• Waarom heb je notulen van de vergadering nodig?
• Wat voor soort notulen zijn de notulen van de vergadering?
• Hoe u notulen maakt van een vergadering.
• Uit welke onderdelen bestaan ​​de notulen van de vergadering?

Notulen van de vergadering is een soort zakelijk papier dat het hele scala aan gebeurtenissen weerspiegelt die plaatsvonden tijdens een bijeenkomst van bedrijfspersoneel. Dit soort Het document is niet opgenomen in de lijst met verplichte documenten die binnen de onderneming moeten worden onderhouden, maar kan vaak behoorlijk nuttig zijn.

Waarom heb je vergadernotulen nodig?

In elk bedrijf vinden regelmatig verschillende bijeenkomsten plaats. Dit soort bijeenkomsten maakt het mogelijk om tot een oplossing te komen groot aantal acute problemen, tijdig reageren op complexe problemen, een bedrijfsontwikkelingsstrategie formuleren, enz.

Tegelijkertijd zijn sommige vergaderingen niet onderworpen aan notulen, wat ook de norm is. Het management van de organisatie kan zelfstandig een lijst opstellen van algemene evenementen waarbij gegevens officieel worden bijgehouden, en ook de evenementen identificeren waarbij dit niet nodig is.

Het hoofddoel van het protocol is opnemen schriftelijk het hele scala aan vraagstukken, taken en meningen die tijdens de bijeenkomst naar voren zijn gebracht, maar ook de gezamenlijk vastgestelde besluiten.

De beste optie is het meest gedetailleerde protocol.

Meestal wordt dergelijke documentatie gebruikt in het kader van vergaderingen die een directe impact hebben op de toekomst van de organisatie. Daarnaast is het raadzaam om de inhoud van alle vergaderingen met externe ondernemingen en medewerkers van overheidsinstanties vast te leggen.

3 hand-outs voor vergaderingen

Verhoog de vergaderproductiviteit met drie hand-outs , die zijn opgesteld door de redactie van het tijdschrift Algemeen Directeur.

Wat voor soort notulen zijn vergadernotulen?

Bij managementactiviteiten zijn verschillende soorten protocollen wijdverbreid geworden: goedkeuringsprotocol, intentieprotocol en protocol voor inbeslagname van materieel bewijsmateriaal (documenten). De belangrijkste documenten van de algemene vergadering van aandeelhouders omvatten volgens de huidige wetgeving de notulen van de telcommissie en de notulen van de vergadering.

Daarnaast is het toegestaan ​​om door één ambtenaar een protocol op te stellen als deze administratieve functies vervult (bij arrestatie, verkeersongeval, etc.). Voor al deze typen documenten zijn bepaalde standaardsjablonen ontwikkeld.

We zullen een vorm van vergadernotulen overwegen die wordt gebruikt voor algemene managementactiviteiten. Dit document wordt in de organisatie opgesteld op basis van de resultaten van collegiale discussie over vraagstukken en besluitvorming.

De oorsprong van het protocol op het gebied van kantoorwerk in ons land houdt verband met het begin van de achttiende eeuw, toen de praktijk van het houden van debatten vóór het ontwikkelen en consolideren van de mening van de meerderheid verscheen in managementactiviteiten. Traditioneel is het protocol:

• informatiedocument (legt het proces van de gedachtewisseling vast),
• administratief document (registreert het besluit dat tijdens de vergadering is ontwikkeld).

Momenteel is het gebruikelijk om notulen van vergaderingen op te stellen om de voortgang van collegiale evenementen van managers vast te leggen verschillende niveaus. Daarnaast wordt dit document gebruikt om evenementen te registreren tijdens diverse seminars, bijeenkomsten, conferenties, etc.

Het besluit over de noodzaak om notulen van de vergadering op te stellen wanneer operationele activiteiten wordt toegewezen aan de manager die deze activiteiten benoemt en uitvoert. Als u alleen maar informatie over een bepaald probleem aan medewerkers wilt overbrengen, eerdere beslissingen wilt uitleggen, enz., dan hoeft u het protocol niet te gebruiken. Als er behoefte is aan dit document, weerspiegelt het de samenstelling van de deelnemers, de ideeën of voorstellen die naar voren zijn gebracht.

Hoe u notulen maakt van een vergadering

Het vastleggen van de voortgang van de vergadering is de verantwoordelijkheid van de secretaris van het hoofd van de organisatie. Deze functie kan door een andere medewerker worden uitgevoerd.

Voordat de vergadering begint, krijgt de secretaris een lijst met genodigden en een geschatte lijst met vragen. Deelnemers presenteren samenvattingen van hun rapporten. Dit helpt bij het voorbereiden van een documentsjabloon om het werk aan het opstellen van de definitieve versie van het protocol te versnellen. Indien er veel deelnemers zijn, is het raadzaam om een ​​inschrijfformulier aan te maken waarop de volledige namen van de personen die zijn verschenen vermeld staan. Na aanvang van de vergadering zal de secretaris de definitieve lijst van de aanwezigen bekendmaken.

De gegevens worden tijdens het evenement vastgelegd door de vergaderingssecretaris. Om de nauwkeurigheid van de opname te vergroten, worden spraakopnamen gebruikt. Alle woorden worden opgenomen op een digitaal medium en vervolgens gereproduceerd wanneer het document is voltooid.

Als er een massabijeenkomst wordt gehouden met een groot aantal deelnemers, wordt de lekke band uitgevoerd door twee secretarissen. Als twee specialisten tegelijk aan één document werken, kan het proces worden versneld als de vergadering zich voortsleept.

Individuele opmerkingen, opmerkingen, commentaren, discussies over onderwerpen die geen verband houden met het onderwerp van de bijeenkomsten worden niet weergegeven in het document. Het legt de algemene betekenis van rapporten, vragen en voorstellen vast. De beslissingen en instructies die de manager aan individuele artiesten geeft, worden nauwkeurig vastgelegd.

Opgemerkt moet worden dat rapporten en vragen niet woord voor woord hoeven te worden gegeven.

Als de manager nauwkeurige informatie nodig heeft, heeft hij een door de verantwoordelijke medewerker ondertekend rapport nodig. Tijdens vergaderingen wordt de algemene stand van zaken besproken, waardoor gedetailleerde aantekeningen niet nodig zijn. Hierdoor geeft het document kort het verloop van de bijeenkomst weer: besproken onderwerpen, gestelde vragen en beslissingen genomen.

In sommige gevallen vereisen organisatieleiders dat elke zin woordelijk wordt opgenomen. Dit is typerend voor bijeenkomsten in moderne bedrijven, waar bij dergelijke evenementen wordt besloten groot aantal operationele problemen.

Uit welke onderdelen bestaan ​​de notulen van de vergadering?

Bij het documenteren van het vergaderproces is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de notulen van de vergadering voldoen aan GOST R 6.30-2003 “Unified Documentation Systems. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Documentatievereisten." Dit betekent dat het bij het vastleggen van informatie noodzakelijk is om te voldoen aan de regels voor het opstellen van vergadernotulen met betrekking tot de titel, het laatste deel van het document en de inhoud ervan.

Headergedeelte van het protocol.

De header moet een aantal details bevatten:

• volledige naam van de organisatie;
• type document (PROTOCOL);
• nummer en datum;
• plaats van registratie;
• titel van de tekst.

Het is verplicht om de rechtsvorm op naam van de onderneming aan te geven. De volledige naam moet samenvallen met de officieel vastgestelde naam die is vermeld in het charter of de reglementen van de organisatie, en alle woorden moeten volledig worden geschreven, zonder afkortingen.

Als de onderneming officieel geregistreerd is korte naam Het is toegestaan ​​om dit tussen haakjes aan te geven na de volledige tekst.

Als een organisatie een hogere structuur heeft, wordt de naam ervan boven de naam van het bedrijf geplaatst dat het document heeft gemaakt. Meestal wordt het echter in verkorte vorm aangegeven.

Bijvoorbeeld:

• Open naamloze vennootschap;
• Agentschap "Distributie, verwerking, verzameling van pers";
• (JSC-agentschap "Rospechat");
• Gesloten naamloze vennootschap "Nieuwe technologieën".

De datum van de notulen komt overeen met de datum van de vergadering. Bij meerdaagse bijeenkomsten worden de start- en einddatum aangegeven. In geen geval mag u de datum van ondertekening van het protocol vermelden, aangezien het soms enkele dagen na het einde van het evenement wordt opgesteld.

Bijvoorbeeld: er vond een vergadering van de raad van bestuur van een naamloze vennootschap plaats over twee dagen (13/01/09 en 14/01/09). Het protocol werd de volgende dag opgesteld en een dag na het einde van het evenement, dat wil zeggen op 16-01-09, bekrachtigd. Vermeld in dit geval de cijfers “13 – 14.01.2009”. In dit geval zijn nog twee opties voor het schrijven van de datum acceptabel: “13-01-2009 – 14-01-2009” of “13 – 14 januari 2009”.

Het protocolnummer (index) is het volgnummer van de bijeenkomst. De nummering wordt vastgesteld voor het kalenderjaar, terwijl er verschillende groepen protocollen zijn en elk een afzonderlijke serienummering heeft. U moet dus uw nummers op de notulen zetten van: vergaderingen van het directoraat, algemene vergaderingen van aandeelhouders, vergaderingen van het personeel, vergaderingen van de technische raad, enz.

Het is traditioneel om documentnummers en datums te schrijven die uit één cijfer in twee cijfers bestaan. Dit wordt gedaan door een nul toe te voegen vóór het enkele cijfer. Dit wordt meestal als volgt uitgelegd: nul ("Nr. 01" of "01 januari 2008") staat niet toe dat u op deze plaats een ander bord aanwijst, waardoor 1 in 11, 21 of 31 wordt omgezet nogmaals dat er in de regelgevingsdocumenten geen precieze regels zijn opgesteld voor het schrijven van dergelijke nummers. Dit is gewoon een gangbare praktijk.

De plaats waar het document is uitgevoerd moet worden aangegeven als het moeilijk is om de naam van de organisatie te bepalen. Ook wordt aangegeven of de bijeenkomst op een andere locatie plaatsvindt dan de locatie van de onderneming (de auteur van het document) plaats. Volgens GOST R 6.30-2003 (clausule 3.12) wordt de plaats waar het protocol wordt opgesteld geschreven in overeenstemming met de bestaande administratief-territoriale indeling met behulp van algemeen aanvaarde afkortingen.

De titel van de tekst van het protocol bevat een indicatie van het type gezamenlijke activiteit (vergadering, vergadering, vergadering, enz.) en de naam van het collegiale orgaan in de genitiefnaam.

Bijvoorbeeld ‘methodologische raadsvergaderingen’ of ‘personeelsvergaderingen’ of ‘vergaderingen van hoofden van structurele divisies’.

Details van het kopgedeelte kunnen in de lengterichting of in de lengterichting worden aangebracht hoekige methode. Deze keuze is afhankelijk van de organisatie.

Inleidend deel van de tekst

De tekst van het protocol bestaat uit een inleidend en een hoofdgedeelte.

In het inleidende deel van het document wordt de titel gevolgd door de voorletters en achternamen van de voorzitter en secretaris van de vergadering. De voorzitter die de vergadering leidt is een ambtenaar, maar zijn standpunt mag niet in het document worden vermeld.

De secretaris is verantwoordelijk voor het organiseren en documenteren van de activiteiten van de vergadering. Hij is dus verantwoordelijk voor de gehele loggingprocedure. In dit geval mag de secretaris van de vergadering (zitting) in zijn functie niet daadwerkelijk secretaris zijn. Het is mogelijk om aanvullende loggingtaken toe te wijzen aan een geschikte medewerker. Als dergelijke documentatie regelmatig wordt bijgehouden door een bepaalde medewerker, moet deze functie in zijn functiebeschrijving worden aangegeven. Maar bij een eenmalige behoefte hoeft er geen protocol opgesteld te worden; de leidinggevende geeft eenvoudigweg een opdracht aan de medewerker.

