Een servicebrief is een document dat integraal onderdeel uitmaakt zakelijke communicatie. Meestal wordt het via de post verzonden en dient het als een speciale manier om informatie uit te wisselen.
Basisconcepten
Zakelijke correspondentie is nodig om verschillende economische of productieproblemen op te lossen. Met zijn hulp communiceren ondernemingen en organisaties met de externe omgeving: partners, klanten of overheidsinstanties. Meestal wordt hiervoor gebruik gemaakt van een servicebrief.
Dit is de algemene naam voor een schriftelijk document, dat kan zijn:
- reageren op eerder ontvangen berichten of verzoeken;
- begeleidend papier dat samen met andere documenten of materialen naar de geadresseerde wordt verzonden;
- een initiatiefbrief, indien een andere manier van communiceren niet mogelijk is.
Elk van de genoemde opties heeft zijn eigen kenmerken. Niettemin zijn er algemene regels volgens welke gewoonlijk elke officiële brief wordt opgesteld. Dit is begrijpelijk, omdat bijvoorbeeld bij zakelijke correspondentie meestal de afronding van de meeste transacties begint. Een goed uitgevoerd document kan bij de ontvanger een positieve indruk wekken over een toekomstige potentiële partner.
Soorten zakelijke brieven
Afhankelijk van de informatie die de servicebrief bevat, kan dit het volgende zijn:
- Begeleidend. In het geval dat het een bericht bevat waarin staat dat er een toepassingspakket voor is.
- Pretentieus. Dat wil zeggen, het drukt ontevredenheid uit over een bepaalde situatie (claim).
- Leerzaam. De tekst geeft specifieke instructies.
- Gegarandeerd. De afzender bevestigt de toekomstige vervulling van de verplichtingen die in het document zijn vastgelegd.
- Informatief. De brief bevat informatie die voor de ontvanger interessant kan zijn.
- Reclame. Er wordt informatie verstrekt om samenwerking aan te trekken.
- Kennisgevingsbrief. Informatie over publieke evenementen.
- Bevestigingsbrief. het verkrijgen van bepaalde documenten of materialen.
- Een verzoekbrief. In de tekst wordt een oproep gedaan om de geadresseerde aan te moedigen actie te ondernemen.
- Per berichtbrief. Daarin verstrekt de afzender specifieke informatie van wederzijds belang voor de partijen.
Het doel van deze documenten is om verbindingen tussen organisaties of haar structurele afdelingen te onderhouden.
Het opstellen van een claimbrief
Op het gebied van samenwerking doen zich soms situaties voor waarin een van de partijen om de een of andere reden zijn verplichtingen niet nakomt. In dit geval stuurt de partner eerst een brief naar zijn tegenpartij. Daarin zet hij gewoonlijk zijn voorstellen uiteen om de schending van zijn wettelijke rechten uit te bannen. Dit is een servicebrief. Een voorbeeld van een dergelijk document kan willekeurig worden opgesteld. Er moet rekening worden gehouden met de volgende punten:
- moet formeel en zakelijk zijn, met een partnerschapsmentaliteit.
- De essentie van de klacht moet zeer duidelijk worden uitgedrukt.
- Bij het presenteren van informatie moet u op overtuigende wijze met specifieke feiten werken.
De claimbrief moet het volgende bevatten:
- gegevens van de afzender (naam, retouradres en contactnummers);
- volledige informatie over de geadresseerde;
- beschrijving van de omstandigheden waaronder de conflictsituatie zich heeft voorgedaan;
- verwijzing naar wettelijke normen die de wederpartij op zijn beurt heeft overtreden;
- specifieke vereisten om de overtreding te elimineren, met vermelding van de deadlines voor de implementatie ervan;
- gevolgen die kunnen optreden als de tegenpartij de uitvoering ervan ontwijkt.
Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan de manier waarop de officiële brief is samengesteld. Het patroon moet zo worden ontworpen dat de indringer het niet als een bedreiging ervaart. Houd er rekening mee dat dit slechts een herinnering is om aan de wet te voldoen.
Ontwerpregels
Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan het ontwerp van officiële brieven. Het is waar dat de wet hiervoor geen strikte regels en voorschriften biedt.
Desondanks moet bij het opstellen van dergelijke documenten rekening worden gehouden met de volgende verplichte punten:
1. Elke officiële brief moet op briefpapier worden geschreven. Het is vooraf ontwikkeld door specialisten op het gebied van kantoorbeheer en goedgekeurd in opdracht van het hoofd van de onderneming.
2. Het document moet bepaalde gegevens bevatten:
2.1. Informatie over de ontvanger en afzender.
2.2. Uitgaand nummer en datum van deze brief. Dit is vereist voor registratie.
2.4. Titel.
2.5. Informatie over de aanwezigheid van eventuele applicaties, met vermelding van hun namen en nummers.
2.6. Informatie over de persoon die dit document heeft ondertekend (functie en volledige naam).
3. De brief mag slechts één kwestie behandelen. Het hebben van meerdere thema's maakt het moeilijk om een artiest te kiezen.
4. Informatie moet zo kort mogelijk, maar duidelijk worden gepresenteerd. Het is raadzaam dat de tekst niet meer dan twee pagina's beslaat.
5. Vermeld de gegevens van de ontvanger correct. In het geval dat waar we het over hebben over de organisatie moet u de volgende volgorde aanhouden:
5.1. Bedrijfsnaam (in de nominatief).
5.2. Structurele eenheid(indien nodig).
5.3. Positie van de geadresseerde (in het datiefgeval).
5.4. Zijn initialen.
5.5. Postadres ondernemingen.
6. Als er meerdere ontvangers zijn, wordt eerst de belangrijkste aangegeven en vervolgens alle andere.
Als je met al deze punten rekening houdt, zal het opstellen van officiële brieven in principe niet moeilijk zijn.
