Para resolver disputas e conflitos a eles relacionados, é utilizada uma ferramenta como uma nota explicativa do funcionário. Este documento registra o que aconteceu, dá à empresa a oportunidade de ver as circunstâncias do lado do funcionário e ao funcionário a oportunidade de se justificar.
A utilização de notas explicativas é regulamentada por lei. Por exemplo, a Lei Federal nº 90 (no artigo 57) e o Código do Trabalho (nos artigos 192-193) estabelecem os direitos do empregador e o procedimento para solicitar nota explicativa de um empregado caso ele tenha violado as regras do empresa, negligenciou seus deveres ou disciplina de trabalho. No Artigo 37 da Constituição Federação Russa ao cidadão “é reconhecido o direito às disputas trabalhistas individuais e coletivas por meio do estabelecido lei federal formas de resolvê-los”, portanto, o direito do empregado de buscar a verdade e utilizar as notas explicativas do empregado nas disputas é estabelecido pelos principais documentos estaduais.
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Quando um trabalhador negligencia os deveres previstos no contrato de trabalho, o empregador, por lei, pode aplicar-lhe sanções disciplinares nos seguintes níveis:
- Repreensão verbal para ofensas menores.
- Repreensão (oral ou em papel - depende das circunstâncias e da gravidade da violação).
- Despedimento de trabalhador em cumprimento do Código do Trabalho e demais regulamentações no domínio das relações laborais.
Porém, o diretor não pode utilizar imediatamente esses métodos de punição; primeiro deve levar do funcionário uma nota explicativa contendo a explicação do incidente, os motivos de tal ato e as condições em que foi cometida a violação das normas disciplinares. O funcionário pode fornecer informações explicativas por escrito ou oralmente.
A resposta escrita obrigatória é normalmente exigida nos casos mais complexos ou graves, quando é necessário compreender como razões válidas levaram o trabalhador a uma determinada infração. Cada um desses casos requer uma análise cuidadosa e abordagem individual, portanto, exigir nota explicativa do funcionário é uma atitude justificada. Este artigo pode trazer clareza, agregar detalhes ao quadro do incidente e também demonstrar aos superiores a posição do funcionário e sua disposição para analisar e negociar.
A pedido da administração, o trabalhador é obrigado a entregar a nota no prazo de dois dias, caso contrário, nos termos da lei, é elaborado um ato especial sobre a sua não apresentação. Este ato não impede a punição adequada ao delito.
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Quando é necessário que um funcionário dê uma explicação?
Pelo facto de o trabalhador, tendo celebrado contrato de trabalho com a empresa, ter assumido determinadas responsabilidades (incluindo a obrigação de cumprimento da disciplina e das normas laborais estabelecidas pela legislação local), deverá descrever em nota explicativa os motivos e acontecimentos que o levou a violar. Normalmente, todas as ofensas se resumem a vários tipos:
- Ausência temporária (ou durante todo o dia) do escritório sem apresentação de documentos que o permitam (tal documento pode ser, por exemplo, um atestado do funcionário anexado à nota explicativa de instituição médica, confirmando a doença do funcionário).
- Recusa em desempenhar funções laborais prescritas ou atitude inadequada em relação a elas (por exemplo, numa situação em que um funcionário trabalha, mas o faz de forma aleatória, o que leva a resultados negativos para a empresa).
- Atrasos (os motivos podem ser desrespeitosos ou totalmente satisfatórios, os quais deverão ser indicados em nota explicativa do colaborador).
- Danos causados à propriedade corporativa como resultado de negligência de um funcionário.
- Estar trabalhando sob efeito de drogas, álcool ou quaisquer substâncias tóxicas, etc., o que constitui desrespeito à obrigação de cumprimento das normas de segurança do trabalho.
- Uma tarefa não cumprida de um gestor que não é de responsabilidade direta do funcionário.
- Ocultação ou distorção da informação prestada à administração sobre a real atividade da empresa, o que conduz a perturbações na atividade económica da empresa.
- Desvio dos padrões de segurança humana adotados pela organização.
Em cada caso, podem existir circunstâncias atenuantes, pelo que é extremamente importante fornecer ao gestor uma nota explicativa do colaborador e, se possível, anexar-lhe documentos oficiais.
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Quem tem o direito de exigir explicação de um funcionário?
As leis e regulamentos atuais da Federação Russa no campo das relações trabalhistas estabelecem que a exigência de uma nota explicativa de um funcionário é direito apenas do empregador, ou seja, do chefe da empresa ou de uma pessoa oficialmente autorizada a exercer as funções de um gerente.
Este requisito é uma parte importante da responsabilidade disciplinar nas instalações do empregador, que deve incluir todos os trabalhadores.
A nota explicativa do funcionário é boa ferramenta esclarecer as circunstâncias do incidente e os motivos da violação. Ao ler este documento, o empregador tem a oportunidade de tomar uma decisão equilibrada e fundamentada sobre a punição adequada.
Como solicitar nota explicativa de um funcionário
A primeira coisa a que recorremos para compreender o procedimento para resolver qualquer problema nas relações laborais é o Código do Trabalho da Federação Russa. No artigo 193 encontramos a seguinte instrução: “...o empregador deve solicitar explicação por escrito ao empregado.” E isso é tudo o que se fala sobre o formato de solicitação de nota explicativa a um funcionário. Ou seja, deve existir, mas não se sabe se é oral ou escrito.
Na maioria das vezes, em situações potencialmente conflitantes e difíceis, o gestor elabora uma demanda explicativa por escrito do funcionário. Isso é feito para que, em caso de reação excessivamente dura de um subordinado ou mesmo em uma ação judicial, seja possível documentar que todos os procedimentos formais foram seguidos, todas as nuances foram estudadas e a decisão sobre a ação disciplinar foi tomada sem qualquer desvios da letra da lei.
O Código do Trabalho e atos conexos também não estabelecem o formulário de solicitação de nota explicativa ao trabalhador, pelo que é diferente nas diferentes empresas. Freqüentemente, o próprio tipo de documento é determinado pelo oficial de pessoal (por exemplo, um aviso ou carta). O melhor é considerar isso uma exigência, já que no início do artigo 193 se fala em “solicitar” exposição de motivos ao trabalhador. Tal literalismo também ajudará no caso de um julgamento sério, quando uma auditoria pode considerar uma imprecisão um erro.
Agora vamos esclarecer alguns prazos para elaboração de documentos e tomada de decisões.
Em primeiro lugar, a parte 3 do mesmo artigo estabelece que a punição pela má conduta do funcionário deve ser imposta no máximo um mês após a constatação da violação. O momento da constatação da infração é apurado não pela exigência de nota explicativa do empregado, mas por ato próprio, que deverá ser lavrado no mesmo dia.
A exigência é o ponto de partida para outro prazo: uma exposição de motivos por escrito do funcionário deverá ser apresentada à empresa em até dois dias úteis após o envio da solicitação. Aqui, as organizações enfrentam outra tarefa burocrática: não basta elaborar e apresentar um pedido, é preciso também comprovar que o mesmo foi entregue ao funcionário; Para isso, preencha os campos na própria nota explicativa, um deles é para a assinatura do funcionário confirmando o recebimento do papel, o segundo é para a assinatura de testemunhas que possam confirmar a recusa do destinatário em cumprir as condições.
Como muitas vezes surgem dúvidas sobre quando expira o prazo de dois dias para apresentação de nota explicativa de um funcionário, vamos esclarecer este ponto. Por exemplo, um funcionário faltou ao trabalho em 1º de setembro de 2016 e não apresentou atestado médico. Testemunhas confirmaram a violação e, ao mesmo tempo, foi elaborado um ato registrando a infração. No dia seguinte, dia 2, o infrator foi atendido com exigência de explicação do funcionário. Então ele tem dois dias para preparar uma resposta:
- 3 de setembro – 1º dia;
- 4 de setembro – 2º dia;
- No dia 5 de setembro, o empregador tem o direito de preparar documentos relativos à falta de explicação do empregado.
