Exemplo de proposta comercial escrita. Carta de apresentação: o que escrever no corpo da carta ao enviar uma proposta comercial

Alexei Naumov

Fonte Um Um

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Por que você precisa compilar carta de apresentação Para oferta comercial? Sua principal tarefa é despertar o interesse do destinatário pela própria proposta. Caso contrário, há alto risco que a carta enviada permanecerá sem ser lida e acabará na lixeira.

Existe um equívoco de que propostas comerciais (PCs) longas não são lidas e são imediatamente descartadas. Essa conclusão foi tirada com base no fato de que enviar cartas para contatos “frios” praticamente não atrai clientes. Mas por que, neste caso, a culpa é do material apresentado na própria proposta?

Para vender um serviço ou produto, principalmente se não for barato, é necessário realizar uma preparação minuciosa de pré-venda, que inclui:

• traçar um retrato do cliente;
• estudo de atividade clientes potenciais;
• elaboração competente de CPs, que devem ser individuais;
• correto envio de cartas (chamada preliminar, negociações, etc.);
• uma carta de apresentação bem escrita.

Não basta apenas enviar uma carta: ela deve ser lida através de uma série de ações. Se não estiverem lá, há poucas chances de que conheçam o PC.

Se o trabalho preliminar for feito corretamente, serão lidos não apenas CPs curtos, mas também longos, desde que a extensão do texto seja justificada e não inflacionada por descrição desnecessária da própria empresa ou por fatos notórios.

Escrevendo como um elo intermediário

Nesta cadeia, a carta de apresentação da proposta comercial é um elo intermédio, cuja tarefa é aumentar o impacto no potencial cliente de forma a incentivá-lo a familiarizar-se com a proposta.

Pode ser tentador não escrever uma carta de apresentação ou tratar formalmente a sua preparação se o próprio CV for enviado por acordo durante uma chamada telefónica ou durante negociações. Tenha em mente que dentro de meia hora ou uma hora, e ainda mais depois de algumas horas ou dias, o potencial cliente esquecerá que está esperando uma carta. Ele estará ocupado com outras questões e preocupações e nem prestará atenção ao envelope recebido sem carta de apresentação. Em alguns casos, um cliente potencial prestará atenção a isso, mas deixará isso em segundo plano. E mesmo um telefonema com um lembrete não afetará a situação.

É justamente a carta de apresentação da proposta comercial que serve de impulso que leva o potencial cliente a abrir a proposta com urgência e lê-la. Ou seja, a taxa de abertura de cartas, sejam elas em formulário eletrônico ou em papel, depende dos componentes de conversão:

• abertura e-mail ou recebimento de correspondência pelo chefe da empresa;
• baixando um arquivo;
• familiarização com o conteúdo;
• executar uma ação, como ligar para o remetente.

Cada uma dessas ações deve fornecer a próxima. Por exemplo, uma chamada preliminar e o assunto da mensagem incentivam você a abrir um e-mail. A carta de apresentação solicita que você leia o CP. E sua leitura e feedback dependem de como o próprio CP é compilado.

A presença de algum tipo de falha nesta cadeia leva à conversão zero. Além disso, em 9 em cada 10 casos, é a ausência de uma carta de apresentação que é a própria falha pela qual o envio de propostas não tem qualquer efeito positivo.

Requisitos do documento

Podemos concluir que a carta de apresentação não é um documento menos importante que o próprio CP. Isto significa que a sua preparação deve ser levada muito a sério.

Requisitos para tal documento:

• brevidade;
• lembrete de uma ligação ou processo de negociação anterior;
• segmentação;
• oferta especial principal (oferta);
• benefícios adicionais;
• USP (único oferta comercial), que é compilado resumidamente;
• apelo à ação;
• assinatura do remetente, seus contatos.

Exemplo de documento

Como no próprio CP não há necessidade de redação de dissertação, que o potencial cliente precisará passar um dia inteiro se familiarizando, esta exigência é ainda mais relevante para o documento em questão. Todos os detalhes, algumas vantagens já estão expostas na própria proposta, e este documento não precisa demorar muito e é muito convincente. A leitura não deve demorar mais de 15 segundos, durante os quais o destinatário deve decidir sobre outras ações.

