Redazione di un documento attestante il caso
Il foglio di certificazione della pratica è redatto al fine di registrare il numero di fogli presenti nella pratica nel modulo prescritto (Allegato 1). La lettera di certificazione del foglio di certificazione della pratica indica in numeri e in parole il numero di fogli numerati della pratica, il numero di fogli dell'inventario interno, specifica le specifiche della numerazione dei fogli della pratica e lo stato fisico dei documenti della pratica , la presenza dei numeri delle lettere dei fogli delle pratiche, dei numeri mancanti, dei numeri dei fogli con fotografie incollate (ad eccezione dei casi personali), dei numeri dei fogli di grande formato, delle buste con allegati e del numero dei fogli in essi inseriti, nonché indica la presenza nel caso di copie stampate di opuscoli con il numero dei fogli in essi contenuti, qualora non fossero annotati nella numerazione lorda generale della custodia. Il numero di fogli dell'inventario interno, che è numerato separatamente e posto all'inizio della pratica, è indicato nel foglio di certificazione della pratica dopo il numero totale di fogli della pratica tramite il segno + (più). Ad esempio “il fascicolo contiene 100 (cento) fogli + 5 fogli di inventario interno schedati e numerati”.
Le successive modifiche della composizione e dello stato della causa (danneggiamento, carenza di documenti, sostituzione degli originali con copie, ecc.) sono annotate nell'atto attestante la causa con riferimento al relativo atto. I voti sono certificati dal servizio di segreteria o di archivio dell'organizzazione indicando la data.
Il documento attestante la pratica è posto alla fine della pratica ed è redatto su modulo o foglio bianco di formato A4. Per i fascicoli personali che non presentano buste con allegati è consentito redigere una scheda di certificazione su un foglio di formato A5. Nei libri, l'iscrizione alla certificazione è indicata sul retro dell'ultimo foglio bianco, nei raccoglitori - su un foglio bianco separato in formato carta. Il documento attestante la fattispecie è firmato dal compilatore. L'iscrizione autenticata nel documento attestante la pratica deve essere scritta in modo leggibile, indicando la posizione, la trascrizione della firma, la firma personale e la data di redazione.
È vietato apporre il documento attestante la pratica sulla copertina della pratica o sul retro vuoto dell'ultimo documento. Nei casi in cui il file sia già stato archiviato o rilegato senza un modulo di foglio di certificazione o un foglio A4 bianco, viene incollato dietro parte superiore foglio acceso dentro copertina del caso o può essere archiviato alla fine del caso.
Stai preparando i documenti da trasferire in archivio? Non dimenticare di redigere un documento attestante il caso. Compila il modulo appropriato con le informazioni sul numero di fogli e sulla loro condizione fisica. Spiegare le caratteristiche della numerazione. Dall'articolo imparerai:
- perché è necessaria una scheda di certificazione ed è obbligatoria;
- come viene redatta la scheda di certificazione della pratica personale;
- scheda certificazione fascicolo personale: disegno campione;
- quali informazioni vengono indicate in fase di compilazione della scheda di certificazione;
Foglio di certificazione nel sistema di documenti contabili Il moderno lavoro d'ufficio è un'area di attività separata dedicata alle questioni relative alla documentazione, nonché all'organizzazione del lavoro con la documentazione.
Scheda di certificazione del caso: contenuto e progettazione
Il foglio di certificazione viene quindi incollato dietro la parte superiore del foglio sulla copertina interna della custodia. È possibile apportare modifiche alla scheda di certificazione? Le Norme 2015 richiedono che tutti i cambiamenti delle condizioni fisiche o della composizione della pratica siano registrati sul foglio di certificazione. La condizione fisica non solleva dubbi, ma la composizione della custodia cucita può davvero cambiare? Sì, può.
Un esempio lampante– libri di lavoro non reclamati, di cui abbiamo parlato una settimana fa. Poiché possono venire a prenderli in qualsiasi momento, i libri sul firmware del volume non vengono forati. Le buste in cui sono racchiuse sono forate, con 1 busta corrispondente ad un foglio della custodia.