Observe que se a solicitação for enviada ao infrator na sexta-feira, os finais de semana subsequentes não serão considerados - o primeiro e o segundo dias para envio da nota explicativa do funcionário serão segunda e terça-feira.
Para evitar confusão e não confundir o funcionário que está tentando resolver a situação com honestidade, basta indicar na solicitação o prazo para o funcionário dar uma explicação. Também vale a pena especificar imediatamente a quem a nota explicativa deve ser endereçada e a quem deve ser entregue quando estiver pronta (já que o destinatário e o primeiro destinatário muitas vezes acabam pessoas diferentes, por exemplo, Diretor Geral e Diretor de RH).
Não há necessidade de ter medo de uma nota explicativa de um funcionário e evitar escrevê-la. Pelo contrário, se o trabalhador tiver razões suficientemente convincentes e o empregador for um gestor adequado e prudente, este documento passará a fazer parte da defesa do infrator. Nesta situação, você nem precisa esperar que o funcionário exija uma nota explicativa; você deve escrever imediatamente à administração e anexar todas as provas disponíveis de sua inocência; Convém não apenas documentos com uma dezena de carimbos, mas também cópias de notícias que comprovem que ocorreu um grande acidente na estrada por onde o funcionário chega à empresa na manhã daquele dia. Quando o problema é um conflito pessoal, uma explicação de alta qualidade pode influenciar a administração para um lado ou para outro.
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Se um funcionário se recusar a escrever uma nota explicativa
O empregado tem o direito de recusar, desde que a nota explicativa seja uma confirmação direta ou indireta de sua culpa na situação atual. No entanto, muitas vezes é melhor fornecer documentação para evitar a ameaça de penalidades mais severas, como demissão ou multas elevadas.
Quando o infrator recebe um pedido de nota explicativa de um funcionário, ele é obrigado a responder a tal carta, mesmo que não pretenda preparar a nota necessária à administração. O empregado é obrigado a comunicar sua decisão ao empregador, mas é importante compreender que a recusa do empregado em redigir nota explicativa não constitui ofensa ou outra infração disciplina de trabalho.
Em nome de quem é redigida a nota explicativa do funcionário e em que formato?
As respostas a estas perguntas, em primeiro lugar, estão nas Regras regulamentos internos organizações. Normalmente afirma que o funcionário se reporta ao Diretor Geral e ao seu supervisor direto. Isto determina o destinatário da nota explicativa do funcionário - neste caso deve ser escrita ao Diretor Geral ou ao chefe do departamento.
Os documentos internos da empresa também podem estabelecer outras opções de hierarquia. Digamos que exista um grupo de trabalho composto por funcionários de vários departamentos, então as leis locais podem indicar que um dos gestores passa a ser o chefe desse grupo específico. Nesse caso, uma nota explicativa do funcionário será escrita em seu nome. Mas só é lícito exigi-lo se for registrada uma violação relacionada às atividades desse grupo.
Consequentemente, salvo disposição em contrário das regras da empresa, ninguém, exceto o gestor imediato, tem o direito de exigir explicações de um funcionário que não seja seu subordinado direto.
Além dos documentos locais, este direito pode ser expedido pelo Diretor Geral, delegando responsabilidades por despacho da empresa. EM casos difíceis poderá ser constituída uma comissão especial para investigar o incidente, sendo-lhe nomeado um presidente, autorizado a recolher explicações dos trabalhadores e a tomar decisões.
A legislação trabalhista não estipula como as notas explicativas devem ser redigidas, no entanto, especialistas prudentes em RH pedem aos funcionários que escrevam as explicações à mão. Durante uma disputa grave, esta circunstância pode comprovar que o empregador não obrigou o empregado a assinar um documento impresso já pronto, mas utilizou uma nota explicativa do empregado, escrita por ele.
O texto deverá conter pelo menos os seguintes elementos manuscritos: cargo do colaborador, nome completo, assinatura pessoal.
Você não deve escrever apenas um traço à mão, como em como último recurso o exame grafológico pode não ser capaz de determinar inequivocamente a autoria da assinatura. E algumas palavras já aumentam a chance de uma conclusão concreta dos especialistas.
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Nota explicativa do funcionário: preenchimento de amostra
Este documento é compilado com base em vários regras simples. Em primeiro lugar, a nota explicativa é redigida em estilo oficial de negócios. O formulário começa com um cabeçalho que indica o destinatário (geralmente o Diretor Geral) e o autor da nota.
Abaixo, no meio da página, escreva o nome do documento - “Nota Explicativa”. Em seguida, é elaborado o texto principal da nota explicativa do colaborador, contendo informações sobre o incidente e suas causas.
A nota explicativa do funcionário deve incluir uma descrição detalhada das circunstâncias em que a violação foi cometida, bem como os motivos da inação, caso esta tenha sido fatal.
A nota deve incluir:
- A avaliação do funcionário sobre suas próprias ações e decisões que levaram a má conduta, interrupções no processo de trabalho ou desempenho insuficiente de suas funções de trabalho.
- Argumentação adequada na nota explicativa do colaborador.
- Se o funcionário se declara culpado ou inocente do incidente.
- As circunstâncias em que a violação foi cometida.
- A atitude de um funcionário em relação aos resultados de suas ações ou omissões, que afetaram negativamente a empresa.
- A sua posição relativamente ao facto de o empregador pretender responsabilizá-lo e impor-lhe uma ou outra sanção disciplinar.
Outro elemento estrutural permitido em nota explicativa são os apêndices. São elaborados em lista após a parte principal e arquivados junto ao documento.
Vejamos mais alguns exemplos de nota explicativa de um funcionário (documentos para download em anexo ao artigo).
1) Nota explicativa do funcionário por absenteísmo.
2) Nota explicativa do funcionário que acompanha o afastamento por doença devido à lesão.
3) Uma nota sobre os motivos do abandono das tarefas laborais.
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Notas explicativas engraçadas, mas reais, de trabalhadores que estão sempre atrasados
- Engarrafamentos
Existem vários motivos para o meu atraso. Em primeiro lugar, chego ao escritório de carro, e a estrada é um lugar perigoso, onde o risco por 10 minutos de trabalho é o cúmulo da idiotice, por isso não tento fugir do engarrafamento.
Em segundo lugar, não fumo, ao contrário da maioria dos colaboradores da nossa empresa. Então, em vez de cinco pausas de 10 minutos para fumar, tenho 50 minutos de trabalho enquanto todos fazem o que querem. Neste momento estou TRABALHANDO!
A terceira coisa que vou esclarecer nesta nota explicativa do funcionário é que sou um funcionário responsável e já aceitei que pelo menos duas vezes por mês tenho que ficar no escritório até às 11 horas da noite (até o prédio fecha) e TRABALHE! Isso acontece porque os amantes da pausa para fumar acumulam 16 horas de merda em um mês, e como resultado eles não conseguem lidar com suas responsabilidades diretas e decepcionam os outros.
No total, ao economizar 16 horas saindo para fumar e trabalhando oito horas por dia, TRABALHO 24 horas a mais que o resto dos membros da nossa equipe. Ao mesmo tempo, meus atrasos totais levam no máximo duas horas por mês.
Se a empresa não perceber que meu atraso ainda é um investimento econômico para um funcionário, você poderá me demitir e contratar outro especialista mais pontual. Desejo que ele fume e, apesar do início oportuno da jornada de trabalho, roube dois dias de trabalho da empresa.
- Nota explicativa de um funcionário sobre o tema: olhar bêbado
Juro que não bebi.
- Nota explicativa do funcionário que dormiu demais
Confesso que hoje cheguei seis horas atrasado, porque ontem voltei tarde de uma prova na fábrica de vinhos e vodka. Até as duas da tarde tentei lembrar onde trabalhava, até que minha mãe me contou.
Garanto que isso não acontecerá novamente porque meu endereço comercial e número do táxi agora estão rabiscados na minha geladeira.
