• Warum benötigen Sie ein Sitzungsprotokoll?
• Um welche Art von Protokollen handelt es sich bei den Sitzungsprotokollen?
• So erstellen Sie ein Protokoll einer Besprechung.
• Aus welchen Abschnitten besteht das Sitzungsprotokoll?

Protokoll der Sitzung ist eine Art Geschäftspapier, das die gesamte Bandbreite der Ereignisse widerspiegelt, die während einer Mitarbeiterbesprechung des Unternehmens stattgefunden haben. Dieser Typ Das Dokument ist nicht in der Liste der obligatorischen Dokumente für die Führung im Unternehmen enthalten, kann aber oft sehr nützlich sein.

Warum benötigen Sie Besprechungsprotokolle?

In jedem Unternehmen finden regelmäßig verschiedene Meetings statt. Diese Art von Treffen ermöglicht eine Lösung große Zahl akute Probleme, reagieren Sie rechtzeitig auf komplexe Probleme, formulieren Sie eine Uusw.

Gleichzeitig unterliegen manche Sitzungen nicht der Protokollierung, was ebenfalls üblich ist. Die Leitung der Organisation kann selbstständig eine Liste allgemeiner Veranstaltungen erstellen, bei denen offiziell Aufzeichnungen geführt werden, sowie diejenigen identifizieren, bei denen dies nicht erforderlich ist.

Der Hauptzweck des Protokolls ist die Aufzeichnung schriftlich das gesamte Spektrum der in der Sitzung geäußerten Themen, Aufgaben und Meinungen sowie gemeinsam getroffene Beschlüsse.

Die beste Option ist das detaillierteste Protokoll.

Am häufigsten wird eine solche Dokumentation im Rahmen von Besprechungen verwendet, die einen direkten Einfluss auf die Zukunft der Organisation haben. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Inhalte aller Gespräche mit Drittunternehmen und Mitarbeitern staatlicher Stellen zu protokollieren.

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Welche Art von Protokollen sind Sitzungsprotokolle?

In der Managementtätigkeit haben sich verschiedene Arten von Protokollen durchgesetzt: Genehmigungsprotokoll, Absichtsprotokoll und Protokoll der Beschlagnahme materieller Beweise (Dokumente). Zu den wichtigsten Dokumenten der Hauptversammlung gehören nach geltendem Recht das Protokoll der Auszählungskommission und das Protokoll der Versammlung.

Darüber hinaus ist die Erstellung eines Protokolls durch einen Beamten zulässig, wenn dieser Verwaltungsaufgaben wahrnimmt (bei Festnahme, Verkehrsunfall etc.). Für alle Arten dieser Dokumente wurden bestimmte Standardvorlagen entwickelt.

Wir werden eine Form von Sitzungsprotokollen in Betracht ziehen, die für allgemeine Managementaktivitäten verwendet werden. Dieses Dokument wird in der Organisation auf der Grundlage der Ergebnisse einer kollegialen Diskussion von Themen und Entscheidungen erstellt.

Der Ursprung des Protokolls im Bereich der Büroarbeit in unserem Land ist mit dem Beginn des 18. Jahrhunderts verbunden, als die Praxis der Führung von Debatten vor der Entwicklung und Konsolidierung der Mehrheitsmeinung in der Managementtätigkeit aufkam. Traditionell lautet das Protokoll:

• Informationsdokument (protokolliert den Prozess des Meinungsaustauschs),
• Verwaltungsdokument (registriert die während der Sitzung erarbeitete Entscheidung).

Derzeit ist es üblich, Sitzungsprotokolle zu erstellen, um den Verlauf kollegialer Veranstaltungen von Führungskräften festzuhalten verschiedene Ebenen. Darüber hinaus wird dieses Dokument zur Registrierung von Ereignissen während verschiedener Seminare, Tagungen, Konferenzen usw. verwendet.

Die Entscheidung über die Notwendigkeit, wann ein Protokoll der Sitzung zu erstellen operative Tätigkeiten wird dem Manager zugewiesen, der diese Aktivitäten ernennt und durchführt. Wenn Sie den Mitarbeitern lediglich Informationen zu einem bestimmten Problem übermitteln, frühere Entscheidungen erläutern usw. müssen, müssen Sie das Protokoll nicht verwenden. Wenn Bedarf an diesem Dokument besteht, spiegelt es die Zusammensetzung der Teilnehmer, die eingebrachten Ideen oder Vorschläge wider.

So erstellen Sie ein Protokoll einer Besprechung

Die Protokollierung des Sitzungsfortschritts liegt in der Verantwortung des Sekretärs des Leiters der Organisation. Diese Funktion kann von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden.