Adjunct-directeur Pankov krijgt bijvoorbeeld de taken toegewezen van voorzitter van een vergadering van afdelingshoofden, en zijn persoonlijke assistent Egorova wordt benoemd tot secretaris van de vergadering. In een dergelijke situatie, hun posities personeelstafel niet aangegeven in het protocol. In het document dat wordt opgemaakt, zullen zij uitsluitend optreden als voorzitter en secretaris van de vergadering.

Voorbeeld van het inleidende deel van de notulen van de vergadering:

• Voorzitter – Pankov Yu.P.
• Secretaris – Egorova D.L.
• Aanwezig: Bessonov AD, Korenev NR, Luzhin EN, Malinina EM, Ustyugov AK
• Uitgenodigd: algemeen directeur OJSC "Opal" Shumilov AB, technisch directeur JSC Lazurit Oster M.A.

Op de volgende regel na het woord 'Aanwezig' worden de initialen en achternamen van de werknemers van de onderneming die hebben deelgenomen aan de overweging en ontwikkeling van beslissingen tijdens de vergadering alfabetisch aangegeven.

In een situatie waarbij andere genodigden aanwezig zijn bij de vergadering ambtenaren van deze onderneming staan ​​vermeld in de sectie “Uitgenodigd”. Tegelijkertijd worden de posities die zij innemen niet aangegeven; de achternamen en initialen zijn alfabetisch gerangschikt. En alleen in het geval van deelname van werknemers van externe bedrijven worden hun functie en bedrijfsnaam vermeld.

Om een ​​lijst van aanwezige medewerkers en uitgenodigde personen samen te stellen, wordt één regelafstand gebruikt. Hierna wordt één witregel overgeslagen en wordt de agenda met dezelfde tussenpozen opgesteld. Het grootste deel van de tekst wordt getypt met anderhalve regelafstand.

De secretaris stelt vooraf een lijst met deelnemers aan de vergadering op, op basis van de instructies van de manager. Een dergelijke lijst is nodig om geïnteresseerden te informeren over de datum van het evenement en de agenda. Het is een goed idee om vooraf referentiemateriaal te verspreiden, zodat u vertrouwd raakt met de vragen en u zich kunt voorbereiden op de bijeenkomst. De lijst met deelnemers aan de vergadering wordt op de dag van de vergadering aangepast op basis van de aanwezigheid van functionarissen.

In geval van een uitgebreide vergadering (meer dan 15 personen) of een vergadering van een vast collegiaal orgaan worden bij het opmaken van de notulen niet de namen van de aanwezigen vermeld, maar enkel het totaal aantal deelnemers, dat bij de inschrijving wordt vastgelegd. De registratielijst wordt vervolgens als bijlage bij het protocol gevoegd. Het document zelf zou moeten luiden: “Aanwezig: 19 personen (lijst bijgevoegd).”

De agenda is een onveranderlijk kenmerk van het inleidende deel. De manager die de vergadering heeft gepland, bepaalt de inhoud ervan. Als de agenda vooraf ter beoordeling naar de deelnemers wordt gestuurd, moet de daarin opgenomen informatie worden opgenomen in het document dat wordt samengesteld.

Het nummer wordt aan agendapunten toegekend met behulp van Arabische cijfers. De formulering van onderwerpen moet beginnen met het voorzetsel ‘Over’ of ‘Over’, waarbij de vraag ‘waarover?’ wordt beantwoord. Elke paragraaf moet de initialen en achternaam van de rapporteur bevatten, dat wil zeggen de ambtenaar die het gespecificeerde bericht heeft opgesteld.

Een voorbeeld van de notulen van een vergadering met betrekking tot de agenda.

Agenda's:

1. Over goedkeuring van informatiebeveiligingsregels.

Verslag van het hoofd van de informatieafdeling Dorokhova Yu R.

1. Over wijzigingen in de personeelstabel.

Toespraak door plaatsvervangend algemeen directeur I. N. Sergeev

Hoofdgedeelte van de tekst

Formeel onderdeel van het protocol

Handmatig gemaakte steno- of audio-opnamen, gemaakt door de secretaris tijdens de vergadering, vormen de basis voor de inhoud van de notulen. Aan het eind van de vergadering stelt de secretaris het document op conform de bestaande eisen. Vervolgens gaat het concept ter redactie naar de voorzitter van de vergadering. Nadat alle wijzigingen zijn aangebracht, wordt het protocol met handtekeningen bevestigd en wordt het een officieel document.

De juridische kracht van het protocol, dat wil zeggen formaliteit, betrouwbaarheid en onbetwistbaarheid, wordt niet alleen bepaald door de regels voor het invullen ervan. Volgens de traditionele interpretatie is ‘rechtskracht het eigendom van een officieel document dat eraan wordt verleend door de huidige wetgeving, de bevoegdheid van de instantie die het heeft uitgegeven en volgens de vastgestelde procedure registratie". Als aan de verplichte registratieregels wordt voldaan, wordt het document toegewezen juridische kracht na ondertekening door twee personen: de voorzitter en de secretaris.

Het invoeren van dit detail levert geen problemen op, omdat het hetzelfde is voor alle soorten protocollen die we hebben overwogen. Handtekeningen moeten met een regelafstand van 2 of 3 regels van de tekst worden gescheiden. De woorden “Voorzitter” en “Secretaris” bevinden zich vanaf de rand van het linkerveld, de laatste letter van de achternaam grenst aan het rechterveld.

Het protocol is een intern document; er wordt daarom meestal geen zegel op geplaatst.

Als het volume meer dan één pagina bedraagt, moeten de tweede en volgende pagina's worden genummerd. Bij het ontwerp van paginanummers worden Arabische cijfers gebruikt zonder het woord “pagina” (pagina), zonder het gebruik van koppeltekens, aanhalingstekens of andere tekens.

Volgens algemene regel Voor het opstellen van het protocol worden maximaal vijf dagen uitgetrokken. De datum van gereedheid van het gespecificeerde document wordt meestal bepaald door de manager die de vergadering heeft geleid of de voorzitter van de permanente structuur. Bovendien kan de voorbereidingsperiode worden vastgelegd in de reglementen van het collegiale orgaan.

Er zijn een aantal documenten die de verwerkingsperiode voor specifieke soorten protocollen beperken. In het bijzonder vereist de wet “Betreffende naamloze vennootschappen” dat deze ondernemingen binnen drie dagen de notulen van een vergadering van de raad van bestuur moeten opstellen, en er worden zelfs vijftien dagen gegeven om zo’n arbeidsintensief document als de notulen van een algemene vergadering op te stellen. vergadering van aandeelhouders.

Het personeel wordt geïnformeerd over besluiten uit de notulen van de vergadering door toezending van volledige kopieën of uittreksels van het beschikkingsgedeelte. In kleine organisaties: medewerkers ermee vertrouwd maken aangenomen resoluties gebeurt vaak onder handtekening. Hiertoe is bij het protocol een kennismakingsblad gevoegd.

Ook worden vaak op basis van resoluties van vergaderingen administratieve documenten ontwikkeld, bijvoorbeeld besluiten van een collegiaal orgaan of een bevel van de directeur van een onderneming.

• Hoe een CEO de perfecte persoonlijke assistent kan vinden

Notulen van de vergadering in korte en volledige vorm

Er zijn korte en volledige vormen om de tekst in het protocol te presenteren.

In feite verschillen ze alleen van elkaar in de hoeveelheid details in de verslaggeving van het vergaderproces, maar hun ontwerp is identiek. Deze situatie heeft zich ontwikkeld als resultaat van de praktijk en deze informatie wordt overgedragen tijdens elke training op het gebied van kantoormanagement.

Een kort protocol is een document waarin de tijdens de bijeenkomst aan de orde gestelde kwesties, de namen van de sprekers en de genomen besluiten worden vastgelegd.

Traditioneel wordt dit formulier gebruikt:

• als er tijdens de bijeenkomst een stenografische opname wordt gemaakt (een transcriptie van de toespraken zal in de bijlage worden opgenomen) of een opname van wat er gebeurt met behulp van speciale technische middelen;
• als de bijeenkomst een operationeel karakter heeft en het noodzakelijk is om het genomen besluit te documenteren, zonder het verloop van de discussie te specificeren.

Als een kort protocol van een werkvergadering wordt gebruikt, gaat de mogelijkheid verloren om de voortgang van de discussie over de kwestie, de geuite meningen en commentaren en de voortgang van het proces van het ontwikkelen van een managementbeslissing te herstellen.

Volledig opgeslagen gedetailleerde beschrijving wat er tijdens de bijeenkomst gebeurde. Dit formulier bevat de tekst van de rapporten en toespraken van de deelnemers aan de bijeenkomst, alle meningen, vragen en opmerkingen die tijdens het proces zijn geuit, en andere details van het evenement.

Dienovereenkomstig bevat het volledige protocol 3 delen: “LUISTEREND”, “SPEAKED”, “BESLOTEN” (“BESLOTEN”), in tegenstelling tot het korte protocol, dat er slechts twee heeft: “LUISTEREN” en “BESLIST” (“BESLOTEN”) .

Het aantal secties in het hoofdgedeelte van de protocoltekst en hun nummering komen overeen met het aantal punten op de agenda. Elke sectie wordt in volledige vorm in 3 delen gepresenteerd - "LUISTEREN", "SPREKEN", "BESLIST" ("BESLIST") - en in 2 delen in korte vorm. De opgegeven woorden worden in hoofdletters vanaf de linkermarge geschreven.

Onmiddellijk na de ondertitel "LUISTEREN", is het noodzakelijk om in de genitiefnaam de achternaam en de initialen van de hoofdspreker aan te geven (naar wie geluisterd?). Wat volgt is een samenvatting van zijn toespraak via een streepje. De opname van een toespraak wordt traditioneel in de verleden tijd in de derde persoon enkelvoud geschreven. In het geval dat voorbereidende voorbereiding de tekst van het bericht schriftelijk opschrijven en overbrengen naar de secretaris in het document dat wordt samengesteld, het is voldoende om het onderwerp aan te geven. Er volgt: “de tekst van het rapport is bijgevoegd.”

Het volledige formulier wordt gekenmerkt door het vermelden na het woord “SPEAKED” van de achternamen en initialen van de deelnemers aan de bespreking van de kwestie. In dit geval worden elke achternaam en initialen van de spreker op een nieuwe regel in de nominatief geschreven (wie sprak?). Het rapport zelf is geschreven met een streepje achter de achternaam en is geschreven in de derde persoon enkelvoud. Hier in de tekst worden de vragen weergegeven die tijdens het rapport of bij de voltooiing ervan zijn gesteld, en de antwoorden daarop.

Indien er tijdens de vergadering geen discussie heeft plaatsgevonden of er geen vragen zijn gesteld, wordt het onderdeel “SPRAKEN” niet in de notulen vermeld. Dit tekstfragment zal dus uit 2 delen bestaan: “LUISTEREN” en “BESLIST” (“BESLIST”). Dit mag ook in de volledige vorm van het protocol over individuele agendapunten.

Het woord “OPGELOST” (of “BESLIST”) wordt gevolgd door de tekst van het dictum van een bepaald agendapunt. Als er over een bepaalde kwestie tegelijkertijd meerdere beslissingen worden genomen, worden hun cijfers aangegeven in Arabische cijfers. In dit geval geeft het eerste cijfer het nummer van het agendapunt aan, en het tweede cijfer het nummer van het genomen besluit.

Als er drie besluiten worden ontwikkeld over het eerste agendapunt, is de nummering ervan als volgt: 1.1, 1.2 en 1.3.

Als er slechts één beslissing wordt genomen over het tweede agendapunt, wordt het nummer 2.1 geschreven (het zou een vergissing zijn om het nummer eenvoudigweg als 2 aan te geven).

De tekst van het dictum wordt doorgaans geformuleerd op basis van het standaardmodel dat voor administratieve documenten is opgesteld. Dienovereenkomstig zullen voorstellen de vragen beantwoorden: wie moet wat doen en tegen welke tijd. In dit geval is het toegestaan ​​om zowel aan het begin van de tekst als aan het einde de verantwoordelijke executeur aan te duiden.

