Hoe u een dik document naait. Hoe u documenten met draad kunt naaien voor de belastingdienst en voor het archief: stapsgewijze instructies

Ondanks de eenvoud van de handelingen is het flitsen van documenten belangrijk organisatorisch moment, waarin het maken van fouten onaanvaardbaar is. Daarom moet elke organisatie medewerkers hebben die weten hoe ze dit proces moeten uitvoeren. Verkeerd ingebonden documenten kunnen ernstige problemen veroorzaken.

Als documenten verkeerd zijn gestikt

1. Onjuiste firmware van documenten kan een reden zijn om deze niet te accepteren. En dit is verspilde tijd, moeite en geld.
2. Onjuiste of lage kwaliteit firmware van de documenten van uw organisatie kan voor geïnteresseerde partijen een reden zijn om medewerking te weigeren.
3. Als de documenten niet zorgvuldig zijn samengevoegd, is de kans groot dat ze ongeorganiseerd raken of zelfs worden vervangen, wat bij toekomstige verificatie zeer moeilijk te bewijzen zal zijn.

En dit zijn slechts enkele van de problemen die kunnen optreden als documenten verkeerd worden ingevoegd.

Welke documenten moeten worden geniet en waarom?

Documenten worden geniet zodat ze niet verloren gaan of vervangen worden. Ook ondergaan documenten firmware vanwege de grote stroom aan documentatie, om niet in de war te raken in zakelijke papieren.

Normaal gesproken zijn de documenten die naar archieven worden gestuurd, ter inspectie worden verzonden of enige waarde hebben voor de eigenaar, onderhevig aan hechting.

Documenten die moeten worden geniet:

• archief;
• boekhouding;
• personeel;
• ter verificatie.

Uitzondering hierop zijn documenten voor de Belastingdienst. Het is niet nodig om ze aan elkaar te naaien, omdat belastingambtenaren ze herhaaldelijk moeten ontmantelen voor scannen en andere manipulaties.

Belangrijk! De griffier moet de nauwkeurigheid en kwaliteit van het stiksel onthouden. Anders zal alle verantwoordelijkheid op zijn schouders vallen als de documenten worden ontbonden of verloren gaan.

Basisregels

Er bestaan ​​geen specifieke regels voor het nieten van documenten. Er zijn alleen aanbevelingen die door Rosarkhiv zijn goedgekeurd bij besluit van 23 december 2009 N 76 en van GOST R 51141-98 "Kantoorwerk en archivering." Evenals documentatie-instructies uitgegeven door de Centrale Bank van Rusland.

Door het ontbreken van strikte normen voor bindende documenten is het voor een ondernemer moeilijk om het proces zelf te begrijpen, omdat elke individuele instantie naleving van zijn eigen regels vereist.

Documenten voorbereiden voor het nieten

Voordat met het hoofdwerk wordt begonnen, moeten documenten worden voorbereid. Het voorbereidingsproces verloopt in verschillende fasen:

1. Omslagontwerp.

Hoezen voor documentatie zijn er in drie soorten:

• Standaard – de gebruikelijke dekking die het vaakst wordt aangetroffen. Omslagformaat 229x324 mm, bevat standaard vellen(meestal A4).
• Niet-standaard – gebruikt als het documentformaat een ongebruikelijk formaat heeft.
• Voor langdurige opslag: deze hoezen zijn gemaakt van duurzaam karton voor langere opslag. Ze moeten dicht en slijtvast zijn.

2. Uitrusting.

We bereiden een reeks documenten voor. Het pakket mag niet meer dan 250 vellen bevatten. De dikte mag niet meer dan 4 cm zijn. Er moet een blanco vel aan het blok worden toegevoegd. Alle paperclips en pinnen moeten worden verwijderd.

3. Nummering.

Paginanummering gebeurt alleen met een eenvoudig potlood. Het nummer wordt in de rechterbovenhoek geplaatst. Geen Romeinse notatie. De inventaris is niet meegenomen in de nummering. Paginanummers mogen de tekst van het document niet beïnvloeden.

Belangrijk! Tijdens het nummeringsproces titelpagina Het nummer “1” wordt niet geplaatst, we nummeren alleen vanaf het tweede blad met het nummer “2”.

Basisinstructies:

• Als de documentatie een vel van groot formaat bevat, moet dit worden uitgevouwen en genummerd in de rechterbovenhoek, en vervolgens op dezelfde manier worden gevouwen. Aan één rand is hij netjes omgezoomd, zodat hij meerdere keren kan worden opengevouwen.
• In documenten worden brieven bewaard in enveloppen. Nummer eerst de envelop en vervolgens alle letters die erin zitten.
• Als het documentatievolume te groot is (meer dan 250 vellen), wordt het opgedeeld in volumes, die hun eigen afzonderlijke nummering hebben.
• Soms bevatten documenten afzonderlijk genummerde edities. Ze zijn ook genummerd, ondanks de bestaande nummering.
• Als de documentatie gelijmde vellen bevat, moet dit document als één worden genummerd. Vervolgens wordt op de achterzijde van dit blad een inventaris opgemaakt van de bijgevoegde aanvullingen.
• Wanneer het blad volledig bezet is en er geen ruimte meer is voor nummering, worden ze genummerd op de achterkant van het document.
• Als de nummering onjuist is, wordt het nummer doorgestreept en wordt het juiste nummer toegevoegd, en moet er een certificatieaantekening worden gemaakt op het gecorrigeerde gedeelte.

4. Inventaris.

Elk ingebonden document moet een eigen inventaris hebben, waarin u moet aangeven:

• organisatie en titel van het document;
• datum van indiening en houdbaarheid;
• gedetailleerde annotatie (opslagdoel, inhoud, aantal pagina's en andere belangrijke opmerkingen);
• aantal documenten en handtekening met volledige naam.

Let op! Documenten bestemd voor intern gebruik worden geniet volgens de regels die uw organisatie heeft opgesteld.

Mogelijke stikopties

Er zijn veel manieren om documentatie te binden. Het hangt allemaal af van de beschikbare apparatuur en managementvereisten. Hier zijn enkele opties:

• De klassieke methode is het gebruik van naald en draad. Meestal wordt een klein aantal documenten met twee, drie of vijf gaatjes gestikt. De draden zijn vastgemaakt en er is een certificeringsinscriptie op geplakt.
• Met behulp van een schroevendraaier en een strak touw. Geschikt voor volumineuze materialen.
• Met behulp van een perforator. Net als bij de klassieke methode is er alleen een perforator in plaats van een naald.
• Met behulp van een inbindmachine. Dit type stiksel wordt alleen gebruikt in drukkerijen.

Benodigde materialen voor het naaien van documenten met draden

Voor knipperende documenten op de klassieke manier, moet de griffier bij zich hebben:

• naalden ( verschillende maten), priem, draad, touw of touw;
• omslag;
• certificeringsblad;
• schaar en lijm;
• perforator (indien nodig).

Documentbindproces

We verwijderen alle haakjes, paperclips, nummeren ze, leggen ze op een gelijkmatige stapel en beginnen met naaien:

1. Maak met een naald (indien nodig een priem) 3 gaten (lekke gaten) in de documenten. De afstand tussen de gaten is ongeveer 3 cm. De draad is 80 cm lang.

Let op! Normale draden kunnen kwetsbaar zijn, het is beter om dikkere en sterkere draden te gebruiken. IN als laatste redmiddel De draad moet twee of drie keer worden gevouwen.

2. We steken de naald vanaf de verkeerde kant in het middelste gat.

3. Steek vervolgens de naald onmiddellijk in het bovenste gat.

4. Na de bovenste lekke band steken we hem via de verkeerde kant in het onderste gat.

5. Vervolgens komen we uit het onderste gat en gaan we naar het middelste gat. Als je moet naaien groot aantal gevallen, dan herhalen we het stikproces meerdere keren om de map te versterken.

