Šiame straipsnyje mes apžvelgsime, kaip teisingai užpildyti kasos knygą naudojant KO-4 formą, naudojant konkretų pavyzdį. Be to, „Word“ galite atsisiųsti jos formą ir užpildymo pavyzdį.
Įmonės, neatsižvelgiant į jų teisinę formą ir mokesčių sistemą, kasos knygoje turi atspindėti informaciją apie pinigų srautus.
Knygą ir kitus privalomus dokumentus grynųjų pinigų operacijoms paruošti galite nemokamai naudodamiesi specialia internetine paslauga:
Paruoškite grynųjų pinigų dokumentus
Kas yra kasos knyga?
Kasos knygos paskirtis – atspindėti grynųjų pinigų priėmimą į kasą ir iš jo. Šis kasos drausmės dokumentas turi vieningą formą Nr.KO-4. Goskomstatas jį patvirtino 1998 m. rugpjūčio 18 d. nutarimu Nr. 88 (toliau – Nutarimas Nr. 88).
Pažiūrėkime, kaip atrodo kasos knyga:
Centrinis bankas leidžia jį tvarkyti tiek popierine, tiek elektronine forma (Rusijos Federacijos centrinio banko 2014 m. kovo 11 d. nurodymo Nr. 3210-U 4.7 punktas).
Kasos knygos registravimas popieriuje
Kasos knygos tvarkymo taisykles nustato 2014 m. kovo 11 d. Rusijos Federacijos centrinio banko nutarimas Nr. 88 ir instrukcijos Nr. 3210-U (toliau – Nurodymai).
Knygos puslapiai turi būti sunumeruoti ir suraižyti, o tada atspausdinti paskutiniame puslapyje. Pildant formą ranka, įrašai apie operacijas daromi dviem egzemplioriais naudojant anglies popierių.
Taisyklės numato keletą veiksmų, kuriuos kasininkas privalo atlikti kasdien darbo dienos pabaigoje:
- Apibendrinti dienos sandorius;
- Likusius pinigus kasoje apskaičiuokite kitos dienos pradžioje;
- Kasos ataskaitą, kvitus ir debeto orderius (PKO ir RKO) pateikti buhalterijai.
Tvarkant kasos knygą kompiuteriu, visi jos lapai darbo dienos pabaigoje turi būti atspausdinti ir vizuoti.
Buhalterija, gaudama iš kasos KO-4, turi patikrinti padarytus įrašus ir PKO bei RKO numerius. Tada atsakingas buhalteris ant knygos deda savo parašą.
Taisymus galima atlikti kasos knygoje, sudarytoje ant popieriaus. Jie įvedami tik išbraukus neteisingus duomenis ir virš jų užrašius teisingus duomenis. Trinti neleidžiama. Visi pataisymai turi būti patvirtinti kasininko ir vyriausiojo buhalterio.
Kasos knygos tvarkymas elektronine forma
KO-4 pildomas elektroniniu būdu taip pat, kaip ir popierinė forma. Kasininkė, pasibaigus darbo dienai, atsiskaito buhalterijai ir ta pačia tvarka užveria knygelę.
Priežiūros procedūros skirtumai kyla dėl duomenų saugumo užtikrinimo. Neleistini jų pakeitimai neturi būti leidžiami. Todėl elektroninis KO-4 yra sertifikuotas elektroniniu parašu.
Kai knyga bus pasirašyta tokiu parašu, taisyti joje nebebus galima.
Kasos knygos pildymas: pavyzdys
Pažvelkime į konkretų pavyzdį, kaip teisingai užpildyti kasos knygą:
Kasos knygos tvarkymas, kai yra keli kasos aparatai ar atskiri skyriai
Jeigu įmonė turi kelis kasos aparatus, KO-4 reikėtų laikyti pagrindinėje.
Šiuo atveju grynųjų pinigų įplaukos kapitalizuojamos taip. Dienos metu veikiančios kasos atspindi pinigų srautus savo kasose. Vakare visos kasos grynuosius perveda į pagrindinę. Pagrindinės kasos darbuotojai nurodo sumas KO-4 pagal PKO (forma Nr. KO-1). Šie veikiančių kasų PKO darbuotojai surašo ataskaitas apie pamainų uždarymą pagal savo CCP sugeneruotas ataskaitas.
Norėdami patikrinti, ar KO-4 sumos yra teisingai atspindėtos ir išimtos, turite pažvelgti į apyvartą 50 sąskaitoje „Grynieji pinigai“.
Atskiri įmonės padaliniai, filialai ar jos atstovybės pinigų srautus atspindi savo kasos knygose. Tuo pačiu metu jos lapų kopijas jie perduoda pagrindinei buveinei pagal įmonės nustatytas taisykles.
Nustatydami KO-4 kopijų perdavimo pagrindinei organizacijai terminus, atsižvelkite į organizacijų apskaitos (finansinių) ataskaitų surašymo terminus. Jį galite sudaryti naudodami specialią „BukhSoft“ įmonės paslaugą:
Parengti finansines ataskaitas
Atkreipkime dėmesį į teismų praktikos dviprasmiškumą dėl atskiros kasos knygos naudojimo atskiriems padaliniams, įmonių filialams ar jų atstovybėms klausimu. Kai kurie teismai mano, kad jie turėtų atlikti savo KO-4 (2013 m. kovo 19 d. tryliktasis AAS pranešimas Nr. A56-59643/2012).
Kiti nurodo, kad KO-4 turėtų išlaikyti tik pagrindinė buveinė, įmonės filialai ir jos atstovybės (Antrojo AAS 2012 m. gruodžio 25 d. nutarimai Nr. A28-6462/2012, tryliktosios AAS 2012 m. gruodžio 10 d. Nr. A56-39499/2012).