Vor Beginn der Sitzung erhält der Sekretär eine Liste der eingeladenen Personen und einen ungefähren Fragenkatalog. Die Teilnehmer präsentieren Zusammenfassungen ihrer Berichte. Dies hilft bei der Vorbereitung einer Dokumentvorlage, um die Arbeit bei der Erstellung der endgültigen Version des Protokolls zu beschleunigen. Bei vielen Teilnehmern empfiehlt es sich, ein Anmeldeblatt zu erstellen, in dem die vollständigen Namen der erschienenen Personen aufgeführt sind. Nach Beginn der Sitzung erstellt der Schriftführer die endgültige Liste der Anwesenden.

Die Informationen werden vom Sitzungssekretär während der Veranstaltung aufgezeichnet. Um die Genauigkeit der Aufnahme zu erhöhen, werden Sprachaufzeichnungen eingesetzt. Alle Wörter werden auf einem digitalen Medium aufgezeichnet und dann reproduziert, wenn das Dokument fertiggestellt ist.

Findet eine Massenversammlung mit einer großen Teilnehmerzahl statt, wird die Punktion von zwei Sekretärinnen durchgeführt. Wenn zwei Spezialisten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, kann der Prozess beschleunigt werden, wenn sich die Besprechung in die Länge zieht.

Einzelne Bemerkungen, Bemerkungen, Kommentare, Diskussionen zu Themen, die nicht mit dem Thema der Sitzungen zusammenhängen, werden im Dokument nicht berücksichtigt. Es erfasst die allgemeine Bedeutung von Berichten, Fragen und Vorschlägen. Die Entscheidungen und Anweisungen, die der Manager den einzelnen Darstellern erteilt, werden genau aufgezeichnet.

Es ist zu beachten, dass Berichte und Fragen nicht wörtlich gegeben werden müssen.

Benötigt der Vorgesetzte genaue Informationen, benötigt er einen vom verantwortlichen Mitarbeiter unterschriebenen Bericht. Bei Besprechungen wird der Gesamtstand besprochen, detaillierte Notizen sind daher nicht erforderlich. Dadurch gibt das Dokument kurz den Verlauf des Treffens wieder: besprochene Themen, aufgeworfene Fragen usw getroffene Entscheidungen.

In einigen Fällen verlangen Organisationsleiter, dass jeder Satz wörtlich aufgezeichnet wird. Dies ist typisch für Meetings in modernen Unternehmen, bei denen bei solchen Veranstaltungen entschieden wird große Zahl betriebliche Probleme.

Aus welchen Abschnitten besteht das Sitzungsprotokoll?

Bei der Dokumentation des Besprechungsprozesses muss sichergestellt werden, dass das Besprechungsprotokoll mit GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ übereinstimmt. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationspflichten.“ Dies bedeutet, dass bei der Aufzeichnung von Informationen die Regeln für die Erstellung eines Sitzungsprotokolls hinsichtlich des Titels, des letzten Teils des Dokuments und seines Inhalts eingehalten werden müssen.

Header-Teil des Protokolls.

Der Header sollte eine Reihe von Details enthalten:

• vollständiger Name der Organisation;
• Art des Dokuments (PROTOKOLL);
• Nummer und Datum;
• Ort der Registrierung;
• Titel des Textes.

Die Angabe der Rechtsform im Namen des Unternehmens ist zwingend erforderlich. Der vollständige Name muss mit dem offiziell festgelegten Namen übereinstimmen, der in der Satzung oder den Vorschriften der Organisation angegeben ist, und alle Wörter müssen vollständig und ohne Abkürzungen geschrieben werden.

Wenn das Unternehmen offiziell registriert ist Kurzname Es ist erlaubt, es in Klammern nach dem vollständigen anzugeben.

Wenn eine Organisation eine übergeordnete Struktur hat, wird ihr Name über dem Namen des Unternehmens platziert, das das Dokument erstellt hat. Die Angabe erfolgt jedoch meist in abgekürzter Form.

Zum Beispiel:

• Offen Aktiengesellschaft;
• Agentur „Vertrieb, Bearbeitung, Abholung von Presse“;
• (JSC-Agentur „Rospechat“);
• Geschlossene Aktiengesellschaft „Neue Technologien“.

Das Datum des Protokolls entspricht dem Datum der Sitzung. Bei mehrtägigen Meetings werden das Start- und Enddatum angegeben. Auf keinen Fall sollten Sie das Datum der Unterzeichnung des Protokolls angeben, da dieses manchmal mehrere Tage nach Ende der Veranstaltung erstellt wird.