6. Maak een simpele knoop aan de verkeerde kant. Er moet een draadstaart overblijven van ongeveer acht centimeter.

7. Op de bundel lijmen wij een certificatieblad, waarop wij de benodigde vermelding maken. De sticker met de certificeringsinscriptie meet meestal 4x6 cm. Het vel wordt op de knoop en een deel van de draden geplakt.

Let op! De documenten moeten worden gecertificeerd door het hoofd van de organisatie of zijn bevoegde vertegenwoordiger.

8. We plaatsen een stempel en handtekening.

Belangrijk! Wanneer u ingebonden documenten certificeert met een handtekening en zegel, plaatst u deze zo dat een deel zich zowel op de sticker als op het te certificeren document bevindt. Hierdoor wordt de veiligheid en integriteit van documenten gegarandeerd.

Documenten correct nieten (video)

Voor een meer gedetailleerde studie van de stadia van de firmware is het raadzaam om de video te bekijken, die duidelijk het proces van het samenvoegen van documenten laat zien:

Firmware van een groot aantal documenten

Als een klerk wordt geconfronteerd met het probleem dat een groot aantal documenten moet worden geniet, kan speciale apparatuur voor archiefbinden en hechten hem te hulp komen. Als dit niet beschikbaar is, kunt u dit gebruiken betaalde diensten voor automatisch naaien. Maar het is de moeite waard om dat in dit geval te onthouden belangrijke informatie kan verloren gaan.

Documentatie flashen met behulp van een machine (video)

Video-instructies over het gebruik van een machine voor het naaien van documenten, waarmee u de klus binnen enkele minuten kunt voltooien:

Qua papierwerk is kantoorwerk een nogal complex proces. Tot op de dag van vandaag is er veel discussie over hoe je ze correct kunt naaien, maar er is geen enkele regel. Als u documenten alleen voor opslag flasht, is dit niet nodig bijzondere inspanning. Maar als het om belangrijke papieren gaat, moet het werk met volledige verantwoordelijkheid worden uitgevoerd.

Hoeveel jaar bestaat er al een geschil over het lot van boeken, kranten en papieren documenten? Er zijn er niet minder, noch de eerste, noch de tweede, noch de derde. Misschien vertraagt ​​het groeitempo. Soms is het nodig om documenten op meerdere vellen te nieten. Met een nietmachine kun je dit niet doen, en je kunt het ook niet lijmen. Wat moet ik doen? Moet nietje documenten. Ja, precies naaien! Dat wil zeggen, met een draad en een naald moet je alle documenten nemen en vastmaken. A hoe u een document correct kunt nieten S? Geen van de autoriteiten die dit eisen, verstrekt gedetailleerde instructies, regels en voorbeelden. Hoewel het lijkt, maak een foto hoe u documenten kunt nieten en iedereen zal beter zijn. En je moet tenslotte documenten correct naaien, en niet zoals je wilt, maar 'correct' komt van het woord 'regel'. Het correct nieten van documenten vormt de grootste moeilijkheid bij vervalsing en wordt daarom beschouwd als de meest betrouwbare manier om een ​​document dat uit meerdere pagina's bestaat, te bewaren.

Helaas zijn er geen duidelijke instructies en voorschriften (dezelfde “regels”) voor het flashen van documenten. Maar er zijn algemene vereisten van verschillende autoriteiten, algemene aanbevelingen voor het flashen van documenten in A4-formaat kunnen bijvoorbeeld worden afgeleid uit de goedgekeurde methodologische aanbevelingen voor de ontwikkeling van instructies voor kantoorwerk in federale uitvoerende organen. In opdracht van het Federaal Archief van 23 december 2009 N 76 en van GOST R 51141-98 “Kantoorwerk en archivering.” De meeste van deze regels zijn echter van toepassing op documenten die langer dan tien jaar worden bewaard, en zoals accountants zouden moeten weten, verplicht de staat de opslag van bepaalde bedrijfsdocumentatie gedurende een bepaald aantal jaren, dat wil zeggen archiefopslag, en vervolgens weer de overdracht van bepaalde archiefdocumenten. documenten naar staatsarchief. Maar dit zijn allemaal “bloemen” die relevanter zijn en op dat moment aandacht vereisen belastingkantoor vereist kopieën van documenten en vervolgens moeten de gevraagde documenten worden opgesteld volgens de vereisten van de federale belastingdienst. Deze vereisten zijn op hun beurt gebaseerd op de belastingwet van de Russische Federatie, art. 93. Verzoek om documenten tijdens een belastingcontrole, evenals voor het nieuwe bevel voor 2019 van de Federale Belastingdienst van Rusland van 7 november 2018 nr. ММВ-7-2/628@.

Over het algemeen vaardigheid documenten correct naaien kan meer dan eens nodig zijn. Bij het indienen van rapporten moet u bijvoorbeeld documenten aan het Pensioenfonds nieten, maar ook rapportagedocumenten voor de belastingdienst (dit kan bijvoorbeeld een boek met inkomsten en uitgaven* zijn), etc. Soms is het nodig dat medewerkers van de betreffende afdelingen bij de bank documenten aan elkaar hechten. Uiteindelijk moet u voortdurend boekhoud- en kasdocumenten aan elkaar plakken, doe dit bij het voorbereiden van documenten voor een aanbesteding, maar ook bij het indienen van documenten voor archiefopslag.

In principe werken alle accountants met boekhoudprogramma’s; wij kunnen nu niet meer zonder. Maar meestal hebben papieren juridische betekenis, omdat documenten in e-mail formulier juridische kracht alleen hebben als ze digitaal ondertekend zijn. En in dit geval is dupliceren op papier niet vereist. Dit geldt voor facturen en vele andere documenten. Als u wilt proberen zonder papier te werken, of het wilt verminderen, en ook alle berekeningen gemakkelijk wilt uitvoeren 🙂, dan kunt u zich wenden tot de nummer één online boekhoudservice in Rusland - "Kontur Accounting" van alle accountants van de SKB Kontur-bedrijf. Het meest populaire boekhoudgebied waarvoor online boekhouding wordt gebruikt, is de salarisadministratie - het heeft het meest betaalbare tarief - 1.500 roebel per kwartaal (inclusief rapportage)! Dit is een zeer interessant alternatief voor 1C, en je kunt werken met databases die je hebt gedownload van 1C! Velen zullen verrast zijn, maar je hoeft niet te studeren om in Kontur Accounting te werken, laat staan ​​dat je betaalde cursussen volgt, je hoeft het niet te implementeren, te licentiëren, een programmeur te bellen, enz. Het is heel gemakkelijk om te beginnen met daten/werken; na een snelle en eenvoudige registratie kunt u de service gebruiken voor een hele maand werk:

Maar dit is allemaal goed en mooi, maar de boekhoudafdeling zal nog een hele tijd met papieren moeten werken, en dat moet nu gebeuren! En aangezien u verschillende documenten moet samenvoegen die dat wel hebben andere betekenis, de vorm van de vellen, de dikte van de doos (stapels vellen), dan hebben de aanbevelingen/regels/praktijken verschillende opties voor stapsgewijze instructies. Waarschijnlijk moet u voor het gemak de naaiobjecten verdelen:

1) meerdere vellen A4-formaat

2) boekhouding, inclusief contante documenten, documenten

Het verschil is puur extern: de eerste worden afzonderlijk geniet (in de regel wordt elk document afzonderlijk geniet), de laatste kunnen in bestanden worden geniet (elk bestand kan uit een willekeurig aantal documenten bestaan) en dienovereenkomstig kunnen ze kartonnen achterkanten.

