Албан ёсны бизнесийн захидал бичих. Байгууллагад хэрхэн албан бичиг бичих вэ

Үйлчилгээний бичиг нь салшгүй хэсэг болох баримт бичиг юм бизнесийн харилцаа холбоо. Ихэнхдээ энэ нь шуудангийн үйлчилгээгээр дамждаг бөгөөд мэдээлэл солилцох тусгай арга хэрэгсэл болдог.

Үндсэн ойлголтууд

Эдийн засгийн болон үйлдвэрлэлийн янз бүрийн асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд бизнесийн захидал харилцаа хэрэгтэй. Үүний тусламжтайгаар аж ахуйн нэгж, байгууллагууд гадаад орчинтой харилцдаг: түншүүд, үйлчлүүлэгчид эсвэл төрийн байгууллагууд. Үүний тулд ихэвчлэн үйлчилгээний захидал ашигладаг.

Энэ нь бичмэл баримт бичгийн ерөнхий нэр бөгөөд дараахь байж болно.

• өмнө нь хүлээн авсан мессеж, хүсэлтэд хариу өгөх;
• бусад баримт бичиг, материалын хамт хүлээн авагчид илгээсэн дагалдах цаас;
• бусад харилцааны арга боломжгүй тохиолдолд санаачилгын захидал.

Бүртгэгдсэн сонголт бүр өөрийн гэсэн шинж чанартай байдаг. Гэсэн хэдий ч аливаа албан бичгийг ихэвчлэн гаргадаг ерөнхий дүрмүүд байдаг. Энэ нь ойлгомжтой, учир нь ихэнх ажил гүйлгээг хийх нь ихэвчлэн бизнесийн захидал харилцаанаас эхэлдэг. Зөв боловсруулсан баримт бичиг нь хүлээн авагчид ирээдүйн боломжит түншийн талаар таатай сэтгэгдэл төрүүлж чадна.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Албан бичигт байгаа мэдээллээс хамааран дараахь байж болно.

1. Дагалдан яваа. Энэ нь түүнд зориулсан програмын багц байгаа гэсэн мессеж агуулсан тохиолдолд.
2. Хуурамч. Энэ нь тодорхой нөхцөл байдалд сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлдэг (нэхэмжлэл).
3. Сургамжтай. Текст нь тодорхой зааварчилгааг өгдөг.
4. Баталгаатай. Илгээгч нь баримт бичигт заасан үүргээ цаашид биелүүлэхийг баталгаажуулна.
5. Мэдээллийн. Захидал нь хүлээн авагчийн сонирхлыг татахуйц мэдээллийг агуулна.
6. Зар сурталчилгаа. Хамтын ажиллагааг татах үүднээс мэдээлэл өгдөг.
7. Мэдэгдлийн захидал. Олон нийтийн арга хэмжээний талаархи мэдээлэл.
8. Баталгаажуулах захидал. тодорхой бичиг баримт, материалыг олж авах.
9. Хүсэлтийн захидал. Текст нь хүлээн авагчийг арга хэмжээ авахад уриалсан уриалгыг агуулдаг.
10. Мессежээр. Үүнд илгээгч нь талуудын харилцан сонирхсон тодорхой мэдээллийг өгдөг.

Эдгээр баримт бичгийн зорилго нь байгууллага эсвэл түүний бүтцийн хэлтэс хоорондын харилцаа холбоог хадгалахад оршино.

Нэхэмжлэлийн бичиг боловсруулах

Хамтын ажиллагааны асуудлаар зарим нэг шалтгааны улмаас талуудын аль нэг нь үүргээ биелүүлэхгүй байх нөхцөл байдал үүсдэг. Энэ тохиолдолд хамтрагч нь эхлээд эсрэг талдаа захидал илгээдэг. Үүнд тэрээр хууль ёсны эрхийнхээ зөрчлийг арилгах саналаа ихэвчлэн гаргадаг. Энэ бол үйлчилгээний захидал юм. Ийм баримт бичгийн дээжийг дур мэдэн гаргаж болно. Дараахь зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

1. нөхөрлөлийн сэтгэлгээтэй албан ёсны, ажил хэрэгч байх ёстой.
2. Гомдлын мөн чанарыг маш тодорхой илэрхийлэх ёстой.
3. Мэдээллийг танилцуулахдаа та тодорхой баримтуудтай итгэл үнэмшилтэй ажиллах хэрэгтэй.

Нэхэмжлэлийн захидал дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

• илгээгчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл (нэр, буцах хаяг, холбоо барих утас);
• хүлээн авагчийн талаархи бүрэн мэдээлэл;
• мөргөлдөөний нөхцөл байдал үүссэн нөхцөл байдлын тодорхойлолт;
• эсрэг тал өөрийн зүгээс зөрчсөн хууль эрх зүйн хэм хэмжээний лавлагаа;
• зөрчлийг арилгах тодорхой шаардлага, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх эцсийн хугацааг зааж өгөх;
• эсрэг тал нь цаазаар авахаас зайлсхийвэл учирч болох үр дагавар.

Албан бичгийг хэрхэн бүрдүүлэхэд онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй. Загвар нь халдагч үүнийг аюул гэж үзэхгүй байхаар хийгдсэн байх ёстой. Энэ нь зөвхөн хуулийг дагаж мөрдөхийг сануулах явдал гэдгийг санах хэрэгтэй.

Дизайн дүрмүүд

Албан бичгийн загварт онцгой анхаарал хандуулах ёстой. Хуульд энэ талаар хатуу дүрэм, журам заагаагүй нь үнэн.

Гэсэн хэдий ч ийм баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ дараахь зайлшгүй шаардлагатай зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

1. Аливаа албан бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичнэ. Үүнийг оффисын удирдлагын мэргэжилтнүүд урьдчилан боловсруулж, аж ахуйн нэгжийн даргын тушаалаар баталдаг.

2. Баримт бичиг нь тодорхой мэдээллийг агуулсан байх ёстой:

2.1. Хүлээн авагч болон илгээгчийн талаарх мэдээлэл.

2.2. Энэ захидлын дугаар, огноо. Энэ нь бүртгүүлэхэд шаардлагатай.

2.4. Гарчиг.

2.5. Ямар нэгэн програм байгаа эсэх, тэдгээрийн нэр, дугаарыг харуулсан мэдээлэл.

2.6. Энэхүү баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний ​​тухай мэдээлэл (албан тушаал, овог нэр).

3. Захидал нь зөвхөн нэг асуудлыг хөндөх ёстой. Олон сэдэвтэй байх нь уран бүтээлчийг сонгоход хэцүү болно.

4. Мэдээллийг аль болох товч, гэхдээ тодорхой танилцуулсан байх ёстой. Текст нь хоёр хуудаснаас илүүгүй байхыг зөвлөж байна.

5. Хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг зөв зааж өгөх. тохиолдолд бид ярьж байнаБайгууллагын талаар та дараах дарааллыг баримтлах ёстой.

5.1. Компанийн нэр (нэрлэсэн тохиолдолд).

5.2. Бүтцийн нэгж(шаардлагатай бол).

5.3. Хүлээн авагчийн албан тушаал (датив тохиолдолд).

5.4. Түүний эхний үсэг.

5.5. Шуудангийн хаягаж ахуйн нэгжүүд.

6. Хэрэв хэд хэдэн хүлээн авагч байгаа бол эхлээд голыг нь, дараа нь бусад бүгдийг зааж өгнө.

