Situações em que é necessário escrever uma nota explicativa surgem com bastante frequência. Portanto, vale a pena saber redigir esse documento corretamente. Em nosso artigo falaremos sobre todas as características do desenho de uma nota explicativa, dependendo de onde ela for submetida.
○ O que é uma nota explicativa?
Nota explicativa– um documento explicando quaisquer motivos (ausências ao trabalho, atrasos, incumprimento dos deveres, etc.). Deve-se levar em conta que a legislação não prevê este conceito, mas o empregador tem a obrigação de exigir uma explicação do empregado antes de aplicar-lhe uma ação disciplinar.
Antes de aplicar uma ação disciplinar, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao empregado. Se após dois dias úteis o trabalhador não fornecer a explicação especificada, é lavrado ato correspondente.
(Artigo 19 do Código do Trabalho da Federação Russa).
○ Regras para elaboração de nota explicativa.
A lei não regulamenta a forma obrigatória de preparação de documentos. Existe um formulário unificado do documento apresentado, aprovado em 14 de maio de 2007 sob o número 25, mas de caráter consultivo. Assim, as organizações podem utilizar estrutura própria, tendo previamente emitido despacho regulamentando-a.
✔ Estrutura do texto.
Independentemente do formulário utilizado, as seguintes partes devem constar no documento:
- Fatual, onde são indicados os fatos que motivaram a criação do documento.
- Causal, explicando a ofensa.
Você também precisa indicar os seguintes fatos:
- O nome da organização onde a pessoa trabalha.
- Local onde o documento foi compilado.
- Informações sobre o compilador (nome completo e cargo).
- Nome do documento (“Nota Explicativa”).
- Indicação de explicações sobre os motivos da má conduta.
- Data da escrita.
- Número registrado.
- Assinatura.
✔ Como formular os motivos?
O formulário para elaboração do documento é gratuito. Isso significa que você pode expressar seus pensamentos livremente. Porém, o estilo de escrita deve ser levado em consideração - é necessário seguir ética empresarial e conformidade com as normas da língua russa.
O principal neste documento é formular corretamente o motivo da sua má conduta para que a administração não tenha dúvidas sobre a falta de intencionalidade e honestidade do funcionário. Regras a considerar ao explicar os motivos:
- Concisão – escreva de forma breve e direta.
- Razoabilidade - indique os motivos da má conduta.
- Consciência – mostre que você entende seu erro.
O uso dessas regras permitirá que você elabore um documento que o ajudará a evitar ações disciplinares.
○ Onde pode ser útil?
Apesar do fato de que o explicativo é mais frequentemente usado em relações trabalhistas, pode ser necessário em outras situações. Vamos considerar cada opção em detalhes.
✔ Nota explicativa para a escola.
Tal documento pode ser necessário na escola devido à ausência da criança nas aulas sem aviso prévio ou caso os pais não tenham comparecido à reunião. O documento é elaborado à mão, contém dados padronizados: destinatário do recurso, data e local da redação, dados do originador, explicações prestadas e assinatura.
Uma característica distintiva deste tipo de declaração explicativa é que ela não é redigida pelo filho falido, mas pelos seus pais.
Um exemplo de tal documento é dado aqui:
✔ Nota explicativa ao instituto.
Este tipo de documento é elaborado pelo aluno dirigido ao reitor da faculdade onde estuda. Além das informações padrão, o documento deve indicar adicionalmente o número de dias letivos perdidos, indicar as datas e o motivo da ausência. Caso exista documento comprovativo (por exemplo, atestado médico), este deverá ser anexado à explicação.
✔ Nota explicativa para o trabalho.
Este tipo de nota explicativa é o mais comum e é elaborado antes da decisão da administração sobre a ação disciplinar.
Pode ser emitido como explicação de ausência ou incumprimento de funções oficiais. No segundo caso, a nota explicativa faz parte do documento principal.
✔ Relatório explicativo à polícia.
Há situações em que é necessário dar explicações à polícia por escrito. Tal necessidade pode surgir nos seguintes casos:
- Chamar a equipe, que deverá garantir por escrito que houve resposta à chamada.
- Cometer atos ilícitos contra o requerente, que explica exatamente o que aconteceu.