Importante saber! Esses documentos são muito prejudicados pelas tentativas de escrevê-los no gênero epistolar, usando especial linguagem de negócios. Isso cria a impressão de que as mesmas cartas são enviadas para todos, eliminando a individualidade e a personalização. É justamente o segmento de mercado B2B que carece de linguagem humana simples e de cordialidade.

Conforme mencionado acima, mencionar um contato anterior em um documento: um telefonema ou uma negociação presencial aumenta a taxa de conversão da leitura da própria comunicação. Seria um erro se você se referisse a um contato que não existia. Alguns remetentes são culpados disso, esperando que devido ao grande volume de trabalho o destinatário não se lembre de tudo e simplesmente abra a carta. Mesmo que isso aconteça, ao ler a oferta, ele perceberá que foi simplesmente enganado. Resultado: o documento vai acabar amassado na lixeira e o remetente vai para a lista negra.

A principal oferta especial já está definida na proposta comercial, descrita detalhadamente e com diversas opções. Deve ser indicado no documento de acompanhamento, ou seja, a própria essência. Nesse caso, a menção pode estar no próprio título da frase ou no parágrafo introdutório. Como exatamente proceder depende da forma do documento. Mas em qualquer caso, a oferta especial deve ser indicada no início da carta.

Aumente o efeito com benefícios adicionais. Isto é adequado não apenas para o CP em si, mas também para os documentos que o acompanham. Mas, como no caso anterior, a sua menção deve ser breve, em forma de lista acentuada. A proposta de venda única está totalmente escrita na proposta, mas aqui você precisa indicá-la em apenas uma ou duas frases.

Uma vez que o destinatário precisa ser incentivado a tomar uma ação específica: ler o PC, um apelo para isso deve estar na própria carta de apresentação.

Este é precisamente o ponto que falta na grande maioria das cartas. O remetente acredita que tudo está claro. Claro, compreensível. Mas, como mostra a prática, a presença desta chamada aumenta a probabilidade de abrir a carta várias vezes. Caso contrário, a decisão sobre o que fazer com o papel recebido é tomada pelo destinatário de forma independente e nem sempre a favor do remetente.

Escreva o que o potencial cliente deve fazer: ler o documento, baixar o arquivo ou clicar no link. É importante não exagerar na sua frase de chamariz. Depende do público-alvo ao qual o remetente se dirige. Com alguns você deve ser mais delicado, enquanto outros permitem uma apresentação agressiva. Não seria inteligente pedir ao prefeito ou CEO de uma grande empresa que contatasse o remetente imediatamente. Portanto, é muito importante ter um retrato do cliente bem desenhado. Ele permite que você evite erros tão ridículos, mas fatais, para conversão e negócios, e reduz os custos de promoção.

Olá! Hoje falaremos sobre uma proposta comercial e como elaborá-la. Já me fizeram perguntas semelhantes mais de uma vez, então este artigo está no tópico. Vamos começar do início, sobre o que é uma proposta comercial, como elaborá-la, e no final darei exemplos/amostras de uma proposta comercial. Este artigo contém recomendações de muitos especialistas, por isso não tenho dúvidas sobre a confiabilidade das informações.

O que é uma oferta comercial

Qualquer empresário que queira atrair o maior número possível de clientes está pensando em desenvolver uma proposta comercial. É o que incentiva um potencial consumidor a comprar o produto ou serviço de uma empresa. Muitas vezes é confundido com uma especificação de produto, que simplesmente apresenta ao cliente um produto específico, sem incentivá-lo a comprar.

Tipos de ofertas comerciais

Existem dois tipos de ofertas comerciais:

1. Personalizado. É criado para uma pessoa específica; dentro do documento há um apelo pessoal ao destinatário.
2. Não personalizado. Outro nome para esse tipo de oferta comercial é “fria”. O documento não se dirige a um consumidor específico ou potencial parceiro; as informações são anonimizadas e direcionadas diretamente a um grande número de potenciais clientes.

Quais funções desempenha uma proposta comercial?

Antes de começar a escrever uma proposta comercial, você precisa entender quais funções ela desempenha. Em alguns aspectos, eles são semelhantes às tarefas das mensagens publicitárias:

• Atraia a atenção.
• Interesse.
• Empurre para comprar.
• Crie o desejo de comprar um produto.

Com base nessas tarefas, é desenvolvida uma proposta comercial. Normalmente, recursos visuais, como o logotipo da organização, são usados ​​logo no início.

