Como redigir uma nota explicativa (instruções passo a passo, exemplos). Exemplo de nota explicativa

Às vezes, todos cometem “erros” no trabalho - atrasos, violações voluntárias ou involuntárias da disciplina, etc.

O artigo 193.º do Código do Trabalho estabelece que a aplicação ação disciplinar empregador ao empregado em caso de violação deve ser precedido de explicação por escrito deste último. Ou seja, é necessário tirar dele uma nota explicativa. O que é? Como escrever notas explicativas? Aqueles que encontram isso pela primeira vez muitas vezes se perdem e começam a entrar em pânico. Enquanto isso, nem tudo é tão assustador.

Nota explicativa é um documento que contém a versão oficial do ocorrido em nome do funcionário “culpado” com sua assinatura e data. A recusa de um subordinado em fornecer as explicações exigidas não é motivo para aplicação de penalidade. Mas neste caso (se faltar o documento explicativo no prazo de dois dias úteis), deverá ser lavrado ato correspondente.

Quem pode reivindicá-lo?

Daí a conclusão - é o empregador que tem o direito de exigir uma explicação, e nem todos (por exemplo, um representante das autoridades fiscalizadoras não tem esse direito). E outra - é ainda melhor redigir uma nota explicativa para esclarecer ao máximo a situação e documentar os motivos válidos existentes para a violação.

Em caso de novas divergências com seus superiores, a nota explicativa é um documento oficialmente aceito, que pode funcionar a seu favor. A ausência dele dá aos seus superiores o direito de interpretar suas ações a seu próprio critério.

Não minta!

Comer regras tácitas sobre como redigir notas explicativas, que devem ser observadas para evitar transtornos ainda maiores. Em primeiro lugar, nunca escreva inverdades nas suas notas explicativas. A probabilidade de ser pego não sendo confiável é muito alta e você arruinará ainda mais sua reputação com mentiras.

Não tente transferir a culpa para os seus colegas, pois neste caso eles também serão obrigados a fornecer explicações. Cada um fornecerá sua versão e ainda não se sabe quais detalhes poderão surgir. E você definitivamente fará inimigos.

"Eu não sabia..."

Não escreva que algo não lhe foi explicado ou ensinado. Há uma descrição do cargo, você a assinou quando foi contratado. Normalmente, todas as suas funções, área de responsabilidade e a maioria das situações de força maior devem estar claramente indicadas nele. É melhor, antes de escrever notas explicativas, reler suas disposições para saber exatamente o que não escrever.

Se você persistir no seu próprio desconhecimento, o empregador solicitará uma carta explicativa ao seu superior imediato, que foi obrigado a lhe contar e mostrar tudo quando você foi contratado. E isso não é melhor do que explicações de colegas.

As instruções são tudo

Como redigir notas explicativas de acordo com todas as normas? Para dar peso ao documento, é melhor redigi-lo, referindo-se aos pontos descrição do trabalho. Erros óbvios podem ser apresentados como uma interpretação incorreta. E se você realmente quer culpar alguém, sem emoções desnecessárias, recorra a mal-entendidos baseados em diferentes interpretações desses mesmos pontos. Ou, em como último recurso, a uma atitude tendenciosa em relação a si mesmo.

Um pequeno truque: para minimizar o sentimento de culpa e dar à situação um caráter profissional, intitule o documento não como “Explicativo”, mas como “Nota Explicativa”.

Se a sua violação for muito óbvia e não houver sentido em sair, a melhor saída- referem-se a doenças, problemas de saúde, sobrecarga no trabalho. Nesse caso, ao final, certifique-se de indicar que admite o erro e se compromete a não permitir que isso aconteça no futuro.

Formulário de escrita

Como escrever uma nota explicativa corretamente? Todas as notas explicativas são redigidas de acordo com um modelo específico, que inclui, em primeiro lugar, a indicação da organização, cargo e nome completo do destinatário. Então - de quem exatamente (indicando também a posição) e o nome "Nota explicativa (ou explicativa)".

