Formato de carta
Formato de carta dependendo documentos constituintes organização inclui detalhes:
01 – Emblema do estado Federação Russa(02 - brasão de uma entidade constituinte da Federação Russa ou 03 - emblema de uma organização ou marca registrada (marca de serviço))
04 - código da organização
05 - principal número de registro estadual (OGRN) pessoa jurídica
15 – destinatário
18 - título do texto
19 - marca de controle
20 - texto do documento
A forma da carta pode ser feita com base em caracteres longitudinais ou localização angular detalhes.
Arroz. 1. Localização dos detalhes ( opção de canto) papel timbrado (as dimensões estão em milímetros)
Arroz. 2. Localização dos detalhes (versão longitudinal) do formato da carta (as dimensões são indicadas em milímetros)
O mais conveniente para processamento e econômico em termos de aproveitamento da área da chapa é o formato de canto. Neste caso, o lado direito do topo da folha pode ser utilizado para colocar os dados Destinatário, Resolução
O uso de um formato de carta longitudinal é aconselhável nos casos em que o nome da organização contenha grande número caracteres impressos, por exemplo, pode ser o caso quando os detalhes do formulário são fornecidos em dois ou mais idiomas. Neste caso, os dados devem ser impressos em russo à esquerda e na língua nacional à direita, no mesmo nível. Se o número de idiomas nacionais utilizados for superior a um, os detalhes deverão ser indicados em russo na parte superior e em russo abaixo. língua nacional, estendendo a linha até a borda da margem direita.
O formato da carta pode ser preparado para uma organização, unidade estrutural e um funcionário.
Exemplos de design de formato de carta:
Arroz. 3. Formulário de carta da organização com localização angular (centralizada) dos detalhes.
Arroz. 4. Formulário de carta da organização com disposição de detalhes no canto (bandeira).
Arroz. 5. Formulário de carta da organização com disposição longitudinal de detalhes.
Amostras do formulário geral do documento também são fornecidas nos seguintes documentos:
GOST R 6.30-2003 Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para preparação de documentos (Apêndice B, Figuras B.2, B.3, B.4)
Instruções padrão sobre trabalho de escritório em autoridades executivas federais, aprovado por despacho do Ministério da Cultura e Comunicações de Massa da Federação Russa de 8 de novembro de 2005, nº 536 (Apêndices nº 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Carta oficial
É importante entender que uma carta é apenas uma concha para a informação que está sendo transmitida. E se você precisa escrever uma boa carta, além da forma da carta, é importante ficar atento ao conteúdo. Nesta revisão nos limitaremos a descrever a forma da carta.
As cartas oficiais são escritas em formulários especiais que atendem ao padrão. Para tais formas, um complexo foi estabelecido elementos obrigatórios(detalhes), que devem estar localizados em uma determinada ordem.
Abaixo estão os exemplos de cartas mais comumente usados:
O formato de uma carta oficial geralmente é uma folha de papel com elementos permanentes impressos. Mas em ultimamente Os formulários padrão são cada vez menos usados, pois uma carta com toda a formatação pode ser impressa em uma impressora. Pode-se dizer que carta oficial consiste em um “quadro” da carta e do texto principal e contém, além do texto principal, informações sobre o destinatário: o nome completo e abreviado da organização remetente, seu endereço postal e telegráfico, números de telefone, fax e teletipo , o número da carta ou telegrama que serviu de motivo da correspondência e muito mais. Os formulários podem ter arranjo angular ou longitudinal de detalhes.
O desenho do formulário deve obedecer aos princípios da estética técnica, o que por sua vez tem um efeito positivo na percepção do seu conteúdo. Considerando a propriedade do olho humano, é mais fácil consertar parte superior de qualquer objeto, na preparação de documentos, sua parte superior deve ficar mais saturada e a parte inferior mais “estável”.
As normas para formulários de amostra estabelecem os formatos e tamanhos dos campos dos documentos que fazem parte do sistema de documentação unificado, bem como os requisitos para construção da grade estrutural do formulário de amostra, detalhes e regras para sua localização. Os documentos incluídos nos sistemas de documentação unificados consistem em três partes principais, localizadas em áreas claramente demarcadas. Esta disposição do documento garante a necessária velocidade de percepção do seu texto.
Os detalhes são recursos obrigatórios estabelecidos por lei ou regulamentos para determinados tipos de documentos. A composição e disposição dos detalhes dos formulários dos documentos organizacionais e administrativos devem obedecer às normas pertinentes. Anteriormente, esses padrões eram regulamentados pelo GOST 6.38-90, atualmente é usado o GOST R.30-2003.
A introdução de uma norma de formulário, que, por sua vez, define os requisitos para o formulário de ofício, foi motivada pela necessidade de unificar o processo de seu registro, o que permite:
O formulário de amostra é a base para a criação de formulários e modelos para todos os tipos de documentação de gestão. A área alocada aos formulários de amostra para a localização de cada detalhe corresponde ao volume ideal deste detalhe em caracteres impressos.
De acordo com GOST 6.38-90, os documentos podem conter (dependendo da finalidade) até 31 detalhes. Contudo, nenhum documento é preparado com um conjunto completo de detalhes. Para cada tipo de documento, sua composição é determinada em função da finalidade do documento. Portanto, para uma carta oficial são recomendados os seguintes detalhes:
- Emblema do estado (para empresas estatais)
- Logotipo ou emblema da organização
- Código empresarial de acordo com OKPO (para correspondência intra-republicana), se disponível
- Código do documento OKUD (se disponível)
- Nome da organização (completo e abreviado)
- Endereço postal e legal
- Números de telefone
- número de fax
- Dados bancários
- Índice do documento (número de registro)
- Link para o índice e data do documento recebido
- Destino
- Título do texto
- Texto
- Assinatura
- Sobrenome e telefone do artista.
Se necessário, também poderão ser fornecidos endereços de e-mail e endereços de sites da organização.
O conjunto de detalhes de uma carta oficial é denominado formulário. Os detalhes (1)-(9) são impressos, via de regra, de forma tipográfica.
