Neste artigo, veremos como preencher corretamente um livro caixa usando o formulário KO-4 usando um exemplo específico. Além disso, você pode baixar seu formulário e amostra de preenchimento em Word.
As empresas, independentemente da sua forma jurídica e sistema tributário, são obrigadas a refletir as informações sobre os fluxos de caixa no livro caixa.
Você pode preparar gratuitamente um livro e outros documentos obrigatórios para transações em dinheiro usando um serviço online especial:
Preparar documentos de dinheiro
O que é um livro caixa?
O objetivo do livro caixa é refletir o recebimento de dinheiro dentro e fora da caixa registradora. Este documento de disciplina de caixa possui um formulário unificado nº KO-4. Goskomstat aprovou-o em 18 de agosto de 1998 pela Resolução nº 88 (doravante denominada Resolução nº 88).
Vejamos como é o livro caixa:
O Banco Central permite que seja mantido tanto em papel quanto em formato eletrônico (cláusula 4.7 da instrução do Banco Central da Federação Russa de 11 de março de 2014 nº 3210-U).
Registro de livro caixa em papel
As regras para manter um livro caixa são determinadas pela Resolução nº 88 e pelas Instruções do Banco Central da Federação Russa datadas de 11 de março de 2014 nº 3210-U (doravante denominadas Instruções).
As páginas do livro deverão ser numeradas e amarradas, e depois impressas na última página. No preenchimento manual do formulário, os lançamentos das transações são feitos em duas vias, em papel carbono.
As regras prevêem uma série de ações que o caixa deve realizar diariamente ao final do expediente:
- Resuma as transações do dia;
- Calcule o dinheiro restante na caixa registradora no início do dia seguinte;
- Envie o relatório do caixa, recibos e ordens de débito (PKO e RKO) para o departamento de contabilidade.
Na manutenção do livro caixa no computador, todas as suas folhas devem ser impressas no final do dia e endossadas.
O departamento de contabilidade, ao receber KO-4 do caixa, deve verificar os lançamentos efetuados e o número de PKO e RKO. Em seguida, o contador responsável assina o livro.
As correções podem ser feitas em livro caixa compilado em papel. Eles são inseridos apenas riscando os dados incorretos e escrevendo os dados corretos sobre eles. Rasuras não são permitidas. Todas as correções devem ser certificadas pelo caixa e pelo contador-chefe.
Manutenção de um livro caixa em formato eletrônico
O KO-4 é preenchido eletronicamente da mesma forma que um formulário em papel. O caixa, ao término da jornada de trabalho, reporta-se ao departamento de contabilidade e fecha o livro na mesma ordem.
As diferenças no procedimento de manutenção surgem em termos de garantia da segurança dos dados. Alterações não autorizadas neles não devem ser permitidas. Portanto, o KO-4 eletrônico é certificado com assinatura eletrônica.
Uma vez assinado o livro com tal assinatura, não será mais possível fazer correções no mesmo.
Preenchendo o livro caixa: amostra
Vejamos um exemplo específico de como preencher corretamente um livro caixa:
Manter um livro caixa quando houver várias caixas registradoras ou divisões separadas
Se uma empresa possui várias caixas registradoras, o KO-4 deve ser mantido na principal.
Neste caso, os rendimentos em dinheiro são capitalizados da seguinte forma. Durante o dia, os caixas operacionais refletem o fluxo de caixa em suas caixas registradoras. À noite, todos os caixas transferem dinheiro para o principal. Os principais funcionários da caixa registradora indicam os valores em KO-4 com base no PKO (formulário nº KO-1). Esses funcionários do PKO dos caixas operacionais elaboram relatórios de encerramento de turnos de acordo com os relatórios gerados pelo próprio CCP.
Para verificar o correto reflexo dos recebimentos e saques de valores no KO-4, é necessário observar o giro da conta 50 “Dinheiro”.
Divisões separadas, filiais da empresa ou seus escritórios de representação refletem os fluxos de caixa em seus livros caixa. Paralelamente, transferem cópias de suas planilhas para a sede de acordo com as regras estabelecidas pela empresa.
Ao determinar os prazos para transferência de cópias do KO-4 para a organização-mãe, leve em consideração os prazos para elaboração das demonstrações contábeis (financeiras) das organizações. Você pode compilá-lo usando um serviço especial da empresa BukhSoft:
Preparar demonstrações financeiras
Notemos a ambiguidade da prática judicial sobre a questão da necessidade de utilização de livro caixa separado por divisões distintas, sucursais de empresas ou seus escritórios de representação. Alguns tribunais acreditam que deveriam conduzir seu próprio KO-4 (post. Décimo Terceiro AAS datado de 19 de março de 2013, nº A56-59643/2012).
