Como costurar um documento grosso. Como costurar documentos com linha para a repartição de finanças e para o arquivo: instruções passo a passo

Apesar da simplicidade das ações, o flashing de documentos é importante momento organizacional, em que cometer erros é inaceitável. É por isso que toda organização deve contar com colaboradores que saibam realizar esse processo. Documentos encadernados incorretamente podem causar sérios problemas.

Se os documentos forem costurados incorretamente

1. Firmware incorreto de documentos pode ser motivo para recusa em aceitá-los. E isso é perda de tempo, esforço e dinheiro pelo ralo.
2. Firmware incorreto ou de baixa qualidade dos documentos da sua organização pode servir como motivo para as partes interessadas se recusarem a cooperar.
3. Se os documentos não forem costurados com cuidado, existe uma grande probabilidade de serem desorganizados ou mesmo substituídos, o que será muito difícil de comprovar em verificações futuras.

E estes são apenas alguns dos problemas que podem ser encontrados quando os documentos são inseridos incorretamente.

Quais documentos precisam ser grampeados e por quê?

Os documentos são grampeados para que não sejam perdidos ou substituídos. Além disso, os documentos passam por firmware devido ao grande fluxo de documentação, para não se confundirem nos papéis comerciais.

Normalmente, aqueles documentos que são arquivados, enviados para fiscalização ou que possuem algum valor para seu titular estão sujeitos a costura.

Documentos que devem ser grampeados:

• arquivo;
• contabilidade;
• pessoal;
• para verificação.

A exceção são os documentos do serviço fiscal. Não há necessidade de costurá-los, uma vez que os funcionários fiscais têm repetidamente que desmontá-los para digitalização e outras manipulações.

Importante! O balconista deve se lembrar da precisão e da qualidade da costura. Caso contrário, se os documentos forem dissolvidos ou perdidos, toda a responsabilidade recairá sobre seus ombros.

Regulamentos básicos

Não existem regulamentos sobre o grampeamento de documentos. Existem apenas recomendações que foram aprovadas por Rosarkhiv pelo despacho de 23 de dezembro de 2009 N 76 e pelo GOST R 51141-98 “Trabalho de escritório e arquivamento”. Bem como instruções de documentação emitidas pelo Banco Central da Rússia.

Devido à falta de padrões rígidos para documentos vinculativos, é difícil para o empresário compreender o processo em si, pois cada órgão exige o cumprimento de suas próprias regras.

Preparando documentos para grampear

Antes de iniciar o trabalho principal, os documentos devem ser preparados. O processo de preparação ocorre em várias etapas:

1. Design da capa.

As capas para documentação vêm em três tipos:

• Padrão – a capa usual encontrada com mais frequência. Tamanho da capa 229x324 mm, contém folhas padrão(principalmente A4).
• Fora do padrão – usado se o formato do documento for de tamanho incomum.
• Para armazenamento a longo prazo – estas capas são feitas de papelão durável para armazenamento mais longo. Eles devem ser densos e resistentes ao desgaste.

2. Equipamento.

Estamos preparando um conjunto de documentos. O pacote não deve conter mais de 250 folhas. Sua espessura não deve ultrapassar 4 cm. Uma folha em branco deve ser adicionada ao bloco. Todos os clipes de papel e alfinetes devem ser removidos.

3. Numeração.

A numeração das páginas é feita apenas com um simples lápis. O número é colocado no canto superior direito. Sem notação romana. O inventário não está incluído na numeração. Os números das páginas não devem afetar o texto do documento.

Importante! Durante o processo de numeração página de título O número “1” não é colocado, numeramos apenas a partir da segunda folha com o número “2”.

Instruções básicas:

• Caso a documentação contenha folha de grande formato, ela deverá ser desdobrada e numerada no canto superior direito e depois dobrada da mesma forma. A bainha é bem feita, em uma das bordas, para que possa ser desdobrada várias vezes.
• Nos documentos, as cartas são guardadas em envelopes. Numere primeiro o envelope e depois todas as cartas nele contidas.
• Se o volume da documentação for muito grande (mais de 250 folhas), ela é dividida em volumes, que possuem numeração própria.
• Às vezes, os documentos contêm edições numeradas separadamente. Também são numerados, apesar da numeração existente.
• Se a documentação contiver folhas coladas, este documento deverá ser numerado como um. A seguir, um inventário dos acréscimos anexos é compilado no verso desta folha.
• Quando a folha está totalmente ocupada e não há espaço para numeração, elas são numeradas no verso do documento.
• Se a numeração estiver incorreta, o número é riscado e adicionado o correto, devendo ser feita uma nota de certificação na seção corrigida.

4. Inventário.

Cada documento encadernado deverá possuir inventário próprio, no qual deverá indicar:

• organização e título do documento;
• data de depósito e prazo de validade;
• anotação detalhada (finalidade de armazenamento, conteúdo, número de páginas e outras notas importantes);
• número de documentos e assinatura indicando nome completo.

Prestar atenção! Os documentos destinados ao uso interno são grampeados de acordo com as regras estabelecidas pela sua organização.

Possíveis opções de costura

Existem muitas maneiras de vincular documentação. Tudo depende dos equipamentos disponíveis e dos requisitos de gestão. Aqui estão algumas opções:

• O método clássico é usar agulha e linha. Normalmente, um pequeno volume de documentos é costurado com dois, três ou cinco furos. Os fios são presos e uma inscrição de certificação é colada neles.
• Usando uma chave de fenda e uma corda bamba. Adequado para materiais volumosos.
• Usando um furador. Semelhante ao método clássico, só que em vez de uma agulha há um furador.
• Usando uma máquina de encadernação. Este tipo de costura é utilizado apenas em gráficas.

Materiais necessários para costurar documentos com linhas

Para flashear documentos da maneira clássica, o atendente deverá ter consigo:

• agulhas ( tamanhos diferentes), furador, linha, corda ou barbante;
• cobrir;
• folha de certificação;
• tesoura e cola;
• furador (se necessário).

Processo de vinculação de documentos

Retiramos todos os colchetes, clipes de papel, numeramos, colocamos em uma pilha uniforme e começamos a costurar:

1. Faça 3 furos (furos) nos documentos com uma agulha (se necessário, um furador). A distância entre os furos é de cerca de 3 cm. O fio tem 80 cm de comprimento.

Prestar atenção! Os fios normais podem ser frágeis, é melhor usar fios mais grossos e fortes. EM como último recurso A linha deve ser dobrada duas ou três vezes.

2. Enfiamos a agulha do lado avesso no orifício do meio.

3. Em seguida, enfie imediatamente a agulha no orifício superior.

4. Após a punção superior, enfiamos pelo lado avesso no orifício inferior.

5. A seguir, saindo do orifício inferior, passamos para o do meio. Se você precisar costurar grande número casos, então repetimos o processo de costura várias vezes para fortalecer a pasta.

