Uno dei sacri doveri del segretario è la preparazione di riunioni, conferenze e sessioni avviate da dirigenti a vari livelli. Nella maggior parte dei casi, anche il segretario tiene un verbale di tali eventi. In questo articolo ti spiegheremo come rendere questi processi più efficienti.
Per iniziare a parlare di protocollo, il primo passo è parlare della preparazione dell’incontro. Prima di un evento del genere, è importante riflettere sull'ordine del giorno, determinare la composizione dei partecipanti e familiarizzare con le relazioni di tutti i relatori e altri materiali. Tutto ciò richiederà uno sforzo aggiuntivo, ma di conseguenza mantenere il protocollo sarà molto più semplice.
COME RISPARMIARE TEMPO?
Secondo vari studi, dal 10 al 50% dell'orario di lavoro del capo dell'organizzazione e degli altri dipendenti può essere dedicato alle riunioni. Per ridurre i costi in termini di tempo, i promotori, gli organizzatori e i partecipanti alle riunioni devono ricordare le seguenti regole:
Discutere durante la riunione solo le questioni che non possono essere risolte sul lavoro.
Limitare il numero di partecipanti alle riunioni. È direttamente proporzionale alla durata dell’evento. Se la durata di una riunione con 5 dipendenti è di 1 ora, con un numero di partecipanti pari o superiore a 10, molto probabilmente durerà 2 ore o più.
Preparare in anticipo il materiale informativo per la riunione. Calcoli, relazioni analitiche, tabelle, grafici, relazioni, materiale fotografico e video, presentazioni, campioni di prodotto, perizie devono essere forniti da specialisti specializzati. Ma il compito di verificare la disponibilità dei materiali spetta al segretario dell'incontro. Pertanto, uno o due giorni prima dell’evento dovresti:
a) compilare un elenco di tutto il materiale informativo, con l'aiuto dei responsabili che effettueranno le presentazioni;
b) ricevere dalle persone responsabili i materiali realizzati in forma elettronica(ad esempio, presentazioni, note esplicative, ecc.);
c) ricevere abstract stampati e testi di relazioni da parte dei responsabili.
Per ogni questione, nominare un dipendente responsabile, anche quando l'incarico deve essere svolto da un gruppo di persone.
Non perdere tempo a smascherare i colpevoli. Ricordatelo compito principale ogni riunione - discutere l'ordine del giorno e prendere decisioni al riguardo.
ORDINI
Questo è l'elenco delle questioni che si prevede di discutere durante la riunione. Sono determinati dal presidente della riunione. Tuttavia, anche il segretario può partecipare a questo processo.
Utilizza le seguenti linee guida quando sviluppi la tua agenda:
- Suddividere gli argomenti della riunione troppo ampi in più sottoargomenti. Se necessario, le persone responsabili possono tenere riunioni preparatorie per ciascun sottoargomento.
Ad esempio, un incontro previsto per la fine del mese sul tema “Sull'attuazione degli indicatori pianificati da parte dei principali reparti di produzione” dovrebbe essere preceduto da una serie di piccoli incontri nei reparti: “Sull'attuazione del piano da parte dei principali reparti di produzione” fonderia”, “Sull’attuazione del piano da parte dell’officina di approvvigionamento”, “Sull’attuazione del piano da parte dell’officina meccanica”, “Sull’attuazione del piano da parte dell’officina di assemblaggio”. Oppure un incontro sull'argomento "Sull'implementazione di un sistema ERP in un'impresa" dovrebbe essere preceduto da diversi incontri: "Sui problemi di implementazione di un sistema ERP in produzione", "Su come garantire la comunicazione tra il sistema ERP e 1C in contabilità ", "SU supporto tecnico Sistemi ERP e trasferimento dati”, ecc.
- Porre all’ordine del giorno temi di pari importanza, uniti da un tema comune.. Ad esempio, la fornitura del trasporto, la procedura di consegna al magazzino, la spedizione e il ritiro prodotti finiti dal territorio dell'impresa.
Può essere inserita all'ordine del giorno anche una gamma più ampia di problemi interconnessi. Ad esempio, questi possono includere:
Acquisto di una nuova linea di produzione;
Preparazione tecnologica della produzione;
Apportare modifiche alla progettazione e alla documentazione tecnologica in relazione all'acquisizione di nuove attrezzature;
Ammodernamento degli edifici produttivi e sviluppo dei collegamenti delle macchine;
Supporto logistico alla produzione.
Allo stesso tempo, in questo incontro non vale chiaramente la pena discutere della ricostruzione del posto di blocco della fabbrica o dell'organizzazione del pagamento elettronico degli abbonamenti alla mensa della fabbrica.
È chiaro che il segretario non può sempre influenzare il contenuto dell'ordine del giorno. La riunione è convocata dal leader, che illustra anche la gamma delle questioni. E se il manager mette all'ordine del giorno di una riunione l'acquisto di una nuova linea di produzione per la produzione di getti e l'organizzazione di una giornata di pulizia primaverile per ripulire il territorio, allora forse non sarà possibile convincerlo. Ma da parte tua, puoi proporre di portare la discussione sull’organizzazione della pulizia in un altro incontro, combinandola, ad esempio, con la questione della tinteggiatura della facciata di un edificio o con l’organizzazione di festeggiamenti in occasione del compleanno dell’organizzazione.
- Redigere un ordine del giorno solo partendo dalle questioni che rientrano nella competenza e nell'area di responsabilità dei partecipanti alla riunione. Ad esempio, sarà inutile discutere di questioni di approvvigionamento in assenza del responsabile del servizio di approvvigionamento.
- Limitare il numero di argomenti e punti all'ordine del giorno. Dovrebbero essercene tanti quanti possono essere discussi e risolti efficacemente entro il periodo di tempo assegnato. Ad esempio, in 1 ora di riunione, puoi discutere da 1 a 5 questioni, a seconda della portata degli argomenti discussi e della qualità della preparazione della riunione.
- Includere nell'ordine del giorno una relazione sui compiti e le istruzioni impartite nell'ultima riunione, se le riunioni sono accomunate da un argomento comune e dalla composizione dei partecipanti. Preparatevi al fatto che, anche se non c'è un punto del genere all'ordine del giorno, il presidente può introdurlo con la sua autorità. Pertanto, è meglio stampare in anticipo l'elenco delle istruzioni: il presidente, la persona responsabile e il segretario dovrebbero averlo.
PARTECIPANTI ALL'INCONTRO
Requisiti generali per i partecipanti all'evento:
Competenza e interesse per le tematiche all'ordine del giorno;
Una posizione sufficientemente elevata per prendere decisioni e dare istruzioni ai subordinati in base ai risultati della riunione.
La composizione dei partecipanti potrà subire variazioni durante l'evento. Se all'ordine del giorno ci sono argomenti che interessano tutti i partecipanti alla riunione e questioni che riguardano solo alcuni di essi, è necessario discuterne prima domande generali. Al termine di questa parte della riunione i dipendenti non coinvolti in ulteriori discussioni potranno essere rilasciati.
Come avvisare tutti
Informare tutti i partecipanti alla riunione sulla data, ora, luogo, tema dell'evento.
È possibile segnalare un incontro utilizzando una telefonata, un messaggio SMS, un'e-mail (con notifica di consegna e lettura) o una visita personale.
Se uno dei partecipanti non è al lavoro vari motivi (ferie annuali, invalidità temporanea, viaggio di lavoro, ecc.), è necessario scoprire il motivo dell'assenza e ricordare al dipendente che sostituisce l'assente secondo lo schema di sostituzione che deve essere presente alla riunione.
Può anche essere utile inserire un messaggio popup nel calendario del computer, ad esempio "ricorda al tuo vice di partecipare alla riunione".
Informazioni su chi viene informato della riunione e quando possono essere inserite in una tabella (Esempio 1).
ESEMPIO 1
Notifica ai partecipanti alla riunione
L'incontro avrà luogo il 24 giugno 2017 alle ore 11:00 presso l'ufficio del direttore degli appalti.