Om erachter te komen, kunt u naar de foto kijken waarop u documenten daadwerkelijk aan elkaar hecht. eenvoudig voorbeeld— voor een document bestaande uit meerdere A4-vellen:

Maar als u de video-instructies wilt bekijken, kunt u deze ook raadplegen. Om te voorkomen dat de video de foto dupliceert, doet zich een andere situatie voor waarbij documenten bovenaan kunnen/moeten worden geniet. links hoek:

Wat u dus moet voorbereiden voordat u documenten gaat naaien:

- document(en)
- stempel (als die er is, is deze niet altijd nodig, maar het is onwaarschijnlijk dat deze overbodig is)
- draadjes (ernstig)
- een naald
- perforator
- kantoorlijm
- stickerpapier van ongeveer 4*6 cm

Vervolgens worden aan de linkerkant van het vel, op een afstand van ongeveer de helft van het veld zonder tekst, gaten gemaakt met een naald in een hoeveelheid van drie tot vijf stuks. De lekke banden moeten symmetrisch op een afstand van 3 cm en strikt verticaal worden geplaatst.

Laten we dus alles in orde afhandelen.

1) Voorbereiding van documenten.

Eerst moet je gaten (gaten) maken, voor de meeste documenten is het voldoende om er drie te maken. Lekke gaten (gaten/gaten) moeten symmetrisch en strikt verticaal worden geplaatst. Als u documenten met draad moet naaien en de documenten uit meerdere vellen bestaan, kunt u gaten maken met een naald, dat wil zeggen meteen "naaien", maar u kunt ook een perforator gebruiken. Voor bijzonder belangrijke documenten is het beter om vijf gaten te maken. Er is een mening dat het aan elkaar naaien van documenten met draden door drie gaten niet betrouwbaar genoeg is, en de mogelijkheid van vervanging blijft bestaan. En firmware via 5 gaten is de limiet van documentbeveiliging waartoe firmware in staat is. De gaten moeten zich aan de linkerkant bevinden; in de regel heeft iedereen ervaring met het "perforeren" van vellen en het invoegen ervan in ordners, dus er mogen geen problemen zijn, omdat de locatie van de gaten voor het naaien van documenten in feite hetzelfde is. identiek.

Ook moet worden opgemerkt dat het gemakkelijk is om gaten te maken voor meerdere A4-vellen, maar de perforator is ontworpen voor een bepaalde dikte van een stapel vellen. Maar wat als u bijvoorbeeld contant gelddocumenten in een dikke stapel moet nieten? In dit geval moet u een priem gebruiken (het is waarschijnlijk niet gemakkelijk om er een op kantoor te vinden), of, als het geval erg moeilijk is, moet u bijvoorbeeld boekhoudkundige documenten in een zeer dikke stapel aan elkaar naaien. gebruik een scherpe spijker en een hamer. De reikwijdte is niet administratief, maar wat kunt u doen?

Vervolgens moet u in de document(en) de vellen nummeren: eerst moet u de paperclips verwijderen, vervolgens de documenten ordenen en ze nummeren van het eerste tot het laatste vel.

2) Stiksels.

Meestal moet u documenten met draad nieten, maar soms kunt u dunne tape gebruiken (zoals weergegeven in de video hierboven). Hoewel veel accountants er de voorkeur aan geven documenten niet met enige draad te naaien, maar met banktouw of naaigaren LSh-210. Dat wil zeggen, een harde draad is nog steeds wenselijk.

De documenten worden tweemaal gestikt voor stevigheid, en de rest van de draad wordt vanuit het centrale gat naar de achterkant gebracht en bijgesneden, maar er moet ongeveer 6 cm van het vrije uiteinde overblijven. Hierna worden de draden in een knoop gebonden zodat er een stukje papier met een print op geplakt kan worden (zie foto/video hierboven)

3) Certificering van het ingebonden document

Eerst moet je stickerpapier voorbereiden; je kunt dit bijvoorbeeld in Word doen door een tabel te maken en deze in te vullen. Print vervolgens het vel uit en knip de tafel uit. Steekproef:

Gestikt, genummerd, gesigneerd
en stempel ___ (_________) vel___

Algemeen directeur
JSC "ZAO"

I.I. Ivanov

U moet vloeipapier kiezen, omdat de knoop duidelijk zichtbaar moet zijn en daarom kan dik papier niet worden gebruikt. Lijm het stickerpapier zo dat het de knoop en een deel van de lengte van de draden bedekt die vrij moeten zijn (zie foto/video). U moet dit papier lijmen met briefpapierlijm ( vloeibaar glas). Vervolgens wordt een zegel aangebracht en een handtekening aangebracht (door het hoofd van de organisatie of een bevoegde persoon), en moeten de randen van de handtekening en het zegel buiten de grenzen van het stickerpapier uitsteken. Hierna worden de sealafdruk en de draadknoop bovenaan met lijm bedekt. Dit laatste is niet altijd nodig, de Belastingdienst zal bijvoorbeeld een uittreksel uit het register indienen, maar het zegel en de handtekening niet met lijm vullen. U moet dus onafhankelijk bepalen hoe belangrijk de documenten zijn die moeten worden geniet. Bij het nieten van documenten wordt meestal maximale nauwkeurigheid toegepast bij de belangrijkste boekhouddocumenten. Auditors en auditors zijn tenslotte mensen zonder medelijden in hun ogen en zonder hart :) En zo hoe u documenten correct kunt nieten niemand leert iemand iets, en tijdens het testen kunnen ze gemakkelijk fouten vinden.

Er zijn immers controversiële situaties.

Soms waar we het over hebben niet over hoe u documenten correct kunt nieten, is het überhaupt nodig om dit te doen? Feit is dat regelgevende instanties soms eisen dat kopieën worden gecertificeerd. En misschien vindt u de alternatieve optie niet leuk: wanneer alle documenten zijn gearchiveerd. Er was bijvoorbeeld zo'n geval.

De inspecteurs eisten documenten van het bedrijf. De belastingbetaler plaatste hun kopieën samen en plaatste op het laatste vel een inscriptie met vermelding van het aantal vellen, het bedrijfszegel en de handtekening van de vertegenwoordiger. De inspecteurs hebben de map niet meegenomen - ze zeggen dat elk exemplaar afzonderlijk had moeten worden gecertificeerd. De belastingplichtige heeft bij de rechtbank een verzoek ingediend om de inspectie te verplichten door het bedrijf gewaarmerkte documenten te aanvaarden.

De rechtbank steunde de belastingdienst (resolutie van de Federale Antimonopoliedienst van het district Moskou van 5 november 2009 nr. KA-A41/11390-09). Hoewel alle bladen ingebonden en genummerd waren, besloten de rechters dat de Belastingwet vereist dat elk document afzonderlijk moet worden gecertificeerd.

Voordat u gaat naaien, moet u dus precies weten wat de regelgevende instanties willen ontvangen. Vooral bij controle (tegenliggers etc.)

Wat is handig voor een accountant om te weten:

Documenten die digitaal ondertekend zijn, worden vrijwel nooit op papier gedupliceerd en vereisen dus geen opslag, nieten, enz. Ze worden erin opgeslagen elektronische vorm in de elektronische archieven van een gespecialiseerde telecomoperator. In het bijzonder ondernemingen op vereenvoudigd, toegerekend of algemeen belastingsysteem kan worden bijgehouden met behulp van de reeds genoemde online boekhouding, die alles omvat, van een zichzelf bijwerkende, gratis individuele rapportagekalender tot het bedienen van een willekeurig aantal bedrijven. Natuurlijk kan het worden beschouwd als een alternatief voor 1C en andere boekhoudprogramma's, maar in wezen is dit een kwalitatieve sprong voorwaarts in het automatiseren van het werk van een accountant. Elektronisch archief zelf gemaakt, geen noodzaak om documenten ergens heen te sturen, updates van rapportageformulieren, berekeningsprocedures, formules, enz. gebeurt centraal en vereist geen actie van de kant van de gebruikers, de bedrijfsrapportagekalender is altijd up-to-date en bij de hand en bevat alleen wat er voor een bepaalde onderneming moet gebeuren wanneer er taken aankomen, zo meldt het systeem hierover per e-mail, via sms, ja en in persoonlijke rekening er verschijnt een melding, je kunt een video bekijken over andere voorzieningen en het allerbelangrijkste: probeer het uit! En niet in een uitgeklede demoversie, maar binnen een maand na registratie in een volledig functionerend systeem. Trouwens, nieuwe gebruikers van Kontur Accounting krijgen geschenken die bijna nooit ergens worden gezien: een maand als geschenk na registratie, een kwart als geschenk na het overstappen naar een betaald tarief. Dergelijke geschenken worden aangeboden als promotie voor nieuwe gebruikers, de promotiecode is 5000, u kunt deze alleen op de registratiepagina in de Boekhoudcontour invoeren, het bijbehorende veld is altijd zichtbaar. Aan de ene kant is dit aantrekkelijk en prettig, aan de andere kant is het gewoon een noodzaak, al is het makkelijk aan te sluiten op de Boekhoudcontour en makkelijk los te koppelen, maar het leren kennen van fundamenteel nieuwe mogelijkheden voor een accountant vergt toch inspanning , en het allerbelangrijkste: het is noodzakelijk dat de behoeften samenvallen met de kansen . Daarom is er zoveel gedaan voor nieuwe gebruikers :)