Beispiel: Eine Vorstandssitzung einer Aktiengesellschaft fand über zwei Tage statt (13.01.09 und 14.01.09). Das Protokoll wurde am nächsten Tag erstellt und einen Tag nach Ende der Veranstaltung, also am 16.01.09, bestätigt. Geben Sie in diesem Fall die Zahlen „13 – 14.01.2009“ an. In diesem Fall sind zwei weitere Möglichkeiten zum Schreiben des Datums akzeptabel: „13.01.2009 – 14.01.2009“ oder „13. – 14. Januar 2009“.

Die Protokollnummer (Index) ist die laufende Nummer des Meetings. Die Nummerierung wird für das Kalenderjahr festgelegt, wobei es mehrere Gruppen von Protokollen gibt, von denen jede eine eigene fortlaufende Nummerierung hat. Daher müssen Sie Ihre Nummern in die Protokolle von Vorstandssitzungen, Hauptversammlungen der Aktionäre, Betriebsversammlungen, Sitzungen des Technischen Rates usw. eintragen.

Traditionell werden Dokumentennummern und -daten mit einer Ziffer in zwei Ziffern geschrieben. Dies geschieht durch Hinzufügen einer Null vor der einzelnen Ziffer. Dies wird normalerweise wie folgt erklärt: Mit der Null („Nr. 01“ oder „01. Januar 2008“) können Sie an dieser Stelle kein anderes Zeichen angeben, wodurch 1 in 11, 21 oder 31 umgewandelt wird. Wir erinnern Sie daran Es wird erneut darauf hingewiesen, dass in den Regulierungsdokumenten keine genauen Regeln für das Schreiben solcher Nummern festgelegt sind. Das ist einfach gängige Praxis.

Der Ort, an dem das Dokument erstellt wurde, sollte angegeben werden, wenn eine Bestimmung anhand des Namens der Organisation schwierig ist. Es wird auch angegeben, ob die Sitzung an einem anderen Ort als dem des Unternehmens (dem Autor des Dokuments) stattfindet. Lokalität. Gemäß GOST R 6.30-2003 (Absatz 3.12) wird der Ort, an dem das Protokoll erstellt wird, gemäß der bestehenden administrativ-territorialen Aufteilung unter Verwendung allgemein anerkannter Abkürzungen geschrieben.

Der Titel des Protokolltextes enthält einen Hinweis auf die Art der gemeinsamen Tätigkeit (Treffen, Treffen, Treffen etc.) und den Namen des Kollegialorgans im Genitiv.

Zum Beispiel „Methodenratssitzungen“ oder „Belegschaftssitzungen“ oder „Sitzungen von Strukturbereichsleitern“.

Einzelheiten des Kopfteils können in Längsrichtung oder angeordnet sein Winkelmethode. Diese Wahl hängt von der Organisation ab.

Einleitender Teil des Textes

Der Text des Protokolls besteht aus einem Einleitungs- und einem Hauptteil.

Im einleitenden Teil des Dokuments folgen auf den Titel die Initialen und Nachnamen des Vorsitzenden und des Sekretärs der Versammlung. Der Vorsitzende, der die Sitzung leitet, ist ein Beamter, seine Position sollte jedoch im Dokument nicht angegeben werden.

Der Sekretär ist für die Organisation und Dokumentation der Sitzungsaktivitäten verantwortlich. Somit ist er für den gesamten Protokollierungsvorgang verantwortlich. In diesem Fall ist der Sekretär der Sitzung (Sitzung) aufgrund seiner Position möglicherweise nicht tatsächlich Sekretär. Es besteht die Möglichkeit, einem geeigneten Mitarbeiter zusätzliche Protokollierungsaufgaben zu übertragen. Wird eine solche Dokumentation regelmäßig von einem bestimmten Mitarbeiter geführt, muss diese Funktion in seiner Stellenbeschreibung angegeben werden. Im Falle eines einmaligen Bedarfs ist es jedoch nicht erforderlich, ein Protokoll zu erstellen; der Vorgesetzte erteilt dem Mitarbeiter lediglich eine Anweisung.

Beispielsweise wird dem stellvertretenden Direktor Pankov die Aufgabe des Vorsitzenden einer Sitzung der Abteilungsleiter übertragen, und seine persönliche Assistentin Egorova wird zur Sekretärin der Sitzung ernannt. In einer solchen Situation ihre Positionen Besetzungstabelle im Protokoll nicht angegeben. In dem zu erstellenden Dokument fungieren sie lediglich als Vorsitzender und Schriftführer der Versammlung.

Auszug aus dem einleitenden Teil des Sitzungsprotokolls:

• Vorsitzender – Pankov Yu.P.
• Sekretärin – Egorova D.L.
• Anwesend: Bessonov A.D., Korenev N.R., Luzhin E.N., Malinina E.M., Ustyugov A.K.
• Eingeladen: Hauptgeschäftsführer OJSC „Opal“ Shumilov A. B., Technischer Direktor JSC Lazurit Oster M. A.