6. Dê um nó simples no lado avesso. Deve haver uma ponta de linha de cerca de oito centímetros restantes.

7. Colamos uma folha de certificação no pacote, na qual fazemos o lançamento necessário. O adesivo com a inscrição da certificação costuma medir 4x6 cm. A folha é colada no nó e em parte dos fios.

Prestar atenção! Os documentos devem ser autenticados pelo responsável da organização ou seu representante autorizado.

8. Colocamos carimbo e assinatura.

Importante! Ao certificar documentos encadernados com assinatura e selo, coloque-os de forma que essa parte fique tanto no adesivo quanto no documento que está sendo certificado. Isso garantirá a segurança e integridade dos documentos.

Como grampear documentos corretamente (vídeo)

Para um estudo mais detalhado das etapas do firmware, recomenda-se assistir ao vídeo, que mostra claramente o processo de costura de documentos:

Firmware de um grande volume de documentos

Se um funcionário se depara com o problema de grampear um grande número de documentos, equipamento especial para encadernação e costura de arquivo pode ajudá-lo. Se isso não estiver disponível, você pode usar serviços pagos para costura automática. Mas vale lembrar que neste caso informações importantes pode ser perdido.

Documentação atualizada usando uma máquina (vídeo)

Instruções em vídeo sobre como usar uma máquina para costurar documentos, com a qual você pode concluir o trabalho em poucos minutos:

Em termos de papelada, o trabalho de escritório é um processo bastante complexo. Até hoje se discute muito sobre como costurá-los corretamente, mas não existe uma regra única. Se você estiver atualizando documentos apenas para armazenamento, isso não exigirá esforço especial. Mas se se trata de papéis importantes, o trabalho deve ser assumido com total responsabilidade.

Há quantos anos existe uma disputa sobre o destino de livros, jornais e documentos em papel? Não há menos deles, nem o primeiro, nem o segundo, nem o terceiro. Talvez a taxa de crescimento esteja desacelerando. Às vezes é necessário grampear documentos em várias folhas. Você não pode fazer isso com um grampeador e também não pode colar. O que devo fazer? Precisa documentos básicos. Sim, exatamente costura! Ou seja, com linha e agulha você precisa pegar e prender todos os documentos. UM como grampear um documento corretamenteé? Nenhuma das autoridades que exigem isso fornece instruções detalhadas, regras e amostras. Embora pareça, bem, tire uma foto como grampear documentos e todos ficarão melhores. E, afinal, você precisa costurar os documentos corretamente, e não como você quer, mas “corretamente” vem da palavra “regra”. Grampear documentos corretamente proporciona a maior dificuldade em caso de falsificação e, portanto, é considerado a maneira mais confiável de preservar um documento de várias páginas (várias folhas).

Infelizmente, não existem instruções e regulamentos claros (as mesmas “regras”) para a exibição de documentos. Mas existem exigências gerais de diversas autoridades, por exemplo, recomendações gerais para flashing de documentos no formato A4 podem ser obtidas nas Recomendações Metodológicas para o Desenvolvimento de Instruções para Trabalho de Escritório em Órgãos Executivos Federais, aprovadas. Por despacho do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009 N 76 e do GOST R 51141-98 “Trabalho de escritório e arquivo”. No entanto, a maioria destes regulamentos aplica-se a documentos armazenados por mais de 10 anos e, como os contabilistas devem saber, o estado obriga o armazenamento de determinada documentação empresarial durante um determinado número de anos, ou seja, o armazenamento de arquivos, e depois a transferência de determinados documentos arquivísticos. documentos para arquivos estaduais. Mas estas são todas situações “flores” que são mais relevantes e requerem atenção quando; administração fiscal exige cópias dos documentos e então os documentos solicitados devem ser elaborados de acordo com as exigências da Receita Federal. Esses requisitos, por sua vez, baseiam-se no Código Tributário da Federação Russa, art. 93. Solicitação de documentos durante uma auditoria fiscal, bem como para o novo pedido para 2019 do Serviço Fiscal Federal da Rússia datado de 7 de novembro de 2018 nº ММВ-7-2/628@.

Em geral, habilidade costurar documentos corretamente pode ser necessário mais de uma vez. Por exemplo, ao enviar relatórios, você precisa grampear documentos para o Fundo de Pensões, bem como documentos de relatórios para a repartição de finanças (por exemplo, pode ser um livro de receitas e despesas*), etc. Às vezes é necessário que funcionários dos departamentos relevantes juntem documentos no banco. No final, você precisa costurar constantemente documentos contábeis e de caixa, faça isso ao preparar documentos para uma licitação, bem como ao enviar documentos para armazenamento em arquivo.

Em princípio, todos os contabilistas trabalham com programas de contabilidade, não podemos viver sem eles agora. Mas na maioria das vezes os papéis têm significado jurídico, porque documentos por e-mail forma força legal só terão se estiverem assinados digitalmente. E neste caso não é necessária duplicação em papel. Isso se aplica a faturas e muitos outros documentos. Em princípio, se você quiser tentar trabalhar sem papel, ou reduzi-lo, e também fazer todos os cálculos com facilidade 🙂, então você pode recorrer ao serviço de contabilidade online número um na Rússia - “Contabilidade Kontur” de todos os contadores do Empresa SKB Kontur. A área de contabilidade mais popular para a qual a contabilidade on-line é usada é a folha de pagamento - ela tem a tarifa mais acessível - 1.500 rublos por trimestre (incluindo relatórios)! Esta é uma alternativa muito interessante ao 1C, e você pode trabalhar com bancos de dados baixados do 1C! Muitos vão se surpreender, mas você não precisa estudar para trabalhar na Kontur Contabilidade e muito menos fazer cursos pagos, não precisa implementar, licenciar, chamar um programador, etc. É muito fácil começar a namorar/trabalhar; após um cadastro rápido e simples, você pode utilizar o serviço por um mês inteiro de trabalho:

Mas tudo isso é bom e lindo, mas o departamento de contabilidade vai ter que trabalhar muito tempo com papéis, e isso precisa ser feito agora! E como você precisa juntar diferentes documentos que tenham significado diferente, o formato das folhas, a espessura da caixa (pilhas de folhas), então as recomendações/regras/práticas possuem diversas opções de instruções passo a passo. Provavelmente, por conveniência, você precisa dividir os objetos costurados:

1) várias folhas de formato A4

2) contabilidade, incluindo documentos de caixa, documentos

A diferença é puramente externa - os primeiros são grampeados sozinhos (como regra, cada documento é grampeado separadamente), os últimos podem ser grampeados em arquivos (cada arquivo pode consistir em qualquer número de documentos) e, portanto, podem ter costas de papelão.