* Beschikking van het Ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 30 december 2005 N 167n “Over goedkeuring van het formulier van het Boek van Inkomsten en Kosten van Organisaties en Individuele Ondernemers die het vereenvoudigde belastingstelsel toepassen, en de procedure voor het invullen ervan” :

1.5. Het boek met inkomsten en uitgaven moet worden geregen en genummerd. Op de laatste pagina van het inkomsten- en uitgavenboekhoudingsboek, genummerd en doorspekt door de belastingbetaler, wordt het aantal pagina's daarin aangegeven, wat wordt bevestigd door de handtekening van het hoofd van de organisatie ( individuele ondernemer) en verzegeld met het zegel van de organisatie (individuele ondernemer - als die er is), en ook gecertificeerd door de handtekening van een ambtenaar van de belastingdienst en verzegeld met het zegel van de belastingdienst vóór aanvang van het onderhoud ervan. Op de laatste pagina van het inkomsten- en uitgavenboekhoudingsboek, genummerd en geregen door de belastingbetaler, dat aan het einde van het belastingtijdvak elektronisch werd bewaard en op papier werd afgedrukt, wordt het aantal pagina's aangegeven dat het bevat, wat wordt bevestigd door de handtekening van het hoofd van de organisatie (individuele ondernemer) en verzegeld met het zegel van de organisatie (individuele ondernemer - indien beschikbaar), en tevens gecertificeerd door de handtekening van een ambtenaar van de belastingdienst en verzegeld met het zegel van de belastingdienst.

Bij het opslaan, verwerken of indienen van documentatie bij bepaalde autoriteiten worden mensen vaak geconfronteerd met de noodzaak om documenten te nieten. Dit artikel zal u vertellen hoe u hun firmware op de juiste manier kunt flashen en hoe u het uitgevoerde werk kunt certificeren.

Meestal rijst de vraag hoe documenten moeten worden geflasht bij het overdragen van bedrijfspapieren aan registratie- of controle-autoriteiten. Goede voorbereiding documentatie omvat niet alleen de inhoud van relevante en betrouwbare informatie in de papieren, naleving van de volgorde van vullen, maar ook zo'n schijnbaar onbelangrijke nuance als firmware. In werkelijkheid is alles niet zo eenvoudig. Nieten wordt beschouwd als de meest betrouwbare manier om documentatie tegen vervalsing te beschermen. De criteria voor het correct inbinden en vervolgens certificeren van documenten, inclusief kopieën, worden geregeld door een aantal voorschriften en daar zijn redenen voor.

Belangrijk! Als gevolg van onjuist uitgevoerde firmware kan de documentatie worden ontbonden met de daaropvolgende vervanging van afzonderlijke vellen. Als dit gebeurt, is het vrijwel onmogelijk om dit te bewijzen en kunnen de gevolgen catastrofaal zijn.

Het niet goed naaien kan een reden zijn om de documentatie te weigeren, wat verspilling van moeite, tijd en vaak geld betekent.

Wanneer u bijvoorbeeld een individuele ondernemer opent, moet u pagina's samenvoegen om belastinginformatie te verstrekken. U kunt de voorbereidende werkzaamheden toevertrouwen aan een tussenbedrijf dat diensten op dit gebied levert of het zelf proberen te doen, maar zonder de instructies strikt op te volgen, zullen de controle-autoriteiten hoogstwaarschijnlijk alle ingediende papieren teruggeven. Om dit te voorkomen, moet u leren hoe u dit eenvoudige, maar aan de andere kant nauwgezette werk zelf correct kunt uitvoeren.

Naaien in 3 gaten

Om documentatie met drie gaten te flashen, moet u de volgende items voorbereiden:

1. De documenten zelf.
2. Aw. Als er weinig documenten zijn, is een priem niet nodig.
3. Een dikke naald.
4. Sterke draden, zoals zijde. U kunt dunne tape, banktouw of speciaal garen gebruiken voor het naaien van LSh-210.
5. Kleine papieren sticker, ongeveer 3*6 cm.
6. Briefpapier lijm.
7. Een zegel om te verzekeren.

U moet dus eerst de vellen papier voorbereiden door alle paperclips en nietjes uit de nietmachine te verwijderen en ze in de juiste volgorde in een stapel te vouwen. Vervolgens worden aan de linkerkant, verticaal, met behoud van de symmetrie, drie lekke banden gemaakt met een naald, priem of perforator op dezelfde afstand van elkaar, zoals weergegeven in het voorbeeld:

Nadat de lekke banden zijn gemaakt, wordt een draad in de naald geregen. Het is niet nodig om een ​​te lange draad in te rijgen, omdat u het overtollige nog steeds moet afknippen. Om het begrip te verbeteren, zijn de gaten op de vellen voorzien van serienummers van één tot drie, van boven naar beneden. Aanvankelijk wordt een naald gebruikt om een ​​stapel vellen door gat nr. 2 naar de voorkant te rijgen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de punt van de draad, ongeveer 7 cm lang, vrij achterblijft tot het einde van het stikproces. Zo ziet het eruit in een visueel beeld:

De volgende steek wordt langs de voorkant gemaakt door de naald in gat nr. 1 te richten. Het proces wordt duidelijker weergegeven op de foto:

De volgende stap is om de naald door gat nr. 3 in de richting van de voorkant van het pakket te steken. Vervolgens wordt er een steek gemaakt van gat nr. 3 naar gat nr. 2, waardoor de naald uiteindelijk naar de achterkant van de vellen wordt gebracht. Zo ziet het eruit in een visueel beeld:

Nadat deze actie is uitgevoerd, wordt de overtollige draad afgesneden, waardoor er uiteinden van ongeveer 7 cm lang overblijven, die met een knoop zo strak mogelijk aan het papier worden vastgebonden. Eigenlijk is de firmware klaar, maar er is er nog één belangrijk punt. Het enige dat overblijft is het plakken van de papieren sticker, die van tevoren is voorbereid. Voor de sticker knip je een klein stukje papier uit. Er zijn geen strikte eisen aan de grootte, dus een papieren strook van 3*5 cm is niet significant. Het belangrijkste is dat het uitgesneden stuk na het lijmen het naaigebied volledig bedekt. Op het uitgeknipte papier staat ‘genummerd en gestikt’. De inscriptie kan vooraf op een printer worden afgedrukt en vervolgens zorgvuldig een rechthoek worden uitgesneden de juiste maat. De vellen moeten eerst in chronologische volgorde worden genummerd door Arabische cijfers in te voeren in de rechterbovenhoek van elke pagina van het document, inclusief kopieën. Het totale aantal pagina's wordt vervolgens op een sticker weergegeven. Hier is een voorbeeld van hoe zo'n sticker er correct uit moet zien:

Er wordt lijm aangebracht op de achterkant van de papieren rug, vervolgens wordt de sticker op de achterkant bevestigd, waardoor de knoop wordt gesloten en de meeste draden, zodat er alleen korte uiteinden van 1-2 cm overblijven. Hoe het eruit ziet, is te zien op de foto:

Het enige dat overblijft is verzekeren. De velden worden ingevuld, met vermelding van het aantal pagina's, de datum en de handtekening van de persoon die de pagina's heeft gestikt. Een deel van de handtekening moet verder reiken dan de sticker. Vervolgens wordt het zegel van de organisatie aangebracht, dat ook gedeeltelijk voorbij de sticker moet reiken. Zo ziet de correct gestikte documentatie eruit:

​

Op dit punt wordt het werk van het naaien van drie gaten als voltooid beschouwd.