- Execução de documento pelo infrator, que explica onde ele estava e o que fazia em determinado momento.
O documento contém informações padronizadas sobre o destinatário da nota explicativa, o originador, a essência do documento, a data de assinatura e a assinatura. Uma amostra pode ser visualizada aqui.
No trabalho de qualquer empresa ou organização, sempre há momentos em que é necessário estabelecer o grau de culpa de um funcionário em caso de emergência. Ao determinar os motivos do incidente, o gestor deve obter explicações por escrito de seus funcionários. Tal depoimento de funcionário está documentado em nota explicativa.
Quando escrever uma nota explicativa
A legislação trabalhista prevê a obrigação do gestor de receber explicações do empregado em dois casos - consideração da questão da aplicação e investigação das causas dos danos causados à propriedade do empregador (Código do Trabalho da Federação Russa, artigos 193, 247). As explicações do colaborador deverão ser feitas por escrito em forma de nota explicativa. Seu formulário, via de regra, é desenvolvido em cada empresa pelo departamento de pessoal.
A legislação não estabelece de que forma a administração da empresa obriga o funcionário a prestar explicações.
No entanto, a prática judicial mostra que, para evitar litígios, é necessário fazer tal pedido por escrito.
Isso pode ser feito, por exemplo, na elaboração de um relatório sobre o atraso de um funcionário no trabalho. No próprio ato, que o funcionário infrator assina, simplesmente indicam adicionalmente sua obrigação de explicar sua má conduta.
Ou formalize a necessidade de explicações por escrito como um item separado na ordem do gestor para conduzir uma investigação sobre os motivos da escassez de bens.
O funcionário tem 2 dias úteis para preparar as explicações e submetê-las à administração.
Caso contrário, é lavrado um ato de recusa de explicações. Neste caso, o trabalhador será punido, uma vez que a recusa em explicar os motivos da sua acção é considerada pelo empregador como uma admissão de culpa por parte do trabalhador.
É necessária a redação de nota explicativa mesmo que o funcionário tenha certeza de que não é culpado pelo ocorrido.
Numa nota explicativa, ele pode justificar a sua inocência ou o significado dos motivos pelos quais, por exemplo, se atrasou para o trabalho. É melhor encontrar-se com a administração no meio do caminho e dar explicações mediante solicitação.
Quando um gerente pode exigir uma explicação de um funcionário?
Apesar de a lei estabelecer dois fundamentos para a obtenção de explicações de um trabalhador, existem muito mais motivos pelos quais um gestor pode decidir solicitá-las.
Exemplos de tais situações incluem:
Em algumas situações, o colaborador não pode aguardar o início do procedimento para a emissão, por exemplo, de uma sanção disciplinar ou de investigação dos motivos que causaram danos à organização, mas sim fornecer de forma independente uma explicação da ação tomada, documentando-a em um memorando dirigido à administração.
Por exemplo, um contador cometeu um erro de digitação nos detalhes de uma ordem de pagamento. Ela percebeu o erro depois que o pagamento foi ao banco para transferência do dinheiro. O funcionário pode emitir um memorando dirigido ao gestor e explicar o erro. Se o documento foi retirado do banco antes da realização da operação de transferência de fundos e substituído pelo correto, então de fato a empresa não sofreu nenhum dano com a ação do funcionário.
Quando os casos de erros são raros e não acarretam consequências desagradáveis para a organização, o funcionário que relatou o próprio erro não será punido.
Como escrever uma nota explicativa corretamente
A direção exigiu que o funcionário explicasse suas ações ou omissões, que geraram consequências negativas para a empresa ou se tornaram motivo de ação disciplinar.
Todas as explicações sobre o que aconteceu devem ser documentadas em por escrito, certificado com assinatura manuscrita.
Você pode digitar texto em seu computador e imprimi-lo, no entanto, prática judicial Houve casos em que um funcionário recusou tal nota explicativa.
A nota é emitida em nome do gestor que a solicitou e indica os dados do funcionário que a compilou.
O texto deve conter informações sobre o incidente, a explicação do funcionário sobre suas ações e a admissão ou negação de culpa no incidente. Também é necessário indicar todos os documentos que comprovem a ausência de culpa do funcionário ou circunstâncias que possam afetar significativamente a decisão sobre a penalidade. Cópias desses documentos também são fornecidas juntamente com uma nota explicativa.
