So nähen Sie ein dickes Dokument. So heften Sie Dokumente für das Finanzamt und für das Archiv mit Faden zusammen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Trotz der Einfachheit der Aktionen ist das Flashen von Dokumenten wichtig organisatorischer Moment, bei dem es inakzeptabel ist, Fehler zu machen. Deshalb muss jede Organisation über Mitarbeiter verfügen, die wissen, wie dieser Prozess durchgeführt wird. Falsch gebundene Dokumente können zu ernsthaften Problemen führen.

Wenn Dokumente falsch geheftet sind

1. Eine fehlerhafte Firmware von Dokumenten kann ein Grund für die Verweigerung der Annahme sein. Und das ist verschwendete Zeit, Mühe und Geld.
2. Falsche oder minderwertige Firmware der Dokumente Ihrer Organisation kann für interessierte Parteien ein Grund sein, die Zusammenarbeit zu verweigern.
3. Wenn die Dokumente nicht sorgfältig zusammengefügt werden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie desorganisiert oder sogar ersetzt werden, was bei einer späteren Überprüfung nur sehr schwer nachzuweisen sein wird.

Und das sind nur einige der Probleme, die auftreten können, wenn Dokumente falsch eingefügt werden.

Welche Dokumente müssen geheftet werden und warum?

Dokumente werden geheftet, damit sie nicht verloren gehen oder ersetzt werden. Außerdem werden Dokumente aufgrund des großen Dokumentationsflusses einer Firmware unterzogen, um nicht in Geschäftspapieren verwechselt zu werden.

Geheftet werden in der Regel Dokumente, die in Archiven eingereicht, zur Einsicht geschickt werden oder für ihren Besitzer einen gewissen Wert haben.

Dokumente, die geheftet werden müssen:

• Archiv;
• Buchhaltung;
• Personal;
• zur Überprüfung.

Ausgenommen sind Unterlagen für den Steuerdienst. Ein Zusammennähen ist nicht erforderlich, da die Steuerbeamten sie zum Scannen und für andere Manipulationen immer wieder zerlegen müssen.

Wichtig! Der Sachbearbeiter muss sich an die Genauigkeit und Qualität der Nähte erinnern. Andernfalls, wenn die Dokumente aufgelöst werden oder verloren gehen, liegt die gesamte Verantwortung auf seinen Schultern.

Grundregeln

Es gibt keine Regelungen zum Heften von Dokumenten. Es gibt nur Empfehlungen, die von Rosarkhiv mit Beschluss vom 23. Dezember 2009 N 76 und aus GOST R 51141-98 „Büroarbeit und Archivierung“ genehmigt wurden. Sowie Dokumentationsanweisungen der russischen Zentralbank.

Aufgrund fehlender strenger Standards für verbindliche Dokumente ist es für einen Unternehmer schwierig, den Prozess selbst zu verstehen, da jede einzelne Stelle die Einhaltung eigener Regeln verlangt.

Vorbereiten von Dokumenten zum Heften

Vor Beginn der Hauptarbeiten müssen Unterlagen erstellt werden. Der Vorbereitungsprozess erfolgt in mehreren Schritten:

1. Cover-Design.

Es gibt drei Arten von Dokumentationshüllen:

• Standard – die übliche Abdeckung, die am häufigsten zu finden ist. Einbandgröße 229x324 mm, enthält Standardblätter(meistens A4).
• Nicht standardmäßig – wird verwendet, wenn das Dokumentformat eine ungewöhnliche Größe hat.
• Für die Langzeitlagerung – diese Hüllen bestehen aus strapazierfähigem Karton für eine längere Lagerung. Sie müssen dicht und verschleißfest sein.

2. Ausrüstung.

Wir bereiten eine Reihe von Dokumenten vor. Die Packung sollte nicht mehr als 250 Blatt enthalten. Seine Dicke sollte nicht mehr als 4 cm betragen. Dem Block muss ein leeres Blatt hinzugefügt werden. Alle Büroklammern und Stecknadeln müssen entfernt werden.

3. Nummerierung.

Die Seitennummerierung erfolgt nur mit einem einfachen Bleistift. Die Nummer wird in der oberen rechten Ecke platziert. Keine römische Notation. Das Inventar wird nicht in die Nummerierung einbezogen. Seitenzahlen sollten keinen Einfluss auf den Text des Dokuments haben.

Wichtig! Während des Nummerierungsprozesses Titelblatt Die Zahl „1“ wird nicht gesetzt, wir nummerieren erst ab dem zweiten Blatt mit der Zahl „2“.

Grundlegende Anweisungen:

• Wenn die Dokumentation ein großformatiges Blatt enthält, muss es auseinandergefaltet und in der oberen rechten Ecke nummeriert und dann auf die gleiche Weise gefaltet werden. Es ist an einer Kante sauber gesäumt, so dass es mehrmals auseinandergefaltet werden kann.
• In Dokumenten werden Briefe in Umschlägen aufbewahrt. Nummerieren Sie zunächst den Umschlag und dann alle darin enthaltenen Briefe.
• Ist der Dokumentationsumfang zu groß (mehr als 250 Blatt), wird er in Bände aufgeteilt, die jeweils eine eigene Nummerierung haben.
• Manchmal enthalten Dokumente separat nummerierte Ausgaben. Sie sind trotz der bestehenden Nummerierung auch nummeriert.
• Wenn die Dokumentation geklebte Blätter enthält, muss dieses Dokument als ein Dokument nummeriert werden. Anschließend wird auf der Rückseite dieses Blattes eine Bestandsaufnahme der beigefügten Ergänzungen erstellt.
• Wenn das Blatt vollständig belegt ist und kein Platz für eine Nummerierung vorhanden ist, werden sie auf der Rückseite des Dokuments nummeriert.
• Bei falscher Nummerierung wird die Nummer durchgestrichen und die richtige Nummer hinzugefügt, außerdem muss auf dem korrigierten Abschnitt ein Beglaubigungsvermerk angebracht werden.

4. Inventar.

Jedes gebundene Dokument muss über ein eigenes Inventar verfügen, in dem Sie Folgendes angeben müssen:

• Organisation und Titel des Dokuments;
• Anmeldedatum und Haltbarkeit;
• ausführliche Anmerkung (Zweck der Speicherung, Inhalt, Seitenanzahl und andere wichtige Hinweise);
• Anzahl der Dokumente und Unterschrift mit Angabe des vollständigen Namens.

Passt auf! Dokumente, die für den internen Gebrauch bestimmt sind, werden gemäß den von Ihrer Organisation festgelegten Regeln geheftet.

Mögliche Nähoptionen

Es gibt viele Möglichkeiten, Dokumentation zu binden. Es hängt alles von der verfügbaren Ausrüstung und den Verwaltungsanforderungen ab. Hier sind einige Optionen:

• Die klassische Methode ist die Verwendung von Nadel und Faden. Normalerweise wird eine kleine Dokumentenmenge mit zwei, drei oder fünf Einstichen zusammengenäht. Die Fäden werden befestigt und mit einer Zertifizierungsinschrift versehen.
• Mit einem Schraubenzieher und einem gespannten Seil. Geeignet für sperrige Materialien.
• Mit einem Locher. Ähnlich wie bei der klassischen Methode, nur dass statt einer Nadel ein Locher zum Einsatz kommt.
• Verwendung einer Bindemaschine. Diese Art der Naht wird nur in Druckereien verwendet.

Notwendige Materialien zum Heften von Dokumenten mit Fäden

Zum Flashen von Dokumenten auf klassische Weise, der Sachbearbeiter muss bei sich haben:

• Nadeln ( verschiedene Größen), Ahle, Faden, Seil oder Zwirn;
• Abdeckung;
• Zertifizierungsblatt;
• Schere und Kleber;
• Locher (falls erforderlich).

Dokumentenbindungsprozess

Wir entfernen alle Klammern und Büroklammern, nummerieren sie, legen sie auf einen gleichmäßigen Stapel und beginnen mit dem Nähen:

1. Machen Sie mit einer Nadel (ggf. einer Ahle) 3 Löcher (Einstiche) in die Dokumente. Der Abstand zwischen den Löchern beträgt ca. 3 cm. Der Faden ist 80 cm lang.

Passt auf! Normale Fäden können brüchig sein, es ist besser, dickere und stärkere Fäden zu verwenden. IN als letztes Der Faden sollte zwei- bis dreimal gefaltet werden.

2. Wir fädeln die Nadel von der falschen Seite in das mittlere Loch ein.

3. Stechen Sie dann sofort die Nadel in das obere Loch.

4. Nach dem oberen Einstich stecken wir es durch die falsche Seite in das untere Loch.

5. Als nächstes gehen wir aus dem unteren Loch in das mittlere Loch. Wenn Sie nähen müssen große Zahl Dann wiederholen wir den Nähvorgang mehrmals, um die Mappe zu stärken.