Para descobrir, você pode olhar a foto de documentos realmente costurados. exemplo simples— para um documento composto por várias folhas A4:

Mas se quiser assistir às instruções do vídeo, você também pode consultá-lo. Para evitar que o vídeo duplique a foto, outra situação será apresentada quando os documentos podem/devem ser grampeados na parte superior esquerda canto:

Então, o que você precisa preparar antes de costurar documentos:

- documento(s)
- carimbo (se houver, nem sempre é necessário, mas é improvável que seja supérfluo)
- fios (severos)
- uma agulha
- furador
- cola de escritório
- papel adesivo medindo aproximadamente 4*6 cm

Em seguida, no lado esquerdo da folha, a uma distância de cerca de metade do campo sem texto, são feitos furos com uma agulha no valor de três a cinco peças. As punções devem ser localizadas simetricamente a uma distância de 3 cm e estritamente na vertical.

Então, vamos lidar com tudo em ordem.

1) Preparação de documentos.

Primeiro você precisa fazer furos (furos), para a maioria dos documentos basta fazer três. As perfurações (furos/furos) devem ser localizadas simetricamente e estritamente verticalmente. Se você tiver que costurar documentos com linha, e os documentos forem compostos por várias folhas, então você pode fazer furos com agulha, ou seja, “costurar” na hora, embora também possa usar furador. Para documentos particularmente importantes, é melhor fazer cinco furos. Existe a opinião de que costurar documentos com linhas através de três furos não é suficientemente confiável e permanece a possibilidade de substituição. E o firmware através de 5 furos é o limite de proteção de documentos que o firmware é capaz. Os furos devem ficar à esquerda; via de regra, todos têm experiência em “perfurar” folhas e inseri-las em fichários, então não deve haver dificuldades, pois, na verdade, a localização dos furos para costurar documentos é. idêntico.

Deve-se notar também que é fácil fazer furos para várias folhas A4, mas o furador é projetado para uma determinada espessura de uma pilha de folhas. Mas e se você precisar grampear documentos de dinheiro em uma pilha grossa, por exemplo? Neste caso, você deve usar um furador (provavelmente não é fácil encontrar um no escritório), ou, se o caso for muito difícil, por exemplo, você precisa costurar documentos contábeis em uma pilha muito grossa, então você pode use um prego afiado e um martelo. O escopo não é administrativo, mas o que você pode fazer?

Depois, no(s) documento(s), você precisará numerar as folhas: primeiro você precisa retirar os clipes de papel, depois colocar os documentos em ordem e numerá-los da primeira à última folha.

2) Costura.

Normalmente você precisa grampear documentos com linha, mas às vezes você pode usar fita fina (como mostra o vídeo acima). Embora muitos contadores prefiram costurar documentos não com qualquer linha, mas com fio bancário ou linha de costura LSh-210. Ou seja, um fio áspero ainda é desejável.

Os documentos são costurados duas vezes para dar força, e o restante da linha é trazido para a parte de trás do orifício central e cortado, mas devem permanecer cerca de 6 cm da extremidade livre. Depois disso, os fios são amarrados com um nó para que um pedaço de papel com uma estampa possa ser colado neles (ver foto/vídeo acima)

3) Certificação do documento encadernado

Primeiro você precisa preparar o papel adesivo; você pode fazer isso, por exemplo, no Word criando uma tabela e preenchendo-a. Em seguida, imprima a folha e recorte a mesa. Amostra:

Costurado, numerado, assinado
e carimbo ___ (_______________________) folha___

Director Geral
JSC "ZAO"

Eu. eu. Ivanov

É necessário escolher papel de seda, pois o nó deve ficar bem visível, portanto não pode ser usado papel grosso. Cole o papel adesivo de forma que cubra o nó e parte do comprimento dos fios que devem ficar livres (ver foto/vídeo). Você precisa colar este papel com cola de papelaria ( vidro líquido). Em seguida, um selo e uma assinatura são afixados (pelo chefe da organização ou por uma pessoa autorizada), e as bordas da assinatura e do selo devem se estender além dos limites do papel adesivo. Depois disso, a impressão do selo e o nó da linha são cobertos com cola por cima. Este último nem sempre é necessário, por exemplo, a administração fiscal arquivará um extrato do registro, mas não preencherá o selo e a assinatura com cola. Portanto, você precisa determinar de forma independente o grau de importância dos documentos que precisam ser grampeados. O máximo rigor no grampeamento de documentos geralmente é dado aos documentos contábeis mais importantes. Afinal, auditores e auditores são pessoas sem piedade nos olhos e sem coração :) E assim como grampear documentos corretamente ninguém ensina ninguém, então durante os testes eles podem facilmente encontrar falhas.

Afinal, existem situações controversas.

Às vezes estamos falando sobre não sobre como grampear documentos corretamente, é necessário fazer isso? O fato é que as autoridades reguladoras às vezes exigem que as cópias sejam autenticadas. E você pode não gostar da opção alternativa - quando todos os documentos forem arquivados. Por exemplo, houve um caso assim.

Os fiscais exigiram documentos da empresa. O contribuinte arquivava conjuntamente as cópias, sendo que na última folha colocava uma inscrição indicando a quantidade de folhas, o carimbo da empresa e a assinatura do representante. Os fiscais não levaram a pasta - dizem que cada cópia deveria ter sido autenticada separadamente. O contribuinte recorreu à Justiça para obrigar a fiscalização a aceitar documentos autenticados pela empresa.

O tribunal apoiou a autoridade fiscal (resolução do Serviço Federal Antimonopólio do Distrito de Moscou de 5 de novembro de 2009 nº KA-A41/11390-09). Embora todas as folhas estivessem encadernadas e numeradas, os juízes decidiram que o Código Tributário exige que cada documento seja autenticado separadamente.

Portanto, antes de costurar, você deve descobrir exatamente o que as autoridades reguladoras desejam receber. Especialmente em caso de verificação (tráfego em sentido contrário, etc.)