Volgorde van presentatie
Om een document correct op te stellen, is het noodzakelijk om rekening te houden met een bepaalde volgorde van presentatie van de informatie daarin. U kunt bijvoorbeeld overwegen hoe u een professionele antwoordbrief schrijft. Ten eerste moet u onthouden dat u, volgens de etiquetteregels, binnen 24 uur vanaf het moment dat u deze ontvangt, op informatie moet reageren. Als we het over een elektronisch bericht hebben, dan optimale tijd zal niet meer dan twee uur duren. In gevallen waarin het niet mogelijk is om zich aan een dergelijke regel te houden, is het beter om een passend bericht naar uw partner te sturen.
De brief zelf zal in essentie uit twee delen bestaan:
- Inleidend. De afzender vermeldt het onderwerp, de reden en de redenen voor zijn schrijven. Hier kunt u naar verwijzen regelgeving, die volgens de wet als basis dienen voor het geven van een antwoord. Daarnaast is het de moeite waard aandacht te besteden aan enkele punten met betrekking tot de betreffende situatie. Ze zullen helpen de essentie van het probleem te onthullen.
- Voornaamst. Dit deel is bedoeld om te verduidelijken en te overtuigen. De tekst moet duidelijk, duidelijk en beknopt zijn, en de gepresenteerde feiten moeten geverifieerd en objectief zijn. Indien nodig kunnen ze worden bevestigd met reële cijfers.
Deze tekst wordt meestal gevolgd door een lijst met toepassingen. Het document eindigt met de handtekening van de afzender. Bovendien moet u weten hoe u een servicebrief schrijft om de ontvanger niet te beledigen. Ten eerste is het raadzaam om hem aan te spreken met de zin 'Beste'. Ten tweede kan het in tekst worden gebruikt deelwoorden zoals ‘uw voorstellen zorgvuldig hebben bestudeerd’ of ‘uw opmerkingen zorgvuldig hebben gecontroleerd’. Een dergelijke naleving van de etiquette zal beide partijen alleen maar ten goede komen.
Procedure
Het opstellen van officiële brieven is de verantwoordelijkheid van griffiers, secretarissen of andere medewerkers die deze taken uitvoeren. Bij het begin van het werk moeten ze zich in hun acties aan een bepaalde volgorde houden. Het proces van het opstellen van een dergelijk document doorloopt doorgaans de volgende fasen:
- Een grondige studie van de omstandigheden van deze kwestie. Het is noodzakelijk om de situatie volledig onder controle te houden om correct te kunnen beoordelen mogelijke manieren haar beslissingen.
- Het opstellen van een brief. Hier is het noodzakelijk om rekening te houden met alle bovenstaande vereisten.
- Coördinatie van de voorbereide tekst. Soms moet het worden aangepast, rekening houdend met de opmerkingen van de manager. Hij kan enkele verduidelijkingen of verduidelijkingen over het onderwerp geven.
- Goedkeuring door zijn leidinggevende.
- Definitieve uitvoering en ondertekening van het document.
- Een brief registreren.
- Verzenden van correspondentie naar de ontvanger.
Pas nadat al deze fasen zijn doorlopen, kan de brief, nadat hij de geadresseerde heeft bereikt, de hem toegewezen missie vervullen.
Verplichte regelgeving
Om een servicebrief af te geven, moet u er rekening mee houden dat de eerste pagina ervan op een speciaal formulier moet worden afgedrukt. Voor de rest kunt u gewone blanco A4-vellen gebruiken. Hier moet je onthouden dat het tekstveld zelf zijn eigen grenzen heeft: de boven- en onderkant zijn 2 centimeter, links - 3,5 centimeter, rechts - 1 centimeter. Mag niet worden geschonden standaard maten om informatie op één blad te passen. Het is beter om aan alle regels te voldoen en gewoon een extra pagina toe te voegen.
Je moet de tekst ook typen volgens alle regels:
1. Gebruik voor het afdrukken het standaard Times New Roman-lettertype. Het is beter om geen andere opties te gebruiken.
2. Ook de lettergroottes zijn gereguleerd:
- voor de hoofdtekst - 14;
- rangschikking van pagina's en teken van uitvoering - 12.
3. Ook het plaatsen van gegevens gebeurt volgens de regels:
- regelafstand - 1;
- tekst wordt “in de breedte” uitgelijnd;
- koppeltekens worden automatisch geplaatst;
- de afstand van het registratienummer tot de kop is 2 regelafstanden, en van daaruit tot de hoofdtekst - 3.
Naleving van deze normen is verplicht voor juiste ontwerp brieven met een passend doel.
Locatie van details
Om een standaard zakelijke brief correct op te stellen, moet u duidelijk weten waar de details en componenten zich moeten bevinden. De antwoorden op deze vragen zijn opgenomen in GOST R 6.30-2003. Het beschrijft in detail de vorm van een servicebrief. In wezen is dit een voorbeeld waarin het geheel van alle details van het document zich op een bepaalde manier bevindt. Het is nodig om:
- Uniformeer het proces van het uitbrengen van officiële (zakelijke) brieven.
- Standaardformulieren vooraf centraal kunnen voorbereiden, terwijl de noodzaak om een deel van het werk handmatig te doen wordt verminderd.
- Vergemakkelijk en verkort de tijd van het visueel zoeken naar informatie.
- Breid de mogelijkheden uit voor het verwerken van brieven met behulp van computers en andere apparatuur.
Voor een gewone zakelijke brief worden dus 30 standaardgegevens gebruikt, die zich in elf verplichte zones bevinden:
- emblemen en wapenschild;
- auteur;
- brongegevens;
- titel;
- verklaringen;
- geadresseerde;
- resoluties;
- tekst;
- handtekeningen en bijlagen;
- goedkeuringen en garanties;
- merken.