Outros indicam que o KO-4 deve ser mantido apenas pela sede, filiais da empresa e seus escritórios de representação (resoluções da Segunda AAS de 25 de dezembro de 2012 nº A28-6462/2012, Décima Terceira AAS de 10 de dezembro de 2012 nº .A56-39499/2012).
No segundo caso, existe a possibilidade de reclamações dos fiscais. Podem considerar ilegal o não preenchimento do livro caixa e tentar responsabilizar a empresa nos termos do artigo 15.1 do Código Administrativo.
A norma prevê penalidades para a empresa no valor de 40 a 50 mil rublos. e para seus funcionários no valor de 4 a 5 mil rublos.
Qualquer organização é obrigada a realizar livro caixa (formulário N KO-4), se ele recebe ou gasta dinheiro. O livro caixa é mantido por um caixa ou outro funcionário cujas responsabilidades profissionais incluem a realização de transações em dinheiro. O controle sobre a manutenção do livro caixa é atribuído ao contador-chefe (na sua ausência, ao gerente).
Registro do livro caixa
O livro caixa pode ser mantido de três maneiras: manualmente, no computador ou eletronicamente.
O livro caixa é preenchido à mão
Antes de começar a trabalhar com o livro caixa, suas folhas devem ser numeradas e atadas. O número de folhas está indicado na última página do livro caixa e é certificado pelas assinaturas do contador-chefe e do chefe da organização e pelo selo da organização.
As inscrições no livro devem ser feitas a tinta ou caneta esferográfica.
Cada folha do livro consiste em duas partes idênticas (cópias):
o primeiro fica sempre no livro;
o segundo é destacável.
O algoritmo de preenchimento do livro caixa é o seguinte:
1. No início do turno, o caixa, ou seja, o funcionário cujas responsabilidades profissionais incluem a realização de transações em dinheiro:
ao longo da linha pontilhada (linha de corte), dobra a parte destacável da folha sob a primeira e coloca papel carbono entre elas;
indica a data e o valor do saldo de caixa no início do dia, que é sempre igual ao saldo no final do dia útil anterior em que foram realizadas as transações em dinheiro.
2. Durante o dia, o caixa faz lançamentos linha por linha no livro caixa sobre cada ordem de recebimento e despesa (PKO) e ordem de saída de dinheiro (RKO), emitida para dinheiro recebido e emitido, respectivamente.
A linha “Transferência” do livro caixa com o valor total de dinheiro recebido e emitido até este ponto é preenchida:
ou no final do turno;
ou quando uma página da folha não era suficiente para os registros do turno.
Caso uma folha do livro não seja suficiente para todos os lançamentos do turno, os lançamentos são feitos na folha seguinte, em que a mesma data está indicada na linha “Dinheiro por”.
3. Ao final do turno, o caixa:
calcula e indica no livro caixa o valor total de dinheiro recebido e emitido (giro de caixa) e o saldo de caixa no final do dia. Neste caso, o valor destinado ao pagamento dos salários conforme folha de pagamento ou folha de pagamento é indicado adicionalmente na linha “incluindo salários, prestações sociais e bolsas”;
coloca sua assinatura no livro caixa e indica seu sobrenome e iniciais.
4. Depois disso, o caixa entrega o livro caixa junto com o PKO e o RKO recebidos no dia ao contador ou contador-chefe.
5. O contador, após verificar os lançamentos no livro caixa com os dados do PKO e RKO:
indica no livro caixa por extenso o número total de recebimentos de dinheiro recebidos e o número total de recebimentos de dinheiro recebidos e sinais;
devolve o livro ao caixa, guardando o PKO, o RKO e a parte destacável da folha do livro caixa.
Além disso, se nenhuma transação em dinheiro tiver sido realizada durante o dia útil, nenhum lançamento será feito no livro caixa.
O livro caixa é preenchido no computador
Neste caso, o livro caixa pode ser mantido em um programa de contabilidade (por exemplo, 1C) ou em outro programa de computador conveniente.
Os lançamentos nesse livro caixa são feitos da mesma forma que no preenchimento manual de um livro caixa.
Ao final de cada jornada de trabalho, o caixa imprime e assina 2 vias da folha do livro caixa, que leva ao contador junto com o PKO e RKO emitidos para o dia. A conciliação dos dados do livro caixa com os dados PKO e RKO é realizada da mesma forma que no preenchimento manual do livro caixa.