Firmware uitvoeren met vier lekke banden

Naaien met vier gaatjes is net zo eenvoudig als naaien met drie gaatjes. De lijst met items die nodig zijn voor het werk is niet anders. Vier gaten zijn vooraf voorbereid in documenten en hun kopieën. Ze beginnen te naaien vanaf het eerste gat naar het tweede, dan naar het derde en dan naar het vierde. Door het uiteinde van de draad in het vierde gat te laten, worden de manipulaties in omgekeerde volgorde uitgevoerd, waarbij afwisselend steken worden gemaakt van de vierde naar de eerste, waarna de draden worden vastgebonden met een knoop aan de achterkant, vastgezet met een sticker. De sticker geeft het aantal pagina's aan, de datum, waarna het werk kan worden gecertificeerd met een handtekening en zegel. Er wordt aangenomen dat hoe groter het aantal gemaakte gaten is, hoe beter de kwaliteit van het werk en hoe hoger de mate van betrouwbaarheid van het stiksel, wat betekent dat het risico dat documenten kunnen worden vervangen tot een minimum wordt beperkt. Er zijn op dit moment geen wettelijke richtlijnen - u kunt drie, vier of zelfs vijf gaten naaien.

Conclusie

Voordat het nieten is voltooid, moet ervoor worden gezorgd dat er gewaarmerkte kopieën van de afzonderlijke pagina's zijn, anders moet de hele map worden geniet om een ​​kopie te verkrijgen. Bij het aanleveren van rapportages kunt u beter vooraf informeren naar de inhoud van het pakket, het aantal exemplaren, inclusief gewaarmerkte kopieën.

Afzonderlijk over hoe u een document met een groot aantal pagina's kunt naaien. Als het om meerdere vellen papier gaat, zijn er geen problemen met lekke banden. Je kunt rondkomen met een naald, die zal worden gebruikt om de firmware uit te voeren. Voor een dichtere verpakking moet je een priem of perforator gebruiken. Als we het bijvoorbeeld hebben over kassadocumentatie met een groot aantal pagina's, en de perforator is niet ontworpen voor zo'n groot aantal vellen, dan kunt u de oude 'ouderwetse' methode gebruiken, met een dunne, scherpe spijker en een hamer. Het is noodzakelijk om uiterste voorzichtigheid te betrachten om de afzonderlijke vellen niet te beschadigen en om gelijkmatige, identieke gaten te maken over de hele hoogte van de hele stapel papier. Het boekhoudboek voor uitgaven en inkomsten in een organisatie zal bijvoorbeeld op de hierboven beschreven manier moeten worden samengevoegd, met vermelding van het totale aantal pagina's. Niet alleen het hoofd van de organisatie, maar ook een bevoegd persoon moet het boekhoudboek certificeren voordat het wordt bijgehouden. ambtenaar van de belastingdienst. De noodzaak om documentatie correct te flashen kan vrij vaak voorkomen.

De volgende video laat zien hoe u kopieën van belangrijke papieren op de juiste manier kunt naaien en certificeren:

​

Hoe documenten correct te zomen en met welke draad.

Dankzij de juiste firmware zijn documenten eenvoudiger te ordenen. Veel documenten worden overgebracht naar het archief. Het is handiger om ingebonden documenten met meerdere vellen op te slaan en documenten aan inspectie-instanties te verstrekken. De papieren blijven volledig intact, waardoor de mogelijkheid van vervanging, vervalsing of verlies wordt geëlimineerd.

• De kwestie van de juiste documentfirmware is niet alleen van belang voor werknemers van overheidsinstanties, maar ook voor vertegenwoordigers van kleine bedrijven.
• Als de firmware niet correct is geïnstalleerd, kan het registratieproces voor onbepaalde tijd duren. Correcte firmware is een garantie voor maximale documentatiebescherming.

Hoe firmware uitvoeren volgens bestaande vereisten? Hoe alles de eerste keer doen als er geen duidelijke regels zijn voor het indienen van kantoorpapieren? Het materiaal in dit artikel is gewijd aan op verschillende manieren firmware-documentatie.

• Als u kantoorpapieren op meerdere vellen moet nieten, moet u eerst vertrouwd raken met de voorschriften. Het eerste dat in je opkomt is natuurlijk lijm of een nietmachine. Documenten met meerdere pagina's kunnen niet worden geplakt. Maar hoe naai je ze aan elkaar? Verkeerde firmware kan immers op zijn minst resulteren in een weigering van registratie door de instantie waarbij u een pakket documenten moet overleggen.
• Wat te doen als er geen regels en voorbeelden zijn en het onmogelijk is om papier te naaien zoals het blijkt, en niet zoals het zou moeten zijn. Zelfs duidelijke instructies Er zijn geen documenten met betrekking tot het binden van documentatie. Het is noodzakelijk om te focussen op de specifieke vereisten van de autoriteit die om informatie vraagt ​​in de vorm van een ingebonden pakket documenten.
• Het zal ook nuttig zijn om er vertrouwd mee te raken algemene aanbevelingen voor het uitvoeren van de firmware van documenten die uit meer dan één blad bestaan. Ze worden verzameld in een brochure of methodologische aanbevelingen voor 2009. Er is ook een brochure voor 2004. Het is meer geschikt voor het registreren van LLC-documentatie.

Regels voor het naaien van GOST-documenten

• De methoden voor het naaien van vellen die in de brochures worden beschreven, hebben betrekking op documentatie die langer dan 10 jaar moet worden bewaard.
• Het naaien van documenten met meerdere pagina's wordt uitgevoerd met een gewone naald en dikke draad. Maar hoe leert u hoe u bedrijfsdocumentatie op de juiste manier kunt flashen? Deze vaardigheid zal immers meer dan eens van pas komen tijdens je bureaucratische of ondernemerscarrière.

Welke documenten worden gestikt?

• Personeelsdocumentatie op basis van de resultaten van het lopende jaar
• Boekhoudkundige documentatie
• Inkomende en uitgaande documentatie van de griffier
• Documenten voor de Belastingdienst
• documenten voor het indienen van rapporten bij het Pensioenfonds van Rusland
• documenten naar verschillende afdelingen van de bank
• aanbestedingsdocumenten
• kopieën van wettelijke documenten
• documenten voor het sluiten van bijzonder belangrijke overeenkomsten
• winst boeken
• notariële kopieën en vertalingen
• bij het voorbereiden van documentatie voor archivering

• Het is gebruikelijk om een ​​pakket documenten met naald en draad te naaien. Hierdoor kunt u hun integriteit behouden: bij dit soort papier zal het moeilijk te vervangen zijn, wat tegenwoordig erg belangrijk is.
• Soms is het toegestaan ​​om een ​​nietmachine te gebruiken om documenten te nieten. Ideale optie— gebruik van speciale apparatuur.
• Accountants van veel organisaties stappen over op het werken met boekhoudprogramma's. Ze hoeven niet op papier te worden gedupliceerd. Hiervoor bestaat een online boekhouding. Elektronische documenten ondertekend met een digitale handtekening hebben dezelfde juridische betekenis als papieren documenten (bijvoorbeeld facturen).
• Maar ondanks het gemak van het werken met documentatie in digitaal formaat, zullen we nog lange tijd te maken krijgen met de gebruikelijke papieren documentatie, en de voorbereiding van sommige documenten is nu vereist.