In der nächsten Zeile nach dem Wort „Anwesend“ werden in alphabetischer Reihenfolge die Vor- und Nachnamen der Mitarbeiter des Unternehmens angegeben, die an der Beratung und Ausarbeitung der Entscheidungen der Sitzung beteiligt waren.

In einer Situation, in der andere eingeladene Personen bei der Besprechung anwesend sind Beamte Als Mitglieder dieses Unternehmens werden sie im Abschnitt „Eingeladen“ aufgeführt. Gleichzeitig werden die Positionen, die sie einnehmen, nicht angegeben; Nachnamen und Initialen sind alphabetisch geordnet. Und nur im Falle der Teilnahme von Mitarbeitern von Drittunternehmen werden deren Position und Firmenname angegeben.

Um eine Liste der anwesenden Mitarbeiter und eingeladenen Personen zusammenzustellen, wird ein Zeilenabstand verwendet. Danach wird eine Leerzeile übersprungen und im gleichen Abstand die Tagesordnung erstellt. Der Hauptteil des Textes wird mit eineinhalbzeiligem Zeilenabstand getippt.

Die Sekretärin erstellt im Voraus eine Liste der Besprechungsteilnehmer auf der Grundlage der Anweisungen des Managers. Eine solche Liste ist notwendig, um Interessenten über den Veranstaltungstermin und die Tagesordnung zu informieren. Es empfiehlt sich, im Vorfeld Referenzmaterialien zu verteilen, um sich mit den Fragen vertraut zu machen und sich auf das Treffen vorzubereiten. Die Liste der Sitzungsteilnehmer wird am Tag der Sitzung entsprechend der Anwesenheit der Beamten angepasst.

Bei einer erweiterten Sitzung (über 15 Personen) oder einer Sitzung eines ständigen Kollegialorgans werden bei der Erstellung des Protokolls nicht die Namen der Anwesenden angegeben, sondern nur die Gesamtzahl der Teilnehmer, die bei der Anmeldung erfasst wird. Die Anmeldeliste wird dann als Anlage dem Protokoll beigefügt. Das Dokument selbst sollte lauten: „Anwesend: 19 Personen (Liste beigefügt).“

Die Tagesordnung ist ein unveränderlicher Bestandteil des Einleitungsteils. Der Manager, der die Besprechung geplant hat, bestimmt deren Inhalt. Wenn die Tagesordnung den Teilnehmern vorab zur Prüfung zugesandt wird, sollten die darin enthaltenen Informationen in das zu erstellende Dokument aufgenommen werden.

Die Nummerierung der Tagesordnungspunkte erfolgt mit arabischen Ziffern. Die Formulierung von Themen sollte mit der Präposition „About“ oder „About“ beginnen und die Frage „worüber?“ beantworten. Jeder Absatz muss die Initialen und den Nachnamen des Berichterstatters enthalten, also des Beamten, der die angegebene Nachricht vorbereitet hat.

Ein Beispiel für das Protokoll einer Sitzung bezüglich der Tagesordnung.

Tagesordnungen:

1. Bei Genehmigung von Informationssicherheitsregeln.

Bericht der Leiterin der Informationsabteilung Dorokhova Yu.

1. Über Änderungen in der Besetzungstabelle.

Rede des stellvertretenden Generaldirektors I. N. Sergeev

Hauptteil des Textes

Formeller Teil des Protokolls

Als Grundlage für den Inhalt des Protokolls dienen manuell erstellte Stenografien oder Audioaufnahmen, die der Sekretär während der Sitzung anfertigt. Am Ende der Sitzung erstellt der Sekretär das Dokument gemäß den bestehenden Anforderungen. Anschließend geht der Entwurf zur Bearbeitung an den Sitzungsleiter. Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, wird das Protokoll mit Unterschriften bestätigt und wird zu einem offiziellen Dokument.

Die Rechtskraft des Protokolls, also Formalität, Zuverlässigkeit, Unbestreitbarkeit, wird nicht nur durch die Regeln zum Ausfüllen bestimmt. Nach der traditionellen Interpretation ist „Rechtskraft das Eigentum eines amtlichen Dokuments, das ihm durch die geltende Gesetzgebung verliehen wird, die Zuständigkeit der Stelle, die es ausgestellt hat, und.“ gemäß dem festgelegten Verfahren Anmeldung". Wenn die zwingenden Registrierungsregeln erfüllt sind, wird das Dokument zugewiesen Rechtskraft nach Unterzeichnung durch zwei Personen: den Vorsitzenden und den Schriftführer.