Door informatie in bepaalde sectoren te plaatsen, kunnen specialisten beter door het document navigeren en wordt het voor gewone gebruikers gemakkelijker om het samen te stellen.
Basisvereisten
Sommige managers denken ten onrechte dat zakelijke correspondentie willekeurig kan worden gevoerd, zonder zich aan de regels en voorschriften te houden. Maar specialisten die hiervoor verantwoordelijk zijn, moeten de basisvereisten voor officiële brieven kennen:
- Beschikbaarheid van een speciaal (bedrijfs)formulier.
- Correct gebruik en plaatsing van details.
- De tekst moet leesbaar en goed geredigeerd zijn. Om de essentie van het probleem te presenteren, is het beter om de voorkeur te geven aan eenvoudige, algemene zinnen. Je moet jezelf kort uitdrukken, zodat elk woord zoveel mogelijk informatie bevat.
- Afhankelijk van het type moet het document dienovereenkomstig worden opgesteld. De brief kan ook meerdere aspecten bevatten. In dit geval is het bij de presentatie noodzakelijk om ze te combineren.
- Gebruik op de juiste manier de standaarden voor typen.
- Probeer ervoor te zorgen dat de inhoud van de brief geen categorische uitdrukkingen bevat. De ontvanger kan deze zinnen als bedreigingen opvatten. Bij het opstellen van voorstellen is het beter om te gebruiken inleidende woorden zoals “blijkbaar”, “zoals bekend is”, “mogelijk” en “als volgt”.
Door in de praktijk aan deze vereisten te voldoen, wordt de documentstroom in de onderneming goed beheerd.
Hoe schrijf je een zakelijke brief die niet verdwaalt in de “informatie-afval” en wordt gelezen? Regels, aanbevelingen, voorbeelden
Het woord is een toegankelijk zakelijk hulpmiddel. In de zakenwereld is het onmogelijk om iemand te vinden die geen woorden gebruikt in zijn werk.
Het moderne bedrijfsleven verandert geleidelijk in een correspondentiebedrijf. Met behulp van brieven – elektronisch of traditioneel – vindt communicatie plaats met klanten, zakenpartners en werkgevers. De brief positioneert de auteur als een professional of als een persoon met wie u geen relatie mag voortzetten.
Een professional moet kunnen schrijven
- Het is duidelijk
- effectief
- ernstig
- Interessant
En het is nooit te laat om dit te leren. Laten we beginnen met de basis: begrijp het verschil tussen zakelijk en regulier schrijven.
Waarin verschilt een servicebrief van een gewone brief? Bijzonderheden van een zakelijke brief
Een brief is een korte tekst van één of twee pagina's, met als doel informatie over iets aan de geadresseerde over te brengen.
De aard van de informatie en de relatie tussen de afzender en de ontvanger van de brief verdelen de correspondentie in
- zakelijk (formeel)
- persoonlijk (informeel)
Een zakelijke brief wordt gekenmerkt door:
- beknoptheid
- nauwkeurigheid
- redenering en logica
- informatie inhoud
- evaluatieve en emotionele neutraliteit
- standaardisatie:
- officiële formulieren worden gebruikt
- stabiele stijlfiguren, er worden speciale administratieve termen en constructies gebruikt
- aantal onderwerpen - 1-2
- gericht
- duidelijk gedefinieerde commandostructuur (indien nodig)
Welke soorten zakelijke brieven zijn er?
Het type zakelijke brief is bepalend
1. Doel van het schrijven ervan
Commerciële doeleinden
- U wilt een deal sluiten en de specifieke voorwaarden ervan voorstellen - stel een aanbiedingsbrief (aanbod) op voor de geadresseerde
- Als u nog geen besluit heeft genomen over de voorwaarden van de transactie die voor u aanvaardbaar zijn, stuur dan een verzoekbrief
- Wilt u uw ontvanger informeren over een schending van contractuele verplichtingen door hem? Schrijf een claimbrief (klacht)
Non-profit doeleinden
- Bedank in een bedankbrief
- Bevestig uw verplichtingen met een garantiebrief en uw toestemming met een bevestigingsbrief
- Schrijf nieuwsbrieven als u denkt dat uw informatie interessant kan zijn voor de ontvanger
- Herinner u aan belangrijke afspraken, verplichtingen en boetes met herinneringsbrieven
- Feliciteer in felicitatiebrieven, vraag in verzoekbrieven, condoleer in condoleancebrieven
- Als u belangrijke documenten of materiële bezittingen moet verzenden, zorg er dan voor dat u zich voorbereidt op uw vracht sollicitatiebrief
2. Ontvanger
Als u een brief aan meerdere ontvangers tegelijk richt, schrijft u een rondzendbrief
Je brief kan meerdere onderwerpen tegelijk behandelen, waardoor hij automatisch veelzijdig is
4. Structuur
Gereglementeerde brieven omvatten het samenstellen van het tekstgedeelte van de brief volgens een bepaald patroon, terwijl ongereguleerde brieven een vrije presentatievorm hebben
5. Vorm van vertrek
- in een envelop
- in elektronische vorm
- per fax
Structuur van een zakelijke brief: inleiding, hoofdtekst, conclusie
De structuur van een standaard zakelijke brief vereist meer zorgvuldige overweging.
Een correct opgemaakte brief moet overeenkomen met het volgende overzicht:
Laten we enkele punten van het schema eens nader bekijken:
1. Kop
Meestal is dit een korte samenvatting van het onderwerp van de brief.
Belangrijk: schrijf de titel correct als u wilt dat de ontvanger uw brief leest.