Se dopo qualche anno una persona o i suoi parenti richiedono questo libro, allora lo distribuiamo a procedura generale. Dopodiché non dimenticare di inserire l'apposita voce nel foglio di certificazione del documento, altrimenti risulterà che abbiamo perso il libro direttamente dal fascicolo.
Come redigere un foglio di prova per un fascicolo personale
La particolarità della compilazione di un inventario interno dei documenti di un fascicolo personale è che esso viene inserito nel fascicolo immediatamente dopo la sua costituzione e compilato man mano che viene mantenuto. Ecco perché l'inventario interno prevede l'inserimento di nuovi documenti nel fascicolo personale, nonché la rimozione di documenti dal fascicolo personale e la sostituzione degli originali con copie (registrate nella colonna “Note”). Se la pratica è già rilegata e archiviata, l'inventario interno dei documenti certificati dal compilatore viene incollato con il bordo superiore all'interno della copertina anteriore.
Si prega di notare che quando si prepara un caso da inviare all'archivio, i fogli dell'inventario interno sono numerati separatamente dai fogli del fascicolo personale. Dopo che un dipendente viene licenziato, la sua cartella personale viene chiusa, cioè rimossa dalla cartella e cucita. Allo stesso tempo, è importante non dimenticare di redigere una scheda di certificazione.
Foglio di certificazione del caso
Il foglio di certificazione è redatto nel fascicolo su un foglio separato, nei libri - sul retro dell'ultimo foglio bianco, nei raccoglitori - su un foglio bianco separato di formato carta. Il foglio di certificazione del caso è redatto nel modulo prescritto (Appendice 9), che indica in numeri e in parole il numero di fogli numerati del caso, il numero di fogli dell'inventario interno, specifica le specifiche della numerazione dei numeri del caso (presenza di numeri di cartelle letterate, numeri mancanti, numeri di fogli con fotografie incollate, numeri di fogli di grande formato, buste con allegati e numero di fogli in esse racchiusi), ed indica inoltre la presenza nel fascicolo di copie stampate di opuscoli con il numero dei fogli in essi contenuti, se non erano annotati nella numerazione generale lorda del fascicolo. Il documento attestante il caso è firmato dal suo compilatore.
Blanker.ru
Ministero della Cultura (ordinanza n. 526 del 31 gennaio 2015), la compilazione della scheda di certificazione rientra nella procedura di registrazione cartacea dei casi insieme all'archiviazione della documentazione, alla sua numerazione, alla redazione di un inventario interno e alla progettazione della copertina. La sua forma è determinata dai requisiti normativi per l'organizzazione dell'archiviazione dei documenti d'archivio. Un modello di modulo per un foglio di certificazione del caso è contenuto nell'Appendice n. 8 delle Norme per gli affari archivistici.
Aiuto I dettagli standard del modulo includono:
- Nome del tipo di documento;
- Titolo professionale del compilatore;
- Firma;
- Trascrizione;
- Data di compilazione;
Nel modulo vengono inserite le seguenti informazioni: Il numero totale di fogli della pratica (indicare in parole e numeri); Numeri di lettere; Numeri mancanti; Caratteristiche della condizione fisica e formazione del caso; Il formato carta consigliato per il modulo è A4.
Attenzione
Sulla copertina dei fascicoli di archiviazione permanente è previsto spazio per il nome dell'archivio di stato in cui verranno accettati i fascicoli dell'organizzazione, la designazione dei codici dell'archivio di stato e dell'organizzazione. Quando si modifica il nome dell'organizzazione ( unità strutturale) durante il periodo coperto dai documenti della pratica, o quando la pratica viene trasferita a un'altra organizzazione (ad un'altra unità strutturale), il nuovo nome di questa organizzazione o dell'organizzazione successore è indicato sulla copertina della pratica, e il precedente il nome dell'organizzazione (unità strutturale) è racchiuso tra parentesi. Il titolo del caso sulla copertina del caso viene trasferito dalla nomenclatura dei casi dell'organizzazione, concordata con la commissione di revisione degli esperti dell'istituzione archivistica pertinente.