De gebruikelijke praktijk van het opstellen van protocollen voorziet niet in het vastleggen van de stemresultaten. Maar als het heeft plaatsgevonden, dan zou dit in de operatieve paragraaf moeten worden weerspiegeld. Er zijn veel details in de notulen van algemene aandeelhoudersvergaderingen, onder meer in de volgorde waarin de stemresultaten over genomen beslissingen worden weergegeven, die ook worden vastgelegd op basis van de resultaten van de vergadering van de telcommissie.

Notulen van de operationele vergadering: kenmerken van het opstellen en mogelijke problemen

De operationele bijeenkomst heeft verschillende kenmerken:

• regelmaat (bijvoorbeeld één keer per maand op een vast tijdstip);
• vaste samenstelling deelnemers;
• vrijwel ongewijzigde onderwerpen en vragen;
• korte duur.

Deze kenmerken introduceren hun eigen nuances in de voorbereiding van de notulen van de operationele vergadering. Nadat hij het algoritme van activiteiten en vragen eerder onder de knie heeft, kan de secretaris in korte tijd een einddocument opstellen.

Door de snelheid waarmee de notulen van de vergadering worden opgesteld, kunt u deze zeer snel vanuit het hoofd goedkeuren.

Het notuleren van online vergaderingen kan een uitdaging zijn. Dit zijn de meest voorkomende problemen.

Probleem 1. De secretaris of medewerker die is belast met het notuleren kent de essentie van het behandelde onderwerp niet, waardoor hij moeite heeft de voortgang van de discussie vast te leggen.

Mogelijke oplossing: de secretaris kan contact opnemen met de medewerker die de melding heeft gedaan tijdens de vergadering, of een andere specialist die dit onderwerp kan toelichten.

Probleem 2. Door het ontbreken van strikt vastgestelde regels voor de operationele vergadering tijdens de vergadering, heeft de secretaris niet altijd de tijd om alles vast te leggen wat er gebeurt.

Mogelijke oplossing: de secretaris kan een geluidsopname van het vergaderproces verzorgen en op basis daarvan de notulen van de vergadering opmaken.

Probleem 3. De secretaris kan niet altijd het belangrijkste en meest essentiële deel isoleren uit de verscheidenheid aan informatie die hij tijdens de behandeling van de kwestie ontvangt. Soms kan het lastig zijn om te begrijpen wat er precies in het protocol moet worden vastgelegd.

Mogelijke oplossing: in soortgelijke situatie Om de notulen van de vergadering voor te bereiden, moet de secretaris eerst de beschikbare informatie analyseren en de meeste benadrukken belangrijke aspecten. Vervolgens kunt u een document opstellen, waarin u alleen de belangrijkste informatie toevoegt.

• Telefoonetiquette van de secretaresse: 5 regels voor communicatie met klanten

Hoe u de perfecte vergadernotulen schrijft

Normale logboekregistratie	Perfecte logboekregistratie
Iedereen schrijft tijdens de vergadering energiek verschillende aantekeningen in hun notitieboekje.	De aandacht van iedereen wordt gevestigd op het scherm of bord waarop online wordt opgenomen.
Iedereen heeft zijn eigen interpretatie van de resultaten van de bijeenkomst.	Er werd een gemeenschappelijk begrip bereikt van de resultaten van de bijeenkomst en de verantwoordelijkheden en timing van de activiteiten die nodig zijn om een ​​specifiek resultaat te bereiken, werden bepaald.
Tijdens de bijeenkomst verliezen deelnemers wat energie.	Deelnemers verlaten de vergadering energiek en gefocust op specifieke taken.
Gebrek aan verplichtingen om tijdens de vergadering genomen besluiten uit te voeren.	De verplichting om de genomen beslissingen en toegewezen taken uit te voeren - alle aanwezigen herinnerden zich immers uw belofte om alles op tijd te doen.
Het niet naleven of ontbreken van een vergaderagenda.	Het volgen van de visuele agenda van de vergadering.
De overeengekomen en ondertekende notulen van de vergadering verschijnen pas de volgende dag, en soms later.	Het akkoord en de ondertekening van het protocol vindt onmiddellijk aan het einde van de bijeenkomst plaats.
Het monitoren van de uitvoering van besluiten vergt veel tijd.	Het monitoren van de implementatie van beslissingen is eenvoudig, omdat deze worden bijgehouden in het taakcontrolesysteem van het bedrijf.

Om de ideale opname te organiseren, kunt u eenvoudige flip-overvellen en markeringen gebruiken, of complexere en moderne technologieën. Allereerst is het noodzakelijk om een ​​bepaalde methodologie te volgen en er niet van af te wijken vastgestelde regels.

Een beproefd ideaal protocol ziet er als volgt uit: de notulen worden onmiddellijk na de vergadering overeengekomen, afgedrukt en ondertekend. Terwijl de deelnemers vervolgens vanuit de vergaderruimte naar hun toe gaan werkplek Er is sprake van een verdeling van de verantwoordelijkheid. Zodra medewerkers terugkeren naar hun kantoor, ontvangen ze per e-mail het nieuwste protocol en de hen toegewezen verantwoordelijkheden in het taakbeheersysteem van het bedrijf. Om dit echt te doen, volgt u gewoon onze instructies.

Om tot een afgesproken protocol en toegewezen oplossingen te komen, kunt u gebruik maken van een special steekproef. Voorbeeld van een sjabloon voor vergadernotulen:

1. Organisatorische details.
2. Lijst met deelnemers.
3. Agenda.
4. Beslissingen genomen.
5. Taken.
6. Vragen ter discussie later.
7. Handtekeningen van de deelnemers.
8. Het protocol werd opgesteld.

Laten we het eens nader bekijken regels vullen het opgegeven sjabloon.

1. Beheer de begin- en eindtijden van de vergadering. Vergaderingen hebben de neiging hun begin- en einddatum te missen. Om dit fenomeen te bestrijden, is het noodzakelijk om het tijdsbestek van de vergadering duidelijk te controleren en vast te leggen.

Bovendien zou een effectieve stap zijn om degenen die te laat zijn voor de vergadering in een aparte thread te registreren. Er zijn maar weinig mensen die als ongedisciplineerd willen worden bestempeld. U kunt ook statistieken bijhouden en een beoordeling instellen van mensen die te laat komen.

2. Wijs een rol toe aan elke deelnemer aan de vergadering. Dit is een zeer eenvoudige en werkende methode om succes te behalen. Geconstateerd is dat deelnemers aan veel bijeenkomsten niet altijd begrijpen wat en wie van hen moet doen om de effectiviteit van de bijeenkomst te vergroten en resultaten te behalen.

Het is absoluut noodzakelijk om voor iedereen een passende rol te creëren.

1. De voorzitter van de vergadering is verantwoordelijk voor de naleving van bepaalde regels voor de voorbereiding en uitvoering van het evenement. De effectiviteit en energie van de bijeenkomst hangt ervan af.
2. De vergaderverslaggever is verantwoordelijk voor het kwalitatief goed en tijdig voorbereiden en aanleveren van de informatie die nodig is voor de deelnemers aan de vergadering.
3. Deelnemer aan de vergadering - neemt de functie van onafhankelijke voorbereiding en activiteit tijdens het evenement op zich.
4. Secretaris van de vergadering – zorgt voor het opstellen van de notulen.
5. Energy Guardian – is verantwoordelijk voor de energie van de bijeenkomst. Hij kan een pauze in de vergadering inlassen als de dynamiek is afgenomen, de ruimte benauwd is, enz. Hij stopt het proces en organiseert een stimulerende gebeurtenis.
6. Knowledge Keeper - zorgt ervoor dat informatie wordt vastgelegd om verlies van waardevolle gedachten te voorkomen. Meestal zal deze persoon aan de secretaris aangeven hoe belangrijk het is om een ​​bepaalde verklaring op te nemen.
7. Context Keeper – zorgt voor naleving van de vergaderagenda. Als de agenda wordt geschonden, geeft de opgegeven persoon een signaal aan alle deelnemers.
8. Tijdbewaarder – is verantwoordelijk voor het bijhouden van het tijdsbestek van de vergadering. Geeft de noodzaak aan om een ​​beslissing te nemen en het resultaat twee minuten vóór het einde van de discussie over het onderwerp vast te leggen.

3. Definieer doelen, stel een vergaderagenda op. Veel vergaderingen worden gehouden zonder schriftelijke agenda. Als resultaat meest deelnemers zijn zich totaal niet bewust van het doel van hun uitnodiging voor het evenement. Hierdoor wordt er aan het begin van de bijeenkomst veel tijd besteed aan het verbeteren van de effectiviteit van alle aanwezigen.

Gebruik de ruimte die in de notulen is voorzien en geef de agenda voor de vergadering aan. Bovendien is het, volgens het in paragraaf 1 gegeven principe, wenselijk om de duur van het evenement te controleren, door de hoeveelheid geplande en daadwerkelijk bestede tijd aan elk agendapunt te vergelijken. Dus na een paar weken van aanhoudend meten zal het aantal vergaderingen dat volgens schema wordt afgerond, toenemen.

4. Leg uw beslissingen vast. De volgende 3 punten hangen nauw met elkaar samen. Dit geldt voor de uitkomst van de bijeenkomst. Wat is het doel van alle bijeenkomsten? Het doel van elk van hen is om overeenstemming te bereiken over vervolgacties. Er zijn 3 soorten overeenkomsten:

• beslissingen die iedereen aangaan;
• taken toegewezen aan specifieke artiesten;
• vragen die tijdens de bijeenkomst aan de orde zijn gesteld, maar niet hebben geleid tot de ontwikkeling van een specifiek besluit of specifieke taak. Dit gebeurt wanneer een onderwerp aan de orde wordt gesteld dat niet op de agenda van de vergadering staat, of wanneer het slecht is voorbereid, waardoor er geen eenduidige beslissing kan worden genomen.

Eventuele discussies over veranderende regelgeving, bedrijfsprocessen, beloningen en straffen, informatie, enz. moeten worden geformaliseerd in de vorm van resoluties die van toepassing zijn op alle deelnemers aan de vergadering. Deze gegevens moeten in het blok 'Gemaakte beslissingen' worden geplaatst.

5. Taken vastzetten. Houd er rekening mee dat om een ​​opdracht effectief uit te voeren, deze aan slechts één verantwoordelijke persoon mag worden toegewezen.

Hiervoor kunt u een sectie gebruiken om taken vast te leggen.

Elke opdracht moet een tekst, een deadline en een verantwoordelijke uitvoerder hebben. Terwijl u de opgegeven velden invult, is de informatie zichtbaar op het scherm en kan elke deelnemer aan de vergadering vertrouwd raken met de toegewezen taken en de medewerkers die deze uitvoeren.

6. Neem vragen op om later te bespreken. Vanwege de neiging van mensen om associatief te denken, duiken er tijdens elke bijeenkomst altijd problemen op die niet waren gepland om te bespreken. Als er geen snelle oplossing voor bestaat (bijvoorbeeld door de regel 'drie opmerkingen' te gebruiken), moet u het onderwerp opnemen in de sectie 'Vragen om later te bespreken'.

Het vastleggen van deze momenten is van groot belang. Dankzij dit zullen de aanwezigen begrijpen dat het onderwerp niet verloren zal gaan en later zal worden besproken. Hierdoor kunnen zij rustig terugkeren naar de agendapunten. En zelfs het ritueel van het opnemen van een ongeplande opmerking maakt het mogelijk om van het onderwerp dat wordt overwogen naar een ander onderwerp over te schakelen. Als dit niet gebeurt, keren de gedachten van de deelnemers voortdurend terug naar het onopgeloste probleem.

7. Keur de besluiten goed en onderteken het protocol. Verdeel opdrachten in het taakbeheersysteem. Een belangrijk punt is het samenvatten van de resultaten aan het einde van de vergadering, na het bespreken van de agenda, het nemen van beslissingen, het toewijzen van taken en het vastleggen van problemen. De opgestelde en vastgelegde resolutie moet worden herhaald.