O que é útil para um contador saber:

Os documentos assinados digitalmente quase nunca são duplicados em papel e, portanto, não requerem armazenamento, grampeamento, etc. Eles são armazenados em formulário eletrônico nos arquivos eletrônicos de uma operadora especializada de telecomunicações. Em particular, as empresas em regime simplificado, imputado ou geral sistema tributário pode ser mantido usando a já mencionada contabilidade on-line, que oferece tudo, desde um calendário de relatórios individuais gratuito e autoatualizável até o atendimento a qualquer número de empresas. Claro, pode ser considerado uma alternativa ao 1C e outros programas de contabilidade, mas em essência, este é um salto qualitativo na automatização do trabalho de um contador. Arquivo eletrônico criado por si só, não há necessidade de enviar documentos para qualquer lugar, atualiza formulários de relatórios, procedimentos de cálculo, fórmulas, etc. ocorre de forma centralizada e não requer nenhuma ação por parte dos usuários, o calendário de relatórios da empresa está sempre atualizado, à mão e contém apenas o que precisa ser feito para uma determinada empresa quando as tarefas estão se aproximando, o sistema notifica; sobre isso por e-mail, via SMS, sim e em conta pessoal uma notificação aparece, você pode assistir a um vídeo sobre outras comodidades e, o mais importante, experimente! E não em uma versão demo simplificada, mas em um sistema totalmente funcional dentro de um mês após o registro. A propósito, novos usuários da Kontur Accounting recebem presentes que quase nunca são vistos em lugar nenhum - um mês de presente após o registro, um quarto de presente após mudar para qualquer tarifa paga. Esses brindes são oferecidos como promoção para novos usuários, o código promocional é 5000, você pode inseri-lo no Contorno Contábil apenas na página de cadastro, o campo correspondente está sempre visível. Por um lado, isso é atraente e agradável, por outro lado, é simplesmente uma necessidade, embora seja fácil conectar-se ao Contorno Contábil e fácil desconectar, mas conhecer oportunidades fundamentalmente novas para um contador ainda exige esforço e, o mais importante, é necessário que as necessidades coincidam com as oportunidades. É por isso que tanto foi feito para novos usuários :)

* Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa de 30 de dezembro de 2005 N 167n “Sobre a aprovação do formulário do Livro de Receitas e Despesas de Organizações e Empresários Individuais que aplicam o sistema de tributação simplificado e o Procedimento para seu preenchimento” :

1.5. O livro de receitas e despesas deve ser lacrado e numerado. Na última página do Livro de Contabilidade de Receitas e Despesas, numerado e atado pelo contribuinte, é indicado o número de páginas nele contidas, o que é confirmado pela assinatura do responsável da organização ( empreendedor individual) e selado com o selo da organização (empresário individual - se houver), e também certificado pela assinatura de um funcionário da autoridade fiscal e selado com o selo da autoridade fiscal antes do início da sua manutenção. Na última página do Livro de Contabilidade de Receitas e Despesas, numerado e atado pelo contribuinte, que era guardado eletronicamente e impresso em papel no final do período de tributação, é indicado o número de páginas que contém, o que é confirmado pela assinatura do chefe da organização (empresário individual) e selado com o selo da organização (empreendedor individual - se disponível), sendo também certificado pela assinatura de um funcionário da autoridade fiscal e selado com o selo da autoridade fiscal.

Ao armazenar, processar ou enviar documentação a determinadas autoridades, as pessoas muitas vezes enfrentam a necessidade de grampear documentos. Este artigo explicará como atualizar corretamente o firmware e como certificar o trabalho realizado.

Na maioria das vezes, surge a questão de como fazer flash de documentos ao transferir documentos comerciais para autoridades de registro ou controle. Preparação adequada a documentação inclui não apenas o conteúdo das informações relevantes e confiáveis ​​​​nos papéis, o cumprimento da ordem de preenchimento, mas também uma nuance aparentemente insignificante como o firmware. Na realidade, nem tudo é tão simples. O grampeamento é considerado a forma mais confiável de proteger a documentação contra falsificação. Os critérios sobre como encadernar corretamente e depois certificar documentos, incluindo cópias, são regulamentados por uma série de regulamentos e há razões para isso.

Importante! Em decorrência de firmware executado incorretamente, a documentação pode ser dissolvida com a posterior substituição de folhas individuais. Se isso acontecer, será quase impossível provar e as consequências podem ser catastróficas.

Não fazer a costura corretamente pode ser motivo de recusa em aceitar a documentação, o que significa desperdício de esforço, tempo e, muitas vezes, dinheiro.

Por exemplo, ao abrir um empreendedor individual, você precisará costurar páginas para fornecer informações fiscais. Pode confiar o trabalho de preparação a alguma empresa intermediária que preste serviços nesta área ou tentar fazê-lo sozinho, mas sem seguir rigorosamente as instruções, as autoridades de controlo provavelmente devolverão todos os documentos apresentados. Para evitar isso, você deve aprender a realizar corretamente esse trabalho simples, mas, por outro lado, meticuloso.

Costurando em 3 furos

Para atualizar a documentação usando três furos, você precisa preparar os seguintes itens:

1. Os próprios documentos.
2. Furador. Se houver poucos documentos, não será necessário furador.
3. Uma agulha grossa.
4. Fios fortes, como seda. Você pode usar fita fina, barbante ou linhas especiais para costurar LSh-210.
5. Adesivo de papel pequeno, aproximadamente 3*6 cm.
6. Cola para papelaria.
7. Um selo para garantir.

Então, primeiro você deve preparar as folhas de papel removendo todos os clipes e grampos do grampeador, dobrando-os em uma pilha na ordem certa. Em seguida, no lado esquerdo, na vertical, mantendo a simetria, são feitas três punções com agulha, furador ou furador à mesma distância entre si, conforme mostra o exemplo:

Depois de feitas as punções, uma linha é enfiada na agulha. Não há necessidade de enfiar um fio muito comprido, pois ainda será necessário cortar o excesso. Para melhorar a compreensão, os furos nas folhas recebem números de série de um a três, de cima para baixo. Inicialmente, uma agulha é usada para enfiar uma pilha de folhas através do orifício nº 2 em direção à parte frontal. É importante garantir que a ponta da linha, com cerca de 7 cm de comprimento, fique solta para trás até o final da costura. Esta será a aparência em uma imagem visual:

O próximo ponto é feito na frente, direcionando a agulha para o orifício nº 1. O processo é mostrado mais claramente na foto:

O próximo passo é passar a agulha pelo furo nº 3 em direção à frente da embalagem, depois é feito um ponto do furo nº 3 ao furo nº 2, eventualmente trazendo a agulha para o verso das folhas. Esta será a aparência em uma imagem visual:

Após esta ação, o excesso de fio é cortado, deixando pontas com cerca de 7 cm de comprimento, que são amarradas com um nó o mais firmemente possível ao papel. Na verdade o firmware está finalizado, mas tem mais um ponto importante. Resta colar o adesivo de papel, que é preparado com antecedência. Para o adesivo, recorte um pequeno pedaço de papel. Não existem requisitos rígidos para o seu tamanho, portanto uma tira de papel de 3*5 cm é adequada. Mais ou menos um centímetro não é significativo, o principal é que a peça cortada, após a colagem, cubra completamente a área da costura. No papel recortado está escrito “numerado e costurado”. A inscrição pode ser impressa em uma impressora com antecedência e, em seguida, recortar cuidadosamente um retângulo o tamanho certo. As folhas devem primeiro ser numeradas em ordem cronológica, inserindo algarismos arábicos no canto superior direito de cada página do documento, incluindo as cópias, o número total de páginas é então exibido em um adesivo. Aqui está um exemplo de como esse adesivo deve ficar corretamente:

A cola é aplicada no verso da lombada do papel, depois o adesivo é colado no verso, fechando o nó e a maior parte fios, de modo que restem apenas pontas curtas de 1-2 cm. A aparência é mostrada na foto:

Resta apenas garantir. Os campos são preenchidos, indicando o número de páginas, data e assinatura de quem costurou as páginas. Parte da assinatura deve ultrapassar o adesivo. Em seguida, é afixado o selo da organização, que também deve se estender parcialmente além do adesivo. Esta é a aparência da documentação costurada corretamente:

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Neste ponto, o trabalho de costura dos três furos é considerado concluído.

Como fazer firmware com quatro furos

A costura de quatro furos é tão fácil quanto a costura de três furos. A lista de itens necessários para o trabalho não é diferente. Quatro furos são pré-preparados nos documentos e suas cópias. Eles começam a costurar do primeiro furo em direção ao segundo, depois ao terceiro e depois ao quarto. Deixando a ponta do fio no quarto furo, as manipulações são feitas na ordem inversa, fazendo pontos alternadamente do quarto para o primeiro, após o que os fios são amarrados com um nó no verso, preso com adesivo. O adesivo indica o número de páginas, a data, após a qual a obra poderá ser certificada com assinatura e selo. Acredita-se que quanto maior o número de furos realizados, melhor será a qualidade do trabalho e maior será o grau de confiabilidade da costura, o que significa que o risco de substituição de documentos é minimizado. Não há diretrizes legislativas neste momento – você pode costurar três, quatro ou até cinco furos.

Conclusão

Antes de concluir o grampeamento, deve-se ter cuidado para obter cópias autenticadas de páginas individuais, caso contrário, toda a pasta precisará ser grampeada para obter uma cópia. Na hora de enviar relatórios, é melhor consultar com antecedência o conteúdo da embalagem, a quantidade de exemplares, inclusive cópias autenticadas.

Separadamente, sobre como costurar um documento com um grande número de páginas. Quando se trata de várias folhas de papel, não há problemas com furos. Você pode conviver com uma agulha, que será usada para fazer o firmware. Para uma embalagem mais densa você terá que usar um furador ou furador. Se estamos falando, por exemplo, de documentação de caixa registradora com um grande número de páginas, e o furador não foi projetado para um número tão grande de folhas, você pode usar o antigo método “antiquado”, usando uma faca fina e afiada prego e um martelo. É necessário ter muito cuidado para não danificar as folhas individuais, para fazer furos uniformes e idênticos em toda a altura de toda a pilha de papel. Por exemplo, o Livro de Contabilidade de Despesas e Receitas de uma organização deverá ser costurado da forma descrita acima, indicando o número total de páginas. Não só o chefe da organização, mas também uma pessoa autorizada deve certificar o Livro Contábil antes de começar a mantê-lo. oficial da repartição de finanças. A necessidade de atualizar corretamente a documentação pode surgir com bastante frequência.

O vídeo a seguir mostrará como costurar e certificar cópias de documentos importantes de maneira adequada:

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Como fazer a bainha dos documentos corretamente e com que linha.

Graças ao firmware correto, os documentos são mais fáceis de organizar. Muitos documentos são transferidos para o arquivo. É mais conveniente armazenar documentos encadernados com várias folhas e fornecer documentos às autoridades de inspeção. Os papéis permanecem totalmente intactos, eliminando a possibilidade de substituição, falsificação ou extravio.

• A questão do firmware correto dos documentos preocupa não apenas os funcionários de órgãos governamentais, mas também os representantes de pequenas empresas.
• Se o firmware não estiver instalado corretamente, o processo de registro poderá demorar indefinidamente. O firmware correto é uma garantia de máxima proteção da documentação.

Como realizar o firmware de acordo com os requisitos existentes? Como fazer tudo na primeira vez se não existe um conjunto claro de regras para o arquivamento de documentos oficiais? O material deste artigo é dedicado a de várias maneiras documentação de firmware.

• Se você precisar grampear papéis de escritório em várias folhas, primeiro você precisa se familiarizar com os regulamentos. Claro, a primeira coisa que vem à mente é cola ou grampeador. Documentos com várias páginas não podem ser colados. Mas como você os costura? Afinal, firmware incorreto pode resultar, no mínimo, na recusa de registro por parte da autoridade que exige que você forneça um pacote de documentos.
• O que fazer se não houver um conjunto de regras e padrões e for impossível costurar os papéis como acontece e não como deveria ser. Embora instruções claras Não existem documentos relativos à vinculação de documentação, é necessário focar nos requisitos específicos da autoridade que solicita informações na forma de pacote de documentos encadernados.
• Também será útil familiarizar-se com recomendações gerais para realizar o firmware de documentos compostos por mais de uma folha. Eles são coletados em um folheto ou recomendações metodológicas para 2009. Há também uma brochura para 2004. É mais adequado para registrar documentação LLC.

Regras para costurar documentos GOST

• Os métodos de costura das folhas descritos nos folhetos referem-se a documentação que deve ser armazenada por mais de 10 anos.
• A costura de documentos de várias páginas é realizada com agulha comum e linha grossa. Mas como aprender a atualizar adequadamente a documentação corporativa? Afinal, essa habilidade será útil mais de uma vez ao longo de sua carreira burocrática ou empreendedora.

Quais documentos são costurados?

• Documentação de pessoal com base nos resultados do ano corrente
• Documentação contábil
• Documentação de entrada e saída do funcionário
• Documentos para a administração fiscal
• documentos para apresentação de relatórios ao Fundo de Pensões da Rússia
• documentos para vários departamentos do banco
• documentos do concurso
• cópias de documentos legais
• documentos para a celebração de acordos particularmente importantes
• livros de lucro
• cópias autenticadas e traduções
• ao preparar documentação para arquivamento

• É costume costurar um pacote de documentos com agulha e linha. Isso permite manter sua integridade: neste tipo de papel será difícil substituí-lo, o que é muito importante hoje.
• Às vezes é permitido usar um grampeador para grampear documentos. Opção ideal— utilização de equipamento especial.
• Os contadores de muitas organizações estão mudando para trabalhar com programas de contabilidade. Eles não precisam ser duplicados no papel. Existe contabilidade online para isso. Os documentos eletrônicos assinados com assinatura digital têm o mesmo significado jurídico que os documentos em papel (por exemplo, faturas).
• Mas, apesar da facilidade de trabalhar com documentação em formato digital, teremos que lidar por muito tempo com a habitual documentação em papel, sendo necessária a preparação de alguns documentos agora.