Kantoordocumentatie heeft verschillende betekenissen. Documenten verschillen in de dikte van de map en de vorm van de vellen. Daarom zijn er verschillende manieren om documentatie te flashen.

Wat voor soort externe verschillen voor het naaien van objecten:

• een document dat bestaat uit 2 of meer A4-vellen
• boekhoudkundige documentatie, inclusief contante documenten bestaande uit verschillende hoeveelheden documenten worden opgeslagen in kartonnen dozen

Welk garen moet ik gebruiken om documenten te naaien?

• Als u het archiveren van documentatie niet serieus neemt, kunnen de voor levering voorbereide papieren eenvoudigweg aan u worden teruggestuurd met de eis om de firmware volledig opnieuw uit te voeren. Daarom is het raadzaam om vertrouwd te raken met de stikregels en de basisvereisten voordat er ernstige fouten worden gemaakt in de firmware van documenten.
• Een andere optie om het probleem op te lossen is zich tot professionals te wenden. Als u geen tijd heeft om de kwestie van de firmwaredocumentatie te bestuderen, kunt u dit toevertrouwen aan de specialisten van een drukkerij. Het duurt 10-30 minuten om documenten te naaien met een plastic of metalen veer met deksel.
• Maar er is een zeker risico verbonden aan het toevertrouwen van uw documenten aan een derde partij: de papieren kunnen bedrijfsgeheimen bevatten.
• Daarom moet u de instructies over het naaien van documentatie van verschillende formaten zorgvuldig lezen met gewone draden of een nietmachine.

• De documentatie wordt aan elkaar genaaid met banktouw, dunne Mylar-tape of stikgaren. Maar als dergelijke draden niet bestaan, zijn gewone, harde draden voldoende.
• 2-3 vellen worden aan elkaar genaaid met normaal garen. Voor stevigheid moet het in tweeën worden gevouwen. Het stikproces begint met het maken van gaten in de vellen. Het stiksel gebeurt vanaf de achterkant van de aan elkaar gemonteerde vellen.
• De naald wordt eerst in het middelste gat gestoken. Het is beter om dubbele firmware te gebruiken. Wanneer het naaien is voltooid, worden de naald en draad in het centrale gat gestoken en naar de achterkant van de samengevoegde documenten gebracht. Het resterende uiteinde van de draad moet in een knoop worden vastgebonden.

De documentatie wordt aan elkaar genaaid met banktouw, dunne Mylar-tape of stikgaren

Documentatie naaien met draad

Accessoires voorbereiden:

• naalden en draad van geschikte dikte
• documenten die moeten worden geflasht
• een priem of ander gereedschap om gaten in papier te maken
• organisatie zegel
• briefpapier lijm

We naaien het document in 3 fasen:

• We bereiden papieren voor om te naaien. Om dit te doen, moet je ze in groepen rangschikken
• Controleren of de nummering klopt
• Stiksels
• We stellen een begeleidende inscriptie op.
• Wij zijn bezig met het voorbereiden van een interne inventarisatie.
• Wij certificeren het voltooide werk

Voor een ingebonden pakket documenten is het volgende toegestaan:

• missen de fase van documentsystematisering
• verspreid documenten zonder nummering
• Het is mogelijk om documenten aan te leveren zonder certificering

Fase 1:

• We leggen de papieren op zoals ze in het document zouden moeten staan. We nummeren elke pagina met nummers in de rechterbovenhoek. Hiervoor gebruiken we een eenvoudig potlood.
• Wij maken lekke banden. Als ons document uit meerdere vellen bestaat, kan een lekke band eenvoudig worden gemaakt met naald en draad. We doorboren een document met meerdere pagina's met een priem of gebruiken een scherpe spijker. Om het proces van het doorboren van het papier te vergemakkelijken, neemt u een hamer.
• Hoeveel gaten moet ik maken? Het hangt af van de eisen van de organisatie die de documenten opvraagt. De lekke banden moeten gelijkmatig verdeeld zijn langs de linkermarge. Er worden gaten gemaakt in het midden van het vel, de afstand ertussen is 3 cm.

Op de ingebonden documenten wordt een vel papier geplakt. Het is gestempeld, ondertekend en gedateerd

• Voor bijzonder belangrijke documenten zijn er vijf gaten gemaakt. Dit is het meeste betrouwbare manier bescherming van papieren tegen vervanging.
• We certificeren het document: maak een stuk papier van 4 bij 5-6 cm. We geven daarop het aantal gestikte vellen aan in cijfers en in woorden. We voegen hier de functie, achternaam, voornaam en patroniem toe van de persoon die de documenten waarmerkt.

Correct ingebonden document: achterzijde

• Breng lijm aan en plaats dit vel op de plaats waar de knoop zit en de draden samenkomen. We nemen de korte uiteinden van de draden voorbij het blad zodat ze vrij hangen. De documentcertificeerder tekent. Staat er een stempel of is deze noodzakelijk op het document, dan zetten wij een stempel. Hierbij dient u niet zomaar een handtekening of zegel te plaatsen, maar doet u dit zo dat een deel van de handtekening en het zegel buiten de rand van het geplakte vel uitsteekt.

• Met behulp van een priem maken we drie gaten. Er moet een afstand van 3-5 cm tussen hen zijn.
  We steken de naald door het middelste lekke bandje achterkant vellen bij elkaar verzameld, waardoor er een stuk draad overblijft van meer dan 7 cm.
• We brengen de naald naar de voorkant door het gat bovenaan. We trekken de naald en draad door het onderste gat aan de achterkant.
• Via de voorkant steken we de naald in het middelste gaatje. Nu kan de draad worden afgeknipt, waarbij een lengte van minimaal 7 cm overblijft.
• We hebben twee resterende draden: in het bovenste gat en in het midden. Laten we ze met elkaar verbinden.
  Maak een rechthoekig blad klaar en lijm het op de resulterende knoop.

Handmatig documenten in 3 gaten naaien: diagram

Video: Hoe een diploma met drie gaten naaien?

• Een betrouwbaardere manier om documenten te naaien is met vier lekke banden. We maken 4 gaten. We naaien vanuit het gat dat zich op de tweede plaats van boven bevindt. We steken de naald in het bovenste lek, keren terug naar het tweede gat in het bovenste gedeelte en vervolgens naar het derde. Via de vierde punctie sturen we de naald naar de achterkant van het document.
• Het blijft nodig om de naald in het derde gat vanaf de voorkant te steken. Op de onderstaande afbeelding ziet u hoe u documenten kunt naaien met vier gaatjes.

Hoe een map met 4 gaten te flashen: diagram

Waar u op moet letten:

• We voeren de firmware strikt verticaal uit en observeren symmetrie
• gaten in documenten moeten zich langs de linkermarge bevinden
• de rand vanaf de rand van het vel is 1,5-2 cm
• de naald wordt voor de eerste keer vanaf de achterkant van het document ingebracht

We leiden de draad vanaf de achterkant in het buitenste gaatje

Video: Hoe documenten flashen?

Documenten op een hoek naaien: diagram

Soms is het nodig om een ​​document bij de hoek te naaien. Hoe je dit correct doet, bekijk de video.

Video: Hoe documenten samenvoegen?

Documenten nieten met een nietmachine

Documenten nieten met een nietmachine - bekijk de video.

Video: Hoe documenten correct samenvoegen?

Hoe documentpagina's correct nummeren bij archivering?

• We zetten Arabische cijfers op de vellen
• We gebruiken hiervoor een eenvoudig potlood
• We hebben de cijfers in oplopende volgorde gezet
• Wij nummeren vellen, geen pagina's (documenten kunnen hun eigen nummering hebben)
• We plaatsen het paginanummer in de rechterbovenhoek, zonder de tekst van het document aan te raken.
• De aanvragen zijn genummerd in algemene volgorde
• We nummeren de letters als volgt: plaats een nummer op de envelop en pas daarna nummeren we de vellen in de brief
• Meerdere documentvolumes worden afzonderlijk genummerd
• Aanvragen toegewezen aan een afzonderlijk deel worden eveneens afzonderlijk genummerd
• Als de documenten op een vel van groot formaat zijn opgesteld, plaatst u de nummering in de rechterbovenhoek, buigt u deze en archiveert u deze onder één rand
• Van de afzonderlijke fragmenten die in het document zijn aangegeven (bijvoorbeeld cheques) maken wij een inventaris op en nummeren dit document in algemene volgorde.