Pelo menos uma vez por ano, as folhas impressas do livro caixa devem ser costuradas, indicando seu número total no verso da última página. Em seguida, o chefe da organização coloca sua assinatura nesta página e afixa o selo da organização.
O livro caixa é mantido eletronicamente
Neste caso, o livro caixa é elaborado através de meios técnicos que garantem a sua proteção contra acessos não autorizados, distorções e perdas de informação, e é assinado com assinatura eletrónica.
Período de armazenamento do livro caixa
Documentos e livros de caixa, diários contábeis PKO e RKO, documentos bancários, talões de cheques bancários, relatórios antecipados, documentos de auditoria de caixa devem ser armazenados na organização por cinco anos.
Após o término do período de armazenamento da documentação, ela deverá ser destruída.
Responsabilidade administrativa
Caso a organização não mantenha livro caixa ou os lançamentos nele não sejam efetuados ou sejam efetuados intempestivamente, será aplicada multa:
- para seu gerente no valor de 4.000 a 5.000 rublos.
para organização no valor de 40.000 a 50.000 rublos;
Ainda tem dúvidas sobre contabilidade e impostos? Pergunte a eles no fórum de contabilidade.
Livro caixa: detalhes para um contador
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- O procedimento para processamento de transações em dinheiro e emissão de fundos para relatórios foi alterado
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Documentos de dinheiro em papel. Livro caixa. O dinheiro recebido e emitido na caixa registradora deve ser registrado no livro caixa (f. 0310004). Lançamentos nele... A Instrução nº 4416-U prevê a manutenção de livro caixa não só pelo caixa, mas também... refletido no livro caixa (f. 0310004), e certifica os lançamentos no livro caixa (f. 0310004...
- Novo procedimento para transações em dinheiro e emissão de dinheiro por conta
Ser certificado com assinatura eletrônica. Os lançamentos no livro caixa relativos a alterações poderão... . Anteriormente, o caixa verificava os dados do livro caixa com os documentos de caixa, exibia o valor... e o saldo dos fundos no livro caixa. Registro de entrada e saída de dinheiro...
O registro e a manutenção de um livro caixa podem ser necessários para diferentes entidades empresariais - tanto para empreendedores individuais quanto para organizações. Se esta última for escolhida entre as duas formas disponíveis de manutenção de um livro - eletrônico e em papel - então você precisa conhecer as regras básicas para preenchê-lo e desenhá-lo.
O livro caixa é um documento importante que trata do recebimento de dinheiro em seu trabalho. Ao conduzi-lo, você deve se guiar pelas seguintes regras básicas:
- O livro é iniciado e utilizado nas atividades da empresa para um ano civil .
- A escrituração contábil é realizada contador-chefe , ou a pessoa que o substitui (na maioria das vezes este é o caixa) .
- Uma organização pode manter apenas um livro caixa - independentemente de quantos tipos de atividades e sistemas tributários são utilizados nele. Uma exceção é a situação das subsidiárias - estas mantêm um livro próprio separado, cuja cópia das folhas é transferida para a sede da empresa no final do ano.
- O livro caixa exibe todas as operações da empresa - tanto de entrada quanto de saída. A base para entrada de dados é PKO e RKO (ordens de recebimento e despesas em dinheiro, respectivamente).
- Se em um determinado dia nenhuma transação foi realizada na empresa, então a página do livro permanece em branco .
- Existem duas formas de manter um livro caixa - eletrônico e papel . As regras de preenchimento dependem diretamente do formulário escolhido.
- Os dados são inseridos no livro a partir de imediatamente após o efetivo recebimento ou gasto de fundos.
- O livro caixa tem autorização legal formulário KO-4 .
- Ao final de cada dia em que foram realizadas transações, todos os dados inseridos no livro são comparados com os indicadores de ordens de pagamento. Depois é exibido o último, que é comparado com a quantidade de dinheiro na caixa registradora.
As regras listadas referem-se mais a questões organizacionais relacionadas à manutenção de um livro. A seguir, vale considerar com mais detalhes o procedimento para seu registro.
Na manutenção do livro caixa em formato eletrônico, todos os dados são inseridos no computador, não havendo necessidade de impressão do livro no final do período de reporte; Não há dificuldades particulares no preenchimento de tal livro, por isso vale a pena considerar a versão em papel com mais detalhes.