6. Machen Sie einen einfachen Knoten auf der linken Seite. Es sollte ein Fadenende von etwa acht Zentimetern übrig bleiben.

7. Wir kleben ein Zertifizierungsblatt auf das Bündel, auf dem wir den notwendigen Eintrag vornehmen. Der Aufkleber mit der Zertifizierungsaufschrift misst in der Regel 4x6 cm. Das Blatt wird auf den Knoten und einen Teil der Fäden geklebt.

Passt auf! Die Unterlagen müssen vom Leiter der Organisation oder seinem Bevollmächtigten beglaubigt sein.

8. Wir setzen einen Stempel und eine Unterschrift ein.

Wichtig! Wenn Sie gebundene Dokumente mit einer Unterschrift und einem Siegel beglaubigen, platzieren Sie diese so, dass sich ein Teil sowohl auf dem Aufkleber als auch auf dem zu beglaubigenden Dokument befindet. Dadurch wird die Sicherheit und Integrität der Dokumente gewährleistet.

So heften Sie Dokumente richtig (Video)

Für eine detailliertere Untersuchung der Firmware-Stufen wird empfohlen, sich das Video anzusehen, das den Prozess des Zusammenfügens von Dokumenten deutlich zeigt:

Firmware einer großen Dokumentenmenge

Steht ein Sachbearbeiter vor dem Problem, dass eine große Anzahl von Dokumenten geheftet werden muss, können ihm spezielle Geräte zum Archivbinden und -heften Abhilfe schaffen. Wenn dies nicht verfügbar ist, können Sie es verwenden kostenpflichtige Dienste für automatisches Nähen. Aber es lohnt sich, in diesem Fall daran zu denken wichtige Informationen kann verloren gehen.

Flashen der Dokumentation mit einer Maschine (Video)

Videoanleitung zur Verwendung einer Maschine zum Heften von Dokumenten, mit der Sie den Auftrag innerhalb weniger Minuten erledigen können:

Was den Papierkram angeht, ist Büroarbeit ein recht komplexer Prozess. Bis heute gibt es viele Debatten darüber, wie man sie richtig näht, aber eine einheitliche Regel gibt es nicht. Wenn Sie Dokumente nur zur Speicherung flashen, ist dies nicht erforderlich besondere Anstrengung. Wenn es aber um wichtige Papiere geht, dann sollte die Arbeit mit voller Verantwortung übernommen werden.

Seit wie vielen Jahren wird über das Schicksal von Büchern, Zeitungen und Papierdokumenten gestritten? Es gibt nicht weniger davon, weder den ersten noch den zweiten noch den dritten. Möglicherweise verlangsamt sich die Wachstumsrate. Manchmal ist es notwendig, Dokumente auf mehreren Blättern zu heften. Mit einem Hefter geht das nicht und auch mit Kleben ist das nicht möglich. Was soll ich tun? Muss Heftdokumente. Ja, genau nähen! Das heißt, mit einem Faden und einer Nadel müssen Sie alle Dokumente aufnehmen und befestigen. A wie man ein Dokument richtig heftet S? Keine der Behörden verlangt dies detaillierte Anleitung, Regeln und Beispiele. Obwohl es so aussieht, machen Sie doch ein Foto wie man Dokumente heftet und allen wird es besser gehen. Und schließlich müssen Sie Dokumente richtig zusammenfügen, und zwar nicht nach Ihren Wünschen, sondern „richtig“ kommt vom Wort „Regel“. Das korrekte Heften von Dokumenten stellt die größte Schwierigkeit bei Fälschungen dar und gilt daher als die zuverlässigste Möglichkeit, ein mehrseitiges (mehrseitiges) Dokument aufzubewahren.

Leider gibt es keine klaren Anweisungen und Vorschriften (die gleichen „Regeln“) für das Flashen von Dokumenten. Es gibt jedoch allgemeine Anforderungen verschiedener Behörden. Allgemeine Empfehlungen zum Flashen von Dokumenten im A4-Format können beispielsweise den genehmigten methodischen Empfehlungen für die Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit in Bundesorganen entnommen werden. Im Auftrag des Bundesarchivs vom 23. Dezember 2009 N 76 und aus GOST R 51141-98 „Büroarbeit und Archivierung“. Die meisten dieser Vorschriften gelten jedoch für Dokumente, die länger als 10 Jahre aufbewahrt werden, und wie Buchhalter wissen sollten, verpflichtet der Staat die Aufbewahrung bestimmter Unternehmensdokumente für eine bestimmte Anzahl von Jahren, d Dokumente an Staatsarchive. Aber das sind alles „Blumen“; Situationen, die relevanter sind und Aufmerksamkeit erfordern, sind: Finanzamt erfordert Kopien von Dokumenten und dann müssen die angeforderten Dokumente gemäß den Anforderungen des Federal Tax Service erstellt werden. Diese Anforderungen wiederum basieren auf der Abgabenordnung der Russischen Föderation, Art. 93. Anforderung von Dokumenten während einer Steuerprüfung sowie für die neue Verordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands für 2019 vom 7. November 2018 Nr. ММВ-7-2/628@.

Im Allgemeinen Geschicklichkeit Dokumente richtig zusammenheften kann mehr als einmal benötigt werden. Bei der Abgabe von Meldungen müssen Sie beispielsweise Unterlagen an die Pensionskasse, Meldeunterlagen für das Finanzamt (z. B. Einnahmen-Ausgaben-Buch*) etc. heften. Manchmal ist es erforderlich, dass Mitarbeiter der entsprechenden Abteilungen Dokumente bei der Bank zusammenfügen. Letztendlich müssen Sie Buchhaltungs- und Kassendokumente ständig zusammenfügen, sowohl bei der Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen als auch bei der Einreichung von Unterlagen zur Archivierung.

Grundsätzlich arbeiten alle Buchhalter mit Buchhaltungsprogrammen, auf die wir heute nicht verzichten können. Aber meistens haben Papiere rechtliche Bedeutung, weil Dokumente per E-Mail bilden Rechtskraft nur haben, wenn sie digital signiert sind. Und in diesem Fall ist eine Vervielfältigung auf Papier nicht erforderlich. Dies gilt für Rechnungen und viele andere Dokumente. Wenn Sie im Prinzip versuchen möchten, ohne Papier zu arbeiten oder es zu reduzieren, und auch alle Berechnungen mit Leichtigkeit erledigen möchten 🙂, dann können Sie sich an den Online-Buchhaltungsdienst Nummer eins in Russland wenden – „Kontur Accounting“ von allen Buchhaltern der Welt Firma SKB Kontur. Der beliebteste Bereich der Buchhaltung, für den die Online-Buchhaltung genutzt wird, ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung – sie hat den günstigsten Tarif – 1.500 Rubel pro Quartal (inkl. Berichterstattung)! Dies ist eine sehr interessante Alternative zu 1C und Sie können mit Datenbanken arbeiten, die von 1C heruntergeladen wurden! Viele werden überrascht sein, aber Sie müssen nicht studieren, um in Kontur Accounting zu arbeiten, geschweige denn kostenpflichtige Kurse belegen, Sie müssen nicht implementieren, lizenzieren, einen Programmierer anrufen usw. Es ist sehr einfach, mit dem Dating/Arbeiten zu beginnen; nach einer schnellen und einfachen Registrierung können Sie den Service einen ganzen Monat lang nutzen:

Aber das ist alles gut und schön, aber die Buchhaltung wird noch lange mit Papieren arbeiten müssen, und das muss jetzt erledigt werden! Und da Sie verschiedene Dokumente zusammenfügen müssen, die vorhanden sind andere Bedeutung, die Form der Blätter, die Dicke des Gehäuses (Blattstapel), dann bieten die Empfehlungen/Regeln/Praktiken mehrere Optionen für Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Wahrscheinlich müssen Sie der Einfachheit halber die Nähobjekte aufteilen:

1) mehrere Blätter im A4-Format

2) Buchhaltung, einschließlich Bargelddokumente, Dokumente

Der Unterschied ist rein äußerlich: Erstere werden einzeln geheftet (in der Regel wird jedes Dokument separat geheftet), letztere können in Akten geheftet werden (jede Akte kann aus beliebig vielen Dokumenten bestehen) und können dementsprechend auch geheftet werden Rückseiten aus Pappe.

Um es herauszufinden, können Sie sich das Foto ansehen, auf dem tatsächlich Dokumente zusammengefügt werden. einfaches Beispiel— für ein Dokument, das aus mehreren A4-Blättern besteht:

Wenn Sie sich aber die Videoanleitung ansehen möchten, können Sie auch darauf zurückgreifen. Um zu verhindern, dass das Video das Foto dupliziert, wird eine weitere Situation dargestellt, in der Dokumente oben geheftet werden können/sollten links Ecke:

Was Sie also vorbereiten müssen, bevor Sie Dokumente zusammenheften:

- Dokument(e)
- Stempel (falls vorhanden, wird er nicht immer benötigt, ist aber wahrscheinlich nicht überflüssig)
- Fäden (schwerwiegend)
- eine Nadel
- Locher
- Bürokleber
- Aufkleberpapier mit einer Größe von ca. 4*6 cm

Dann werden auf der linken Seite des Blattes im Abstand von etwa der Hälfte des Feldes ohne Text mit einer Nadel Löcher in Höhe von drei bis fünf Stück gebohrt. Die Einstiche sollten symmetrisch im Abstand von 3 cm und streng vertikal angeordnet sein.