O documento descreve apenas o lado factual da questão; é melhor não incluir o componente emocional no texto da explicação.
Se o funcionário for o culpado pelo ocorrido, então é melhor indicar no texto do documento explicativo que ele percebeu as consequências da infração e que a situação não se repetirá no futuro. Isto pode afetar a extensão da ação disciplinar ou ajudar a evitar punições.
O documento também deve indicar se as consequências negativas foram causadas não pelas ações do funcionário, mas por outras pessoas e ele tinha conhecimento disso.
A nota é registrada como documento recebido. O funcionário que o redigiu pode ficar com uma cópia do documento com número de registro e data.
Uma nota explicativa é anexada aos documentos sobre o ocorrido e guardada por três anos.
Como escrever uma nota explicativa no trabalho por absenteísmo ou atraso
O motivo mais comum para um chefe exigir explicações de um funcionário é sua ausência do local de trabalho sem notificação prévia à administração.
Se o trabalhador não quiser dar explicações sobre os motivos do atraso ou do absentismo, ou não indicar um motivo válido para o afastamento do trabalho, estará sujeito a medidas disciplinares, que poderão incluir o despedimento.
Para evitar consequências negativas da sua ausência no local de trabalho, é melhor avisar a administração com antecedência e escrever um pedido de folga às suas próprias custas. Se o motivo do atraso ou falta ao trabalho aparecer repentinamente, você deve tentar avisar seu supervisor imediato.
Na elaboração das explicações, é necessário confirmar o fato da ausência ao local de trabalho e indicar o motivo do incidente, bem como, se possível, documentá-lo.
O texto principal da explicação pode ser assim:
“No dia 22 de maio de 2018, cheguei 40 minutos atrasado para o trabalho porque, ao sair de casa, tropecei e machuquei o braço. Para confirmar o que aconteceu, anexo um certificado de instituição médica sobre os danos sofridos e o fato de procurar ajuda médica.”
Os documentos que confirmam a validade dos fundamentos podem ser os seguintes:
- certificados de pedido de cuidados médicos;
- licença médica para o funcionário e seus filhos pequenos;
- protocolos sobre acidentes de transporte em que o funcionário se tornou participante;
- certificados de agências de aplicação da lei e tribunais;
- atos das sociedades gestoras e do Ministério de Situações de Emergência sobre danos materiais aos funcionários em caso de inundação ou incêndio;
- certidões de casamento ou óbito do próprio funcionário e de seu parente próximo, etc.
Qualquer documento oficial pode servir de justificativa para a ausência ao trabalho, porém, na maioria dos casos, a administração decide de forma independente se os motivos do atraso ou do absenteísmo são válidos.
Como formatar adequadamente as explicações em caso de escassez ou excedente
Caso sejam identificadas discrepâncias nos documentos e na real presença de quaisquer valores ou bens, é necessária explicação do funcionário responsável financeiramente por eles.
O motivo pode ser a simples desatenção na preparação de documentos ou na contagem de dinheiro, por exemplo, na emissão de salários no caixa de uma empresa.
Às vezes não há erro ou intenção do funcionário no ocorrido, mas um mau funcionamento dos programas contábeis pode levar a discrepâncias.
Nesse caso, o chefe da organização dá ordem por escrito para conduzir uma investigação e identificar os motivos da discrepância, bem como solicitar explicações a todos os participantes do incidente.
O texto da nota explicativa indica quando ocorreu a escassez ou sobra (quando identificada), bem como as suposições sobre a causa do incidente.
Por exemplo, um trabalhador de armazém pode indicar que nos documentos primários sobre a chegada de valores ao armazém indicou a quantidade real e, ao inserir os dados no programa de contabilidade, pode ocorrer uma falha e os dados podem ser guardados duas vezes. Ou um funcionário serviço financeiro, o responsável pela inserção dos documentos primários cometeu um erro ao inserir uma quantidade fracionária do peso do material como um todo.