Die Eingabe dieses Details bereitet keine Schwierigkeiten, da es für alle von uns betrachteten Protokolltypen gleich ist. Die Unterschriften sollten durch einen Abstand von 2 oder 3 Zeilen vom Text getrennt sein. Die Wörter „Vorsitzender“ und „Sekretär“ befinden sich am Rand des linken Feldes, der letzte Buchstabe des Nachnamens grenzt an das rechte Feld.

Das Protokoll ist ein internes Dokument und wird daher in der Regel nicht mit einem Siegel versehen.

Wenn der Umfang mehr als eine Seite beträgt, müssen die zweite und die folgenden Seiten nummeriert werden. Bei der Gestaltung von Seitenzahlen werden arabische Ziffern ohne das Wort „Seite“ (Seite), ohne die Verwendung von Bindestrichen, Anführungszeichen oder anderen Zeichen verwendet.

Entsprechend allgemeine Regel Für die Erstellung des Protokolls sind maximal fünf Tage vorgesehen. Das Datum der Fertigstellung des angegebenen Dokuments wird in der Regel vom Manager, der die Sitzung geleitet hat, oder vom Vorsitzenden der ständigen Struktur festgelegt. Darüber hinaus kann die Vorbereitungszeit durch eine Kollegialordnung festgelegt werden.

Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die den Bearbeitungszeitraum für bestimmte Protokollarten begrenzen. Insbesondere verlangt das Gesetz „Über Aktiengesellschaften“, dass diese Unternehmen innerhalb von drei Tagen ein Protokoll der Vorstandssitzung erstellen müssen, und für die Erstellung eines so arbeitsintensiven Dokuments wie des Protokolls des Generals sind sogar 15 Tage vorgesehen Gesellschafterversammlung.

Über Beschlüsse aus dem Sitzungsprotokoll wird die Belegschaft durch Übersendung vollständiger Kopien oder Auszüge aus dem Dispositivteil informiert. In kleinen Organisationen die Mitarbeiter damit vertraut machen angenommene Beschlüsse geschieht oft unter Unterschrift. Zu diesem Zweck ist dem Protokoll ein Kennenlernblatt beigefügt.

Auf der Grundlage von Sitzungsbeschlüssen werden häufig auch Verwaltungsdokumente erstellt, beispielsweise Entscheidungen eines Kollegialorgans oder eine Anordnung des Direktors eines Unternehmens.

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Protokoll der Sitzung in kurzer und vollständiger Form

Es gibt kurze und vollständige Formen der Textdarstellung im Protokoll.

Tatsächlich unterscheiden sie sich nur in der Detailliertheit der Berichterstattung über den Besprechungsprozess, ihr Design ist jedoch identisch. Diese Situation ist praxisbedingt entstanden und diese Informationen werden bei jeder Ausbildung im Bereich Büromanagement vermittelt.

Ein Kurzprotokoll ist ein Dokument, in dem die während der Sitzung angesprochenen Themen, die Namen der Redner und die getroffenen Entscheidungen festgehalten werden.

Dieses Formular wird traditionell verwendet:

• wenn bei der Sitzung eine stenografische Aufzeichnung (eine Abschrift der Reden wird im Anhang beigefügt) oder eine Aufzeichnung des Geschehens mit besonderen technischen Mitteln erfolgt;
• wenn die Sitzung operativer Natur ist und es erforderlich ist, die getroffene Entscheidung zu dokumentieren, ohne den Verlauf der Diskussion festzulegen.

Wenn ein kurzes Protokoll einer Arbeitssitzung verwendet wird, geht die Möglichkeit verloren, den Fortschritt der Diskussion des Themas, der geäußerten Meinungen und Kommentare sowie den Fortschritt des Prozesses der Entwicklung einer Managemententscheidung wiederherzustellen.

Vollständig gespeichert ausführliche Beschreibung was bei dem Treffen passiert ist. Dieses Formular enthält den Text der Berichte und Reden der Sitzungsteilnehmer, alle während des Prozesses geäußerten Meinungen, Fragen und Bemerkungen sowie weitere Einzelheiten der Veranstaltung.

Dementsprechend besteht das vollständige Protokoll aus drei Teilen: „HÖRT“, „GESPRÄCH“, „ENTSCHLOSSEN“ („DECIDED“), im Gegensatz zum kurzen Protokoll, das nur zwei Teile enthält: „HÖRT“ und „ENTSCHLOSSEN“ („DECIDED“). .

Die Anzahl der Abschnitte im Hauptteil des Protokolltextes und deren Nummerierung entspricht der Anzahl der in der Tagesordnung enthaltenen Punkte. Jeder Abschnitt wird in 3 Teilen in vollständiger Form präsentiert – „LISTENED“, „SPEAKED“, „DECIDED“ („DECIDED“) – und in 2 Teilen in Kurzform. Die angegebenen Wörter werden vom linken Rand aus in Großbuchstaben geschrieben.