Als gevolg hiervan zijn de notulen van de vergadering gereed, beschikbaar voor afdrukken en goedkeuring door alle deelnemers.

Zodra de goedkeuringen en ondertekeningen zijn voltooid en de deelnemers naar hun plaats zijn gegaan, kunt u de verantwoordelijkheid toewijzen via het bedrijfstaakcontrolesysteem. Als gevolg hiervan heeft iedereen aan het einde van de vergadering een overeengekomen document en instructies.

Hoe worden vergadernotulen opgeslagen?

Volgens paragraaf 1 van art. 89 Federale wet van 26 december 1995 nr. 208-FZ “Over naamloze vennootschappen” moet elke onderneming de opslag organiseren van de notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur (raad van toezicht) van het bedrijf en van de stembiljetten. Volgens lid 2 van dit artikel dienen de opgesomde documenten te worden bewaard op de locatie van het uitvoerend orgaan. Bewaartermijnen en -procedures worden bepaald in overeenstemming met de bepalingen die zijn goedgekeurd door de resolutie van de Federal Market Commission effecten gedateerd 16 juli 2003 nr. 03-33/ps.

Artikelen 2.1.12 en 2.1.14 van genoemd normatief document verplichten om voortdurend “... notulen van vergaderingen van de raad van bestuur (raad van toezicht) van het bedrijf en stembiljetten te bewaren.”

Daarnaast is het belangrijk om de originele documenten van de organisatie te monitoren. In een situatie waarin ze beschadigd of verloren raken, moet een kopie van de ontbrekende papieren op een bepaalde manier worden gecertificeerd. In dit geval is het noodzakelijk om een ​​passende handeling op te stellen, waarin de redenen voor de schade of het verlies worden aangegeven. Een dergelijke akte vergezelt een kopie van het bedrijfsdocument dat in bewaring is genomen, en ze moeten onafscheidelijk worden bewaard.

De handeling moet worden goedgekeurd door de manager structurele eenheid en goedgekeurd door het enige uitvoerende orgaan van het bedrijf. In geval van beschadiging of verlies van documenten die verband houden met of boekhouding, wordt de akte tevens ondertekend door de hoofdaccountant.

Voor stembiljetten gelden speciale bewaarprocedures. Stembiljetten, inclusief de stembiljetten die ongeldig zijn verklaard, moeten door de telcommissie worden verzegeld en aan de archieven van de naamloze vennootschap worden overgedragen met het oog op latere opslag. Dit gebeurt nadat de telcommissie een protocol heeft opgesteld over de stemresultaten op de algemene vergadering.

Deel 1 van artikel 13.25 van het Wetboek van Administratieve Overtredingen van de Russische Federatie stelt de aansprakelijkheid vast voor het niet nakomen door een naamloze vennootschap van haar verplichtingen om documenten op te slaan. Het bedrag van de boete is vastgesteld: voor ambtenaren – 2,5-5 duizend roebel, voor organisaties – 200-300 duizend roebel.

Nieuwe cursus bij de “Algemeen Directeur School”

Uittreksel uit de notulen van de vergadering

Een uittreksel uit de notulen van de vergadering is een volledige kopie van het deel van de inhoud van dit document dat betrekking heeft op het agendapunt.

In het uittreksel moeten alle gegevens van het notulenformulier, het inleidende gedeelte, het agendapunt waarvoor het uittreksel wordt gemaakt, en de tekst met daarin de bespreking en oplossing van het genoemde onderwerp worden gekopieerd. De secretaris stelt het document op en certificeert het. Hiervoor wordt handmatig het woord “Waar” ingevoerd en wordt de functie aangegeven van de persoon die de authenticiteit van het uittreksel heeft bevestigd, zijn achternaam, initialen, datum en handtekening.

In zekere zin kan een uittreksel een besluit (administratief document) vervangen. In deze situatie is het een manier om de overeengekomen resoluties van de bijeenkomst rechtstreeks aan de artiesten te communiceren. Binnen twee dagen na ondertekening van het protocol overhandigt de secretaris persoonlijk onderschreven verklaringen over specifieke kwesties aan degenen die er rechtstreeks verantwoordelijk voor zijn.

Als deze documenten naar een derde partij worden verzonden, moeten ze worden gecertificeerd met een zegel.

De secretaris zorgt voor de vorming van zaken en verspreidt originele kopieën van de notulen per soort collegiale evenementen. Bijvoorbeeld ‘Notulen van vergaderingen van de raad van bestuur’, ‘Protocollen productie bijeenkomsten"en anderen. Documenten worden in het dossier gearchiveerd op basis van het aantal en de datum van de vergaderingen. Cases worden gedurende het kalenderjaar gevormd.

Documentatieondersteuning voor het management

Test

Optie 4

1. Protocol, soorten protocollen, ontwerpkenmerken 4

2. Verwerking van verzonden correspondentie 9

3. Stel een afschrijvingswet op 11

4. Schrijf een memo 12

Bibliografie 14

1. Protocol, soorten protocollen, ontwerpkenmerken

Notulen zijn een document waarin de voortgang van discussies en besluitvorming op vergaderingen, conferenties en bijeenkomsten van collegiale organen wordt vastgelegd.

Een bijzonder kenmerk van het protocol is dat het wordt gebruikt om de activiteiten van collegiale organen te documenteren: tijdelijk (vergaderingen, conferenties, vergaderingen, commissies) en permanent (colleges van ministeries en commissies, academische raden van wetenschappelijke instellingen, presidiums).

De voorbereiding en uitvoering van protocollen is de verantwoordelijkheid van de secretarissen van de relevante collegiale organen (regulier of gekozen tijdens hun werk). De secretaris is samen met de voorzitter van het collegiale orgaan verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie in het protocol. De notulen worden opgesteld op basis van handgeschreven, inclusief stenografische of bandopnamen van de vergadering, evenals documenten die voor de vergadering zijn voorbereid: agenda, teksten of samenvattingen van rapporten en toespraken, ontwerpbesluiten.

Belangrijkste soorten protocol:

Korte notulen - registreert de onderwerpen die tijdens de vergadering zijn besproken, de namen van de sprekers en de genomen beslissingen. Het wordt aanbevolen om dit te doen in gevallen waarin de vergadering een operationeel karakter heeft.

In het volledige protocol zijn niet alleen de besproken onderwerpen, genomen besluiten en de namen van de sprekers vastgelegd, maar ook voldoende gedetailleerd de inhoud van de verslagen en toespraken van de deelnemers aan de vergadering.

Het stenografische protocol wordt samengesteld op basis van een stenografisch verslag van de bijeenkomst (transcript) en geeft letterlijk het proces weer van het bespreken van elke kwestie en het ontwikkelen van een besluit daarover.

Protocollen worden opgesteld op briefpapier van de organisatie en bevatten de volgende gegevens: naam van de organisatie, naam soort document, datum van de bijeenkomst, protocolnummer, plaats van opstelling van het protocol (plaats van de bijeenkomst), titel van de tekst, tekst, handtekeningen, kennismakingsvisa. De titel van de tekst van het protocol is de naam van de gebeurtenis die wordt opgenomen (vergadering, sessie, bijeenkomst) en de naam van het collegiale orgaan waarvan het werk wordt opgenomen.

De tekst van het protocol bestaat uit twee delen: inleidend en hoofdgedeelte. Het inleidende deel van de tekst van het protocol moet laten zien: wie de leiding had over de gebeurtenis die werd opgenomen; wie hield de notulen; wie aanwezig was op de vergadering (vergadering, vergadering, enz.) onder de functionarissen die deel uitmaken van het collegiale orgaan dat de vergadering leidt; wie (indien nodig) voor de bijeenkomst is uitgenodigd vanuit medewerkers van de organisatie of vanuit andere organisaties; welke onderwerpen er tijdens de bijeenkomst zijn besproken.

Informatie over het hoofd van de vergadering, de secretaris en de aanwezigen omvat de achternamen en initialen van de functionarissen, respectievelijk aangegeven na de woorden: “Voorzitter”, “Secretaris”, “Aanwezig” (zonder aanhalingstekens). Voor personen die bovendien uit de medewerkers van de organisatie voor de vergadering zijn uitgenodigd, wordt naast de achternaam en voorletters de functie aangegeven, en voor specialisten van andere organisaties de functie en naam van de organisatie.

Informatie over mensen die voor een vergadering zijn uitgenodigd, kan worden opgenomen in het gedeelte 'Bijgewoond' of in een speciaal gedeelte 'Uitgenodigd'.

In het protocol zelf wordt in de rubriek “Aanwezigen” enkel het totaal aantal aanwezigen aangegeven met verwijzing naar de bijgevoegde lijst. Benadrukt moet worden dat de secties “Aanwezig” en “Uitgenodigd” van bijzonder belang zijn in relatie tot andere secties van het protocol, omdat ze rechtstreeks van invloed zijn op de juridische kracht van dit document en de wettigheid van het organiseren van een collectief evenement aantonen. Deze secties weerspiegelen de aanwezigheid van een quorum van de vergadering, d.w.z. het minimaal vereiste aantal leden van een collegiaal orgaan dat voldoende is om de werkzaamheden van de vergadering (vergadering, vergadering) te starten. Bij gebrek aan een quorum dat normatief is vastgesteld voor een bepaald collegiaal orgaan (een gewone meerderheid of 2/3), is het houden van een vergadering onaanvaardbaar, aangezien de besluiten ervan onwettig zullen zijn. De woorden "Voorzitter", "Secretaris", "Aanwezig", "Uitgenodigd" worden afgedrukt vanaf de nulpositie van het afdrukapparaat, er wordt een streepje geplaatst vanaf de 2e positie, de achternamen worden in de nominatief geschreven en vervolgens worden de initialen geplaatst. De namen van de aanwezigen en genodigden zijn alfabetisch gerangschikt en met 1 regelafstand afgedrukt.

De onderwerpen die tijdens de vergadering besproken zijn, staan ​​vermeld in het onderdeel AGENDA. De woorden AGENDA worden afgedrukt vanuit de nulpositie van het afdrukapparaat, gevolgd door een dubbele punt. Agendapunten zijn genummerd. Elk nieuwe vraag afdrukken vanaf de 1e positie van de tabulator. De volgorde waarin de vragen worden gerangschikt, wordt bepaald door de mate van belangrijkheid ervan. De formulering van agendapunten moet beginnen met de voorzetsels over (over), de titel van de functie en de achternaam van de spreker in de genitief. Het grootste deel van de tekst van het protocol is gestructureerd in overeenstemming met de onderwerpen op de agenda. De structuur van de opname van de bespreking van elk agendapunt wordt uitgevoerd volgens het volgende schema: ZE LUISTEREN ZE SPREKEN ZE BESLISSEN (BESLIST). Deze woorden zijn in hoofdletters gedrukt. Het woord LUISTEREN wordt voorafgegaan door het nummer van het agendapunt, gevolgd door een dubbele punt. De achternaam van de spreker wordt in de nominatief gedrukt vanaf de eerste positie van het afdrukapparaat; achter de achternaam zetten ze initialen, daarna een streepje en s

De bespreking van het rapport kan worden voorafgegaan door vragen aan de spreker, die samen met de antwoorden zijn opgenomen in het onderdeel GELUIST. Voordat elke vraag wordt opgenomen, worden de initialen, achternaam en functie van de auteur aangegeven en wordt er een streepje geplaatst. De inhoud van de vraag wordt in hoofdletters geschreven in de vorm van directe rede. Voordat u het antwoord formuleert, schrijft u het woord 'Antwoord' (in het protocol zonder aanhalingstekens), plaatst u een streepje en schrijft u het antwoord in de vorm van directe spraak. De voortgang van de bespreking van het rapport wordt weergegeven in de sectie SPEAKERS. Na het woord SPOKE wordt een dubbele punt geplaatst. De achternaam van de spreker wordt in de nominatief geschreven vanaf de eerste positie van het afdrukapparaat, vervolgens worden de initialen en positie van de spreker aangegeven, wordt een streepje geplaatst en wordt de inhoud van de toespraak in hoofdletters afgedrukt in de vorm van indirecte rede .