Além disso, o motivo pode ser ações culposas de outras pessoas, por exemplo, um furto ocorrido em um armazém, e o funcionário, que deveria ser o responsável pela segurança dos valores, não tomou todas as medidas de segurança exigidas ou, pelo contrário, comunicou anteriormente ao seu chefe a necessidade de reforçar estas medidas.
Quaisquer deficiências ou mau funcionamento na operação de equipamentos ou sistemas devem ser comunicadas à administração apenas por escrito.
Por exemplo, o sistema de alarme do armazém não funcionou, o que o funcionário reportou diversas vezes à gestão. Neste caso, o texto da explicação deve indicar os números e datas dos memorandos. Porém, no caso de uma conversa oral sobre um mau funcionamento, o chefe pode “esquecer” o fato da denúncia.
Como explicar um acidente de trabalho
Após o recebimento por qualquer funcionário da horas de trabalho Quaisquer lesões na empresa são investigadas na emergência e são tiradas conclusões sobre suas causas.
Ao mesmo tempo, não podem ser obtidas explicações do trabalhador ferido se a sua inocência no incidente for evidente.
Se, ao receber uma lesão, forem consideradas dúvidas sobre o cumprimento das normas de segurança do trabalho ou houver suspeita de que o funcionário estava embriagado no momento da emergência, será necessária sua explicação.
Havendo suspeita de alguma intoxicação, a prova é apenas o laudo médico, e não o depoimento de outros colaboradores.
Esse exame é necessário porque a má coordenação ou a fala pouco clara podem ser causadas por problemas de saúde e não por bebida ou drogas. Além disso, alguns medicamentos também podem reduzir os níveis de álcool no sangue.
Todas estas circunstâncias são levadas em consideração na determinação do grau de culpa da própria vítima pela lesão.
A vítima pode dar explicações sobre a emergência ocorrida sem aviso de seus superiores. Por exemplo, um trabalhador apontou repetidamente ao encarregado a necessidade de chamar um eletricista, pois o mecanismo em que trabalhava apresentava danos no isolamento da caixa. Ele fez seus pedidos por escrito. Depois de algum tempo, ocorreu um ferimento elétrico devido a equipamento defeituoso. O trabalhador pode redigir de forma independente uma nota explicativa, indicando os números dos relatórios sobre mau isolamento.
Além disso, pode ocorrer uma lesão devido ao não cumprimento de suas funções por um dos trabalhadores. Por exemplo, no inverno, um tecnólogo, ao passar do prédio da oficina para a administração da fábrica, escorregou e foi ferido pelo gelo. Inicialmente, a culpa do acidente foi atribuída a um zelador que não jogou areia nos caminhos. Em sua nota explicativa, o zelador indicou que não recebeu a mistura de areia e sal devido à sua ausência e, portanto, não pôde seguir as instruções para utilizá-la.
A direção da organização pode exigir uma explicação das ações ou omissões de seu funcionário em qualquer situação que tenha levado a consequências negativas para o empregador ou tenha causado uma violação disciplinar. É melhor encontrar-se com seus superiores no meio do caminho e explicar o que aconteceu. Documentos oficiais de outras organizações, bem como relatórios preparados em tempo hábil sobre as deficiências identificadas no trabalho, ajudarão a provar a inocência do funcionário.
Pode surgir uma situação imprevista na vida que não pode ser evitada. Mas como formalizá-lo corretamente? Neste artigo veremos exatamente como os atributos devem ser refletidos neste documento comercial e também abordaremos as regras básicas para o preenchimento de notas explicativas.
Uma nota explicativa é um documento
Uma nota explicativa é um documento comercial que coleta explicações de todas as partes no conflito. No entanto, deve ser entendido que este documento não é base para fazer uma reclamação à administração. Simplesmente refletirá a essência do problema.