Хэрэв та эдгээр бүх зүйлийг анхаарч үзвэл албан бичиг бэлтгэх нь зарчмын хувьд хэцүү биш байх болно.

Илтгэлийн дараалал

Баримт бичгийг зөв бүрдүүлэхийн тулд түүнд байгаа мэдээллийг танилцуулах тодорхой дарааллыг харгалзан үзэх шаардлагатай. Жишээлбэл, та мэргэжлийн хариу захидал хэрхэн бичих сонголтыг авч үзэж болно. Нэгдүгээрт, ёс зүйн дүрмийн дагуу мэдээлэл хүлээн авснаас хойш 24 цагийн дотор хариу өгөх ёстой гэдгийг санах хэрэгтэй. Хэрэв бид цахим мессежийн тухай ярьж байгаа бол оновчтой хугацаахоёр цагаас илүүгүй байх болно. Ийм дүрмийг дагаж мөрдөх боломжгүй тохиолдолд хамтрагчдаа зохих мессеж илгээх нь дээр.

Захидал нь үндсэндээ хоёр хэсгээс бүрдэнэ.

1. Танилцуулга. Илгээгч өөрийн бичсэн сэдэв, шалтгаан, шалтгааныг заана. Эндээс та лавлаж болно дүрэм журам, энэ нь хуулиар хариу өгөх үндэслэл болдог. Нэмж дурдахад тухайн нөхцөл байдлын талаар зарим зүйлийг анхаарч үзэх нь зүйтэй. Тэд асуудлын мөн чанарыг илчлэхэд туслах болно.
2. Үндсэн. Энэ хэсэг нь тодруулах, ятгах зорилготой юм. Текст нь тодорхой, тодорхой, товч байх ёстой бөгөөд танилцуулсан баримтууд нь баталгаатай, бодитой байх ёстой. Шаардлагатай бол бодит тоогоор баталгаажуулж болно.

Энэ текстийн араас ихэвчлэн програмын жагсаалт байдаг. Баримт бичиг нь илгээгчийн гарын үсгээр төгсдөг. Үүнээс гадна, хүлээн авагчийг гомдоохгүйн тулд үйлчилгээний захидал хэрхэн бичихээ мэдэх хэрэгтэй. Нэгдүгээрт, түүнд "Эрхэм хүндэт" гэсэн хэллэгээр хандаж эхлэхийг зөвлөж байна. Хоёрдугаарт, үүнийг текстэд ашиглаж болно оролцоотой хэллэгүүд"Таны саналыг сайтар судалсан" эсвэл "Таны санал хүсэлтийг сайтар шалгаж үзсэн" гэх мэт. Ёс зүйг ингэж дагаж мөрдөх нь зөвхөн хоёр талдаа ашигтай байх болно.

Процедур

Албан бичгийн төслийг боловсруулах нь бичиг хэргийн ажилтан, нарийн бичгийн дарга эсвэл эдгээр үүрэг хүлээсэн бусад ажилтнуудын үүрэг юм. Ажил эхлэхдээ тэд үйлдлийнхээ тодорхой дарааллыг баримтлах ёстой. Ийм баримт бичгийг боловсруулах үйл явц нь ихэвчлэн дараах үе шатуудыг дамждаг.

1. Энэ асуудлын нөхцөл байдлыг сайтар судлах. Зөв үнэлэхийн тулд нөхцөл байдлыг бүрэн хянах шаардлагатай боломжит арга замуудтүүний шийдвэрүүд.
2. Захидлын төсөл боловсруулах. Энд дээр дурдсан бүх шаардлагыг харгалзан үзэх шаардлагатай.
3. Бэлтгэсэн текстийн зохицуулалт. Заримдаа менежерийн саналыг харгалзан засварлах шаардлагатай болдог. Тэр сэдвийн талаар зарим тодруулга эсвэл тодруулга хийж болно.
4. Түүний удирдагчийн зөвшөөрөл.
5. Баримт бичгийн эцсийн гүйцэтгэл, гарын үсэг зурах.
6. Захидал бүртгэж байна.
7. Хүлээн авагч руу захидал илгээх.

Зөвхөн эдгээр бүх үе шатыг давсны дараа захидал хүлээн авагчид хүрч, түүнд өгсөн даалгавраа биелүүлэх боломжтой болно.

Заавал дагаж мөрдөх журам

Үйлчилгээний захидал гаргахын тулд та түүний эхний хуудсыг тусгай маягт дээр хэвлэх ёстой гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Үлдсэн тохиолдолд та ердийн хоосон А4 хуудсыг ашиглаж болно. Энд та текст талбар нь өөрийн гэсэн хил хязгаартай гэдгийг санах хэрэгтэй: дээд ба доод тал нь 2 сантиметр, зүүн тал нь 3.5 сантиметр, баруун тал нь 1 сантиметр байна. Зөрчиж болохгүй стандарт хэмжээсүүдмэдээллийг нэг хуудсанд багтаах. Бүх дүрмийг дагаж мөрдөж, нэмэлт хуудас нэмэх нь дээр.

Та мөн бүх дүрмийн дагуу текстийг бичих ёстой.

1. Хэвлэхдээ стандарт Times New Roman фонт ашиглана. Бусад сонголтыг ашиглахгүй байх нь дээр.

2. Үсгийн хэмжээг мөн зохицуулдаг:

• үндсэн текстийн хувьд - 14;
• хуудасны зохион байгуулалт, гүйцэтгэлийн тэмдэг - 12.

3. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг байрлуулах нь дараахь дүрмийн дагуу хийгддэг.

• мөр хоорондын зай - 1;
• текстийг "өргөнөөр" зэрэгцүүлсэн;
• зураас автоматаар тавигддаг;
• бүртгэлийн дугаараас гарчиг хүртэлх зай нь 2 мөр хоорондын зай, үүнээс үндсэн бичвэр хүртэлх зай нь 3 байна.

Эдгээр стандартыг дагаж мөрдөх нь заавал байх ёстой зөв дизайнзохих зорилготой захидал.

Дэлгэрэнгүй мэдээллийн байршил

Бизнесийн стандарт захидлыг зөв бичихийн тулд түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл, бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг хаана байрлуулахыг тодорхой мэдэх хэрэгтэй. Эдгээр асуултын хариултыг ГОСТ R 6.30-2003-т оруулсан болно. Энэ нь үйлчилгээний захидлын хэлбэрийг нарийвчлан тодорхойлсон. Үндсэндээ энэ нь баримт бичгийн бүх нарийн ширийн зүйлийг тодорхой байдлаар байрлуулсан жишээ юм. Энэ нь дараахь зүйлийг хийхэд шаардлагатай.

1. Албан (ажил хэргийн) бичиг гаргах үйл явцыг нэгдмэл болгох.
2. Зарим ажлыг гараар хийх хэрэгцээг багасгахын зэрэгцээ стандарт маягтуудыг төвлөрсөн байдлаар урьдчилан бэлтгэх чадвартай байх.
3. Мэдээллийг нүдээр хайх хугацааг хөнгөвчлөх, багасгах.
4. Компьютер болон бусад тоног төхөөрөмж ашиглан үсэг боловсруулах чадварыг өргөжүүлэх.

Тиймээс, ердийн бизнесийн захидлын хувьд арван нэгэн заавал байх ёстой бүсэд байрладаг 30 стандарт мэдээллийг ашигладаг.

• сүлд, сүлд;
• зохиогч;
• эх сурвалж мэдээлэл;
• гарчиг;
• мэдэгдэл;
• хүлээн авагч;
• тогтоолууд;
• текст;
• гарын үсэг, хавсралт;
• зөвшөөрөл, баталгаа;
• тэмдэг.