Lassen Sie uns also alles der Reihe nach erledigen.

1) Vorbereitung der Dokumente.

Zuerst müssen Sie Löcher (Löcher) bohren, für die meisten Dokumente reicht es aus, drei zu machen. Einstiche (Löcher/Löcher) müssen symmetrisch und streng vertikal angeordnet sein. Wenn Sie Dokumente mit Faden zusammenheften müssen und die Dokumente aus mehreren Blättern bestehen, können Sie mit einer Nadel Löcher machen, also gleich „nähen“, Sie können aber auch einen Locher verwenden. Für besonders wichtige Dokumente ist es besser, fünf Löcher zu machen. Es besteht die Meinung, dass das Zusammennähen von Dokumenten mit Fäden durch drei Löcher nicht zuverlässig genug ist und die Möglichkeit einer Substitution bestehen bleibt. Und Firmware durch 5 Löcher ist die Grenze des Dokumentenschutzes, zu der Firmware fähig ist. Die Löcher sollten sich auf der linken Seite befinden; in der Regel hat jeder Erfahrung darin, Blätter zu „stanzen“ und in Ordner einzufügen, daher sollte es keine Schwierigkeiten geben, denn tatsächlich ist die Position der Löcher zum Heften von Dokumenten identisch.

Zu beachten ist auch, dass es problemlos möglich ist, mehrere A4-Blätter zu lochen, der Locher ist jedoch für eine bestimmte Dicke eines Blattstapels ausgelegt. Was aber, wenn Sie zum Beispiel Bargelddokumente in einem dicken Stapel heften müssen? In diesem Fall sollten Sie eine Ahle verwenden (die ist im Büro wahrscheinlich nicht leicht zu finden) oder, wenn der Fall sehr schwierig ist, Sie beispielsweise Buchhaltungsunterlagen in einem sehr dicken Stapel zusammennähen müssen, dann können Sie dies tun Verwenden Sie einen scharfen Nagel und einen Hammer. Der Umfang ist nicht klerikal, aber was können Sie tun?

Dann müssen Sie in den Dokumenten die Blätter nummerieren: Zuerst müssen Sie die Büroklammern entfernen, dann die Dokumente in die richtige Reihenfolge bringen und sie vom ersten bis zum letzten Blatt nummerieren.

2) Nähen.

Normalerweise müssen Sie Dokumente mit Faden heften, aber manchmal können Sie auch dünnes Klebeband verwenden (wie im Video oben gezeigt). Allerdings ziehen es viele Buchhalter vor, Dokumente nicht mit irgendeinem Faden, sondern mit Bankgarn oder Heftfaden LSh-210 zu nähen. Das heißt, ein harter Thread ist immer noch wünschenswert.

Die Dokumente werden aus Festigkeitsgründen zweimal geheftet und der Rest des Fadens wird auf der Rückseite des mittleren Lochs herausgeführt und abgeschnitten, es sollten jedoch etwa 6 cm des freien Endes übrig bleiben. Anschließend werden die Fäden zu einem Knoten zusammengebunden, sodass ein Stück Papier mit einem Aufdruck darauf geklebt werden kann (siehe Foto/Video oben).

3) Beglaubigung des gebundenen Dokuments

Zuerst müssen Sie das Aufkleberpapier vorbereiten; dies können Sie beispielsweise in Word tun, indem Sie eine Tabelle erstellen und diese ausfüllen. Drucken Sie dann das Blatt aus und schneiden Sie die Tabelle aus. Probe:

Geheftet, nummeriert, signiert
und Stempel ___ (_______________________) Blatt___

Hauptgeschäftsführer
JSC „ZAO“

I.I. Iwanow

Sie müssen Seidenpapier wählen, da der Knoten deutlich sichtbar sein sollte und daher kein dickes Papier verwendet werden kann. Kleben Sie das Aufkleberpapier so auf, dass es den Knoten und einen Teil der Länge der Fäden bedeckt, die frei sein sollen (siehe Foto/Video). Sie müssen dieses Papier mit Bürokleber verkleben ( flüssiges Glas). Anschließend wird ein Siegel angebracht und eine Unterschrift angebracht (durch den Leiter der Organisation oder eine bevollmächtigte Person), wobei die Ränder der Unterschrift und des Siegels über die Grenzen des Aufkleberpapiers hinausragen müssen. Anschließend werden Siegelabdruck und Fadenknoten oben mit Kleber abgedeckt. Letzteres ist nicht immer notwendig, zum Beispiel reicht das Finanzamt einen Auszug aus dem Register ein, aber es füllt das Siegel und die Unterschrift nicht mit Klebstoff aus. Daher müssen Sie den Wichtigkeitsgrad der zu heftenden Dokumente selbstständig bestimmen. Bei der Heftung von Dokumenten wird in der Regel auf die wichtigsten Buchhaltungsunterlagen größte Sorgfalt gelegt. Schließlich sind Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfer Menschen ohne Mitleid in den Augen und ohne Herz :) Und so wie man Dokumente richtig heftet Niemand lehrt irgendjemanden, dann können sie beim Testen leicht Fehler finden.

Schließlich gibt es kontroverse Situationen.

Manchmal wir reden darüber nicht etwa wie man Dokumente richtig heftet, ist es überhaupt notwendig, dies zu tun? Tatsache ist, dass Aufsichtsbehörden manchmal die Beglaubigung von Kopien verlangen. Und möglicherweise gefällt Ihnen die alternative Option nicht, wenn alle Dokumente abgelegt sind. Es gab zum Beispiel einen solchen Fall.

Die Kontrolleure forderten vom Unternehmen Unterlagen. Der Steuerzahler reichte seine Kopien zusammen ein und vermerkte auf dem letzten Blatt die Anzahl der Blätter, das Firmensiegel und die Unterschrift des Vertreters. Die Prüfer haben den Ordner nicht mitgenommen – jede Kopie hätte separat beglaubigt werden müssen, heißt es. Der Steuerzahler beantragte beim Gericht, die Aufsichtsbehörde zur Annahme von vom Unternehmen beglaubigten Dokumenten zu verpflichten.

Das Gericht unterstützte die Steuerbehörde (Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Bezirks Moskau vom 5. November 2009 Nr. KA-A41/11390-09). Obwohl alle Blätter gebunden und nummeriert waren, entschieden die Richter, dass die Abgabenordnung eine separate Beglaubigung jedes Dokuments vorschreibt.

Bevor Sie also nähen, sollten Sie sich genau darüber informieren, was die Aufsichtsbehörden erhalten wollen. Insbesondere bei Kontrollen (Gegenverkehr etc.)

Was ist für einen Buchhalter nützlich zu wissen:

Digital signierte Dokumente werden fast nie auf Papier vervielfältigt und erfordern dementsprechend keine Aufbewahrung, Heftung usw. Sie werden in gespeichert elektronisches Formular in den elektronischen Archiven eines spezialisierten Telekommunikationsbetreibers. Insbesondere Unternehmen auf vereinfachter, unterstellter oder allgemeiner Ebene Steuersystem kann über die bereits erwähnte Online-Buchhaltung gepflegt werden, die von einem sich selbst aktualisierenden kostenlosen individuellen Berichtskalender bis hin zur Betreuung beliebig vieler Unternehmen reicht. Natürlich kann es als Alternative zu 1C und anderen Buchhaltungsprogrammen angesehen werden, aber im Wesentlichen ist dies ein qualitativer Sprung bei der Automatisierung der Arbeit eines Buchhalters. Elektronisches Archiv von selbst erstellt, keine Notwendigkeit, Dokumente irgendwohin zu senden, aktualisiert Berichtsformulare, Berechnungsverfahren, Formeln usw. erfolgt zentral und erfordert keine Aktion seitens der Benutzer, der Berichtskalender des Unternehmens ist immer aktuell und verfügbar und enthält nur die für ein bestimmtes Unternehmen zu erledigenden Aufgaben, wenn Aufgaben anstehen darüber per E-Mail, per SMS, ja und rein persönliches Konto Es erscheint eine Benachrichtigung, Sie können sich ein Video über weitere Annehmlichkeiten ansehen und, was am wichtigsten ist, es anprobieren! Und zwar nicht in einer abgespeckten Demoversion, sondern in einem voll funktionsfähigen System innerhalb eines Monats nach der Registrierung. Übrigens erhalten neue Nutzer von Kontur Accounting Geschenke, die es so gut wie nirgendwo zu sehen gibt – einen Monat als Geschenk nach der Registrierung, ein Viertel als Geschenk nach dem Wechsel zu einem beliebigen kostenpflichtigen Tarif. Solche Geschenke werden als Werbeaktion für neue Benutzer bereitgestellt, der Aktionscode lautet 5000, Sie können ihn nur auf der Registrierungsseite in die Buchhaltungskontur eingeben, das entsprechende Feld ist immer sichtbar. Das ist einerseits attraktiv und angenehm, andererseits einfach eine Notwendigkeit, lässt sich zwar leicht an die Buchhaltungskontur anschließen und leicht wieder abkoppeln, aber das Kennenlernen grundlegend neuer Möglichkeiten für einen Buchhalter erfordert dennoch Aufwand Und vor allem ist es notwendig, dass die Bedürfnisse mit den Möglichkeiten übereinstimmen. Deshalb wurde so viel für neue Benutzer getan :)