IN casi necessari nel titolo sono inseriti chiarimenti (numeri di ordinanze, protocolli, ecc.).
Il foglio di certificazione è elemento obbligatorio registrazione di ciascun file con un periodo di conservazione permanente e file personale. L'atto attestante la pratica viene redatto su un foglio separato e posto alla fine della pratica. Quando si inviano libri (riviste) all'archivio, l'iscrizione di certificazione viene redatta sul retro di un foglio bianco, negli schedari - su un foglio bianco separato in formato carta.
Il foglio indica in numeri e in parole il numero di fogli numerati della cassa e separatamente, mediante il segno “+” (più), il numero di fogli dell'inventario interno (se presente). Il foglio di certificazione prevede seguenti caratteristiche numerazione degli atti della causa: presenza dei numeri di lettera del foglio della causa; presenza di numeri di scheda mancanti; disponibilità di numeri di fogli con fotografie incollate, documenti, ritagli di giornale; numero di fogli di grande formato; numero di buste con allegati e numero di fogli in esse inseriti.
Registriamo i casi per l'archiviazione permanente
Personale non superfluo Poiché per le organizzazioni di bilancio la procedura per il mantenimento dei file personali non è regolamentata, raccomandiamo al datore di lavoro di adottare un atto normativo locale che regolerà le questioni relative al mantenimento, alla registrazione e all'archiviazione dei file personali. PER TUA INFORMAZIONE. Un caso è un documento o un insieme di documenti relativi a una questione o area di attività, inseriti in una copertina separata. I casi si considerano iniziati dal momento in cui è incluso il primo documento eseguito.
Nella gestione dei fascicoli personali dei dipendenti è necessario seguire regole rigorose, anche se questo non è un requisito obbligatorio per il datore di lavoro. È importante ricordare che le cartelle, indipendentemente da come vengono chiamate (“dati anagrafici”, “dossier” o altro), contengono i dati personali del dipendente, pertanto è necessario rispettare tutti i requisiti previsti dal Capitolo.
Fascicolo personale del dipendente
La pratica si considera aperta dopo l'inserimento nella cartella di archiviazione del primo documento eseguito. Allo stesso tempo, viene redatta la copertina della custodia aperta. La copertina del caso è redatta nel modulo prescritto (Appendice 3) Sulla copertina del caso aperto sono riportate le seguenti informazioni: nome dell'organizzazione; il nome dell'unità strutturale dell'organizzazione in cui è stata formata; indice dei casi secondo la nomenclatura dei casi; titolo del caso; la durata di conservazione del file o la scritta "Conserva permanentemente" (trasferita dall'elenco dei file).
Sulla copertina dei fascicoli di archiviazione permanente è previsto spazio per il nome dell'archivio di stato in cui verranno accettati i fascicoli dell'organizzazione, la designazione dei codici dell'archivio di stato e dell'organizzazione.
3.6. requisiti per la registrazione dei casi accettati nell'archivio
Le ultime date dei casi contenenti documentazione organizzativa, amministrativa, creativa e di altro tipo (protocolli, trascrizioni, lettere, relazioni, ecc.), per i quali è data esatta importante, così come i casi costituiti da più volumi (parti), sono indicate le scadenze per i documenti del caso, ad es. date di registrazione (redazione) dei primi e degli ultimi documenti allegati alla causa. Se il caso è un giornale di registrazione di ordini, istruzioni, ecc., la data del caso corrisponderà alle esatte date di calendario della prima e dell'ultima registrazione nel giornale. Le scadenze per un caso contenente verbali di riunioni sono le date di approvazione (per i documenti approvati) o la redazione del primo e dell'ultimo verbale che costituisce il caso.
Le scadenze per un fascicolo personale sono le date della firma dell'ordine di assunzione e licenziamento della persona per la quale è stato aperto il fascicolo.