Мэдээллийг тодорхой салбаруудад байршуулах нь мэргэжилтнүүдэд баримт бичгийг илүү сайн удирдах боломжийг олгодог бөгөөд энгийн хэрэглэгчдэд үүнийг эмхэтгэхэд хялбар болгодог.

Үндсэн шаардлага

Зарим менежерүүд бизнесийн захидал харилцааг аливаа дүрэм, журмыг дагаж мөрдөхгүйгээр дур зоргоороо хийж болно гэж андуурдаг. Гэхдээ үүнийг хариуцдаг мэргэжилтнүүд албан бичигт тавигдах үндсэн шаардлагыг мэддэг байх ёстой.

1. Тусгай (компани) маягт байгаа эсэх.
2. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг зөв ашиглах, байрлуулах.
3. Текстийг уншихад хялбар, сайн засварласан байх ёстой. Асуудлын мөн чанарыг харуулахын тулд энгийн, нийтлэг өгүүлбэрүүдийг илүүд үзэх нь дээр. Үг бүр аль болох их мэдээлэл агуулсан байхын тулд та өөрийгөө товчхон илэрхийлэх хэрэгтэй.
4. Төрлөөс хамааран баримт бичгийг зохих ёсоор бэлтгэх ёстой. Захидал нь хэд хэдэн зүйлийг агуулж болно. Энэ тохиолдолд танилцуулахдаа тэдгээрийг нэгтгэхийг хичээх хэрэгтэй.
5. Бичихийн тулд тогтоосон стандартыг зөв ашиглах.
6. Захидлын агуулгад ангилсан илэрхийлэл байхгүй эсэхийг шалгаарай. Хүлээн авагч эдгээр хэллэгийг заналхийлэл гэж ойлгож болно. Саналыг бүтээхдээ ашиглах нь дээр танилцуулах үгс"Итэд", "мэдэгдэж байгаагаар", "боломжтой", "дараах байдлаар" гэх мэт.

Эдгээр шаардлагыг практикт биелүүлэх нь аж ахуйн нэгж дэх баримт бичгийн урсгалыг зөв удирдахад тусалдаг.

“Мэдээллийн хогонд” төөрөхгүй, уншигдахаар ажил хэргийн захиаг хэрхэн бичих вэ? Дүрэм, зөвлөмж, жишээ

Энэ үг нь хүртээмжтэй бизнесийн хэрэгсэл юм. Бизнесийн ертөнцөд үг хэллэгийг ажилдаа ашигладаггүй хүнийг олох боломжгүй юм.

Орчин үеийн бизнес аажмаар захидал харилцааны бизнес болж хувирч байна. Цахим эсвэл уламжлалт захидлын тусламжтайгаар үйлчлүүлэгчид, бизнесийн түншүүд, ажил олгогчидтой харилцах харилцаа үүсдэг. Захидал нь зохиогчийг мэргэжлийн хүн эсвэл харилцаагаа үргэлжлүүлэх ёсгүй хүн гэж үздэг.

Мэргэжлийн хүн бичих чадвартай байх ёстой

• Энэ нь ойлгомжтой
• үр дүнтэй
• чин сэтгэлээсээ
• Сонирхолтой

Мөн үүнийг сурахад хэзээ ч оройтдоггүй. Үндсэн ойлголтоос эхэлцгээе: бизнес болон ердийн бичгийн хоорондох ялгааг ойлгох.

Үйлчилгээний захидал энгийн захидлаас юугаараа ялгаатай вэ? Бизнесийн захидлын онцлог

Захидал гэдэг нь нэг юм уу хоёр хуудас бүхий богино текст бөгөөд ямар нэг зүйлийн талаарх мэдээллийг хүлээн авагчид хүргэх зорилготой юм.

Мэдээллийн шинж чанар, захидал илгээгч ба хүлээн авагчийн хоорондын харилцаа нь захидал харилцааг хуваадаг

• бизнес (албан ёсны)
• хувийн (албан бус)

Бизнесийн захидал нь дараахь шинж чанартай байдаг.

• товчлол
• нарийвчлал
• үндэслэл ба логик
• мэдээллийн агуулга
• үнэлгээ, сэтгэл хөдлөлийн төвийг сахисан байдал
• стандартчилал:
• албан ёсны маягтуудыг ашигладаг
• Тогтвортой ярианы дүрүүд, бичиг хэргийн тусгай нэр томьёо, бүтцийг ашигладаг
• сэдвүүдийн тоо - 1-2
• зорилтот
• тодорхой тодорхойлсон тушаалын хэлхээ (шаардлагатай бол)

Ямар төрлийн бизнесийн захидал байдаг вэ?

Бизнес захидлын төрлийг тодорхойлдог

1. Үүнийг бичих зорилго

Арилжааны зориулалттай

• Та гэрээ байгуулж, түүний тодорхой нөхцлийг санал болгохыг хүсч байна - хүлээн авагчид санал болгох захидал (санал) бичнэ үү.

• Хэрэв та зөвшөөрөгдсөн гүйлгээний нөхцөлийг шийдээгүй бол хүсэлтийн захидал илгээнэ үү
• Та хүлээн авагчдаа гэрээний үүргээ зөрчсөн тухай мэдэгдэхийг хүсч байна уу? Нэхэмжлэлийн захидал бичих (гомдол)

Ашгийн бус зорилготой

• Талархлын захидалд талархлаа илэрхийл
• Үүрэг хариуцлагаа батлан ​​даалтын бичгээр, зөвшөөрлөө баталгаажуулах бичгээр баталгаажуулна
• Хэрэв таны мэдээлэл хүлээн авагчийн сонирхлыг татна гэж бодож байвал мэдээллийн товхимол бичээрэй
• Сануулах захидал бүхий чухал гэрээ, үүрэг, торгуулийн талаар сануул
• Баяр хүргэсэн захидалдаа баяр хүргэж, хүсэлтийн захидлаар асууж, эмгэнэл илэрхийлээрэй
• Хэрэв та чухал бичиг баримт, материаллаг хөрөнгө илгээх шаардлагатай бол ачаагаа бэлдэхээ мартуузай хамгаалах захидал

2. Хүлээн авагч

Хэрэв та хэд хэдэн хүлээн авагчид нэгэн зэрэг захидал илгээж байгаа бол та дугуй хэлбэртэй захидал бичиж байна

Таны захидал хэд хэдэн сэдвийг нэгэн зэрэг хөндөж болох бөгөөд энэ нь түүнийг автоматаар олон талт болгодог

4. Бүтэц

Зохицуулалттай үсэг нь захидлын текст хэсгийг тодорхой хэв маягийн дагуу эмхэтгэхийг хамардаг бол зохицуулалтгүй үсэг нь чөлөөтэй танилцуулах хэлбэртэй байдаг.

5. Явах хэлбэр

• дугтуйнд
• цахим хэлбэрээр
• факсаар

Бизнес захидлын бүтэц: танилцуулга, үндсэн хэсэг, дүгнэлт

Стандарт бизнесийн захидлын бүтэц нь илүү анхааралтай авч үзэхийг шаарддаг.

Зөв форматтай үсэг нь дараах тоймтой тохирч байх ёстой.

Схемийн зарим зүйлийг нарийвчлан авч үзье.

1. Гарчиг

Ерөнхийдөө энэ нь захидлын сэдвийн товч хураангуй юм.