Unmittelbar nach der Unterüberschrift „HÖRT“ ist es notwendig, im Genitiv den Nachnamen und die Initialen des Hauptredners (wem zugehört?) anzugeben. Was folgt, ist eine Zusammenfassung seiner Rede durch einen Bindestrich. Die Aufzeichnung einer Rede wird traditionell in der Vergangenheitsform in der dritten Person Singular geschrieben. Falls vorbereitende Vorbereitung den Text der Nachricht schriftlich festzuhalten und im zu erstellenden Dokument an die Sekretärin zu übermitteln, reicht es aus, das Thema anzugeben. Daraus folgt: „Der Text des Berichts ist beigefügt.“

Das vollständige Formular zeichnet sich dadurch aus, dass nach dem Wort „GESPRÄCH“ die Nachnamen und Initialen der Teilnehmer an der Diskussion des Themas angegeben werden. In diesem Fall werden alle Nachnamen und Initialen des Sprechers in einer neuen Zeile im Nominativ geschrieben (Wer hat gesprochen?). Der Bericht selbst wird mit einem Bindestrich nach dem Nachnamen geschrieben und ist in der dritten Person Singular verfasst. Hier im Text werden die während des Berichts oder nach dessen Fertigstellung gestellten Fragen und die Antworten darauf aufgeführt.

Wenn während der Sitzung keine Diskussion stattgefunden hat oder keine Fragen gestellt wurden, wird der Teil „SPRECHEN“ im Protokoll nicht aufgeführt. Somit besteht dieses Textfragment aus zwei Teilen: „LISTENED“ und „DECIDED“ („DECIDED“). Dies ist auch im vollständigen Protokoll zu einzelnen Tagesordnungspunkten zulässig.

Auf das Wort „BESCHLOSSEN“ (oder „BESCHLOSSEN“) folgt der Text des verfügenden Teils eines bestimmten Tagesordnungspunkts. Wenn zu einem Thema mehrere Entscheidungen gleichzeitig getroffen werden, werden deren Nummern in arabischen Zahlen angegeben. In diesem Fall gibt die erste Ziffer die Nummer des Tagesordnungspunkts und die zweite die Nummer des getroffenen Beschlusses an.

Werden zum ersten Tagesordnungspunkt drei Beschlüsse gefasst, erfolgt deren Nummerierung wie folgt: 1.1, 1.2 und 1.3.

Wenn zum zweiten Tagesordnungspunkt nur ein Beschluss gefasst wurde, lautet dessen Nummer 2.1 (es wäre ein Fehler, einfach die Nummer 2 anzugeben).

Der Text des Tenors wird in der Regel nach dem für Verwaltungsdokumente etablierten Standardmodell formuliert. Dementsprechend werden Vorschläge die Fragen beantworten: Wer sollte was und bis zu welchem ​​Zeitpunkt erledigen. In diesem Fall ist die Angabe des verantwortlichen Testamentsvollstreckers sowohl am Anfang als auch am Ende des Textes zulässig.

Die übliche Praxis der Protokollerstellung sieht keine Protokollierung der Abstimmungsergebnisse vor. Sollte dies jedoch geschehen sein, sollte dies im operativen Absatz zum Ausdruck kommen. In den Protokollen von Hauptversammlungen der Aktionäre gibt es viele Besonderheiten, unter anderem in der Reihenfolge der Wiedergabe der Abstimmungsergebnisse über getroffene Entscheidungen, die auch auf der Grundlage der Ergebnisse der Sitzung der Auszählungskommission protokolliert werden.

Protokoll der Betriebsbesprechung: Merkmale der Ausarbeitung und mögliche Probleme

Das Betriebstreffen weist mehrere Merkmale auf:

• Regelmäßigkeit (z. B. einmal im Monat zu einer festgelegten Zeit);
• feste Zusammensetzung der Teilnehmer;
• nahezu unveränderte Themen und Fragen;
• kurze Dauer.

Diese Funktionen bringen ihre eigenen Nuancen in die Erstellung des Protokolls der Betriebsbesprechung ein. Nachdem die Sekretärin zuvor den Algorithmus der Aktivitäten und Fragen beherrscht, ist sie in der Lage, in kurzer Zeit ein Abschlussdokument zu erstellen.

Die schnelle Erstellung des Sitzungsprotokolls ermöglicht es Ihnen, es sehr schnell vom Chef aus zu bestätigen.

Das Protokollieren von Online-Meetings kann eine Herausforderung sein. Hier sind die häufigsten Probleme.

Problem 1. Der mit der Protokollführung betraute Sekretär oder Mitarbeiter kennt den Kern der behandelten Angelegenheit nicht und hat daher Schwierigkeiten, den Fortgang der Diskussion zu erfassen.