A carta oficial é o único documento que não leva o nome do seu tipo. Todos os outros documentos têm nomes, por exemplo “Ordem”, “Ato”, “Decisão”, “Memorando”, etc.
O nome da organização - o destinatário do documento é fornecido de forma completa e abreviada, por exemplo, Instituto Russo de Pesquisa Científica de Gestão de Documentos e Assuntos de Arquivo - VNIIDAD. É importante notar que os requisitos para cartas oficiais variam de organização para organização, ao mesmo tempo, as agências governamentais devem seguir os GOSTs na elaboração de cartas oficiais.
Carta comercial: regras de redação e métodos de entrega
01/06/2010 | S.V. Ivanova
Para exercer a sua função, o contabilista de uma instituição orçamental deve conhecer não só o plano de contas contabilidade orçamentária e que tipo de lançamentos refletem transações comerciais, mas também para ser um especialista. Uma habilidade importante de um contador qualificado é a capacidade de preparar e executar cartas comerciais para organizações de nível superior ou apelos oficiais a autoridades governamentais. Diremos como fazer isso e o que um contador deve levar em consideração neste artigo.
Estou escrevendo para você e diabos
À primeira vista, parece que não há nada complicado em escrever uma carta comercial. Mas muitas vezes chegamos a um beco sem saída depois de escrever as primeiras palavras & ldquoQuerido Ivan Ivanovich. & rdquo. E então ficamos por muito tempo em tormento criativo, contemplando a tela vazia do monitor.
No entanto, existem ambas as vogais, ou seja, oficialmente aceitas na sociedade e em nível estadual, e regras tácitas escrever cartas comerciais.
Mas antes de se sentar para escrever uma carta, você deve fazer alguns trabalhos preparatórios.
Primeiro, você precisa saber exatamente a quem a carta será endereçada. Precisa saber:
Nome exato da organização
Posição do destinatário
Sobrenome, nome e patronímico do destinatário.
Não confie na sua memória ou em entradas antigas da lista telefônica, pois elas podem desserviço. Assim, por exemplo, o secretário de uma grande empresa cometeu um erro ao escrever o nome do meio raro e bastante complexo do gerente, e como resultado ele adquiriu um significado diferente, não totalmente decente.
Além disso, no nosso tempo de mudança e reforma, muita coisa está a mudar não só nas atividades das instituições orçamentais, mas também entre as suas contrapartes, ou seja, organizações comerciais. Como exemplo, vamos citar um caso real que aconteceu com o gerente de uma empresa russa. empresa de transporte. Ele foi instruído a preparar uma carta ao chefe da empresa parceira, e ele, confiando em sua memória, indicou na carta o cargo do chefe da empresa e seu nome, sem saber que haviam ocorrido graves mudanças estruturais na empresa em um período de tempo relativamente curto. Como resultado, descobriu-se que o autor da carta “repromoveu” involuntariamente o gerente em sua posição.
Obviamente, tais “erros” não levam ao estabelecimento de parcerias confiáveis entre a instituição e as organizações contrapartes.
Portanto, não deixe de ligar para a empresa e esclarecer educadamente todas as informações necessárias.
Um bom começo é metade do sucesso
Na “ciência” de escrever cartas comerciais, certas tradições já se formaram sobre qual frase deveria ser a frase “inicial”.
É comum usar as seguintes frases típicas para iniciar uma carta comercial:
Confirmamos o recebimento de sua carta nº 24/1 de 18/07/07.
Agradecemos com gratidão o recebimento de catálogos de produtos de sua estimada empresa
Referimo-nos a negociações anteriores sobre esta questão.
Enviar-lhe-emos uma confirmação do nosso pedido.
Temos o prazer de informar isso.
além da nossa carta nº 12 de 12/12/05, informamos os dados do Beneficiário
De acordo com sua solicitação, entregaremos a mercadoria na próxima semana.
Nesse caso, as frases finais poderiam ser:
Aguardando sua resposta
Permanecemos com profundo respeito
Agradecemos sua atenção aos nossos produtos
Pedimos-lhe que nos perdoe pelos problemas que lhe causamos.
Assim, consideramos esta questão resolvida
Esperamos ter ajudado você a resolver esse problema.
Na esperança de desenvolver boas relações comerciais com você
Concluindo, gostaríamos de expressar mais uma vez nossa sincera gratidão a você
Com profundo respeito
Com profundo respeito
Sinceramente.
Dependendo de a quem a carta é dirigida, qual é o seu conteúdo, você deve escolher uma ou outra frase para iniciar e terminar a carta.
Sobre funcionários e parceiros
Ao preparar o texto de uma carta comercial, atenção especial deve ser dada ao local para onde ela será enviada: às autoridades poder estatal (administração fiscal, Ministério Público, governos locais, tribunais, etc.) ou fornecedores, empreiteiros com os quais foram estabelecidas ou se prevê que venham a ser estabelecidas parcerias.
Para funcionários
As cartas às autoridades estaduais e municipais de qualquer nível exigem uma preparação mais cuidadosa.
Essas cartas devem ser escritas estritamente na forma prescrita. A forma livre e o estilo de escrita livre são inaceitáveis, uma vez que tal carta simplesmente não será aceita para execução. Freqüentemente, os órgãos oficiais transmitem às organizações de nível inferior o formato das cartas que devem ser seguidas ao escrever para elas.
O estilo das cartas dirigidas aos representantes do governo e de outros órgãos oficiais deve ser exclusivamente oficial e profissional. Ao mesmo tempo, não são inaceitáveis nenhuma “liberdade” como “olá”, “saudações amigáveis”, “estamos aguardando uma resolução rápida desta questão”, “aguardando o seu consentimento”, etc. Nos serviços oficiais do governo, isso será percebido como falta de educação.
Este estilo é caracterizado pela clareza, concisão e precisão de apresentação. Em sua essência, a linguagem dos documentos oficiais é uma espécie de conjunto de clichês e clichês. Frases padronizadas facilitam a percepção do texto e até a elaboração de um ofício. As seguintes frases são típicas para correspondência oficial:
tomar medidas imediatas, notificar, notificar o mais rápido possível, garantir a boa execução
estabelecer monitoramento regular da qualidade do produto
atribuir a responsabilidade pela execução a.
de acordo com a ordem. com base em uma ordem oral.
em conexão com o comissionamento de um novo complexo
por ausência.
devido ao envio tardio de uma remessa de mercadorias, etc.