Documenten voor de belastingdienst nieten: regels, voorbeeld

• aantal vellen in één firmware - niet meer dan 150
• documenten zijn zo gestikt dat data en visa leesbaar blijven
• De belastinginspecteur heeft mogelijk een kopie van het document nodig, dus het is noodzakelijk om de papieren zo te nieten dat scannen of ander kopiëren niet vereist dat de firmware kapot gaat
• alle bladen in het document zijn genummerd (de nummering begint bij één: 1, 2, 3)
• Documenten worden gestikt met behulp van de 2-4-punctiemethode. De draad wordt naar de achterkant gebracht en vastgebonden.
• Een stuk papier (het formaat is 3x5 cm) met een certificeringsinscriptie en zegel wordt op de knoop geplakt.

Documenten nieten voor de Belastingdienst

• Het logboek is gebonden met een harde kaft. Dit is nodig om het goede uiterlijk van het document gedurende een lange opslagperiode te behouden.
• Documenten zijn genummerd.
• Het logboek is gestikt met normaal grof garen zonder te voldoen aan enige wettelijke vereisten.

Voor firmware kunt u de volgende materialen gebruiken:

• banktouw
• normaal garen nr. 10 (gestikt met een groot aantal steken)
• dun lang snoer
• ruwe of stikgaren
• het ingebonden document wordt verzegeld om documenten te beschermen tegen ongeoorloofde tussenkomst

Logboekfirmwareproces:

• maak drie gaten met een perforator of priem (maak gaten aan de linkerkant in de marges van het tijdschrift)
• Steek de draad vanaf de achterkant van de tijdschriftband in het buitenste gat
• breng de draad naar de voorkant en trek de randen naar buiten en lijn ze uit
• steek de uiteinden van de draden (het segment moet 6-8 cm zijn) in het gat dat zich in het midden bevindt en trek het naar de achterkant
• Als u een draad gebruikt die niet sterk genoeg is, herhaalt u de procedure
• We binden de uiteinden van de draden met een knoop aan de achterkant en pakken de centrale draad vast die door de buitenste gaten gaat
• lijm de uiteinden van de draden aan het tijdschrift en plak er een klein vierkant stukje papier op, waarop de verantwoordelijke persoon tekent en tekent
• geef de firmwaredatum aan

Hoe een boekhoudnotitieboekje te flashen: voorbeeld

Video: Hoe kan een individuele ondernemer documenten flashen?

Firmware van documenten voor archief

Uit de video leert u meer over de kenmerken van firmwaredocumenten voor het archief.

Video: Ik archiveer een ARCHIEFMAP op de camera - gedetailleerde beschrijving

Hoe een map met documenten flashen?

Het proces van het flashen van een map met documenten wordt in de video getoond.

Video: dossier

Hoe een hoesje naaien?

Bekijk de video om te zien hoe u op de juiste manier een zaak indient.

Video: Zaakindiening (1e optie).

Video: Zaakindiening (2e optie)

Om documenten te ordenen, moet u ze correct opmaken. De belangrijkste vereiste komt neer op het gemak van het opslaan en het garanderen van de veiligheid van documentatie, wat wordt bereikt door bevestiging met schroefdraad.

Beste lezers! In het artikel wordt gesproken over typische oplossingen juridische kwesties, maar elk geval is individueel. Als je wilt weten hoe precies uw probleem oplossen- contacteer een adviseur:

AANVRAGEN EN OPROEPEN WORDEN 24/7 en 7 dagen per week AANVAARD.

Het is snel en GRATIS!

Hoe documenten flashen in 2019? Voordat u documenten aan verschillende autoriteiten indient of voor archiefopslag overdraagt, is het noodzakelijk om de vellen goed vast te maken.

Om dit te doen, worden de papieren met draden gestikt. In deze vorm zijn documenten beschermd tegen verlies en vervanging. Maar hoe kun je documentatie op de juiste manier naaien met draden?

Wat je moet weten

Voor het opslaan, verwerken en indienen van documenten bij verschillende autoriteiten is het inbinden van papieren vereist.

Meestal ontstaat de behoefte aan firmware bij het indienen van documentatie bij registratie- of regelgevende instanties.

Nieten is een integraal onderdeel van het proces van het voorbereiden van documenten, samen met het controleren van de juistheid van informatie en het observeren van de volgorde van voltooiing.

Nieten is de meest betrouwbare manier om verlies van bepaalde documenten te voorkomen. Goed ingebonden documenten kunnen niet worden vervalst of vervangen.

Maar zo'n eenvoudig proces als het indienen van papieren in verband met officiële documentatie is een strikt gereguleerd proces.

Dat wil zeggen dat u de vellen niet eenvoudigweg met draden kunt vastmaken; u moet bepaalde ontwerpregels volgen.

Definities

Documentbinden betekent dat documenten in de juiste volgorde aan elkaar worden vastgemaakt.

Onjuist nieten kan ertoe leiden dat documenten ongeorganiseerd raken, waardoor vellen verloren gaan of vervangen worden.

IN soortgelijke situatie het is vrijwel onmogelijk om te bewijzen dat de documenten in orde waren. Afhankelijk van het belang van de documenten kunnen de gevolgen een regelrechte ramp zijn.

Voor het nieten van documenten wordt een nietmachine, speciale apparatuur of draad gebruikt. Maar draadbevestiging blijft het meest betrouwbaar, omdat het in dit geval niet mogelijk is om afzonderlijke vellen te vervangen.

Maar bij het flashen van documenten moet u dit correct doen. Onjuist ingebonden documentatie wordt niet geaccepteerd door overheidsinstanties.

Sommige bedrijven zijn gespecialiseerd in het aanbieden van firmwaredocumenten volgens alle regels.

Maar in wezen is dit geen moeilijke kwestie. Als u weet hoe u vellen correct moet naaien, kunt u dit werk zelf doen.

Met welk doel wordt dit gedaan?

De eigenlijke betekenis van de firmwareprocedure is het veilig beveiligen van de papieren. Documenten zijn beschermd tegen onbedoeld verlies en het is onmogelijk om discreet een enkel vel uit een stapel genummerde papieren te verwijderen.

Het voordeel van de firmware is het gemak van opslaan. Gestikte koffers zijn vrij compact, nemen weinig ruimte in beslag en zijn gemakkelijker te organiseren.

Sommige documenten hebben een zeer lange archiveringsperiode. De geniete papieren worden in de juiste vorm bewaard en indien nodig kunt u de benodigde documentatie gemakkelijk terugvinden.

Het bewaren van documentatie is niet alleen belangrijk voor overheidsinstanties, maar ook voor particuliere ondernemers. Hoewel in dit geval registratieproblemen voor een bedrijf binnen de organisatie kunnen worden opgelost.

Wat het indienen van documenten bij overheidsinstanties betreft, is het vaak de onjuiste binding van papieren die de reden wordt voor de weigering om ze te accepteren.

Wettelijke regeling

De firmware van documenten wordt niet gereguleerd door speciale normen. Maar dit betekent niet dat u documenten lukraak kunt nieten.

Het proces wordt uitgevoerd in overeenstemming met de bestaande eisen met betrekking tot de verwerking van belangrijke documentatie.

De noodzakelijke instructies zijn opgenomen in de volgende bepalingen:

Documenten correct naaien met draad

Voordat u begint met het naaien van documenten, moet u ze voorbereiden. Om dit te doen, worden alle papieren gesorteerd op datum. Vervolgens worden de documenten, volgens de volgorde, gevouwen en wordt elk afzonderlijk vel genummerd.