Antruoju atveju yra galimybė pateikti mokesčių inspektorių pretenzijas. Kasos knygos nepildymą jie gali laikyti neteisėtu ir bandyti patraukti įmonę atsakomybėn pagal Administracinio kodekso 15.1 str.
Norma numato įmonei baudas nuo 40 iki 50 tūkstančių rublių. o jų pareigūnams – 4–5 tūkstančiai rublių.
Bet kuri organizacija privalo atlikti kasos knyga (forma N KO-4), jei jis gauna arba išleidžia grynųjų pinigų. Kasos knygą tvarko kasininkas ar kitas darbuotojas, kurio darbo pareigos apima grynųjų pinigų operacijų vykdymą. Kasos knygos tvarkymo kontrolė pavedama vyriausiajam buhalteriui (jo nesant – vadovui).
Kasos knygos registravimas
Kasos knygą galima tvarkyti vienu iš trijų būdų: rankiniu būdu, kompiuteriu arba elektroniniu būdu.
Kasos knyga pildoma ranka
Prieš pradedant dirbti su kasos knyga, jos lapai turi būti sunumeruoti ir surišti. Lapų skaičius nurodomas paskutiniame kasos knygos puslapyje ir patvirtinamas vyriausiojo buhalterio ir organizacijos vadovo parašais bei organizacijos antspaudu.
Įrašai knygoje turi būti daromi rašalu arba tušinuku.
Kiekvienas knygos lapas susideda iš dviejų vienodų dalių (kopijų):
pirmasis visada lieka knygoje;
antrasis – nuplėšiamas.
Kasos knygos pildymo algoritmas yra toks:
1. Pamainos pradžioje kasininkas, tai yra darbuotojas, kurio darbo pareigos apima grynųjų pinigų operacijų atlikimą:
išilgai punktyrinės linijos (pjovimo linijos) sulenkia nuplėšiamą lapo dalį po pirmuoju ir tarp jų deda anglies popierių;
nurodo pinigų likučio datą ir sumą dienos pradžioje, kuri visada yra lygi likučiui praėjusios darbo dienos, kurią buvo atliktos grynųjų pinigų operacijos, pabaigoje.
2. Kasininkas dienos metu kasos knygoje eilutę daro įrašus apie kiekvieną pajamų ir išlaidų orderį (PKO) ir kasos išdavimo orderį (RKO), atitinkamai išrašytą už gautus ir išduotus grynuosius pinigus.
Kasos knygos eilutė „Pervedimas“ su visa gautų ir iki šio taško išduotų grynųjų pinigų suma užpildoma:
arba pasibaigus pamainai;
arba kai vieno lapo lapo neužteko įrašams pamainai.
Jei vieno knygos lapo neužtenka visiems pamainos įrašams, įrašai daromi kitame lape, kurio eilutėje „Pinigai už“ nurodoma ta pati data.
3. Pasibaigus pamainai, kasininkė:
apskaičiuoja ir kasos knygoje nurodo bendrą gautų ir išduotų pinigų sumą (pinigų apyvartą) ir kasos likutį dienos pabaigoje. Tokiu atveju eilutėje „įskaitant darbo užmokestį, socialines išmokas ir stipendijas“ papildomai nurodoma suma, skirta darbo užmokesčiui išmokėti pagal darbo užmokesčio ar darbo užmokesčio žiniaraštį;
įdeda į kasos knygą savo parašą ir nurodo pavardę bei inicialus.
4. Po to kasininkas kasos knygą kartu su gautais PKO ir RKO už dieną perduoda buhalteriui arba vyriausiajam buhalteriui.
5. Buhalterė, patikrinusi kasos knygos įrašus su PKO ir RKO duomenimis:
kasos knygoje žodžiais nurodo bendrą gautų kasos pajamų ir bendrą gautų kasos pajamų skaičių bei pasirašo;
grąžina knygą kasininkei, pasilikdamas PKO, RKO ir kasos knygos lapo nuplėšiamą dalį.
Be to, jei per darbo dieną nebuvo atlikta grynųjų pinigų operacijų, kasos knygoje įrašai nedaromi.
Kasos knyga pildoma kompiuteriu
Tokiu atveju kasos knygą galima tvarkyti apskaitos programoje (pavyzdžiui, 1C) arba kitoje patogioje kompiuterinėje programoje.
Įrašai tokioje kasos knygelėje daromi taip pat, kaip ir pildant kasos knygą ranka.
Kiekvienos darbo dienos pabaigoje kasininkas išspausdina ir pasirašo 2 kasos knygos lapo egzempliorius, kuriuos kartu su tai dienai išduotais PKO ir RKO nuneša buhalterei. Kasos knygos duomenų sutikrinimas su PKO ir RKO duomenimis atliekamas taip pat, kaip ir pildant kasos knygą ranka.
Ne rečiau kaip kartą per metus atspausdinti kasos knygos lapai turi būti susiuvami, paskutinio lapo kitoje pusėje nurodant bendrą jų skaičių. Tada organizacijos vadovas šiame puslapyje deda savo parašus ir uždeda organizacijos antspaudą.
Kasos knyga tvarkoma elektroniniu būdu
Tokiu atveju kasos knyga surašoma naudojant technines priemones, užtikrinančias jos apsaugą nuo neteisėtos prieigos, informacijos iškraipymo ir praradimo, pasirašoma elektroniniais parašais.
Kasos knygos saugojimo laikotarpis
Kasos dokumentai ir knygos, PKO ir RKO apskaitos žurnalai, banko dokumentai, banko čekių knygelių lapeliai, avansinės ataskaitos, kasos audito dokumentai organizacijoje turi būti saugomi penkerius metus.