Argomento: conclusione dei contratti con i fornitori per la seconda metà del 2017.
Disposizione dei posti a sedere per i partecipanti alla riunione
Assicurati di preparare una tabella dei posti a sedere per i partecipanti alla riunione se saranno presenti quanto segue:
Funzionari superiori (città, regione, territorio, repubblica, federazione);
Proprietari corporazioni transnazionali e partecipazioni, ecc.;
Rappresentanti delle organizzazioni partner.
Se possibile, al segretario viene assegnato un posto in un tavolo separato accanto al tavolo del presidente (Esempio 2).
Esempio 2
Tabella dei posti a sedere
Carte di nome
Sui tavoli di fronte ai posti appropriati è necessario posizionare i cartellini con la posizione e (o) il nome completo. ciascun partecipante. L'opzione più semplice è un foglio di carta piegato in una "casa" (Fig. 1)
Riso. 1. Biglietto da visita per il partecipante alla riunione
Distintivi
In casi particolarmente critici, è necessario preparare dei distintivi (carte pettorali), sui quali indicare:
Nome e cognome partecipanti;
Le loro posizioni;
Il nome dell'organizzazione che ciascun partecipante rappresenta;
La località in cui si trova l'organizzazione specificata.
Il badge può anche includere:
Logo dell'organizzazione che il partecipante rappresenta;
Logo (emblema) dell'evento (riunioni, conferenze, ecc.).
Puoi utilizzare i badge con un cordino o una molletta. Sono venduti nei negozi di cartoleria e di forniture per ufficio.
Puoi progettare tu stesso gli inserti con il testo, quindi stamparli su una stampante, tagliarli con le forbici e inserirli nei badge (Fig. 2).
Riso. 2. Inserto distintivo progettato internamente
Se sono stati stanziati fondi sufficienti per la preparazione, è possibile ordinare le carte da inserimento presso un'organizzazione che fornisce servizi di stampa. E per le riunioni interne regolari, i badge non saranno affatto necessari.
DURATA DELL'INCONTRO
SU vari tipi vengono assegnate le riunioni quantità diverse tempo. Ad esempio, una riunione di pianificazione mattutina può durare circa mezz'ora, mentre una riunione interregionale su una questione specifica può durare l'intera giornata.
La durata dell'incontro dovrebbe essere pianificata in anticipo. Tutti i partecipanti devono conoscere gli orari di inizio e fine dell'evento. Questo ti aiuterà a lavorare in modo rapido ed efficiente in modo da non dover restare fino a tardi.
Pause
Se la durata dell'incontro supera un'ora astronomica (60 minuti), allora è necessario fare delle pause dopo ogni ora accademica (45 minuti).
In occasione di eventi particolarmente lunghi possono essere previste delle pause durante le quali vengono offerti ai partecipanti snack (panini, frutta, dolci) e bevande (tè, caffè, succhi, acqua minerale ecc.).
Quando il livello della riunione non è elevato e accanto alla sala in cui si svolge la riunione è presente un frigorifero, una macchina per il caffè e stoviglie usa e getta per i visitatori degli uffici, i partecipanti alla riunione potranno versarsi caffè, tè o acqua.
Bottiglie d'acqua e bicchieri possono essere posizionati in anticipo sui tavoli ai quali sono seduti i partecipanti alla riunione, quindi potranno dissetarsi non solo durante una pausa, ma in qualsiasi momento. È meglio non mettere cibo sui tavoli. Sarebbe imbarazzante se uno dei partecipanti lasciasse cadere un panino sui documenti aziendali o rovesciasse il caffè.
È meglio apparecchiare la tavola con snack e bevande in una stanza separata. Di solito questo viene fatto dal segretario, ma solo se non prende verbali. Quando il segretario non può allontanarsi dalla sala durante una riunione, un altro dipendente designato come responsabile deve organizzare una pausa. Oppure, in alternativa, la segretaria prepara tutto per i coffee break prima dell'inizio della riunione. Di norma, è impossibile fare a meno degli assistenti durante le riunioni prolungate.
Arco temporale
La durata dell'evento deve essere regolamentata. Il presidente dell'assemblea vigila sul rispetto di tale regola.
Quando pianifichi la tua riunione, assicurati di considerare il tempo necessario a ciascun relatore per parlare e ogni questione da discutere.
Verificare con il presidente le regole di ciascun discorso.
Programmare le pause se necessario.
Somma tutti i periodi di tempo sulla calcolatrice e aggiungi l'importo risultante
Il presidente deve essere informato sulla durata della riunione. Se è d'accordo con questa cifra, il regolamento dovrà essere portato a conoscenza di tutti i partecipanti, altrimenti dovranno essere apportate modifiche e riferite nuovamente al presidente;
Dopo l'accordo, l'ordine del giorno con limitazioni temporali viene inviato a tutti i partecipanti alla riunione (esempio 3).
ESEMPIO 3
Ordine del giorno con limiti di tempo
VERBALE DELLA RIUNIONE: 5 PASSI FONDAMENTALI
Protocollo documentare sia le attività degli organi collegiali permanenti (commissioni, comitati, consigli, ecc.) che degli organi collegiali temporanei - vari incontri, convegni, seminari e convegni.
Evidenziare i seguenti tipi protocolli:
. Protocollo breve- un documento in cui è registrato il nome completo. e posizioni dei partecipanti alla riunione, il suo argomento, le questioni principali, riepilogo relazioni, decisioni prese, un elenco di compiti per ciascuna persona responsabile. Tali verbali vengono solitamente conservati in occasione delle riunioni operative.
. Protocollo completo, oltre a tutto quanto sopra, include registrazioni dettagliate di tutti i discorsi, opinioni, emendamenti e altre sfumature della discussione. Questo documento consente di ripristinare un quadro dettagliato dell'incontro.
La forma di verbalizzazione viene scelta dal presidente della riunione o dal capo dell'impresa.
I testi degli interventi e gli altri materiali preparati per l'incontro sono preparati sotto forma di appendici. Ad essi deve essere fatto riferimento nel testo del protocollo.
Il segretario è responsabile della correttezza e completezza della registrazione dello svolgimento della riunione. Questa responsabilità non può essere sottovalutata, poiché il protocollo è l'unico documento che riflette tutti i discorsi, le discussioni, i commenti e le decisioni prese che devono essere eseguite. Durante la riunione, i partecipanti potrebbero non sentire qualcosa o non avere il tempo di scriverlo. Questo sarà facile da ripristinare facendo riferimento al protocollo.
Fase 1: preparare il posto di lavoro
Per facilitare la verbalizzazione prima dell'inizio della riunione:
. Scegli il tuo posto in sala dove si svolgerà l'evento. Dovrebbe essere visibile a tutti i partecipanti in persona, i discorsi del presidente, degli oratori e le “repliche dalla sala” dovrebbero essere chiaramente udibili (vedere la mappa dei posti nell'Esempio 2).
. Metti sulla tua scrivania l'elenco dei partecipanti alla riunione indicando i loro nomi completi. e posizioni, nonché una mappa dei posti a sedere. Prima dell’inizio della riunione, sarebbe una buona idea studiare attentamente chi è seduto e dove, e poi guardare il diagramma secondo necessità.
. Fai scorta cartoleria . Porta con te 2-3 penne, 2 matite, 2 gomme da cancellare.
. Controlla se le apparecchiature per ufficio e altri dispositivi funzionano: orologio, registratore vocale, videocamera (se disponibile). Non dimenticare il cavo di alimentazione e le batterie di ricambio o ricaricabili.
Prima dell'incontro rinfrescatevi la memoria sui punti principali di tutte le relazioni.
Passaggio 2: registrare lo stato di avanzamento della riunione
Oltre al materiale preparato per la riunione (testi di relazioni, discorsi, referenze, progetti di decisioni, ordine del giorno, elenchi dei partecipanti, ecc.), il verbale viene redatto sulla base di registrazioni sonore, registrazioni video, trascrizioni o documenti scritti a mano appunti conservati durante la riunione.