Em uma carta oficial, antes de tudo, deve-se buscar uma exposição clara e concisa da essência do assunto, mantendo um tom neutro. Não se esforce para mostrar sua extraordinária individualidade criativa e demonstrar um alto nível intelectual usando um cláusula subordinada depois do outro. Ao construir frases complexas, você corre o risco de perder o significado da carta.
Além disso, se a carta exige a presença de anexos, não se deve limitar a simplesmente indicar o seu número, por exemplo, “Apêndices: em 18 folhas”. Todos os anexos da carta devem ser listados, atribuindo-lhes um número de série apropriado.
Não economize tempo e energia vinculando-se a aplicativos! É muito importante escrever o nome completo do documento tal como aparece no original anexo. Abreviações também não são permitidas aqui. Ao lado do nome do documento deverá indicar o número de páginas. Então depois lista completa documentos no aplicativo indica o número total de páginas de todos os aplicativos.
Todas estas medidas permitirão, se necessário, controlar os funcionários e não lhes dar a oportunidade de adiar a sua carta, alegando alguma imprecisão ou falta do documento necessário.
Como exemplo de carta a órgãos governamentais, pode-se citar o seguinte texto:
Caro Arkady Semenovich!
Informamos que, com base em um requerimento ao Comitê de Moscou para Registro de Direitos sobre Imóveis e Transações com Ele, registro estadual contrato de aluguel de instalações no endereço: Moscou, rua Krasnogvardeyskaya, prédio. 8 para nº 77-01/00-02/29741 (contrato de locação em anexo).
Pedimos que você faça as alterações apropriadas no cartão de registro.
Anexos: Contrato de locação nº 77-01/00-02/29741 em 12 páginas.
Sinceramente,
Diretor de uma agência governamental A.I. Zaitsev
Para parceiros
Cartas comerciais para pessoas jurídicas (empresas, sociedades, etc.) são geralmente escritas na terceira pessoa de uma única pessoa, por exemplo: a organização informa, notifica, tomará todas as medidas necessárias e diabos, etc. seja na primeira pessoa plural: avisamos você, enviamos um lote de catálogos para o seu endereço, enviamos a seu pedido.
Muitas organizações, tentando criar seu próprio estilo corporativo reconhecível, além dos padrões estaduais para preparação de documentos, desenvolvem seus próprios instruções internas no trabalho de escritório. Por exemplo, muitos aumentam o campo inferior dos documentos, onde são impressos o cabeçalho e o rodapé, o que, por sua vez, permite encontrar rapidamente este documento em formulário eletrônico. Além disso, recentemente se generalizou a prática quando, na elaboração de contratos, contratos e acordos, deixam uma margem inferior do documento maior do que o normal. Esta prática deve-se ao facto de, de acordo com as regras do trabalho de escritório, cada folha individual de um documento dever ser endossada pelas partes que o assinam.
Uma carta comercial deve ser acompanhada dos seguintes detalhes:
1. Cabeçalho da carta (nome da organização beneficiária, DCI/KPP, endereço postal, números de telefone e fax, dados bancários (se necessário)).
2. Data e número do documento.
3. Indicação do destinatário (razão social, cargo, nome completo do funcionário).
4. O título do texto da carta ou o motivo principal do seu conteúdo.
5. Recurso.
6. Texto da carta.
7. A fórmula final da polidez.
8. Assinatura (antes da assinatura indicar o nome da empresa e o cargo da pessoa autorizada que assinou a carta. Caso a carta tenha sido elaborada por outro funcionário, deverá ser indicado o nome completo e telefone de contato do contratante) .
9. Aplicação. A presença da(s) candidatura(s) é indicada no canto inferior esquerdo da carta. A seguir, é informado o tipo de aplicativo, indicados os nomes dos aplicativos e o número de páginas.
Um objetivo - uma carta
Se várias cartas comerciais forem enviadas ao mesmo destinatário ao mesmo tempo, é aconselhável preparar cartas separadas para cada assunto.
Por exemplo, uma instituição recebeu uma encomenda de mobiliário de escritório. Ao descarregar a mercadoria, foram descobertos alguns defeitos na qualidade da mercadoria. A instituição pretende entrar em contato com o fornecedor para corrigir os defeitos (substituir os defeitos), e também quer solicitar que o próximo lote de mercadorias chegue 10 dias antes. Neste caso, são preparadas duas cartas separadas. A primeira carta será, portanto, uma reclamação e a segunda - um pedido. Basta separar tais tópicos, pois isso não só permitirá acompanhar o destino de qualquer problema, mas também facilitará muito a sua resolução, já que um pedido de entrega antecipada ou, inversamente, uma reclamação de qualidade não será perdido na correspondência, mas será visto e, provavelmente, satisfeito com o outro lado.
Se em uma carta for necessário abordar vários assuntos inter-relacionados, então é melhor apresentar cada assunto em um parágrafo separado.
Do simples ao complexo
De acordo com o GOST, é feita uma distinção entre cartas comerciais simples e complexas.
Cartas simples, via de regra, não necessitam de aprovação legal ou administrativa especial. O volume de tal carta não deve exceder uma - no máximo duas folhas datilografadas.
As cartas complexas são geralmente dedicadas a questões que requerem uma apresentação detalhada da situação, sua análise, avaliação, argumentação detalhada e formulação de conclusões. Essa carta pode ter várias páginas, mas não mais que quatro.
Sobre a irmã do talento e da educação
A tudo o que foi dito acima, podemos acrescentar que o ideal carta comercialé uma carta escrita em uma página. Devemos nos esforçar para isso.
Além disso, se a carta contiver um link para pedidos, reclamações, pagamentos, documentos, especificações, etc. anteriormente enviados/feitos, é aconselhável anexar cópias desses documentos à carta. Assim, você mostrará educação para com o seu destinatário, salvando-o de esforço extra. Afinal, depois de receber tal carta, ele não precisará mais puxar arquivos, pesquisar documento necessário nos negócios. A exceção são aqueles casos em que o documento, carta, etc. a que se faz referência é igualmente conhecido por ambas as partes através de correspondências anteriores, conversas telefónicas, etc. .
