Для того чтобы сдавать отчетность в ПФР ведомство посещать совсем необязательно. Документы можно формировать в электронном виде, подписывая усиленной квалифицированной электронной подписью, и направлять по ТКС в ПФР. Поверьте, это - быстро, удобно и надежно. И риск ошибок снижен до минимума.
Сегодня обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде распространяется на работодателей с среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек. Однако Пенсионный фонд заинтересован перейти на информационный обмен в электронном виде со всеми организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от их численности.
Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:
- на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
- ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.
Сертификат регистрируется в ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента подключения услуги. А затем настраивается программное обеспечение. В том случае, если вы используете систему
В данной статье речь у нас пойдет о соглашении с пфр об электронном документообороте. Мы расскажем вам, в каких случаях заключаются подобные соглашения, с какими целями оформляется данный документ, какие есть тонкости и нюансы создания соглашения с пфр. Помимо всего прочего у вас будет возможность в конце статьи скачать образец соглашения о подключении к электронному документообороту пфр, чтобы вы могли наглядно убедиться в грамотном и корректном заполнении формы. Но сначала мы разберемся в базовых понятиях, которые помогут нам выстроить канву повествования логичной и полной.
Соглашение с пфр об электронном документообороте
Для начала разберем все непонятные понятия нашего вопроса. Что такое пфр? ПФР - это пенсионный фонд Российской Федерации. Зачем нужно данное соглашение об электронном документообороте? Если вы, скажем, открыли свою компанию, то будьте готовы к тому, что вам нужно будет контактировать со множеством сторонних организаций и структур. В число ваших постоянных контактов обязательно войдет пенсионный фонд Российской Федерации. Соглашение с пфр об электронном документообороте нужно для того, чтобы вы могли официально обмениваться данными с этой структурой через электронные средства обмена информацией. В чем плюсы такого перехода на электронный документооборот? Прежде всего, в экономии денег, времени и сил. Ни для кого не секрет, что бумажная волокита утомляет, причем утомляет очень сильно. Электронный документооборот облегчит эту нелегкую ношу и улучшит коммуникации с пенсионным фондом Российской Федерации.
Где получить бланк соглашения с пфр на электронный документооборот?
Чтобы получить бланк соглашения об электронном документообороте, вам нужно просто зайти в пфр, которое курирует область или город, где вы проживаете. Если нет возможности сходить в пенсионный фонд, то скачайте бланк соглашения с пфр об электронном документообороте с официального сайта этого учреждения. Соглашения создаются в количестве двух штук, ибо один экземпляр остается у сотрудников Пенсионного фонда Российской Федерации, а другой — у написавшего заявление. Кстати, оба написанных экземпляра соглашения должны быть заверены и подписаны сотрудниками пфр.
Составление соглашения с пфр об электронном документообороте
Итак, давайте теперь подробнее остановимся непосредственно на заполнении соглашения с пенсионным фондом Российской федерации об электронном документообороте. Сразу оговоримся, что неправильно написанное соглашение сотрудники пфр у вас просто не примут, поэтому особенно важно все сделать правильно сразу, ведь это сэкономит вам время и нервы. Для этого мы рекомендуем вам скачать образец соглашения с пфр об электронном документообороте, который располагается в самом конце нашей статьи.
Наиболее популярная ошибка в составлении заявления об электронном документообороте с пфр является халатное и неточное предоставление реквизитов своей компании
Отнеситесь к этому внимательно и скрупулезно. Если возникают какие-либо туманности и непонятные моменты в соглашении, то смело обращайтесь к сотрудникам пенсионного фонда Российской Федерации. У вас есть такая возможность, ведь оба экземпляра заявления вам нужно будет отнести в пфр.