Se uma proposta comercial for entregue a um potencial cliente em formato impresso, é dada especial atenção à qualidade do papel em que a proposta é impressa. Possível para maior impacto o cliente pode aplicar marcas d’água especiais ao documento. O papel laminado causará uma impressão agradável no consumidor do produto.

Estrutura padrão da proposta comercial (modelo)

• Um título contendo uma imagem gráfica (geralmente um logotipo).
• Um subtítulo que identifica o produto/serviço.
• Atrair atenção, anunciar serviços e produtos.
• Todos os benefícios da cooperação.
• Detalhes de contato do remetente, marcas registradas.

Ao elaborar uma proposta comercial, é necessário entender que cada elemento estrutural desempenha funções distintas. Por exemplo, o título é usado para atrair a atenção e motivar um estudo mais aprofundado do documento. Esta parte da proposta comercial pode ser considerada a mais importante. A legenda deve interessar ainda mais ao cliente, e o texto principal deve justificar as informações que foram escritas acima. Mas no final da frase, via de regra, é preciso confirmar a necessidade de compra do consumidor.

Como deve ser uma boa proposta comercial

Para criar uma proposta que dê maior retorno, é preciso entender que o documento deve:

• seja específico e claro;
• demonstrar todos os possíveis benefícios que o destinatário receberá;
• em nenhum caso conter erros;
• ser alfabetizado e estruturado;
• conter informações sobre ofertas especiais para o cliente;
• ser elaborado de forma que todas as dúvidas do comprador desapareçam.

Regras para elaboração de proposta comercial

Antes de começar a escrever uma proposta, você precisa determinar quem será o público-alvo deste documento. Em seguida, são determinados os desejos e capacidades dos clientes potenciais. É muito importante nesta fase conhecer as reais necessidades do comprador.

Depois informações necessárias será recebido, você precisa estruturá-lo. Para este efeito, um plano aproximado propostas, indicando as vantagens das empresas, promoções diversas. O conteúdo deste documento pode consistir nas seguintes seções:

• Definição clara do problema.
• Opções para sua resolução.
• Argumentos que comprovam a necessidade de utilização dos serviços da sua organização.
• Descrição de diversas promoções e ofertas que aumentam os benefícios para o comprador.
• Chamada à ação.

O título deve mencionar a solução para um problema específico do consumidor. É importante mostrar a ele o produto final, que os produtos da sua empresa vão ajudar a fabricar.

Você não deve incluir informações sobre as conquistas da empresa em sua proposta comercial. É preciso evitar longas histórias sobre como tudo começou. É improvável que um consumidor potencial esteja interessado nisso.

Ao redigir uma proposta, você deve evitar aspectos técnicos e não utilizar termos científicos. As informações devem ser transmitidas em linguagem simples e compreensível para o comprador.

Vale a pena utilizar argumentos claros e compreensíveis que realmente ajudem o cliente a confirmar sua decisão de compra do produto.

Você não deve tornar sua oferta comercial muito extensa. Deve ser curto, nítido e claro. É improvável que um cliente em potencial queira ler documentos de várias páginas; tamanha abundância de informações pode simplesmente assustá-lo.

É muito importante que a proposta seja apresentada com qualidade. Vale a pena recorrer aos serviços de um designer profissional. Belo design pode atrair a atenção dos consumidores.

Como argumento você pode usar:

1. Avaliações de outros clientes. Esta evidência pode ser considerada talvez a mais valiosa. Principalmente se esse cliente for bastante famoso e respeitado. É muito importante que a resposta do comprador tenha o mesmo significado que a própria oferta comercial. Ou seja, é importante que esses dois textos dêem ao leitor a compreensão de que a empresa é realmente eficaz em determinada área.
2. Conte-nos sobre sua história de sucesso. Definitivamente, você precisa colocar sua própria empresa ou você mesmo no centro da história. Esta deve ser uma história de venda que realmente interesse o comprador e o incentive a realizar algum tipo de ação ativa.

Vale entender que uma proposta comercial deve ser de venda e seu autor atua como vendedor. É muito importante se colocar no lugar do vendedor para entender com a maior precisão possível o que o comprador espera do produto ou serviço. Você precisa usar o raciocínio correto e construir comunicação com o cliente. Só assim uma proposta comercial produzirá realmente um resultado positivo.