- Nota explicativa do funcionário por motivos familiares
Ontem cheguei atrasado ao trabalho porque meu filho tinha que ir à escola. jardim de infância Eu precisava ir me aliviar. Como o horário de saída de casa e o caminho para o jardim de infância e o trabalho foram calculados com exatidão, demorei exatamente para o momento dessa mesma necessidade. Esses motivos podem ser classificados como circunstâncias de força maior, que não podem de forma alguma ser influenciadas pela minha vontade de comparecer na hora certa.
- Nota explicativa do novato
Só trabalho para sua empresa há dois dias. Hoje é segunda-feira e o fim de semana não foi fácil, então pela manhã peguei o metrô para o meu local de trabalho anterior. E só o rosto do diretor deixou claro que eu não estava onde deveria estar.
- Razão trivial
Na sexta-feira eu vim para local de trabalho cinco horas atrasado, porque eu tinha certeza que hoje era sábado.
O que o empregador deve fazer, como o empregado redigirá uma nota explicativa?
A nota explicativa de um funcionário é um documento que requer registro (deve-se registrar o número do papel recebido e a data de recebimento).
Para evitar ações ilícitas de superiores, o empregado deve registrar sua nota em duas vias na secretária ou no escritório da empresa, a fim de manter uma versão para si.
Nesta situação, ninguém poderá referir-se ao artigo 193.º do Código do Trabalho e alegar que a nota explicativa do trabalhador não foi entregue à administração atempadamente (no prazo máximo de dois dias a contar da data da apresentação do pedido).
Com base em todas as informações coletadas sobre a infração ou omissão negligente do funcionário, é imposta uma medida disciplinar. Esta decisão é tomada apenas pelo empregador, ou seja, o diretor-geral, e formaliza-a como deliberação.
Todos os documentos que executam a decisão sobre a punição são elaborados com base nesta resolução de gestão.
Às vezes, todos cometem “erros” no trabalho - atrasos, violações voluntárias ou involuntárias da disciplina, etc.
O artigo 193.º do Código do Trabalho estabelece que a aplicação de uma sanção disciplinar por um empregador a um trabalhador em caso de violação deve ser precedida de uma explicação escrita desta última. Ou seja, é necessário tirar dele uma nota explicativa. O que é? Como escrever notas explicativas? Aqueles que encontram isso pela primeira vez muitas vezes se perdem e começam a entrar em pânico. Enquanto isso, nem tudo é tão assustador.
Nota explicativa é um documento que contém a versão oficial do ocorrido em nome do funcionário “culpado” com sua assinatura e data. A recusa de um subordinado em fornecer as explicações exigidas não é motivo para aplicação de penalidade. Mas neste caso (se faltar o documento explicativo no prazo de dois dias úteis), deverá ser lavrado ato correspondente.
Quem pode reivindicá-lo?
Daí a conclusão - é o empregador que tem o direito de exigir uma explicação, e nem todos (por exemplo, um representante das autoridades fiscalizadoras não tem esse direito). E outra - é ainda melhor redigir uma nota explicativa para esclarecer ao máximo a situação e documentar os motivos válidos existentes para a violação.
Em caso de novas divergências com seus superiores, a nota explicativa é um documento oficialmente aceito, que pode funcionar a seu favor. A ausência dele dá aos seus superiores o direito de interpretar suas ações a seu próprio critério.
Não minta!
Comer regras tácitas sobre como redigir notas explicativas, que devem ser observadas para evitar transtornos ainda maiores. Em primeiro lugar, nunca escreva inverdades nas suas notas explicativas. A probabilidade de ser pego não sendo confiável é muito alta e você arruinará ainda mais sua reputação com mentiras.
Não tente transferir a culpa para os seus colegas, pois neste caso eles também serão obrigados a fornecer explicações. Cada um fornecerá sua versão e ainda não se sabe quais detalhes poderão surgir. E você definitivamente fará inimigos.
"Eu não sabia..."
Não escreva que algo não lhe foi explicado ou ensinado. Há uma descrição do cargo, você a assinou quando foi contratado. Normalmente, todas as suas funções, área de responsabilidade e a maioria das situações de força maior devem estar claramente indicadas nele. É melhor, antes de escrever notas explicativas, reler suas disposições para saber exatamente o que não escrever.
Se você persistir no seu próprio desconhecimento, o empregador solicitará uma carta explicativa ao seu superior imediato, que foi obrigado a lhe contar e mostrar tudo quando você foi contratado. E isso não é melhor do que explicações de colegas.
As instruções são tudo
Como redigir notas explicativas de acordo com todas as normas? Para dar peso ao documento, é melhor redigi-lo, referindo-se aos pontos descrição do trabalho. Erros óbvios podem ser apresentados como uma interpretação incorreta. E se você realmente quer culpar alguém, sem emoções desnecessárias, recorra a mal-entendidos baseados em diferentes interpretações desses mesmos pontos. Ou, em casos extremos, uma atitude tendenciosa em relação a si mesmo.
Um pequeno truque: para minimizar o sentimento de culpa e dar à situação um caráter profissional, intitule o documento não como “Explicativo”, mas como “Nota Explicativa”.
Se a sua violação for muito óbvia e não houver sentido em sair, a melhor saída- referem-se a doenças, problemas de saúde, sobrecarga no trabalho. Nesse caso, ao final, certifique-se de indicar que admite o erro e se compromete a não permitir que isso aconteça no futuro.
Formulário de escrita
Como escrever uma nota explicativa corretamente? Todas as notas explicativas são redigidas de acordo com um modelo específico, que inclui, em primeiro lugar, a indicação da organização, cargo e nome completo do destinatário. Então - de quem exatamente (indicando também a posição) e o nome "Nota explicativa (ou explicativa)".
O texto geralmente começa com as palavras “A respeito de...” ou “A respeito de...”, seguidas de uma descrição direta da situação. Deve ser informativo, mas sem detalhes desnecessários e escrito estritamente direto ao ponto.
Ao final da nota explicativa é indicado o sobrenome do compilador, sua assinatura e a data atual.
Quando é necessário
Em que casos é escrita uma nota explicativa no trabalho? A lista de situações possíveis consta do Código do Trabalho. Vamos dar uma olhada neles.
Na maioria das vezes, notas explicativas são escritas em casos de violação da disciplina trabalhista. Estes incluem: chegar atrasado, estar ausente do local de trabalho por 4 horas ou mais, parecer bêbado no trabalho. A propósito, neste último caso você poderá ser demitido imediatamente.
Verifique o inspetor
Outro, nada menos opção comum- verificações e auditorias. Com base nos resultados, é elaborado um relatório listando todas as violações e inconsistências identificadas. Tal ato deve necessariamente conter uma referência ao parágrafo das instruções que você violou.
Acontece que os fiscais copiam o formulário de relatório de fiscalizações anteriores (as violações, via de regra, são do mesmo tipo), sem se preocupar em verificar a relevância das leis e instruções. Neste caso, são possíveis referências a disposições já revogadas.
Como escrever corretamente uma nota explicativa neste caso? No seu próprio interesse, você deve comparar as violações imputadas a você com os pontos da descrição de seu cargo. Em alguns casos, pode acontecer que não tenha havido violação propriamente dita. Indique isso no documento de apoio. Se os atos não forem redigidos de acordo com o formulário ou não contiverem referências a regulamentos, será difícil, senão impossível, provar a violação.
Ah, esses colegas...
Outra opção é quando um memorando foi enviado a você de um departamento ou unidade estrutural vizinho. Pode haver muitas razões para isso. Como reagir? Se seus superiores fizerem reclamações, é melhor relatar detalhadamente para evitar mal-entendidos.
Quando colegas do mesmo nível que você mentem, não seria supérfluo conhecer os antecedentes do que está acontecendo e apresentar sua própria versão aos seus superiores. Como escrever uma nota explicativa nesta situação? Esta não é uma pergunta fácil; depende muito dos relacionamentos e do ambiente existente na equipe.
O que você deve escrever nos casos em que a explicação é inevitável?