* Beschluss des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 30. Dezember 2005 N 167n „Über die Genehmigung des Formulars des Einnahmen- und Ausgabenbuchs von Organisationen und Einzelunternehmern, die das vereinfachte Steuersystem anwenden, und des Verfahrens zum Ausfüllen“ :

1.5. Das Einnahmen- und Ausgabenbuch muss geschnürt und nummeriert sein. Auf der letzten Seite des vom Steuerzahler nummerierten und geschnürten Einnahmen- und Ausgabenbuchs ist die darin enthaltene Seitenzahl angegeben, die durch die Unterschrift des Leiters der Organisation bestätigt wird ( Einzelunternehmer) und mit dem Siegel der Organisation (Einzelunternehmer - falls vorhanden) versiegelt und vor Beginn ihrer Aufrechterhaltung auch durch die Unterschrift eines Beamten der Steuerbehörde beglaubigt und mit dem Siegel der Steuerbehörde versiegelt. Auf der letzten Seite des vom Steuerzahler nummerierten und geschnürten Einnahmen- und Ausgabenbuchs, das elektronisch geführt und am Ende des Steuerzeitraums auf Papier ausgedruckt wurde, ist die Anzahl der darin enthaltenen Seiten angegeben, die durch die Unterschrift bestätigt wird des Leiters der Organisation (Einzelunternehmer) und mit dem Siegel der Organisation (Einzelunternehmer - falls vorhanden) versehen und außerdem durch die Unterschrift eines Beamten der Steuerbehörde beglaubigt und mit dem Siegel der Steuerbehörde versehen.

Bei der Aufbewahrung, Bearbeitung oder Übermittlung von Dokumenten an bestimmte Behörden stehen Menschen häufig vor der Notwendigkeit, Dokumente zu heften. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Firmware ordnungsgemäß flashen und die geleistete Arbeit zertifizieren.

Am häufigsten stellt sich die Frage, wie Dokumente geflasht werden, wenn Geschäftspapiere an Registrierungs- oder Kontrollbehörden übermittelt werden. Richtige Vorbereitung Die Dokumentation umfasst nicht nur den Inhalt relevanter und verlässlicher Informationen in den Papieren, die Einhaltung der Ausfüllreihenfolge, sondern auch eine scheinbar unbedeutende Nuance wie die Firmware. In Wirklichkeit ist nicht alles so einfach. Das Heften gilt als die zuverlässigste Möglichkeit, Dokumente vor Fälschungen zu schützen. Die Kriterien für die korrekte Bindung und anschließende Beglaubigung von Dokumenten, einschließlich Kopien, sind in einer Reihe von Vorschriften geregelt und dafür gibt es Gründe.

Wichtig! Durch unsachgemäß durchgeführte Firmware kann es zu einer Auflösung der Dokumentation mit anschließendem Austausch einzelner Blätter kommen. Wenn dies geschieht, wird es nahezu unmöglich sein, es zu beweisen, und die Folgen können katastrophal sein.

Wenn die Nähte nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden, kann dies ein Grund dafür sein, die Annahme der Dokumentation zu verweigern, was eine Verschwendung von Aufwand, Zeit und oft auch Geld bedeutet.

Wenn Sie beispielsweise einen Einzelunternehmer eröffnen, müssen Sie Seiten zusammenfügen, um Steuerinformationen bereitzustellen. Sie können die Vorbereitungsarbeiten einem Zwischenunternehmen anvertrauen, das Dienstleistungen in diesem Bereich erbringt, oder versuchen, sie selbst durchzuführen, aber ohne die Anweisungen genau zu befolgen, werden die Kontrollbehörden höchstwahrscheinlich alle eingereichten Papiere zurückgeben. Um dies zu vermeiden, sollten Sie lernen, diese einfache, aber andererseits mühsame Arbeit selbst richtig auszuführen.

3 Löcher einnähen

Um die Dokumentation mit drei Löchern zu flashen, müssen Sie die folgenden Elemente vorbereiten:

1. Die Dokumente selbst.
2. Ahle. Wenn nur wenige Dokumente vorhanden sind, ist eine Ahle nicht erforderlich.
3. Eine dicke Nadel.
4. Starke Fäden, zum Beispiel Seide. Zum Nähen von LSh-210 können Sie dünnes Klebeband, Bankgarn oder Spezialfäden verwenden.
5. Kleiner Papieraufkleber, ca. 3*6 cm.
6. Schreibwarenkleber.
7. Ein Siegel zur Gewissheit.

Daher sollten Sie zunächst die Papierbögen vorbereiten, indem Sie alle Büroklammern und Heftklammern aus dem Hefter entfernen und sie in der richtigen Reihenfolge zu einem Stapel falten. Dann werden auf der linken Seite vertikal und unter Wahrung der Symmetrie drei Einstiche mit einer Nadel, einer Ahle oder einem Locher im gleichen Abstand voneinander vorgenommen, wie im Beispiel gezeigt:

Nach der Punktion wird ein Faden in die Nadel eingefädelt. Es ist nicht nötig, einen zu langen Faden einzufädeln, da Sie den überschüssigen Faden trotzdem abschneiden müssen. Zum besseren Verständnis sind den Löchern auf den Blättern von oben nach unten fortlaufende Nummern von eins bis drei zugeordnet. Zunächst wird mit einer Nadel ein Blattstapel durch Loch Nr. 2 zur Vorderseite hin gefädelt. Es ist darauf zu achten, dass die etwa 7 cm lange Fadenspitze bis zum Ende des Nähvorgangs frei zurückbleibt. So wird es in einem visuellen Bild aussehen:

Der nächste Stich wird entlang der Vorderseite gemacht, indem die Nadel in Loch Nr. 1 geführt wird. Der Vorgang ist auf dem Foto deutlicher dargestellt:

Der nächste Schritt besteht darin, die Nadel durch Loch Nr. 3 in Richtung Vorderseite der Packung zu führen, dann einen Stich von Loch Nr. 3 zu Loch Nr. 2 zu machen und schließlich die Nadel auf die Rückseite der Blätter zu bringen. So wird es in einem visuellen Bild aussehen:

Nachdem dieser Vorgang durchgeführt wurde, wird der überschüssige Faden abgeschnitten, sodass etwa 7 cm lange Enden übrig bleiben, die mit einem Knoten möglichst fest am Papier befestigt werden. Eigentlich ist die Firmware fertig, aber es gibt noch eine weitere wichtiger Punkt. Es bleibt nur noch das Aufkleben des zuvor vorbereiteten Papieraufklebers. Schneiden Sie für den Aufkleber ein kleines Stück Papier aus. Es gibt keine strengen Anforderungen an die Größe, daher ist ein Papierstreifen von 3*5 cm geeignet. Plus oder minus ein Zentimeter spielt keine Rolle, Hauptsache, das zugeschnittene Stück deckt nach dem Kleben den Heftbereich vollständig ab. Auf dem ausgeschnittenen Papier steht „nummeriert und geheftet“. Die Beschriftung kann vorab auf einem Drucker ausgedruckt und anschließend vorsichtig ein Rechteck ausgeschnitten werden die richtige Größe. Die Blätter sollten zunächst in chronologischer Reihenfolge nummeriert werden, indem in der oberen rechten Ecke jeder Seite des Dokuments, einschließlich Kopien, arabische Ziffern eingegeben werden. Die Gesamtzahl der Seiten wird dann auf einem Aufkleber angezeigt. Hier ein Beispiel, wie ein solcher Aufkleber richtig aussehen sollte:

Auf die Rückseite des Papierrückens wird Kleber aufgetragen, dann wird der Aufkleber auf der Rückseite befestigt, der Knoten wird geschlossen und die meisten Fäden einfädeln, so dass nur kurze Enden von 1-2 cm übrig bleiben. Wie es aussieht, sehen Sie auf dem Foto:

Es bleibt nur noch zu versichern. Die Felder werden ausgefüllt und geben die Anzahl der Seiten, das Datum und die Unterschrift der Person an, die die Seiten geheftet hat. Ein Teil der Unterschrift muss über den Aufkleber hinausragen. Als nächstes wird das Siegel der Organisation angebracht, das teilweise auch über den Aufkleber hinausragen sollte. So sieht die korrekt zusammengefügte Dokumentation aus:

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Zu diesem Zeitpunkt gilt die Arbeit zum Nähen der drei Löcher als abgeschlossen.