Como aumentar a legibilidade de uma proposta comercial

Você pode aumentar a legibilidade da sua proposta comercial das seguintes maneiras:

• Divida as informações em parágrafos, não faça delas telas.
• Usando subtítulos.
• Utilização de diversos elementos gráficos, incluindo ilustrações e listas com marcadores.
• Usando uma fonte serifada na impressão.
• Utilizar diferentes estilos de texto (usar itálico, negrito ou sublinhado para destacar as informações necessárias).

Mais algumas regras (exemplo de redação)

Título. É esta parte da proposta comercial que mais interessa ao consumidor; se lhe interessar, é mais provável que o potencial cliente leia toda a informação até ao fim. Vale a pena avaliar como as palavras “novo” e “grátis” afetarão o comprador. Em alguns casos, podem alienar o cliente.

Você não deve usar um grande número de negativas ou informações generalizadas. A fonte do texto deve ser a mesma. Está comprovado que quase um terço dos leitores presta atenção às citações e informações entre aspas. O título não deve ser sucinto ou informativo.

Texto principal. Nessa parte do discurso de vendas é muito importante que o leitor não perca o interesse. É melhor encaixar as informações em um pequeno parágrafo. E então preste atenção a detalhes específicos. Vale destacar as vantagens do produto; não deixe de se dirigir ao leitor como “você”. Compilação de longas e frases complexas pode assustar você. Não é aconselhável usar termos profissionais.

Vale a pena falar do produto no presente, indicando seu preço. É necessário fornecer argumentos ao cliente - resultados de pesquisas, pesquisas e talvez incluir uma das avaliações do consumidor. É indesejável usar superlativos e comparações. Especificidade e clareza são as principais condições para a elaboração de uma boa proposta comercial.

Erros cometidos na elaboração

Elogios não naturais do cliente.

Não há necessidade de usar modelos e frases stock que apenas alienarão um cliente potencial.

Usando comentários críticos em relação ao destinatário.

Não há absolutamente nenhuma necessidade de fazer isso, mesmo que o objetivo da empresa seja ajudar um potencial consumidor. Isto pode causar extremo emoções negativas na casa do cliente. É melhor usar cenouras e paus - primeiro destaque as vantagens e só depois aponte as pequenas deficiências.

Excesso de oferta informações gerais sobre o cliente.

Intimidação do cliente ou as chamadas “histórias de terror”.

Em hipótese alguma você deve assustar o consumidor ou dizer-lhe que sem a sua ajuda algo terrível pode acontecer. Sem negatividade ou estereótipos. Vale destacar as vantagens da utilização do produto, comparando-o casualmente com o que temos hoje (use as palavras: mais conveniente, mais rentável, mais eficaz), fornecendo apenas informações específicas.

Enviando uma proposta de uma vez um grande número pessoas.

Informações não personalizadas causarão menos interesse entre potenciais compradores. O retorno dessas ofertas será mínimo. Não há necessidade de tentar atingir um grande público de uma só vez. É melhor destacar o setor que tem maior probabilidade de produzir excelentes resultados. É importante redigir uma proposta comercial de forma que o leitor sinta que está sendo falado em particular. Pode ser usado Informações adicionais, o que indicará que a comunicação está sendo realizada especificamente com este cliente. Vale a pena usar informações sobre comunicações anteriores, se é que houve.

Incompreensão do conceito de carta “longa”.

Muitos têm certeza de que o cliente não está interessado em grandes quantidades de informações. No entanto, você deve entender que o leitor considerará longa qualquer carta chata e completamente desinteressante. O tamanho de uma oferta comercial cativante e verdadeiramente interessante não assustará o consumidor, pois ele lerá todas as informações disponíveis de uma só vez.

Não é à toa que muitas vezes as pessoas podem considerar os curtas-metragens chatos e prolongados, e considerar um filme de 3 horas o mais emocionante, sem mencionar sua duração. Este também é o caso obras de arte, notícias, livros, cartas. O leitor não perceberá negativamente 5 folhas de proposta comercial se elas forem verdadeiramente informativas e cativantes.

A primeira prioridade é colocar a frase em conformidade com as regras gramaticais.

Essa atitude em relação à escrita de textos pode se desenvolver a partir da escola, onde o principal fator era o componente gramatical. Na vida tudo é completamente diferente. É muito mais importante que o leitor entenda o que está escrito. É necessário que as informações sejam lidas e percebidas pelo cliente de maneira fácil e informal. Vale a pena construir a oferta de forma que se assemelhe a uma comunicação real entre o vendedor e o comprador. Aqui será bastante aceitável usar fragmentos de frases e frases, às vezes até desejáveis.