E agora - entrega e diabos
Depois de escrever uma carta, você deve considerar como ela será entregue ao destinatário. Atualmente o mais formas acessíveis envio de correspondência são: envio de carta por fax (fax), pelos correios, por correio expresso e através de serviços de correio especial.
Cada método tem suas próprias vantagens e desvantagens. Vamos dar uma olhada neles.
Enviando por fax
Os faxes são essencialmente apenas cartas rápidas, portanto, todos os requisitos para cartas se aplicam a eles. Faxes são documentos oficiais que devem ser registrados e executados como se fossem uma carta comercial normal.
No mundo empresarial moderno, cerca de 80% de toda a correspondência é realizada por fax, o que garante elevada eficiência.
Na prática, muitas vezes os faxes são suportados pelo envio da carta original. Isso é necessário, por exemplo, na resolução de questões financeiras, solicitações ao banco, para fornecimento de documentos de reporte rigorosos, ou seja, em todos os casos em que seja necessária uma carta original com carimbo e assinaturas de pessoas autorizadas, a qual é arquivada no processo.
A carta original pode ser enviada por correio por correio registado com aviso prévio. O prazo de entrega dessa carta na Rússia é de uma a duas semanas. Uma semana depois você receberá uma notificação de que o documento foi entregue ao destinatário. Neste caso, prazos tão longos não têm particular importância, uma vez que o trabalho no documento (execução do documento) é efectuado por fax. O documento original é apenas um “traço” necessário nos negócios.
Envio pelos correios
Esse tipo de entrega é conveniente porque você não precisa ficar na fila dos correios. Basta colar os selos e colocar a carta na caixa de correio. E embora os serviços postais tenham funcionado de forma bastante eficiente ultimamente, não recomendamos o envio de uma carta comercial importante sem garantia e sem confirmação de recebimento de envio e entrega.
Mas em certos casos este método é muito conveniente. Por exemplo, para enviar cartões comemorativos, certificados assinados de trabalho concluído ( estamos falando sobre sobre os serviços de terceiros: entrega de água, tradução escrita, armazenamento de arquivos, serviços telefônicos), que, por sua vez, também chegam até nós por correio.
Usar um mensageiro para correspondência comercial é muito maneira conveniente, que permite entregar cartas e pacotes comerciais de forma rápida e barata.
O principal aqui é fornecer ao transportador instruções precisas e completas, uma vez que os transportadores, em regra, são pessoas muito jovens e com pouco interesse no seu trabalho, ou reformados que trabalham por rendimentos adicionais. Muitos deles não conhecem bem a cidade, outros não têm capacidade de comunicação suficiente para resolver de forma independente qualquer problema que surja relacionado com a entrega de uma carta (a pessoa de contacto não estava presente, não consegue falar por telefone, confundiu o endereço ou nome da empresa, etc.) .p.).
Portanto, prepare o correio com informações detalhadas instruções passo a passo, desenhe uma planta do local, forneça quantidade máxima números de contato, fale com ele opções possíveis suas ações em casos diferentes: plano A, plano B e diabos Sim, chato. Mas se você não der instruções claras, o mensageiro pode passar o dia inteiro, mas ainda assim não entregar a carta ao destinatário.
Serviço de correio expresso (expedição e entrega urgente de documentos, carga) (TNT, DHL, UPS)
Essas grandes empresas internacionais de entrega expressa têm escritórios em Moscou e em muitas outras grandes cidades russas.
Essa entrega é indispensável e extremamente necessária no envio de documentos urgentes ao exterior ou para outras cidades remotas. O correio expresso também pode receber documentos particularmente importantes, como contratos de empréstimo.
S.V. Ivanova,
psicólogo, treinador de negócios, Moscou
Enquete
O papel timbrado da empresa é uma folha de papel, geralmente tamanho A4 (210x297mm), na qual são impressos os dados da empresa, incluindo:
1. nome da empresa,
2. logotipo (se disponível),
3. informações de contato (endereço, telefone, e-mail. site (se disponível),
4. dados bancários (opcional).
O papel timbrado é um atributo muito importante de qualquer organização. Na verdade, este é um dos meios de publicidade. Afinal, às vezes é onde começa o conhecimento cliente potencial ou um parceiro da sua empresa. Portanto, acredita-se que cada empresa, independente do seu porte, deva ter seu próprio papel timbrado.
Criar um papel timbrado é o primeiro passo na criação estilo corporativo. É aconselhável fazer isso, mesmo que a empresa tenha apenas um funcionário e a palavra “corporativo” neste caso lhe pareça inadequada.
O texto em papel timbrado indica a seriedade da carta. Formulários de alta qualidade indicam que a empresa está atenta à sua própria imagem.
Atualmente, existe um grande número de gráficas onde você pode desenvolver rapidamente um layout de papel timbrado, escolhendo um design levando em consideração as especificidades do seu negócio. O custo mínimo de desenvolvimento de design é de 1.000 a 2.500 rublos. Aqui o modelo resultante pode ser fabricado.
O custo de produção de um papel timbrado depende do método de impressão. Em quase todos os lugares, serão oferecidas pelo menos 2 opções: impressão digital ou offset.
O custo de produção digital de formulários será maior por exemplar, mas é mais rentável para pedidos pequenos (até 3.000 exemplares). Nesse caso, o tempo de produção dos formulários é bem menor do que na impressão offset - de 1 hora a 1 dia, dependendo da carga de trabalho da gráfica.
O método de impressão offset só se justifica economicamente para grandes tiragens de formulários. Em termos de tempo de produção de formulários, também é significativamente inferior à impressão digital - de 6 a 10 dias.
Os papéis timbrados são impressos como em papel comum. papel de escritório, e no designer original, que pode ter maior densidade, várias opções soluções de cores, marcas d'água, relevo texturizado, etc. Aqui, os voos de fantasia geralmente são limitados apenas pelo preço.