Existem duas maneiras de manter um livro caixa neste formato:
1. Compre um livro pronto (por exemplo, impresso em uma gráfica). Um livro padrão desse tipo é feito em forma de revista e geralmente tem 50 ou 100 folhas.
Se um livro não for suficiente para o ano civil atual, você precisará criar um novo e continuar registrando as transações nele. Neste caso, na página de rosto do novo livro é necessário indicar o período de tempo durante o qual as transações são registradas no livro. Após o final do ano, você precisa começar um novo livro, mesmo que ainda haja folhas no antigo.
Todas as planilhas do diário são divididas em dois tipos:
- folha solta - preenchida com caneta esferográfica;
- os documentos destacáveis são mantidos como cópias carbono, ou seja, duplicam integralmente as informações inseridas na folha solta.
Ambos os tipos de planilhas devem ter a mesma numeração e conter dados idênticos. Após o preenchimento, a folha solta permanece no livro, e a folha destacável é entregue ao departamento de contabilidade pelo caixa. Esta ficha é dele e deve ser apresentada juntamente com outros documentos: PKO, RKO, extratos de pagamento, etc.
2. São elaboradas fichas eletrônicas do livro, em seguida impressas e preenchidas pelo responsável. Essas fichas podem ser preenchidas manualmente ou no computador (neste último caso, são impressas após o preenchimento).
A numeração das folhas é contínua; são numeradas desde o início do ano em ordem crescente. É ainda necessário indicar o número total de folhas de cada mês e o valor total anual.
Correções no livro caixa
Independentemente do método de conservação do livro, não são permitidos borrões ou correções. Caso tenha ocorrido um erro no preenchimento do livro, há duas maneiras de fazer alterações:
- Caso o erro não afete o valor final dos saldos de caixa, o valor incorreto é riscado com uma linha e os dados corretos são colocados acima ou abaixo dele. A correção efetuada é certificada pelas assinaturas dos responsáveis - o caixa e o contador-chefe.
- Se, por erro, ocorrer alteração no reflexo dos valores do saldo, é necessário cancelar totalmente a página e elaborar novas folhas de caixa, com os dados corretos inseridos. Folhas erradas estão riscadas.
Neste último caso, o autor do erro (caixa) elabora um relatório dirigido ao contador-chefe ou diretor. Em seguida, é nomeada uma comissão especial, responsável por fazer as correções no livro caixa. Após a realização dos ajustes, o caixa elabora o certificado correspondente indicando os erros cometidos e as correções efetuadas.
Ao alterar os dados do livro caixa, é necessário cumprir rigorosamente todos os requisitos estabelecidos. Caso contrário, durante a auditoria, os fiscais poderão descobrir infrações existentes e multar a empresa. No entanto, deve-se levar em consideração que o direito à multa só existe no caso em que a infração detectada e a data da fiscalização tenham diferença horária não superior a dois meses.
Título e páginas soltas do livro caixa
A página de título do livro caixa, como a maioria dos outros documentos, contém informações sobre a entidade empresarial. Deve indicar:
- Empresas OKPO;
- sobrenome e iniciais do empresário individual;
- o ano ou período de conservação do livro;
- nome da unidade estrutural (se o livro for mantido em subsidiária).
Quanto à folha solta, é um documento com colunas estritamente designadas, em cada uma das quais são inseridas as informações relevantes. A folha de inserção indica os saldos de caixa no início do dia e os dados das ordens de pagamento: seus números e valores de receitas ou despesas. Além disso, o valor deve ser inserido na forma de números inteiros - em rublos sem copeques. A seguir, é calculado o valor total das transações realizadas e o total no final do dia.
Exemplo de preenchimento de um livro caixa
Para entender melhor como manter adequadamente um livro caixa, você deve se familiarizar com um exemplo de sua gestão.
Uma amostra de preenchimento do livro caixa pode ser baixada gratuitamente no link: .
Como costurar um livro caixa?
Na manutenção de um livro caixa, um ponto importante não é apenas o seu correto preenchimento, mas também o cumprimento de todos os requisitos cadastrais. Em primeiro lugar, trata-se de costurar folhas e fixá-las.
A ordem das folhas de costura O livro caixa também depende de como é mantido:
1. Um livro adquirido em uma gráfica é encadernado imediatamente. Antes de começar a preenchê-lo você deve:
- numere todas as folhas;
- costure todas as folhas;
- na última página indique o número total de folhas;
- coloque um selo (cera ou mástique);
- assinar (isso deve ser feito pelo chefe da empresa e pelo contador-chefe).