Чухал: Хүлээн авагч таны захидлыг уншихыг хүсвэл гарчгийг зөв бичээрэй.

Бизнесийн захидал харилцаанд гарчиг байхгүй байх нь бизнесийн захидал харилцааг явуулах үндсэн ур чадваргүй эхлэгчдэд ердийн зүйл юм.

2. Давж заалдах

• "Хайрт" гэсэн уламжлалт хэлбэртэй
• мөрийн голд томоор бичнэ

Чухал: Товчлолыг ашиглахыг хориглоно!

3. Оршил

• хаяг хүлээн авагчийг захидлын гол санааг танилцуулна
• захидалд тусгагдсан дараагийн мэдээллийг зөв ойлгоход хүлээн авагчийг бэлтгэдэг

4. Текстийн үндсэн хэсэг нь оршил хэсэгт заасан гол санааг нотлон харуулж байна

Захидлын энэ хэсэгт

• Та санал / давж заалдах шатны мөн чанарыг тодорхой зааж өгсөн
• аргументуудыг өгөх: захидлын сэдвээр баримт, тоо, бусад онцлог. шинжээчийн дүгнэлт, өөрийн эерэг/сөрөг туршлага

Үндэслэлийг хялбарчлахын тулд та дараах диаграммыг ашиглаж болно.

Анхаарах зүйл: Сүүлийн догол мөрөнд тодорхой алхам эсвэл хүлээгдэж буй үр дүнг харуулсан хэллэг байх ёстой бөгөөд хүлээн авагчийг арга хэмжээ авахад түлхэц өгөх ёстой.

5. Дүгнэж хэлэхэд:

6. "Гарын үсэг" цонхонд хаяг хүлээн авагчийн тухай мэдээллийг зааж өгөх ёстой.

• ажлын байрны нэр

Бичгийн хэв маягийг сонгохдоо хэрхэн алдаа гаргахгүй байх вэ?

IN бизнесийн захидал харилцааТа бичих хэв маяг, хүлээн авагчтай харилцах өнгө аястай холбоотой сонголтуудыг байнга хийх хэрэгтэй болдог. Таны захиас хэр хуурай, албан ёсны, эсвэл эсрэгээрээ, ямар амьд, халуун дулаан, хүнлэг байх ёстой вэ?

• Бизнесийн захидал харилцааны хувийн хэв маягийг онцолдог хувь хүний ​​чанаруудзахидал бичсэн хүн
• Албан ёсны хэв маягийг ашиглахдаа баримтуудыг танилцуулж, тэдгээрт үндэслэн зохих дүгнэлтийг гаргадаг.
• Хувийн хэв маяг нь захидлын зохиогч ба хүлээн авагч хоёрын хооронд тэгш нөхцөлөөр харилцах явдал юм
• Албан ёсны хэв маяг нь тушаалын тодорхой хэлхээг харуулдаг бөгөөд захидлыг уншигчид тооцохоос өөр аргагүй болдог.

Бизнес захидалдаа харилцааны зөв хэв маягийг сонгохын тулд дараахь зүйлийг анхаарч үзээрэй.

• Та болон таны хүлээн авагч ямар жинд багтдаг вэ?
• Та эв найртай хэлэлцээр хийхийг хүсч байна уу, эсвэл хүчтэй байр сууринаас дарамт үзүүлэхийг хүсч байна уу?

Сонгосон хэв маягийг хэрхэн дагаж мөрдөх вэ?

Хувийн хэв маяг

• Хувийн төлөөний үг байх: би, бид, чи
  Жишээ нь: Та бүхнээс уучлалт гуйж, ийм алдаа дахин давтагдахгүй гэдэгт чин сэтгэлээсээ найдаж байна.
• Шууд гомдол, хүсэлт
  Жишээ нь: Хувийн эд зүйлсийг хараа хяналтгүй орхиж болохгүй
• Сэтгэл хөдлөлийн үнэлгээний илэрхийлэлийг ашиглах: од залуу, дүлийрэх бүтэлгүйтэл

Албан ёсны хэв маяг

• Хувийн төлөөний үгийг хийсвэр нэрээр солих
  Жишээ нь: Кино театрын захиргаа оройн үзвэрийн хуваарийг өөрчилсөнд чин сэтгэлээсээ уучлалт гуйж байна
• Хувийн гомдол, хүсэлтийг мэдүүлгээр солих
  Жишээ нь: Хувийн эд зүйлсийг хараа хяналтгүй орхиж болохгүй
• Нийтлэг бичиг хэргийн хэрэглээ: Үүний улмаас би та бүхний анхааралд хүргэж байна

Хэрэв та талархлын захидал эсвэл эмгэнэл илэрхийлсэн захидал, өөрөөр хэлбэл сэтгэл хөдлөлөө илэрхийлэх шаардлагатай бизнесийн захидал бичиж байгаа бол албан ёсны хэв маяг нь тийм ч тохиромжтой биш юм. Хүсэлтийн захидал эсвэл саналын захидал бичиж байгаа тохиолдолд хувийн хэв маягийг баримтлах нь дээр.

Гомдлын бичиг гэж юу вэ, яаж бичих вэ? Бусад төрлийн үсгүүдээс юугаараа ялгаатай вэ?

Анхаарах зүйл: Захиа бичихдээ хаяг хүлээн авагчийн анхаарлыг түүнээс яг ямар үйлдэл хүлээж буйд анхаарлаа хандуулаарай. Мөн тавьсан даалгавраа хэрэгжүүлэх тодорхой хугацааг зааж өгнө үү.

Гомдлын захидлын загвар нь үүнийг зөв бичихэд тусална.

Хариу захидал гэж юу вэ, яаж бичих вэ?

Хоёр төрлийн зөвлөгөө захидал байдаг:

• татгалзсан захидал
• эерэг хариу бүхий захидал

Хоёр төрлийн үсэг зохиоход хоёр байна ерөнхий дүрэм a (санаачлах бичгийг зөв боловсруулсан тохиолдолд):
1. Хариу захидалд санаачилгын захидлын үгийн сан, ярианы хэв маяг хадгалагдана
2. Хариу бичгийн текст нь тухай мэдээлэл агуулаагүй байх ёстой

• санаачилгын бичиг зохиосон огноо
• түүний бүртгэлийн дугаар

Нөхөрсөг бөгөөд зөв татгалзсан захидлын жишээг доор үзүүлэв.

Гэсэн хэдий ч татгалзах нь үргэлж зөөлөн байх албагүй. Хэцүү, хатуу харилцааны хэв маяг шаардлагатай нөхцөл байдал байдаг. Хатуугаас зөөлөн хүртэл бүх тохиолдолд татгалзах захидлын загварыг доор харуулав.

Мэдээллийн захидал: түүний хариу захидал, гомдлын захидалаас ялгаатай

Мэдээллийн захидал нь олон талт:

• тайлан (жишээлбэл, үнийн жагсаалт дахь үнийн өөрчлөлтийн тухай)
• мэдэгдэх (удирдах зөвлөлийн гишүүдийг дахин сонгох тухай)
• мэдэгдэх (бараа тээвэрлэх тухай)
• тунхаглах (зорилгоо)
• баталгаажуулах (бараа хүлээн авах)
• сануулах (гэрээгээр хүлээсэн үүргээ биелүүлэх)
• сурталчлах, мэдээлэх (компанийн талаар ерөнхийдөө, ялангуяа бараа/үйлчилгээний талаар)

Өнөөдөр хамгийн тулгамдсан асуудал бол сурталчилгаа, мэдээллийн захидлыг хэрхэн зөв зохиох вэ гэдэг асуудал байж магадгүй юм.

