

No final do período de emissão do dinheiro, o contabilista elabora um relatório prévio dos valores por si gastos, ao qual devem ser anexados todos os documentos comprovativos das despesas.

Deve ser elaborado o mais tardar 3 dias úteis a contar do final do período para o qual o dinheiro foi emitido.

Não conhece seus direitos?

O funcionário submete o relatório de despesas elaborado ao departamento de contabilidade para verificação e aprovação do diretor da empresa ou empresário individual.

OBSERVAÇÃO! O procedimento para a realização de transações em dinheiro em 2018 aboliu a exigência de redigir um pedido para cada emissão de fundos contábeis (cláusula 6.3 da instrução do Banco Central da Federação Russa nº 3210-U).

Ele também permite que o contador receba um novo valor sem esperar pelo relatório completo do anterior.

Em muitos aspectos, este procedimento para a realização de transações em dinheiro em organizações e empreendedores individuais repete o que estava em vigor antes de 01/06/2014.

As empresas ou empreendedores individuais podem pagar em dinheiro?

Para efetuar pagamentos em dinheiro, uma empresa pode usar o dinheiro recebido por bens, obras ou serviços, ou retirá-lo de uma conta corrente.

A lista de finalidades para as quais o dinheiro recebido pelo caixa pode ser gasto é regulamentada pela cláusula 2 da instrução do Banco Central da Federação Russa “Sobre fazer pagamentos em dinheiro” datada de 7 de outubro de 2013 nº 3073-U.

São salários, bolsas de estudo, pagamentos de seguros, valores contábeis, taxas por mercadorias devolvidas e necessidades pessoais do empresário.

O valor máximo de pagamentos em dinheiro para liquidações entre pessoas registradas como entidades empresariais não pode exceder 100 mil rublos. sob um contrato durante o período de validade do contrato e após seu vencimento.

O mesmo limite se aplica a liquidações no âmbito de obrigações civis e quando uma instituição de crédito emite dinheiro mediante pedido de devolução do saldo de fundos transferidos para uma conta especial num banco da Federação Russa.

Esta restrição não se aplica:

• pagar salários aos funcionários;
• necessidades do consumidor de um empresário individual;
• emissão de fundos por conta.

Como é preparado o livro caixa?

Todas as ordens de entrada e saída emitidas por uma organização ou empresário individual são lançadas no livro caixa no final do dia (formulário KO-4).

O livro caixa pode ser mantido em papel, manualmente ou por meio de tecnologia de informática, ou em formato eletrônico. Todas as páginas de um livro de papel são amarradas e numeradas.

No final do dia útil, o volume de negócios e o montante real de dinheiro são comparados com os documentos de caixa e os lançamentos no livro caixa. A veracidade dos registros é confirmada pela assinatura do contador-chefe ou diretor.

Se não houver transações em dinheiro ao longo do dia, nenhum lançamento será feito no livro daquele dia.

Divisões separadas que realizam transações em dinheiro mantêm um livro caixa separado, cujas cópias são transferidas para a organização-mãe .

Qual é o limite de saldo no final do dia?

O limite de saldo de caixa é a quantidade de dinheiro que a empresa tem o direito de reter ao final do expediente sem entregá-lo ao banco.

Uma empresa tem o direito de determinar de forma independente o valor exigido do limite, dependendo da natureza de suas atividades, volumes de receitas e custos. O valor do limite é fixado em documento administrativo.

O limite de caixa para divisões separadas é definido pela controladora.

Todos os recursos que ultrapassarem o limite de saldo de caixa estabelecido deverão ser depositados pela empresa em conta corrente.

O procedimento atual para a realização de transações em dinheiro permite o acúmulo de recursos no caixa da empresa apenas nos dias (incluindo finais de semana e feriados, desde que a caixa registradora esteja aberta neste horário) estabelecidos para a emissão de salários, benefícios, assistência financeira e similares pagamentos .

De acordo com a cláusula 6.5 da instrução do Banco Central da Federação Russa nº 3210-U, este período é limitado a 5 dias úteis, incluindo o dia do saque da conta à ordem.

OBSERVAÇÃO! O procedimento atual de manutenção e registro de transações em dinheiro permite que pequenas empresas e empreendedores individuais operem sem um limite de caixa estabelecido (cláusula 2 da instrução do Banco Central da Federação Russa nº 3.210).

Regras para cálculo do limite de caixa

O limite de saldo de caixa é determinado pelas empresas de forma independente com base no valor de dinheiro recebido por bens, obras, serviços vendidos ou com base no valor de dinheiro pago durante o período de faturamento, usando a fórmula:

Lim = (V/P) × N,

V - o valor em dinheiro recebido por bens, obras ou serviços vendidos (valor em dinheiro emitido no caixa, excluídos os valores destinados a pagamentos a empregados). Todos os valores são considerados, inclusive aqueles recebidos (gastos) por divisões distintas de uma pessoa jurídica que não depositam dinheiro na conta corrente da empresa.

P - o período para o qual é apurada a receita recebida (o valor em dinheiro que foi pago sem levar em conta os pagamentos aos empregados). Não pode exceder 92 dias.

N é o intervalo entre os dias de depósito do produto em dinheiro no banco (recebimento de dinheiro do banco). É determinado pelos documentos internos da empresa e não pode exceder:

• 7 dias úteis;
• 14 dias úteis – para localidades remotas;
• período de circunstâncias de força maior.

Exemplo 1

A receita mensal em dinheiro da Bread and Bun LLC é de 180.000 rublos. A empresa opera diariamente e entrega receita uma vez a cada 4 dias úteis. O prazo de faturamento, conforme ordem do gestor, é reconhecido como igual a 30 dias úteis.

O limite de dinheiro neste caso é igual a:

(180.000 rublos / 30) × 4 = 24.000 rublos.

Exemplo 2

A empresa Courier pagou 230.000 rublos do caixa aos seus funcionários. no prazo de 90 dias úteis, excluindo bolsas, benefícios e salários. O período de faturamento é de 92 dias úteis. O dinheiro é retirado da conta a cada 10 dias úteis.

O limite de saldo de caixa será o seguinte:

(230.000 rublos / 92) × 10 = 25.000 rublos.

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As inovações introduzidas no procedimento de realização de transações em numerário em 2018 estiveram associadas à introdução das caixas registadoras online e ao desenvolvimento da circulação de dinheiro eletrónico, o que modernizou esta área de trabalho contabilístico.