Dê ao cliente um motivo para não analisar sua proposta comercial.

Não se deve presumir ingenuamente que o leitor ficará extremamente interessado em informações sobre sua empresa, principalmente sobre sua história. Isso não é verdade. Para potencial comprador isso é o menos interessante. É preciso chamar sua atenção com algum tipo de provocação, uma afirmação inusitada - enfim, tudo que o desequilibre e o obrigue a ler a proposta comercial até o fim. Vale a pena considerar o fato de que manter os juros não é menos aspecto importante. Você precisa se concentrar no que pode motivar uma pessoa. Na maioria das vezes, as necessidades aparecem devido a algum medo, desejo de se tornar individual, sentimento de culpa, desejo de se tornar bonito ou saudável. É nesse sentido que vale a pena considerar o problema e dedicar-lhe uma proposta comercial. E então mostrar que o produto proposto pode satisfazer todas as necessidades.

É improvável que o cliente seja receptivo à sua oferta comercial. É imperativo respaldar as informações com evidências muito específicas. Vale trazer os argumentos mais claros. Essa abordagem pode convencer o leitor a comprar o produto ou cooperar.

Verificando a oferta comercial

Existem alguns bonitos maneiras simples, o que o ajudará a compreender o impacto que a oferta terá no destinatário.

• A chamada verificação de “verificação rápida”. Para fazer isso, basta olhar o documento. É importante entender quais partes do texto se destacam de tal forma que você realmente deseja lê-las. São títulos, logotipos, destaques de texto, fotografias. Se as informações ali utilizadas puderam ajudar a criar uma imagem holística da essência da proposta comercial, então tudo foi feito corretamente.
• Verifique a compreensão. É importante encontrar entre seus amigos e conhecidos uma pessoa que se enquadre público-alvo sua proposta. Se, após a primeira leitura, ele captou todas as ideias principais do documento e viu as vantagens do produto apresentado, podemos concluir que a proposta foi elaborada corretamente.
• Verificação do dedo. Vale tentar ler o texto sem palavras sobre o produto como “melhor”, “único”. Se a frase for interessante de ler e nesta forma, então tudo foi feito corretamente. É muito importante que todos os discursos elogiosos sobre a sua empresa sejam respaldados por dados, avaliações, histórias e certificados precisos.

Exemplos/amostras de propostas comerciais

Existem muitos exemplos e amostras de propostas comerciais que podem ser fornecidas. Eles são todos bons à sua maneira. Vou mostrar alguns dos mais bem-sucedidos, na minha opinião, desenvolvidos por Denis Kaplunov.

O objetivo principal de uma carta de apresentação:

1. Apresentar brevemente o conteúdo do CP e incentivar o destinatário a ler o documento com mais detalhes.
2. Não sobrecarregue a oferta comercial com informações introdutórias e de boas-vindas desnecessárias.

A carta de apresentação pode incluir:

• catálogos de produtos;
• preços de serviços;
• calendário de eventos oficiais da empresa, etc.

A carta de apresentação é muito importante se a empresa estiver envolvida no envio “frio” de propostas.

Via de regra, ninguém abre os arquivos anexados nessas cartas, mas os exclui imediatamente. Uma joint venture bem escrita deve encorajar o destinatário a prestar um pouco de atenção à sua proposta. O destinatário deve estar disposto a dedicar alguns minutos para se familiarizar com o material enviado.

Também é errado recusar a constituição de uma joint venture, se um acordo verbal foi alcançado com o destinatário da oferta por telefone ou durante uma reunião pessoal. Lembre-se que algumas horas após negociações bem-sucedidas, o potencial cliente pode esquecer a essência dessas negociações, ou pode esquecer completamente essa conversa. Ele estará ocupado com outros assuntos e preocupações e simplesmente não prestará atenção a uma carta recebida sem uma carta de apresentação.

Essa carta se perderá em dezenas de outras cartas. Mesmo um lembrete pessoalmente ou por telefone nem sempre produz resultados.

É a carta de apresentação que deve evitar que a sua proposta se perca e incentivar um potencial parceiro a conhecê-la o mais rapidamente possível.

Como escrever corretamente?