В соглашении об электронном документообороте обязательно укажите реквизиты, наименование и контактную информацию, которая касается отделения пенсионного фонда Российской Федерации, в который вы обращаетесь. Следует прописать и все данные страхователя. Если у вас нет на руках этой информации, то вы можете её получить в местном отделе пфр. В том случае, когда страхователь - это сотрудник компании, на имя которой пишется соглашение, то здесь мы даем полную информационную выкладку об организации.
Если мы внимательно прочитаем бланк соглашения с пфр об электронном документообороте, то увидим там следующие условия: с подписанием этой бумаги вы можете рассчитывать на обмен информацией с пенсионным фондом Российской Федерации посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. Но есть одно условие: вам нужно иметь ЭЦП. Что такое эцп? Эцп сокращенно называют электронную цифровую подпись. То есть это та форма, которая в электронном документообороте заменяет «бумажную». Сразу предупредим, что электронную цифровую подпись для своей компании лучше сделать сразу после открытия, ибо она в дальнейшем может заметно облегчить жизнь своим сотрудникам.
Но, как и все хорошее в этом мире, это средство не является бесплатной опцией. В среднем за создание электронной цифровой подписи специалисты берут тысяч шесть или семь рублей. Естественно, стоимость может отличаться, в зависимости от региона проживания, а также в зависимости от финансовой ситуации в стране.
Многие спрашивают, а является ли электронный документооборот безопасным способом обмена информации? Вопрос понятен, ведь изнанку своих финансовых дел не хочет показывать ни одна компания, будь то крупный торговый концерн или будь то пивной ларек. По закону, вся информация, все данные, которые передаются в виде электронного документооборота между какой-либо компанией и пенсионным фондом Российской Федерации не подлежит передаче третьим лицам. То есть, говоря простыми словами, пфр не имеют права разглашать в каком-либо виде ваши передаваемые данные.
Особенности соглашения с пфр об электронном документообороте
Теперь разберем несколько нюансов, которые касаются электронного документооборота между компанией и пфр:
- Цифровые данные могут быть посланы посредством электронных средств связи только от компании или от пенсионного фонда Российской Федерации
- Данные, которые передаются в виде текстовых файлов, не могут меняться и исправляться в процессе передачи
- Электронная цифровая подпись является гарантом правильности и корректности вводимых данных
- Адресат, которому отправляются данные, обязан составить некий документ, в котором будет отражен факт приема информации. Обычно этим документом является квитанция
Государственное учреждение - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по ______________________ (далее по тексту - Управление ПФР) в лице ________________, действующего на основании Положения, с одной стороны, и ____________ (указываются полное наименование страхователя и регистрационный номер в территориальных органах ПФР) в лице ____________, действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем "Абонент системы", с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:
1. Предмет Соглашения
1.1. Управление ПФР и Абонент системы осуществляют обмен документами в электронном виде в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее по тексту - Система).
1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон.
1.3. Стороны признают, что использования в Системе средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон по защите от несанкционированного доступа (далее - НСД) и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:
электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтверждение целостности и подлинности документа) при положительном результате проверки ЭЦП;
фактом доставки электронного документа является формирование принимающей стороной квитанции о доставке электронного документа.
1.4. Для работы в Системе стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами ПФР.
1.5. Настоящее Соглашение является безвозмездным.
2. Технические условия
2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к Системе.
2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в Системе.
2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет один из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.
3. Порядок осуществления обмена электронными документами
3.1. Каждая сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне и получать от другой стороны электронные документы в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", а также другие документы, обеспечивающие функционирование Системы.
3.2. Информационный обмен стороны осуществляют в соответствии с Технологией обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенными на сайте ГУ - Отделения ПФР по ____________.
3.3. В случаях, если владельцем сертификата ключа Абонента системы является не руководитель, в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" своим приказом руководитель назначает уполномоченного представителя, о чем должен известить Управление ПФР, представив копию приказа о наделении владельца сертификата ключа правом подписи представляемых документов, установленных Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ, Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318, Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
4. Права и обязанности сторон
4.1. Управление ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:
Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Абонентом системы оборудования со стороны Управления ПФР;
При изменении требований к передаваемым электронным документам орган ПФР обязуется известить абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки.