Come tenere appunti approssimativi?
1. Preparare i fogli per la bozza di protocollo- il loro numero dipende dalla dimensione dell'ordine del giorno. Sul primo foglio scrivere la data della riunione, il suo argomento, il numero del verbale, l'elenco dei partecipanti, l'ordine del giorno (Esempio 4).
ESEMPIO 4
Bozza del verbale della riunione. Foglio n. 1
Scrivi le domande sollevate per la discussione su fogli di carta bianchi separati, lasciando spazio sufficiente per le note:
Foglio n. 2: "Sullo stato dei lavori per la conclusione di contratti per la fornitura di metalli non ferrosi e ferrosi." Rapporto di Prokhorov P.D.;
Foglio n. 3
Foglio n. 4: “Sul sostegno al trasporto delle forniture”. Rapporto di Medvedev V.Yu.;
Foglio n. 5: ... (da compilare durante la riunione);
Foglio n. 6: "Sullo stato degli accordi relativi ai contratti conclusi ed eseguiti per l'acquisto di materie prime e forniture." Relazione di Fomina K.D.;
Foglio n. 7: ... (da compilare durante la riunione);
Foglio n. 8: "Sulla conclusione di accordi con Amethyst LLC sulla fornitura di acciaio e leghe a ESPZ OJSC." Suggerimenti da Telegin I.I.;
Foglio n. 9: ... (da compilare durante la riunione).
2. Verificare che tutti i partecipanti alla riunione siano presenti. Cancella con una matita gli assenti nella bozza di protocollo: forse sono in ritardo. Scopri i motivi delle assenze e dei ritardi dopo l'incontro.
Riportare l'orario di arrivo dei ritardatari direttamente nel testo del protocollo tra parentesi:
In questo caso si saprà esattamente chi tra i presenti e cosa si è perso esattamente durante l'incontro.
3. Compila la voce “ASCOLTO”.. Sul primo foglio della bozza e sui fogli con i titoli corrispondenti delle relazioni, annota coerentemente il tuo nome completo. e posizioni dei relatori, argomenti dei discorsi e loro sintesi. Devi solo registrare le informazioni di base: date, numeri, fatti. Successivamente, confrontare gli appunti con i testi degli interventi (tesi) forniti. Se si riscontrano discrepanze, avvisare il presidente della riunione.
4. Inserisci la voce “ESEGUITA”(se necessario). Questo elemento viene compilato quando il progresso del relatore viene interrotto da commenti, domande e obiezioni da parte degli altri partecipanti. Nel protocollo completo Ciascuna di queste osservazioni dovrebbe essere registrata immediatamente, soprattutto se accompagnata dalla frase: "Per favore, inseriscila nel protocollo". Per esempio:
Il fatto è che qualsiasi affermazione può cambiare il corso dell'incontro, e successivamente potrebbe essere necessario evidenziare il momento in cui e perché ciò è accaduto.
In un breve protocollo
Redigiamo un breve protocollo della riunione operativa
V.F. Yankovaya, Ph.D. è. Scienze, deputato Direttore del VNIIDAD
Quasi tutte le organizzazioni tengono riunioni in cui vengono discusse le questioni operative. Molto spesso tali riunioni sono chiamate operative. Sono portati avanti dai loro leader diversi livelli: dal responsabile dell'organizzazione ai responsabili delle divisioni strutturali. Le riunioni operative si tengono a intervalli regolari (di solito una volta alla settimana) e vengono solitamente registrate. Se l'unità strutturale o il dirigente che tiene la riunione non dispone di un segretario, verbalizza riunione operativa può essere assegnato ad uno dei dipendenti del dipartimento.
Il nostro dizionario
Il verbale è un documento contenente una registrazione coerente dello stato di avanzamento della discussione di questioni e del processo decisionale in riunioni, riunioni, conferenze e sessioni di organi collegiali*.
Problemi e soluzioni
Redigere verbali di riunioni operative è spesso difficile. Diamo un'occhiata a quelli più comuni.
Problema: Il segretario o uno dei dipendenti più giovani che prende il verbale potrebbe non comprendere l'essenza della questione in discussione e quindi avere difficoltà a registrare lo stato di avanzamento della discussione della questione.
Cosa fare? In tali situazioni, il segretario deve contattare il membro del personale che ha parlato alla riunione o qualsiasi altro membro del personale che possa fornire chiarimenti.
Problema: poiché le riunioni operative si svolgono spesso senza regole rigide, il segretario potrebbe non avere il tempo di registrare tutto ciò che accade durante la riunione.
Cosa fare? In questo caso può essere d’aiuto registrare l’audio durante la riunione e redigere un verbale sulla base della sua trascrizione.
Problema: quando si discute di un tema, possono essere espresse sia informazioni significative che insignificanti o addirittura non importanti, e può essere difficile per il segretario identificare le informazioni principali (essenziali) che devono essere registrate nel verbale.
Cosa fare? In questo caso, prima di redigere il protocollo, il segretario deve analizzare tutte le informazioni, separare quelle importanti da quelle non importanti e includere nel protocollo solo le informazioni più importanti.
Regole generali per la stesura di un protocollo
Il verbale è redatto sulla base di registrazioni sonore o di approssimativi appunti manoscritti conservati durante la riunione dal segretario o da altro addetto, nonché del materiale predisposto per la riunione (testi di relazioni, discorsi, certificati, progetti di decisioni, ordine del giorno, elenchi delle partecipanti, ecc.).
Se durante una riunione è stata effettuata una registrazione sonora, questa viene ristampata dopo la riunione, quindi il testo scritto viene rielaborato e, in forma elaborata, inserito nel verbale. Il termine assegnato per la redazione del verbale della riunione non deve superare i tre-cinque giorni dalla data della riunione. I verbali delle riunioni operative vengono redatti ed eseguiti il giorno stesso della riunione oppure entro uno o due giorni successivi alla riunione.
I protocolli possono essere completi o brevi. Il verbale completo contiene la registrazione di tutti gli interventi della riunione, delle domande poste all'oratore, degli interventi delle persone che hanno preso parte alla discussione e delle decisioni prese. Nel protocollo breve sono riportati solo i nomi degli intervenuti, l'argomento dell'intervento, la sintesi del discorso e le decisioni prese.
L'andamento delle riunioni operative, di norma, viene registrato in brevi verbali.
Il verbale della riunione è redatto su un modulo generale, su un foglio standard di formato A4 o su un modulo verbale appositamente predisposto.
I dettagli richiesti del protocollo sono:
· nome dell'organizzazione
· nome del tipo di documento (VERBALE) indicante la tipologia di riunione
data dell'incontro
· numero di registrazione del protocollo
luogo dell'incontro
· firme.
Testo protocollo breve
Il testo del protocollo si compone di due parti: introduttiva e principale.
Nella parte introduttiva del verbale breve sono indicati i nominativi del presidente e del segretario, le cariche ed i nomi dei partecipanti (presenti) e degli invitati, nonché l'ordine del giorno. Se alla riunione sono presenti più di 15 partecipanti, il verbale può indicare il numero totale dei partecipanti e in appendice al verbale viene riportato l'elenco dei presenti con l'indicazione delle cariche e dei nomi, ad esempio:
Presenti: membri della direzione per un totale di 16 persone. (elenco allegato).
I nominativi delle persone invitate alla riunione sono indicati dopo la parola “Invitato”, indicante la qualifica della persona e il nome dell'organizzazione.