O texto geralmente começa com as palavras “A respeito de...” ou “A respeito de...”, seguidas de uma descrição direta da situação. Deve ser informativo, mas sem detalhes desnecessários e escrito estritamente direto ao ponto.

Ao final da nota explicativa é indicado o sobrenome do compilador, sua assinatura e a data atual.

Quando é necessário

Em que casos é escrita uma nota explicativa no trabalho? A lista de situações possíveis consta do Código do Trabalho. Vamos dar uma olhada neles.

Na maioria das vezes, notas explicativas são escritas em casos de violação disciplina de trabalho. Estes incluem: chegar atrasado, estar ausente do local de trabalho por 4 horas ou mais, parecer bêbado no trabalho. A propósito, neste último caso você poderá ser demitido imediatamente.

Verifique o inspetor

Outro, nada menos opção comum- verificações e auditorias. Com base nos resultados, é elaborado um relatório listando todas as violações e inconsistências identificadas. Tal ato deve necessariamente conter uma referência ao parágrafo das instruções que você violou.

Acontece que os fiscais copiam o formulário de relatório de fiscalizações anteriores (as violações, via de regra, são do mesmo tipo), sem se preocupar em verificar a relevância das leis e instruções. Neste caso, são possíveis referências a disposições já revogadas.

Como escrever corretamente uma nota explicativa neste caso? No seu próprio interesse, você deve comparar as violações imputadas a você com os pontos da descrição de seu cargo. Em alguns casos, pode acontecer que não tenha havido violação propriamente dita. Indique isso no documento de apoio. Se os atos não forem redigidos de acordo com o formulário ou não contiverem referências a regulamentos, será difícil, senão impossível, provar a violação.

Ah, esses colegas...

Outra opção é quando um memorando foi enviado a você de um departamento vizinho ou unidade estrutural. Pode haver muitas razões para isso. Como reagir? Se seus superiores fizerem reclamações, é melhor relatar detalhadamente para evitar mal-entendidos.

Quando colegas do mesmo nível que você mentem, não seria supérfluo conhecer os antecedentes do que está acontecendo e apresentar sua própria versão aos seus superiores. Como escrever uma nota explicativa nesta situação? Esta não é uma pergunta fácil; depende muito dos relacionamentos e do ambiente existente na equipe.

O que você deve escrever nos casos em que a explicação é inevitável?

Se você está atrasado

Então, vamos considerar chegar atrasado ao trabalho (uma opção comum). A rigor, o atual Código do Trabalho não contém o conceito de “atraso”. A lei usa o termo “ horas de trabalho” e fala sobre “ausência do trabalho sem justa causa”. Ou seja, o empregador tem o direito de aplicar sanções caso você não esteja trabalhando em qualquer período da jornada de trabalho.

Quais sanções exatamente? Se, por sua ausência, a produção não foi interrompida e não ocorreram perdas, a pena máxima é a repreensão ou repreensão. Mas o conceito de “estar atrasado” geralmente é regulamentado pelos regulamentos (internos) da própria organização, que você assinou quando foi contratado.

Não se perca

É muito difícil dar um exemplo de nota explicativa sobre atraso no trabalho - cada caso é individual. Mas princípios gerais seus escritos certamente existem. Este documento, como outros, é escrito ao gerente e explica a situação e os motivos do atraso. Devem ser indicadas a data de compilação e, claro, uma assinatura pessoal.

Se você planeja contestar as consequências iminentes de se atrasar no futuro, certifique-se de redigir este documento em duas vias. O primeiro irá para o escritório, o segundo com a nota de aceitação da secretária fica com você.

Um bom exemplo de nota explicativa sobre o atraso no trabalho é quando, após indicar os motivos da infração, se esclarece sua atitude diante da situação, por exemplo, “com base em tudo o que foi dito acima, considero o motivo do atraso ser válido."

Caso existam documentos que justifiquem sua ausência ao trabalho (certificado de visita à clínica, intimação, etc.), os mesmos deverão ser anexados à nota explicativa.