2. O livro, impresso em computador, é costurado no final do ano. Durante o ano, o caixa ou contador preenche as folhas impressas e as armazena em uma pasta separada, e depois grampeia de acordo com as mesmas regras do livro finalizado (indicando o número de páginas, o selo e as assinaturas do gerente e chefe contador).
Ao manter e registrar um livro caixa, vale lembrar vários pontos importantes:
- Ter um livro é necessário para aquelas organizações e empresários que lidam com dinheiro em suas atividades.
- Para usar, você pode comprar um livro caixa pronto ou imprimi-lo você mesmo em seu computador.
- Um responsável especial é responsável pela manutenção do livro caixa: o contador-chefe ou caixa.
- Na versão em papel, o livro pode ser guardado à mão ou por meios técnicos (ou seja, preenchido no computador e impresso).
Assista também ao vídeo sobre como preencher o livro caixa corretamente:
Um dos principais documentos na manutenção de uma caixa registradora é o livro caixa. Deve ser realizado por todas as empresas que tenham movimentação de “caixa”: recebimento de dinheiro em conta corrente, emissão de salários, fundos contábeis, etc. Qual formulário é utilizado para preencher o livro caixa, como mantê-lo corretamente - é disso que trata nosso artigo.
O que é “Livro Caixa KO-4”
O livro caixa é um documento que registra o recebimento e o desembolso de dinheiro no caixa da empresa. O preenchimento do livro caixa é obrigatório para todos, independentemente da forma organizativa e do regime fiscal aplicável. Uma exceção é feita para empreendedores individuais que mantêm registros de suas receitas e despesas - eles não precisam emitir documentos de recebimentos e despesas e, portanto, não precisam de livro caixa (cláusula 4.1 da Diretiva do Banco Central nº 3.210 -U datado de 11/03/2014).
O livro caixa é preenchido (ver exemplo abaixo) no formulário atual nº KO-4, aprovado pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 18/08/1998 nº 88 (conforme alterado em 05/ 03/2000). O formulário em papel inclui: capa, folha de rosto e páginas do livro caixa.
O procedimento para manutenção do livro caixa está previsto na Resolução nº 88 apenas em termos gerais não foram desenvolvidas instruções detalhadas para seu preenchimento; Além disso, ao preencher, você deve guiar-se pelas disposições da Diretiva do Banco Central da Federação Russa nº 3210-U.
Como preencher um livro caixa: algoritmo
O funcionário responsável pelo preenchimento dos documentos de caixa, incluindo o livro caixa, é nomeado por despacho do gestor. Pode ser caixa, contador, contador-chefe, outro funcionário e, na falta deste, o próprio gestor, ou pessoa física que presta serviços de contabilidade, pode administrar o livro caixa e demais documentos de caixa.
A base para fazer lançamentos no livro caixa são as ordens de pagamento de entrada e saída. Os pedidos possuem numeração contínua; são utilizados para documentar cada recebimento ou emissão de dinheiro. Os lançamentos no livro caixa são feitos apenas para os dias em que houve movimentação na caixa registradora.
Algoritmo geral para preenchimento do livro caixa:
- no início do dia é indicado o saldo de caixa, que deverá ser igual ao saldo do final do dia anterior;
- são feitos lançamentos no livro para cada ordem de entrada e saída emitida durante o dia;
- ao final do dia útil, o livro caixa resume as receitas e despesas de “dinheiro” e exibe o saldo no final do dia.
Como manter um livro caixa se não houve movimentação na caixa registradora durante o dia? Não há necessidade de refletir esse dia no livro caixa.
Verificado o montante de numerário que resta na caixa registadora no final do dia, o volume de negócios e o saldo constante do livro caixa, o caixa certifica os lançamentos efectuados no livro com a sua assinatura e depois repassa-os juntamente com o dinheiro documentos para verificação ao contador-chefe ou gerente.
É permitida a realização de correções no livro caixa, ao contrário das ordens de pagamento, mas apenas se forem certificadas pelas assinaturas das pessoas que fizeram essas alterações e suas transcrições, e for indicada a data da correção.
O livro caixa, juntamente com outros documentos de caixa, devem ser mantidos na organização por pelo menos 5 anos.
Como preencher um livro caixa: amostra de preenchimento em papel
Você pode elaborar um livro caixa em papel ou eletronicamente. Cada uma dessas opções possui características próprias de preenchimento.
O formulário em papel KO-4 é um diário impresso em uma gráfica, preenchido manualmente ou preenchido em um computador e depois impresso, folhas do livro caixa.