Normalmente você é solicitado a apresentar uma nota explicativa indicando uma violação disciplina de trabalho etc. Mas, ao mesmo tempo, muitos nunca pensaram em como redigir corretamente uma nota explicativa. Para entender esse problema, você pode seguir dois caminhos:
- EM mecanismo de pesquisa faça a pergunta “como redigir corretamente uma nota explicativa” e escolha a mais opção adequada(na sua opinião)
- Estude este artigo e obtenha informações sobre o acerto na elaboração de nota explicativa para todas as ocasiões
Observe que na elaboração de uma nota explicativa se aplica uma regra básica. Esta é uma regra padrão correspondência comercial e sua observância deveria ser assim:
- A nota deve refletir a ideia principal do problema em estilo de negócios sem palavrões e vernáculo
- Confiabilidade das informações fornecidas e seu resumo
- Um ensaio explicativo é escrito na primeira pessoa com uma estrutura de frase lógica e sequencial, mantendo a cronologia
- Ao final, o documento deverá ser endossado com assinatura e data de elaboração
A necessidade de formulário e formato de nota explicativa
Nota explicativa: amostra
Não existe um formulário padrão para nota explicativa; ela simplesmente não é aprovada; Portanto, a nota é escrita em qualquer formato. Mas se você não tem ideia de como escrever uma nota explicativa corretamente, então é melhor usar o modelo de nota explicativa em nosso site.
Vale ressaltar que algumas organizações aprovaram seu próprio formulário de nota explicativa. Isso não é proibido pela legislação do nosso país, o que significa que você deverá utilizar exatamente o formulário que a empresa lhe oferece.
Exemplo de nota explicativa para a gestão da organização
Usando o exemplo de uma nota explicativa à direção de uma organização por atraso ou absenteísmo, vejamos como tal documento deve ser elaborado? Tomemos, por exemplo, uma situação em que um funcionário chegou atrasado ao trabalho ou até decidiu tirar um dia de folga, o que será considerado absenteísmo. O que devo escrever neste caso?
Em geral, o preenchimento de uma nota explicativa será mais ou menos assim:
- No canto superior direito da planilha você deverá escrever seu nome completo. oficial, a quem é enviada nota explicativa. Por exemplo, LLC Cherry Ivanov Ivan Ivanovich
- Um pouco mais abaixo, abaixo do destinatário, é necessário indicar de quem foi escrita a nota. Aqueles. indique seus dados. Por exemplo: do economista-chefe Evgeniy Romanovich Levochkin.
- Recuando um pouco mais, no centro da folha é necessário escrever o nome do documento. A saber: Explicativo.
- A parte principal da nota. Esta parte da nota explicativa deve refletir de forma clara e clara o motivo do absentismo, que a direção da empresa agora exige explicar.
- Conclusão. No final deverá colocar a data em que o documento foi elaborado e a sua assinatura. Por exemplo: 29/06/16, Levochkin E.R.
Exemplo
A nota explicativa deverá explicar os motivos da infração
Um exemplo da parte principal da nota explicativa deveria ser mais ou menos assim: 28/06/2016 Não compareci local de trabalho por um bom motivo - uma ruptura no esgoto do apartamento. Em decorrência da emergência, tive que ligar para o serviço de emergência, bem como tomar medidas para minimizar o resultado do acidente.
O serviço de emergência chegou quando chamado apenas 4 horas depois, ou seja. às 13h25, hora local. Uma equipe de especialistas iniciou os trabalhos de reparo às 13h40. Eles conseguiram resolver os problemas somente após 3 horas e 45 minutos. A essa altura a jornada de trabalho já estava chegando ao fim. Saia do apartamento durante o evento trabalho de reparo Não pude porque moro sozinho. Conseqüentemente, ninguém mais poderia fornecer aos encanadores acesso ao meu apartamento, exceto eu.
Não pude ligar e avisar a direção da empresa onde trabalho, por ausência celular. E ao ligar de um telefone fixo, houve algum tipo de interferência, por isso não consegui entrar em contato com o trabalho. Anexo à nota explicativa uma certidão que comprova a realidade do acidente e das obras de reparação no meu apartamento.
A nota explicativa compilada é enviada para apreciação do responsável ou autorizado no assunto. Ele, por sua vez, estuda o documento apresentado e anexa sua resolução para tomar medidas específicas em relação a esse funcionário.
Caso o gestor decida tomar medidas disciplinares contra o funcionário, uma nota explicativa será anexada ao processo como prova.