Pasibaigus dokumentų saugojimo laikui, jie turi būti sunaikinti.
Administracinė atsakomybė
Jei organizacija netvarko kasos knygos arba įrašai joje nepadaromi arba padaromi ne laiku, bus skirta bauda:
- jos vadovui nuo 4000 iki 5000 rublių.
už organizavimą nuo 40 000 iki 50 000 rublių;
Vis dar turite klausimų apie apskaitą ir mokesčius? Paklauskite jų apskaitos forume.
Kasos knyga: informacija buhalteriui
- Individualaus verslininko kasininko-operatoriaus kasos knyga ir žurnalas
Pildyti kasininko-operatoriaus žurnalą? Apie kasos knygą Individualus verslininkas, įskaitant... viešąjį maitinimą, negali vesti kasos knygos ir dokumentų pagal... šioje knygoje. (Įrašus kasos knygelėje (f. 0310004) daro kasininkė... dokumentai, o taip pat ne kasos knygai tvarkyti. Pridėkime: tas pats... Pastaba: atleidimas nuo kasos knygos vedimo nėra kreiptis į individualų verslininką, kuris yra... verslininkas tikrai negali tvarkyti kasos knygos ir dokumentų, remiantis...
- Atsiskaitymų grynaisiais organizavimas savarankiškoje įstaigoje
Iki 50 000 rublių. Kasos knygos tvarkymas Pinigai, gauti ir išduoti į kasą, turi būti įrašyti į kasos knygą (f. 0504514). Jame esantys įrašai... į orderį. Pagal padarytus pakeitimus dabar ne tik kasininkė gali tvarkyti kasos knygą... iš kasos knygelėje atsispindinčių pinigų, o kasos knygelėje esančius įrašus patvirtina parašu. Tu negali išeiti...
- Supaprastinta grynųjų pinigų operacijų atlikimo tvarka
Kasos dokumentų ruošimas ir kasos knygos tvarkymas. Nustatomi kasos dokumentų registravimo... kasos dokumentų registravimo ir kasos knygos tvarkymo ypatumai. Nustatomi kasos dokumentų registravimo požymiai... remiantis fiskaliniais dokumentais. Dėl kasos knygos tvarkymo Pagal Tvarkos 4.6 punktą... buvo patikrinti kasos knygelėje esantys duomenys. O dabar patikrina tikrąjį... kasos knygelėje atsispindintį grynųjų pinigų likutį. Patikslinta elektroninių dokumentų išdavimo tvarka...
- Pakeista grynųjų pinigų operacijų įforminimo ir lėšų išdavimo ataskaitoms teikti tvarka
Juridinis asmuo pinigus įrašo į kasos knygą (f. 0310004) (4.6 punktas ... Instrukcija Nr. 3210-U). Įrašai kasos knygoje (f. 0310004) daromi kiekvienam... iš to seka, kad įrašai kasos knygoje (f. 0310004) gali būti daromi ne... atsispindi kasos knygoje (f. 0310004), ir patvirtina. kasos knygelėje esantys įrašai (f. 0310004 ... (f. 031001, 0310002), pridedami prie kasos knygos, turi atitikti įstatymo nustatytus reikalavimus...
- Pakeista grynųjų pinigų operacijų atlikimo tvarka
Kasos dokumentai popieriuje. Kasos knyga. Pinigai gauti ir išduoti... turi būti įrašyti į kasos knygą (f. 0310004). Įrašai joje... Instrukcija Nr.4416-U numato, kad kasos knygą tvarko ne tik kasininkė, bet ir... atsispindi kasos knygoje (f. 0310004), bei patvirtina kasos knygos įrašus (f. 0310004...
- Nauja grynųjų pinigų operacijų ir pinigų išrašymo į sąskaitą tvarka
Būti sertifikuota elektroniniu parašu. Kasos knygos įrašai, susiję su pakeitimais, gali... . Anksčiau kasininkė su kasos dokumentais tikrindavo kasos knygelėje esančius duomenis, parodydavo sumą... ir lėšų likutį kasos knygoje. Įeinančių ir išsiunčiamų grynųjų pinigų registravimas...
Kasos knygos registravimas ir tvarkymas gali būti reikalingas įvairiems verslo subjektams – tiek individualiems verslininkams, tiek organizacijoms. Jei pastarasis pasirenkamas iš dviejų galimų knygos priežiūros formų – elektroninės ir popierinės – tuomet reikia žinoti pagrindines jos pildymo ir dizaino taisykles.
Kasos knyga yra svarbus dokumentas, kuriame kalbama apie grynųjų pinigų gavimą jos darbe. Vykdydami tai, turite vadovautis šiomis pagrindinėmis taisyklėmis:
- Knyga yra pradėta naudoti ir naudojama įmonės veikloje vieneri kalendoriniai metai .
- Taip pat vykdoma buhalterinė apskaita vyriausioji buhalterė , arba jį pakeičiantis asmuo (dažniausiai tai yra kasininkė) .
- Viena organizacija gali tvarkyti tik vieną kasos knygą – neatsižvelgiant į tai, kiek veiklos rūšių ir mokesčių sistemų joje naudojama. Išimtis yra dukterinių įmonių situacija – jos tvarko savo atskirą knygą, kurios lapų kopija metų pabaigoje perkeliama į pagrindinę įmonės buveinę.
- Pasirodo kasos knyga visos įmonės veiklos - tiek įeinantys, tiek išeinantys. Duomenų įvedimo pagrindas yra PKO ir RKO (atitinkamai kvitų ir išlaidų kasos orderiai).