De vastgestelde besluiten zijn opgenomen in het onderdeel OPGELOST (BESLIST). Als er meerdere oplossingen zijn, worden deze genummerd in Arabische cijfers met een punt.

In de regel gaat elke beslissing vergezeld van een vermelding van de functie, achternaam en initialen van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan en bevat ze een uiterste datum voor uitvoering. Voor besluiten die collectief worden genomen, is vaak stemming nodig. In dit geval wordt na het gedeelte OPGELOST het volgende aangegeven: “Stem” of “Gestemd” (in het protocol zonder aanhalingstekens) en de stemresultaten worden vermeld: unaniem of voor..., tegen..., onthouding. ..

In de praktijk worden vaak verkorte en korte protocolvormen gebruikt wanneer een gedetailleerd verslag van de voortgang van de bespreking van kwesties niet vereist is. In verkorte protocollen wordt na de lijst van aanwezigen of genodigden het volgnummer van het agendapunt vermeld en de titel van het rapport afgedrukt. De laatste regel van de titel van het verslag (agendapunt) is onderstreept en de namen van de sprekers zijn in de volgorde van hun presentatie onder de regel afgedrukt (tussen haakjes).

titel van de tekst;

alle details van het inleidende deel van de protocoltekst: “Voorzitter”, “Secretaris”, “Aanwezig”, “Genodigden”, “AGENDA”;

individuele details van het grootste deel van de tekst van het protocol: “LUISTEREN”, “BESLIST”, “Stemmen”;

details van het formele deel van het protocol: details “Handtekening”, inclusief de woorden “Voorzitter”, “Secretaris”, voorletters en achternamen van de voorzitter en de secretaris (zonder hun persoonlijke handtekeningen, aangezien uittreksels in de regel niet worden ondertekend met de originele handtekeningen, maar gewaarmerkt door de secretaris); een opmerking over de certificering van de kopie.

Alleen die elementen die onder de aandacht van geïnteresseerde functionarissen moeten worden gebracht, worden dus uit de inhoud van het protocol gehaald. Om vaststaande feiten en gebeurtenissen te bevestigen, stellen meerdere personen een akte op. Handelingen worden opgesteld op basis van de resultaten van audits van de activiteiten van een onderneming of haar structurele eenheid en individuele functionarissen, tijdens de acceptatie en overdracht van zaken, de voorbereiding van documenten voor vernietiging en de acceptatie van objecten in gebruik.

Het notuleren van de vergadering

Aan het einde van de vergadering of conferentie is het noodzakelijk om een ​​protocol op te stellen waarin de genomen beslissingen worden beschreven, en ook wordt vastgelegd welke van de aanwezigen de taak heeft gekregen. Het is verstandig om te proberen de bijeenkomst te evalueren: denk na over wat er goed ging en waar nog aan gewerkt moet worden om het evenement de volgende keer succesvoller te maken.

Het opstellen van een protocol

Het is niet raadzaam dat de notulen door de voorzitter van de vergadering worden opgemaakt. Aantekeningen moeten worden gemaakt door een professionele secretaris, zodat de voorzitter de gelegenheid heeft de discussie te controleren.

Tijdens de bijeenkomst

Degene die de notulen maakt, moet het volgende doen:

Schrijf belangrijke gedachten op naast elk agendapunt; registreer het genomen besluit en de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan;

Assisteren van de voorzitter om de vergadering (vooral tijdens formele vergaderingen) volgens de regels te leiden;

Houd de notulen en de agenda van de vorige vergadering bij de hand, evenals duplicaten van deze documenten voor niet-geïnformeerde deelnemers;

Beheers de tijd die u besteedt aan het bespreken van elk onderwerp. Dit zal u helpen voorkomen dat u zich op één onderwerp blijft concentreren.

Soms moet u tijdens een vergadering tegelijkertijd aantekeningen en transcripties maken.

Zorg ervoor dat de secretaris goed luistert en aantekeningen maakt belangrijke details en sleutelzinnen. Hij moet ook de voor- en achternaam van alle sprekers noteren om mogelijke misverstanden te voorkomen.

Aan het einde van de bijeenkomst

Na de vergadering moeten er volgens de regels notulen worden opgemaakt. Het is beter om dit onmiddellijk na de vergadering te doen, zonder uitstel. Uitstellen is een slechte beslissing.

Het protocol moet bevatten:

Een koptekst die het doel van de vergadering en de datum van de vergadering aangeeft;

Lijst van aanwezige personen;

Lijst van personen die de vergadering niet hebben bijgewoond;

Genomen beslissingen en een lijst van medewerkers die de taak hebben ontvangen.

Het protocol moet bevatten korte beschrijving bijeenkomsten binnen zakelijke stijl. Om dit te doen heb je nodig:

Alleen gebruiken indirecte rede, schrijf in de verleden tijd. Bijvoorbeeld: “Jim Smith merkte op dat...”, “Jane Brown zei dat het niet moeilijk was omdat...”, “Er werd besloten...”;

Schrijf alleen basisfeiten op, zonder persoonlijke meningen te geven;

Markeer taken vetgedrukt of noteer ze in een tabel met taken, met vermelding van de naam en functie van de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien ervan.

Voordat u het protocol afdrukt, moet u ervoor zorgen dat de inhoud ervan overeenkomt met de werkelijke stand van zaken, omdat onnauwkeurigheden tot misverstanden kunnen leiden.

Houd er rekening mee dat de notulen niet het eindresultaat van de vergadering zijn, maar een leidraad voor verdere acties. Door een protocol te hebben, weet u zeker dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken en de genomen besluiten.

Het evalueren van een vergadering of bijeenkomst

De meeste mensen die vergaderingen of vergaderingen houden, die deze moeilijke taak beu zijn, zijn blij met de voltooiing ervan en storen zich daarom niet gedetailleerde analyse de gehouden bijeenkomst. Als u regelmatig vergaderingen moet houden, moet u aan het eind van de vergadering nadenken of alles is verlopen zoals gepland. Om fouten bij het houden van de volgende vergadering te voorkomen, is het ook raadzaam om de mening van andere deelnemers te vragen.

De eenvoudigste manier om erachter te komen wat andere mensen denken, is door hen te vragen een korte, vooraf opgestelde vragenlijst in te vullen.

U kunt de volgende vragen stellen:

Was deze bijeenkomst nuttig voor u? (Niet echt.)

Heb je alles gezegd wat er gezegd moest worden? (Niet echt.)

Bent u tevreden over de organisatie van de bijeenkomst? (Niet echt.)

Weet u wat u moet doen nadat de vergadering is afgelopen? (Niet echt.)

Heeft u opmerkingen?

Zodra u antwoorden heeft ontvangen (zelfs als niemand een gedetailleerd antwoord geeft op de vraag voor commentaar), kunt u evalueren hoe succesvol de bijeenkomst was en of er fouten zijn gemaakt. En probeer de volgende keer een bijeenkomst op een hoger niveau te houden.

Conclusies trekken

Een protocol opstellen is heel wat belangrijk zicht activiteiten tijdens de bijeenkomst. Door het bijhouden van notulen kunt u de inhoud van de gehele vergadering schriftelijk vastleggen en later verdraaiing van de genomen besluiten voorkomen.

Direct na de vergadering worden de notulen in beknopte vorm opgemaakt. Het protocol moet voor iedereen duidelijk en begrijpelijk zijn en mensen stimuleren kennis te nemen van de gegeven opdrachten. Dit document geeft u het vertrouwen dat de bijeenkomst succesvol en productief was.

Vraag het jezelf af

Denk na over de noodzaak van notulen en geef antwoord op de volgende vragen.

^ Werkt u productief samen met de persoon die de notulen van de vergadering schrijft?

^ Is iedereen belangrijkste punten zijn opgenomen tijdens de bijeenkomst?

^ Worden alle genomen beslissingen vastgelegd?

^ Werden er onmiddellijk na de vergadering notulen opgesteld?

^ Werden alleen basisfeiten en geen persoonlijke meningen vastgelegd?

^Heeft u het protocol gecontroleerd voordat u het afdrukte?

^ Weet u zeker dat de notulen een nauwkeurige beschrijving van de vergadering zijn?

Alles komt goed als...

Je wordt bijgestaan ​​door iemand die de vergadering notuleert;

Registreer alle genomen beslissingen;

Geef nauwkeurig de taken aan en de namen van de mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan;

Notuleren direct na de vergadering;

Begrijp dat notulen een nauwkeurige, beknopte en objectieve beschrijving van een vergadering zijn.

IN moderne praktijk management, het opstellen van notulen van vergaderingen is noodzakelijk om het werk van vergaderingen onder leiding van managers van verschillende rangen te documenteren. Notulen worden ook gebruikt om de handelingen van vergaderingen, conferenties en seminars vast te leggen. Monster en al noodzakelijke regels het opstellen van de notulen van de vergadering - verder in ons artikel.

In dit artikel lees je:

• Waarom zijn de notulen van een organisatievergadering belangrijk?
• Welke vorm van notulen verdient de meeste voorkeur?
• Welke nuances bevatten de notulen van de raad van bestuur?
• Welke vorm van vergadernotulen moet u gebruiken?
• Hoe worden notulen van vergaderingen verwerkt?
• Waar kunt u een voorbeeld vinden van het invullen van notulen van vergaderingen
• Waar wordt het aanbevolen om notulen van vergaderingen op te slaan?

Waarom heb je notulen van de vergadering nodig?

Een protocol dat de resultaten van een collegiale managementactie volgt, is nodig om de eerdere discussies over kwesties en genomen beslissingen te documenteren.

Controleer dringend uw partners!

Dat weet je Bij controle kan de Belastingdienst vasthouden aan elk verdacht feit over de tegenpartij? Daarom is het erg belangrijk om degenen met wie u werkt te controleren. Tegenwoordig kunt u gratis informatie ontvangen over de eerdere inspecties van uw partner en, belangrijker nog, een lijst met vastgestelde overtredingen ontvangen!

Het maken van notulen van een vergadering bij huishoudelijk kantoorwerk wordt al sinds het begin van de 18e eeuw beoefend. Toen begonnen ze voor het eerst de kwestie te bespreken voordat ze een beslissing namen. Historisch gezien was het protocol:

– informatiedocument (documentatie van de voortgang van de discussie);

– administratief document (waarin het besluit wordt vastgelegd op basis van de resultaten van de discussie).

In de moderne managementpraktijk worden notulen opgesteld om de activiteiten van vergaderingen onder leiding van managers van verschillende rangen te documenteren. Notulen worden ook gebruikt om de handelingen van vergaderingen, conferenties en seminars vast te leggen.

Het besluit over de noodzaak tot het maken van notulen wordt tijdens vergaderingen genomen door de manager die hen aanwijst. Als er tijdens de vergadering een discussie plaatsvindt over het informeren van medewerkers over een bepaald onderwerp over verduidelijking van een eerder genomen besluit, dan is het wellicht niet nodig om notulen van de vergadering op te stellen. Maar ook tijdens een operationele vergadering kan het maken van notulen nodig zijn. In dit geval worden gegevens vastgelegd over de samenstelling van de aanwezigen, voorstellen of geuite meningen.

Hoe de implementatie van tijdens de bijeenkomst gemaakte afspraken te realiseren

Alexander Sjoevalov, Algemeen directeur van het bedrijf Tule Center, Moskou

Zelfs met rechts organisatie van de bijeenkomst Met inachtneming van de gevestigde regelgeving, agenda en constructieve overtuigingen is het gewenste resultaat niet altijd verzekerd - het bedrijf slaagt er niet in fundamentele veranderingen door te voeren, alsof de bijeenkomst helemaal niet heeft plaatsgevonden. Dit probleem wordt niet veroorzaakt door luiheid van werknemers. Het is noodzakelijk om het ernstige probleem te onthouden van het niet vastleggen van een overeenkomst tijdens een vergadering.