Mas não se desespere se você não tiver dinheiro para produzir seus papéis timbrados profissionalmente. Neste caso, oferecemos-lhe vários exemplos básicos de formulários empresariais, com os quais poderá desenvolver de forma independente o seu próprio formulário em 10-20 minutos, podendo sempre imprimi-lo numa impressora normal. Lembre-se: a brevidade é irmã do talento.
É importante que o seu papel timbrado contenha informações básicas sobre a empresa e que a sua contraparte possa sempre encontrar informações para entrar em contato com você.
Formatando uma carta oficial
Olá, caro leitor!
Não é segredo que a capacidade de redigir e formatar cartas oficiais com competência é parte integrante do profissionalismo de um funcionário, seja ele um diretor ou um gerente intermediário. Isto é especialmente verdade nas empresas cujas contrapartes são grandes organizações, empregando cerca de 500 pessoas. Uma carta bem escrita é a imagem da empresa, é um dos componentes etiqueta empresarial. este é o cartão de visita da empresa, e conclusões significativas podem ser tiradas deste documento aparentemente insignificante.
Como formatar os detalhes e conteúdos da carta são definidos
Instruções padrão para trabalho de escritório em autoridades executivas federais (M. 2001) e padrão estadual GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos de documentação."
Regras uniformes para preparação de documentos fornecem:
Força jurídica da carta
Redação e execução de cartas de alta qualidade e oportunas
Organização da busca imediata de cartas.
Regras para escrever cartas oficiais:
1. A carta é redigida em papel timbrado da organização. Você dirá, bem, a regra já está clara. Sim. Outro dia recebi uma mensagem muito importante por email, no corpo e não em papel timbrado. Mas e quanto força legal documento?
2. No canto superior esquerdo são indicados o número do documento de saída e a data de compilação do último documento. Cada organização estabelece independentemente as regras para atribuir um número de saída a um documento.
3. No canto superior direito escrevemos a quem se destina a carta: diretor geral Romashka LLC ou o diretor comercial da mesma LLC. Se você não souber o nome correto do cargo, basta escrever para o chefe da empresa e ele decidirá para quem escrever.
4. Certifique-se de indicar o assunto da carta no canto esquerdo: sobre reembolso, sobre atraso na entrega de materiais, etc.
4. Iniciamos a carta com as palavras: Prezado IO (nome e patronímico). Verificamos cuidadosamente se há erros ortográficos. Em caso de dúvida, verifique, o Google irá ajudá-lo.
5. Encerramos a carta com palavras de agradecimento: com respeito a você e sua empresa, agradecemos antecipadamente, com respeito, esperamos uma cooperação mutuamente benéfica, etc.
6. Sob a assinatura do funcionário indicamos o executor do documento com um número de contato.
Coisas para lembrar ao escrever uma carta formal:
Ao escrever uma carta, sua tarefa é saturá-la com informações, não com emoções. Expresse seus pensamentos de forma neutra, com fatos e conclusões lógicas.
Se você se dirigir pessoalmente ao destinatário em uma carta, o pronome pessoal é Você, Você, Seu, etc. escrevemos com letra maiúscula,
Deve-se escrever no plural: perguntamos, informamos, indicamos, lembramos, etc. A carta representa os interesses da organização, não interesses pessoais.
Depois de escrever uma carta, você precisa deixá-la de lado por um tempo o tempo é melhor vejo você amanhã. Bem, se algo for urgente, então por 20 a 30 minutos. Em seguida, pegue o documento impresso e leia-o novamente. Certamente você encontrará pequenos erros, imprecisões de redação ou omissões.
E o mais importante, lembre-se de que há exceções a qualquer regra))).
Espero que este artigo tenha sido útil, por isso ficarei grato se você clicar nos botões sociais. redes.
E finalmente, sobremesa - uma carta ao sultão turco:
Sua Anastasia Zakharova
As cartas rogatórias são parte integrante, importante e necessária da correspondência comercial. Por um lado, são pedidos diplomáticos e diplomáticos sobre questões atuais, por outro lado, são uma ferramenta para atingir determinados objetivos do destinatário. O objetivo de qualquer carta rogatória é induzir o destinatário a tomar certas ações exigidas pelo autor da carta. Como escrever uma carta rogatória para chegar o mais próximo possível de uma resposta positiva?
Qualquer carta rogatória deve consistir em uma justificativa bem pensada e uma declaração clara da solicitação. Além disso, você pode utilizar técnicas que aumentam a eficiência da escrita.
Passo 1. Quem você contatará com sua solicitação?
Dirija-se pessoalmente ao destinatário, de preferência pelo nome e patronímico:
“Caro Ivan Ivanovich!”, “Caro Sr. Ivanov!”
Em primeiro lugar, expressará o seu respeito ao destinatário e, em segundo lugar, um pedido dirigido a uma determinada pessoa impõe-lhe a responsabilidade pela sua execução. Existem situações em que um pedido é dirigido a uma equipa ou grupo de pessoas. Neste caso, também é aconselhável personalizar ao máximo o recurso:
“Caros colegas!”, “Caros gestores!”, “Caros funcionários juniores!”, “Caros funcionários de RH!”
Passo 2. Por que você está me contatando?
Faça um elogio ao destinatário. Ao elogiar o destinatário, você responde à pergunta dele: “Por que você está me fazendo essa pergunta?” Observe suas conquistas anteriores ou qualidades pessoais.
“Você está sempre pronto para ouvir e encontrar a melhor forma de resolver o problema de quase todas as pessoas que entram em contato com você. E, para lhe dar crédito, você ajudou muita gente.”
“Você é um dos maiores especialistas na área...”
“Você ajudou muitas pessoas a resolver os problemas mais difíceis no campo da...”
Esta técnica permitirá ao destinatário olhar mais de perto o pedido e tentar encontrar uma oportunidade de satisfazer foda-se ela.
O elogio é apropriado quando se trata de pedidos fora do padrão, quando você precisa conquistar o destinatário, quando precisa chamar a atenção para determinados méritos e qualidades necessários e importantes para o atendimento do seu pedido.