Se o livro for preenchido à mão, antes de iniciar o trabalho é necessário numerar e costurar todas as folhas. No verso da capa, uma folha de papel indicando a quantidade de folhas numeradas é colada no laço, e são apostos o selo e as assinaturas do gerente e do contador-chefe. A página de título indica o nome da empresa e o período de utilização do livro.
A folha do livro caixa é composta por duas partes: a folha solta do livro caixa e o relatório do caixa, que são numerados com os mesmos números. Para preencher a folha manualmente é necessário papel carbono. A folha é dobrada ao meio ao longo da linha de corte, uma cópia carbono é colocada no meio e o caixa preenche a parte não rasgável (a primeira cópia) com uma caneta esferográfica, e a parte destacável (a segunda cópia ) é copiado.
Livro caixa: exemplo de preenchimento manual
No final do dia, após o preenchimento do livro caixa, a segunda via é arrancada e é o relatório do caixa, ao qual estão anexados todos os documentos de caixa daquele dia. O livro caixa e o relatório com as ordens de pagamento anexas são transferidos para reconciliação ao contador-chefe, que indica por extenso a quantidade de recibos e consumíveis recebidos e assina ambas as vias. Todas as assinaturas na folha solta e no relatório do caixa devem ser originais e não cópias carbono.
Esta é a aparência de uma folha de livro caixa (formulário)
Você pode baixar o KO-4 limpo abaixo. Se o livro caixa for elaborado em computador, por exemplo em formato word ou excel, a folha preenchida no final do dia é impressa em duas vias, assinada pelo caixa e verificada pelo contador-chefe. No final do período de reporte (anual ou trimestral), as folhas impressas são encadernadas e certificadas com selo e assinaturas da mesma forma que na versão manuscrita.
Livro caixa eletrônico: como administrar adequadamente 2017
Outra opção de manutenção do livro caixa é eletronicamente por meio de um programa de contabilidade onde é mantida a contabilidade da empresa. Quando os lançamentos contábeis da conta 50 “Caixa” são inseridos no programa, um livro caixa é gerado automaticamente. As folhas desse livro caixa podem ser impressas no final do dia e elaboradas de forma semelhante à versão anterior, ou não podem ser impressas, mas então é necessário fornecer proteção adicional ao documento contra acesso não autorizado e correções após assinatura. O livro caixa eletrônico é assinado com as assinaturas eletrônicas do contador-chefe e do caixa, de acordo com o disposto na lei de 06/04/2011 nº 63-FZ.
Responsabilidade por violações na manutenção do livro caixa
Se o livro caixa de uma organização for mantido incorretamente, ou não for mantido, isso é uma violação do procedimento para realizar transações em dinheiro e trabalhar com “dinheiro”. Para tais ações, a responsabilidade administrativa está prevista no art. 15.1 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa, a saber:
- multa para funcionários - de 4 mil a 5 mil rublos,
- multa por organização - de 40 mil a 50 mil rublos.
Um dos documentos obrigatórios para qualquer empresa que movimenta dinheiro é o livro caixa. Não importa se a empresa é estatal ou privada, ou qual o sistema tributário escolhido pelo proprietário. O livro deve estar corretamente compilado, preenchido sistematicamente e não conter rasuras. O caixa, contador da empresa ou proprietário é responsável pela manutenção desta documentação.
Disposições básicas
O regulamento de 12 de outubro de 2011, aprovado pelo Banco Central, estabelece o procedimento para trabalhar com o livro caixa. Segundo ele, qualquer entidade empresarial que lide diretamente com dinheiro é obrigada a manter esta documentação de reporte. Se anteriormente os empreendedores individuais (PI) não mantinham esse tipo de documentação, a edição desta resolução os obrigava a manter livros caixa, independentemente do sistema tributário.
O documento é elaborado conforme formulário KO-4, aprovado pela Comissão Estadual de Estatística em 18 de agosto de 1998, resolução nº 88.
Comece o livro no início do ano e preencha-o antes do início do próximo ano civil. Em seguida, o livro é entregue ao arquivo da empresa, onde fica guardado por 5 anos. Durante esse período, o serviço fiscal pode verificar, comentar sobre a manutenção da documentação e até aplicar multa.
Uma empresa só pode ter um livro caixa ativo. A manutenção incorreta de um documento, cometer erros e correções incorretas, ou mesmo deixar de fazê-lo durante a verificação, pode gerar multas.