De afwezigheid van kopjes in zakelijke correspondentie is typisch voor beginners die niet over de basisvaardigheden beschikken in het voeren van zakelijke correspondentie.
2. Beroep
- heeft de traditionele vorm "Beste"
- met een hoofdletter in het midden van de regel
Belangrijk: het gebruik van afkortingen is verboden!
3. Preambule
- laat de geadresseerde kennismaken met het hoofdidee van de brief
- bereidt de geadresseerde voor op de juiste perceptie van de daaropvolgende informatie in de brief
4. De hoofdtekst van de tekst onderbouwt het kernidee dat in de preambule is uiteengezet
In dit deel van de brief
- je geeft duidelijk de essentie van het voorstel/beroep weer
- geef argumenten: feiten, cijfers, andere details over het onderwerp van de brief. deskundig advies, eigen positieve/negatieve ervaring
Voor het gemak van de rechtvaardiging kunt u het volgende diagram gebruiken:
Belangrijk: De laatste paragraaf moet een zin bevatten die een specifieke stap of het verwachte resultaat aangeeft en de geadresseerde aanmoedigen actie te ondernemen
5. Tot slot:
6. In het venster "Handtekening" moet informatie over de geadresseerde worden aangegeven:
- functietitel
Hoe maak je geen fout bij het kiezen van een schrijfstijl?
IN zakelijke correspondentie Je moet voortdurend keuzes maken in de schrijfstijl en de toon van de communicatie met de geadresseerde. Hoe droog, formeel of juist hoe levendig, warm en menselijk moet je boodschap zijn?
- Persoonlijke stijl in zakelijke correspondentie benadrukt individuele kwaliteiten de persoon die de brief heeft geschreven
- Bij gebruik van een formele stijl worden feiten gepresenteerd en op basis daarvan passende conclusies getrokken.
- Persoonlijke stijl omvat communicatie tussen de auteur van de brief en de geadresseerde op gelijke voet
- De formele stijl getuigt van een duidelijke commandostructuur en een kracht waarmee de lezer van de brief rekening moet houden.
Om de juiste communicatiestijl in een zakelijke brief te kiezen, kunt u het volgende overwegen:
- In welke gewichtscategorieën bevinden u en uw ontvanger zich?
- u wilt minnelijk onderhandelen of druk uitoefenen vanuit een sterke positie
Hoe vasthouden aan de gekozen stijl?
Persoonlijke stijl
- Aanwezigheid van persoonlijke voornaamwoorden: ik, wij, jij
Bijvoorbeeld: ik bied u mijn excuses aan en hoop oprecht dat soortgelijke fouten niet opnieuw zullen voorkomen. - Directe oproepen en verzoeken
Bijvoorbeeld: laat persoonlijke spullen niet onbeheerd achter - Gebruik van emotionele evaluatieve uitdrukkingen: sterrenjeugd, oorverdovend falen
Formele stijl
- Persoonlijke voornaamwoorden vervangen door abstracte zelfstandige naamwoorden
Bijvoorbeeld: de bioscoopadministratie verontschuldigt zich oprecht voor het wijzigen van het avondprogramma - Persoonlijke oproepen en verzoeken vervangen door verklaringen
Bijvoorbeeld: laat persoonlijke spullen niet onbeheerd achter - Gebruik van gewone bureaucratie: ik breng dit onder uw aandacht vanwege het feit dat
Een formele stijl is absoluut niet geschikt als u een dankbrief of een condoleancebrief schrijft, dat wil zeggen zakelijke brieven waarin u gevoelens moet uiten. In een situatie waarin u een verzoekbrief of een aanbiedingsbrief schrijft, is het ook beter om vast te houden aan een persoonlijke stijl.
Wat is een klachtenbrief en hoe schrijf je deze? Hoe verschilt het van andere soorten letters?
Belangrijk: Richt bij het opstellen van een brief de aandacht van de geadresseerde precies op welke acties u van hem verwacht. Geef ook specifieke deadlines aan voor de uitvoering van uw taken.
Het sjabloon voor een klachtenbrief helpt u bij het correct opstellen ervan:
Wat is een antwoordbrief en hoe schrijf je deze?
Er zijn twee soorten adviesbrieven:
- brief van weigering
- brief met positief antwoord
Het samenstellen van beide soorten letters heeft er twee algemene regels a (mits de initiatiefbrief correct is opgesteld):
1. De antwoordbrief behoudt de woordenschat en spraakpatronen van de initiatiefbrief
2. De tekst van de antwoordbrief mag geen informatie bevatten over
- datum van opmaak van de initiatiefbrief
- zijn registratienummer
Hieronder vindt u een voorbeeld van een vriendelijke en correcte weigeringsbrief:
Een weigering hoeft echter niet altijd zachtzinnig te zijn. Er zijn situaties waarin een harde en strikte communicatiestijl noodzakelijk is. Hieronder vindt u een sjabloon met afwijzingsbrieven voor alle gelegenheden, van hard tot zacht:
Informatiebrief: het verschil met antwoordbrieven en klachtenbrieven
De informatiebrief is multifunctioneel:
- rapportages (bijvoorbeeld over prijswijzigingen in prijslijsten)
- meldt (van herverkiezing van leden van de raad van bestuur)
- informeert (over verzending van goederen)
- verklaart (van intenties)
- bevestigt (ontvangst van goederen)
- herinnert (aan de nakoming van verplichtingen die zijn aangegaan krachtens het contract)
- adverteert en informeert (over het bedrijf in het algemeen, over goederen/diensten in het bijzonder)
Misschien wel het meest urgente probleem van vandaag is de vraag hoe u een reclame- en informatiebrief correct kunt opstellen.