В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Управление ПФР имеет право в одностороннем порядке изменять формы и перечень передаваемых документов.
4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:
Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Управлением ПФР оборудования со стороны Абонента системы;
Заключить договор об оказании услуг на изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы с одним из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.
При этом в целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации Абонент системы должен:
Соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации;
Не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует Система, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение. При обнаружении вредоносного кода в электронном документе, поступившем от Абонента системы, прием блокируется с выдачей извещения об этом Абоненту системы;
Прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и электронной цифровой подписи и немедленно информировать Управление ПФР и поставщика услуг УЦ, СКЗИ, программного продукта для предоставления сведений о застрахованных лицах в орган ПФР по телекоммуникационным каналам связи, с которыми заключен договор об оказании услуг, о факте компрометации ключа;
Не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей электронной цифровой подписи, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы);
Осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.
4.3. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Соглашению стороны немедленно извещают друг друга о приостановлении обязательств.
4.4. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или неисполнением электронного документа, стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий в соответствии с Порядком обмена электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи.
5. Ответственность сторон
5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Управление ПФР не несет ответственности за ущерб, возникший вследствие несоблюдения Абонентом системы требований при предоставлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в части несвоевременного уведомления о компрометации ключей ЭЦП Абонента.
5.3. Абонент системы несет ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.
5.4. Если одна из сторон предъявляет другой стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороной факта получения такого документа, а другая сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается сторона, не представившая спорный документ.
5.5. Взаимодействующая с ПФР сторона в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности информации с ограниченным доступом, утвержденной Приказом ФАПСИ от 13.06.2001 N 152, выполняет в рамках данного Соглашения указания координирующего органа криптографической защиты - Отделения ПФР по обеспечению безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.
6. Порядок смены ключей шифрования и электронной цифровой подписи
Порядок выдачи, замены, уничтожения ключей, в том числе в случаях их компрометации, обмена открытыми ключами определяется поставщиком услуг УЦ, СКЗИ.
7. Срок действия Соглашения
7.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и заключается на неопределенный срок.
7.2. В случае прекращения обмена электронными документами между сторонами в течение 36 месяцев Соглашение прекращает свое действие автоматически.
7.3. В случае нарушения одной из сторон обязательств, предусмотренных настоящим Соглашением, другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую сторону в течение 30 (тридцати) календарных дней.
7.4. В случае намерения одной из сторон расторгнуть Соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить об этом другую сторону не менее чем за 30 календарных дней.
8. Дополнительные условия
8.1. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.
8.2. С требованиями Порядка предоставления сведений о застрахованных лицах в территориальные управления Отделения ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенным на сайте, ознакомлен и согласен.
Продолжаю серию публикаций ответов на вопросы в рамках акции .
Я предприниматель, решила сдавать отчетность через интернет, столкнулась с тем, что система просит от меня «дату и номер договора с Пенсионным фондом». Что это за договор и как его заключить? Почему в налоговую и ФСС я могу сдать отчетность без каких-либо договоров?
Начну, пожалуй, с ответа на второй вопрос, который носит скорее общефилософский характер и относится к риторическим. Да, система именно такова, что для сдачи отчетности в ФНС и ФСС никаких дополнительных действий не требуется, достаточно подключения к какой-либо системе электронного документооборота. Почему с Пенсионным фондом всё не так, я ответить не могу, однако, могу сообщить, что регламент взаимодействия Пенсионного фонда со страхователями (т.е. работодателями, плательщиками взносов на обязательное пенсионное страхование своих работников) утвержден (сейчас документ действует в редакции распоряжения от 10.06.2009 № 116р, от 19.03.2010 № 75 р), и там прямо указано, что электронный документооборот между Пенсионным фондом и страхователем осуществляется на основании соответствующего соглашения, типовая форма соглашения утверждена тем же распоряжением.