1. Бүтцийн дутагдал
2. Захидлын бичвэрт хэл ам, албан бус хэллэг байгаа эсэх
3. Залхуу дизайн
4. Үг үсгийн, найруулгын, найруулгын алдааны элбэг дэлбэг байдал
5. Захидалдаа найдвартай баримт, бодитой мэдээлэл дутмаг
6. Эелдэг байдлын үндсэн дүрмийг зөрчих (ялангуяа гомдлын захидалд)
7. Текстэнд төвөгтэй, ойлгомжгүй өгүүлбэр ашиглах
8. Материалыг танилцуулахдаа логик дутмаг
9. Товчлолын тайлбар дутмаг
10. Ямар ч зорилгогүйгээр эмхэтгэсэн бол текстийн ерөнхий бүдэгрэл

Бизнес захидлын талаар өөр юу мэдэх хэрэгтэй вэ?

1. Орчин үеийн бизнесийн захидал харилцааны хувьд текстийн бүтцийн блок бүтцийн аргыг ашигладаг.
Энэ арга нь цаг хугацаа хэмнэж, бизнесийн бүх баримт бичгийн ерөнхий хэв маягийг хадгалдаг. Онцлог шинж чанарарга - цэг таслалгүй эсвэл цэг таслалгүй байх (жишээ нь жагсаалт үүсгэх үед)

2. Захидлын гарчигт sans-serif фонт (жишээлбэл, Arial) ашиглаж болно. Ийм фонт нь далд ухамсрын түвшинд тогтвортой, хатуу гэж ойлгогддог.

3. Үндсэн бичвэрт Serif фонт (Times News Roman) хэрэглэнэ. Serifs нь таны нүдийг үсгээс үсэг рүү шилжүүлэхэд хялбар болгож, уншихыг хурдасгадаг.

Чухал: Зөвхөн гараар үргэлж бичдэг үсэг байдаг!
Эдгээр нь баяр хүргэсэн захидал, эмгэнэл илэрхийлсэн захидал, талархлын захидал юм

Саша Карепинагийн видео бичлэгээс бизнесийн захидлын талаархи олон тооны хэрэгцээтэй мэдээллийг олж авах боломжтой.

Видео: Хамгаалалтын захидал, анкет хэрхэн бичих талаар

Видео: "Түүхчдээс суралцах нь." Текст зарах нууцууд

Бизнесийн захидал бараг бүх тохиолдолд түншүүдтэйгээ харилцахдаа бичдэг. Бэлэн жишээнүүдмөн ийм баримт бичгийг бүрдүүлэх дүрмийг нийтлэлээс олж болно.

Бизнес захидлыг бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс өөр компани, хувиараа бизнес эрхлэгч эсвэл хувь хүнд (жишээлбэл, хөрөнгө оруулагч) илгээсэн баримт бичиг гэж тодорхойлж болно. Үндсэндээ аливаа компанийн захидал харилцаа нь бизнесийн захидал юм. Тэдний зорилго нь маш өөр:

1. хамтын ажиллагааны талаар.
2. хамтын ажиллагаа, хэлэлцээр.
3. Гэрээнд заасан үүргээ биелүүлэх шаардлагатайг сануулж байна.
4. Таны байр суурийг тайлбарлах, өмнө нь илгээсэн захидлын хариу болон бусад олон зүйл.

Баримт бичгийг ихэвчлэн компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр хийдэг; имэйл. Гэхдээ хэрэв хамтрагч нь онцгой ач холбогдолтой бол өндөр чанартай, зузаан цаасан дээр хэвлэж, биечлэн эсвэл шуудангаар хүлээлгэн өгөх нь дээр. Захидлын бүтэц нь ердийн бизнесийн баримт бичигтэй төстэй байдаг - та үүнийг схемийн дагуу ийм байдлаар дүрсэлж болно.

Эмхэтгэхдээ юуг анхаарах вэ

Ийм үсгүүдэд зориулсан тусгай дүрэм, дээж байхгүй тул тэдгээрийн бүтэц, хэмжээ, дизайн нь тухайн тохиолдлоос ихээхэн хамаардаг. Жишээлбэл, мэдэгдлийн захидал нь нэлээд товч (3-4 догол мөр) байх боловч ажилтны зөвлөмж эсвэл бизнесийн санал нь нэг хуудаснаас илүү байж болно.

Гэсэн хэдий ч, цаас зурахдаа анхаарах ёстой хэд хэдэн ерөнхий дүрмүүд байдаг.

1. Баримт бичиг нь өөрөө байхгүй хууль эрх зүйн хүчинГэсэн хэдий ч энэ нь дизайны бүх дүрмийн дагуу хийгдсэн болно. Түүний бүтэц, танилцуулгын хэв маяг нь орчин үеийн баримт бичгийн урсгалын нийтээр хүлээн зөвшөөрсөн зарчимд нийцсэн байх ёстой.
2. Өгүүлбэрүүд нь логикоор тодорхой дарааллаар хийгдсэн байдаг. Гоёмсог, нарийн төвөгтэй, сэтгэл хөдлөл, ялангуяа ярианы хэллэгүүд байдаггүй. Тональ байдал нь төвийг сахисан байдаг.
3. Танилцуулга нь зөвхөн 1 хүнээс явагддаг - хэрэв текстийг менежерээс шууд бичсэн бол ганц тоогоор, эсвэл бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс бичсэн бол олон тоогоор.
4. Төслийн тодорхой зорилго, хүлээн авагчийн хүлээгдэж буй үйлдлүүдийг хэлэлцэнэ (хариу илгээх, ажилтны нэр дэвшүүлэх асуудлыг авч үзэх, хэлэлцээр хийхийг зөвшөөрөх, баримт бичиг илгээх гэх мэт).
5. Уг баримт бичиг нь менежер болон бусад ажилчдын хувийн ашиг сонирхлыг тусгаагүй, харин компанийн хамт олны зорилгыг тусгасан болно. Хэрэв та хувийн харилцаа тогтоох шаардлагатай бол үүнийг өөрөөр хийх нь зүйтэй бөгөөд өөрийгөө компаний төлөөлөгчөөр байрлуулахгүй байхыг зөвлөж байна.

Бичих үед гаргадаг ТОП 5 алдаа

Алдааг 2 том бүлэгт хувааж болно - зарим нь текст хэлбэрээр бичихтэй холбоотой (логик, үгсийн сан гэх мэт). хэлний хэм хэмжээ), бусад нь - бизнесийн зохих ёс зүйг зөрчсөн тохиолдолд:

1. Үг үсгийн болон цэг таслалын алдааг зөвшөөрөхгүй - захидлын текстийг илгээхээсээ өмнө дор хаяж 1-2 удаа шалгаж байх ёстой.
2. Зөрчил бизнесийн хэв маягтанилцуулга, сэтгэл хөдлөлийн хэллэг, хэт эелдэг байдал, эсвэл эсрэгээрээ хатуу ширүүн байдал.
3. Сөрөг аялгуу - тэр ч байтугай заналхийллийг шаардлагагүй үггүйгээр бичих ёстой, жишээлбэл: "Бид энэ захидлыг хүлээн авснаас хойш 30 хоногийн дотор шүүхэд хандах эрхтэй."
4. Хэт том, эсвэл эсрэгээр, хэт бага хэмжээ. Ихэвчлэн текстийг бүхэлд нь 1-2 хуудсанд багтааж болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь та хамтрагчтайгаа бүх зүйлийг ярих шаардлагагүй гэсэн үг биш юм. чухал мэдээлэл. Програмд ​​эзлэхүүний өгөгдөл, диаграмм, баримт бичгийн маягтыг оруулж болно.
5. Ярилцагчийг сонгох эрхийг хасах. Жишээлбэл, та "Гэрээний эцсийн хувилбарыг хянаж, батлахыг бид танаас хүсч байна" гэж бичиж болохгүй.