1. Gebrek aan structuur
2. Aanwezigheid van jargon of informeel taalgebruik in de tekst van de brief
3. Slordig ontwerp
4. Overvloed aan spellings-, syntactische en stilistische fouten
5. Gebrek aan betrouwbare feiten en objectieve informatie in de brief
6. Overtreding van fundamentele beleefdheidsregels (vooral in klachtenbrieven)
7. Gebruik van omslachtige en onduidelijke zinnen in de tekst
8. Gebrek aan logica in de presentatie van het materiaal
9. Gebrek aan uitleg van afkortingen
10. Algemene onscherpte van de tekst als deze doelloos is samengesteld
Wat moet u nog meer weten over zakelijke brieven?
1. Voor moderne zakelijke correspondentie wordt de blokstructuurmethode voor tekstcompositie gebruikt.
Deze methode bespaart tijd en behoudt de algemene stijl van alle bedrijfsdocumentatie. Karakteristiek kenmerk methode - open interpunctie of afwezigheid van punten/komma's (bijvoorbeeld bij het maken van lijsten)
2. Voor de titel van de brief kan een schreefloos lettertype (bijvoorbeeld Arial) worden gebruikt. Dit lettertype wordt op onbewust niveau als stabiel en solide ervaren.
3. Serif-lettertypen (Times News Roman) moeten in de hoofdtekst worden gebruikt. Met schreven kunnen uw ogen gemakkelijker van letter naar letter bewegen, waardoor het lezen sneller gaat.
Belangrijk: er zijn brieven die altijd alleen met de hand worden geschreven!
Dit zijn felicitatiebrieven, condoleancebrieven en dankbrieven
Een grote hoeveelheid nuttige informatie over het samenstellen van zakelijke brieven is te vinden in de video van Sasha Karepina.
Video: Sollicitatiebrieven en cv's schrijven
Video: “Leren van verhalenvertellers.” Geheimen van het verkopen van teksten
Zakelijke brieven worden bij vrijwel elke gelegenheid geschreven tijdens de communicatie met partners. Kant-en-klare voorbeelden en de regels voor het opstellen van dergelijke documenten zijn te vinden in het artikel.
Een zakelijke brief kan worden gedefinieerd als een document dat namens het hele bedrijf naar een ander bedrijf, een individuele ondernemer of een individu (bijvoorbeeld een investeerder) wordt verzonden. In wezen bestaat elke bedrijfscorrespondentie uit zakelijke brieven. Hun doel is heel anders:
- over samenwerking.
- samenwerking, onderhandelingen.
- Een herinnering aan de noodzaak om aan de verplichtingen uit het contract te voldoen.
- Een toelichting op uw standpunt, een reactie op een eerder verzonden brief en vele anderen.
Het document is meestal opgesteld op briefpapier van het bedrijf; het kan per post of per post worden verzonden e-mail. Als de partner echter van bijzonder belang is, verdient het de voorkeur om deze op hoogwaardig, dik papier af te drukken en persoonlijk of per koerier te overhandigen. De structuur van de brief lijkt op een typisch bedrijfsdocument - u kunt het op deze manier schematisch weergeven.
Waar u op moet letten bij het samenstellen
Er zijn geen specifieke regels of voorbeelden voor dergelijke brieven, dus hun structuur, volume en ontwerp zijn grotendeels afhankelijk van het specifieke geval. Een kennisgevingsbrief zal bijvoorbeeld vrij beknopt zijn (3-4 paragrafen), maar een werknemersaanbeveling of een zakelijk voorstel kan meer dan één pagina in beslag nemen.
Er zijn echter een aantal algemene regels waar u op moet letten bij het opstellen van een paper:
- Het document zelf heeft er geen juridische kracht Het is echter opgesteld volgens alle ontwerpregels. De structuur en presentatiestijl moeten voldoen aan algemeen aanvaarde principes van de moderne documentstroom.
- Zinnen zijn logisch opgebouwd, in een duidelijke volgorde. Sierlijke, complexe, emotionele en vooral informele uitdrukkingen ontbreken. De tonaliteit is neutraal.
- De presentatie wordt altijd door slechts 1 persoon uitgevoerd - hetzij in het enkelvoud, als de tekst rechtstreeks door de manager is geschreven, of in het meervoud, als deze namens het hele bedrijf is geschreven.
- Het specifieke doel van het opstellen en de verwachte acties van de geadresseerde worden besproken (een reactie sturen, de kandidatuur van een medewerker overwegen, akkoord gaan met onderhandelingen, een document sturen, enz.).
- Het paper weerspiegelt niet de individuele belangen van de manager of andere medewerkers, maar de doelstellingen van het bedrijf als team. Als u persoonlijk contact moet leggen, is het raadzaam om dit anders te doen en uzelf niet als vertegenwoordiger van het bedrijf te positioneren.
TOP 5 fouten bij het schrijven
Fouten kunnen in 2 grote groepen worden verdeeld - sommige houden verband met het schrijven als tekst (schending van logica, woordenschat, enz.) taal normen), anderen – in strijd met de juiste zakelijke etiquette:
- Spel- en interpunctiefouten zijn niet toegestaan - de tekst van de brief moet altijd minimaal 1-2 keer worden gecontroleerd voordat deze wordt verzonden.
- Overtreding zakelijke stijl presentatie, de aanwezigheid van emotionele zinnen, buitensporige beleefdheid of, omgekeerd, strengheid.
- Negatieve toon - zelfs bedreigingen moeten zonder onnodige woorden worden geschreven - bijvoorbeeld: "We behouden ons het recht voor om binnen 30 dagen vanaf de datum van ontvangst van deze brief naar de rechter te stappen."