So führen Sie eine Firmware mit vier Einstichen durch

Das Nähen mit vier Löchern ist genauso einfach wie das Nähen mit drei Löchern. Die Liste der für die Arbeit erforderlichen Gegenstände ist nicht anders. In Dokumenten und deren Kopien sind vier Löcher vorgefertigt. Sie beginnen mit dem Nähen vom ersten Loch zum zweiten, dann zum dritten und dann zum vierten. Lassen Sie das Fadenende im vierten Loch und führen Sie die Manipulationen in umgekehrter Reihenfolge durch, indem Sie abwechselnd vom vierten zum ersten Stich nähen. Anschließend werden die Fäden mit einem Knoten auf der Rückseite zusammengebunden und mit einem Aufkleber gesichert. Der Aufkleber gibt die Seitenzahl und das Datum an, nach dem das Werk mit Unterschrift und Siegel beglaubigt werden kann. Man geht davon aus, dass die Qualität der Arbeit und die Zuverlässigkeit der Heftung umso höher sind, je größer die Anzahl der Löcher ist, was bedeutet, dass das Risiko, dass Dokumente ersetzt werden können, minimiert wird. Derzeit gibt es keine gesetzlichen Vorgaben – Sie können drei, vier oder sogar fünf Löcher einnähen.

Abschluss

Bevor die Heftung abgeschlossen ist, muss darauf geachtet werden, dass beglaubigte Kopien einzelner Seiten vorliegen, andernfalls muss der gesamte Ordner geheftet werden, um eine Kopie zu erhalten. Bei der Abgabe von Gutachten ist es besser, sich vorab über den Packungsinhalt, die Anzahl der Kopien, auch beglaubigte Kopien, zu erkundigen.

Separat erfahren Sie, wie Sie ein Dokument mit einer großen Anzahl von Seiten zusammenfügen. Bei mehreren Blatt Papier gibt es keine Probleme mit Löchern. Sie können mit einer Nadel auskommen, mit der die Firmware durchgeführt wird. Für eine dichtere Packung müssen Sie eine Ahle oder einen Locher verwenden. Wenn es sich zum Beispiel um eine Kassendokumentation mit vielen Seiten handelt und der Locher nicht für so viele Blätter ausgelegt ist, können Sie auf die alte „altmodische“ Methode mit einem dünnen, scharfen Locher zurückgreifen Nagel und ein Hammer. Es ist äußerste Vorsicht geboten, um einzelne Blätter nicht zu beschädigen, und gleichmäßige, identische Löcher über die gesamte Höhe des gesamten Papierstapels zu bohren. Beispielsweise muss das Buch zur Abrechnung von Ausgaben und Einnahmen einer Organisation auf die oben beschriebene Weise zusammengefügt werden, wobei die Gesamtzahl der Seiten anzugeben ist. Nicht nur der Leiter der Organisation, sondern auch eine autorisierte Person muss das Buchhaltungsbuch bescheinigen, bevor mit der Führung begonnen wird. offiziell vom Finanzamt. Die Notwendigkeit, die Dokumentation korrekt zu flashen, kann häufig auftreten.

Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie Kopien wichtiger Dokumente richtig heften und beglaubigen:

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Wie man Dokumente richtig säumt und mit welchem ​​Faden.

Dank der richtigen Firmware lassen sich Dokumente einfacher organisieren. Viele Dokumente werden ins Archiv übertragen. Es ist bequemer, gebundene Mehrblattdokumente aufzubewahren und den Prüfbehörden Dokumente zur Verfügung zu stellen. Die Papiere bleiben vollständig erhalten, sodass die Möglichkeit einer Ersetzung, Fälschung oder eines Verlusts ausgeschlossen ist.

• Die Frage der korrekten Dokumenten-Firmware beschäftigt nicht nur Mitarbeiter von Regierungsbehörden, sondern auch Vertreter kleiner Unternehmen.
• Wenn die Firmware nicht korrekt installiert ist, kann der Registrierungsvorgang auf unbestimmte Zeit dauern. Die richtige Firmware ist ein Garant für maximalen Dokumentationsschutz.

Wie führt man die Firmware entsprechend den bestehenden Anforderungen durch? Wie erledigt man alles gleich beim ersten Mal, wenn es keine klaren Regeln für die Einreichung von Bürounterlagen gibt? Das Material in diesem Artikel ist gewidmet auf verschiedene Weise Firmware-Dokumentation.

• Wenn Sie Büropapiere auf mehreren Blättern heften müssen, müssen Sie sich zunächst mit den Vorschriften vertraut machen. Als Erstes denkt man natürlich an Kleber oder einen Hefter. Mehrseitige Dokumente können nicht eingefügt werden. Aber wie näht man sie zusammen? Denn eine fehlerhafte Firmware kann zumindest dazu führen, dass die Behörde Ihnen die Registrierung verweigert und Sie dazu auffordert, ein Paket mit Dokumenten vorzulegen.
• Was tun, wenn es keine Regeln und Muster gibt und es nicht möglich ist, die Papiere so zu nähen, wie sie aussehen, und nicht so, wie sie sein sollten? Wenngleich klare Anweisungen Es gibt keine Dokumente zur Bindung der Dokumentation; es ist notwendig, sich auf die spezifischen Anforderungen der Behörde zu konzentrieren, die Informationen in Form eines gebundenen Dokumentenpakets anfordert.
• Es wird auch nützlich sein, sich damit vertraut zu machen allgemeine Empfehlungen zur Durchführung der Firmware von Dokumenten, die aus mehr als einem Blatt bestehen. Sie werden in einer Broschüre bzw. gesammelt methodische Empfehlungen für 2009. Es gibt auch eine Broschüre für 2004. Es eignet sich besser für die Registrierung der LLC-Dokumentation.

Regeln zum Zusammenfügen von GOST-Dokumenten

• Die in den Broschüren beschriebenen Heftmethoden für Bleche beziehen sich auf Unterlagen, die länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
• Das Heften mehrseitiger Dokumente erfolgt mit einer normalen Nadel und dickem Faden. Aber wie lernt man, die Unternehmensdokumentation richtig zu flashen? Schließlich wird Ihnen diese Fähigkeit im Laufe Ihrer bürokratischen oder unternehmerischen Laufbahn mehr als einmal nützlich sein.

Welche Dokumente werden geheftet?

• Personaldokumentation auf Basis der Ergebnisse des laufenden Jahres
• Buchhaltungsdokumentation
• Ein- und Ausgangsdokumentation des Sachbearbeiters
• Unterlagen für das Finanzamt
• Dokumente zur Einreichung von Berichten an die Pensionskasse Russlands
• Dokumente an verschiedene Abteilungen der Bank
• Ausschreibungsunterlagen
• Kopien gesetzlicher Dokumente
• Unterlagen zum Abschluss besonders wichtiger Verträge
• Gewinnbücher
• notariell beglaubigte Kopien und Übersetzungen
• bei der Vorbereitung der Dokumentation zur Archivierung

• Es ist üblich, ein Dokumentenpaket mit Nadel und Faden zusammenzunähen. Dadurch können Sie ihre Integrität bewahren: Bei dieser Papiersorte ist es schwierig, sie zu ersetzen, was heutzutage sehr wichtig ist.
• Manchmal ist es erlaubt, zum Heften von Dokumenten einen Hefter zu verwenden. Ideale Option— Verwendung spezieller Ausrüstung.
• Buchhalter vieler Organisationen wechseln dazu, mit Buchhaltungsprogrammen zu arbeiten. Sie müssen nicht auf Papier vervielfältigt werden. Dafür gibt es eine Online-Buchhaltung. Mit einer digitalen Signatur signierte elektronische Dokumente haben die gleiche rechtliche Bedeutung wie Papierdokumente (z. B. Rechnungen).
• Aber trotz der Leichtigkeit, mit der Dokumentation im digitalen Format zu arbeiten, werden wir uns noch lange mit der üblichen Papierdokumentation befassen müssen, und die Vorbereitung einiger Dokumente ist jetzt erforderlich.

Office-Dokumentation hat unterschiedliche Bedeutungen. Dokumente unterscheiden sich in der Dicke der Akte und der Form der Blätter. Aus diesem Grund gibt es mehrere Möglichkeiten, die Dokumentation zu flashen.

Was für äußere Unterschiede zum Nähen von Objekten:

• ein Dokument, das aus 2 oder mehr A4-Blättern besteht
• Buchhaltungsdokumentation, einschließlich Bargelddokumente bestehend aus unterschiedliche Mengen Dokumente werden in Kartons aufbewahrt

Welchen Faden sollte ich zum Zusammennähen von Dokumenten verwenden?