Stiamo parlando, ad esempio, della presenza nel fascicolo di documenti con testo illeggibile, fogli incollati (se sono presenti diagrammi di grandi dimensioni, ecc.), fogli strappati, fotografie incollate, se nel fascicolo sono presenti buste e allegati in essi, ecc. Il foglio attestante la pratica deve essere firmato dal suo compilatore, in questo caso viene fatta trascrizione della posizione e della firma, e viene apposta la data. Nel processo di utilizzo dei documenti d'archivio, se necessario, vengono successivamente apportate le necessarie annotazioni sul foglio di certificazione.
Se il caso viene archiviato senza foglio di certificazione, è necessario incollarlo in alto sulla copertina interna del caso. Ma di solito viene posizionato dopo l'ultimo documento e in questa forma la custodia viene cucita. All'inizio dell'articolo c'è un esempio di compilazione di un foglio di certificazione. Puoi anche scaricare un documento di esempio in formato doc. Per completare il caso, potrebbe anche essere necessario un campione di inventario interno dei documenti del caso.
Un foglio di certificazione è un documento che rispecchia le caratteristiche di un fascicolo numerato e rilegato, pronto per l'invio all'archivio.
Due forme utilizzate
1) Il modulo del documento è reperibile in uno degli allegati alle “Regole fondamentali per il funzionamento degli archivi organizzativi”. Ma è obbligatorio per l'uso solo da parte delle imprese di bilancio, poiché le norme di cui sopra regolano il lavoro degli archivi di queste organizzazioni e, pertanto, sono obbligatorie per l'esecuzione solo da parte delle imprese di bilancio.
Fai attenzione! Queste Norme regolano anche il flusso documentale di tutti gli altri datori di lavoro, ma solo in termini di sicurezza, descrizione, registrazione e utilizzo della documentazione. Ciò significa che la procedura di registrazione rimane a discrezione dell’amministrazione dell’organizzazione.
2) Inoltre, la forma del foglio di certificazione può essere redatta in qualsiasi forma, ma l'essenza di questo documento deve essere preservata, cioè deve riflettere esattamente le caratteristiche del caso a cui è allegato, e non altre informazioni.
Dove viene utilizzata la scheda di certificazione?
Il foglio di certificazione viene utilizzato nei casi che vengono trasferiti per la conservazione in archivio. In questo caso, tutti i documenti possono essere suddivisi in due tipologie:
- Casi che vengono conservati per molto tempo o costantemente;
- Casi soggetti a conservazione fino a 10 anni compresi (c.d. conservazione temporanea).
I file di archiviazione temporanea non possono essere numerati o pinzati, ma semplicemente archiviati nelle cartelle in cui sono archiviati. Di conseguenza in questi casi non ci saranno particolarità e non sarà necessaria la scheda di certificazione.
Ma questo è solo un diritto, non un obbligo dei datori di lavoro. In pratica, molti di essi pinzano tutti i documenti indipendentemente dal periodo di conservazione, soprattutto quelli contabili e finanziari.
La scheda di certificazione deve contenere le seguenti informazioni:
- Il nome del documento - in questo caso il "foglio di certificato" e il numero della pratica a cui è allegato;
- Il numero di fogli nel file rilegato, e di seguito sono riportate le spiegazioni se il file contiene numeri con lettere (1a, 2a, ecc.), numeri mancanti (ad esempio, dopo la pagina n. 5 c'è immediatamente la n. 7);
- Successivamente viene indicato il numero di fogli presenti nell'inventario della cassa;
- Poi arriva una tabella che indica le caratteristiche di questa o quella pagina (ad esempio, pagina n. 18 - fotografia);
- Firma del dipendente che ha compilato la scheda di certificazione, la sua posizione, nome completo e data.
Dove devo archiviare/incollare la scheda di certificazione?
Solitamente il foglio di certificazione viene archiviato su un foglio separato alla fine del caso. Ma se per qualche motivo non è stato possibile farlo, puoi incollare il foglio di certificazione sul retro del coperchio superiore e incollare solo la sua parte superiore (bordo).
Dove è vietato posizionare il foglio di certificazione:
- Sulla copertina di una custodia cucita;
- Sul retro bianco del documento che si trova per ultimo nel fascicolo.