Voor de nummering worden Arabische cijfers gebruikt. Het nummer staat vermeld op de rechterkant van het blad. In dit geval begint de nummering met het cijfer 1, maar worden ingebonden documenten niet in aanmerking genomen.

Om documenten te beschermen tegen invloeden van buitenaf wordt gebruik gemaakt van een speciale kartonnen omslag “Delo”, die in verschillende maten en kwaliteiten verkrijgbaar is.

Bij het nieten van standaarddocumenten wordt een standaard ringband van A4-formaat gebruikt. Enveloppen zijn ook onderworpen aan nummering in de documentatie.

In dit geval wordt eerst het nummer op de envelop aangebracht en pas daarna worden de foto's en papieren die erin zijn opgeslagen genummerd.

Als er tijdens het nummeringsproces een fout is gemaakt, wordt de onjuiste waarde met één regel doorgestreept en gaat de nummering verder.

Een blad met de aanwezigheid van een doorgestreepte fout wordt gecertificeerd door de inscriptie "Gecorrigeerd geloof", handtekening en zegel.

Welke heb je precies nodig?

De meest geschikte firmware verschillende soorten documenten - boekhouding, belasting, statutair, rapportage, enz.

De algemene firmwareprocedure is standaard, ondanks het feit dat ze kunnen worden gebruikt verschillende methoden stiksels. Maar voor bepaalde soorten documentatie zijn er enkele bijzonderheden.

Boekhouddocumenten worden net als gewone documenten aan elkaar geplakt. Maar er is één nuance: bij het flitsen worden er vijf gaten gemaakt, omdat de koffers behoorlijk volumineus blijken te zijn.

Bovendien heeft alleen een geautoriseerde werknemer, voornamelijk een accountant die verantwoordelijk is voor het bedrijfsleven, het recht om documenten te naaien.

De nummering op boekhouddocumenten is met potlood geschreven. Er moet een inventaris worden opgemaakt van alle in de zaak aanwezige documenten.

Bij het voorbereiden van documenten voor verzending naar de archieven is het volgende vereist:

1. Systematisering van alle documenten.
2. Nummering.
3. Het archiveren van alle papieren in een gemeenschappelijke map, afhankelijk van het doel ervan.
4. Het maken van een inventaris.
5. Ontwerp van de omslag van een gestikte map.

Deze procedure is bedoeld voor het archiveren van documentatie met een bewaartermijn van 25 jaar of meer.

Papieren met een houdbaarheid tot 10 jaar kunnen niet in het dossier worden genummerd en in een map worden bewaard, maar bevestiging met draad is nog steeds betrouwbaarder.

Voor archiefdocumenten is het belangrijk om de omslag correct te ontwerpen. Op de kartonnen omslag staat:

• naam van de instelling;
• onderverdeling;
• bewaartermijn;
• naam en onderwerp van de zaak.

Er zijn ook subtiliteiten bij het voorbereiden van documenten voor de belastingdienst. Dus papieren voor de inschrijving van een individuele ondernemer of rechtspersoon, om wijzigingen aan te brengen in belastinggegevens, documenten worden in aanwezigheid van een notaris aan elkaar gehecht.

Dit zorgt ervoor dat nadat de handtekening is gecertificeerd, er geen correcties in de documenten hebben plaatsgevonden.

Sinds juli 2013 kunnen belastingaangiften ingediend worden zonder aangifte. Ondernemers kunnen zelf kiezen of ze de papieren nieten of geniet inleveren.

Procedure

Bij het flashen van documenten moet u de standaardprocedure volgen:

Apparatuur	sorteer documenten in bundels van maximaal 250 vellen met een dikte van maximaal 4 cm Plaats aan het begin van elk pakket een blad voor interne inventaris voeg aan elk blok een blanco vel papier toe voor een begeleidende inscriptie
Nummering	gebruik een speciale nummerer of een zwart potlood om paginanummers in de rechterbovenhoek van de voorkant te plaatsen nummer het in het midden omzoomde vel als twee vellen nummer de illustraties op de achterkant van het vel
Voorbereiding	een inventaris maken plak de voltooide inventaris op de omslag of archiveer deze bij andere documenten materialen voorbereiden voor bevestiging (nylon of grijze draden, kantoorlijm, priem, karton)
Omslag	Kies voor documenten die langdurig worden bewaard hard karton (het formaat is afhankelijk van de vorm van de papieren die worden gearchiveerd) vermeld op de omslag informatie over de organisatie, het type documenten, de bewaartermijnen, het aantal bladen en de indieningsdatum
Gaten ponsen	gaten worden gemaakt met een priem of een gewone perforator plaats voor gaten - in de marges aan de linkerkant met een inkeping vanaf de rand van 1,5-2 cm, met een afstand tussen aangrenzende lekke banden van ongeveer 3 cm, en strikt verticaal
Firmware	Documenten voor langdurige opslag worden helemaal met de omslag aan elkaar gestikt gewone papieren worden vanaf het blad naast de band gearchiveerd vellen worden tweemaal gestikt

In twee gaten

Het meest eenvoudige optie is het aan elkaar hechten van documenten door twee lekke banden. De procedure is als volgt:

1. Verwijder nietjes en paperclips uit documenten.
2. Leg de vellen recht en controleer de nummering.
3. Gebruik een priem of perforator en stap terug van de rand, maak twee gaten.
4. Leid de draad door beide gaatjes en knoop de uiteinden aan de achterkant vast.
5. Bind de uiteinden van de draden vast.
6. Lijm een ​​rechthoek dik wit papier of papyruspapier (indien langer dan 10 jaar bewaard) op een deel van de knoop.

Foto: documenten in twee lekke banden naaien

Drie gaten

Firmware met drie gaten begint met de standaardvoorbereiding van documenten. Hieronder volgt het actieplan:

• Leid vervolgens de draad door het laagste gat aan de achterkant van de documenten.

• Breng de naald en draad via de voorkant terug naar het centrale gaatje.

• de draden bevinden zich aan de achterkant, maar als er een omvangrijke bundel wordt genaaid, kan het proces worden herhaald.
• knoop de uiteinden van de draad vast, de resterende punt moet ongeveer 7-8 cm lang zijn.

• plak een papieren rechthoek op het knooppunt met de basisgegevens.

• Zet een stempel en handtekening op de gelijmde rechthoek.

Vier gaten

Naaien met vier gaten is het meest betrouwbaar. Dit is meestal de manier waarop documenten die in grote volumes zijn opgeslagen, worden verzegeld.

Het algoritme van acties is als volgt:

1. Maak vier gaten volgens de standaardvereisten.
2. Begin met naaien vanaf de tweede lekke band bovenaan.
3. De draad wordt in het bovenste gaatje gestoken.
4. Vervolgens wordt de draad door het tweede gat gevoerd en vervolgens door het derde gat.
5. De draad wordt door het vierde gat naar de achterkant van de te omzomen bundel geleid.
6. Ten slotte wordt de naald vanaf de voorkant in het derde gaatje gestoken.

Hoe het naaien van documenten in vier gaten er in de praktijk uitziet, kunt u zien op de onderstaande foto's.

De firmware voltooien

Het firmwareproces wordt voltooid door het apparaat te verzegelen en te certificeren. Gebruik hiervoor een rechthoek papyruspapier (gewoon wit papier voor documenten met een korte houdbaarheid).

Video: hoe u documenten op de juiste manier kunt naaien met draad en naald

Het vel is zo verlijmd dat een deel van de knoop duidelijk zichtbaar is en de uiteinden van de draden vrij hangen. Nadat de lijm goed is opgedroogd, wordt een certificeringsinscriptie op het geplakte stuk papier gemaakt (u kunt een vel met de voltooide inscriptie plakken).

De inscriptie ziet er als volgt uit:

“Gestikt, genummerd, ondertekend en verzegeld ___ (________) vel ___”

Voorbeeld van een certificeringsbrief