Você é um vadio

Em caso de absentismo, que Código do Trabalho considera ausência do local de trabalho por 4 horas ou mais, o motivo é na maioria das vezes desrespeitoso. Uma exceção pode ser uma situação de força maior - por exemplo, o mensageiro de uma organização, no exercício de suas funções, é detido por policiais e levado ao departamento para determinar sua identidade. Além disso, não teve oportunidade de contactar os seus superiores e esclarecer a situação. Como justificativa, você deverá fornecer uma cópia do protocolo.

Se um funcionário está “perdido” no trabalho há muito tempo (a situação é possível, por exemplo, em uma grande empresa com muitas oficinas e um grande número de pessoal), então as razões para isso podem ser muito diferentes. Por exemplo, picante dor de dente e uma ida urgente ao dentista. Acontece que uma pessoa não tem tempo ou não tem oportunidade de alertar sobre a necessidade de sair do trabalho com urgência. Então você precisa estocar um atestado da clínica indicando a data e hora da sua consulta.

Se você tiver uma lesão doméstica

Nem toda explicação explicativa está associada a uma falha. Às vezes é necessário em circunstâncias fora do seu controle. Por exemplo, no caso de uma lesão doméstica. Se acontecer de você se machucar, o que é registrado licença médica, no trabalho você terá que por escrito descrever detalhadamente as circunstâncias do incidente. Isso é necessário para pagar sua licença médica.

Neste caso, as vítimas recebem uma nota explicativa sobre a lesão à comissão de segurança social da organização. Uma amostra pode ser obtida com o presidente da referida comissão. A nota deve conter uma descrição do acidente indicando instituição médica quem emitiu o certificado de incapacidade para o trabalho e o prazo de validade deste.

Nota explicativa para a escola

Além das notas explicativas do trabalho, todos os pais devem, de tempos em tempos, elaborar documento semelhante para a escola onde o filho estuda. Via de regra, uma coisa é necessária - expor os motivos da ausência do aluno nas aulas. A forma de tal declaração explicativa pode ser arbitrária, mas ainda é melhor aderir a uma determinada estrutura.

Como escrever uma carta explicativa para a escola?

O cabeçalho do documento deve conter o número e o título instituição educacional e o sobrenome da pessoa em cujo nome está escrito (geralmente o diretor) em caso dativo. O título “Nota Explicativa” é fornecido sem aspas.

No texto após indicar o fato de faltar às aulas (com data exata) são apresentadas as verdadeiras razões para este facto. Na maioria das vezes, trata-se de doença ou problemas de saúde, participação em uma competição ou circunstâncias familiares (por exemplo, uma viagem a algum lugar).

A nota explicativa deverá conter a data de sua elaboração e assinatura.

Se um funcionário cometer alguma ação ilegal em seu local de trabalho ou, inversamente, deixar de agir, o empregador pode exigir que ele forneça uma explicação por escrito do que está acontecendo.

Se um funcionário não cumprir suas responsabilidades profissionais imediatas, violar a disciplina de trabalho ou a rotina diária da empresa, o empregador tem o direito de aplicar medidas disciplinares a esse funcionário negligente. Mas antes disso, ele deverá solicitar ao funcionário uma explicação por escrito, que descreverá os motivos que levaram o funcionário a cometer tal ato.

É melhor escrever a nota explicativa à mão. Isso confirma a autoria do funcionário infrator. Como mostrado prática judicial, os casos de recusa de autoria de documentos oficiais impressos em computador são bastante numerosos.

Uma explicação por escrito é utilizada quando é necessário provar as razões válidas do ocorrido. Como antes de aplicar punição disciplinar a um empregado, o empregador deve compreender cuidadosamente o que aconteceu, a nota explicativa explica os detalhes.

Cada nota explicativa deve expor detalhadamente todos os detalhes do ocorrido para que o empregador possa entender claramente se o seu empregado é o culpado pelo ocorrido ou não.
Além disso, a nota também pode ter caráter ilibatório, quando o empregado explica detalhadamente ao empregador que não tem culpa pelo ocorrido.