A documentação do Office tem significados diferentes. Os documentos diferem na espessura do arquivo e no formato das folhas. É por isso que existem várias maneiras de atualizar a documentação.

Que tipo de diferenças externas para costurar objetos:

• um documento que consiste em 2 ou mais folhas A4
• documentação contábil, incluindo documentos de caixa que consistem em quantidades diferentes documentos são armazenados em caixas de papelão

Que linha devo usar para costurar documentos?

• Se você não levar a sério o envio da documentação, os papéis preparados para entrega poderão simplesmente ser devolvidos a você com a exigência de refazer completamente o firmware. Portanto, é aconselhável familiarizar-se com as regras de costura e os requisitos básicos antes que erros graves sejam cometidos no firmware dos documentos.
• Outra opção para solucionar o problema é recorrer a profissionais. Se você não tem tempo para estudar a questão da documentação do firmware, pode confiar isso aos especialistas de uma gráfica. Levará de 10 a 30 minutos para costurar documentos com uma mola de plástico ou metal com tampa.
• Mas existe um certo risco em confiar os seus documentos a terceiros: os papéis podem conter segredos comerciais.
• Portanto, você deve ler atentamente as instruções sobre como costurar documentação de vários formatos usando linhas comuns ou um grampeador.

• A documentação é costurada com barbante, fita Mylar fina ou linhas de costura. Mas se não existirem tais fios, então os fios ásperos comuns servirão.
• 2-3 folhas são costuradas com linha normal. Ele precisa ser dobrado ao meio para ter força. O processo de costura começa com furos nas folhas. A costura é feita na parte de trás das folhas montadas.
• A agulha é inserida primeiro no orifício do meio. É melhor usar firmware duplo. Terminada a costura, a agulha e a linha são inseridas no orifício central e trazidas para o verso dos documentos montados. A ponta restante do fio deve ser amarrada com um nó.

A documentação é costurada com barbante, fita Mylar fina ou linhas de costura

Como costurar documentação com linha

Preparando acessórios:

• agulhas e linha de espessura adequada
• documentos que precisam ser flasheados
• um furador ou outra ferramenta para fazer furos no papel
• selo da organização
• cola de papelaria

Costuramos o documento em 3 etapas:

• Estamos preparando papéis para costura. Para fazer isso, você precisa organizá-los em grupos
• Verificando se a numeração está correta
• Costura
• Elaboramos uma inscrição de acompanhamento.
• Estamos preparando um inventário interno.
• Certificamos o trabalho acabado

Para um pacote encadernado de documentos, é permitido o seguinte:

• perder a etapa de sistematização de documentos
• distribuir documentos sem numeração
• É possível enviar documentos sem certificação

Etapa 1:

• Disponibilizamos os papéis como deveriam estar localizados no documento. Numeramos cada página com números no canto superior direito. Para isso usamos um lápis simples.
• Fazemos furos. Se o nosso documento for composto por várias folhas, então um furo pode ser facilmente feito com agulha e linha. Perfuramos um documento de várias páginas com um furador ou usamos um prego afiado. Para facilitar o processo de perfuração do papel, pegue um martelo.
• Quantos furos devo fazer? Depende dos requisitos da organização que solicita os documentos. As punções devem ser espaçadas uniformemente ao longo da margem esquerda. Os furos são feitos no meio da folha, a distância entre eles é de 3 cm.

Uma folha de papel é colada nos documentos encadernados. Está carimbado, assinado e datado

• Para documentos particularmente importantes, são feitos cinco furos. Este é o mais maneira confiável proteção de papéis contra substituição.
• Certificamos o documento: preparamos um pedaço de papel medindo 4 por 5-6 cm. Indicamos nele a quantidade de folhas costuradas em números e por extenso. Acrescentamos aqui o cargo, sobrenome, nome e patronímico da pessoa que certifica os documentos.

Documento encadernado corretamente: verso

• Aplique cola e coloque esta folha no local onde fica o nó e os fios se encontram. Levamos as pontas curtas dos fios além da folha para que fiquem penduradas livremente. O certificador do documento assina. Se houver carimbo ou for necessário no documento, colocamos carimbo. Aqui você não deve apenas assinar ou colocar um selo, mas fazê-lo de forma que parte da assinatura e do selo ultrapasse a borda da folha colada.

• Usando um furador fazemos três furos. Deve haver uma distância de 3 a 5 cm entre eles.
  Inserimos a agulha pela punção intermediária com verso folhas reunidas, deixando um pedaço de linha com mais de 7 cm.
• Trazemos a agulha para a frente através do orifício localizado na parte superior. Puxamos a agulha e passamos a linha pelo orifício inferior na parte de trás.
• Pela parte da frente passamos a agulha no furo do meio. Agora o fio pode ser cortado, deixando um comprimento de pelo menos 7 cm.
• Temos dois fios restantes: no furo superior e no meio. Vamos conectá-los.
  Prepare uma folha retangular e cole-a no nó resultante.

Costurando documentos manualmente em 3 furos: diagrama

Vídeo: Como costurar um diploma com três furos?

• Uma maneira mais confiável de costurar documentos é com quatro furos. Fazemos 4 furos. Costuramos a partir do buraco localizado em segundo lugar a partir do topo. Inserimos a agulha no furo superior, voltamos ao segundo furo da parte superior e depois ao terceiro. Pela quarta punção mandamos a agulha para o verso do documento.
• Resta inserir a agulha no terceiro orifício pela frente. A imagem abaixo mostra como costurar documentos usando quatro furos.

Como fazer flash em uma pasta com 4 furos: diagrama

O que você deve prestar atenção:

• Realizamos o firmware estritamente verticalmente e observando a simetria
• os furos nos documentos devem estar localizados ao longo da margem esquerda
• a borda da borda da folha é de 1,5-2 cm
• a agulha é inserida pela primeira vez na parte de trás do documento

Conduzimos o fio até o furo externo pela parte de trás

Vídeo: Como fazer flash de documentos?

Como costurar documentos em um canto: diagrama

Às vezes é necessário costurar um documento pela esquina. Como fazer isso corretamente, assista ao vídeo.

Vídeo: Como costurar documentos?

Grampeando documentos com grampeador

Como grampear documentos com um grampeador - assista ao vídeo.

Vídeo: Como costurar documentos corretamente?

Como numerar corretamente as páginas do documento durante o arquivamento?