Como redigir este documento? A carta de apresentação pode ser escrita em qualquer formato, mas existem requisitos gerais no conteúdo, assim:

1. Apelo.É melhor começar uma carta com uma saudação a uma pessoa específica. Isto não criará a aparência de uma correspondência em massa. Após a saudação, apresente-se.
2. Apresentação da empresa. Conte-nos brevemente sobre sua empresa. Liste suas qualidades (15 anos de mercado, ampla experiência, etc.).
3. Serviços. Apresente os serviços ou produtos da empresa.
4. Vantagens. Diga-nos por que seus serviços são melhores que os de seus concorrentes. Vantagens da cooperação e condições especiais.
5. Fim. A carta de apresentação termina com a assinatura educada do remetente: “Com respeito, ... (cargo, nome da empresa e nome completo do remetente).”

Uma descrição dos benefícios e vantagens é a base de toda a carta de apresentação. Preste a máxima atenção a esta seção. Interessar um potencial parceiro com condições favoráveis ​​é passo importante para a possibilidade de maior cooperação.

Texto de exemplo

Abaixo está um exemplo de carta necessária antes de enviar uma oferta especial:

Boa tarde, querido ______________________!
Bem-vindo à empresa LLC _________________, Moscou - representante exclusivo de _________________________________________________________ na Rússia. Nós oferecemos a você condições favoráveis cooperação.
Oferecemos:

• produtos da mais alta qualidade;
• melhores preços;
• descontos e diferimentos;
• entrega imediata.

Nos anexos encontrará a tabela de preços, apresentação dos produtos e condições detalhadas para trabalhar com a nossa empresa.
Para qualquer dúvida, ligue para: _________________.
Atenciosamente, gerente regional da LLC _________________

Quando e como é enviado?

Uma proposta comercial com carta de apresentação pode ser enviada em nome de toda a empresa, ou de divisões, departamentos ou colaboradores específicos. Eles podem ser enviados para uma pessoa específica ou para um grupo de destinatários.

Se você estiver enviando uma carta de apresentação de uma proposta comercial por correio normal, é aconselhável imprimi-la em papel timbrado da organização.

Também é necessário observar alguns pontos ao redigir uma joint venture:

1. Objetividade. Escreva informações apenas sobre o caso e especificamente sobre sua proposta. Não há necessidade de escrever verdades bem conhecidas (“Londres é a capital da Grã-Bretanha”) ou “derramar água” (“Os dias quentes e ensolarados de Maio inspiram-nos a novos feitos laborais”).
2. Brevidade. As pessoas têm preguiça de ler textos longos. Quanto mais curta for a sua carta de apresentação, maior será a probabilidade de ela ser lida. Tente explicar tudo informações importantes(beneficiar da cooperação com você) da forma mais concisa.
3. Não use a frase “proposta comercial” em nenhum lugar da carta. Esta frase está ligada nível psicológico assusta. Tente usar palavras diferentes. E coloque mais ênfase nos benefícios da cooperação com você.
4. Simplicidade e clareza. Não há necessidade de se deixar levar pelo gênero epistolar e acumular sua carta de apresentação com termos profissionais e linguagem profissional. Mantenha a simplicidade. O destinatário terá a sensação de que estão sendo dirigidos especificamente a ele.
5. Inspiração para ação. Indique o que o destinatário deve fazer caso esteja interessado na oferta: visualizar o arquivo anexo, visitar o site, ligar para o número indicado, etc. Nem sempre é claro para os potenciais clientes o que precisa ser feito para iniciar a cooperação. Deixar o procedimento claro aumentará a probabilidade de resposta dos clientes.

Conclusão

Uma carta de apresentação é uma parte importante de qualquer proposta de cooperação encaminhada. O número de revisões da sua proposta dependerá de quão bem ela foi compilada.

Espécies cartas comerciais pode ser diferente: proposta, solicitação, solicitação e resposta a uma solicitação. O artigo descreve como escrever cartas comerciais de todos os tipos listados e fornece exemplos de cartas comerciais.

Com o artigo você aprenderá:

EM atividades comerciais a mensagem enviada por um vendedor a um comprador com uma oferta de bens ou serviços e a intenção de concluir uma transação indicando suas condições específicas é chamada de oferta comercial.

Como escrever uma carta de oferta comercial

De acordo com o padrão geralmente aceito, uma carta sobre uma proposta comercial de cooperação é redigida em papel timbrado da empresa.