Nell'ordine del giorno sono indicati gli argomenti oggetto di esame; possono inoltre essere indicati la qualifica e il cognome del relatore (relatore). Se ci sono più domande, queste vengono numerate in numeri arabi e disposte in ordine di discussione. Gli argomenti all'ordine del giorno sono formulati con la preposizione “about” (“about”), ad esempio:
Verbale della riunione, trascrizione della discussione. Esempio, modello, esempio. Struttura. Compilazione. Componi, scrivi. Istruzioni
Struttura, modello di verbale di riunione
Trascrizione del discorso del primo relatore
Trascrizione del discorso del secondo relatore
Decisioni prese
Materiali per l'incontro
Prima dell'incontro, ai partecipanti viene inviato il materiale necessario per preparare l'incontro e prendere decisioni, ad esempio note informative, versioni preliminari di documenti (piani, contratti, budget, ecc.) che devono essere approvati in riunione. A tutti i partecipanti alla riunione vengono inviate informazioni sulla data, l'ora e il luogo della riunione, chi ha avviato la riunione e la persona di contatto che sta organizzando l'evento. Al referente potrete rivolgere domande di carattere organizzativo (come arrivare, come ordinare l'abbonamento, dove parcheggiare l'auto). Domande sostanziali vengono poste alle persone da contattare, che devono essere indicate nei materiali. Di materiali diversi Possono essere indicati diversi referenti.
Esempio, protocollo di esempio
Data, ora e luogo della riunione: 10/01/2010 12:30 - 13:30 Ufficio centrale. Sala riunioni N34.
Iniziatore: Direttore generale Svistunova Olga Vasilievna
Elenco dei partecipanti
Segretario della riunione: assistente direttore generale Erofeev Grigory Anatolievich
All'incontro sono stati inviati:
Rapporto del capo della sicurezza
L'azienda ha adottato regole per la codifica degli indirizzi e-mail dei dipendenti (iniziali e prime due lettere del cognome), che consentono a terzi di individuare facilmente l'indirizzo e-mail di qualsiasi dipendente. Ciò porta a flussi di email non autorizzate con eterogeneità offerte commerciali e altre informazioni inutili.
Non sono state poste domande riguardo alla presentazione.
Relazione del responsabile del servizio informatico
Non è possibile rifiutare gli indirizzi esistenti poiché sono noti alle principali controparti e alle autorità di regolamentazione. Propongo di avere un'altra scatola per tutti i dipendenti e-mail- per la corrispondenza attiva. Sviluppare la codifica in modo che non sia possibile identificare l'indirizzo del dipendente con il suo nome completo. Configura i filtri di posta in modo che la posta indirizzata ai vecchi indirizzi sia soggetta a un filtraggio rigoroso. Il filtraggio della posta ai nuovi indirizzi dovrebbe essere reso più delicato. Se possibile, avvisare le controparti dei cambiamenti di indirizzo. Il lavoro sarà svolto dal Dipartimento di Informatica.
La domanda all'oratore è stata posta dal capo del dipartimento finanziario: il dipartimento informatico ha calcolato i costi per l'organizzazione del sistema proposto? Forse sarebbe più efficiente esternalizzare questo lavoro?
Risposta. No, la questione non è stata studiata.
Commento del capo del dipartimento finanziario: propongo di approvare la decisione nella seguente formulazione: il dipartimento di tecnologia dell'informazione dovrebbe sviluppare misure per correggere la situazione con gli indirizzi e-mail e risolvere da solo e per conto proprio la questione dei costi della loro implementazione outsourcer. Prendi l'opzione meno costosa.
Risposta. Non ci sono obiezioni.
Decisioni prese
Modificare l'ordine in cui vengono codificati gli indirizzi e-mail. Mantieni gli indirizzi e-mail nella vecchia codifica, ma filtra rigorosamente le e-mail inviate loro.
Per portare a termine l'incarico, il dipartimento informatico svilupperà un incarico di lavoro entro cinque giorni lavorativi. Entro altri cinque giorni lavorativi determinate i costi per l'esecuzione del lavoro in proprio e i costi dell'outsourcing. Decidere come verrà eseguito il lavoro in base al calcolo dei costi. Eseguire i lavori in proprio o tramite collaboratori esterni entro 15 giorni lavorativi. Affidare il controllo sull'attuazione della decisione al capo del servizio di sicurezza.
Esempio di verbale di una riunione della commissione
Diamo un'occhiata ad un campione del verbale completo di una riunione della commissione. Le regole per la redazione del verbale sono le stesse e non dipendono dal tipo di riunione (commissione di attestazione, commissione di esperti, commissione di svolgimento o riunione del consiglio, gruppo di lavoro, comitato, ecc.), a meno che ciò non sia specificatamente regolamentato nel relativo atto normativo.
Il verbale viene di norma redatto sulla base degli appunti presi nel corso della riunione o sulla base del materiale consegnato al segretario per la riunione. È redatto su un modulo generale, protetto da istruzioni per il lavoro d'ufficio, oppure su un foglio standard A4. I dettagli necessari e la loro ubicazione sono riportati di seguito nel modello di verbale della riunione della commissione.
2. ASCOLTATO:
Zaligvatsky R.Yu - informato sull'inizio dei lavori...
2.1. Prendi nota e usalo nel tuo lavoro...
2.2. L'ufficio legale (A.P. Kukushkin) dovrebbe finalizzare il progetto di regolamento. Scadenza: 21 novembre 2014.
2.3. Completare...entro il 30/11/2014. Responsabile – capo del dipartimento economico Balalaika S.R.
Presidente I.M. Zagorulko
Segretario M.P. Yagodkina
In quale altro modo puoi redigere un protocollo, guarda esempio specifico verbale della riunione della commissione di esperti. Il formato del protocollo di esempio fornito in questo articolo è disponibile per il download in formato doc.
Ora alcuni chiarimenti. La data del verbale (indicata verbalmente e digitalmente) è sempre la data dell'adunanza, anche se l'atto è stato redatto successivamente. I protocolli per ciascuna tipologia vengono registrati separatamente e l'assegnazione dei numeri inizia all'inizio di ogni anno. È possibile aggiungere suffissi di lettere al numero di protocollo. Per le riunioni congiunte, indicare i numeri compositi (tramite una frazione).
Se sono presenti più di 15 persone, queste non vengono elencate nel modulo di protocollo. Viene fornito il collegamento all'elenco che costituirà parte integrante del protocollo. Se all'incontro hanno partecipato rappresentanti di varie organizzazioni, è necessario indicare le loro posizioni e il luogo di lavoro.
I punti dell'ordine del giorno sono numerati e iniziano sempre con la preposizione “Informazioni su...” o “Informazioni su...”.
Lo schema di ciascuna questione in esame è costruito in modo standard: “ASCOLTATO” – “PARLATO” (se non sono state poste discussioni o domande, questa parte può essere saltata) – “DECISO” o “DECISO”.
Dopo il cognome (attenzione al caso - "ascoltato" chi? e "parlato" chi?), il contenuto principale dei discorsi è incluso nel testo del protocollo (esposto al passato dalla terza persona singolare - “introdotto”, “osservato”, “suggerito” e così via) o rilasciato sotto forma di allegati separati al protocollo.
La decisione presa è formulata nella forma adottata nei documenti amministrativi (“approvare la posizione”, “preparare il programma”, ecc.). Se vengono impartite istruzioni è necessario indicare l'esecutore responsabile e il termine. I risultati della votazione, se necessario, sono riportati nel dispositivo: “favorevole” – 5 voti, “contro” – no, “astenuto” – 2 voti, la decisione è stata presa con 5 voti.
Il verbale è firmato solo dal presidente e dal segretario (non sono richiesti gli altri membri della commissione). Alcuni tipi di verbali devono essere approvati dal capo dell'organizzazione, ad esempio i verbali di una riunione di una commissione di esperti. In questo caso aggiungiamo un timbro di approvazione.
Spero che con l'aiuto di questi campioni ora sarai in grado di redigere facilmente qualsiasi verbale della riunione.
Eugenia Polosa
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Grazie per aver aggiunto questo articolo a:
Campione. Modulo breve di protocollo
FORMA DI PROTOCOLLO BREVE
Nome
imprese
PROTOCOLLO
"__"______ 20__
NO.______________
_________________
Produzione
Presidente - ___________________________________________________________________________
Segretario - _________________________________________
Presente: _____________________________________________________
(titoli, cognomi, iniziali)
Problemi trattati:
2. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Decisioni prese:
1. _____________________________________________________________
Preparazione delle riunioni e stesura dei verbali
Di quale protocollo stiamo parlando?