Ердийн загвар хэллэгүүд

Текстэд стандарт хэллэгийг ашиглана бизнесийн яриа- туйлын хэвийн, бүр хүсүүштэй үзэгдэл. Янз бүрийн нөхцөлд хэрэглэгддэг хамгийн түгээмэл клише үгсийн жагсаалтыг доор харуулав.

нөхцөл байдал	хэллэг
мэдэгдэл	Бид мэдээлэх/Таны анхааралд хүргэх/Мэдэх/Мэдэгдэх
шалтгаан, сэдлийг тайлбарлах	Үндэслэн/д заасны дагуу/Холбоотойгоор/зорилгоор/Учир нь/Дэмжих/дэмжих
хүсэлт	Арга хэмжээ авна уу/Мэдээлэх, дамжуулах, хийх, баталгаажуулах...
баталгаажуулалт	Бид баталгаажуулах / Баталгаажуулах / Таны нөхцөлийг зөвшөөрөх / Бид эсэргүүцэхгүй...
санал болгох	Бид санал болгож байна/санал/урих/асуу
	Бид баталгаа өгнө
татгалзах	Бид ямар нэг шалтгаанаар татгалзахаас өөр аргагүйд хүрсэн/Бид таны саналыг татгалзаж байна...
дүгнэлт	Бид эелдэгээр гуйж байна/Хамтын ажиллагаа, ойлголцол, тусламжид найдаж байна/Бид таныг уучлах, чиглүүлэх, хийх...

Сүүлийн хэдэн арван жилд энэ нь бизнесийн аль ч салбарт салшгүй хэсэг болсон. Гэрээ, акт, түүнд хавсралт хийхээс гадна баримт бичгийн мэргэжилтнүүдийг бүрдүүлэх ажилд оролцдог төрөл бүрийнөргөдөл, захидал. Хууль тогтоох түвшинд тэдгээрийн дизайны зарчим, ерөнхий загвар нь мэдээжийн хэрэг тодорхойлогдоогүй байна. Ийм нөхцөлд "Энэ эсвэл бусад хууль эрх зүйн хувьд сул, гэхдээ бизнесийн баримт бичгийг хэрхэн зөв бүрдүүлэх вэ?" Гэсэн асуулт гарч ирнэ. Үүний хариулт нь маш энгийн бөгөөд оффисын ажилд нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн стандартын дагуу ийм баримт бичгийг боловсруулахад хүргэдэг.

Өнөөдөр манай эх сурвалж албан бичиг бичих зарчим, энэхүү баримт бичгийн онцлогийг авч үзэхээр шийдлээ. Дүгнэж буй сэдвийн талаархи мэдээлэл болон нийтлэлийн загварыг доороос олж болно.

Албан ёсны эсвэл оффисын ажлын чиглэлээр баримт бичгийн үндсэн төрлүүдийн нэг юм орчин үеийн бизнес. Энэ бол хамгийн энгийн байдлаар хэрэгждэг, гэхдээ бүх дүрэм, журмын дагуу мэдээлэл дамжуулах бүх нийтийн арга юм. бизнесийн харилцаа.

Мэдээжийн хэрэг, албан бичгээр өгсөн мэдээлэл нь зугаа цэнгэлийн шинж чанартай биш юм. Ийм бичиг баримт нь урилга, хэсэгчлэн сурталчилгаа, мэдээллийн болон бусад байж болох ч ямар ч тохиолдолд зугаа цэнгэл биш юм.

Албан бичиг, энгийн бичиг хоёрын хооронд олон ялгаа бий. Гол нь зорилго. Хэрэв бизнесийн баримт бичиг нь хүлээн авагч руу илгээх, дамжуулах тодорхой зорилготой байдаг бол ердийн захидлыг ихэвчлэн "харилцаа холбооны зорилгоор" ашигладаг. Үүнээс гадна бизнесийн мессежүүд:

• нэргүй байдаг - тэд үргэлж илгээгч болон хүлээн авагчийн тухай мэдээлэлтэй байдаг
• түүний төлөөлсөн тодорхой хүн, байгууллага, нийгэмлэгийн нэрийн өмнөөс бичсэн
• (илгээгч тамгатай бол)
• албан тасалгааны ажилд нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн дүрмийн дагуу эмхэтгэсэн
• Өмнө дурьдсанчлан зугаацуулах боломжгүй

Албан захидал болон ердийн мессежийн сонголтын сонголт боловч нийтлэг ялгаа нь компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн байдаг. Энэ арга нь сэтгэл татам байдлыг өгдөг хамгийн дээд түвшинбат бөх байдал, ерөнхийдөө түүний бизнесийн байдлыг илтгэнэ.

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, ерөнхий агуулгын талаар хэдэн үг хэлье

Албан бичгийг гаргасан янз бүрийн шалтгаанууд, үүний үр дүнд тэдгээрийн агуулга нь байгалийн жамаараа өөр өөр байдаг. Гэсэн хэдий ч бизнесийн мессежийн ерөнхий бүтцийг арилгах боломжгүй юм. Энэ нь албан тасалгааны салбарт үнэн зөв гэж тодорхойлсон, маргаангүй, холбогдох баримт бичигт тавигдах үндсэн шаардлагыг бүрдүүлдэг. Албан бичгийн ердийн дэлгэрэнгүй мэдээлэлд дараахь зүйлс орно.

• илгээгч компанийн бүтэн нэр эсвэл тодорхой иргэний овог нэр
• хяналтын цэг, шалган нэвтрүүлэх цэг, OKUD-ийн талаарх мэдээлэл (байгууллагын хувьд)
• хаяг болон илгээгчийн бүх боломжит холбоо барих хаягууд
• хүлээн авагчийн талаархи ижил төстэй мэдээлэл
• мессежийн мөн чанар
• түүний найрлагын огноо
• болон хэвлэх (байгууллагын хувьд)

Чухал! Өнөөдөр бидний авч үзэж буй бизнесийн баримт бичгийн төрөл нь гарчиг оруулах шаардлагагүй цөөн хэдэн баримт бичгийн нэг юм. Сүүлийнх нь байхгүй байгаа нь алдаа биш, харин оффисын ажлын үндсэн стандартыг дагаж мөрдөх явдал юм.

Мэдээжийн хэрэг, хэрэв илгээгч нь компани бол захидлыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр гаргахыг зөвлөж байна. Төрийн байгууллагуудын хувьд ийм маягт нь төрийн сүлд, арилжааны байгууллагууд- тэдний бэлгэ тэмдэг.

1. Хүлээн авагчийн хувьд ойлгомжтой бөгөөд ойлгомжтой.
2. Гутаан доромжлох, садар самуун үг хэлэх нь битгий хэл хараалын үг хэрэглэхгүйгээр.
3. Цэвэр, товч бөгөөд чадварлаг.

Зарчмын хувьд баримт бичгийн мэргэжилтнүүд албан бичигт өөр шаардлага тавьдаггүй. Баримт бичгийн тогтоосон хэм хэмжээ, дүрэм, ерөнхий агуулгыг дагаж мөрдөхөд хангалттай.