Het gevolg is dat instructies en beslissingen na de vergadering in de lucht blijven hangen. Velen zijn bereid bezwaar te maken, met het argument dat we alle informatie in dagboeken vastleggen. Maar het komt heel vaak voor dat een medewerker iets ‘vergat’, het niet optekende of het door de war bracht. Na een vergadering vergeet iemand de informatie die tijdens de vergadering is besproken.

Daarom is het maken van vergadernotulen voor mij al lang een bekende en verplichte regel geworden. De secretaris heeft daartoe de passende cursus gevolgd. Van alle vergaderingen houden wij notulen bij in ons archief.

Na de vergadering moet u alle medewerkers herinneren aan de instructies - per e-mail of records in het CRM-systeem en andere programma's die in het bedrijf worden gebruikt.

Moet ik notulen van de vergadering bijhouden op een speciaal formulier?

In de literatuur over kantoormanagement is er een verklaring volgens welke notulen van vergaderingen op een gebruikelijk formulier worden opgesteld. Het algemene formulier voor het opmaken van notulen en andere documenten wordt echter niet door alle bedrijven gebruikt. Het wordt voornamelijk gebruikt door organen staatsmacht en lokale overheden. Volgens regelgevende rechtshandelingen moeten deze instanties formulieren gebruiken met de afbeelding van het wapen (staat, wapen van het onderwerp Russische Federatie of gemeente) typografisch gemaakt. Andere organisaties hebben het recht onafhankelijke keuze methode voor het maken van formulieren voor notulen van vergaderingen.

Als een bedrijf niet met gedrukte formulieren voor vergadernotulen werkt, wordt gekozen voor geautomatiseerde formuliersjablonen - het is handiger om met specifieke soorten formuliersjablonen te werken - brieven, instructies, bestellingen, memo's, protocollen en andere soorten documenten.

In dit geval is een algemeen formulier niet vereist. Om sjablonen voor formulieren te ontwikkelen, moet u rekening houden met de bepalingen van standaard 6.30-2003 “Unified Documentation Systems. Uniform systeem van organisatorische en administratieve documentatie. Vereisten voor het opstellen van documenten" (paragraaf 4 "Vereisten voor documentformulieren").

Hoe notulen van een vergadering te maken

1) Headergedeelte van het protocol. Het bevat de volgende gegevens:

– volledige naam van de organisatie;

– soort document (PROTOCOL);

– nummer en datum;

– plaats van opstelling van het protocol;

– titel van de tekst.

De naam van de organisatie moet worden vermeld, samen met de rechtsvorm. Het moet overeenkomen met de officiële naam van de organisatie (gespecificeerd in het reglement of charter van de organisatie). Ook is het noodzakelijk om de rechtsvorm volledig aan te geven, en niet als afkorting.

• Verkooptraining: wat u moet weten voordat u begint

Als het bedrijf een officieel geregistreerde verkorte naam heeft, kan deze worden aangegeven in een regel onder de volledige naam - tussen haakjes. Als het bedrijf een hogere organisatie heeft, wordt de naam van deze laatste vermeld boven de naam van de organisatie die het document opstelt (aanbevolen in verkorte vorm).

Bijvoorbeeld:

publiek bedrijf
Agentschap "Distributie, verwerking, verzameling van pers"
(JSC-agentschap "Rospechat")

Gesloten naamloze vennootschap "Nieuwe technologieën"

De datum van de notulen is de dag van de vergadering. Als de duur van de vergadering meerdere dagen bedroeg, worden de data van het begin tot het einde van de vergadering aangegeven in de datum van de notulen (en niet beperkt tot alleen de datum van ondertekening van de notulen), die meerdere keren kan worden opgesteld dagen na de vergadering zelf).

Notulen worden genummerd binnen een kalenderjaar, dus het nummer (index) van het protocol wordt weergegeven door het volgnummer van de vergadering. Het wordt afzonderlijk toegewezen voor elke groep notulen waaruit het bedrijf bestaat - notulen van vergaderingen van het directoraat, notulen van algemene vergaderingen van aandeelhouders, notulen van vergaderingen van het personeel en notulen van vergaderingen van de technische raad worden afzonderlijk genummerd.

Plaats van samenstelling - de aanduiding ervan is belangrijk in gevallen waarin de vergadering op een andere plaats wordt gehouden, en niet op de locatie van het bedrijf. De plaats van samenstelling wordt aangegeven, rekening houdend met de administratief-territoriale indeling, alleen algemeen aanvaarde afkortingen zijn toegestaan.

De titel van de tekst bevat in het protocol een indicatie van het soort collegiale activiteit (vergadering, conferentie, sessie, etc.) en de naam van het collegiale orgaan in het moederdossier. Bijvoorbeeld bijeenkomsten van het arbeidscollectief of bijeenkomsten van hoofden van structurele eenheden.

De details van het kopgedeelte kunnen in een hoek of in een hoek worden geplaatst longitudinaal. Het recht om te kiezen geschikte optie wordt door het bedrijf behouden.

2) Inleidend deel van de tekst. Vul na de titel de voor- en achternamen in van de voorzitter en secretaris van de vergadering. Er moet rekening mee worden gehouden dat de voorzitter in de notulen de ambtenaar is die de vergadering leidt volgens de personeelstabel; zijn positie wordt niet in de tekst vermeld.

De secretaris is verantwoordelijk voor het organiseren van de vergadering, het documenteren van de werkzaamheden, het opmaken en archiveren van notulen. Het is niet noodzakelijk dat de secretaris van de vergadering ambtshalve secretaris is. Dit tenslotte officiële plicht voor een werknemer kan extra zijn. Als het constant wordt uitgevoerd, is het noodzakelijk om het te reguleren taakomschrijving. Deze werkzaamheden worden door de leidinggevende aan de medewerker opgedragen indien deze in eenmalige opdracht wordt uitgevoerd.

Voorzitter – Pankov Yu.P.

Secretaris – Egorova D.L.

Aanwezig: Bespalov AD, Korneev NR, Lunkov EN, Marinina EM, Ustinov AK

Uitgenodigd: uitvoerend directeur van OJSC SMU nr. 15 Shuvalov T.B., financieel directeur van OJSC SMU nr. 14 Osmanova M.T.

Na het woord 'Gepresenteerd' schrijven we op een nieuwe regel in alfabetische volgorde de initialen en achternamen van de bedrijfsfunctionarissen die aan de bijeenkomst deelnemen. Als functionarissen van de organisatie worden uitgenodigd om aan de vergadering deel te nemen, moeten zij in alfabetische volgorde (achternaam en voorletters) worden vermeld in de sectie ‘Uitgenodigd’, zonder hun standpunt te vermelden. Wanneer vertegenwoordigers van andere organisaties aan de vergadering deelnemen, is het ook noodzakelijk om de functies en namen van bedrijven aan te geven.

De lijst met aanwezige deelnemers aan de vergadering en genodigden wordt met één regelafstand afgedrukt. Vervolgens blijft er een lege regel over en wordt de agenda met één regelafstand afgedrukt. Het is gebruikelijk om het hoofdgedeelte van de tekst met een regelafstand van 1,5 af te drukken.

• Serviceovereenkomst: voorbeeld, typische fouten

Het samenstellen van de deelnemerslijst is de verantwoordelijkheid van de secretaris. De lijst wordt vooraf samengesteld op aanwijzing van de beheerder. Deze lijst wordt op de dag van het evenement aangepast afhankelijk van de daadwerkelijke beschikbaarheid van officials.

Als de notulen worden opgemaakt van een vergadering van een uitgebreid (met deelname van meer dan 15 personen) of een permanent collegiaal orgaan, worden de namen van de deelnemers niet vermeld, maar wordt hun totaal aantal vermeld. Deze hoeveelheid wordt bepaald op basis van de registratiegegevens; in dit geval is de registratielijst opgenomen in de bijlagen bij het protocol. In dit geval bevatten de notulen van de vergadering de volgende gegevens:

Aanwezig: 19 personen (lijst bijgevoegd).

Het inleidende deel van de notulen geeft de agenda weer. De inhoud van de agenda wordt bepaald door de leider die de vergadering plant, die tevens verantwoordelijk is voor het verloop ervan. Als dit document vóór de vergadering is verspreid, moet de informatie daaruit naar de notulen worden overgebracht.

• Vlottende activa van een onderneming: concept, beheer en analyse

De agenda bevat de kwesties die tijdens het evenement zullen worden besproken, met vermelding van de namen van de sprekers en de volgorde van de bespreking van deze kwesties.

Het protocol voor elk item moet de voorletters en achternaam van de rapporteur vermelden.

Agenda's:

1) Over de goedkeuring van informatiebeveiligingsregels.
Verslag van het hoofd van de informatieafdeling, Yu.

2) Over het aanbrengen van wijzigingen in de personeelstabel.
Toespraak door plaatsvervangend algemeen directeur I. N. Sergeev

3) Hoofdgedeelte van de tekst

De notulen van een bedrijfsvergadering kunnen, afhankelijk van de presentatievorm van de tekst, volledig en kort zijn. De vormen van het protocol verschillen alleen van elkaar in de volledigheid van de dekking van de werkzaamheden van de bijeenkomst. Deze vormen impliceren geen verschillen in ontwerp:

Kort protocol – dit document registreert:

– kwesties die tijdens de vergadering zijn besproken;

– namen van sprekers (rapporteurs);

– genomen besluiten;

Dit protocol wordt doorgaans gehandhaafd voor de volgende gevallen:

– wanneer de vergadering wordt gestenografeerd of opgenomen op een dictafoon;

- tijdens een operationele bijeenkomst, belangrijk wordt toegewezen aan het vaststellen van de beslissing zonder het verloop van de discussie in detail te beschrijven.

Met een kort protocol van een vergadering van een organisatie kan men niet de koers bepalen van de discussie over een kwestie, de gemaakte opmerkingen, de meningen of het proces van het ontwikkelen van een administratief onderdeel - een managementbeslissing.

Een volledig protocol is bedoeld om een ​​gedetailleerd beeld te documenteren van wat er gebeurt, inclusief de inhoud van rapporten en toespraken van deelnemers aan de bijeenkomst, alle geuite meningen, geuite vragen, opmerkingen, opmerkingen en standpunten.

Bijgevolg veronderstelt een compleet protocol de aanwezigheid van drie delen voor elk besproken onderwerp: “LUISTEREN”, “SPREKEN”, “BESLIST” (“BESLIST”). En kort gezegd zijn er maar twee: “LUISTEREN” en “BESLIST” (“BESLIST”).

De hoofdtekst van de tekst bevat het aantal secties dat overeenkomt met het aantal agendapunten. Secties zijn overeenkomstig genummerd. Elke sectie bevat 3 delen voor het volledige protocol - “LUISTEREND”, “SPEAKED”, “BESLOTEN” (“BESLIST”). Het korte protocol bestaat uit 2 delen. Druk deze woorden vanaf de linkermarge af in hoofdletters.

In de tekst van het protocol moeten na het woord “LUISTEREN” de achternamen en initiatieven van de hoofdspreker worden aangegeven in de genitief, waarbij de opname van zijn toespraak wordt weergegeven door middel van een streepje. In de regel wordt de presentatie gegeven in de 3e persoon enkelvoud in de verleden tijd. Indien een schriftelijk rapport is opgemaakt en aan de secretaris is aangeboden, kan alleen het onderwerp van het rapport als protocol worden aangemerkt, met de aantekening “de tekst van het rapport is bijgevoegd.” Laten we eens kijken naar een voorbeeld:

1. GELUIST:

Petrova V.Yu - over de resultaten van de implementatie van het werkplan van de verkoopafdeling voor het 4e kwartaal van 2015. Hij merkte op dat het plan voor 100% was vervuld.

1. GELUIST:

Petrova V. Yu – de tekst van het rapport is bijgevoegd.

Na het woord “SPEAKED” moeten de notulen de achternamen en initialen van de deelnemers aan de discussie vermelden. Elke achternaam en initialen in de tekst van het protocol worden op een nieuwe regel in de nominatief gedrukt.