Nella pratica gestionale vengono utilizzati tipi di protocollo come protocollo di intenti, protocolli di approvazione e protocolli per il sequestro di prove materiali (documenti). Tra i principali documenti dell'assemblea generale degli azionisti, la legge nomina il verbale dell'assemblea e il verbale della commissione di conteggio.
Inoltre, un funzionario può redigere un protocollo durante l'esecuzione delle funzioni amministrative: un protocollo per un incidente stradale, un protocollo per l'arresto, ecc. Ciascuno di questi tipi di protocollo ha un modulo standard corrispondente.
In questo articolo parleremo di protocollo redatto sulla base dei risultati di un'azione di gestione collegiale- riunioni, conferenze o riunioni. Questo documento ha lo scopo di documentare la discussione collegiale sulle questioni e il processo decisionale.
Nel lavoro d'ufficio russo, il protocollo è stato utilizzato dall'inizio del XVIII secolo, dal periodo in cui nella pratica gestionale iniziò a essere praticato per discutere una questione prima di prendere una decisione. Storicamente il protocollo è:
Nella pratica gestionale moderna, vengono redatti verbali per documentare le attività delle riunioni tenute da manager di diversi gradi. I verbali vengono utilizzati anche per riflettere il lavoro di conferenze, riunioni, seminari, ecc.
La decisione sulla necessità di redigere verbali delle riunioni operative spetta al dirigente che le nomina e le dirige. Se l'incontro riguarda l'informazione dei subordinati su qualche problema, la spiegazione di una decisione presa in precedenza, ecc., Potrebbe non essere necessario un protocollo. Ma è anche possibile la necessità di redigere un verbale di tale riunione operativa. In tal caso nel verbale si registrerà la composizione dei presenti, le opinioni o le proposte espresse.
Preparazione per l'incontro
Caratteristiche di documentare l'attività degli organi collegiali permanenti
Gli organi collegiali permanenti (consigli, consigli, commissioni) si distinguono per un alto grado di organizzazione del loro lavoro.
Questo è espresso in disponibilità:
Questo elenco di tre punti (programma massimo) in realtà può essere ridotto ad un unico segretario di un organo collegiale (programma minimo). Ora commentiamo questi tre punti più nel dettaglio.
IN regolamenti L'organo collegiale determina la frequenza delle riunioni, la tipologia delle decisioni assunte, le modalità di documentazione delle attività, il giorno e l'ora della riunione. A volte nelle imprese esistono norme per lo svolgimento di riunioni che riguardano il lavoro non solo di un organo collegiale, ma di qualsiasi attività collegiale.
Il protocollo è tra documenti necessari, innanzitutto perché registra il fatto della riunione, le decisioni prese nel corso della riunione e i tempi della loro attuazione. Questo documento può successivamente servire come base per emettere una decisione o risoluzione (cioè un documento amministrativo) di questo organo collegiale.
Devono avere organi collegiali permanenti piano di lavoro per l'anno. che comprende le principali questioni da discutere.
Gli organi collegiali permanenti di solito hanno apparato. che garantisce il funzionamento di questo organismo. Questa divisione è diretta da un segretario (segretario del consiglio accademico, segretario del consiglio, ecc.), che appartiene alla categoria degli specialisti o dei dirigenti. Questo ufficialeè responsabile dell'organizzazione delle riunioni, della documentazione dell'attività degli organi collegiali permanenti e della custodia dei documenti.
Preparazione per le riunioni
Ma le riunioni come forma di processo decisionale collegiale possono essere tenute con qualsiasi composizione di partecipanti, non solo con i membri dell'organo collegiale. Potrebbero trattarsi di riunioni di capi dipartimento o riunioni di specialisti di determinate unità strutturali su una questione specifica. In ogni caso, quando si tratta di organizzare un incontro con più di 3 persone, non si può lasciare la cosa al caso. Migliore sarà la preparazione dell'incontro, minore sarà il tempo dedicato alla discussione durante l'incontro stesso e più efficaci saranno le decisioni prese.
Durante la preparazione della riunione compaiono successivamente documenti che diventano poi allegati al verbale o informazioni da essi confluiscono in esso.
Il primo documento di questa serie è ordine del giorno IO. È redatto dal segretario sulla base delle istruzioni del presidente (dell'organo collegiale o di questa particolare riunione) e delle disposizioni regolamentari (se esistenti). Nella formazione dell'ordine del giorno è necessario tenere conto della complessità delle questioni discusse in modo che la discussione rientri nel tempo assegnato alla riunione.
L'ordine del giorno viene inviato ai partecipanti e agli invitati alla riunione. Varie copie della convocazione restano presso il segretario. Servono per redigere i futuri verbali e per condurre la riunione.
L'ordine del giorno indica il numero e la sequenza degli argomenti discussi, i nomi dei relatori, la data e l'ora della riunione, nonché il suo luogo. Pertanto, l'ordine del giorno è sia un documento di notifica sulla riunione imminente che un invito ai partecipanti.
L'ordine del giorno può assumere qualsiasi forma. Daremo due opzioni: la prima è più formale (vedi Esempio 1), e la seconda è adatta per tenere riunioni operative (vedi Esempio 2). Anche se è proprio nella preparazione delle riunioni operative che il segretario spesso ignora l'invio dell'ordine del giorno per iscritto, limitata alle sole informazioni verbali ai partecipanti.
Il verbale della riunione è un documento informativo e amministrativo che registra l'intero processo di discussione delle questioni sollevate, nonché le decisioni prese durante questa riunione. Il mantenimento di questo documento è una parte importante e obbligatoria di qualsiasi riunione, da cui dipende in larga misura l'efficacia con cui verranno implementate le decisioni su una particolare questione.
La formattazione dei verbali delle riunioni è stabilita dal Codice Civile della Federazione Russa. L'articolo 181.2 definisce i principali adempimenti obbligatori e la modalità di conservazione del verbale della riunione. Come redigere correttamente un protocollo? Quali informazioni devono essere riportate nel verbale della riunione?
Chi redige il verbale?
Responsabilità di registrare lo stato di avanzamento della riunione e oltre progettazione corretta documento viene assegnato al segretario della riunione. Può trattarsi di una persona che ricopre la posizione di segretario nell'organizzazione o di qualsiasi altro dipendente autorizzato a svolgere questo compito. È meglio che la persona nominata dal segretario comprenda le questioni sollevate durante la riunione. Tuttavia, se il segretario è impegnato in attività in un altro ambito, ha il diritto di porre domande chiarificatrici durante la riunione, permettendogli di registrare con precisione l'intero svolgimento della riunione.
Oltre a limitarsi a registrare lo svolgimento della riunione, il segretario è responsabile della preparazione della riunione. Ciò potrebbe significare compilare un elenco dei presenti, uno schema del processo deliberativo o lavorare con i verbali delle riunioni precedenti. Ciò è necessario per aggiungere all'ordine del giorno un elenco di questioni che devono essere discusse nuovamente.
Modulo, sezioni obbligatorie
Per redigere un protocollo con le istruzioni per il lavoro d'ufficio, si consiglia di utilizzare un modulo apposito. L'utilizzo di questa raccomandazione dipende dalla decisione del proprietario (manager) dell'organizzazione. Molto spesso, i moduli stampati vengono utilizzati per la registrazione presso le autorità statali, municipali e cittadine. La maggior parte delle organizzazioni private utilizza un modello normale, stampato al computer e redatto su un foglio A4.
Indipendentemente dalla tipologia del modulo, il documento deve contenere sezioni obbligatorie (per un esempio di verbale di riunione vedi sotto nell'articolo):
- Il nome della struttura (organizzazione) in cui opera il consiglio.
- Titolo.
- Data e numero di registrazione del protocollo.
- Il luogo (località) in cui si terrà la riunione.
- Domande (ordine del giorno).
- Parte principale.
- Firme del presidente, del segretario e dei partecipanti alla riunione.