É muito importante não cruzar a linha entre um elogio e uma bajulação rude. Seja sincero.
Passo 3. Justificativa do pedido
Qualquer solicitação deve ser justificada pelo motivo pelo qual você está fazendo essa solicitação específica. Insira o destinatário no contexto do seu problema.
Nesta fase, é necessário selecionar os três argumentos mais significativos para o destinatário. É melhor construir argumentos de acordo com o seguinte esquema: forte - médio - mais forte.
Existem pedidos níveis diferentes complexidade, por isso o destinatário nem sempre está interessado em atender às solicitações de alguém. Ele precisa estar convencido de que atender à solicitação traz benefícios potenciais:
Interesse ao destinatário
Ofereça-se para implementar alguma oportunidade atraente para ele relacionada ao atendimento de sua solicitação:
“Em todos os momentos, pessoas empreendedoras e com espírito empresarial se esforçaram não apenas para alcançar o sucesso material, mas também para deixar sua marca na história de sua Pátria, para serem lembradas por suas boas ações e para ganhar respeito.”
« O sucesso da atividade de qualquer comunidade profissional é, antes de tudo, a compreensão e o apoio de Sindicatos amigos, a participação em eventos e projetos conjuntos».
« Claro, seu grande objetivo é uma cidade limpa e confortável para as pessoas».
Ou expresse um problema que seja muito relevante especificamente para o seu destinatário:
“Você, como sábio dono da cidade, provavelmente está preocupado com os passeios caóticos das crianças de diferentes idades em locais inadequados, o que leva ao aumento dos acidentes de trânsito e ao aumento da criminalidade infantil.”
“Seu departamento tem recebido ligações mais frequentes sobre questões não essenciais, o que ocupa muito tempo de trabalho inestimável.”
Mostre como sua solicitação pode ajudar a concretizar a oportunidade:
« E hoje, quando o nosso país depende da juventude, é difícil encontrar uma causa mais necessária e sagrada do que ajudar jovens de famílias desfavorecidas. Em nossa cidade há quem já preste esse tipo de atendimento - sob os auspícios da prefeitura, nosso centro beneficente “Heritage” funciona com doações de cidadãos, ensinando artesanato popular a adolescentes difíceis ».
Ou para resolver o problema:
“Equipar locais especializados para crianças de diferentes idades passarem o tempo ajudará a reduzir o nível de criminalidade infantil e a minimizar os acidentes rodoviários envolvendo crianças.”
Descreva o significado da solicitação
Quando não há nada a oferecer ao destinatário ou no contexto deste pedido é inadequado, então é melhor atualizar o destinatário. Aqui você precisa descrever a situação tão detalhadamente quanto necessário para compreender a relevância da solicitação e a importância de sua implementação. O significado do pedido deve ser descrito de tal forma que “toque a alma”. Se a solicitação não se enquadrar na categoria de “melindrosa”, será necessário mostrar ao destinatário a relação de causa e efeito, o que garantirá que o destinatário atenda à solicitação.
“A partir de (data), conforme contrato de arrendamento nº X, o aluguel de 1 m2 é de 20 USD. por dia. Nos últimos três meses, registou-se um declínio na actividade comercial devido à instabilidade económica e à agitação social. O lucro médio da negociação é de 10 USD. por dia, o que não é suficiente nem para pagar o aluguel. Se não forem tomadas medidas, os empresários privados serão forçados a fechar os seus pontos de venda, o que poderá afectar negativamente o seu rendimento.”
Assim, você deve deixar claro ao destinatário que o atendimento da solicitação traz a perspectiva de recebimento de benefícios materiais ou imateriais.
Passo 4. Declaração da solicitação
Quando o destinatário estiver preparado, você poderá indicar a solicitação real. O texto da solicitação deve ser bastante conciso e extremamente claro. Em nenhum caso deve haver ambigüidade ou eufemismo. Por exemplo, se falamos em redução de renda, é importante indicar até que ponto:
“Pedimos que reduzam o nível do aluguel até que a situação se estabilize em 5 dólares. por m2 por dia.”
Se se trata de prestação de serviços, então faça o pedido o mais específico possível, indicando as datas pretendidas, questão do preço, etc.:
« Para equipar uma oficina de olaria necessitamos de um forno para cozedura de cerâmica - pedimos que nos ajude a adquiri-lo. O custo do fogão com instalação é de 998 mil rublos».
Neste exemplo, não está totalmente claro que tipo de ajuda é necessária do destinatário. Seria melhor formular o pedido mais especificamente: “Pedimos que nos ajudem a adquirir um forno para cozedura de cerâmica, transferindo 333 mil USD para a conta bancária da empresa para produção e instalação de fornos.”
Independentemente do que você pedir, o destinatário deve saber exatamente quando, o quê, quanto e a que preço deseja receber. Um pedido generalizado corre maior risco de recusa, porque o destinatário nem sempre tem tempo e vontade de lidar com os detalhes. Além disso, você corre o risco de não conseguir o que deseja ao transferir a iniciativa para o destinatário.
Por exemplo, empresários privados escreveram uma carta pedindo uma redução da renda, mas não indicaram até que ponto pretendem reduzir a renda:
“Pedimos que reduzam o aluguel até que a situação se estabilize.”
Como resultado, obtiveram uma redução no aluguel, mas apenas ligeiramente (em 1% do existente). Assim, o seu pedido foi atendido, mas pouco fez para mudar a posição dos iniciadores da carta.
Em alguns casos, o texto da solicitação pode estar em negrito para se destacar no texto, mas não abuse dessa técnica.
Etapa 5: resuma sua solicitação.
Repita sua solicitação e enfatize como o destinatário se beneficiará se a solicitação for atendida. A solicitação deve ser um pouco modificada. O melhor é construir uma frase de acordo com o esquema: “Se você atender ao pedido, ficará feliz”.
“Se vocês nos encontrarem no meio do caminho e reduzirem os aluguéis até que a situação na região se estabilize, não só conseguirão salvar mais de 150 empregos, mas também não sofrerão perdas globais devido à completa ausência de aluguéis.”