Preenchendo o livro caixa
A página de título exibe o nome da organização ou empresa, nome completo. empresário e o ano de lançamento no livro. Por exemplo: “Sergey Alexandrovich Ivanov, 2016.”
Vejamos as principais colunas e campos para preencher com exemplos de entradas em cada um deles.
- Dinheiro para . Contém a data em que determinadas transações monetárias foram realizadas. Por exemplo, 12/05/2016.
- Folha . Mostra o número da página. A numeração é definida ao criar um livro. Por exemplo, 21.
- Número do documento . Número da conta PKO ou RKO. Por exemplo, PKO nº 24.
- De quem recebeu ou para quem publicado. São indicados os dados da pessoa física ou jurídica que deposita ou recebe recursos e o tipo de operação. Por exemplo: “Para Ivanov I.I.”, “De Zaika A.K.”, “de LLC “Stroydvor””.
- Número da conta correspondente, subconta . Contém o número de acordo com o classificador “Caixa”. Indica o método de gasto ou recebimento de fundos. Por exemplo, 65. Esta coluna não precisa ser preenchida para empreendedores individuais.
- Chegando . Dinheiro recebido sob PKO. Por exemplo, 546 rublos. 40 copeques
- Consumo . O valor emitido ao cliente em liquidação em dinheiro. Por exemplo, 67 rublos. 67 copeques
- Total por dia . Contém o resultado do cálculo dos valores totais de pagamentos e recebimentos. Por exemplo: 12.786 rublos. 24 copeques
- Saldo de caixa no final do dia . Contém cálculo do saldo de caixa na caixa registradora. Por exemplo: 4567 rublos. 34 copeques Os dados desta coluna são calculados através da seguinte fórmula: Valor inicial + receitas – despesas.
Ao emitir fundos da caixa registradora na forma de diversos benefícios e salários, eles são indicados no livro caixa como um valor separado. A quantidade é indicada no final de cada página.
O documento é preenchido com tinta ou caneta esferográfica. Ao mesmo tempo, para facilitar o trabalho, o caixa pode utilizar papel carbono no preenchimento do relatório de caixa.
Elementos do livro
O principal elemento do documento é a folha solta e o relatório do caixa. São absolutamente idênticos, mas a folha solta fica sempre no livro, enquanto o relatório do caixa é cuidadosamente arrancado e anexado às ordens recebidas e emitidas ao longo do dia. A planilha e o relatório da mesma data possuem a mesma numeração de páginas.
Ao preencher o livro manualmente, os dados são inseridos na página do livro e no relatório.
Características de manutenção de um livro caixa
Ao trabalhar com um documento, o caixa insere dados nele com base nos pedidos, tanto recebidos quanto enviados. Um pedido é uma entrada. Inicialmente, todas as transações nas ordens recebidas são registradas no livro e só depois nas ordens enviadas.
Todos os dias, no final do dia, o caixa é obrigado a verificar os dados do pedido de pagamento com os lançamentos efetuados e retirar o saldo. Em seguida, confirme o valor com sua assinatura. Além disso, o valor recebido é verificado na caixa registradora. O contador-chefe verifica os registros obtidos durante os cálculos e, em seguida, assina as folhas do documento que verificou.
Caso não haja movimentação de dinheiro por motivo de folga, indisponibilidade comercial ou simplesmente ausência de clientes, o saldo é transferido para a próxima página. O valor não muda.
Erros ao preencher
Existem requisitos rigorosos para o preenchimento do documento. Portanto, é necessário garantir que não haja manchas ou erros nas páginas. Tudo isto equivale a uma violação da disciplina de caixa. Se houver erros, eles podem ser corrigidos da seguinte forma:
- Se houver erros que não afetem o valor final (números de pedidos, nomes de pessoas e empresas), deve-se riscar o lançamento incorreto com uma linha e escrever os dados corretos acima ou abaixo dela. As alterações efetuadas são certificadas pelos responsáveis pela manutenção do livro.
- Se um erro levou a uma distorção do valor total de um determinado período (ou seja, o documento indicou um valor incorreto), o erro pode ser corrigido riscando. A página está riscada diagonalmente com uma linha. Neste caso, é feita a nota correspondente “Cancelado”. Depois disso, é necessário preencher novas planilhas de caixa com os dados corrigidos.
Se houver erros, o caixa também é obrigado a elaborar um memorando dirigido ao chefe da empresa ou ao contador, que indicará a presença de um erro.
Depois disso, a administração nomeará uma comissão responsável pela alteração do documento. Depois de fazer as alterações, o caixa emite um certificado refletindo todas as alterações no livro.