Mögliche Lösung: Die Sekretärin kann sich an den Mitarbeiter wenden, der bei der Besprechung Bericht erstattet hat, oder an einen anderen Spezialisten, der dieses Thema klären kann.

Problem 2. Aufgrund des Fehlens streng festgelegter Regelungen für die operative Sitzung während der Sitzung hat der Sekretär nicht immer Zeit, alles zu protokollieren, was passiert.

Mögliche Lösung: Die Sekretärin kann eine Tonaufzeichnung des Sitzungsablaufs organisieren und auf dieser Grundlage das Sitzungsprotokoll erstellen.

Problem 3. Der Sekretär kann aus der Vielfalt der bei der Prüfung des Themas erhaltenen Informationen nicht immer den wichtigsten und wesentlichsten Teil herausgreifen. Manchmal kann es schwierig sein zu verstehen, was genau im Protokoll festgehalten werden soll.

Mögliche Lösung: in ähnliche Situation Um das Sitzungsprotokoll vorzubereiten, sollte der Sekretär zunächst die verfügbaren Informationen analysieren und die wichtigsten hervorheben wichtige Aspekte. Anschließend können Sie ein Dokument erstellen und nur die Hauptinformationen hinzufügen.

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So schreiben Sie das perfekte Besprechungsprotokoll

Normale Protokollierung	Perfekte Protokollierung
Jeder schreibt während des Treffens energisch verschiedene Notizen in seine Notizbücher.	Die Aufmerksamkeit aller wird auf den Bildschirm oder die Tafel gelenkt, auf der die Online-Aufzeichnung durchgeführt wird.
Jeder hat sein eigenes Verständnis über die Ergebnisse des Treffens.	Es wurde ein gemeinsames Verständnis der Ergebnisse des Treffens erreicht und die Verantwortlichkeiten und der Zeitplan für die Aktivitäten festgelegt, die zur Erzielung eines bestimmten Ergebnisses erforderlich sind.
Die Teilnehmer verlieren während des Meetings etwas Energie.	Die Teilnehmer verlassen das Meeting voller Energie und konzentrieren sich auf bestimmte Aufgaben.
Fehlende Verpflichtungen zur Umsetzung der auf der Sitzung getroffenen Entscheidungen.	Die Verpflichtung, die getroffenen Entscheidungen und übertragenen Aufgaben umzusetzen – schließlich erinnerten sich alle Anwesenden an Ihr Versprechen, alles pünktlich zu erledigen.
Nichteinhaltung oder Fehlen einer Sitzungsagenda.	Befolgen Sie die visuelle Agenda des Treffens.
Das vereinbarte und unterzeichnete Protokoll der Sitzung erscheint erst am nächsten Tag, manchmal auch später.	Die Vereinbarung und Unterzeichnung des Protokolls erfolgt unmittelbar am Ende der Sitzung.
Die Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen erfordert viel Zeit.	Die Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen ist einfach, da diese im unternehmensweiten Aufgabensteuerungssystem nachverfolgt werden.

Um die Aufzeichnung optimal zu organisieren, können Sie entweder einfache Flipchart-Blätter und Marker oder komplexere und modernere Technologien verwenden. Zunächst ist es notwendig, einer bestimmten Methodik zu folgen und nicht davon abzuweichen festgelegte Regeln.

Ein etabliertes Idealprotokoll sieht so aus: Das Protokoll wird unmittelbar nach der Sitzung vereinbart, ausgedruckt und unterzeichnet. Dann, während die Teilnehmer vom Konferenzraum zu ihrem gelangen Arbeitsplatz Es gibt eine Verteilung der Verantwortung. Sobald die Mitarbeiter in ihre Büros zurückkehren, erhalten sie per E-Mail das aktuelle Protokoll und die ihnen zugewiesenen Verantwortlichkeiten im Aufgabenverwaltungssystem des Unternehmens. Um dies wirklich zu tun, befolgen Sie einfach unsere Anweisungen.

Um ein vereinbartes Protokoll und zugewiesene Lösungen zu erhalten, können Sie ein spezielles verwenden Probe. Beispiel einer Vorlage für ein Besprechungsprotokoll:

1. Organisatorische Details.
2. Teilnehmerliste.
3. Agenda.
4. Entscheidungen getroffen.
5. Aufgaben.
6. Fragen zur späteren Diskussion.
7. Unterschriften der Teilnehmer.
8. Das Protokoll wurde erstellt.

Schauen wir uns das genauer an Füllregeln die angegebene Vorlage.