- Een te groot of juist te klein volume. Meestal past de hele tekst in 1-2 pagina's. Dit betekent echter niet dat u niet alles aan uw partner hoeft te communiceren. belangrijke informatie. Volumetrische gegevens, diagrammen en documentformulieren kunnen in applicaties worden opgenomen.
- De gesprekspartner het recht ontnemen om te kiezen. U mag bijvoorbeeld niet schrijven: “Bekijk en keur de definitieve versie van het contract goed.”
Typische sjabloonzinnen
Gebruik in de tekst van standaardzinnen die kenmerkend zijn voor zakelijke toespraak– een volkomen normaal en zelfs wenselijk fenomeen. Hieronder vindt u een lijst met de meest voorkomende clichés die in verschillende situaties worden gebruikt.
| situatie | zin |
| kennisgeving | Wij informeren/Brengen u onder de aandacht/Informeren/Melden |
| uitleg van de reden, motief | Gebaseerd op/In overeenstemming met/In verband met/Voor doeleinden van/Om reden/Ter ondersteuning van/In navolging |
| verzoek | Onderneem actie/Informeer, stuur door, doe, bevestig... |
| bevestiging | Wij bevestigen / verzekeren / accepteren uw voorwaarden / Wij hebben geen bezwaar tegen... |
| aanbod | Wij adviseren/bieden/uitnodigen/vragen |
| Wij garanderen | |
| weigering | Wij zijn genoodzaakt om een reden te weigeren/Wij wijzen uw aanbod af vanwege... |
| conclusie | Wij vragen u vriendelijk/Wij hopen op samenwerking, begrip, hulp/Wij vragen u te excuseren, te begeleiden, te doen... |
De afgelopen decennia is het een integraal onderdeel geworden van elk bedrijfsgebied. Naast het opstellen van contracten, akten en bijlagen daarbij, zijn bij het opstellen documentspecialisten betrokken verschillende soorten beroepschriften en brieven. Op wetgevend niveau zijn de principes van hun ontwerp en het algemene model uiteraard niet gedefinieerd. In een dergelijke situatie rijst de vraag: "Hoe stel je dit of dat juridisch zwakke, maar zakelijke document correct op?" Het antwoord hierop is uiterst eenvoudig en komt neer op het opstellen van dergelijke papieren volgens algemeen aanvaarde normen in kantoorwerk.
Vandaag heeft onze hulpbron besloten om na te denken over de principes van het schrijven van een officiële brief en de kenmerken van dit document. Informatie over het samengevatte onderwerp en een sjabloon voor het artikel zelf vindt u hieronder.
Officieel of is een van de basistypen documenten op het gebied van kantoorwerk moderne zaken. Het is een universele manier om informatie over te dragen, op de meest eenvoudig mogelijke manier geïmplementeerd, maar met inachtneming van alle regels en voorschriften zakelijke relaties.
Uiteraard is de informatie in officiële brieven niet van onderhoudende aard. Dergelijke papieren kunnen uitnodigingen zijn, deels reclame-, informatief en andere, maar in geen geval onderhoudend.
Er zijn veel verschillen tussen een officiële brief en een gewone brief. De belangrijkste is het doel. Als een bedrijfsdocument altijd een nauwkeurig doel heeft om te verzenden of te verzenden naar de geadresseerde, worden gewone brieven vaak gebruikt voor ‘communicatie omwille van de communicatie’. Daarnaast zakelijke berichten:
- zijn niet anoniem - ze hebben altijd informatie over de afzender en ontvanger
- geschreven namens een specifieke persoon of organisatie of vereniging die door hem wordt vertegenwoordigd
- (als de afzender een postzegel heeft)
- samengesteld volgens algemeen aanvaarde regels bij kantoorwerk
- kan niet vermakelijk zijn, zoals eerder vermeld
Een optioneel, maar ook veel voorkomend verschil tussen een officiële brief en een gewoon bericht is dat de eerste op briefpapier van het bedrijf is geschreven. Deze aanpak geeft de aantrekkingskracht hoogste niveau stevigheid en geeft in het algemeen zijn zakelijke status aan.
Een paar woorden over de details en algemene inhoud van het document
Officiële brieven worden uitgegeven door verschillende redenen, waardoor hun inhoud uiteraard varieert. Desondanks kan de algemene structuur van zakelijke berichten niet worden weggenomen. Dit wordt op het gebied van kantoorwerk als waar gedefinieerd, staat niet ter discussie en vormt de basisvereisten voor de relevante documenten. Typische details van een officiële brief zijn onder meer:
- volledige naam van het verzendende bedrijf of volledige naam van een specifieke burger
- informatie over checkpoint, checkpoint en OKUD (voor organisaties)
- adres en alle mogelijke contacten van de afzender
- soortgelijke informatie over de geadresseerde
- de essentie van de boodschap
- datum van samenstelling
- en printen (voor organisaties)
Belangrijk! Het soort zakelijke documenten waar we vandaag de dag over nadenken, is een van de weinige die geen titel hoeven te bevatten. De afwezigheid van dit laatste is geenszins een vergissing, maar het voldoen aan de basisnormen voor kantoorwerk.
Het is uiteraard raadzaam om de brief zelf op briefpapier te versturen, als de afzender een bedrijf is. Voor overheidsinstanties hebben dergelijke formulieren een afbeelding van het wapen, commerciële organisaties- hun embleem.
- Duidelijk en begrijpelijk voor de ontvanger.
- Zonder scheldwoorden te gebruiken, om nog maar te zwijgen van beledigingen en obsceniteiten.
- Netjes, beknopt en bekwaam.
Documentexperts stellen in beginsel geen andere eisen aan officiële brieven. Het volstaat om te voldoen aan de genoemde normen, regels en algemene inhoud van het document.