Os detalhes necessários para uma mensagem comercial incluem:

• nome da empresa;
• informações de referência sobre a empresa;
• código empresarial;
• PSRN pessoa jurídica;
• DCI do contribuinte;
• data de criação da carta;
• número de registro do item;
• destino;
• cabeçalho de carta comercial;
• assinatura;
• marca sobre o artista.

Uma carta comercial pode ser enviada a um destinatário específico ou a vários ao mesmo tempo. Algumas empresas usam o envio em massa dessas cartas para o maior número possível de destinatários.

Como escrever uma carta de solicitação

As cartas de solicitação são escritas para garantir que o destinatário execute as ações exigidas pelo autor da mensagem. Numa situação simples não há necessidade de declarar informação complexa, apresente argumentos, convença o destinatário. Então carta de solicitaçãoÉ melhor começar diretamente com a própria declaração do pedido.

Por exemplo:

Solicitamos que envie um plano de calendário para a realização de seminários para o 1º semestre de 2018.

Solicitação - carta rogatória, que é elaborada para obter informações oficiais (documentos, materiais, informações).

Compare os textos das duas cartas.

Carta de solicitação:

Carta de solicitação:

Estrutura do texto da carta

O texto da carta de solicitação é composto por duas partes: justificativa (exposição dos motivos da solicitação) e conclusão (solicitação).

Ao contrário de uma solicitação, uma solicitação pode ter uma estrutura diferente. Essa carta pode consistir em:

Uma pedaço. Por exemplo:

Pedimos que considere a possibilidade de fornecer frutas cítricas no primeiro trimestre de 2018 e caso a decisão seja positiva, envie-nos uma oferta.

O pedido é composto por uma parte, visto que a situação não carece de justificação.

Duas partes. Por exemplo:

Devido a reforma superfície da estrada na rua Molodtsova, na área das casas 15 a 27 durante o período de 15 a 20 de maio de 2018, certifique-se de que o tráfego na área especificada seja interrompido à noite.

Se o texto do pedido for composto por duas partes, deve primeiro indicar os motivos da redacção da mensagem e depois o pedido.

Três partes. Por exemplo:

De acordo com o contrato de 12/02/2017 nº 22/56, sua empresa assumiu a obrigação de fornecer racks metálicos móveis para equipamentos de armazenamento de arquivo em quantidades iguais nos meses de setembro, outubro e novembro de 2017. Porém, você atrasou a entrega do último lote de equipamentos há duas semanas sem explicação dos motivos do atraso.

O atraso na entrega do último lote de estantes compromete o comissionamento dos arquivos no prazo estabelecido em contrato governamental. Solicitamos que tomem providências para envio do último lote de racks no valor de 40 peças. até 10 de março de 2018

A justificativa para pedidos ou solicitações pode ser uma referência à legislação ou outros regulamentos ato jurídico, uma declaração de fatos ou eventos.

Regras para escrever cartas

As cartas rogatórias e as cartas rogatórias são redigidas em papel timbrado.

Ao emitir estes tipos de mensagens, são utilizados os seguintes detalhes:

1. destino;
2. título do texto (se o texto da carta tiver mais de 4 a 5 linhas);
3. assinatura;
4. marca sobre o artista.

No processo de preparação da mensagem, eles passam por aprovação. As marcas de aprovação (vistos) são colocadas em uma cópia da carta. Uma cópia permanece com a organização - o autor cartas. As marcas estão localizadas no verso do original se a mensagem for enviada por fax ou e-mail. Se existe um sistema gerenciamento eletrônico de documentos, as marcas são registradas nele.

Informações adicionais sobre a classificação das cartas comerciais podem ser encontradas no artigo “Cartas de Caráter Informativo”.

Como são feitas as solicitações comerciais

Um tipo especial de carta de solicitação é uma carta de solicitação de proposta comercial. Este é um apelo do comprador ao vendedor com uma solicitação:

• fornecer informações sobre o produto (obras, serviços);
• apresentar proposta de fornecimento de bens (execução de obra, prestação de serviços).

As consultas comerciais são utilizadas antes da celebração de um contrato.

O texto de uma solicitação comercial geralmente indica:

1. nome dos bens (serviços);
2. as condições em que o autor da carta gostaria de recebê-las;
3. quantidade e/ou qualidade;
4. prazo de entrega de bens ou prestação de serviços;
5. preço;
6. outras informações.