• Wenn Sie die Archivierung der Dokumentation nicht ernst nehmen, können die für die Lieferung vorbereiteten Papiere einfach mit der Aufforderung, die Firmware komplett zu überarbeiten, an Sie zurückgesandt werden. Daher empfiehlt es sich, sich mit den Stitching-Regeln und den Grundvoraussetzungen vertraut zu machen, bevor schwerwiegende Fehler in der Firmware von Dokumenten gemacht werden.
• Eine weitere Möglichkeit, das Problem zu lösen, besteht darin, sich an Fachleute zu wenden. Wenn Sie keine Zeit haben, sich mit der Firmware-Dokumentation zu befassen, können Sie diese den Spezialisten einer Druckerei anvertrauen. Das Heften von Dokumenten mit einer Kunststoff- oder Metallfeder mit Abdeckung dauert 10 bis 30 Minuten.
• Wenn Sie Ihre Unterlagen einem Dritten anvertrauen, besteht jedoch ein gewisses Risiko: Die Unterlagen können Geschäftsgeheimnisse enthalten.
• Deshalb sollten Sie die Anleitung zum Heften von Dokumentationen verschiedener Formate mit gewöhnlichen Fäden oder einem Hefter einmal sorgfältig lesen.

• Die Dokumentation wird mit Bankgarn, dünnem Mylarband oder Heftfäden zusammengenäht. Aber wenn es solche Threads nicht gibt, dann reichen gewöhnliche harte Threads aus.
• 2-3 Blätter werden mit normalem Faden zusammengenäht. Aus Festigkeitsgründen muss es in der Mitte gefaltet werden. Der Nähvorgang beginnt damit, dass Löcher in die Laken gebohrt werden. Die Naht erfolgt von der Rückseite der zusammengefügten Blätter aus.
• Die Nadel wird zuerst in das mittlere Loch eingeführt. Es ist besser, Dual-Firmware zu verwenden. Wenn das Heften abgeschlossen ist, werden Nadel und Faden in das mittlere Loch eingeführt und auf der Rückseite der zusammengefügten Dokumente herausgeführt. Das verbleibende Ende des Fadens muss zu einem Knoten zusammengebunden werden.

Die Dokumentation wird mit Bankgarn, dünnem Mylarband oder Heftfäden zusammengenäht

So nähen Sie Dokumentation mit Faden

Zubehör vorbereiten:

• Nadeln und Faden geeigneter Stärke
• Dokumente, die geflasht werden müssen
• eine Ahle oder ein anderes Werkzeug zum Bohren von Löchern in Papier
• Organisationssiegel
• Schreibwarenkleber

Wir nähen das Dokument in 3 Schritten:

• Wir bereiten Papiere zum Heften vor. Dazu müssen Sie sie in Gruppen einteilen
• Überprüfung, ob die Nummerierung korrekt ist
• Nähen
• Wir erstellen eine Begleitinschrift.
• Wir bereiten eine interne Bestandsaufnahme vor.
• Wir bescheinigen die fertige Arbeit

Für ein gebundenes Dokumentenpaket ist Folgendes zulässig:

• verpassen Sie die Phase der Dokumentensystematisierung
• Verteilen Sie Dokumente ohne Nummerierung
• Es ist möglich, Unterlagen ohne Beglaubigung einzureichen

Stufe 1:

• Wir ordnen die Unterlagen so an, wie sie im Dokument Platz finden sollen. Wir nummerieren jede Seite mit Zahlen in der oberen rechten Ecke. Dazu verwenden wir einen einfachen Bleistift.
• Wir machen Einstiche. Wenn unser Dokument aus mehreren Blättern besteht, kann ein Einstich ganz einfach mit Nadel und Faden vorgenommen werden. Wir durchstechen ein mehrseitiges Dokument mit einer Ahle oder verwenden einen scharfen Nagel. Um das Durchstechen des Papiers zu erleichtern, nehmen Sie einen Hammer.
• Wie viele Löcher soll ich machen? Dies hängt von den Anforderungen der Organisation ab, die die Dokumente anfordert. Die Einstiche sollten gleichmäßig am linken Rand verteilt sein. In der Mitte des Blattes werden Löcher angebracht, der Abstand zwischen ihnen beträgt 3 cm.

Auf die gebundenen Dokumente wird ein Blatt Papier geklebt. Es ist gestempelt, signiert und datiert

• Für besonders wichtige Dokumente sind fünf Löcher angebracht. Das ist das Meiste zuverlässiger Weg Schutz der Papiere vor Substitution.
• Wir beglaubigen das Dokument: Bereiten Sie ein Blatt Papier mit den Maßen 4 x 5-6 cm vor. Wir geben darauf die Anzahl der genähten Blätter in Zahlen und in Worten an. Wir fügen hier die Position, den Nachnamen, den Vornamen und das Patronym der Person hinzu, die die Dokumente beglaubigt.

Korrekt gebundenes Dokument: Rückseite

• Tragen Sie Kleber auf und legen Sie dieses Blatt an die Stelle, an der sich der Knoten befindet und an der sich die Fäden treffen. Wir führen die kurzen Enden der Fäden über das Blatt hinaus, sodass sie frei hängen. Der Dokumentenzertifizierer unterschreibt. Wenn auf dem Dokument ein Stempel vorhanden ist oder dieser erforderlich ist, stempeln wir ihn. Hier sollten Sie nicht nur unterschreiben oder ein Siegel anbringen, sondern dies so tun, dass ein Teil der Unterschrift und des Siegels über den Rand des beklebten Blattes hinausragt.

• Mit einer Ahle bohren wir drei Löcher. Zwischen ihnen sollte ein Abstand von 3-5 cm bestehen.
  Wir führen die Nadel durch den mittleren Einstich mit ein Rückseite Die Blätter werden zusammengerafft, so dass ein Fadenstück von mehr als 7 cm übrig bleibt.
• Wir führen die Nadel durch das oben befindliche Loch nach vorne. Wir ziehen Nadel und Faden durch das untere Loch auf der Rückseite.
• Durch die Vorderseite führen wir die Nadel in den mittleren Einstich. Jetzt kann der Faden abgeschnitten werden, so dass eine Länge von mindestens 7 cm übrig bleibt.
• Wir haben zwei verbleibende Fäden: im oberen Loch und in der Mitte. Lassen Sie uns sie miteinander verbinden.
  Bereiten Sie ein rechteckiges Blatt vor und kleben Sie es auf den entstandenen Knoten.

Manuelles Heften von Dokumenten in 3 Löcher: Diagramm

Video: Wie näht man ein Diplom mit drei Löchern?

• Eine zuverlässigere Methode zum Heften von Dokumenten ist die Verwendung von vier Einstichen. Wir machen 4 Löcher. Wir nähen aus dem Loch, das sich an zweiter Stelle von oben befindet. Wir führen die Nadel in die obere Einstichstelle ein, kehren zum zweiten Loch im oberen Teil und dann zum dritten zurück. Durch den vierten Einstich führen wir die Nadel auf die Rückseite des Dokuments.
• Es bleibt noch, die Nadel von der Vorderseite in das dritte Loch einzuführen. Das Bild unten zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente mit vier Einstichen zusammennähen.

So flashen Sie einen Ordner mit 4 Löchern: Diagramm

Worauf Sie achten sollten:

• Wir führen die Firmware streng vertikal und unter Beachtung der Symmetrie durch
• Löcher in Dokumenten sollten sich am linken Rand befinden
• der Rand vom Blattrand beträgt 1,5-2 cm
• Die Nadel wird zum ersten Mal von der Rückseite des Dokuments eingeführt

Wir führen den Faden von der Rückseite in den äußeren Einstich

Video: Wie flasht man Dokumente?

So nähen Sie Dokumente an einer Ecke: Diagramm

Manchmal ist es notwendig, ein Dokument an der Ecke zu heften. Wie Sie das richtig machen, sehen Sie sich das Video an.

Video: Wie hefte ich Dokumente zusammen?

Heften von Dokumenten mit einem Hefter

So heften Sie Dokumente mit einem Hefter – sehen Sie sich das Video an.

Video: Wie hefte ich Dokumente richtig zusammen?

Wie nummeriert man Dokumentseiten bei der Ablage richtig?

• Wir haben arabische Zahlen auf die Blätter geschrieben
• Wir verwenden hierfür einen einfachen Bleistift
• Wir ordnen die Zahlen in aufsteigender Reihenfolge an
• Wir nummerieren Blätter, nicht Seiten (Dokumente können eine eigene Nummerierung haben)
• Wir geben die Seitenzahl in die obere rechte Ecke ein, ohne den Text des Dokuments zu berühren.
• Die Bewerbungen sind in der allgemeinen Reihenfolge nummeriert
• Wir nummerieren Briefe wie folgt: Geben Sie eine Nummer auf den Umschlag und nummerieren Sie erst danach die im Brief enthaltenen Blätter
• Mehrere Dokumentenbände werden einzeln nummeriert
• Anträge, die einem separaten Band zugeordnet sind, werden ebenfalls gesondert nummeriert
• Wenn die Dokumente auf einem großformatigen Blatt erstellt werden, platzieren Sie die Nummerierung in der oberen rechten Ecke, biegen Sie sie und legen Sie sie unter einer Kante ab
• Für die einzelnen im Dokument angegebenen Fragmente (z. B. Schecks) erstellen wir ein Inventar und nummerieren dieses Dokument in einer allgemeinen Reihenfolge.