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Il volume della pratica si conclude con la compilazione della scheda di certificazione. Dove ottenere il modulo e come compilare il foglio di certificazione del caso, quali sono i numeri delle lettere e quali caratteristiche dello stato del caso dovrebbero riflettersi in esso, nonché un campione del foglio di certificazione del caso nell'articolo. Puoi anche scaricare il modulo qui.
Foglio di certificazione del caso: analisi del modulo
Il modulo del foglio di certificazione del caso è l'Appendice n. 8 a. Te lo ricordo: sono obbligatori per tutti.
La forma in sé è semplice. Per prima cosa scriviamo in numeri e in parole quanti fogli del fascicolo sono archiviati in quel volume. Non vengono conteggiati i fogli di inventario interno. Successivamente indicare i numeri dei fogli esterni della custodia, ad esempio:
dal n. 1 al n. 204.
Poi vengono i numeri delle lettere e quelli mancanti. I numeri delle lettere sono numeri con lettere: 10a, 55a, ecc. Si formano se, numerando i fogli, ne è mancato accidentalmente uno (tutti sono umani, tutti commettono errori). In questo caso non è necessario rifare nulla, ma semplicemente prendere il numero precedente e metterlo su un foglio non numerato, ma con una lettera. Risulterà, ad esempio, 54, 55, 55a, 56, 57.....
Lo stesso vale per quelli mancanti: hai accidentalmente perso il foglio sulla numerazione - niente di grave, basta non dimenticare di riportarlo sul foglio di certificazione.
Se non ci sono lettere o fogli mancanti, inserisci dei trattini in questi campi.
Quindi indichiamo separatamente il numero di fogli dell'inventario interno.
Di seguito è riportata una tabella relativa alle caratteristiche dello stato fisico della custodia. Nella colonna di sinistra scriviamo qual è la caratteristica, in quella di destra - su quali fogli. Le caratteristiche variano: il foglio può essere strappato, pieno d'acqua o altro, la copia può essere molto pallida o, al contrario, scura al punto da risultare leggibile. Registriamo questo.
Si consiglia di indicare qui le regole di base per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni:
- numeri di fogli con fotografie incollate;
- numero di fogli di grande formato;
- buste con allegati e numero di fogli in esse racchiusi;
- la presenza nel fascicolo di copie stampate di opuscoli con il numero di fogli in essi contenuti, se non sono stati annotati durante la numerazione generale dei fogli della pratica.
Se fortunatamente la custodia non presenta particolarità, cancelliamo questa tabella con la lettera Z.
Il foglio di certificazione è firmato da chi lo ha compilato.
Dove e come viene posizionato il foglio di certificazione?
Il documento attestante il caso viene depositato per ultimo. Pertanto, il volume di un caso completamente completato assomiglia a questo: coprire con frontespizio, poi - , poi i documenti della pratica, il foglio di certificazione, la copertina.
Se prima di te i casi venivano completati senza fogli di certificazione, non è necessario aprire i volumi per il loro bene. Il foglio di certificazione viene quindi incollato dietro la parte superiore del foglio sulla copertina interna della custodia.
È possibile apportare modifiche alla scheda di certificazione?
Le Norme 2015 richiedono che tutti i cambiamenti delle condizioni fisiche o della composizione della pratica siano registrati sul foglio di certificazione. La condizione fisica non solleva dubbi, ma la composizione della custodia cucita può davvero cambiare? Sì, può. Un esempio lampante è quello di cui abbiamo parlato una settimana fa. Poiché possono venire a prenderli in qualsiasi momento, i libri sul firmware del volume non vengono forati. Le buste in cui sono racchiuse sono forate, con 1 busta corrispondente ad un foglio della custodia. Se dopo alcuni anni una persona o i suoi parenti richiedono questo libro, lo pubblicheremo nel modo consueto. Dopodiché non dimenticare di inserire l'apposita voce nel foglio di certificazione del documento, altrimenti risulterà che abbiamo perso il libro direttamente dal fascicolo.
Stai preparando i documenti da trasferire in archivio? Non dimenticare di redigere un documento attestante il caso. Compila il modulo appropriato con le informazioni sul numero di fogli e sulla loro condizione fisica. Spiegare le caratteristiche della numerazione.