• Colocamos números arábicos nas folhas
• Usamos um lápis simples para isso
• Colocamos os números em ordem crescente
• Numeramos folhas e não páginas (os documentos podem ter numeração própria)
• Colocamos o número da página no canto superior direito, sem tocar no texto do documento.
• As inscrições são numeradas em ordem geral
• Numeramos as letras da seguinte forma: colocamos um número no envelope, e só depois numeramos as folhas contidas na carta
• Vários volumes de documentos são numerados individualmente
• Os aplicativos alocados em um volume separado também são numerados separadamente
• Se os documentos forem elaborados em folha de grande formato, coloque a numeração no canto superior direito, dobre e arquive sob uma das bordas
• Para os fragmentos individuais indicados no documento (por exemplo, cheques), elaboramos um inventário e numeramos este documento em ordem geral.

Como grampear documentos para a repartição de finanças: regras, amostra

• número de folhas em um firmware - não mais que 150
• os documentos são costurados de forma que as datas e os vistos permaneçam legíveis
• O fiscal pode precisar de uma cópia do documento, por isso é necessário grampear os papéis de forma que a digitalização ou outra cópia não exija a quebra do firmware
• todas as folhas do documento são numeradas (a numeração começa em um: 1, 2, 3)
• Os documentos são costurados usando o método de punção 2-4. O fio é trazido para trás e amarrado.
• Um pedaço de papel (seu tamanho é 3x5 cm) com inscrição e selo de certificação é colado no nó.

Como grampear documentos para a administração fiscal

• O diário de bordo é encadernado em capa dura. Isso é necessário para manter a aparência adequada do documento durante um longo período de armazenamento.
• Os documentos são numerados.
• O diário de bordo é costurado com linha grossa regular sem cumprir quaisquer requisitos regulamentares.

Para firmware você pode usar os seguintes materiais:

• fio de banco
• linha normal nº 10 (costurada com grande número de pontos)
• cordão longo e fino
• linha crua ou de costura
• o documento encadernado é selado para proteger os registros contra intervenção não autorizada

Processo de firmware do diário de bordo:

• prepare três furos com furador ou furador (faça furos à esquerda nas margens da revista)
• insira a linha da parte de trás da encadernação da revista no orifício externo
• traga a linha para a frente e puxe as bordas, alinhando-as
• insira as pontas dos fios (o segmento deve ter 6-8 cm) no orifício que fica no centro e puxe para trás
• se usar uma linha que não seja forte o suficiente, repita o procedimento
• Amarramos as pontas dos fios com um nó na parte de trás, agarrando o fio central que passa pelos furos externos
• cole as pontas dos fios na revista e cole um pequeno pedaço de papel quadrado por cima, no qual o responsável assina e assina
• indicar a data do firmware

Como atualizar um caderno de contabilidade: amostra

Vídeo: Como um empresário individual pode fazer flash de documentos?

Firmware de documentos para arquivo

Você aprenderá sobre os recursos dos documentos de firmware para arquivo no vídeo.

Vídeo: arquivo uma PASTA DE ARQUIVO na câmera - descrição detalhada

Como atualizar uma pasta com documentos?

O processo de atualização de uma pasta com documentos é mostrado no vídeo.

Vídeo: arquivo do caso

Como costurar uma capa?

Assista ao vídeo para ver como registrar um caso corretamente.

Vídeo: Arquivamento do caso (1ª opção).

Vídeo: Arquivamento de caso (2ª opção)

Para organizar os documentos, é necessário formatá-los corretamente. O principal requisito resume-se à comodidade de armazenamento e garantia da segurança da documentação, o que se consegue através da fixação com roscas.

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Como fazer flash de documentos em 2019? Antes de enviar documentos a diversas autoridades ou transferi-los para armazenamento em arquivo, é necessário fixar adequadamente as folhas.

Para isso, os papéis são costurados com linhas. Neste formulário, os documentos ficam protegidos contra perda e substituição. Mas como costurar corretamente a documentação com threads?

O que você precisa saber

Armazenar, processar e enviar documentos a diversas autoridades exige a encadernação de papéis.

Na maioria das vezes, a necessidade de firmware surge ao enviar documentação às autoridades de registro ou reguladoras.

O grampeamento é parte integrante do processo de preparação de documentos, além da verificação da veracidade das informações e da observação da ordem de preenchimento.

O grampeamento é a forma mais confiável de evitar a perda de alguns documentos. Documentos devidamente encadernados não podem ser falsificados ou substituídos.

Mas um processo tão simples como o arquivamento de documentos em relação à documentação oficial é um processo estritamente regulamentado.

Ou seja, você não pode simplesmente fixar as folhas com fios; você deve seguir certas regras de design.

Definições

A encadernação de documentos significa que os documentos são unidos na sequência correta.

O grampeamento incorreto pode causar desorganização dos documentos com posterior perda ou substituição de folhas.

EM situação semelhanteé praticamente impossível provar que os documentos estavam em ordem. Dependendo da importância dos documentos, as consequências podem ser um verdadeiro desastre.

Um grampeador, equipamento especial ou linha são usados ​​para grampear documentos. Mas a fixação com rosca continua a ser a mais confiável, pois neste caso não será possível substituir as folhas individuais.

Mas ao atualizar documentos, você precisa fazer isso corretamente. Documentação encadernada incorretamente não será aceita por agências governamentais.

Algumas empresas se especializam em oferecer documentos de firmware de acordo com todas as regras.

Mas, em essência, esta não é uma questão difícil. Se você souber costurar lençóis corretamente, poderá fazer esse trabalho sozinho.

Com que propósito isso é feito?

O próprio significado do procedimento de firmware é proteger os papéis com segurança. Os documentos são protegidos contra perda acidental e é impossível remover discretamente uma única folha de uma pilha de papéis numerados.

A vantagem do firmware é a facilidade de salvar. As caixas costuradas são bastante compactas, ocupam pouco espaço e são mais fáceis de organizar.

Alguns documentos têm um período de arquivo muito longo. Os papéis grampeados são mantidos em bom estado e, se necessário, você encontra facilmente a documentação necessária.

Preservar a documentação é importante não apenas para agências governamentais, mas também para empresários privados. Embora, neste caso, os problemas de registro de uma empresa possam ser resolvidos dentro da organização.

Quanto ao envio de documentos a órgãos governamentais, muitas vezes é a encadernação incorreta dos papéis que se torna o motivo da recusa em aceitá-los.

Regulamentação legal

O firmware de documentos não é regulamentado por nenhuma norma especial. Mas isso não significa que você possa grampear documentos ao acaso.

O processo é realizado de acordo com os requisitos existentes relativos ao processamento de documentação importante.