- Jei tam tikrą dieną įmonėje nebuvo atlikta jokių sandorių, tada knygos puslapis lieka tuščias .
- Yra dvi kasos knygos tvarkymo formos − elektroninis ir popierinis . Jos pildymo taisyklės tiesiogiai priklauso nuo pasirinktos formos.
- Duomenys į knygą įvedami nuo iš karto po faktinio lėšų gavimo ar išleidimo.
- Kasos knyga turi teisiškai patvirtintą forma KO-4 .
- Kiekvienos dienos, kurią buvo atliekamos operacijos, pabaigoje visi į knygą įrašyti duomenys yra tikrinami pagal grynųjų pinigų pavedimų rodiklius. Po to rodomas galutinis, kuris patikrinamas pagal grynųjų pinigų sumą kasoje.
Išvardintos taisyklės labiau susijusios su organizaciniais klausimais, susijusiais su knygos tvarkymu. Toliau verta išsamiau apsvarstyti jo registravimo tvarką.
Tvarkant kasos knygą elektronine forma, visi duomenys į ją įrašomi kompiuteriu, pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui knygos spausdinti nereikia. Pildant tokią knygą ypatingų sunkumų nekyla, todėl verta išsamiau apsvarstyti popierinę versiją.
Yra du būdai, kaip tvarkyti šio formato kasos knygą:
1. Įsigykite paruoštą knygą (pavyzdžiui, spausdinama spaustuvėje). Standartinė tokio pobūdžio knyga daroma žurnalo pavidalu ir paprastai turi 50 arba 100 lapų.
Jei einamiesiems kalendoriniams metams vienos knygos neužtenka, reikia sukurti naują ir joje tęsti operacijų registravimą. Tokiu atveju naujos knygos tituliniame puslapyje reikia nurodyti laikotarpį, kuriam į knygą įrašomos operacijos. Pasibaigus metams, reikia pradėti naują knygą, net jei senojoje dar yra lapų.
Visi žurnalo lapai yra suskirstyti į du tipus:
- laisvas lapas - užpildytas tušinuku;
- nuplėšiami dokumentai saugomi kaip kopijos, tai yra visiškai atkartoja informaciją, įrašytą ant palaido lapo.
Abiejų tipų lapai turi turėti vienodą numeraciją ir identiškus duomenis. Užpildžius palaidas lapelis lieka knygoje, o nuplėštą lapą kasininkė perduoda buhalterijai. Šis lapas yra jo ir turi būti pateiktas kartu su kitais dokumentais: PKO, RKO, mokėjimo ataskaitomis ir kt.
2. Paruošiami elektroniniai knygos lapai, po to juos atspausdina ir užpildo atsakingas asmuo. Šiuos lapus galima pildyti ranka arba kompiuteriu (pastaruoju atveju užpildę jie atspausdinami).
Lapų numeracija yra ištisinė, jie numeruojami nuo metų pradžios didėjimo tvarka. Taip pat būtina nurodyti bendrą kiekvieno mėnesio lapų skaičių ir bendrą metinę vertę.
Pataisymai kasos knygoje
Nepriklausomai nuo knygos vedimo būdo, neleidžiama daryti dėmių ar taisyti. Jei pildant knygą buvo padaryta klaida, pakeitimus galite atlikti dviem būdais:
- Tuo atveju, jei klaida neturi įtakos galutinei grynųjų pinigų likučių sumai, neteisinga reikšmė perbraukiama viena eilute, o virš arba po ja įrašomi teisingi duomenys. Atliktas pataisymas patvirtinamas atsakingų asmenų – kasininko ir vyriausiojo buhalterio – parašais.
- Jei dėl klaidos pasikeičia balanso sumų atspindys, būtina visiškai panaikinti puslapį ir surašyti naujus kasos žiniaraščius, įvedant teisingus duomenis. Klaidingi lapai perbraukti.
Pastaruoju atveju suklydęs asmuo (kasininkas) surašo aktą, adresuotą vyriausiajam buhalteriui ar direktoriui. Toliau paskiriama speciali komisija, atsakinga už kasos knygos taisymą. Atlikus patikslinimus, kasininkė surašo atitinkamą pažymą, kurioje nurodo padarytas klaidas ir pataisymus.
Keisdami duomenis kasos knygoje, turite griežtai laikytis visų nustatytų reikalavimų. Priešingu atveju mokesčių inspektoriai audito metu gali nustatyti esamus pažeidimus ir nubausti įmonę. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad teisė į baudą yra tik tuo atveju, kai nustatytas pažeidimas ir patikrinimo data laiko skirtumą turi ne daugiau kaip du mėnesius.
Kasos knygos pavadinimas ir palaidi puslapiai
Kasos knygos tituliniame puslapyje, kaip ir daugumoje kitų dokumentų, pateikiama informacija apie verslo subjektą. Jame turėtų būti nurodyta:
- OKPO įmonės;
- individualaus verslininko pavardė ir inicialai;
- metai arba laikotarpis, kurį knyga saugoma;
- struktūrinio padalinio pavadinimas (jei knyga tvarkoma dukterinėje įmonėje).
Kalbant apie palaidą lapą, tai yra dokumentas su griežtai nurodytomis stulpeliais, kurių kiekviename įrašoma atitinkama informacija. Įterpimo lape nurodomi kasos likučiai dienos pradžioje ir kasos orderių duomenys: jų numeriai ir kvitų ar išlaidų sumos. Be to, suma turi būti įvedama sveikaisiais skaičiais - rubliais be kapeikų. Toliau apskaičiuojama bendra atliktų operacijų suma ir bendra suma dienos pabaigoje.