Hieronder kunt u een sjabloon voor een officiële brief aan de organisatie downloaden:
Soorten officiële brieven
Een officiële brief is een vrij uitgebreide groep zakelijke papieren. De meest gebruikte daarvan zijn onder meer:
- , wat de wens van de afzender weerspiegelt om iets te doen ten behoeve van de geadresseerde
- Aanvraagbrieven
- Verzoeken
- Uitnodigingen voor evenementen
- Uitnodigingen tot samenwerking
- Papieren die de ontvanger ergens aan herinneren
- Commerciële aanbiedingen
- Vereisten
- Instructies
- Reclame- en informatiebrieven
Aan de hand van de naam van elk type officiële brief kunt u het algemene doel ervan en het doel van het verzenden van het bericht begrijpen. Zoals de praktijk laat zien, wordt de overdracht van verschillende soorten verzoeken in de zakelijke omgeving om verschillende redenen uitgevoerd, en de hierboven genoemde lijst met typen is verre van definitief.
Kenmerken van het ontwerp en de verzending van het bericht naar de geadresseerde
Laten we aan het einde van het artikel van vandaag aandacht besteden aan de overdracht van officiële brieven aan de Russische Federatie. Allereerst moet worden opgemerkt dat de belangrijkste nuance van succesvolle zakelijke relaties een competente benadering van hun management is. Bij het opstellen van de relevante documenten hebben we het over hun:
- netheid
- volledige naleving van bedrijfsnormen
- doelgerichtheid (het sturen van een officiële brief naar iemand in de vorm van spam zal de autoriteit van de afzender aanzienlijk ondermijnen)
Daarnaast is het raadzaam om uiterst verantwoord om te gaan met de samenstelling van de boodschap. De tekst moet geletterd, beknopt en begrijpelijk zijn. Het gebruik van complexe verbale structuren en termen is ongewenst. De algemene toon van het adres moet binnen de perken worden gehouden. Terughoudendheid is welkom, maar vertrouwdheid nooit.
Wat de verzending van zakelijke brieven betreft, heeft de afzender geen beperkingen. U kunt een bericht bezorgen bij de geadresseerde:
- via internet in elektronische vorm
- per post
- via koerier of zelfs persoonlijk
Het versturen van officiële brieven is een enorm vakgebied. Alle afzenders kunnen een handig bericht kiezen.
Hiermee zijn de belangrijkste bepalingen over het onderwerp van dit artikel afgesloten. We hopen dat de gepresenteerde informatie alle lezers heeft geholpen de essentie van officiële brieven in de Russische Federatie en de regels voor de uitvoering ervan te begrijpen.
Schrijf uw vraag in het onderstaande formulier
Tegenwoordig zou iedereen brieven moeten kunnen schrijven. Dit is tenslotte onvermijdelijk voor iedereen met een opleiding. Niet iedereen heeft het talent om brieven te schrijven. Maar als u de basisregels kent, kunt u het vermogen ontwikkelen om goede en interessante brieven te schrijven. Vooral als deze regels vrij eenvoudig zijn. In dit artikel leert u hoe u zakelijke en persoonlijke brieven correct schrijft. Laten we het uitzoeken verschillende opties brieven en belangrijke punten in hun ontwerp.
Hoe u zakelijke brieven correct schrijft
Een formele of zakelijke brief is meestal bedoeld om zakelijke relaties tussen bedrijven en hun werknemers of klanten te onderhouden. Een zakelijke brief kent vele varianten. Bijvoorbeeld:
- Dankbrief
- Aanbevelingsbrief
- Sollicitatiebrief
- Garantiebrief
- Brief aan de president
- Dienstbrief
- Informatiebrief
- Felicitatiebrief
- Vraagbrief
- Klachtenbrief
- Uitnodigingsbrief
Wij sturen deze of gene zakelijke brief voornamelijk naar hoger geplaatste personen of met een verzoek, d.w.z. Dit zijn duidelijk gerichte brieven die met een specifiek doel worden verzonden. Het doel is ervoor te zorgen dat de brief goed wordt begrepen. We beslissen bijvoorbeeld hoe we correct moeten schrijven bedankbriefje zodat ze begrijpen dat we bedanken; we denken na over hoe we formele brieven correct kunnen schrijven, zodat ze nuttig zijn, zodat ze correct worden begrepen door de geadresseerde. Daarom is het erg belangrijk om te weten hoe je een brief correct schrijft. Een voorbeeld voor het schrijven van zakelijke brieven vindt u onder de link Professionele zakelijke briefsjablonen.
Hieronder bekijken we de basisregels voor het schrijven van zakelijke brieven.
De brief mag niet anoniem zijn
Heeft u zich ooit afgevraagd hoe u e-mails correct schrijft? De e-mailinbox van een zakenman is vaak gevuld met verschillende soorten spam. Uw eerste prioriteit bij het schrijven van een formele brief is dat deze wordt opgemerkt en niet in de map Spam terechtkomt.
Eerst moet u navraag doen naar het bedrijf waar u uw brief naartoe wilt sturen. U moet maximale informatie over uw partner hebben. Zodra de gegevens van het bedrijf bekend zijn, kunt u beginnen met het schrijven van de brief. Iedereen zakenman Het zal prettig zijn als de brief hem persoonlijk aanspreekt, en niet bijvoorbeeld de commerciële afdeling van het bedrijf waar hij werkt. Als u de ontvanger bij naam aanspreekt, toont u in de eerste plaats uw respect voor de persoon en maakt u hem natuurlijk sterker positieve emoties, wat hem eenvoudigweg geliefd maakt bij uw persoon. Hoe kun je tenslotte een gesprek beginnen met een potentiële partner over zakelijke voorstellen als je niet de tijd hebt genomen om zijn achternaam, voornaam en patroniem te achterhalen.