Il verbale della riunione è redatto sulla base delle registrazioni, anche audio o video, effettuate dal segretario durante i lavori. Per l'esecuzione dell'atto è concesso un periodo massimo di cinque giorni lavorativi, salvo in alcuni casi in cui altri termini sono stabiliti per ordine del capo o per legislazione su determinati tipi di riunioni.
Intestazione del protocollo
Il titolo del documento comprende il nome, la parola “Verbale”, nonché il nome della riunione (in questo caso si tratta di una riunione) e (o) l'organo collegiale che conduce la riunione. Ad esempio: "Verbale di una riunione di produzione".
Numero, data, luogo
Ogni verbale di riunione deve avere un indice, cioè un numero progressivo di registrazione. È determinato dal numero progressivo della riunione tenutasi dall'inizio dell'anno solare (nelle organizzazioni educative è possibile tenere traccia della numerazione dall'inizio anno accademico). Se viene trascritto il verbale della riunione del collegio provvisorio, la numerazione viene effettuata per la durata del mandato.
La data del documento sarà il giorno della riunione. Se le questioni sono state discusse per più di un giorno lavorativo, tutte le date dall'inizio alla fine della discussione devono essere incluse nel verbale della riunione. Esempio: “22/06/2016 - 24/06/2016” oppure “22-24.06.2016”
Luogo di stesura del protocollo - nome geografico insediamento, nel quale opera tale organo collegiale. Questa sezione può non essere indicata nel documento, ma solo se il nome dell'organizzazione comprende già il nome della località. Ad esempio: "Samara City Printing House", "Ivanovo Machine-Building Plant" e così via.
Si prega di notare come dovrebbero iniziare i verbali delle riunioni (esempio sopra).
Parte introduttiva
La parte introduttiva del verbale dovrà iniziare con l'indicazione del cognome e delle iniziali del presidente dell'assemblea e del segretario. Il primo è il dipendente dell'organizzazione autorizzata a condurre la riunione. Posizione del presidente nell'organizzazione (secondo tavolo del personale) non è indicato nel protocollo. Questa persona non deve essere il capo dell'impresa. L'eccezione è rappresentata dal verbale di un incontro con il direttore, in cui il direttore conduce la riunione di persona.
Nella sezione “Partecipanti” dovresti indicare tutti gli altri partecipanti alla riunione. Questo può essere fatto utilizzando le seguenti raccomandazioni:
- Nella sezione sono indicati in ordine alfabetico i cognomi e le iniziali dei dipendenti che partecipano all'esame delle questioni poste all'ordine del giorno e prendono le decisioni sulle stesse. Le posizioni non sono specificate.
- Qualora alla riunione siano presenti più di quindici partecipanti, le loro iniziali ed i loro cognomi sono riportati in appendice al verbale in un elenco separato.
- Se alla riunione sono presenti altri dipendenti di questa organizzazione o persone invitate da altre organizzazioni, nel verbale viene inclusa la sezione “Invitati”. Qui i cognomi e le iniziali sono indicati in ordine alfabetico e per i partecipanti di altre organizzazioni sono inoltre indicati la loro posizione e luogo di lavoro.
- Ciascuno dei presenti conferma con firma personale la propria partecipazione alla riunione.
L'“Ordine del giorno” viene inserito nel verbale della riunione attraverso la riga vuota dopo la sezione “Partecipanti”. Questa sezione rappresenta un elenco di questioni sollevate per la riunione. Ciascun punto della sezione “Agenda” del protocollo è numerato in numeri arabi. Per formulare la domanda si utilizzano le preposizioni “About...” o “About...” (per un esempio del verbale di una riunione riguardante l'ordine del giorno, vedi sotto nell'articolo). In ogni punto va indicata la persona autorizzata a parlare sull'argomento: “Relatore: cognome, iniziali”.
Qual è la differenza tra un protocollo completo e uno breve?
Nella redazione della parte principale del documento è importante considerare se durante la riunione verrà redatto un verbale breve o completo del processo deliberativo. Per una forma breve (molto spesso è così che vengono redatti i verbali di una riunione operativa), nella parte principale dovrebbero essere indicate le seguenti informazioni:
- Domanda sollevata per la riunione.
- Relatore su questo tema.
- Una decisione adottata e approvata dall'assemblea.
La redazione di un protocollo completo implica la registrazione non solo delle informazioni di cui sopra, ma anche dei dettagli degli interventi dei relatori, delle informazioni e dei dibattiti emersi durante l'incontro, delle opinioni espresse dai presenti, dei commenti e delle obiezioni esistenti, nonché altri dettagli.
Parte principale
La parte principale del protocollo è composta da sezioni in base al numero di questioni indicate all'ordine del giorno. IN forma completa Ciascuna sezione del documento comprende tre parti che riflettono il processo di considerazione della questione e di presa di una decisione in merito.
I nomi delle parti sono indicati in maiuscolo dalla nuova riga:
- "ASCOLTATO." In questa parte, sotto il titolo, va indicato il cognome del relatore sull'argomento in esame (nel caso nominativo la sintesi della relazione è riportata mediante un trattino (alla terza persona singolare); Se per qualche motivo è impossibile inserire il discorso nel protocollo, il testo della relazione viene presentato su un foglio separato in appendice al protocollo, e nella sezione “SENTITO” viene apposta la nota “Il testo della relazione (discorso, discorso) è allegato.”
- "L'ESEGUITO." Questa parte contiene le dichiarazioni fatte da altri partecipanti alla riunione sull'argomento in esame o le domande poste durante le discussioni. In questo caso va indicato il cognome dell'oratore (nel caso nominativo), e il testo della domanda (discorso) è indicato tramite un trattino.
- "DECISO" o "DECISO". La decisione presa durante la riunione su questo tema viene registrata. Il testo della decisione deve essere stampato integralmente, indipendentemente dal fatto che il protocollo sia conservato in forma integrale o abbreviata. In sede di votazione è indicato il numero dei voti ricevuti “a favore”, “contro” e “astenuto”.
Per mantenere i verbali brevi, la discussione di ciascuna questione è riassunta nelle parti “ASCOLTATO” e “DECISO”. Dopo che il documento è stato firmato dal segretario e dal presidente, acquisisce status ufficiale e viene registrato.
Le decisioni assunte in sede assembleare vengono comunicate agli esecutori designati:
- Consegnando copia del protocollo o estratto autenticato dalla segreteria.
- Emissione di documenti amministrativi (ordini, delibere, istruzioni) per l'organizzazione sulla base di decisioni registrate.
Come archiviare i protocolli?
Ai fini della conservazione archivistica, i verbali vengono raccolti in file suddivisi per tipologie di riunioni. Il luogo di conservazione di tali documenti è determinato dalla segreteria dell'organizzazione ( unità strutturale organizzazione) o il dipartimento di gestione dell'ufficio. I periodi di conservazione sono determinati in conformità con la nomenclatura dei casi approvata presso l'impresa.
Preparazione per l'incontro.Al termine della riunione deve essere redatto un verbale. È considerato il documento principale perché registra il fatto stesso della riunione, quale decisione è stata presa e il termine per la sua attuazione. Questo documento funge successivamente da base per l'emissione di una risoluzione o decisione.
Preparazione dell'incontro.
L'incontro, di regola, si tiene in qualsiasi composizione. Può includere non solo membri dell'organo collegiale, ma anche capi dipartimento o specialisti di determinate strutture dipartimentali. Quanto più accuratamente viene preparata la riunione, tanto meno tempo ci vorrà per prepararsi e tanto più soluzioni efficaci sarà accettato.
Nel corso della riunione vengono redatti alcuni documenti che successivamente fungono da appendice al verbale.
Il primo di questa serie di documenti è considerato l'ordine del giorno. Di solito è compilato dal segretario. Viene quindi inviato a tutti i partecipanti al processo di riunione e a quelli invitati. Deve indicare il numero e la sequenza degli argomenti da discutere, la data e l'ora dell'incontro, il nome del relatore o, se ce ne sono molti, è necessario elencarli ciascuno e il luogo dell'incontro. La forma di questo ordine del giorno può variare. Il primo esempio mostra un esempio di agenda più formale, mentre il secondo è adatto per riunioni operative.