Kasos knygos pildymo pavyzdys
Norėdami geriau suprasti, kaip tinkamai tvarkyti kasos knygą, turėtumėte susipažinti su jos tvarkymo pavyzdžiu.
Kasos knygelės pildymo pavyzdį galima nemokamai parsisiųsti iš nuorodos: .
Kaip susiūti kasos knygą?
Tvarkant kasos knygą svarbus ne tik jos teisingas pildymas, bet ir visų registravimo reikalavimų laikymasis. Visų pirma, tai susiję su lakštų susiuvimu ir jų tvirtinimu.
Lapų susiuvimo tvarka Kasos knyga taip pat priklauso nuo to, kaip ji tvarkoma:
1. Iš spaustuvės pirkta knyga įrišama iš karto. Prieš pradėdami pildyti, turite:
- sunumeruoti visus lapus;
- siūti visus lapus;
- paskutiniame puslapyje nurodykite bendrą lapų skaičių;
- uždėkite sandariklį (vašką arba mastiką);
- pasirašyti (tai turi padaryti įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris).
2. Knyga, atspausdinta kompiuteriu, susiūta metų pabaigoje. Kasininkė ar buhalterė per metus užpildo atspausdintus lapus ir saugo juos atskirame aplanke, o po to susega pagal tas pačias taisykles kaip ir baigtą knygą (nurodant lapų skaičių, antspaudą ir vadovo bei viršininko parašus). buhalteris).
Tvarkant ir registruojant kasos knygą, verta atsiminti keletą svarbių dalykų:
- Turėti knygą būtina toms organizacijoms ir verslininkams, kurie savo veikloje susiduria su grynaisiais.
- Norėdami naudoti, galite nusipirkti paruoštą kasos knygą arba atsispausdinti ją patys savo kompiuteryje.
- Už kasos knygos tvarkymą atsakingas specialus atsakingas asmuo: vyriausiasis buhalteris arba kasininkas.
- Popieriniame variante knygą galima laikyti ranka arba naudojant technines priemones (tai yra užpildyti kompiuteriu ir atspausdinti).
Taip pat žiūrėkite vaizdo įrašą, kaip teisingai užpildyti kasos knygą:
Vienas pagrindinių dokumentų tvarkant kasą yra kasos knyga. Ją turėtų atlikti kiekviena įmonė, turinti „grynųjų pinigų“ apyvartą: gaunanti pinigus iš einamosios sąskaitos, išduodanti atlyginimus, atskaitingas lėšas ir pan. Kokia forma pildoma kasos knyga, kaip teisingai ją tvarkyti – apie tai mūsų straipsnis.
Kas yra "Kasos knyga KO-4"
Kasos knyga – dokumentas, kuriame fiksuojamas grynųjų pinigų priėmimas ir išmokėjimas įmonės kasoje. Kasos knygelę pildyti privaloma visiems, nepriklausomai nuo organizacinės formos ir taikomos mokesčių sistemos. Išimtis taikoma individualiems verslininkams, apskaitantiems savo pajamas ir išlaidas - jiems nereikia rengti kasos kvitų ir išlaidų dokumentų, todėl jiems nereikia ir kasos knygos (Centrinio banko direktyvos Nr. 3210 4.1 punktas). -U 2014-11-03).
Kasos knyga pildoma (žr. pavyzdį žemiau) pagal galiojančią formą Nr. KO-4, patvirtintą Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 1998-08-18 dekretu Nr. 88 (su pakeitimais, padarytais 05/05/). 03/2000). Popierinėje formoje yra: viršelis, titulinis lapas ir kasos knygos lapai.
Kasos knygos tvarkymo tvarka Nutarime Nr.88 nustatyta tik bendrais bruožais, nėra parengti detalūs jos pildymo nurodymai. Be to, pildydami turėtumėte vadovautis Rusijos Federacijos centrinio banko direktyvos Nr. 3210-U nuostatomis.
Kaip užpildyti kasos knygą: algoritmas
Darbuotojas, atsakingas už kasos dokumentų, įskaitant kasos knygą, pildymą, skiriamas vadovo įsakymu. Tai gali būti kasininkas, buhalteris, vyriausiasis buhalteris ar kitas pareigūnas, o jo nesant kasos knygą ir kitus kasos dokumentus gali tvarkyti pats vadovas arba buhalterines paslaugas teikiantis asmuo.
Įrašų kasos knygoje pagrindas yra gaunami ir išeinantys kasos orderiai. Užsakymai turi nenutrūkstamą numeraciją; jie naudojami kiekvienam grynųjų pinigų gavimui ar išdavimui dokumentuoti. Įrašai kasos knygoje daromi tik už tas dienas, kai kasoje buvo judėjimas.
Bendras kasos knygos pildymo algoritmas:
- dienos pradžioje nurodomas grynųjų pinigų likutis, kuris turi būti lygus likučiui praėjusios dienos pabaigoje;
- Įrašai knygelėje daromi už kiekvieną per dieną išduotą gaunamą ir išsiunčiamą užsakymą;
- darbo dienos pabaigoje kasos knygelėje apibendrinami „grynųjų pinigų“ įplaukimai ir išlaidos bei parodomas likutis dienos pabaigoje.
Kaip vesti kasos knygą, jei per dieną kasoje nebuvo jokio judėjimo? Kasos knygoje tokios dienos atspindėti nereikia.
Kasininkas, patikrinęs dienos pabaigoje kasoje likusią grynųjų pinigų sumą, kasos knygelėje rodomą apyvartą ir likutį, kasininkas knygelėje padarytus įrašus patvirtina savo parašu, o po to perduoda juos kartu su grynaisiais pinigais. dokumentus patikrinti vyriausiajam buhalteriui arba vadovui.