Se você está atrasado
Então, vamos considerar chegar atrasado ao trabalho (uma opção comum). A rigor, o atual Código do Trabalho não contém o conceito de “atraso”. A lei usa o termo “ horas de trabalho” e fala sobre “ausência do trabalho sem justa causa”. Ou seja, o empregador tem o direito de aplicar sanções caso você não esteja trabalhando em qualquer período da jornada de trabalho.
Quais sanções exatamente? Se, por sua ausência, a produção não foi interrompida e não ocorreram perdas, a pena máxima é a repreensão ou repreensão. Mas o conceito de “estar atrasado” geralmente é regulamentado pelos regulamentos (internos) da própria organização, que você assinou quando foi contratado.
Não se perca
É muito difícil dar um exemplo de nota explicativa sobre atraso no trabalho - cada caso é individual. Mas princípios gerais seus escritos certamente existem. Este documento, como outros, é escrito ao gerente e explica a situação e os motivos do atraso. Devem ser indicadas a data de compilação e, claro, uma assinatura pessoal.
Se você planeja contestar as consequências iminentes de se atrasar no futuro, certifique-se de redigir este documento em duas vias. O primeiro irá para o escritório, o segundo com a nota de aceitação da secretária fica com você.
Um bom exemplo de nota explicativa sobre o atraso no trabalho é quando, após indicar os motivos da infração, se esclarece sua atitude diante da situação, por exemplo, “com base em tudo o que foi dito acima, considero o motivo do atraso ser válido."
Caso existam documentos que justifiquem sua ausência ao trabalho (certificado de visita à clínica, intimação, etc.), os mesmos deverão ser anexados à nota explicativa.
Você é um vadio
No caso do absentismo, que o Código do Trabalho considera ausência do local de trabalho por 4 horas ou mais, o motivo é na maioria das vezes desrespeitoso. Uma exceção pode ser uma situação de força maior - por exemplo, o mensageiro de uma organização, no exercício de suas funções, é detido por policiais e levado ao departamento para determinar sua identidade. Além disso, não teve oportunidade de contactar os seus superiores e esclarecer a situação. Como justificativa, você deverá fornecer uma cópia do protocolo.
Se um funcionário está “perdido” no trabalho há muito tempo (a situação é possível, por exemplo, em uma grande empresa com muitas oficinas e um grande número de pessoal), então as razões para isso podem ser muito diferentes. Por exemplo, picante dor de dente e uma ida urgente ao dentista. Acontece que uma pessoa não tem tempo ou não tem oportunidade de alertar sobre a necessidade de sair do trabalho com urgência. Então você precisa estocar um atestado da clínica indicando a data e hora da sua consulta.
Se você tiver uma lesão doméstica
Nem toda explicação explicativa está associada a uma falha. Às vezes é necessário em circunstâncias fora do seu controle. Por exemplo, no caso de uma lesão doméstica. Se acontecer de você se machucar, o que está registrado em um atestado de licença médica, você terá que por escrito descrever detalhadamente as circunstâncias do incidente. Isso é necessário para pagar sua licença médica.
Neste caso, as vítimas recebem uma nota explicativa sobre a lesão à comissão de segurança social da organização. Uma amostra pode ser obtida com o presidente da referida comissão. A nota deve conter a descrição do acidente, indicando a instituição médica que emitiu o atestado de incapacidade para o trabalho e o prazo de validade deste.
Nota explicativa para a escola
Além das notas explicativas do trabalho, todos os pais devem, de tempos em tempos, elaborar documento semelhante para a escola onde o filho estuda. Via de regra, uma coisa é necessária - expor os motivos da ausência do aluno nas aulas. A forma de tal declaração explicativa pode ser arbitrária, mas ainda é melhor aderir a uma determinada estrutura.
Como escrever uma carta explicativa para a escola?
O cabeçalho do documento deve conter o número e o título instituição educacional e o sobrenome da pessoa em cujo nome está escrito (geralmente o diretor) em caso dativo. O título “Nota Explicativa” é fornecido sem aspas.
No texto, após indicar o fato da falta às aulas (com a data exata), são apresentados os reais motivos desse fato. Na maioria das vezes, trata-se de doença ou problemas de saúde, participação em uma competição ou circunstâncias familiares (por exemplo, uma viagem a algum lugar).
A nota explicativa deverá conter a data de sua elaboração e assinatura.
A afirmação de que trabalho é trabalho não significa que a comunicação em equipe deva ser baseada apenas na troca de papéis. O que quer que se diga, a maior parte Ainda aprendemos informações em conversas com colegas. Mas também há situações na vida de uma equipa em que a “oficialidade” não pode ser evitada. Então não haverá tempo para longas narrativas sobre um tema abstrato; as autoridades só ficarão satisfeitas com uma explicação específica das razões; Contaremos mais detalhadamente como redigir uma nota explicativa de um trabalho, bem como todas as nuances desse assunto.
Quadro regulatório
A forma explicativa é frequentemente encontrada em vida cotidiana, mesmo que o que esteja acontecendo esteja longe de ser problemas de trabalho. Quanto às relações no coletivo de trabalho, baseiam-se, antes de mais, nas normas do Código do Trabalho. Este tipo de documento, como uma nota explicativa de trabalho, é encontrado várias vezes no Código do Trabalho da Federação Russa:
- No artigo 193.º, como etapa obrigatória antes da aplicação ou recusa de sanção disciplinar por falta (absenteísmo, atrasos, danos materiais, mal-entendidos oficiais);
- No artigo 229.2, como uma das provas, na condução de investigação de casos de lesões ou outros infortúnios no local de trabalho;
- No artigo 247.º, como base para estabelecer o grau de culpa em causar danos materiais ou imateriais a uma empresa.
Em todos os casos, o código estabelece que a nota explicativa do trabalho deve ser apresentada por escrito. Foi feita exceção apenas para funcionários remotos que podem enviar no formulário; documento eletrônico com assinatura digital, art. 312,1 Código do Trabalho.
Tipos de notas explicativas
É difícil listar todas as muitas circunstâncias pelas quais a administração pode ter dúvidas. Dizem principalmente respeito a factos de violação das normas laborais internas ou incidentes inusitados. Aqui estão apenas os motivos mais comuns para exigir uma explicação:
- O fato apurado de ausência total ou parcial do trabalho, totalizando mais de 4 horas (ressalta-se que nota explicativa para - é obrigatória ao empregador solicitar se, com base no resultado de sua consideração, afastamento ou demissão está planejado);
- Chegar atrasado ao início do dia ou à hora de almoço;
- Má conduta, erro no desempenho ou incumprimento de funções;
- Ações ou omissões em situação difícil, desrespeito deliberado dos requisitos de proteção trabalhista;
- Ingerir bebidas alcoólicas no local de trabalho ou aparecer já bêbado;
- Qualquer outro ato de um colaborador em que, na opinião dos seus superiores, deva justificar o seu comportamento.
Como a lei não estabelece um modelo regulamentado de nota explicativa de trabalho, um formulário gratuito pode ser utilizado em cada situação individual. Desde que revele todos os detalhes do ocorrido e seja compreensível para o empregador ou fiscal. Também é uma boa ideia anexar a ele uma cópia de um documento que comprove tudo o que está escrito. É claro que não há nada a anexar à nota explicativa quando o funcionário dormiu demais para trabalhar, mas se o atraso foi por um motivo mais válido, é melhor cuidar do papel protetor.
Antes de expedir despacho de sanção disciplinar, é necessário exigir do empregado explicação em papel, art. 193 Código do Trabalho.
Prazos para transmissão da nota
Na maioria das vezes, é exigida uma justificativa por escrito de um funcionário que deseja ser punido na forma de repreensão ou, pior, demissão. É claro que o artigo 193.º do Código do Trabalho convida o empregador a ter sempre em conta a gravidade da infracção e a gravidade das consequências, mas não descreve indicadores empíricos para tal avaliação. Como a decisão primária será do gestor, avaliando à sua maneira os fatos apresentados pelo funcionário, é melhor que o próprio funcionário, antes de escrever uma nota explicativa no trabalho, pense em cada frase escrita.