Il primo esempio di protocollo riguardante l'ordine del giorno.
Esempio due.
I documenti includono anche un progetto per risolvere ciascuna delle questioni incluse in questo ordine del giorno. Gli stessi relatori preparano questi progetti.
In preparazione all'incontro viene preparato anche un foglio presenze o un foglio di registrazione dei partecipanti, un esempio di esso è mostrato nell'esempio numero tredici; Deve essere compilato quando i partecipanti alla riunione sono più di quindici.
Regole modello per la stesura di un protocollo.
La procedura per la stesura del protocollo è determinata da GOST. Questo GOST specifica le regole per la stesura del protocollo, vale a dire il titolo e la parte finale, nonché i requisiti per il testo di questo documento.
Titolo.
Indica il nome completo dell'impresa, il protocollo, il suo numero e la data, nonché il luogo in cui è stato redatto e il titolo del testo.
Se la società ha un nome abbreviato ufficiale, può essere indicato di seguito tra parentesi. Ciò è illustrato nell'esempio tre.
Se l'impresa ha un'organizzazione superiore, il suo nome deve essere indicato sopra il nome dell'organizzazione. Ciò è illustrato nell'esempio cinque.
Esempio 3
Esempio 4
Esempio 5
La data del verbale è quella del giorno della riunione stessa. Se la riunione è durata più di un giorno, nel verbale dovranno essere indicate le date di inizio e di fine. Ciò è illustrato nell'esempio sei.
La riunione del consiglio di amministrazione della società per azioni è durata 2 giorni: 13 e 14 gennaio 2009. Il protocollo è stato redatto il giorno successivo e firmato il giorno successivo alla conclusione della riunione, il 16 gennaio.
In questa situazione, la data del protocollo sarà “13/01 – 14/2009” o lo stesso periodo, ma in una grafia più completa “13/01/2009 – 14/01/2009”. È possibile anche la modalità verbale-numerica per indicare la data “13-14 gennaio 2009”.
Il numero di protocollo è considerato il numero seriale della riunione stessa.
Il titolo del testo indica il tipo di attività collegiale. Ciò è illustrato nell'esempio sette.
Esempio 7
I dettagli dell'intestazione possono essere disposti longitudinalmente. Ciò è illustrato nell'esempio otto. O in modo angolare. Ciò è illustrato nell'esempio nove.
Esempio 8
Nuova pagina 1
Il protocollo come riflesso del metodo collegiale del processo decisionale
I verbali delle riunioni servono a documentare l'attività degli organi collegiali e consultivi (collegi, consigli, commissioni, riunioni, convegni, ecc.), sia permanenti che temporanei. Spesso in occasione di riunioni d'affari e trattative vengono tenuti verbali degli incontri per registrare gli accordi raggiunti dalle parti o altre condizioni sviluppate congiuntamente.
Il verbale di una riunione è un documento contenente una registrazione sequenziale della discussione di questioni e del processo decisionale in riunioni, sessioni, conferenze, sessioni di organi collegiali o consultivi.
I verbali della riunione riflettono lo sviluppo congiunto e l'adozione delle decisioni di gestione. Di norma, le questioni più importanti e fondamentali nelle attività dell'organizzazione sono soggette a una decisione collettiva, che richiede discussioni e processi decisionali collettivi e congiunti.
Il metodo decisionale collegiale viene utilizzato nelle attività di quasi tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla sua forma organizzativa e giuridica e dalla natura delle sue attività. Ad esempio, nelle organizzazioni che hanno la forma di una società per azioni, l'assemblea generale degli azionisti, il consiglio di amministrazione (consiglio di sorveglianza), il consiglio di amministrazione, la commissione di revisione e la commissione di conteggio operano sulla base della collegialità. Inoltre, in qualsiasi organizzazione, sotto l'unico organo esecutivo, ad esempio sotto il direttore generale, possono essere create direzioni, consigli e commissioni per la discussione congiunta e la risoluzione di varie questioni relative alle attività dell'organizzazione.
Fase preparatoria
Di norma, l'incontro è preceduto da un grande lavoro preparatorio: preparazione dell'ordine del giorno della riunione, informazione dei membri dell'organo collegiale e delle altre parti interessate, preparazione dei materiali da esaminare durante la riunione in conformità con l'ordine del giorno (di norma, si tratta di un riferimento sulla questione o di estratti del discorso e un progetto di decisione), copiandoli e distribuendoli a tutti i partecipanti alla riunione per la conoscenza preliminare, la preparazione dei locali per la riunione, ecc.
Una riunione di un organo collegiale è preceduta dalla registrazione dei partecipanti, che può essere effettuata in diverse forme: dalla trascrizione dei nomi dei presenti direttamente nella bozza del verbale (se il numero dei partecipanti alla riunione non supera le 15 persone), compilare l'elenco dei membri dell'organo collegiale presenti alla riunione e degli invitati, indicando tutte le informazioni necessarie sui medesimi (qualità, luogo di lavoro) prima di procedere alla registrazione dei partecipanti utilizzando mezzi tecnici. In occasione dello svolgimento di assemblee generali degli azionisti di società per azioni, l'elenco dei soci e dei delegati presenti all'assemblea deve essere autenticato dalla firma del presidente dell'assemblea. I delegati possono essere inseriti nell'elenco dei presenti solo previa presentazione di procura per la rappresentanza degli interessi del socio. La registrazione dei presenti alla riunione è estremamente punto importante, poiché le decisioni dell'organo collegiale hanno forza legale solo se è raggiunto il quorum e anche se tutti i partecipanti all'assemblea hanno autorità sufficiente per partecipare alla votazione sulle decisioni prese.
Il verbale è redatto sulla base della trascrizione della riunione, di una registrazione sonora della riunione, ovvero sulla base di approssimativi appunti manoscritti conservati durante la riunione, nonché del materiale predisposto per la riunione (testi di relazioni, discorsi, certificati, progetti di decisione, ordine del giorno, elenchi dei partecipanti, ecc.).
Se la riunione è stata stenografata o registrata , dopo l'incontro, la trascrizione viene trascritta, confrontata con la registrazione audio e compilata (tali registrazioni sono chiamate trascrizioni o protocolli stenografici). Le trascrizioni o le registrazioni audio di una riunione vengono trascritte parzialmente durante la riunione stessa o immediatamente dopo la riunione, ma in ogni caso il tempo assegnato per la preparazione della trascrizione e del verbale della riunione non deve superare i 3-5 giorni dal giorno si è tenuta la riunione.
Se gli atti della riunione sono stati registrati su un registratore o su un registratore vocale , dopo aver decifrato la registrazione, compilato ed elaborato una trascrizione e (o) un protocollo, una cassetta con la registrazione del suono all'interno scadenza(di solito per due settimane) viene conservato in un'unità che fornisce la registrazione audio delle riunioni e quindi smagnetizzato. Questo tempo è necessario per risolvere possibili questioni e chiarire il testo del protocollo. Con decisione del capo dell'organo collegiale, può essere effettuata una registrazione sonora della riunione per la conservazione nell'archivio a lungo termine.
Registrazione dei dettagli del protocollo
Dal punto di vista della completezza della riflessione sull'andamento della riunione, si riscontrano differenze tra verbale intero e verbale breve.
Protocollo completocontiene una registrazione di tutti i discorsi della riunione, breve– solo i nomi dei relatori e l’argomento del discorso. Il protocollo da osservare caso per caso è stabilito nel regolamento dell'organo collegiale o deciso dal presidente dell'organo collegiale.
Viene redatto il verbale della riunione fogli standard Carta A4. I dettagli obbligatori del protocollo sono: nome dell'organizzazione, nome del tipo di documento (PROTOCOLLO), data del documento, numero di registrazione, luogo di preparazione del documento, titolo del testo, firme.
La preparazione dei dettagli del protocollo deve essere conforme a GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione."