Als u de naam van de geadresseerde niet kunt achterhalen, schrijf dan in geen geval: “Uv. gen. directeur!”, “Uv. commercieel richt. bedrijven! In een zakelijke brief is geen plaats voor dergelijke afkortingen. Woorden als “geachte”, “meneer”, “afdelingshoofd”, etc. moeten voluit geschreven worden. Anders kan er geen sprake zijn van respect.
De brief moet een titel hebben
De kop is nodig om de inhoud van de brief kort te onthullen. Zo kan de ontvanger de brief zonder problemen verwerken en sorteren. Elke officiële organisatie ontvangt dagelijks tientallen brieven over Absoluut verschillende kwesties. Er is dus geen kans dat er aandacht aan uw brief wordt besteed. Dus als uw header nuttige informatie, dan kan dit een potentiële partner interesseren. Begrijp je nu waarom het belangrijk is om officiële brieven correct te schrijven?
Hoe je een goede indruk maakt
Probeer een inleiding aan uw brief toe te voegen waarin u een compliment uitdrukt voor de ontvanger. Wat zou u bijvoorbeeld blij zijn om voor zo’n goed bedrijf te mogen werken.
Wat te vermijden
Vermijd directieve zinnen
In plaats van de zinsnede “Als u geïnteresseerd bent in ons aanbod, kunt u telefonisch contact met mij opnemen...”, kunt u beter schrijven “Om het aanbod te bespreken, heeft u de mogelijkheid om telefonisch contact met ons op te nemen...”. Een directieve zin kan iemand psychologisch tegen je keren. Zo'n zin kan de ontvanger laten zien dat je geen zelfvertrouwen en arrogantie hebt. En als u een aanbevelingsbrief schrijft, zou het juist zijn om te 'suggereren' en niet op te leggen, om niet de indruk te wekken dat u druk uitoefent, niemand zal het leuk vinden.
Kies de juiste werkwoorden
Gebruik perfecte werkwoorden. Bijvoorbeeld gemaakt, voltooid, gemaakt, ontwikkeld, uitgebreid, enz. Maar werkwoorden als presteren, meedoen, werken, produceren spreken niet over het behalen van resultaten. Hier is moeilijk rekening mee te houden bij het schrijven van brieven in een vreemde taal, dus wees van tevoren geïnteresseerd in de regels van een bepaalde taal om bijvoorbeeld te weten hoe u een Engelse brief correct schrijft.
Gebruik briefhoofd
Het gebruik van briefpapier is noodzakelijk, zelfs als u een e-mail verzendt. Wat is een briefhoofd? Het briefhoofd moet de naam van uw bedrijf, adres, telefoon, fax, bedrijfslogo en handtekening van de manager bevatten. Dit punt is van belang bij het correct schrijven van een garantiebrief, omdat u hiermee laat zien dat u open en verantwoordelijk bent voor uw bedrijf.
Stuur een brief per post
Bij het versturen van een zakelijke brief kunt u beter afzien van fax en e-mail. Ideale optie zal een koerier met een brief sturen, zodat hij deze persoonlijk aan de beheerder overhandigt. Zorg daarom voor een merkenvelop. Trouwens, als u documenten verzendt om een functie te verkrijgen, wees dan niet lui om erachter te komen hoe u een sollicitatiebrief correct schrijft, de werkgever zal dit op prijs stellen.
Hoe persoonlijke brieven correct te schrijven
Een persoonlijke brief kan een brief aan een vriend of vriendin zijn aan een geliefde, brief aan Engels naar een penvriend in het buitenland, een liefdesbrief of e-mail V sociaal netwerk. De ontvanger zal altijd blij zijn met uw brief als deze correct en interessant is geschreven. Bij communicatie via correspondentie kunt u gebruik maken van vriendelijke woorden, die zich vaak schaamden om het tijdens het praten aan hun dierbaren te vertellen. Persoonlijke brieven zijn veel gemakkelijker te schrijven dan officiële brieven, maar dit betekent niet dat u niet hoeft te weten hoe u een brief aan een vriend of geliefde moet schrijven.
Respecteer de ontvanger
Als u een brief per post verstuurt, gebruik dan voor de tekst geen uit een notitieboekje gescheurd papiertje. Geef de voorkeur aan papier goede kwaliteit. En vergeet niet het adres correct te schrijven!
Basisregels
De brief moet beginnen met een beroepschrift. Plaats uw bericht in het midden van de regel. De hoofdtekst wordt 2 cm onder het adres geschreven, op dezelfde afstand ingesprongen vanaf de linkerrand van het vel. Probeer deze afstand gedurende de hele brief te bewaren. Als het vel op is, neem dan een tweede blanco vel papier. Schrijf niet op beide zijden van het vel!
Vermijd correcties
Houd er rekening mee dat doorgestreepte lijnen of correcties ervoor kunnen zorgen dat uw tekst er extreem slordig uitziet. Daarom moet je om te beginnen niet lui zijn en een concept schrijven.
Registratie
De tekst van de brief moet leesbaar zijn en niet erg klein. Gebruik dezelfde pasta of inkt in uw hele brief. Zorg ervoor dat u aan het einde uw handtekening achterlaat. Plaats na de handtekening eventueel een naschrift (P.S.). Letters zijn gevouwen met de tekst erin!
Na het schrijven van de brief
U mag geen brief schrijven naar slecht humeur. Als negatieve emoties al op papier zijn beland, stuur deze brief dan niet. Het is beter om het de volgende dag te herschrijven. Het correct schrijven van een liefdesbrief betekent immers dat je de ontvanger aangename positieve emoties bezorgt en zijn humeur niet verpest met negatieve uitspraken.
Laden...