Kasos knygelėje leidžiama daryti taisymus, skirtingai nei kasos orderiuose, tačiau tik tuo atveju, jei jie yra patvirtinti šiuos pakeitimus atlikusių asmenų parašais ir jų nuorašais bei nurodyta taisymo data.
Kasos knyga kartu su kitais kasos dokumentais organizacijoje turi būti saugoma ne trumpiau kaip 5 metus.
Kaip užpildyti kasos knygą: pavyzdinis užpildymas ant popieriaus
Kasos knygelę galite sudaryti popieriuje arba elektroniniu būdu. Kiekviena iš šių variantų turi savo užpildymo ypatybes.
Popierinė forma KO-4 – tai žurnalas, spausdinamas spaustuvėje, pildomas rankiniu būdu arba pildomas kompiuteriu ir po to atspausdinami kasos knygos lapai.
Jei knyga bus pildoma ranka, prieš pradedant darbą reikia sunumeruoti ir susiūti visus lapus. Viršelio nugarėlėje prie raištelių priklijuotas popieriaus lapas, nurodantis sunumeruotų lapų skaičių, užklijuotas antspaudas ir vadovo bei vyriausiosios buhalterės parašai. Tituliniame lape nurodomas įmonės pavadinimas ir knygos naudojimo laikotarpis.
Kasos knygos lapas susideda iš dviejų dalių: kasos knygos lapelio ir kasos ataskaitos, kurios sunumeruotos tais pačiais numeriais. Norint užpildyti lapą rankiniu būdu, reikalingas anglies popierius. Lapas perlenkiamas per pusę išilgai pjovimo linijos, per vidurį dedama kopija, o kasininkė tušinuku užpildo nenuplėšiamą dalį (pirmas egzempliorius), o nuplėšiamą dalį (antrą egzempliorių). ) yra nukopijuotas.
Kasos knyga: rankinio pildymo pavyzdys
Dienos pabaigoje, užpildžius kasos knygelę, antrasis egzempliorius nuplėšiamas ir yra kasos ataskaita, prie kurios pridedami visi tos dienos kasos dokumentai. Kasos knyga ir ataskaita su pridedamais kasos orderiais perduodami sutikrinti vyriausiajam buhalteriui, kuris žodžiais nurodo gautų kvitų ir eksploatacinių medžiagų skaičių ir abu egzempliorius pasirašo. Visi parašai ant palaido lapo ir kasos ataskaitos turi būti originalūs, o ne kopijos.
Taip atrodo kasos knygos lapas (forma).
Toliau galite atsisiųsti švarų KO-4. Jei kasos knygelė parengta kompiuteriu, pavyzdžiui, word ar excel formatu, tai užpildytas lapas dienos pabaigoje atspausdinamas dviem egzemplioriais, pasirašomas kasininkės ir patikrinamas vyriausiojo buhalterio. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui (kasmet arba kas ketvirtį), atspausdinti lapai įrišami ir patvirtinami antspaudu bei parašais taip pat, kaip ir ranka rašyta versija.
Elektroninė kasos knyga: kaip tinkamai tvarkyti 2017 m
Kitas kasos knygos tvarkymo variantas yra elektroninis naudojimasis apskaitos programa, kurioje vedama įmonės apskaita. Į programą įvedus 50 sąskaitos „Pinigai“ apskaitos įrašus, kasos knyga sugeneruojama automatiškai. Tokios kasos knygos lapus galima atspausdinti dienos pabaigoje ir surašyti panašiai kaip ir ankstesnėje versijoje, arba jų nespausdinti, tačiau tuomet būtina užtikrinti papildomą dokumento apsaugą nuo neteisėtos prieigos ir pataisymai po pasirašymo. Elektroninė kasos knyga pasirašyta vyriausiojo buhalterio ir kasininko elektroniniais parašais, vadovaujantis 2011-06-04 įstatymo Nr.63-FZ nuostatomis.
Atsakomybė už pažeidimus tvarkant kasos knygą
Jei kasos knyga organizacijoje tvarkoma netinkamai arba visai netvarkoma, tai yra grynųjų pinigų operacijų ir darbo su „grynaisiais“ tvarkos pažeidimas. Už tokius veiksmus administracinė atsakomybė numatyta 2008 m. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.1 punktas, būtent:
- bauda pareigūnams - nuo 4 tūkstančių iki 5 tūkstančių rublių,
- bauda už organizavimą - nuo 40 tūkstančių iki 50 tūkstančių rublių.
Vienas iš privalomų dokumentų kiekvienai įmonei, tvarkančiai grynuosius pinigus, yra kasos knyga. Nesvarbu, ar įmonė yra valstybinė ar privati, ar kokią mokesčių sistemą pasirinko savininkas. Knyga turi būti teisingai sudaryta, sistemingai užpildyta, be jokių ištrynimų. Už šios dokumentacijos tvarkymą atsako kasininkas, įmonės buhalteris arba savininkas.
Pagrindinės nuostatos
Centrinio banko patvirtintas 2011 m. spalio 12 d. reglamentas nustato darbo su kasos knyga tvarką. Pagal jį bet kuris verslo subjektas, kuris tiesiogiai prekiauja grynaisiais pinigais, privalo tvarkyti šiuos atskaitomybės dokumentus. Jei anksčiau individualūs verslininkai (IP) galėjo netvarkyti tokio tipo dokumentų, tai šio nutarimo išdavimas įpareigojo juos tvarkyti kasos knygas, nepaisant mokesčių sistemos.
Dokumentas surašytas pagal formą KO-4, patvirtintą Valstybinio statistikos komiteto 1998-08-18 nutarimu Nr.88.