Mas pode haver outras opções:
“Você pode ter certeza de que cada rublo de suas doações de caridade irá para uma boa causa e ajudará as pessoas em situação difícil os meninos crescerão e se tornarão cidadãos dignos.”
“Você pode ter certeza de que o sorriso de cada criança lhe dará satisfação moral em seu trabalho difícil, e seus esforços e esforços são um investimento em cidadãos dignos e felizes no futuro próximo.”
O principal é repetir o significado do pedido e os benefícios de atendê-lo. O benefício não precisa ser material. Lembre-se de que o destinatário é uma pessoa e os sentimentos não lhe são estranhos.
EXEMPLO:
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Era |
Tornou-se |
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“Pedimos gentilmente a você, I.I. Ivanov, organize uma reunião de candidatos com o gestor principal da sua empresa. Ficaremos gratos pela sua ajuda. Com respeito e gratidão, Diretor do centro de emprego P.P. Petrov" |
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“Caro Ivan Ivanovich! A sua empresa participa há vários anos do Programa de Orientação Profissional para candidatos, ajudando-os a decidir a escolha da profissão. Como gerente de RH, você está interessado em formar profissionais e estamos prontos para ajudar os alunos a começarem a formar mestres em seu ofício. Hoje, a profissão de gestor é uma das mais comuns, mas muitos candidatos não têm uma ideia clara do seu significado. Neste sentido, solicitamos que organize uma reunião do diretor geral com os candidatos no dia 23 de março, às 15h00, na sede da sua empresa. Ao contar para a galera os segredos da profissão hoje, você está lançando as bases para a formação de verdadeiros profissionais amanhã. Talvez em alguns anos um deles leve sua empresa a um novo patamar de desenvolvimento. Com respeito e gratidão, Diretor do centro de emprego P.P. Petrov" |
E não se esqueça do design da carta – esta é a “cara” da organização. Se o iniciador da carta de solicitação for uma organização, essa carta será redigida em papel timbrado com a assinatura do gerente ou pessoa autorizada. Se você é uma pessoa física, basta cumprir as normas básicas na disposição dos elementos das letras. Esses detalhes são jurídica e psicologicamente muito importantes para o destinatário e para a formação da imagem correta do remetente.
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O formato da carta, dependendo dos documentos constitutivos da organização, inclui os seguintes detalhes:
01 - Emblema do Estado da Federação Russa (02 - Brasão de uma entidade constituinte da Federação Russa ou 03 - Emblema de uma organização ou marca registrada (marca de serviço));
04 - código da organização
05 - principal número de registro estadual (OGRN) de pessoa jurídica
06 - número de identificação fiscal/código de motivo do registro (TIN/KPP)
08 - nome da organização
09 - informações básicas sobre a organização
bem como marcas restritivas para detalhes:
11 - data do documento
12 – número de registro do documento
13 – link para número de registro e data do documento
E, se necessário, marcas limite para os limites superiores das áreas onde os detalhes estão localizados.
15 – destinatário
18 - título do texto
19 - marca de controle
20 - texto do documento
A forma da letra pode ser feita com base na disposição longitudinal ou angular dos detalhes.
Arroz. 1. Localização dos detalhes (versão de canto) do formato da carta (as dimensões são indicadas em milímetros)
Arroz. 2. Localização dos detalhes (versão longitudinal) do formato da carta (as dimensões são indicadas em milímetros)
O mais conveniente para processamento e econômico em termos de aproveitamento da área da chapa é o formato de canto. Neste caso, o lado direito do topo da folha pode ser utilizado para colocar os dados “Destinatário”, “Resolução”
A utilização de um formulário de carta longitudinal é aconselhável nos casos em que o nome da organização contém um grande número de caracteres impressos, por exemplo, pode ser o caso quando os detalhes do formulário são fornecidos em dois ou mais idiomas. Neste caso, os dados devem ser impressos em russo à esquerda e na língua nacional à direita, no mesmo nível. Se o número de línguas nacionais utilizadas for superior a um, os detalhes devem ser indicados em russo na parte superior e na língua nacional abaixo, estendendo a linha até a borda da margem direita.
O formulário de carta pode ser preparado para uma organização, unidade estrutural ou funcionário.
Exemplos de design de formato de carta:
Arroz. 3. Formulário de carta da organização com localização angular (centralizada) dos detalhes.
Arroz. 4. Formulário de carta da organização com disposição de detalhes no canto (bandeira).
Arroz. 5. Formulário de carta da organização com disposição longitudinal de detalhes.
Amostras do formulário geral do documento também são fornecidas nos seguintes documentos:
GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para preparação de documentos" (Apêndice B, Figuras B.2, B.3, B.4);
- Instruções padrão para trabalho de escritório em autoridades executivas federais, aprovadas por despacho do Ministério da Cultura e Comunicações de Massa da Federação Russa datado de 8 de novembro de 2005 nº 536 (Apêndices nº 13, 14, 15, 16, 17, 18) .
Hoje em dia basta saber escrever uma carta corretamente, independentemente do destinatário da sua mensagem (um possível empregador, um funcionário arrogante ou um amigo próximo) e da forma de envio da correspondência (por correio normal ou e-mail). correio, talvez por fax).
Opções com letras de exemplo podem ser visualizadas na seção “” deste site. Agora vamos falar sobre algumas regras de escrita e formatação. As cartas se enquadram em três categorias gerais:
- pessoal – para seus entes queridos, familiares, amigos próximos e não tão próximos (use um estilo informal),
- semioficial - correspondência com várias organizações sobre questões que afetam você pessoalmente (por exemplo, com um banco sobre o status da sua conta, com a autoridade de seguridade social sobre benefícios, com a rede de distribuição sobre o recebimento das mercadorias, etc.),
- cartas comerciais (oficiais) – obrigatórias estilo formal de negócios apresentação e requisitos rigorosos de design.
Como escrever uma carta pessoal corretamente
Cartas pessoais escrever majoritariamenteÉ bom porque você se comunica com sua família e amigos. Primeiro você precisa dizer olá, apenas a palavra “Olá!”