Se a gravidade da pena prevista atingir o nível de uma repreensão ou demissão, o empregador deve saber quais medidas e em que prazos devem ser tomadas para não incorrer em fiscalizações e tribunais:
- Reconheça o fato da ofensa.
- Forneça ao funcionário uma assinatura solicitando que ele escreva uma explicação.
- Informar ao infrator que ele tem dois dias úteis para prestar explicações, sem contar o dia da entrega da demanda e finais de semana.
- No prazo de um mês a partir da data da descoberta da infração, expedir ordem de aplicação de punição, independentemente de receber explicação do empregado.
É melhor para o próprio funcionário, que recebeu uma solicitação de seus superiores, não ignorar este documento, mesmo que não se considere culpado. Você precisa responder ao ataque da administração de forma imediata e completa; isso lhe dará uma grande vantagem ao entrar em contato com um inspetor do trabalho ou ir a tribunal.
Formatando uma nota
Se as complicações com seus superiores evoluíram ao ponto de exigir uma justificativa por escrito, não há necessidade de hesitar. Para quem nunca encontrou tais documentos, pode pegar o modelo de qualquer candidatura como modelo de nota explicativa de vaga. O “cabeçalho” no qual é indicado o destinatário do trabalho deverá permanecer inalterado, e o título deverá ser alterado para a palavra “explicativo”.
No “corpo” do documento, é necessário descrever tudo o que impediu o funcionário de cumprir suas funções laborais de maneira oportuna e correta. E embora a linguagem de redação deva ser tão profissional quanto possível, não há lugar para uma abordagem formal aqui. Especialmente se as circunstâncias atuais estiverem longe do padrão. Ao mesmo tempo, o funcionário deve conter seus impulsos e emoções para que o documento reflita acontecimentos e motivos, e não reclamações e acusações vazias.
Pode acontecer que a situação seja simples e a sua explicação igualmente simples, e a punição pretendida não seja mais severa do que uma repreensão (artigo 192.º do Código do Trabalho). Em seguida, você pode entrar em contato com os oficiais de pessoal e pedir-lhes um exemplo de nota explicativa previamente escrita para um trabalho.
Ausências e atrasos
Apesar da ideia amplamente difundida de que os trabalhadores que não estão limitados por horários rígidos trabalham melhor, na maioria dos casos empresas modernas O horário de entrada e saída do trabalho é estritamente regulamentado. É por isso que a nota explicativa por atraso no trabalho é um dos documentos mais comuns nos arquivos pessoais do pessoal.
Atrasos, inclusive devido ao transporte
O atraso por si só, se não for sistemático ou não ultrapassar 4 horas desde o início da jornada de trabalho, não pode constituir motivo de sanção grave. Mas a empresa pode ter uma regra para exigir nota explicativa mesmo que haja um único atraso no trajeto até o local de trabalho. Isto pode ser feito, por exemplo, para fins preventivos ou educacionais.
Não é tão raro ouvir falar da aplicação de multas por tais infrações. A lei não estabelece a possibilidade de tal influência sobre os empregados, art. 192 Código do Trabalho. Em vez disso, estaremos falando sobre privar um funcionário sujeito a ações disciplinares de todos os tipos de pagamentos de incentivos ou reduzir seu valor. Embora isso possa parecer uma violação dos requisitos do art. 193 do Código do Trabalho (sobre a possibilidade de utilização de apenas um tipo de pena), muitos tribunais não consideram o facto da privação do prémio como sanção disciplinar. Isso só pode ser contestado se os pagamentos de incentivos forem completamente privados por uma violação única, então a punição pode ser considerada excessiva.
Uma história separada, chegar atrasado ao trabalho devido ao transporte. Neste caso, a nota explicativa parecerá mais convincente se lhe forem anexados documentos comprovativos. Eles podem ser emitidos:
- No serviço de polícia de trânsito, se a pessoa se envolver em acidente ou presenciar acidente;
- No hospital, se o próprio funcionário se feriu em acidente de trânsito;
- À polícia, caso a pessoa permanecesse no local para prestar depoimento.
Mas mesmo que o atraso não tenha tido consequências tão dramáticas, mas tenha sido fruto de um comum “engarrafamento”, isso também deve ser mencionado na nota explicativa do trabalho. Se tais situações não estiverem incluídas no sistema, a probabilidade de o empregador entrar na situação aumenta significativamente. Um exemplo de formulário de inscrição está disponível em nosso site.
O motivo da demissão pode ser uma violação grave e pontual da disciplina (absenteísmo, por exemplo), art. 81 Código do Trabalho.
Explicação da ausência do trabalho
A ausência ao trabalho por mais de 4 horas em um dia pode ser considerada absenteísmo. Além disso, se o empregado não pensar em informar antecipadamente o patrão sobre os motivos, ou assim que descobrir que terá que faltar ao trabalho. Nesse caso, todo o poder de persuasão deverá ser demonstrado na hora de redigir uma nota explicativa de trabalho sobre faltas ou atrasos de muitas horas.
As razões para tal omissão podem ser bastante variadas. Por exemplo, uma visita ao médico, atendimento de emergência a um parente doente, problemas de serviços públicos (inundações, curtos-circuitos, fechaduras emperradas, falha de elevador, etc.). O que isso causará mais simpatia por parte do empregador é mais conhecido pelo próprio empregado. É por isso que, ainda sentado em um elevador desenergizado, você precisa decidir como será a nota explicativa sobre o afastamento do trabalho e como ela será apoiada.
Também vale a pena pensar nisso com cuidado porque o absenteísmo é considerado uma violação grave das normas trabalhistas, e você pode ser demitido por causa disso sem sugestões prévias, art. 81 Código do Trabalho, alínea a) do n.º 6). Um modelo de carta explicativa para o absenteísmo pode ser encontrado em nosso site.
Por motivos familiares
A posição inicial mais precária é para quem faltou ao trabalho. Como o funcionário conseguiu se ausentar sem autorização, a nota explicativa do trabalho deve conter os motivos mais convincentes.
A necessidade de abandonar o trabalho mais cedo surge com maior frequência entre os trabalhadores familiares com idade escolar ou filhos em idade escolar. idade pré-escolar. Reuniões, recebimento de certificados na clínica ou realização de exames, problemas na escola - esses não são um conjunto completo de motivos para pedir folga ao empregador.
Mas o que fazer se não foi possível combinar previamente com as autoridades e a fuga secreta não permaneceu em segredo? Nesta opção, a vantagem estará do lado dos pais solteiros ou com muitos filhos, das grávidas ou das mães que criam filhos com capacidades de saúde limitadas. Muito provavelmente, eles não serão punidos, é claro, se isso não fizer parte do sistema, e antes de escrever uma nota explicativa, eles terão uma conversa educativa no trabalho e permitirão que assinem amostra padrão avisos. O modelo de nota explicativa é o mesmo do caso de eventual absenteísmo. Você terá que indicar sua situação familiar.
Erros operacionais ou outros motivos
Via de regra, um funcionário zeloso verifica todas as ações que executou no trabalho. Esta necessidade forçada é ditada pelo facto de a repetição constante de tarefas monótonas implicar inevitavelmente o aparecimento de defeitos graves ou menores. É bom que o próprio especialista os identifique; pior é que o erro se torne de conhecimento público. Dependendo da gravidade das consequências deste incidente, a administração pode insistir em fornecer à obra uma nota explicativa sobre o erro.
Razões justificativas
Esta exigência pode ser ditada não tanto pelo rigor dos superiores, mas pela necessidade de tomar medidas para eliminar as consequências do erro de produção de um subordinado. É possível que um deles cause danos materiais à empresa. Em seguida, com base no resultado da apreciação da nota explicativa, será tomada uma decisão sobre a recuperação dos prejuízos financeiros do empregado ou sobre a forma de restauração do bem danificado.