Dall'articolo imparerai:
Scheda di certificazione nel sistema documentale contabile
Il moderno lavoro d'ufficio è un'area di attività separata dedicata alle questioni relative alla documentazione, nonché all'organizzazione del lavoro con la documentazione. Uno dei settori più importanti attività clericali viene presa in considerazione la formazione dei casi. Il termine “caso” si riferisce a documenti riuniti in un insieme basato sul principio di appartenenza ad un’area di lavoro. Un caso riunisce la documentazione relativa allo stesso problema. Ad esempio, potrebbero trattarsi di personale, reporting o documenti finanziari.
Dalla corretta distribuzione della documentazione in fascicoli dipende la sicurezza dei documenti ufficiali più importanti, nonché la velocità del loro recupero durante i lavori successivi. Di grande importanza durante la creazione dei casi è la sistematizzazione e la disposizione dei documenti all'interno del caso, ad es. il principio della sua formazione.
L'inventario appartiene alla categoria dei documenti contabili ed è, infatti, una sorta di sommario, un elenco. L'inventario ne indica i numeri di serie, gli indici identificativi, i nomi, le date di registrazione, i numeri di pagina. La necessità e le regole per la compilazione degli inventari sono determinate internamente atto normativo: Istruzioni per il lavoro d'ufficio, e anche disposizioni speciali e istruzioni.
Può essere considerato documento contabile anche il documento attestante la fattispecie. Contiene informazioni sulle peculiarità del contenuto del caso nell'archivio dell'istituzione e sulle specificità della sua formazione. Viene utilizzato per tenere traccia del numero totale di fogli caso. Inoltre, registra le peculiarità della loro numerazione.
Modulo di scheda di certificazione
Al fine di accelerare il processo di formazione dei casi e unificare la documentazione contabile esistente, per documenti come un inventario e un documento certificante il caso, vengono sviluppati e approvati a livello legislativo moduli speciali.
Secondo il Regolamento sugli affari archivistici, approvato dal Ministero della Cultura (ordinanza n. 526 del 31 gennaio 2015), la compilazione del foglio di certificazione è inclusa nella procedura di archiviazione dei fascicoli su carta, insieme alla documentazione di archiviazione, alla sua numerazione, redazione di un inventario interno e progettazione della copertina. La sua forma è determinata dai requisiti normativi per l'organizzazione dell'archiviazione dei documenti d'archivio. Un modello di modulo per un foglio di certificazione del caso è contenuto nell'Appendice n. 8 delle Norme per gli affari archivistici.
I dettagli del modulo standard includono:
- Nome del tipo di documento;
- Titolo professionale del compilatore;
- Firma;
- Trascrizione;
- Data di compilazione;
Nel modulo vengono inserite le seguenti informazioni:
Il numero totale di fogli della pratica (indicare in parole e numeri);
Numeri di lettere;
Numeri mancanti;
Caratteristiche della condizione fisica e formazione del caso;
Il formato carta consigliato per il modulo è A4. Dovrebbe trattarsi di una pagina separata archiviata per ultima. Nel caso in cui la pratica sia stata inizialmente redatta e rilegata senza foglio di certificazione, non è necessario scucire il volume per archiviarvi il modulo. Basta compilarlo e incollarlo in alto all'interno della copertina. Di conseguenza, il caso completato sarà simile al seguente:
Scheda di certificazione per un fascicolo personale: disegno di esempio
Le Regole attualmente in vigore per l'organizzazione della conservazione dei documenti d'archivio (Appendice n. 8) offrono il seguente formato di esempio per un foglio di certificazione:
Questo campione è valido per tutti i casi di periodo di conservazione permanente e temporanea (più di 10 anni). Le questioni relative al personale non fanno eccezione a questa regola. Tutti i casi in preparazione per il trasferimento negli archivi dell'istituzione dopo la fine dell'anno solare devono essere descritti e documentati in stabiliti dal Regolamento OK. Secondo questo documento normativo, alla fine di ogni caso in poi basato su carta deve essere depositata una scheda di certificazione. In genere è in formato A4; nei schedari corrisponde al formato tessera. Il foglio non deve essere posizionato sulla copertina della custodia o sul retro dell'ultima pagina.