So heften Sie Dokumente für das Finanzamt: Regeln, Muster

• Anzahl der Blätter in einer Firmware - nicht mehr als 150
• Dokumente werden so geheftet, dass Daten und Visa lesbar bleiben
• Der Steuerinspektor benötigt möglicherweise eine Kopie des Dokuments. Daher ist es erforderlich, die Papiere so zu heften, dass beim Scannen oder anderen Kopieren die Firmware nicht beschädigt werden muss
• Alle Blätter im Dokument sind nummeriert (Nummerierung beginnt bei eins: 1, 2, 3)
• Dokumente werden mit der 2-4-Punktion-Methode geheftet. Der Faden wird nach hinten herausgeführt und festgebunden.
• Auf den Knoten wird ein Blatt Papier (Größe 3 x 5 cm) mit Zertifizierungsinschrift und Siegel geklebt.

So heften Sie Unterlagen für das Finanzamt

• Das Fahrtenbuch ist als Hardcover gebunden. Dies ist notwendig, um das ordnungsgemäße Erscheinungsbild des Dokuments über einen langen Aufbewahrungszeitraum hinweg beizubehalten.
• Dokumente sind nummeriert.
• Das Logbuch ist mit normalem Grobfaden genäht, ohne dass irgendwelche gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

Für die Firmware können Sie folgende Materialien verwenden:

• Bankschnur
• Normalfaden Nr. 10 (mit vielen Stichen genäht)
• dünne lange Schnur
• Roh- oder Nähgarn
• Das gebundene Dokument wird versiegelt, um die Aufzeichnungen vor unbefugtem Eingriff zu schützen

Logbuch-Firmware-Prozess:

• Bereiten Sie drei Löcher mit einem Locher oder einer Ahle vor (machen Sie Löcher links in die Ränder des Magazins)
• Führen Sie den Faden von der Rückseite der Magazinbindung in das äußere Loch ein
• Bringen Sie den Faden zur Vorderseite, ziehen Sie die Kanten heraus und richten Sie sie aus
• Führen Sie die Enden des Fadens (das Segment sollte 6-8 cm lang sein) in das Loch in der Mitte ein und ziehen Sie es nach hinten
• Wenn Sie einen Faden verwenden, der nicht stark genug ist, wiederholen Sie den Vorgang
• Wir binden die Enden der Fäden mit einem Knoten auf der Rückseite zusammen und greifen dabei nach dem Mittelfaden, der durch die äußeren Löcher verläuft
• Kleben Sie die Enden der Fäden auf das Magazin und kleben Sie darauf ein kleines quadratisches Stück Papier, auf dem die verantwortliche Person unterschreibt und unterschreibt
• Geben Sie das Firmware-Datum an

So flashen Sie ein Buchhaltungsnotizbuch: Beispiel

Video: Wie kann ein einzelner Unternehmer Dokumente flashen?

Firmware von Dokumenten für das Archiv

Im Video erfahren Sie mehr über die Funktionen von Firmware-Dokumenten für das Archiv.

Video: Ich lege einen ARCHIVORDNER auf der Kamera ab – ausführliche Beschreibung

Wie flashe ich einen Ordner mit Dokumenten?

Der Vorgang des Flashens eines Ordners mit Dokumenten wird im Video gezeigt.

Video: Akte

Wie näht man einen Koffer?

Sehen Sie sich das Video an, um zu erfahren, wie Sie einen Fall ordnungsgemäß einreichen.

Video: Falleinreichung (1. Option).

Video: Falleinreichung (2. Option)

Um Dokumente zu organisieren, müssen Sie sie richtig formatieren. Die Hauptanforderung liegt in der bequemen Aufbewahrung und Gewährleistung der Sicherheit der Dokumentation, die durch die Befestigung mit Gewinde erreicht wird.

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Wie flasht man Dokumente im Jahr 2019? Bevor Dokumente an verschiedene Behörden übermittelt oder zur Archivierung übergeben werden, müssen die Blätter ordnungsgemäß befestigt werden.

Dazu werden die Papiere mit Fäden vernäht. In dieser Form sind Dokumente vor Verlust und Ersatz geschützt. Aber wie näht man Dokumentation richtig mit Fäden?

Was Sie wissen müssen

Die Aufbewahrung, Bearbeitung und Übermittlung von Dokumenten an verschiedene Behörden erfordert das Binden von Dokumenten.

Am häufigsten entsteht der Bedarf an Firmware bei der Einreichung von Unterlagen bei Registrierungs- oder Regulierungsbehörden.

Das Heften ist neben der Prüfung der Richtigkeit der Angaben und der Einhaltung der Reihenfolge der Fertigstellung ein integraler Bestandteil des Prozesses der Dokumentenerstellung.

Heften ist die zuverlässigste Methode, um den Verlust mancher Dokumente zu verhindern. Ordnungsgemäß gebundene Dokumente können nicht gefälscht oder ersetzt werden.

Aber ein so einfacher Prozess wie die Einreichung von Dokumenten im Zusammenhang mit offiziellen Dokumenten ist ein streng regulierter Prozess.

Das heißt, Sie können die Platten nicht einfach mit Fäden befestigen, sondern müssen bestimmte Gestaltungsregeln beachten.

Definitionen

Beim Binden von Dokumenten werden Dokumente in der richtigen Reihenfolge zusammengehalten.

Falsches Heften kann dazu führen, dass Dokumente ungeordnet werden und Blätter verloren gehen oder ersetzt werden.

IN ähnliche Situation Es ist praktisch unmöglich, die Ordnungsmäßigkeit der Dokumente nachzuweisen. Je nach Bedeutung der Dokumente können die Folgen eine echte Katastrophe sein.

Zum Heften von Dokumenten werden ein Hefter, spezielle Geräte oder ein Faden verwendet. Am zuverlässigsten ist jedoch weiterhin die Gewindebefestigung, da in diesem Fall ein Austausch einzelner Bleche nicht möglich ist.

Aber beim Flashen von Dokumenten müssen Sie es richtig machen. Unsachgemäß gebundene Unterlagen werden von Behörden nicht akzeptiert.

Einige Unternehmen sind darauf spezialisiert, Firmware-Dokumente nach allen Regeln anzubieten.

Aber im Grunde ist das keine schwierige Angelegenheit. Wenn Sie wissen, wie man Blätter richtig heftet, können Sie diese Arbeit selbst erledigen.

Zu welchem ​​Zweck geschieht dies?

Der eigentliche Sinn des Firmware-Verfahrens besteht darin, die Papiere sicher zu sichern. Dokumente sind vor versehentlichem Verlust geschützt und es ist unmöglich, ein einzelnes Blatt aus einem Stapel nummerierter Papiere diskret zu entfernen.

Der Vorteil der Firmware ist die einfache Speicherung. Genähte Hüllen sind recht kompakt, nehmen wenig Platz ein und sind einfacher zu organisieren.

Einige Dokumente haben eine sehr lange Archivierungsdauer. Die gehefteten Papiere werden in der richtigen Form aufbewahrt und bei Bedarf können Sie die erforderlichen Unterlagen leicht finden.

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist nicht nur für Regierungsbehörden, sondern auch für Privatunternehmer wichtig. Allerdings können in diesem Fall Registrierungsprobleme für ein Unternehmen innerhalb der Organisation gelöst werden.

Bei der Einreichung von Unterlagen bei Behörden ist häufig die fehlerhafte Bindung der Unterlagen der Grund für die Verweigerung der Annahme.

Gesetzliche Regelung

Die Firmware von Dokumenten unterliegt keinen besonderen Standards. Das bedeutet aber nicht, dass Sie Dokumente beliebig heften können.

Der Prozess erfolgt in Übereinstimmung mit den bestehenden Anforderungen an die Bearbeitung wichtiger Dokumentationen.

Die notwendigen Hinweise sind in den folgenden Bestimmungen enthalten:

So heften Sie Dokumente richtig mit Faden

Bevor Sie mit dem Heften von Dokumenten beginnen, müssen Sie diese vorbereiten. Dazu werden alle Beiträge nach Datum sortiert. Anschließend werden die Dokumente entsprechend der Reihenfolge gefaltet und jedes einzelne Blatt nummeriert.

Zur Nummerierung werden arabische Ziffern verwendet. Die Nummer ist auf der rechten Seite des Blattes angegeben. In diesem Fall beginnt die Nummerierung mit der Nummer 1, gebundene Dokumente werden jedoch nicht berücksichtigt.