Pradėkite knygą metų pradžioje ir užpildykite ją iki kitų kalendorinių metų pradžios. Tada knyga perduodama į įmonės archyvą, kur saugoma 5 metus. Per šį laiką mokesčių tarnyba gali tai patikrinti, pateikti pastabas dėl dokumentų tvarkymo ir net skirti baudą.
Įmonė gali turėti tik vieną aktyvią kasos knygą. Neteisingai prižiūrint dokumentą, padarius klaidas ir neteisingus taisymus ar net to nepadarius patikrinimo metu, gali būti skiriamos baudos.
Kasos knygos pildymas
Tituliniame puslapyje rodomas organizacijos ar įmonės pavadinimas, visas pavadinimas. verslininkas ir metai, kuriais knygoje daromi įrašai. Pavyzdžiui: „Sergejus Aleksandrovičius Ivanovas, 2016 m.
Pažvelkime į pagrindinius stulpelius ir laukus, kad juos užpildytumėte įrašų pavyzdžiais kiekviename iš jų.
- Pinigai už . Nurodoma tam tikrų piniginių operacijų atlikimo data. Pavyzdžiui, 2016-12-05.
- Lapas . Rodo puslapio numerį. Kuriant knygą nustatoma numeracija. Pavyzdžiui, 21.
- Dokumento numeris . PKO arba RKO sąskaitos numeris. Pavyzdžiui, PKO Nr.24.
- Iš ko gavo arba kam išduotas. Nurodomi fizinio ar juridinio asmens, įnešančio ar gaunančio lėšas, duomenys ir operacijos rūšis. Pavyzdžiui: „Ivanovui I.I.“, „Iš Zaika A.K.“, „Iš LLC „Stroydvor““.
- Atitinkamas sąskaitos numeris, subsąskaita . Yra numeris pagal „Kasos“ klasifikatorių. Nurodo lėšų išleidimo ar gavimo būdą. Pavyzdžiui, 65. Individualiems verslininkams šio stulpelio pildyti nereikia.
- Ateina . Grynieji pinigai gauti pagal PKO. Pavyzdžiui, 546 rubliai. 40 kapeikų
- Vartojimas . Suma, išduota klientui atsiskaitant grynaisiais. Pavyzdžiui, 67 rubliai. 67 kapeikos
- Iš viso per dieną . Pateikiamas visų mokėjimų ir įplaukų sumų apskaičiavimo rezultatas. Pavyzdžiui: 12786 rub. 24 kapeikos
- Grynųjų pinigų likutis dienos pabaigoje . Yra grynųjų pinigų likučio kasoje apskaičiavimas. Pavyzdžiui: 4567 rub. 34 kapeikosŠio stulpelio duomenys apskaičiuojami pagal formulę: Pradinė suma + pajamos – išlaidos.
Išduodant lėšas iš kasos įvairių išmokų ir darbo užmokesčio pavidalu, kasos knygoje jos nurodomos kaip atskira suma. Kiekis nurodytas kiekvieno puslapio pabaigoje.
Dokumentas pildomas rašalu arba tušinuku. Tuo pačiu, kad palengvintų darbą, kasininkas pildydamas kasos ataskaitą gali naudoti anglies popierių.
Knygos elementai
Pagrindinis dokumento elementas yra palaidas lapas ir kasos ataskaita. Jie absoliučiai identiški, bet palaidas lapelis visada yra knygoje, o kasos ataskaita iš jos kruopščiai išplėšiama ir pridedama prie gautų ir visą dieną išduodamų užsakymų. Tos pačios datos lapas ir ataskaita turi tą patį puslapių numeravimą.
Pildant knygą ranka, duomenys įrašomi į knygos puslapį ir į ataskaitą.
Kasos knygos tvarkymo ypatybės
Dirbdamas su dokumentu kasininkas į jį įveda duomenis pagal užsakymus – tiek gaunamus, tiek išsiunčiamus. Vienas užsakymas yra vienas įrašas. Iš pradžių visos operacijos dėl gaunamų pavedimų įrašomos į knygą, o tik po to su išeinančiais pavedimais.
Kiekvieną dieną dienos pabaigoje kasininkas privalo patikrinti kasos pavedimo duomenis su atliktais įrašais ir atsiimti likutį. Tada patvirtinkite sumą savo parašu. Be to, gauta suma patikrinama kasos aparatu. Vyriausiasis buhalteris patikrina skaičiavimų metu gautus įrašus, po to pasirašo patikrinto dokumento lapuose.
Jei dėl laisvos dienos, verslo prastovų ar tiesiog klientų nebuvimo sandorių su pinigais nėra, likutis perkeliamas į kitą puslapį. Suma nesikeičia.
Klaidos pildant
Dokumento pildymui keliami griežti reikalavimai. Taigi, būtina užtikrinti, kad puslapiuose nebūtų dėmių ar klaidų. Visa tai prilygsta grynųjų pinigų drausmės pažeidimui. Jei yra klaidų, jas galima ištaisyti taip:
- Jei yra klaidų, kurios neturi įtakos galutinei sumai (užsakymo numeriai, asmenų ir įmonių pavadinimai), neteisingą įrašą turite perbraukti viena eilute ir aukščiau arba po ja įrašyti teisingus duomenis. Atliktus pakeitimus patvirtina už knygos priežiūrą atsakingi asmenys.
- Jei dėl klaidos buvo iškraipoma bendra konkretaus laikotarpio suma (ty dokumente nurodyta neteisinga suma), klaidą galima ištaisyti perbraukiant. Puslapis perbrauktas įstrižai viena linija. Tokiu atveju ant jo daroma atitinkama pastaba „Atšaukta“. Po to turite užpildyti naujus grynųjų pinigų lapus su pataisytais duomenimis.