Data del protocolloè la data dell'evento (riunione, riunione). La data viene rilasciata digitalmente o verbalmente: 02/05/2005 o 05 febbraio 2005.
Numero di registrazione del protocollo è il numero progressivo dell'adunanza tenutasi nel corso dell'anno solare o nel corso del mandato dell'organo eletto. All'atto della registrazione dei protocolli non vengono mantenuti appositi moduli di registrazione e contabilità (rivista, schedario) ad ogni nuovo protocollo viene assegnato un numero progressivo successivo al numero dell'ultimo protocollo depositato;
Luogo di compilazione protocollo è indicato in conformità alla ripartizione amministrativo-territoriale adottata. Il nome del luogo in cui è stato redatto il documento può non essere indicato se nel nome dell'organizzazione è compreso il nome del territorio: Duma della città di Mosca, Assemblea legislativa della regione di Tver.
Titolo al testo È requisito obbligatorio protocollo. Deve essere grammaticalmente coerente con il nome del tipo di documento:
VERBALE (di cosa?) della riunione della commissione di rivalutazione delle immobilizzazioni
VERBALE (di cosa?) della riunione del direttorio
Testo del protocolloè composto da due parti: introduttiva e principale. La parte introduttiva è formattata in modo identico nella forma completa e in quella breve del protocollo. Indica: i nominativi del presidente e del segretario della riunione, i nominativi o il numero complessivo dei partecipanti e degli invitati alla riunione, l'ordine del giorno. I nominativi dei componenti dell'organo collegiale o dei soggetti che partecipano all'assemblea con diritto di voto sono elencati in ordine alfabetico senza indicazione degli incarichi. Se è indicato il numero complessivo dei presenti, si riporta il loro nome generico e si annota la presenza di un elenco di iscrizione:
Presenti: membri del Consiglio tecnico-scientifico per un totale di 25 persone. (elenco allegato).
Le persone che non fanno parte dell'organo collegiale e vengono invitate alla riunione in qualità di esperti delle materie trattate o di interessati sono elencate dopo la parola “Invitati:”, sempre in ordine alfabetico, ma indicandone l'incarico e la sede di lavoro se si tratta di rappresentanti di altre organizzazioni.
Nell'ordine del giorno della riunione è indicata la questione o le questioni oggetto di esame durante la riunione, la posizione e il nome del relatore. Se le domande sono più numerose, queste vengono numerate in numeri arabi e disposte secondo il loro grado di complessità, importanza e ordine di discussione. I punti dell’ordine del giorno sono strutturati secondo la formula “su cosa?”:
I punti all'ordine del giorno devono essere formulati in modo preciso e chiaro, riflettendo l'essenza delle questioni in discussione. Si sconsiglia di iscrivere all'ordine del giorno il punto “Varie”.
Il testo della parte principale del protocollo si compone di sezioni distinte a seconda del numero di argomenti all'ordine del giorno, ciascuna delle quali è strutturata secondo il seguente schema:
1. ASCOLTATO:
RELATORI:
DECISO: ( O: DECISO :)
Queste parole chiave del protocollo sono stampate in maiuscolo e su una linea rossa. Le sezioni sono numerate in numeri arabi secondo l'ordine del giorno. Dopo la parola "ASCOLTO:" il cognome del relatore è indicato al nominativo e il contenuto della relazione è indicato alla 3a persona singolare o con la preposizione “o”. Se è presente un testo della relazione, dopo il nome del relatore viene inserita una nota: (Il testo della relazione è allegato).
Nella sezione "EFFETTUATO:" indicare con coerenza i nominativi dei soggetti che hanno preso parte alla discussione della relazione, e formulare i pareri da questi espressi. I nomi degli oratori e il contenuto dei loro discorsi sono registrati allo stesso modo del discorso dell'oratore principale nella parte precedente del protocollo.
Se necessario, la stessa sezione del protocollo registra le domande poste al relatore e le sue risposte nella seguente forma:
Domanda: Se viene presa la decisione di emettere azioni della società, è prevista l'emissione di azioni privilegiate?
Risposta: No, verranno emesse solo azioni ordinarie.
È possibile che non sia indicato il nome della persona che pone la domanda.
Nella sezione “DECISO:” (“DECISO:”) la decisione presa viene scritta in modo breve, accurato, laconico, in modo che non vi siano doppie interpretazioni. Le decisioni assunte sono formulate in forma prescrittiva: “Approva...”, “Fornisci...”, “Apporta modifiche...”.È possibile prendere diverse decisioni su una questione, nel qual caso vengono numerate in numeri arabi. Se necessario, insieme alla decisione vengono indicati i risultati della votazione: il numero dei voti favorevoli, contrari, astenuti, nonché, se la votazione è stata segreta, il numero delle schede emesse, ricevute a seguito della votazione e dichiarate nulle.
Un partecipante a una riunione o riunione può presentare un parere speciale sulla decisione presa, che viene riportato su un foglio separato e allegato al verbale. Il contenuto dell'opinione dissenziente viene trascritto nel verbale successivo alla verbalizzazione della corrispondente decisione.
Se un documento è approvato dal protocollo, deve essere allegato al protocollo e avere un timbro di approvazione, ad esempio:
Firme del presidente e del segretario le riunioni completano la redazione del verbale. Una copia del protocollo è firmata. A sinistra è apposta la firma del presidente, a destra quella del segretario.
In conformità alla normativa vigente, in alcuni casi, i verbali delle riunioni sono sottoscritti solo da chi presiede la riunione. La normativa prevede anche casi di protocolli firmati da tutti i membri dell'organo decisionale. Per esempio,Legge federale “On società per azioni"(di seguito denominata Legge) prevede (articolo 68) che il verbale della riunione del consiglio di amministrazione (consiglio di sorveglianza) della società sia firmato dal presidente della riunione, che è responsabile della correttezza del verbale .
Per quanto riguarda la redazione del verbale dell'assemblea generale degli azionisti, la legge non prevede affatto la procedura per la sua firma all'art. 63 della Legge stabilisce unicamente quali informazioni siano indicate nel protocollo:
- luogo e ora dell'assemblea generale degli azionisti;
- presidente (presidium) e segretario della riunione, ordine del giorno della riunione.
La legge stabilisce inoltre che il verbale dell'assemblea generale degli azionisti della società deve contenere le disposizioni principali degli interventi, le questioni poste in votazione e i risultati delle votazioni su di essi, le decisioni adottate dall'assemblea.
Una versione abbreviata del protocollo
È consentita una versione abbreviata del protocollo, in cui le parole ASCOLTATO, PARLATO, DECISO (DECISO) non vengono stampati. Dopo il numero che indica il numero dell'argomento all'ordine del giorno, viene indicato il contenuto dell'argomento (punto all'ordine del giorno). L'ultima riga del contenuto della domanda è sottolineata e i nomi dell'oratore e degli oratori nella discussione sono stampati sotto la riga (viene indicato prima il nome dell'oratore principale, quindi i nomi degli oratori - nell'ordine del loro discorso). Dopo aver indicato i nomi, se necessario, viene brevemente espressa l'essenza della questione in esame, e di seguito è riportata la decisione (risoluzione).
Estratto dal protocollo
Informare le organizzazioni e gli individui interessati sulle decisioni prese, nonché confermarle decisioni prese Possono essere rilasciati estratti del protocollo.
Un estratto del protocollo è un documento che è una copia di parte del protocollo. L'estratto riproduce la parte introduttiva del protocollo (estremi del modulo, informazioni sul presidente, sul segretario e sui presenti), il punto all'ordine del giorno su cui si sta preparando l'estratto e parte del testo che riflette l'esame della questione e le decisioni fatto su di esso. Le firme del presidente e del segretario non certificano l'estratto. Per dare valore legale ad un estratto del protocollo si utilizza la “Nota di autentica di copia”, rilasciata dalla segreteria. Se un estratto di un documento viene rilasciato per essere presentato a un'altra organizzazione, viene certificato dal sigillo dell'organizzazione.
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