A lei permite 2 dias úteis para a elaboração de uma nota. Caso a nota não seja entregue ao empregador neste prazo, será necessário elaborar uma declaração de não entrega. A presença ou ausência de nota neste caso não afetará de forma alguma a aplicação da ação disciplinar.

O empregado é obrigado a explicar ao empregador qual foi o motivo da prática de determinado ato. As circunstâncias podem variar, mas todas levam às seguintes violações da disciplina trabalhista:

• atrasado para o trabalho. As razões podem ser válidas ou desrespeitosas. Mas o funcionário deve descrevê-los claramente. A lei não estipula quais razões são válidas. Isso será decidido pelo chefe. Mas, por exemplo, uma lesão no caminho para o trabalho será considerada um motivo válido para o atraso;
• o incumprimento por parte do colaborador das suas funções diretas de trabalho, ou o seu desempenho incompleto, o que conduz à diminuição do desempenho de um departamento ou outra unidade estrutural;
• ausência ao trabalho sem justa causa e sem documentos apropriados;
• lesão do funcionário. O incidente deve estar relacionado à negligência do próprio funcionário;
• o trabalhador não cumpriu as instruções que lhe foram dadas pelo empregador ou pelo seu superior imediato. Ao mesmo tempo, a ordem emitida não faz parte das responsabilidades principais deste colaborador;
• o funcionário estiver presente no local de trabalho sob efeito de álcool, drogas ou substâncias tóxicas. Este fato deve ser confirmado por laudo médico. O fato de ele “cheirar” não é prova. Não há motivos válidos para tal violação, portanto o funcionário só pode escrever uma explicação justificativa;
• o funcionário não forneceu ao seu superior imediato informações confiáveis ​​​​sobre o estado das atividades produtivas dos equipamentos que lhe foram confiados;
• violação das regras de segurança da vida previstas neste empreendimento e consagradas no ato normativo pertinente.

Somente o empregador, ou pessoa autorizada que tenha o direito de tomar decisões sobre a aplicação de penalidades, pode exigir explicações por escrito. Essa pessoa autorizada deve ser nomeada para o cargo diretamente pelo empregador ou por uma assembleia geral de participantes da empresa.

O empregado tem o direito de não redigir nota explicativa no trabalho, desde que confirme direta ou indiretamente sua culpa no ocorrido. Mas, como mostra a prática, se um empregado se recusar, o empregador o considera culpado e impõe-lhe penalidades que podem incluir demissão.
Neste caso, a recusa em redigir nota explicativa ao gestor deverá ser feita por escrito, sob pena de o empregador não provar, caso julgamento que exigiu explicações do funcionário, mas ele não as forneceu.

Mas é melhor escrever explicações e apresentar todos os fatos com honestidade. Depois, existe a possibilidade de o empregador “entrar” nos problemas de seu subordinado e perdoá-lo. Como resultado, nenhuma punição será aplicada.

A nota explicativa está escrita à mão em folha normal papel ou em papel timbrado da empresa. Deve incluir 2 partes:

• factual - é uma afirmação do fato de estar atrasado;
• explicativo - aqui o funcionário explica o motivo do atraso. Nesta parte do documento, o funcionário apresenta razões e argumentos que podem justificar (ou pelo menos explicar) o fato do atraso.

O texto é redigido de forma livre, mas o próprio documento deve conter uma série de dados obrigatórios:

• destinatário - nome completo e cargo do gestor, nome da organização, o documento deve conter a indicação a quem se destina;
• título do documento e seu título;
• data da escrita;
• assinatura do funcionário;
• texto descrevendo o evento e explicando o que aconteceu.

O foco principal deve estar no texto. É necessário descrever de forma breve e sucinta a situação - que tipo de erro foi cometido na obra, quais as consequências que esse erro causou nas atividades da organização.

O texto deve ser conciso e conciso. Uma nota explicativa não deve ser transformada em redação, ainda é um documento importante destinado ao chefe da organização. O excesso de informações e emoções pode levantar questões desnecessárias por parte da gestão, por isso vale a pena escrever de forma sucinta e direta.