Se você demorar para responder, é educado pedir desculpas e mencionar os motivos. Se você já está em correspondência com o destinatário e recebeu perguntas, então a hora de respondê-las é agora. Então, após a frase introdutória “Estou bem”, você pode passar para um relato dos acontecimentos, escrever sobre o que o preocupa.
Como o estilo de comunicação é informal, piadas, fofocas (sua própria avaliação dos acontecimentos ou uma descrição das opiniões de outras pessoas) e a recontagem de um artigo de uma revista de moda são adequadas. Resumindo, use tudo o que tornará sua carta interessante. Smileys e perguntas como “como vai?”, “não é ótimo?” podem ser uma boa maneira de animar uma carta pessoal.
Tente ser sincero. Pergunte como está o destinatário e faça perguntas para continuar a correspondência. No final, expresse seus sentimentos, por exemplo, “eu te amo”, “gostaria de conhecê-lo”, “estou ansioso pela sua resposta”, etc. Certifique-se de colocar sua assinatura (o e-mail costuma ser esquecido), mas o destinatário pode não adivinhar de quem é a carta (nem sempre fica claro no endereço de e-mail). Releia a carta e corrija os erros, se necessário. Geralmente irritam as pessoas e demonstram falta de respeito.
Como escrever uma carta semiformal corretamente
Cartas semi-oficiais deve ser o mais breve possível e indicar claramente a essência da questão. Simplicidade e lógica são bem-vindas. Você não pode escrever uma boa carta de mau humor. E é melhor excluir qualquer digressões líricas afaste-se do tema e da expressão de emoções e concentre-se na base de evidências (especialmente importante para reclamações).
Recomendo escrever uma carta usando um computador, depois imprimi-la em uma folha A4 branca comum e assiná-la com uma caneta. Cartas manuscritas são permitidas. Neste caso, escreva de forma legível e precisa, principalmente o seu sobrenome.
Uma vez legível, é fácil de ler. Hoje em dia, organizações sérias costumam registrar documentos eletronicamente. Seu sobrenome (pode ser bonito, mas complicado) é conhecido apenas por você. Se, durante o registro de sua carta, você alterar pelo menos uma letra do seu sobrenome, então uma busca eletrônica em um enorme banco de dados não parecerá encontrar sua mensagem. E será difícil para você descobrir se está registrado, embora mais tarde a resposta possa vir.
É costume indicar sempre o destinatário no canto superior direito da carta. Vou te dar várias opções para te ajudar, todas são aceitáveis. Tudo depende das suas preferências e se você sabe o nome da unidade estrutural ou funcionários destinatário:
Serviço federal
sobre trabalho e emprego
Chefe do Serviço Federal
isso ou aquilo
I.O. Sobrenome
diferentemente
Administração de Volgogrado
Departamento tal e tal - seu nome
Para o editor-chefe
Editora "Pshik"
E.F. Kagailovsky
Perepolokh LLC
Contador-chefe
IA Kvochinskaia
qualquer indivíduo
Tugrikov S.M.
rua. Lusnaya, 207, apto. 1375,
Voronej, 400001
Abaixo do destinatário escreva seu sobrenome, nome, patronímico, endereço completo para envio de resposta por correio normal, é preferível fornecer também um número de telefone.
Se você já está se inscrevendo em algum lugar novamente, então você deve indicar link para o número e data da carta recebida(possivelmente vários). Isto facilita muito o processamento da correspondência, e com certeza receberá uma resposta, tendo em conta a correspondência anterior sobre o assunto em questão. Está escrito “Para o nº (dígitos) datado de 31/08/2014”. Este link está localizado à esquerda acima do texto, você pode vê-lo na figura com um diagrama dos elementos da carta;
Se você souber o nome da pessoa a quem está se dirigindo, poderá iniciar o texto com “Caro...!”, depois deverá finalizá-lo com “Atenciosamente”.
Caso existam documentos comprobatórios, esse fato deverá ser anotado abaixo do texto. Então, no futuro, você poderá provar facilmente o que exatamente enviou junto com a carta. Quais documentos (ou cópias) específicos são enviados podem ser indicados no texto ou diretamente na marca de disponibilidade do aplicativo. É colocado abaixo do texto principal, por exemplo:
Aplicação: para 2 litros. em 1 cópia.
Anexo: cópias dos recibos de pagamento... 2 folhas. em 1 cópia.
Deve ser lembrado que você deve sempre indicar na sua candidatura:
- sobrenome, nome, patronímico,
- seu endereço para enviar uma resposta,
- número e assinatura pessoal.
Caso contrário, sua carta poderá ser considerada anônima. Essas cartas não estão sujeitas a consideração, o que significa que você não receberá resposta ao seu recurso. As autoridades são obrigadas a responder no prazo máximo de um mês a partir da data de registo da sua carta.
A carta deve ser escrita por você em duplicado. Você pode entrar em contato pessoalmente com a organização necessária. Neste caso, peça ao serviço de gestão do escritório (secretária, escritório ou departamento geral) para colocar um carimbo de recibo datado na sua cópia da carta. É melhor inserir imediatamente um número de registro, mas em grandes organizações as cartas podem não ser registradas imediatamente devido ao grande número delas. Portanto, no momento da apresentação da candidatura, basta que a sua cópia da carta seja carimbada com o nome da organização e a data. Isso é muito importante caso você precise cumprir o prazo ou posteriormente confirmar o fato da inscrição.
Mas não é necessário ir pessoalmente a algum lugar. Pode ser mais fácil ir ao correio mais próximo. Neste caso, envie por correio registado com notificação. O efeito será o mesmo. Depois de algum tempo, você pode ligar para a organização e saber o destino de sua carta. Ou você não precisa ligar para ninguém, apenas espere uma resposta.
Se, no final, receber uma resposta em vez de uma resposta clara, entre em contacto connosco novamente. Nos órgãos governamentais, por exemplo, é monitorado o fato de repetidos apelos sobre o mesmo assunto. Ou escreva uma carta em forma de reclamação, você pode tentar enviá-la para uma organização superior. Tais solicitações também são tratadas com muita atenção.
Quanto a - este é um dos mais tópicos importantes trabalho de escritório e merece um artigo separado dedicado a ele.
Evgenia Polosa
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