Claro, a causa de um erro pode ser simples desatenção ou negligência. Por exemplo, por distração, um funcionário não carimbou o documento financeiro primário. Então, a nota explicativa do trabalho provavelmente terminará com uma frase de admissão de culpa e uma promessa de ser mais cuidadoso no futuro.
A explicação para a recusa de prestação de trabalho deve ser respaldada pelo contrato de trabalho ou por informações sobre condições desfavoráveis trabalho. Isso permitirá que você evite a punição nos termos do art. 192 Código do Trabalho.
Nota sobre o não cumprimento de deveres oficiais
Uma situação em que um funcionário não desempenha suas funções profissionais também pode ser ambígua. Existem dois cenários possíveis aqui.
O patrão pegou o funcionário ignorando claramente o trabalho que lhe foi atribuído. Talvez ele esteja envolvido em atividades distraídas ou simplesmente tenha adormecido no trabalho, então a pessoa precisará de uma nota explicativa com um pedido de desculpas e uma proposta para corrigir a situação.
As coisas ficam mais complicadas quando o funcionário não consegue exercer suas funções ou acredita que está sendo obrigado a realizar trabalhos não previstos em seu contrato. Ambos o isentam de responsabilidade disciplinar. O principal para o funcionário é saber redigir corretamente uma nota explicativa sobre a situação atual do trabalho. Confira a amostra em nosso site ().
Em primeiro lugar, você precisa entender que pode recusar um emprego com segurança se:
Caso um relatório sobre este tema não obrigue a administração a mudar de posição e continue a fazer exigências ilícitas ao funcionário, será necessária uma nota explicativa do trabalho descrevendo os mesmos motivos do descumprimento de funções para inspeção do trabalho ou tribunal. É preciso lembrar que a recusa de trabalho “extra” não o isenta do cumprimento das suas responsabilidades principais, e a falta de condições de trabalho protegidas não permite que você abandone o local de trabalho.
O chefe não aceitou a nota
Nem todas as más condutas ou conflitos em uma equipe chegam ao ponto de serem documentados. Normalmente, antes de escrever uma nota explicativa no trabalho, há uma parte oral. Se as conversas não levarem a lugar nenhum, começa a fase de troca de papéis oficiais.
É aqui que pode surgir uma situação em que o empregador não pretenda receber uma nota explicativa elaborada de acordo com o modelo. Por exemplo, sobre o atraso no trabalho por bons motivos ou uma recusa justificada de continuar o trabalho até que as violações sejam eliminadas.
Qual é a razão para tal relutância e quão morais são os motivos das ações da liderança permanecerão em suas consciências. Um funcionário que receba uma exigência de fornecer uma explicação por escrito deve recebê-la a todo custo. E, ao mesmo tempo, não se esqueça da assinatura na segunda via. Caso contrário, o empregador terá motivos para inventar um ato declarando que o contratado se recusa a explicar os motivos do seu comportamento.
Caso não tenha sido possível entregar o papel pessoalmente ao gerente, é necessário dirigir-se imediatamente ao correio e enviá-lo por carta com inventário e notificação. E, ao mesmo tempo, você pode notificar o sindicato e a comissão de resolução de conflitos trabalhistas sobre tal ato. Naturalmente, isto é relevante se o conflito for longe demais e o despedimento ilegal surgir no horizonte.
Qualquer má conduta, mesmo a mais flagrante, de um funcionário, muito possivelmente, tem uma justificativa “de ferro”. É por isso que, antes de tomar medidas drásticas, o Código do Trabalho exige que o empregador obtenha do trabalhador um documento explicativo das suas ações. O próprio infrator deve lembrar que apenas motivos especiais válidos, comprovados por documentos, garantirão a sua proteção. Mas mesmo em tal situação, não vale a pena faltar ao trabalho ou chegar atrasado. Afinal, aí os patrões terão mais um motivo para lembrar que há tempo livre do trabalho para resolver problemas pessoais.
Advogado do Conselho de Defesa Legal. Especializada no tratamento de casos relacionados a conflitos trabalhistas. Defesa em juízo, preparação de reclamações e outros documentos regulatóriosàs autoridades reguladoras.
Fornecer explicações por escrito torna-se obrigatório apenas em alguns casos. Mais comum- ao avaliar a validade das razões ofensa disciplinar do funcionário(violações dos trabalhadores das regulamentações trabalhistas, responsabilidades do trabalho). Isto é exigido pelo procedimento de imposição de uma sanção disciplinar nos termos do art. 193 do Código do Trabalho (doravante denominado Código do Trabalho da Federação Russa), que pode resultar não apenas em repreensão ou repreensão, mas também em demissão. Tudo depende das circunstâncias, que precisam ser resolvidas. Nesse caso, a nota explicativa documenta e transmite à gestão a posição do funcionário, sua visão da situação e seus argumentos.
Fragmento de documento
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Código do Trabalho da Federação Russa. Artigo 193.º “Procedimento de aplicação de sanções disciplinares”
Antes de aplicar uma ação disciplinar, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao empregado. Se após dois dias úteis o trabalhador não fornecer a explicação especificada, é lavrado ato correspondente.
A falta de explicação por parte de um funcionário não é um obstáculo à aplicação de medidas disciplinares.
Ação disciplinar aplica-se no prazo máximo de um mês a contar da data da descoberta da falta, sem contar o tempo de doença do trabalhador, a sua permanência em férias, bem como o tempo necessário para ter em conta o parecer do órgão representativo dos trabalhadores.
A sanção disciplinar não pode ser aplicada depois de seis meses a contar da data da prática da infração, e com base nos resultados de uma auditoria, fiscalização das atividades financeiras e económicas ou de uma auditoria - depois de dois anos a contar da data da sua prática. EM prazos especificados O tempo do processo penal não está incluído.
Por cada infração disciplinar só pode ser aplicada uma sanção disciplinar.
A ordem (instrução) do empregador para aplicação de sanção disciplinar é comunicada ao trabalhador mediante assinatura no prazo de três dias úteis a contar da data da sua publicação, sem contar o tempo de ausência do trabalhador ao trabalho. Caso o trabalhador se recuse a familiarizar-se com a referida ordem (instrução) mediante assinatura, é lavrado ato correspondente.
Da sanção disciplinar cabe recurso por parte do empregado à fiscalização estadual do trabalho e (ou) órgãos para apreciação de conflitos trabalhistas individuais.
Mas notas explicativas também podem ser elaboradas por outros motivos, embora permaneça o aspecto da “necessidade de justificar-se” (afinal, em outros casos, utilizam-se ofícios e memorandos). Por exemplo, durante a investigação das circunstâncias do dano à propriedade do empregador e a determinação do seu montante nos termos do art. 247 do Código do Trabalho da Federação Russa.
Veja também um exemplo de requisito para fornecer explicações por escrito no artigo “Documentos falsos para emprego”
Pedido de explicações por escrito
Assim, “antes de impor medidas disciplinares, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao trabalhador”. Como você pode perceber, a lei não especifica se a exigência de explicações deve ser oral ou escrita. Em casos particularmente difíceis, quando tanto o trabalhador como o empregador são muito sérios e pretendem ir, como dizem, até ao amargo fim, o empregador deve solicitar uma explicação por escrito ao trabalhador, para depois poder confirmar o cumprimento com o procedimento prescrito para a imposição de sanções disciplinares no artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa (Exemplo 1). Nunca houve um formulário aprovado para este documento de pessoal, portanto cada organização o elabora à sua maneira. Até o tipo de documento utilizado para isso é diferente (notificação, demanda, carta, etc.), embora seja mais correto chamá-lo de “ exigência", porque na Parte 1 do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa afirma isso. A notificação tem um significado diferente - as informações são fornecidas e não há necessidade de fazer nada. Uma carta é um documento enviado a uma organização terceirizada ou para um indivíduo, e o funcionário não é uma pessoa tão “estranha”.