Байгууллагад илгээх албан бичгийн загварыг доороос татаж авч болно.

Албан бичгийн төрлүүд

Албан бичиг бол нэлээд өргөн хүрээтэй бизнесийн баримт бичгийн бүлэг юм. Тэдгээрээс хамгийн их ашиглагддаг нь:

• , илгээгчийн эрх ашгийн төлөө ямар нэгэн зүйл хийхийг хүсч буйг илэрхийлдэг
• Хүсэлтийн захидал
• Хүсэлтүүд
• Үйл явдлын урилга
• Хамтран ажиллах урилга
• Хүлээн авагчид ямар нэг зүйлийг сануулдаг цаас
• Арилжааны санал
• Шаардлага
• Заавар
• Зар сурталчилгаа, мэдээллийн захидал

Албан бичгийн төрөл бүрийн нэрээр та түүний ерөнхий зорилго, мессеж илгээх зорилгыг ойлгож болно. Практикаас харахад бизнесийн орчинд янз бүрийн төрлийн хүсэлтийг шилжүүлэх нь янз бүрийн шалтгааны улмаас хийгддэг бөгөөд дээр дурдсан тэдгээрийн төрлүүдийн жагсаалт эцсийнхээс хол байна.

Зурвасыг хүлээн авагч руу дамжуулах, дизайн хийх онцлог

Өнөөдрийн нийтлэлийн төгсгөлд ОХУ-д албан бичиг шилжүүлэхэд анхаарлаа хандуулцгаая. Юуны өмнө амжилттай бизнесийн харилцааны гол нюанс бол тэдний менежментэд чадварлаг хандах явдал гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Холбогдох баримт бичгийг бүрдүүлэх тохиолдолд бид дараахь зүйлийг ярьж байна.

• нямбай байдал
• бизнесийн стандартыг бүрэн дагаж мөрдөх
• зорилготой байх (албан захидал хэн нэгэнд спам хэлбэрээр илгээх нь илгээгчийн эрх мэдлийг ихээхэн доройтуулна)

Нэмж дурдахад, мессежийн найрлагад маш хариуцлагатай хандахыг зөвлөж байна. Түүний текст нь бичиг үсэгтэй, товч бөгөөд ойлгомжтой байх ёстой. Нарийн төвөгтэй үгийн бүтэц, нэр томъёог ашиглах нь зохисгүй юм. Хаягийн ерөнхий өнгө аясыг хязгаартай байлгах хэрэгтэй. Хязгаарлагдмал байдал сайшаалтай, харин танил бол хэзээ ч байдаггүй.

Бизнесийн захидал дамжуулах тухайд илгээгч нь ямар ч хязгаарлалтгүй. Та хаяг хүлээн авагчид мессеж хүргэж болно:

• цахим хэлбэрээр интернетээр дамжуулан
• шуудангаар
• шуудангаар эсвэл бүр биечлэн

Албан бичиг дамжуулах нь асар том салбар юм. Бүх илгээгчид тохиромжтой мессежийг сонгох боломжтой болно.

Энэ нийтлэлийн сэдэвтэй холбоотой хамгийн чухал заалтуудыг энд оруулав. Энэхүү танилцуулсан мэдээлэл нь бүх уншигчдад ОХУ-ын албан бичгийн мөн чанар, тэдгээрийг гүйцэтгэх дүрмийг ойлгоход тусалсан гэж найдаж байна.

Асуултаа доорх маягтаар бичнэ үү

Өнөө үед хүн бүр захидал бичих чадвартай байх ёстой. Эцсийн эцэст энэ нь боловсролтой хүн бүрийн хувьд зайлшгүй юм. Захидал бичих авьяас хүн болгонд байдаггүй. Гэхдээ үндсэн дүрмийг мэдсэнээр та сайн, сонирхолтой захидал бичих чадварыг хөгжүүлж чадна. Ялангуяа эдгээр дүрмүүд нь маш энгийн бол. Энэ нийтлэлээс та бизнесийн болон хувийн захидал хэрхэн зөв бичих талаар сурах болно. Үүнийг цэгцэлье янз бүрийн сонголтуудүсэг ба чухал цэгүүдтэдний загварт.

Бизнесийн захидлыг хэрхэн зөв бичих вэ

Албан ёсны эсвэл бизнесийн захидал нь ихэвчлэн пүүсүүд болон тэдний ажилчид эсвэл үйлчлүүлэгчдийн хоорондын бизнесийн харилцааг хадгалахад зориулагдсан байдаг. Бизнесийн захидал нь олон төрлийн байдаг. Жишээ нь:

• Талархлын захидал
• Зөвлөмжийн захидал
• Хавтасны захидал
• Батлан ​​даалтын бичиг
• Ерөнхийлөгчид илгээсэн захидал
• Үйлчилгээний захидал
• Мэдээллийн захидал
• Баяр хүргэсэн захидал
• Шаардах бичиг
• Гомдлын захидал
• Урилга

Бид голчлон дээд албан тушаалтнууд руу эсвэл хүсэлтээр энэ эсвэл тэр бизнесийн захидал илгээдэг. Эдгээр нь тодорхой зорилготой илгээсэн захидал юм. Зорилго нь захидлыг зөв ойлгоход оршино. Жишээлбэл, бид хэрхэн зөв бичихээ шийддэг баярлалаа захидалИнгэснээр бид талархаж байгаагаа тэд ойлгох болно; Бид албан ёсны захидлыг хэрхэн зөв бичих талаар боддог бөгөөд ингэснээр тэдгээр нь хэрэгцээтэй байх бөгөөд ингэснээр тэдгээрийг хүлээн авагчид зөв ойлгох болно. Тиймээс захидал хэрхэн зөв бичихийг мэдэх нь маш чухал юм. Бизнес захидал бичих дээжийг мэргэжлийн бизнесийн захидлын загвар холбоосоос олж болно.

Доор бид бизнесийн захидал бичих үндсэн дүрмийг авч үзэх болно.

Захидал нүүр царайгүй байх ёсгүй

Та имэйлээ хэрхэн зөв бичих талаар бодож байсан уу? Бизнес эрхлэгчийн цахим шуудангийн хайрцаг нь ихэвчлэн янз бүрийн төрлийн спамаар дүүрдэг. Албан захидал бичихдээ хамгийн түрүүнд анхаарах зүйл бол үүнийг анзаарч, Спам хавтас руу илгээхгүй байх явдал юм.

Эхлээд та захидал илгээхийг хүсч буй компанийхаа талаар лавлах хэрэгтэй. Та хамтрагчийнхаа талаар хамгийн их мэдээлэлтэй байх ёстой. Компанийн талаарх дэлгэрэнгүй мэдээлэл тодорхой болсны дараа та захидал бичиж эхлэх боломжтой. Хэн ч ажил хэрэгч хүнЗахидал нь түүний ажилладаг компанийн арилжааны хэлтэст биш, харин түүнд биечлэн хандвал сайхан байх болно. Хүлээн авагчийг нэрээр нь дуудах нь юуны түрүүнд тухайн хүнд хүндэтгэлтэй хандаж байгаагаа харуулах бөгөөд мэдээжийн хэрэг түүнийг хүндлүүлнэ. эерэг сэтгэл хөдлөл, энэ нь түүнийг таны хүнд хайрлахаас өөр аргагүй юм. Эцсийн эцэст, хэрэв та түүний овог, овог нэр, овог нэрийн талаар олж мэдэхэд цаг зав гаргаагүй бол боломжит түнштэйгээ бизнесийн саналын талаар хэрхэн яриа эхлүүлэх вэ?