Inspeções e penalidades
A administração fiscal verifica esse tipo de documentação e emite multa caso sejam detectadas infrações. Porém, erros e inconsistências descobertos mais de 2 meses após terem sido cometidos não podem ser objeto de multa.
Por infração há multas nos seguintes valores:
- para empreendedores individuais no valor de 4.000 a 5.000 rublos;
- para pessoas jurídicas – 40.000 – 50.000 rublos.
Esses valores estão fixados no Artigo 15.1 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa.
Como costurar um livro?
Antes de começar a manter um livro caixa, você precisa calcular o número de folhas necessárias e imprimi-las.
Não é recomendado imprimir páginas de ponta a ponta. O melhor é imprimir algumas páginas extras caso você cometa erros no preenchimento do livro e precise fazer correções em novas folhas.
Então todas as páginas são numeradas. Neste caso, é utilizada numeração contínua de páginas. O livro é amarrado ou costurado com fios grossos e depois certificado com as assinaturas do diretor e do contador-chefe. É importante que as folhas não possam ser retiradas do livro. Para isso, o livro é lacrado com selo de cera ou mástique.
A última folha indica o número real de folhas. Neste caso, os números devem ser decifrados, ou seja, escritos por extenso. Esta folha também está sujeita à assinatura do contador e do diretor da empresa.
Existem opções quando o livro é costurado com linha e suas pontas são seladas com papel. Além disso, as folhas podem ficar grudadas. Em qualquer caso, devem ser fixados de forma que não só não possam ser retirados, como também não possam ser inseridos novos.
Ao registrar um livro caixa, não são utilizados grampos ou outros tipos de encadernação que não possam garantir a integridade do livro.
Versão eletrônica do livro caixa
Você pode manter um livro não apenas em formato manuscrito, mas também em formato eletrônico. Nesse caso, pode ser tanto a manutenção parcial do livro eletrônico (com impressão de páginas) quanto totalmente informatizada.
Na manutenção eletrónica, até ao início do dia útil seguinte, deverão ser lavradas as notas automáticas “Folha de Inserção” e “Relatório de Caixa”, com o mesmo conteúdo. Eles devem refletir todos os detalhes e valores necessários de recebimentos de caixa.
Ao receber as mensagens da máquina, o caixa verifica a sua veracidade e as confirma com uma assinatura. As folhas soltas ficam guardadas no caixa até o final do ano, e o relatório é enviado ao departamento de contabilidade. As folhas são numeradas, como em um livro normal - em ordem crescente. A última folha do mês contém uma nota sobre a quantidade de folhas concluídas neste mês.
Esse livro caixa eletrônico é mantido por meio de um programa especial por meio do qual as folhas são impressas e depois grampeadas. A página de rosto é preparada e anexada às folhas soltas no final do ano.
O registro eletrônico da documentação permite o registro do livro não apenas anual, mas também trimestralmente.
Além disso, o livro caixa pode ser mantido inteiramente eletronicamente por meio dos programas “1C”, “Contribuinte Yul” e outros. É conveniente fazer isso para grandes empresas que possuem versões licenciadas desses programas e para especialistas (caixa, contador, diretor) que possuem assinatura eletrônica.
Ao manter um livro caixa neste formulário, deve-se lembrar que ele deve ser protegido:
- do acesso de terceiros. Para isso, é necessário utilizar uma senha de acesso ou até mesmo uma assinatura eletrônica;
- de perdas e distorções. Isso envolve criar cópias de backup ou armazená-las em um servidor, gravando-as em discos e outras mídias de armazenamento confiáveis.
Tal livro é certificado por meio de assinatura eletrônica, que pode ser obtida com base no disposto na lei de 06/04/11 nº 63-FZ.
Depois que uma assinatura eletrônica é anexada a um documento, não são permitidas correções.
Vídeo: Manutenção de um livro caixa usando o programa 1C
Descubra como criar e preencher corretamente um livro usando o programa 1C e evite erros no preenchimento e inserção de dados. O vídeo tutorial mostra as principais etapas não só do preenchimento, mas também da criação de um livro, e traz explicações sobre como trabalhar com o programa e noções básicas de manutenção da documentação.
O livro caixa é um dos documentos financeiros mais importantes em qualquer organização que trabalha com fluxo de caixa. O caixa, assim como o contador-chefe, são responsáveis pela disponibilização desta documentação e pela regularidade de sua execução. A ausência de livro caixa ou sua manutenção incorreta acarreta multa.
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