Opnames van toespraken worden achter de achternaam aangegeven, gescheiden door een streepje, en gepresenteerd in de derde persoon enkelvoud. In dit deel zijn ook vragen opgenomen die tijdens het rapport of na afloop ervan zijn gesteld, met een indicatie van de antwoorden daarop.

Als er geen discussies of vragen zijn tijdens de vergadering, wordt het gedeelte “SPRAKEN” weggelaten; dit fragment bestaat slechts uit 2 delen “LUISTEREN” en “BESLIST” (“BESLIST”). Misschien geldt dit ook voor de volledige verslaggeving bij de behandeling van enkele kwesties op de agenda.

Het woord “BESLIST” (of “BESLIST”) wordt gevolgd door de tekst van het dictum van het overeenkomstige agendapunt. Wanneer er meerdere beslissingen over één kwestie worden genomen, moeten deze in Arabische cijfers worden genummerd. Het eerste cijfer toont het artikelnummer, het tweede cijfer het nummer van de genomen beslissing.

In het bijzonder indien besluiten worden genomen op grond van het eerste lid 3, zullen deze worden aangegeven als 1.1, 1.2 en 1.3.

Indien er slechts één besluit wordt genomen over vraagstuk 2, wordt niet 2, maar 2.1 aangegeven.

1.1. Een programma voorbereiden voor het verbeteren van de kwalificaties van verkopers met behulp van de fulltime specialisten van het bedrijf voor het 2e kwartaal van 2009 tegen 03/03/2009. Verantwoordelijk – hoofd personeelsdienst Ushakov L.B.

1.1. Hoofd HR-dienst L.B een programma voorbereiden voor de voortgezette opleiding van verkopers met behulp van de fulltime specialisten van het bedrijf voor het tweede kwartaal van 2009. Deadline: 03/03/2009.

Volgens de gebruikelijke praktijk bij het opstellen van notulen van een vergadering is het niet de bedoeling dat de stemresultaten worden vastgelegd. Hoewel, als er een stemming heeft plaatsgevonden, dit in de operationele paragraaf moet worden weerspiegeld. Notulen van algemene vergaderingen vereisen veel details - ook bij het weergeven van stemgegevens over besluiten, het vastleggen van deze besluiten in de notulen van de telcommissie, evenals in de notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders. Laten we eens kijken naar een voorbeeld:

1.1. Keur de kandidatuur van A.E. Fedorov goed. voor de positie financieel directeur Maatschappij.

1.1. Goedkeuren van het jaarverslag, de balans en de winst- en verliesrekening over 2014; Ontwikkelingsplan en overzicht van de belangrijkste taken voor 2015.

Stemresultaten: “FOR” – 78 stemmen (97,5% van de stemmen). totaal aantal stemmen die deelnemen aan de vergadering); “TEGEN” – nee; “ONTHOUDING” – 2 stemmen (2,5% van het totaal aantal stemmen dat aan de vergadering deelneemt). De beslissing werd genomen met 78 stemmen. Protocol nr. 2 van de telcommissie is bijgevoegd.

Hebben de notulen van de vergadering rechtskracht?

Notulen worden opgemaakt op basis van stenografische, handgeschreven of audio-opnamen die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Na de vergadering typt de secretaris de stukken opnieuw, formatteert deze volgens de gestelde eisen en legt deze ter bewerking voor aan de voorzitter van de vergadering. Het protocol, rekening houdend met deze regel, wordt ondertekend en krijgt de kracht van een officieel document.

De juridische kracht van het protocol – de betrouwbaarheid, formaliteit en onbetwistbaarheid ervan – hangt af van de uitvoeringsregels. De standaarddefinitie suggereert: “rechtskracht is het eigendom van een officieel document dat eraan wordt verleend door de huidige wetgeving, de bevoegdheid van de instantie die het heeft uitgegeven en de vastgestelde procedure voor uitvoering.” Als de gespecificeerde registratieregels worden gevolgd, krijgen de notulen van de vergadering van de organisatie rechtskracht wanneer ze worden ondertekend door twee personen: de voorzitter en de secretaris.

De notulen van de vergadering van een organisatie zijn een intern document en daarom zit er in de regel geen stempel op.

Als de notulen van de vergadering van een organisatie op meerdere pagina's zijn opgesteld, is het noodzakelijk om de tweede en volgende pagina's te nummeren. Paginanummers worden ingevoerd in Arabische cijfers zonder het woord “pagina” (pagina) aan te geven, zonder aanhalingstekens, koppeltekens en andere tekens te gebruiken.

Wat is de deadline voor het opstellen van het protocol?

De algemene regel houdt in dat de periode voor het opstellen van de notulen van een vergadering niet meer dan vijf dagen mag bedragen. Een specifieke datum voor het gereed zijn van de notulen van de vergadering kan worden vastgelegd door het hoofd dat de vergadering heeft voorgezeten of door de voorzitter van een vast collegiaal orgaan. De termijn voor het opstellen van het protocol kan worden vastgelegd in het reglement van het collegiale orgaan.

Voor sommige variëteiten worden echter duidelijke deadlines vastgelegd in overeenstemming met bepaalde documenten.

De beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen, moeten aan de werknemers worden meegedeeld, hetzij per post of door kopieën van de volledige notulen, of als een uittreksel van het dictum. In kleine bedrijven wordt soms de introductie van werknemers uitgevoerd tegen ondertekening, nadat ze een blad hebben opgesteld om vertrouwd te raken met het protocol.

Voorbereiding wordt ook toegepast op basis van beslissingen die zijn genomen in andere administratieve documenten, bijvoorbeeld een bevel van het hoofd van een bedrijf of een besluit van een collegiaal orgaan.

Ik gebruik een iPad om de notulen van de vergadering te coördineren

Ilja Aljaboesjev, Productdirecteur bij IDeside, bedrijfsadviseur op het gebied van het vormen van gedistribueerde teams van managers, analisten en ontwikkelaars, Moskou

Bij het maken van notulen van een vergadering met partners werk ik met een iPad. Als ik commentaar geef op elke paragraaf van een document, gebruik ik de toepassingen PDF Converter en PDF Expert. Met behulp van de eerste kon ik een document per e-mail naar PFD-formaat converteren, de tweede is erg handig voor het schrijven van opmerkingen. De partners waren uiteraard verrast door de opmerkingen in het pdf-bestand: ze moesten de voorstellen in het ene programma lezen en in het andere programma wijzigingen aanbrengen in het document.

Hoe u een uittreksel uit de notulen van een vergadering kunt voorbereiden

Een gebruikelijke praktijk bij het documenteren van een vergadering is het opmaken van uittreksels uit de notulen. Een uittreksel uit de notulen is een exacte kopie van het gedeelte van de tekst van de originele notulen dat betrekking heeft op het agendapunt waarvoor het uittreksel is opgemaakt. In dit geval worden alle details van het formulier, het inleidende deel van de tekst, het agendapunt waarover het uittreksel wordt voorbereid en de tekst die de bespreking en beslissing ervan bespreekt, weergegeven.

Een uittreksel uit het protocol wordt uitsluitend ondertekend door de secretaris, die tevens verantwoordelijk is voor het opmaken van de certificatienota. Het bevat het woord ‘Waar’, dat de functie aangeeft van de persoon die het uittreksel waarmerkt, zijn persoonlijke handtekening, achternaam, datum en initialen. Als een uittreksel uit het protocol wordt afgegeven om aan een andere organisatie te worden overhandigd, moet dit worden gecertificeerd met een zegel.

Waar en hoe notulen van vergaderingen op te slaan

De opslag van vergadernotulen is afhankelijk van de vorm van kantoorwerk die in een bepaald bedrijf wordt toegepast. Bij gecentraliseerd kantoorbeheer is het opslaan van vergadernotulen mogelijk bij de secretaris, in de dienst kantoorbeheer. De opslaglocatie in het kader van gedecentraliseerd archiefbeheer wordt bepaald door de structuur van het bedrijf - meestal worden de secretariaten van functionarissen die vergaderingen houden gebruikt.

Protocollen worden verzameld in dossiers volgens de nomenclatuur van de zaken, maar in ieder geval is het noodzakelijk om ze in afzonderlijke dossiers te vormen - afhankelijk van de naam van het collegiale orgaan of het soort vergadering dat wordt gehouden.

Managementvergaderingen worden gehouden door de algemeen directeur. Binnen de structuur van het bedrijf is een deskundigenraad ingesteld onder leiding van de algemeen directeur. Notulen van vergaderingen en de deskundigenraad moeten in 2 afzonderlijke bestanden worden verzameld.

Voor protocollen verschillende soorten gekenmerkt door een constante houdbaarheid. Deze omvatten notulen van het collegiale uitvoerende orgaan, controle- en auditorganen, deskundige, wetenschappelijke, methodologische raden, vergaderingen met de hoofden van de organisatie, algemene vergaderingen van aandeelhouders en aandeelhouders.

Informatie over de auteur en het bedrijf

Alexander Sjoevalov, algemeen directeur van het bedrijf Tule Center, Moskou. In 1993 studeerde hij af in Moskou staatsinstituut internationale betrekkingen. Hij begon zijn carrière in Groot-Brittannië bij Boeing. Heeft een MBA behaald aan de Universiteit van Cambridge. In 1998, na zijn terugkeer naar Rusland, leidde hij de Saratov Fat Plant als anticrisismanager. Sinds 1999 - hoofd van de Anhel GmbH-bedrijvengroep. Sinds 2008 is hij hoofd van de nationale verkoop bij de textielholding Novotex. In 2009–2010 - uitvoerend directeur van het investeringsfonds LloydsBankingGroup (Londen).

Ilja Aljaboesjev, Productdirecteur bij IDeside, bedrijfsadviseur op het gebied van het vormen van gedistribueerde teams van managers, analisten en ontwikkelaars, Moskou. Afgestudeerd aan Joezjno-Oeralski staatsuniversiteit. Voordat hij bij het bedrijf IDeside kwam, hield hij toezicht op de ontwikkeling van projecten bij de holdingmaatschappij Astra – System Technologies en nam hij deel aan de oprichting van uitgebreide beveiligingsmonitoringsystemen in steden. Certificaat ontvangen van de internationale vereniging ScrumAlliance.

In dit artikel gaan we verder met het beschreven populaire onderwerp van effectief vergaderen.

Laten we in detail onderzoeken wat notulen van vergaderingen zijn, waarom ze nodig zijn en hoe we de bureaucratie achter ons kunnen laten en energiek resultaten kunnen boeken.

Normale logboekregistratie	Perfecte logboekregistratie
Iedereen schrijft tijdens de vergadering energiek verschillende aantekeningen in hun planners.	Iedereen is gefocust op het scherm of bord waarop online wordt gelogd.
Iedereen begrijpt de uitkomst van de bijeenkomst anders	Iedereen begrijpt in gelijke mate de resultaten van de vergadering, wie wat moet doen om het gewenste resultaat te bereiken
Deelnemers gaan minder energiek naar buiten dan toen ze naar de bijeenkomst kwamen.	Deelnemers verlaten de bijeenkomst energieker en gefocust op specifieke taken.
Niet-bindende uitvoering van ter vergadering genomen besluiten	De verplichting om de taken te voltooien die voor voltooiing zijn geaccepteerd - iedereen heeft tenslotte gezien en gehoord dat je beloofde de taak op tijd te voltooien
Het niet naleven of ontbreken van een vergaderagenda	Een visuele vergaderagenda volgen
De overeengekomen en ondertekende notulen van de vergadering verschijnen in beste scenario de volgende dag, en vaker nog later	De notulen worden na afloop van de vergadering direct goedgekeurd, afgedrukt en ondertekend!
Het kost veel tijd om genomen beslissingen te controleren	Het kost een minimum aan tijd om genomen beslissingen te controleren, omdat ze worden bijgehouden in het taakcontrolesysteem van het bedrijf

Ideale opnames kunnen worden georganiseerd met behulp van gewone flip-overvellen en markeringen, of met behulp van complexere en moderne instrumenten. Het belangrijkste is om de juiste methodologie te volgen en de spelregels te volgen.