Deve-se lembrar que “a sanção disciplinar é aplicada o mais tardar um mês a partir da data da descoberta da infração” (parte 3 do artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa). O fato de sua descoberta é confirmado por um ato e não por uma exigência. Assim, este mês deverá ser contado a partir da data da descoberta (que idealmente deverá coincidir com a data da lavratura do ato), e não a partir da data do pedido de esclarecimentos por escrito.
Outro prazo é contado a partir da data da solicitação - 2 dias para dar uma explicação por escrito(Ver Exemplo 3). Portanto, é importante não apenas formalizar a demanda, mas também comprovar que ela foi entregue ao funcionário ou que ele se recusou a recebê-la. Para tal, pode fazer imediatamente os espaços correspondentes no final da folha (marcados com os números 1 e 2 no Exemplo 1): se o primeiro (assinatura no recebimento do pedido) não for lavrado, então o segundo é lavrado (testemunhas confirmam o facto da recusa do trabalhador em receber este documento, esta marca dispensa a necessidade de lavratura de acto próprio sobre esta matéria).
Exemplo 1
Um pedido por escrito de explicação do funcionário
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Exemplo 2
O texto do pedido de explicação do funcionário sobre os motivos do afastamento do trabalho e assinatura
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Exemplo 3
Cálculo do prazo para explicação escrita dos motivos da infração disciplinar
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Digamos que um trabalhador danificou por negligência o imóvel do empregador na segunda-feira, 1º de setembro de 2014, houve testemunhas disso e foi lavrado laudo no mesmo dia. Em 2 de setembro de 2014, o trabalhador foi obrigado a prestar explicações por escrito. Começamos a contar o prazo a partir do dia seguinte:
- 03/09/2014 - 1º dia,
- 04/09/2014 – 2º dia (quando o envio da nota explicativa ainda será considerado tempestivo),
- Em 05 de setembro de 2014 já é possível acionar o fato de não prestação de explicações.
Se a exigência de esclarecimentos por escrito foi apresentada ao funcionário na sexta-feira, 05/09/2014, e sábado e domingo são seus dias de folga (ou seja, não estão incluídos no cálculo do período de 2 dias), então o prazo para pontualidade a submissão da nota explicativa expiraria apenas na terça-feira, 09/09.2014.
Para que um funcionário zeloso não se confunda no cálculo determinado período, é preferível indicar imediatamente no pedido a data específica até à qual a nota explicativa deverá ser apresentada. Aqui você pode adicionar o departamento/funcionário específico a quem deve ser entregue (ver o segundo parágrafo do texto do requisito do Exemplo 1). O destinatário da nota explicativa (em nome de quem é lavrada, por exemplo, o diretor-geral) e a pessoa a quem deve ser transferida (por exemplo, o secretário ou o chefe do departamento de pessoal) provavelmente serão diferentes pessoas.
Se o empregado realmente teve bons motivos para um comportamento que o empregador não gostou, e em geral são pessoas adequadas, então não se deve ter medo da nota explicativa - ela virá em defesa do “acusado”. Então não há necessidade de esperar por um pedido por escrito do empregador. A seu pedido verbal, é preferível redigir imediatamente uma nota explicativa, anexando-lhe o máximo de provas possível de que tem razão. Não bastam apenas documentos oficiais, até mesmo uma impressão de um site de notícias sobre interrupções nas obras da linha do metrô que um retardatário utiliza para chegar ao trabalho. Se houver conflito entre funcionários, uma carta explicativa bem escrita pode até “puxar” a administração para o lado de seu autor.
Em nome de quem está escrita a nota explicativa?
Para responder com precisão a esta pergunta, é necessário consultar o Regulamento Interno do Trabalho, que deve ser aplicado em todas as organizações. Muito provavelmente, diz que o funcionário se reporta ao seu superior imediato e ao diretor geral. Em seguida, o funcionário escreverá uma nota explicativa em nome de seu chefe ou diretor geral.
Os regulamentos locais podem estabelecer uma hierarquia diferente: por exemplo, os membros de um grupo de trabalho reportam-se ao chefe deste grupo, apesar de nele representarem departamentos diferentes. O líder do grupo só poderá pedir explicações por escrito se a má conduta estiver relacionada com o trabalho do grupo.
Assim, o serviço de segurança, o gestor de segurança cultura corporativa, o chefe do departamento de pessoal não tem o direito de exigir explicações dos funcionários de outros departamentos que não se reportam a eles, a menos que isso seja expressamente declarado na regulamentação local regulamentos organizações. É verdade que os poderes correspondentes destes e de outros funcionários também pode ser delegado por despacho do diretor-geral (por exemplo, ao presidente da comissão de investigação de um incidente específico). Veja as legendas nos Exemplos 1 e 2, marcadas com um ponto de exclamação.
À mão ou no computador?
A lei não exige que as notas explicativas sejam escritas à mão; elas podem ser digitadas no computador. Mas oficiais de pessoal experientes exigem explicações dos funcionários, escritas apenas com sua própria caligrafia. Em caso de litígio laboral, isto ajudará o empregador a proteger-se de ações ilícitas por parte de um trabalhador que possa alegar que foi “obrigado” a assinar um texto que outra pessoa já tinha redigido.
Mínimo composição necessária os elementos manuscritos, desenhados pela mão do empregado na nota explicativa, são os seguintes:
- cargo,
- toque pessoal e
- I.O. Sobrenome.
Você não pode se limitar a apenas um traço pessoal manuscrito, porque... o exame grafológico não é capaz de identificar inequivocamente algumas assinaturas como pertencentes a uma pessoa específica. E com base em palavras inteiras (cargo e sobrenome), isso pode ser feito com certeza.
Detalhes da nota explicativa
A forma da nota explicativa é relativamente gratuita. Ninguém exige que um funcionário tenha um conhecimento profundo das normas de preparação de documentos; basta o cumprimento do mínimo exigido;
No canto superior direito da planilha, as informações estão escritas em uma coluna sobre a quem e por quem é dirigida a nota explicativa. O funcionário deverá indicar seu unidade estrutural, cargo, bem como sobrenome completo, nome e patronímico. Nome do tipo de documento- nota explicativa - escrita no centro, após várias linhas (geralmente com letra maiúscula ou apenas em maiúscula, conforme exemplo 4). O Exemplo 5 demonstra uma versão desatualizada, onde o nome do tipo de documento é escrito inteiramente em letras minúsculas e seguido de um ponto, ou seja, todo o “cabeçalho” parecia poder ser lido em uma única frase; Essas opções de design foram encontradas anteriormente em aplicativos.
Exemplo 4
“Cabeçalho” da nota explicativa
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Exemplo 5
Uma versão desatualizada do “cabeçalho” da nota explicativa
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Atenção: no Exemplo 5, a linha com o tipo de documento escrito (com letra minúscula e ponto) está obsoleta e tudo acima está bastante correto. A posição do autor da nota explicativa pode estar recuada do destinatário (diretor geral, como no Exemplo 4), ou pode aparecer imediatamente na linha seguinte (como no Exemplo 5). A preposição “de” pode ou não estar presente antes da posição do autor.
O nome do tipo de documento é seguido por texto, que é compilado em formato livre. Os únicos requisitos para isso:
- redação correta e use sempre que possível estilo formal de negócios apresentação,
- apenas datas exatas, se necessário - tempo,
- fatos e razões da situação atual.
As circunstâncias variam e é incorreto exigir brevidade de um funcionário na exposição de motivos. A nota pode ocupar várias folhas de papel, conter discurso direto e ser lida como uma boa história de detetive, ou pode consistir em uma linha. O empregador não tem o direito de limitar tal “criatividade” ao empregado.
Ninguém espera que o colaborador tire conclusões e sugestões na nota explicativa, embora não seja possível proibi-lo de incluí-las.
O conteúdo da nota explicativa é determinado apenas pelo funcionário que a redige. O chefe não tem o direito de ditar o texto, dizer frases como “este não é o motivo”, exigir uma reescrita ou de outra forma influenciar o conteúdo do documento. Algumas organizações vão ainda mais longe e elaboram textos normalizados de notas explicativas. O funcionário tem o direito de decidir se deseja utilizá-los ou redigir por conta própria uma nota explicativa. É do seu interesse descrever o que aconteceu como ele considera correto. O empregador, por sua vez, é obrigado a familiarizar-se com quaisquer explicações do empregado, goste ou não.