Após a descrição do erro cometido pelo funcionário, devem ser escritas as razões para tal. Você deve tentar indicar um motivo objetivo e válido. Mas se isso não for possível, você não deve transferir a culpa para outra pessoa, pois culpar outros funcionários não aprovará isso; É melhor tentar referir-se às circunstâncias atuais - grande carga de trabalho, grande e contínuo fluxo de clientes, erro mecânico devido a um dia agitado, problemas de saúde ou outro motivo.

Se um colaborador admitir a sua culpa por ter cometido um erro, deve expressar o seu remorso, garantir à gestão que tal erro não será cometido no futuro e convencer a todos de que serão tomadas todas as medidas necessárias para evitar que isso aconteça.

Um exemplo de nota explicativa sobre um erro de trabalho:

Ao Diretor da Alpha LLC

Tupolev A.A.

de um contador

Kuharkina A.P.

Nota explicativa

sobre um erro no preenchimento de documentos

Em 26 de agosto de 2015, indiquei incorretamente os preços dos produtos na guia de remessa nº 432 e na fatura nº 564, eles estavam inflacionados em 10%. O comprador, vendo os preços inflacionados, recusou-se a aceitar a mercadoria e, portanto, retornou ao armazém da Alpha LLC.

O erro ocorrido foi causado pelo aumento da carga de trabalho no dia da elaboração do documento. No dia 26 de agosto meu companheiro faltou por motivo de doença e, portanto, teve que fazer o trabalho por dois. Os documentos foram elaborados no final da jornada de trabalho, quando o cansaço intenso causava desatenção na execução do trabalho.

Eu admito meu erro. Tentarei estar mais atento ao meu trabalho e ao preenchimento de documentos no futuro.

26/08/2015 Kuharkina A.P.

Além disso, como exemplo, sugerimos baixar um exemplo de nota explicativa no link abaixo.

Exemplo de nota explicativa sobre erro de trabalho - .

Discussão: 5 comentários

Olá, fiz um pagamento a maior na demissão, preciso escrever uma nota explicativa.

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1. Olá, Elena.
   Escreva de forma livre, indique o motivo do pagamento a maior - desatenção, carga de trabalho, cansaço, distração, dados iniciais incorretos, etc. Use o exemplo no artigo.

   Responder

Olá! Na empresa da qual fui demitido em 18 de novembro de 2016, houve uma verificação das estatísticas, que revelou distorções nos dados do relatório de 12 toneladas. Elaboraram um relatório e um protocolo contra mim. Amanhã é o julgamento. Preciso escrever uma nota explicativa para que se me punirem seja ao mínimo. Na descrição do trabalho, as responsabilidades declaravam “Elaboração de relatórios estabelecidos”. Por ordem, não fui responsável por este relatório. + além disso, estava de licença médica e de férias e não sei quem forneceu os dados para o relatório. Em geral, amanhã precisamos explicar tudo ao juiz.

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Olá, diga-me como escrever uma nota explicativa. Trabalho como enfermeira em um laboratório de hemodiálise. Cometi um erro no programa néfron. No mês de agosto. E agora, após a fiscalização, exigem uma explicação. Trabalho em hemodiálise desde junho daquele ano. E é por isso que em agosto eu ainda não entendia muito bem esse programa. E eu não sei o que fazer

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1. Olá Verônica.
   Então escreva, você não tinha um nível de conhecimento suficiente na área do programa, tinha pouca experiência. Você errou, então no texto explicativo reconheça o erro e prometa ficar mais atento.

   Responder

Na arte. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma que se um funcionário violar seus deveres trabalhistas ou oficiais, ele deve ser punido na forma de ação disciplinar. Mas não se pode punir um funcionário sem exigir que ele forneça explicações por escrito sobre o ocorrido.

Ao mesmo tempo, o empregador só pode solicitar explicações ao empregado sobre o ocorrido por escrito. O requisito é elaborado em 2 vias. Um permanece com o funcionário e o outro é transferido para o departamento de RH. Esta cópia deverá conter a assinatura do funcionário infrator. Isso indica que ele recebeu a solicitação e está familiarizado com ela. Só assim o empregador poderá comprovar que exigiu uma explicação do empregado sobre o ocorrido.