Nota explicativa para a escola
Uma nota explicativa é escrita endereçada ao gerente
Em princípio, uma nota explicativa a uma escola praticamente não difere da nota que é fornecida por um trabalhador no seu local de trabalho. Lar característica distintiva Um funcionário enviará uma nota explicativa à escola:
- Professor de sala de aula
- Professor cabeça
- Diretor
Vejamos como escrever uma carta explicativa para a escola de forma mais correta:
- "Chapéu", ou seja No canto superior direito da folha você precisa indicar o destinatário. Por exemplo, ao Diretor da Escola Secundária nº 1, Alexey Viktorovich Kuzmin.
- "De quem." Em seguida, você escreve assim: de uma aluna do 11º ano-B Lavrenko Irina Anatolyevna. Se a nota for escrita em nome dos pais do aluno, ela deverá ser escrita por Gr. Larisa Vitalievna Lavrenko
- Parte principal. Aqui no texto é necessário explicar o motivo do atraso nas aulas escolares.
Exemplo
Digamos que a nota explicativa foi escrita pela mãe do aluno, então seu conteúdo deveria ser o seguinte:
“Eu, Larisa Vitalievna Lavrenko, mãe da aluna do 11º ano Lavrenko Irina Anatolyevna, a respeito de sua ausência aulas escolares Posso fornecer explicações. Acordando de manhã, minha filha reclamou de dores agudas dor de dente, e fomos com ela ao dentista. Depois de prestar atendimento, o médico disse que minha filha precisava descansar e que era melhor ela ir para casa. Nesse sentido, a criança não compareceu às aulas no dia 12 de outubro de 2016. Estou anexando à nota explicativa um atestado emitido por um dentista.”
Normalmente, essas notas explicativas são escritas em nome professor de turma. Mas esse não é o ponto. O principal é saber a quem exatamente será endereçado o bilhete e só então começar a escrevê-lo.
A capacidade de redigir corretamente uma nota explicativa não fará mal a ninguém. Porém, se você já tem um histórico de atrasos ou ausências repetidas, talvez seja hora de pensar e trabalhar na sua pontualidade. Afinal, isso o ajudará a melhorar sua reputação para melhor.
Como escrever uma nota explicativa? O tutorial em vídeo ensinará:
Todas as pessoas provavelmente já tiveram casos no trabalho em que tiveram que escrever uma nota explicativa. À primeira vista tudo parece simples, mas na hora de escrevê-lo fica difícil organizar o pensamento e transmitir a essência do problema à gestão. Portanto, neste artigo falaremos sobre como redigir corretamente tal documento e consideraremos um exemplo de nota explicativa.
O que é?
Primeiro, vamos tentar responder à questão do que é uma nota explicativa. Em essência, este documento explica ao gestor o ponto de vista de seu autor sobre o evento ocorrido (absenteísmo ou violação de prazos para conclusão de uma tarefa ou de seu escopo e muito mais). Além disso, uma nota explicativa pode ser escrita para explicar o conteúdo e a essência de um documento (relatórios, projetos e outros documentos similares). No entanto, pode ser escrito no formulário geral utilizado pela organização. Se o funcionário cometeu algo de acordo com Código do Trabalho o empregador tem o direito de pedir ao infrator que explique a situação por escrito. Caso a nota explicativa do trabalho não tenha sido entregue atempadamente, o empregador poderá lavrar ato de recusa e aplicar medidas disciplinares. Então é mais fácil escrever.
uma nota para o trabalho?
Em primeiro lugar, o texto deve indicar factos directamente relacionados com a situação surgida. Depois disso, é necessário expor os motivos do insucesso do caso (é necessário concordar que a administração não exige nota explicativa em caso de vitória). Escreva melhor linguagem de negócios, os pensamentos devem ser expressos de forma breve e clara. Você deve descrever apenas os fatos relevantes para o caso, evitando dar desculpas (nesse caso você admite claramente sua culpa) e declarações inverídicas de fatos. A nota deve ser convincente e bem fundamentada. É bom se você tiver a oportunidade de consultar colegas, familiares ou amigos. Uma nota explicativa, cujo exemplo é apresentado a seguir, pode ser escrita à mão indicando os detalhes.
Tipos de notas explicativas
Convencionalmente, tais notas podem ser divididas em dois tipos: justificativas e explicativas. O empregado oferece a primeira opção caso seja necessário indicar os motivos do seu próprio ato ilícito. As notas explicativas são elaboradas pelo trabalhador para explicar os motivos do ato, indicando as circunstâncias e condições que independem da vontade do autor da nota.