Documenti allegati:
Compilazione della scheda di certificazione
Quando compili il foglio di certificazione del caso, devi rispettare il seguente algoritmo:
Indicare il numero della causa assegnato secondo la nomenclatura delle cause;
Indicare in numeri e in lettere il numero totale delle pagine numerate catalogate nel volume (attenzione: non si tiene conto dell'inventario interno);
Indicare i numeri dei fogli esterni, ad esempio: “Dal n. 1 al n. 308”;
Elenca i numeri delle lettere.
Un numero di lettera significa un numero con una lettera, ad esempio: 11a, 24b. Tali numeri compaiono in una situazione in cui una o più pagine sono state saltate accidentalmente durante la numerazione. Per non rifare la numerazione, ai fogli mancanti viene assegnato il numero precedente con una lettera, ad esempio: 33, 34, 34a, 34b, 35.
Elenca i numeri mancanti;
Se nel fascicolo non sono presenti fogli mancanti o con lettere è necessario inserire dei trattini nelle righe corrispondenti del modulo del foglio di certificazione.
Si noti che il numero di fogli mancanti e con lettere deve essere preso in considerazione nel calcolo del numero totale di fogli numerati. Quindi, ad esempio, se l'ultimo foglio di un volume è numerato 264, ma il file contiene i fogli lettera 34a e 34b e manca anche il foglio numero 647, numero totale i fogli verranno calcolati come segue: 264+2-1=265.
Indicare il numero di fogli di inventario interno;
Compila le colonne della tabella sulle caratteristiche della condizione fisica e sulla formazione del caso. In questo caso è necessario classificare l'elemento nella colonna di sinistra e nella colonna di destra indicare i numeri dei fogli su cui si trova.
Tali funzionalità includono:
- Fotografie incollate;
- Formato non standard (grande);
- La presenza di buste con allegati (la tabella indica non solo la presenza della busta, ma anche il numero di fogli in essa racchiusi);
- Danni fisici (ad esempio, pagine strappate o bagnate, fotocopie di difficile lettura);
- Disponibilità di copie stampate di opuscoli (se il numero di pagine non è indicato nella numerazione generale, deve essere riportato in tabella);
Se gli atti della causa non presentano caratteristiche simili, la tabella deve essere barrata con la lettera Z.
Indicare il nome della posizione della persona che ha compilato il foglio di certificazione, firmarlo e decifrarlo.
Inserisci la data di registrazione;
In alcuni casi, dopo la registrazione del caso, possono essere apportate modifiche alla sua composizione e al suo status. Ad esempio, alcuni documenti potrebbero danneggiarsi durante la conservazione. Oppure sarà necessario sostituire l'originale con una copia dell'uno o dell'altro documento ufficiale. Come ulteriore esempio, possiamo citare i libri di lavoro, che non sono archiviati nel fascicolo, ma inseriti in una busta. Dopo un po ', l'ex dipendente oi suoi parenti possono richiedere un libro di lavoro dall'archivio, il che porterà a un cambiamento nella composizione del caso. In questo caso tutte le modifiche apportate dovranno essere registrate nel relativo atto e dovrà essere annotata sulla scheda di certificazione del documento con riferimento a tale atto.
La voce in questo caso sarà simile a questa:
È stato emesso un libro di lavoro (foglio 58) e la voce corrispondente n. 118 è stata inserita nel Libro dei registri dello spostamento dei libri di lavoro.
Responsabile del dipartimento di archivio Vasilyeva P.K. computer. Vasilieva
25.04.2017
Notare che progettazione corretta file (inclusa la compilazione di un foglio di certificazione) contribuisce alla sicurezza dei documenti e accelera notevolmente la loro ricerca per un ulteriore utilizzo. Inoltre, il corretto raggruppamento della documentazione e la sua sistematizzazione consente di facilitare processi come lo svolgimento di un esame di valore e la preparazione dei documenti per il trasferimento nell'archivio di archiviazione.
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