O empregado não tem o direito de recusar explicações por escrito ao empregador. Ele pode explicar a situação por escrito no prazo de 2 dias úteis. Caso o trabalhador não queira dar explicações ou não as preste no prazo determinado, o empregador elabora um relatório. A presença deste documento não prejudica de forma alguma a aplicação ou não aplicação de punição ao infrator.

A dispensa de explicação deverá também ser prestada por escrito ao empregador. O trabalhador escreve à mão. Caso o funcionário se recuse a redigir uma nota explicativa, no texto da sua recusa indica:

• o “cabeçalho” do documento é a razão social abreviada do empregador;
• o cargo e as iniciais do representante do empregador autorizado a aceitar tais documentos para consideração;
• número documento recebido e a data de seu registro no diário;
• o nome do documento é “recusa de explicações por escrito”;
• texto do documento - aqui o empregado descreve os fatos do incidente e, a seguir, indica os motivos pelos quais não deseja dar explicações por escrito ao seu empregador;
• data de redação da recusa;
• posição, assinatura e transcrição.

O diretor tem o direito de exigir uma exposição de motivos por escrito?

Sendo o diretor a pessoa autorizada pelo empregador a tomar decisões sobre a empresa como um todo, só ele pode exigir explicações por escrito do empregado.

Mas o diretor deve ser nomeado para o cargo por ordem apropriada dos fundadores da empresa ou do empregador pessoalmente. Em seu responsabilidades do trabalho a autoridade para aplicar sanções disciplinares aos funcionários deve ser especificada. E o empregador ou pessoa por ele autorizada não tem o direito de impor multa ao empregado sem receber explicações por escrito.

Às vezes, explicações verbais são suficientes se abrirem imagem completa incidente que não resultou em incidentes graves.

É possível não escrever uma nota explicativa no trabalho?

Só o empregador ou pessoa por ele autorizada tem o direito de exigir do trabalhador explicações escritas sobre este ou aquele facto. Nenhum outro chefe, incluindo o chefe de pessoal ou de departamento, tem o direito de exigir tal documento de um funcionário.

Portanto, o empregado tem o direito de recusar a todos, exceto o empregador. Ele não enfrentará nenhuma sanção por isso! Mas ele é obrigado a redigir uma nota explicativa no trabalho a pedido do empregador, principalmente se ocorrer algum incidente no local de trabalho. A exigência de esclarecimentos deverá ser apresentada ao colaborador por escrito. Caso o trabalhador se recuse a redigir uma nota explicativa, deverá também apresentar a recusa por escrito ao empregador.

O que devo fazer se o meu empregador exigir que eu lhe envie uma explicação por e-mail? As notas explicativas eletrônicas não são documentos pessoais oficiais, pois não possuem a assinatura pessoal do funcionário. Portanto, a exigência de fornecer explicações para e-mail pode ser ignorado.

Explicativo em formulário eletrônico terá o seu próprio força legal, caso o funcionário possua assinatura eletrônica própria e qualificada, com a qual assinará o documento. Mas hoje, os empregados comuns não possuem tais assinaturas, uma vez que o ônus de produzi-las recai sobre o empregador.
O empregador pode enviar uma demanda ao empregado, mas somente assinando-a com seu assinatura eletrônica. Em seguida, o funcionário pode fornecer uma explicação ou recusar-se a fornecer uma explicação por escrito normal. A lei não proíbe fazer isso!

Quais são as consequências da recusa?

A recusa em escrever uma explicação não deve implicar quaisquer sanções do empregador contra o empregado. Mas, como mostra a prática de aplicação de punições disciplinares, se um funcionário recusar, ele admite o que fez.

Ao receber a recusa, o empregador deve lavrar declaração indicando a recusa do empregado em redigir nota explicativa. Caso o empregador tenha decidido aplicar uma sanção disciplinar a este trabalhador, a base para a emissão da ordem será um ato de recusa.