Jei yra klaidų, kasininkas taip pat turi surašyti įmonės vadovui ar buhalteriui adresuotą pažymą, kurioje būtų nurodyta klaida.
Po to vadovybė paskirs komisiją, atsakingą už dokumento pakeitimą. Atlikusi pakeitimus kasininkė išrašo pažymą, kurioje atsispindi visi knygos pakeitimai.
Patikrinimai ir nuobaudos
Mokesčių inspekcija patikrina tokio tipo dokumentus ir nustato baudą, jei nustatomi pažeidimai. Tačiau už klaidas ir neatitikimus, pastebėtus praėjus daugiau nei 2 mėnesiams nuo jų padarymo, bauda negali būti skiriama.
Už pažeidimus skiriamos šių dydžių baudos:
- individualiems verslininkams nuo 4000 iki 5000 rublių;
- juridiniams asmenims – 40 000 – 50 000 rublių.
Šios sumos nustatytos Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.1 straipsnyje.
Kaip pasiūti knygą?
Prieš pradėdami tvarkyti kasos knygą, turite apskaičiuoti reikalingų lapų skaičių ir juos atsispausdinti.
Nerekomenduojama spausdinti puslapių iki galo. Geriausia atsispausdinti kelis papildomus puslapius, jei pildydami knygą padarysite klaidų ir prireiktų pataisyti naujus lapus.
Tada visi puslapiai sunumeruojami. Šiuo atveju naudojamas ištisinis puslapių numeravimas. Knyga suvarstoma arba susiuvama storais siūlais, po to patvirtinama direktoriaus ir vyriausiojo buhalterio parašais. Svarbu, kad lapų nebūtų galima išimti iš knygos. Norėdami tai padaryti, knyga užklijuojama naudojant vaško arba mastikos antspaudą.
Paskutiniame lape nurodomas tikrasis lapų skaičius. Tokiu atveju skaičiai turi būti iššifruoti, tai yra parašyti žodžiais. Šį lapą taip pat turi pasirašyti buhalteris ir įmonės direktorius.
Yra variantų, kai knyga susiuvama siūlais, o jų galai užklijuojami popieriumi. Be to, lakštai gali sulipti. Bet kokiu atveju jie turi būti tvirtinami taip, kad nebūtų galima ne tik išimti, bet ir įstatyti naujų.
Registruojant kasos knygą nenaudojami segtukai ar kitoks įrišimas, kuris negali garantuoti knygos vientisumo.
Kasos knygos elektroninė versija
Knygą galite laikyti ne tik rašytą ranka, bet ir elektronine forma. Šiuo atveju tai gali būti arba dalinė elektroninės knygos priežiūra (su puslapių spausdinimu) arba visiškai kompiuterizuota.
Tvarkant elektroniniu būdu, iki kitos darbo dienos pradžios turi būti surašyti to paties turinio automatiniai užrašai „Įterpimas“ ir „Kasos ataskaita“. Juose turi būti nurodyti visi reikalingi kasos kvitų duomenys ir sumos.
Kasininkė, gavusi aparato pranešimus, patikrina jų teisingumą ir patvirtina parašu. Nerištus lapus kasininkė saugo iki metų pabaigos, o ataskaita siunčiama į buhalteriją. Lapai sunumeruoti, kaip ir įprastoje knygoje – didėjančia tvarka. Paskutiniame mėnesio lape yra užrašas apie šį mėnesį užpildytų lapų skaičių.
Tokia elektroninė kasos knyga tvarkoma naudojant specialią programą, per kurią lapai spausdinami, o vėliau susegiami. Titulinis lapas paruošiamas ir metų pabaigoje pritvirtinamas prie palaidų lapų.
Elektroninė dokumentacijos registracija leidžia registruoti knygą ne tik metus, bet ir kas ketvirtį.
Taip pat kasos knygą galima tvarkyti visiškai elektroniniu būdu, naudojant programas „1C“, „Taxpayer Yul“ ir kt. Tai patogu daryti didelėms įmonėms, turinčioms licencijuotas šių programų versijas, ir specialistams (kasininkui, buhalteriui, direktoriui), turintiems elektroninį parašą.
Tvarkydami kasos knygą tokia forma, turite atsiminti, kad ji turi būti apsaugota:
- nuo trečiųjų šalių prieigos. Norėdami tai padaryti, turite naudoti slaptažodį ar net elektroninį parašą;
- nuo nuostolių ir iškraipymų. Tai apima atsarginių kopijų kūrimą arba saugojimą serveryje, įrašymą į diskus ir kitas patikimas laikmenas.
Tokia knyga sertifikuojama elektroniniu parašu, kurį galima gauti remiantis 2011-04-06 įstatymo Nr.63-FZ nuostatomis.
Prie dokumento pridėjus elektroninį parašą, taisyti neleidžiama.
Vaizdo įrašas: kasos knygos tvarkymas naudojant 1C programą
Sužinokite, kaip teisingai sukurti ir užpildyti knygą naudojant 1C programą, ir išvengti klaidų pildant bei įvedant duomenis. Vaizdo pamokoje parodomi pagrindiniai ne tik knygos pildymo, bet ir kūrimo etapai, pateikiami paaiškinimai apie darbą su programa ir dokumentacijos tvarkymo pagrindus.
Kasos knyga yra vienas iš svarbiausių finansinių dokumentų bet kurioje organizacijoje, dirbančioje su pinigų srautais. Kasininkas, taip pat vyriausiasis buhalteris yra atsakingi už šios dokumentacijos prieinamumą ir jos vykdymo teisingumą. Už kasos knygos nebuvimą ar netinkamą jos priežiūrą gresia bauda.
Įkeliama...