A elaboração do texto de uma nota explicativa muitas vezes causa dificuldades. Repitamos a regra principal: os acontecimentos devem ser apresentados tal como aconteceram.
Se a culpa do funcionário é óbvia (ele se atrasou, foi rude com o cliente, esqueceu de fazer alguma coisa), então não adianta negar e inventar desculpas. Você terá que escrever como está:
Exemplo 6
Texto da nota explicativa
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Exemplo 7
Texto da nota explicativa
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Pode haver muitos motivos para atrasos ou faltas ao trabalho, e nem todos são válidos. Se um funcionário não quiser expressar o verdadeiro motivo do atraso, esse é o seu direito. Aqui as formulações universais “devido à família” ou “circunstâncias pessoais” ajudarão (ver Exemplo 8). Outra saída é admitir a culpa sem descrever os motivos (Exemplo 9). No entanto, tais clichês, é claro, não suscitarão qualquer compreensão ou simpatia por parte da administração.
Exemplo 8
Texto da nota explicativa
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Exemplo 9
Texto da nota explicativa
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Um funcionário pode presumir que será “perdoado” porque o motivo da infração é válido, e ele já trabalha há muito tempo, isso nunca aconteceu antes, ou por algum outro motivo. Então é melhor ele escrever sobre isso em suas explicações:
Exemplo 10
Fragmento do texto da nota explicativa
Todas as pessoas provavelmente já tiveram casos no trabalho em que tiveram que escrever uma nota explicativa. À primeira vista tudo parece simples, mas na hora de escrevê-lo fica difícil organizar o pensamento e transmitir a essência do problema à gestão. Portanto, neste artigo falaremos sobre como redigir corretamente tal documento e consideraremos um exemplo de nota explicativa.
O que é?
Primeiro, vamos tentar responder à questão do que é uma nota explicativa. Em essência, este documento explica ao gestor o ponto de vista de seu autor sobre o evento ocorrido (absenteísmo ou violação de prazos para conclusão de uma tarefa ou de seu escopo e muito mais). Além disso, uma nota explicativa pode ser escrita para explicar o conteúdo e a essência de um documento (relatórios, projetos e outros documentos similares). No entanto, pode ser escrito no formulário geral utilizado pela organização. Se o funcionário cometeu algo de acordo com Código do Trabalho o empregador tem o direito de pedir ao infrator que explique a situação por escrito. Caso a nota explicativa do trabalho não tenha sido entregue atempadamente, o empregador poderá lavrar ato de recusa e aplicar medidas disciplinares. Então é mais fácil escrever.
uma nota para o trabalho?
Em primeiro lugar, o texto deve indicar factos directamente relacionados com a situação surgida. Depois disso, é necessário expor os motivos do insucesso do caso (é necessário concordar que a administração não exige nota explicativa em caso de vitória). Escreva melhor linguagem de negócios, os pensamentos devem ser expressos de forma breve e clara. Você deve descrever apenas os fatos relevantes para o caso, evitando dar desculpas (nesse caso você admite claramente sua culpa) e declarações inverídicas de fatos. A nota deve ser convincente e bem fundamentada. É bom se você tiver a oportunidade de consultar colegas, familiares ou amigos. Uma nota explicativa, cujo exemplo é apresentado a seguir, pode ser escrita à mão indicando os detalhes.
Tipos de notas explicativas
Convencionalmente, tais notas podem ser divididas em dois tipos: justificativas e explicativas. O empregado oferece a primeira opção caso seja necessário indicar os motivos do seu próprio ato ilícito. As notas explicativas são elaboradas pelo trabalhador para explicar os motivos do ato, indicando as circunstâncias e condições que independem da vontade do autor da nota.
Na maioria das vezes, os documentos explicativos são exigidos nos seguintes casos: atraso no trabalho, comparecimento ao local de trabalho sob o efeito de álcool, drogas ou substâncias tóxicas, roubo de bens no local de trabalho, prática de crime imoral, afastamento do trabalho ou absenteísmo, disciplina trabalhista, prestação de informações falsas em órgãos autorizados. Claro, é mais fácil escrevê-lo quando você tem um exemplo de nota explicativa diante de seus olhos.
Formulário de nota explicativa
Na prática, o subordinado elabora o documento em uma via em folha de formato padrão (A4). Via de regra, a nota é emitida em nome do titular da empresa ou organização. Existem formas unificadas de tais documentos, mas são apenas de natureza consultiva. A pedido do gestor, poderá ser expedido decreto sobre a utilização de formulário único de documento explicativo na organização. Caso o funcionário tenha redigido nota em formato diferente do aprovado, o gestor não deve considerá-la inválida, pois isso não prejudica a essência da explicação.
Cadastro
A essência da nota explicativa é explicar à alta administração os motivos do descumprimento de instruções, violação da disciplina tecnológica ou trabalhista. Os dados deverão obrigatoriamente incluir: o nome completo da organização, o nome completo do gestor a quem a nota é dirigida, o título (“Nota Explicativa”), o número de registro do documento e a data de sua elaboração, uma pequena subtítulo do próprio texto (“Regarding...”, “About...”) , Nome completo do compilador. Em seguida vem um texto explicativo e uma assinatura pessoal. A estrutura do texto explicativo deve ser dividida em duas partes: factual (indicando os fatos que motivaram a redação da nota) e explicativa (indicando os motivos que explicam a situação ou o próprio fato da infração). Ressalta-se também que os detalhes das notas oficiais e explicativas são semelhantes.
Em que casos é necessária a exigência de nota explicativa?
A ação disciplinar e a sua imposição são reguladas pelo Código do Trabalho. Antes de impor uma penalidade a um funcionário, é importante documentar a violação. Somente depois disso o funcionário poderá ser obrigado a redigir uma nota explicativa descrevendo os motivos de seu comportamento.
A seguir, a administração analisa os motivos e toma a decisão: considerá-los válidos ou não. Caso não sejam prestadas explicações escritas após dois dias úteis, as mesmas deverão ser assinadas por pelo menos duas testemunhas. Havendo tal ato, o gestor tem o direito de impor sanção disciplinar ao empregado, mesmo sem explicação do próprio empregado. Uma sanção disciplinar pode ser imposta no prazo máximo de um mês civil a partir do momento em que a violação for descoberta. A contagem regressiva desse período fica suspensa caso o funcionário esteja de férias ou licença médica. A penalidade não poderá ser aplicada após seis meses da data da descoberta da infração.
Exemplo de nota explicativa
1. Elaboração de nota sobre violação da disciplina trabalhista
Ao chefe da Energosbyt LLC
Petrov P.P.
20.10.2010 № 23-45/12
Nota explicativa
Sobre o atraso na entrega de materiais
Eu, Ivanov Ivan Ivanovich, responsável pelo fornecimento de materiais e consumíveis, ocupo este cargo desde 15 de julho de 2010. Na segunda-feira, 18 de outubro de 2010, eu deveria entregar materiais para a Energetik IP. Mas devido a um mau funcionamento do caminhão, ele foi entregue apenas no dia 19 de outubro.
Assinatura pessoal
2. Exemplo de nota explicativa com humor (os detalhes são preenchidos como no primeiro exemplo). “Cheguei atrasado para o trabalho em 19 de março de 2013 por um bom motivo. De manhã, antes de ir para o jardim de infância, meu filho tinha muita vontade de ir ao banheiro (por necessidade fisiológica). O tempo que cheguei atrasado correspondeu exatamente ao tempo que a criança passou no banheiro. Acredito que este caso pode ser classificado como situação (força maior), pois não dependeu da minha vontade de chegar pontualmente ao trabalho.”
Você deve escrever uma nota explicativa com um toque de humor somente se tiver certeza de que será corretamente compreendida pelo seu supervisor.
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