Um Dokumente vor äußeren Einflüssen zu schützen, wird eine spezielle Papphülle „Delo“ verwendet, die es in verschiedenen Größen und unterschiedlichen Qualitäten gibt.

Beim Heften von Standarddokumenten wird ein Standardordner im A4-Format verwendet. Umschläge unterliegen auch der Nummerierung in der Dokumentation.

In diesem Fall wird zunächst die Nummer auf dem Umschlag angebracht und erst dann die darin aufbewahrten Fotos und Papiere nummeriert.

Wenn bei der Nummerierung ein Fehler gemacht wurde, wird der falsche Wert mit einer Zeile durchgestrichen und anschließend wird die Nummerierung fortgesetzt.

Ein Blatt mit einem durchgestrichenen Fehler wird durch die Aufschrift „Korrigierter Glaube“, Unterschrift und Siegel bestätigt.

Welche genau brauchen Sie?

Die am besten geeignete Firmware verschiedene Typen Dokumente – Buchhaltung, Steuern, gesetzliche Dokumente, Berichterstattung usw.

Das allgemeine Firmware-Verfahren ist Standard, obwohl es verwendet werden kann verschiedene Methoden Nähen. Bei bestimmten Dokumentationsarten gibt es jedoch einige Besonderheiten.

Buchhaltungsdokumente werden wie normale Dokumente zusammengefügt. Es gibt jedoch eine Nuance: Beim Blinken werden fünf Löcher gemacht, da die Gehäuse recht voluminös ausfallen.

Darüber hinaus hat nur ein autorisierter Mitarbeiter, hauptsächlich ein für das Geschäft verantwortlicher Buchhalter, das Recht, Dokumente zu nähen.

Die Nummerierung der Buchhaltungsunterlagen erfolgt mit Bleistift. Es ist eine Bestandsaufnahme aller im Fall vorhandenen Unterlagen zu erstellen.

Bei der Vorbereitung der Unterlagen zur Einreichung im Archiv ist Folgendes erforderlich:

1. Systematisierung aller Dokumente.
2. Nummerierung.
3. Ablage aller Unterlagen je nach Zweck in einem gemeinsamen Ordner.
4. Erstellen eines Inventars.
5. Gestaltung des Covers einer gehefteten Mappe.

Dieses Verfahren ist bei der Archivierung von Dokumentationen mit einer Aufbewahrungsdauer von 25 Jahren oder mehr vorgesehen.

Papiere mit einer Haltbarkeitsdauer von bis zu 10 Jahren können nicht in der Akte nummeriert und in einem Ordner aufbewahrt werden, die Befestigung mit Faden ist aber noch zuverlässiger.

Bei Archivdokumenten ist es wichtig, den Umschlag richtig zu gestalten. Auf dem Kartonumschlag steht:

• Name der Institution;
• Unterteilung;
• Lagerdauer;
• Name und Thema des Falles.

Auch bei der Erstellung von Unterlagen für das Finanzamt gibt es Feinheiten. So werden Papiere für die Registrierung eines Einzelunternehmers oder einer juristischen Person, für Änderungen an Steuerdaten und Dokumente im Beisein eines Notars erstellt.

Dadurch wird sichergestellt, dass nach der Beglaubigung der Unterschrift keine Korrekturen in den Dokumenten vorgenommen wurden.

Seit Juli 2013 können Steuererklärungen ohne Einreichung eingereicht werden. Unternehmer können selbst entscheiden, ob sie die Unterlagen heften oder geheftet abgeben.

Verfahren

Beim Flashen von Dokumenten müssen Sie das Standardverfahren befolgen:

Ausrüstung	Sortieren Sie Dokumente in Bündel von maximal 250 Blatt mit einer Dicke von maximal 4 cm Am Anfang jeder Packung legen Sie ein Blatt für die interne Bestandsaufnahme an Fügen Sie jedem Block ein leeres Blatt Papier hinzu, um eine begleitende Inschrift zu erhalten
Nummerierung	Verwenden Sie einen speziellen Nummerierer oder einen schwarzen Stift, um die Seitenzahlen in die obere rechte Ecke der Vorderseite einzutragen Nummerieren Sie das in der Mitte gesäumte Blatt als zwei Blätter Nummerieren Sie die Abbildungen auf der Rückseite des Blattes
Vorbereitung	eine Bestandsaufnahme machen Kleben Sie das fertige Inventar auf den Umschlag oder legen Sie es zusammen mit anderen Dokumenten ab Materialien zur Befestigung vorbereiten (Nylon- oder graue Fäden, Bürokleber, Ahle, Pappe)
Abdeckung	Wählen Sie für Dokumente zur Langzeitaufbewahrung Hartkarton (das Format hängt von der Form der zu archivierenden Dokumente ab). Geben Sie auf dem Umschlag Informationen über die Organisation, die Art der Dokumente, die Aufbewahrungsfristen, die Anzahl der Blätter und das Anmeldedatum an
Löcher stanzen	Löcher werden mit einer Ahle oder einem gewöhnlichen Locher gemacht Platz für Löcher - an den Rändern links mit einer Vertiefung vom Rand von 1,5 bis 2 cm, mit einem Abstand zwischen benachbarten Einstichen von etwa 3 cm und streng vertikal
Firmware	Dokumente zur Langzeitaufbewahrung werden komplett mit dem Umschlag vernäht Normale Papiere werden vom Blatt neben dem Einband abgelegt Blätter werden zweimal genäht

In zwei Löchern

Am meisten einfache Möglichkeit ist das Heften von Dokumenten durch zwei Einstiche. Das Verfahren ist wie folgt:

1. Entfernen Sie Heftklammern und Büroklammern aus Dokumenten.
2. Legen Sie die Blätter gerade und überprüfen Sie die Nummerierung.
3. Machen Sie mit einer Ahle oder einem Locher zwei Löcher und gehen Sie von der Kante zurück.
4. Führen Sie den Faden durch beide Einstiche und binden Sie die Enden auf der Rückseite zusammen.
5. Binden Sie die Enden der Fäden zusammen.
6. Kleben Sie ein Rechteck aus dickem weißem Papier oder Papyruspapier (bei Lagerung länger als 10 Jahre) auf einen Teil des Knotens.

Foto: Zusammenheften von Dokumenten in zwei Einstichen

Drei Löcher

Die Drei-Loch-Firmware beginnt mit der Standardvorbereitung von Dokumenten. Das Folgende ist der Aktionsplan:

• Führen Sie dann den Faden durch das unterste Loch auf der Rückseite der Dokumente.

• Führen Sie Nadel und Faden durch die Vorderseite zum zentralen Einstich zurück.

• Die Fäden befinden sich auf der Rückseite. Wenn jedoch ein voluminöses Bündel genäht wird, kann der Vorgang wiederholt werden.
• Binden Sie die Enden des Fadens zusammen, die verbleibende Spitze sollte etwa 7-8 cm lang sein.

• Kleben Sie ein Papierrechteck auf den Knoten, auf dem die Grunddaten angegeben sind.

• Bringen Sie einen Stempel und eine Unterschrift auf dem geklebten Rechteck an.

Vier Löcher

Am zuverlässigsten ist die Vierlochnaht. Auf diese Weise werden in der Regel Dokumente, die in großen Mengen aufbewahrt werden, versiegelt.

Der Aktionsalgorithmus ist wie folgt:

1. Machen Sie vier Löcher gemäß den Standardanforderungen.
2. Beginnen Sie mit dem Nähen ab der zweiten oberen Einstichstelle.
3. Der Faden wird in die oberste Einstichstelle eingeführt.
4. Dann wird der Faden durch das zweite Loch und dann durch das dritte geführt.
5. Der Faden wird durch das vierte Loch auf die Rückseite des zu säumenden Bündels geführt.
6. Abschließend wird die Nadel von vorne in den dritten Einstich eingeführt.

Wie das Einnähen von Dokumenten in vier Löcher in der Praxis aussieht, sehen Sie auf den Fotos unten.

Fertigstellung der Firmware

Der Firmware-Prozess wird durch die Versiegelung des Geräts und die Zertifizierung abgeschlossen. Verwenden Sie dazu ein Rechteck aus Papyruspapier (normales weißes Papier für Dokumente mit kurzer Haltbarkeit).

Video: So nähen Sie Dokumente richtig mit Faden und Nadel

Das Blatt wird so geklebt, dass ein Teil des Knotens deutlich sichtbar ist und die Enden der Fäden frei hängen. Nachdem der Kleber gut getrocknet ist, wird auf dem beklebten Stück Papier eine Zertifizierungsinschrift angebracht (Sie können ein Blatt mit der fertigen Beschriftung bekleben).

Die Inschrift sieht so aus:

„Geheftet, nummeriert, signiert und versiegelt ___ (________) Blatt ___“

Beispiel eines Zertifizierungsschreibens