Na maioria das vezes, os documentos explicativos são exigidos nos seguintes casos: atraso no trabalho, comparecimento ao local de trabalho sob o efeito de álcool, drogas ou substâncias tóxicas, roubo de bens no local de trabalho, prática de crime imoral, afastamento do trabalho ou absentismo, disciplina de trabalho, fornecimento de informações falsas a órgãos autorizados. Claro, é mais fácil escrevê-lo quando você tem um exemplo de nota explicativa diante de seus olhos.
Formulário de nota explicativa
Na prática, o subordinado elabora o documento em uma via em folha de formato padrão (A4). Via de regra, a nota é emitida em nome do titular da empresa ou organização. Existem formas unificadas de tais documentos, mas são apenas de natureza consultiva. A pedido do gestor, poderá ser expedido decreto sobre a utilização de formulário único de documento explicativo na organização. Caso o funcionário tenha redigido nota em formato diferente do aprovado, o gestor não deve considerá-la inválida, pois isso não prejudica a essência da explicação.
Cadastro
A essência da nota explicativa é explicar à alta administração os motivos do descumprimento de instruções, violação da disciplina tecnológica ou trabalhista. Os dados deverão obrigatoriamente incluir: o nome completo da organização, o nome completo do gestor a quem a nota é dirigida, o título (“Nota Explicativa”), o número de registro do documento e a data de sua elaboração, uma pequena subtítulo do próprio texto (“Regarding...”, “About...”) , Nome completo do compilador. Em seguida vem um texto explicativo e uma assinatura pessoal. A estrutura do texto explicativo deve ser dividida em duas partes: factual (indicando os fatos que motivaram a redação da nota) e explicativa (indicando os motivos que explicam a situação ou o próprio fato da infração). Ressalta-se ainda que os detalhes das notas oficiais e explicativas são semelhantes.
Em que casos é necessária a exigência de nota explicativa?
Ação disciplinar e a sua imposição é regulada pelo Código do Trabalho. Antes de impor uma penalidade a um funcionário, é importante documentar a violação. Somente depois disso o funcionário poderá ser obrigado a redigir uma nota explicativa descrevendo os motivos de seu comportamento.
A seguir, a administração analisa os motivos e toma a decisão: considerá-los válidos ou não. Caso não sejam prestadas explicações escritas após dois dias úteis, as mesmas deverão ser assinadas por pelo menos duas testemunhas. Havendo tal ato, o gestor tem o direito de impor sanção disciplinar ao empregado, mesmo sem explicação do próprio empregado. Uma sanção disciplinar pode ser imposta no prazo máximo de um mês civil a partir do momento em que a violação for descoberta. A contagem regressiva desse período fica suspensa caso o funcionário esteja de férias ou licença médica. A penalidade não poderá ser aplicada após seis meses da data da descoberta da infração.
Exemplo de nota explicativa
1. Elaboração de nota sobre violação da disciplina trabalhista
Ao chefe da Energosbyt LLC
Petrov P.P.
20.10.2010 № 23-45/12
Nota explicativa
Sobre o atraso na entrega de materiais
Eu, Ivanov Ivan Ivanovich, responsável pelo fornecimento de materiais e consumíveis, ocupo este cargo desde 15 de julho de 2010. Na segunda-feira, 18 de outubro de 2010, eu deveria entregar materiais para a Energetik IP. Mas devido a um mau funcionamento do caminhão, ele foi entregue apenas no dia 19 de outubro.
Assinatura pessoal
2. Exemplo de nota explicativa com humor (os detalhes são preenchidos como no primeiro exemplo). “Cheguei atrasado para o trabalho em 19 de março de 2013 por um bom motivo. De manhã, antes de ir para jardim de infância, meu filho queria muito ir ao banheiro (por necessidade fisiológica). O tempo que cheguei atrasado correspondeu exatamente ao tempo que a criança passou no banheiro. Acredito que este caso pode ser classificado como situação (força maior), pois não dependeu da minha vontade de chegar pontualmente ao trabalho.”
Você deve escrever uma nota explicativa com um toque de humor somente se tiver certeza de que será corretamente compreendida pelo seu supervisor.
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