As seguintes expressões são usadas em uma solicitação comercial:

Por favor informe-nos sobre a possibilidade de entrega...

Por favor, faça uma oferta de suprimentos...

Por favor informe-nos informações detalhadasÓ…

Exemplo de uma solicitação completa:

Por favor, informe-nos sobre a possibilidade de fornecer scanners de mesa modelos SKAN-200 e SKAN-320 em quantidades de 2 e 3 unidades. respectivamente, durante o mês de março de 2018, bem como informar as condições de pagamento e entrega.

O que significa este esquema de apresentação de propostas? Você tem uma certa base endereços postais clientes potenciais. Você não quer ligar para eles, mas apenas enviar uma oferta comercial para esse banco de dados e obter resultados.

A eficácia deste método, é claro, é várias vezes menor do que com uma chamada. Mas ele tem direito à vida. E para obter resultados, recomendo trabalhar aqui de acordo com o seguinte algoritmo.

• Primeiramente, use serviços especiais para enviar cartas, por exemplo, Unisender, MailChimp, GetResponse. Para que? Porque neste caso você saberá pelo menos as seguintes estatísticas: quantas de suas cartas foram entregues, quantas foram abertas, quantas pessoas seguiram os links das cartas.

Assim você saberá pelo menos se suas cartas chegaram e se foram abertas. Caso contrário, você os enviará para a completa obscuridade.

• Em segundo lugar, não há necessidade de enviar uma carta para todo o banco de dados de vários milhares de endereços de uma só vez. Por que? Existem vários motivos:

• Primeiro: O próprio serviço de e-mail não permitirá que você faça isso (ou sua tentativa de enviar spam para alguns milhares de endereços levantará questões desnecessárias para você e bloqueará sua conta até que sejam resolvidas).
• Segundo: Ao enviar tal correspondência, o assunto da carta, o próprio texto e outras pequenas coisas desempenham um papel importante, e se você não acertar na primeira vez, todo o trabalho será em vão, já que um público de milhares simplesmente não vai abrir sua carta

Então faça isso:

• Adicione endereços ao serviço de correspondência em pequenos lotes - várias dezenas.
• Envie cartas diferentes para cada lote (pelo menos com versões diferentes linhas de assunto) e avaliar os resultados. Você receberá estatísticas objetivas 1 a 2 dias após o envio. Bem, isso é ideal)

Como resultado dessa abordagem, você encontrará empiricamente a linha de assunto do email que fornece o número máximo de aberturas. Corrija-o e trabalhe mais com ele.

• Em terceiro lugar, A proposta comercial em si não precisa ser enviada em anexo. Faça upload para a nuvem e forneça um link por e-mail. Neste caso, a carta deve conter texto de acompanhamento. Que tipo de texto é esse?

Este é um pequeno resumo das principais “guloseimas” da sua oferta comercial, que desperta o interesse do cliente e o incentiva a abrir um link ou fazer contato.

• Em quarto lugar, Preste muita atenção ao assunto da carta. Em nenhum caso você deve escrever “Proposta comercial”, “Potencial parceiro” e assim por diante. A linha de assunto da carta deve ser clara e atraente, para que ao ler a carta você queira abri-la. Portanto, use as seguintes técnicas:

• Coloque qualquer título daqueles que sugerimos no assunto da carta, teste e escolha melhor opção
• Use este ótimo truque, que nos dá quase 80% de aberturas de e-mail ao enviar CP: Componha a linha de assunto de sua carta usando a seguinte fórmula:

Pergunta sobre<род деятельности компании>.

Por exemplo, estes podem ser os seguintes tópicos de e-mail: “Pergunta sobre design de interiores”, “Pergunta sobre o fornecimento de vegetais para a loja”, “Pergunta sobre compra acessórios para móveis" e assim por diante.

Além disso, adicione “Re:” antes do assunto - a taxa de abertura aumenta muito.

• Em quinto lugar, assine sempre a carta, deixe seus contatos reais e envie cartas de um endereço real que o cliente possa responder.
• Sim, Não abandone seu cliente após a primeira carta. Após 4 a 5 dias, envie-lhe um lembrete sobre sua proposta, pergunte se ele a considerou, se uma decisão foi tomada, se há alguma dúvida.

Mas é melhor fazer isso de forma ainda mais eficiente - lançar após a primeira carta