Как заключить соглашение?
Проще всего скачать с сайта ПФР типовую форму , заполнить ее, распечатать, заверить подписью уполномоченного лица, поставить печать и принести два экземпляра в отделение Пенсионного фонда по месту регистрации предпринимателя (ну или месту нахождения организации).
Инспектор, ответственный за организацию электронного документооборота, принимает у Вас оба экземпляра соглашения, регистрирует в каком-то своем специальном журнале и выдает Вам сразу дату и номер соглашения, которые Вы можете использовать при сдаче отчетности. Само соглашение, подписанное со стороны Пенсионного фонда, выдают чуть позже, но это уже не принципиально, я не помню в практике ни одного случая, чтобы страхователю понадобился бы его экземпляр Соглашения. Главное для вас — получить дату и номер соглашения, а их Вы получаете сразу.
ДОБАВЛЕНО: после публикации от моих друзей получено два полезных комментария, которые я сочла нужным обязательно отразить в данной статье.
Во-первых, комментарий от технического специалиста Александра Колыбельникова, дающий ответ на вопрос «Почему такая процедура предусмотрена только для ПФР».
…потому что в налоговую и ФСС отчетность сдается при помощи сертифицированных средств электронной подписи, а в ПФР нет. Это особенности технического решения, они влияют на юридическую значимость документооборота.
Если честно, мне как непосвященному в эти технические детали пользователю не очень понятны различия, и я прямо указала там же в комментариях, что я не замечаю разницы, никаких дополнительных ключей для сдачи отчетности именно в ПФР я не получала, лично у меня один доступ в систему «Контур» и никаких дополнительных ключей. Но если технический регламент у разных ведомств разный, пусть, нам нужно просто принять это к сведению и выполнять. Отдельно обращаю внимание, что если кто захочет детально разобраться именно в технических процедурах, я адресую Вас к Александру (перейдя по ссылке выше, Вы найдете и текст его комментария, и его профиль), он обещал рассказать что-нибудь еще по этой теме, так как он этими вопросами занимается профессионально.
И второе важное дополнение от Марины Мишуковой, оно касается практики оформления соглашения:
К сожалению, в Москве и Московской области нужно брать соглашение в своем УПФР (можно записать на флешку). В типовое соглашение сотрудникам Фонда пришлось бы лично вписывать реквизиты своего УПФР, а в «их» варианте эти данные уже напечатаны.
С учетом данного комментария видимо совсем нет смысла распечатывать текст соглашения самим, а нужно прямо идти в Пенсионный фонд, и там либо — для ускорения процедуры — от руки заполнить соглашение своими реквизитами, либо взять электронную версию у них, заполнить самим и тогда уже распечатать-привезти.
Спасибо моим дорогим друзьям-комментаторам. Любое участие в моей деятельности я очень ценю.
Для того чтобы иметь возможность направлять в Пенсионный фонд России электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (2019). Для этого необходимо заполнить и направить в Фонд заявление о подключении к электронному документообороту. ПФР дает возможность отчитываться работодателям через аккредитованный удостоверяющий центр или через уполномоченных представителей. Но и в том, и в другом случаях начинать надо именно с заявления; как правильно заполнить его, мы сейчас расскажем.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.
Выбор оператора ЭДО
Для удобства страхователей ПФР на своем официальном сайте приводит данные аккредитованных организаций , которые предоставляют страхователям услуги по ЭДО с ПФР. Выбрать оператора для работы желательно из этого списка. Он постоянно пополняется и обновляется. В таблице приведены:
- наименование организации;
- технология, на которой она работает;
- контактная информация (адрес, номер телефона и электронная почта).
Если организация-работодатель планирует работать с уполномоченным представителем, ей необходимо удостовериться, что он работает на согласованном с ПФР ПО.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:
После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.
Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.
Загрузка...