As instruções necessárias estão contidas nas seguintes disposições:

Como costurar documentos corretamente com linha

Antes de começar a costurar documentos, você precisa prepará-los. Para fazer isso, todos os papéis são classificados por data. A seguir, seguindo a sequência, os documentos são dobrados e cada folha individual é numerada.

Números arábicos são usados ​​para numeração. O número está indicado no lado direito da folha. Neste caso, a numeração começa com o número 1, mas os documentos encadernados não são considerados.

Para proteger os documentos de influências externas, é utilizada uma capa especial de papelão “Delo”, que vem em diversos tamanhos e qualidades.

Ao grampear documentos padrão, é usado um fichário de formato A4 padrão. Os envelopes também estão sujeitos a numeração na documentação.

Neste caso, primeiro o número é afixado no envelope e só depois são numeradas as fotografias e papéis nele guardados.

Se ocorreu um erro durante o processo de numeração, o valor incorreto é riscado com uma linha e a numeração continua.

Uma folha com erro riscado é certificada pela inscrição “Acredito corrigido”, assinatura e selo.

De quais exatamente você precisa?

O firmware mais adequado tipos diferentes documentos - contábeis, fiscais, estatutários, relatórios, etc.

O procedimento geral de firmware é padrão, apesar de poder ser usado métodos diferentes costura. Mas para certos tipos de documentação existem algumas peculiaridades.

Os documentos contábeis são costurados como documentos normais. Mas há uma ressalva - ao piscar, são feitos cinco furos, já que as caixas acabam sendo bastante volumosas.

Além disso, apenas um funcionário autorizado, principalmente um contador responsável pelo negócio, tem o direito de costurar documentos.

A numeração da documentação contábil é escrita a lápis. Deve ser compilado um inventário de todos os documentos presentes no caso.

Ao preparar documentos para submissão aos arquivos, é necessário o seguinte:

1. Sistematização de todos os documentos.
2. Numeração.
3. Arquivar todos os papéis em uma pasta comum dependendo da sua finalidade.
4. Criando um inventário.
5. Desenho da capa de uma pasta costurada.

Este procedimento está previsto para o arquivamento de documentação com prazo de armazenamento igual ou superior a 25 anos.

Papéis com prazo de validade de até 10 anos não podem ser numerados no arquivo e armazenados em fichário, mas a fixação com linha é ainda mais confiável.

Para documentos de arquivo, é importante projetar a capa corretamente. A capa de papelão afirma:

• nome da instituição;
• subdivisão;
• período de armazenamento;
• nome e tema do caso.

Também existem sutilezas na preparação de documentos para a administração fiscal. Assim, os papéis para registro de empresário individual ou pessoa jurídica, para alteração de dados fiscais, os documentos são costurados na presença de cartório.

Isso garante que, após a certificação da assinatura, nenhuma correção tenha ocorrido nos documentos.

Desde julho de 2013, as declarações fiscais podem ser apresentadas sem apresentação. Os empresários podem escolher entre grampear os papéis ou entregá-los grampeados.

Procedimento

Ao atualizar documentos, você deve seguir o procedimento padrão:

Equipamento	classificar documentos em pacotes de no máximo 250 folhas com espessura não superior a 4 cm No início de cada embalagem coloque uma planilha para inventário interno adicione uma folha de papel em branco a cada bloco para uma inscrição de acompanhamento
Numeração	use um numerador especial ou lápis preto para colocar os números das páginas no canto superior direito da frente numere a folha com bainha no meio como duas folhas numere as ilustrações no verso da folha
Preparação	fazer um inventário cole o inventário finalizado na capa ou arquive-o com outros documentos preparar materiais para fixação (fios de náilon ou cinza, cola de escritório, furador, papelão)
Cobrir	para documentos de armazenamento de longo prazo, escolha papelão rígido (o formato depende do formato dos papéis que estão sendo arquivados) indicar na capa informações sobre a organização, tipo de documentos, prazos de armazenamento, número de folhas e data de arquivamento
Fazendo furos	os furos são feitos com um furador ou furador comum local para furos - nas margens à esquerda com recuo da borda de 1,5-2 cm, com distância entre furos adjacentes de cerca de 3 cm, e estritamente verticalmente
Firmware	documentos para armazenamento de longo prazo são costurados junto com a capa os papéis normais são arquivados a partir da folha ao lado da encadernação folhas são costuradas duas vezes

Em dois buracos

O mais opção simplesé a costura de documentos através de dois furos. O procedimento é o seguinte:

1. Remova grampos e clipes de papel dos documentos.
2. Coloque as folhas retas e verifique a numeração.
3. Usando um furador ou furador e afastando-se da borda, faça dois furos.
4. Passe o fio pelos dois furos e amarre as pontas na parte de trás.
5. Amarre as pontas dos fios.
6. Cole um retângulo de papel branco grosso ou papel papiro (se armazenado por mais de 10 anos) em parte do nó.

Foto: costurando documentos em dois furos

Três buracos

O firmware de três furos começa com a preparação padrão de documentos. A seguir está o plano de ação:

• em seguida, passe a linha pelo orifício inferior na parte de trás dos documentos.

• retorne a agulha e a linha para o furo central pela parte frontal.

• os fios ficarão no verso, mas se um feixe volumoso estiver sendo costurado, o processo pode ser repetido.
• amarre as pontas do fio, a ponta restante deve ter cerca de 7 a 8 cm de comprimento.

• cole um retângulo de papel no nó indicando os dados básicos.

• Coloque um carimbo e uma assinatura no retângulo colado.

Quatro buracos

A costura de quatro furos é a mais confiável. Geralmente é assim que os documentos armazenados em grandes volumes são lacrados.

O algoritmo de ações é o seguinte:

1. Faça quatro furos seguindo os requisitos padrão.
2. Comece a costurar a partir do segundo furo superior.
3. A linha é inserida no furo superior.
4. Em seguida, a linha é passada pelo segundo furo e depois pelo terceiro.
5. A linha é direcionada através do quarto furo para a parte de trás do feixe a ser bainhado.
6. Finalmente, a agulha é inserida na terceira punção pela parte frontal.

A aparência de costurar documentos em quatro furos na prática pode ser vista nas fotos abaixo.

Concluindo o firmware

O processo de firmware é concluído com a selagem da unidade e a certificação. Para isso, use um retângulo de papel papiro (papel branco comum para documentos com prazo de validade curto).

Vídeo: como costurar documentos corretamente usando linha e agulha

A folha é colada de forma que parte do nó fique bem visível e as pontas dos fios fiquem penduradas livremente. Depois que a cola secar bem, é feita uma inscrição de certificação no pedaço de papel colado (pode-se colar uma folha com a inscrição finalizada).

A inscrição fica assim:

“Folha costurada, numerada, assinada e lacrada ___ (________) ___”

Exemplo de carta de certificação