Хэрэв та хаяг хүлээн авагчийн нэрийг олж чадаагүй бол ямар ч тохиолдолд "Ув. ген. захирал!”, “Ув. арилжааны найруулагч. компаниуд! Бизнесийн захидалд ийм товчлолын газар байдаггүй. “Эрхэм”, “Эрхэм”, “Хэлтсийн дарга” гэх мэт үгийг бүрэн бичнэ. Тэгэхгүй бол хүндэтгэлийн тухай ярьж болохгүй.

Захидал нь гарчигтай байх ёстой

Гарчиг нь захидлын агуулгыг товч тайлбарлахад шаардлагатай. Ингэснээр хүлээн авагч захидлыг ямар ч асуудалгүйгээр боловсруулж, ангилах боломжтой болно. Аливаа албан байгууллагад өдөр бүр туйлын тухай олон арван захидал ирдэг янз бүрийн асуудал. Тиймээс таны захидалд анхаарал хандуулах боломж байхгүй. Тэгэхээр таны толгой хэсэгт байгаа бол хэрэгтэй мэдээлэл, тэгвэл энэ нь боломжит түншийг сонирхож магадгүй юм. Албан бичгийг зөв бичих нь яагаад чухал болохыг та одоо ойлгож байна уу?

Хэрхэн сайхан сэтгэгдэл төрүүлэх вэ

Захидалдаа хүлээн авагчийг магтан сайшааж буй оршил бичиж үзээрэй. Жишээлбэл, та ийм сайн компанитай хамтран ажиллах нэр төрийн хэрэг гарвал ямар их баярлах бол.

Юунаас зайлсхийх вэ

Зааварчилгааны хэллэгээс зайлсхий

“Хэрэв та манай саналыг сонирхож байгаа бол надтай утсаар холбоо бариарай...” гэхийн оронд “Саналын талаар ярилцахын тулд бидэнтэй утсаар холбогдох боломжтой...” гэж бичсэн нь дээр. Зааварчилгааны хэллэг нь хүнийг сэтгэлзүйн хувьд таны эсрэг болгож чадна. Ийм хэллэг нь хүлээн авагчид таны өөртөө итгэх итгэлгүй, бардам зантайг харуулж чадна. Тэгээд зөвлөмжийн бичиг бичиж байгаа бол тулгаж байгаа мэт сэтгэгдэл төрүүлэхгүйн тулд тулгах биш “санал” тавих нь зөв байх, хэнд ч таалагдахгүй.

Зөв үйл үгсийг сонго

Төгс үйл үг ашигла. Жишээлбэл, бий болгосон, гүйцэтгэсэн, хийсэн, боловсруулсан, нэмэгдсэн гэх мэт. Харин гүйцэтгэх, оролцох, ажиллах, үйлдвэрлэх гэх мэт үйл үгс нь үр дүнд хүрэхийг хэлдэггүй. Гадаад хэл дээрх захидал бичихдээ үүнийг анхаарч үзэхэд хэцүү байдаг тул жишээлбэл, англи үсгийг хэрхэн зөв бичих талаар мэдэхийн тулд тодорхой хэлний дүрмийг урьдчилан сонирхож үзээрэй.

Хэвлэмэл хуудас ашиглах

Та имэйл илгээж байгаа ч гэсэн хэвлэмэл хуудас ашиглах шаардлагатай. Хэвлэмэл хуудас гэж юу вэ? Хэвлэмэл хуудсанд танай компанийн нэр, хаяг, утас, факс, компанийн лого, менежерийн гарын үсэг байх ёстой. Батлан ​​даалтын захидлыг зөв бичихэд энэ зүйл чухал бөгөөд ингэснээр та компанидаа нээлттэй, хариуцлагатай гэдгээ харуулж байна.

Захиа шуудангаар илгээнэ үү

Бизнес захидал илгээхдээ факс, цахим шуудангаас татгалзах нь дээр. Хамгийн тохиромжтой сонголтЗахидал бүхий шуудан зөөгчийг илгээх бөгөөд ингэснээр тэр үүнийг менежерт биечлэн өгөх болно. Тиймээс брендийн дугтуйнд анхаарал тавихаа мартуузай. Дашрамд хэлэхэд, хэрэв та ямар нэгэн албан тушаалд хүрэхийн тулд бичиг баримтаа илгээж байгаа бол хамгаалах захидлыг хэрхэн зөв бичихийг залхуурах хэрэггүй, ажил олгогч үүнд талархах болно.

Хувийн захидал хэрхэн зөв бичих вэ

Хувийн захидал нь найздаа бичсэн захидал эсвэл байж болно хайртай хүндээ, захидал Англигадаадад байгаа үзэг нэгтдээ, хайрын захидал эсвэл имэйлВ нийгмийн сүлжээ. Хүлээн авагч таны захидлыг зөв, сонирхолтой бичсэн бол хүлээж авахдаа үргэлж баяртай байх болно. Захидал харилцахдаа та ашиглаж болно сайхан үгс, хайртай хүмүүстээ ярихдаа ихэвчлэн ичдэг байсан. Хувийн захидал бичих нь албан ёсны захидлуудаас хамаагүй хялбар боловч энэ нь та найздаа эсвэл хайртай хүндээ захидал хэрхэн бичихээ мэдэх шаардлагагүй гэсэн үг биш юм.

Хүлээн авагчийг хүндэл

Хэрэв та шуудангаар захидал илгээж байгаа бол текстийн хувьд дэвтэрээс урагдсан цаас бүү ашигла. Цаасан дээр давуу эрх олгох сайн чанар. Мөн хаягаа зөв бичихээ бүү мартаарай!

Үндсэн дүрэм

Захидал нь давж заалдах хүсэлтээр эхлэх ёстой. Зурвасаа мөрний дунд байрлуул. Үндсэн бичвэрийг хаягийн доор 2 см зайд хуудасны зүүн ирмэгээс ижил зайд доголоор бичнэ. Захидлын туршид энэ зайг хадгалахыг хичээ. Хэрэв хуудас дуусвал хоёр дахь хоосон хуудас аваарай. Цаасан дээр хоёр тал дээр бичиж болохгүй!

Залруулга хийхээс зайлсхий

Хийсэн зураас эсвэл залруулга нь таны бичвэрийг маш бүдүүлэг харагдуулдаг гэдгийг санаарай. Тиймээс, эхлээд та залхуу байж, ноорог бичих ёсгүй.

Бүртгэл

Захидлын текст нь гаргацтай байх ёстой бөгөөд маш жижиг биш байх ёстой. Захидалдаа ижил зуурмаг эсвэл бэх ашиглана уу. Төгсгөлд нь гарын үсгээ үлдээхээ мартуузай. Гарын үсэг зурсны дараа шаардлагатай бол бичлэгийг байрлуул (P.S.). Үсгийг дотор нь тексттэй хамт нугалав!

Захиа бичсэний дараа

Та захидал бичих ёсгүй муу сэтгэлийн байдал. Хэрэв сөрөг сэтгэл хөдлөлаль хэдийн цаасан дээр дууссан тул энэ захидлыг битгий явуулаарай. Маргааш нь дахин бичсэн нь дээр. Эцсийн эцэст хайрын захиаг зөв бичих нь хүлээн авагчид тааламжтай эерэг сэтгэл хөдлөлийг хүргэж, түүний сэтгэл санааг сөрөг мэдэгдлээр сүйтгэхгүй гэсэн үг юм.