In dit artikel analyseren we de zeven componenten van ideale vergadernotulen met behulp van ons speciale sjabloon voor vergadernotulen, ontwikkeld op basis van de resultaten van meer dan honderd voltooide projecten met behulp van MindJet Mind Manager.

2. Zeven componenten van een ideaal vergaderprotocol

De ideale opname van een vergadering ziet er als volgt uit: de notulen van de vergadering worden afgesproken, direct op de vergadering zelf afgedrukt en ondertekend. Terwijl de deelnemers van de vergaderruimte naar hun werkplek lopen, krijgen ze taken toegewezen en bij aankomst op de werkplek moeten ze per e-mail de definitieve versie van het protocol ontvangen, evenals de taken die aan hen zijn toegewezen voor uitvoering in de bedrijfstaak. managementsysteem. En het is mogelijk! Laten we uitzoeken hoe.

Om een ​​consistent protocol en toegewezen oplossingen te krijgen, zullen we een speciaal MindJet Mind Manager-sjabloon gebruiken. Zo ziet het er in zijn geheel uit.

Afb.1. Algemeen beeld MindJet-sjabloon voor online loggen

Wij raden u aan om dit geleidelijk in de loop van de bijeenkomst in te vullen. We creëren dit sjabloon al vele jaren op basis van onze projecten om een ​​sterke vergadercultuur te implementeren in verschillende bedrijven. Laten we u nader kennis laten maken met dit sjabloon.

2.1. Houd de begin- en eindtijden van vergaderingen bij. Veel vergaderingen beginnen en eindigen op het verkeerde tijdstip. Eén manier om dit tegen te gaan, is door de begin- en eindtijden van vergaderingen bij te houden en vast te leggen. Volgens het eenvoudige principe ‘Als je meet, beheer je’:

Afb.2. Voer organisatiegegevens in

We raden u ook aan om degenen die te laat waren voor de vergadering in een apart gesprek op te nemen, zodat iedereen dit kan zien. Het effect is ronduit magisch: niemand wil zo laat vermeld worden. U kunt vervolgens ook de statistieken samenvatten en een beoordeling weergeven van degenen die het vaakst te laat zijn.

2.2. Specificeer en verdeel de rollen van deelnemers aan de vergadering

De meest werkende en effectieve hulpmiddelen zijn vaak het eenvoudigst. Verrassend maar waar: deelnemers aan de meeste bijeenkomsten begrijpen niet volledig de rollen van de deelnemers, voor wie en wat er moet gebeuren effectieve implementatie vergaderen en resultaten behalen.

Afb.3. Verdeel de rollen van de deelnemers

• De voorzitter van de vergadering is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vastgestelde regels voor het voorbereiden en houden van vergaderingen. Het hangt van hem af of de bijeenkomst effectief en energiek zal zijn
• Vergaderverslaggever – is verantwoordelijk voor de hoogwaardige en voorafgaande voorbereiding en levering van informatie die relevant is voor de deelnemers aan de vergadering.
• Deelnemer aan vergadering – verantwoordelijk voor zelf trainen En actieve deelname in de vergadering
• Vergaderingssecretaris – verantwoordelijk voor het notuleren van de vergadering.
• Energy Guardian – verantwoordelijk voor de energie van de bijeenkomst. Als het druk is op kantoor, er al een hele tijd geen pauze is geweest en de algehele dynamiek laag is, moet de energiebewaarder de vergadering stopzetten en een energiestimulerend evenement organiseren.
• Knowledge Keeper - verantwoordelijk voor het vastleggen van informatie zodat geen enkele waardevolle gedachte verloren gaat. In de regel is het deze persoon die aan de secretaris aangeeft dat deze of gene gedachte moet worden vastgelegd
• Context Keeper – Verantwoordelijk voor het bijhouden van de vergaderagenda. Signaleert iedereen als de vergaderagenda wordt geschonden.
• Tijdwaarnemer – verantwoordelijk voor het handhaven van de tijdslimieten van de vergadering. Twee minuten voor het einde van de discussie over het onderwerp geeft dit aan dat het tijd is om een ​​beslissing te nemen en de uitkomst vast te leggen.

2.3. Specificeer doelen, maak een vergaderagenda

De meeste vergaderingen hebben doorgaans geen schriftelijke agenda. Dit betekent dat de meeste deelnemers niet echt begrijpen waarom ze überhaupt naar de bijeenkomst zijn gekomen. Dit leidt tot veel tijdverspilling aan het begin van de vergadering om alle deelnemers erbij te betrekken

Afb.4. Waarom gaan we?

Geef daarom de agenda aan door het speciaal daarvoor bestemde veld MindJet Mind Manager-protocol in te vullen. Ook raden wij aan, conform het principe genoemd in artikel 2.1., bij te houden hoeveel tijd er voor het agendapunt was gepland en hoeveel tijd er daadwerkelijk aan werd besteed. U zult zien dat na slechts 3-4 weken gerichte meting het percentage vergaderingen dat op tijd wordt afgerond aanzienlijk zal verbeteren.

2.4. Leg uw beslissingen vast

De volgende drie punten hangen nauw met elkaar samen. Het gaat over over het resultaat van de bijeenkomst. Waarom komen mensen in het algemeen bij elkaar? Om het eens te worden over wat er verder moet gebeuren. Deze overeenkomsten kunnen van drie soorten zijn:

• Beslissingen die iedereen raken
• Taken die zijn toegewezen aan specifieke artiesten
• Vraagstukken die ter sprake kwamen tijdens de bijeenkomst, waarvoor het niet mogelijk was om tijdens de bijeenkomst tot een exacte oplossing of specifieke opgave te komen. Dit gebeurt meestal wanneer een kwestie buiten de reikwijdte van de vergadering aan de orde wordt gesteld, of wanneer de kwestie niet voldoende is voorbereid om er besluiten over te kunnen nemen.

Oplossingen dus.

Afb.5. Voer de tekst van de besluiten in.

Nieuwe regelgeving, bedrijfsprocessen, prikkels, straffen, informatie en nog veel meer worden tijdens de vergadering besproken en moeten worden vastgelegd in de vorm van een besluit dat voor alle aanwezigen op de vergadering geldt. Wij adviseren dit alles vast te leggen in het blok “Genomen beslissingen”.

2.5. Taken toewijzen Zoals de wijze Bismarck zei: als je wilt dat een taak wordt uitgevoerd, hoeft er maar één persoon verantwoordelijk te zijn voor de uitvoering ervan.

Gebruik hiervoor de sectie voor het vastleggen van taken, evenals het tabblad Taakinfo aan de rechterkant in MindJet Mind Manager

Afb.6. Voer taken in.

Het is belangrijk dat de taak een tekst, een deadline en een verantwoordelijke persoon heeft. Terwijl u deze velden invult, worden de gegevens op het scherm weergegeven en zien alle deelnemers aan de vergadering wie waarvoor en wat de verantwoordelijkheid neemt.

2.6. Neem vragen op om later te bespreken

Omdat wij associatief denken, zullen er bij elke vergadering zeker zaken naar voren komen die niet op de vergaderagenda stonden. Als deze problemen niet snel kunnen worden opgelost (bijvoorbeeld door gebruik te maken van de ‘drie opmerkingen’-regel), raden we aan om ze op te schrijven in de sectie ‘Vragen om later te bespreken’.

Afb.7. Schrijf vragen op om later te bespreken.

Het is erg belangrijk om deze vragen vast te leggen. In de eerste plaats zullen de deelnemers zien dat het onderwerp niet verloren is gegaan en later zeker ter sprake zal worden gebracht. Ten tweede kunt u hierdoor overschakelen naar een onderwerp dat op de agenda staat. Ten derde stelt het ritueel van het oplossen van de vraag zelf je in staat om van het onderwerp dat wordt besproken naar een ander onderwerp over te schakelen. Als je het niet opneemt, zal iedereen mentaal nadenken over het onopgeloste probleem.

2.7. Maak afspraken over de besluiten van de vergadering, print en onderteken de notulen! Taken toewijzen in Taakbeheer (Microsoft Outlook)

En het allerbelangrijkste. Aan het einde van de vergadering, wanneer de agenda is besproken, besluiten zijn genomen, taken zijn toegewezen en discussiepunten later zijn vastgelegd, is het noodzakelijk om de resultaten samen te vatten. Dat wil zeggen, herhaal de beslissingen die uit het protocol zijn genomen. Klik daarna met behulp van onze speciale speladd-on Regels voor het MindJet Mind Manager-programma op de knop “Protocol genereren”

Rijst. 8. Exporteer oplossingen naar het Microsoft Word-protocol en wijs taken toe in Microsoft Outlook

En u ontvangt de notulen van de vergadering, die u tijdens de vergadering direct kunt afdrukken en door de deelnemers kunt ondertekenen!

Rijst. 9. Een voorbeeld van een automatisch verkregen Microsoft Word-protocol.

En nadat de notulen zijn ondertekend, de vergadering voorbij is en alle deelnemers naar hun werkplek zijn gegaan, profiteert u van een andere functie van ons programma: wijs alle taken binnen 5 seconden toe met behulp van het zakelijke Outlook-taakbeheersysteem! Klik hiervoor op onze programmaknop “Bestellingen toewijzen”.

Afb. 10. Outlook-taken worden automatisch opgehaald uit online logsoftware.

Het enige dat u hoeft te doen, is de juistheid van de bewoording nogmaals te controleren en bij elk van de taken op de knop "Verzenden" te klikken! En nu ontvangt elke deelnemer aan de vergadering bij aankomst op zijn werkplek een afgesproken protocol en toegewezen taken in Microsoft Outlook!

3. Je kunt zelf de perfecte vergaderingen runnen met onze MindJet Mind Manager-template!

Wij nodigen u uit om het hierboven beschreven sjabloon volledig gratis te downloaden, evenals de methodologie voor het instellen en gebruiken ervan! Om dit te doen, vult u eenvoudig het onderstaande formulier in en wij sturen u alles toe!

Deze sjabloon is zo geconfigureerd dat u er onnodige blokken uit kunt verwijderen (bijvoorbeeld als er geen vragen waren in de vergadering uit de categorie 'Vragen om later te bespreken') - u hoeft alleen maar dit blok te verwijderen, en in de definitieve versie van de notulen van dit blok zal het gewoon niet gebeuren.

Beoordelingen:

Met de hulp van Mind Manager zijn onze vergaderingen efficiënter geworden in termen van kwaliteit en tijdsbesteding. De duidelijke structuur van de regels van de Standaard en de technische implementatie in de vorm van het Mind Manager-sjabloon brachten onze bijeenkomsten naar een ander niveau. De afgesproken notulen verschijnen nu direct aan het einde van de vergadering. Volgens onze schattingen bedroeg de tijdwinst als gevolg van de introductie van mindmanagement bij het houden van vergaderingen van collegiale instanties aan het einde van het project ongeveer 2 uur per week.

Maxim Vladimirovitsj Baromenski, vice-voorzitter van de raad van bestuur,

Moskouse Bank of Sberbank van Rusland

Nu worden in vergaderingen specifieke beslissingen genomen met meetbare resultaten en deadlines, en worden taken direct na de vergadering toegewezen aan uitvoerders in Outlook. De notulen van de vergadering worden aan het einde van de vergadering automatisch afgestemd. Een overzichtskaart van de kwesties die in Mind Manager worden besproken, zorgt ervoor dat u niet van de agenda kunt afwijken en een specifieke beslissing over een bepaald onderwerp kunt nemen. Dankzij de regels voor planning vooraf in de Kalender en voorbereiding, beginnen we vergaderingen altijd precies op tijd en eindigen we zelfs vóór de geplande tijd!

V.V.SALMIN

VOORZITTER VAN BAIKAL BANK

We vestigen ook uw aandacht op het feit dat deze add-on voorlopig geldig is voor MindJet MindManager versie 14.1. Deze add-on is nog niet beschikbaar voor latere versies, maar we kunnen deze voor uw bedrijf aanpassen als u ons een verzoek stuurt via onderstaand formulier!

Leg uw vergaderingen effectief vast!