1. Kontrollieren Sie die Start- und Endzeiten des Meetings. Bei Besprechungen wird häufig das Start- und Enddatum verpasst. Um diesem Phänomen entgegenzuwirken, ist es notwendig, den zeitlichen Rahmen des Meetings klar zu kontrollieren und zu protokollieren.

Darüber hinaus wäre es ein wirksamer Schritt, diejenigen, die zu spät zum Treffen kommen, in einem separaten Thread zu registrieren. Nur wenige Menschen möchten als undiszipliniert abgestempelt werden. Sie können auch Statistiken führen und eine Bewertung der Personen festlegen, die zu Verspätungen neigen.

2. Weisen Sie jedem Besprechungsteilnehmer eine Rolle zu. Dies ist eine sehr einfache und funktionierende Methode, um erfolgreich zu sein. Es wurde festgestellt, dass die Teilnehmer vieler Meetings nicht immer verstehen, was und wer von ihnen tun sollte, um die Effektivität des Meetings zu steigern und Ergebnisse zu erzielen.

Es ist zwingend erforderlich, für jeden eine angemessene Rolle zu etablieren.

1. Für die Einhaltung bestimmter Regeln zur Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung ist der Versammlungsleiter verantwortlich. Die Effektivität und Energie des Treffens hängt davon ab.
2. Der Besprechungsreporter ist für die qualitativ hochwertige und zeitnahe Vorbereitung und Bereitstellung der für die Besprechungsteilnehmer erforderlichen Informationen verantwortlich.
3. Tagungsteilnehmer – übernimmt die Funktion der selbstständigen Vorbereitung und Tätigkeit während der Veranstaltung.
4. Sekretär der Sitzung – sorgt für die Erstellung des Protokolls.
5. Energy Guardian – ist für die Energie des Meetings verantwortlich. Er kann eine Unterbrechung der Besprechung einberufen, wenn die Dynamik nachgelassen hat, es im Raum stickig ist usw. Er stoppt den Prozess und hält eine belebende Veranstaltung ab.
6. Knowledge Keeper – stellt sicher, dass Informationen aufgezeichnet werden, um den Verlust wertvoller Gedanken zu verhindern. Normalerweise weist diese Person die Sekretärin darauf hin, wie wichtig es ist, eine bestimmte Aussage aufzuzeichnen.
7. Context Keeper – stellt die Einhaltung der Besprechungsagenda sicher. Bei Verstößen gegen die Tagesordnung signalisiert die angegebene Person allen Teilnehmern ein Signal.
8. Zeitnehmer – ist für die Einhaltung des Zeitrahmens der Besprechung verantwortlich. Weist darauf hin, dass zwei Minuten vor Ende der Diskussion des Themas eine Entscheidung getroffen und das Ergebnis aufgezeichnet werden muss.

3. Definieren Sie Ziele und erstellen Sie eine Besprechungsagenda. Viele Sitzungen finden ohne schriftliche Tagesordnung statt. Infolge am meisten Den Teilnehmern ist der Zweck ihrer Einladung zur Veranstaltung überhaupt nicht bekannt. Daher wird zu Beginn des Meetings viel Zeit darauf verwendet, die Effektivität aller Anwesenden zu verbessern.

Geben Sie an der dafür vorgesehenen Stelle im Protokoll die Tagesordnung der Sitzung an. Darüber hinaus ist es nach dem in Absatz 1 dargelegten Grundsatz wünschenswert, die Dauer der Veranstaltung zu kontrollieren, indem die geplante und tatsächlich für jeden Tagesordnungspunkt aufgewendete Zeit verglichen wird. So wird nach einigen Wochen beharrlicher Messung die Zahl der termingerecht abgeschlossenen Meetings steigen.

4. Notieren Sie Ihre Entscheidungen. Die nächsten 3 Punkte sind eng miteinander verknüpft. Dies gilt für das Ergebnis der Sitzung. Was ist der Zweck aller Treffen? Der Zweck jeder dieser Maßnahmen besteht darin, eine Einigung über weitere Maßnahmen zu erzielen. Es gibt 3 Arten von Vereinbarungen:

• Entscheidungen, die alle betreffen;
• Aufgaben, die bestimmten Darstellern zugewiesen sind;
• Fragen, die während der Sitzung aufgeworfen wurden, aber nicht zur Entwicklung eines bestimmten Beschlusses oder einer bestimmten Aufgabe führten. Dies geschieht, wenn ein Thema angesprochen wird, das nicht in der Tagesordnung der Sitzung enthalten ist, oder wenn es schlecht vorbereitet ist, was eine eindeutige Entscheidung nicht zulässt.

Alle Diskussionen über sich ändernde Vorschriften, Geschäftsprozesse, Belohnungen und Strafen, Informationen usw. sollten in Form von Beschlüssen formalisiert werden, die für alle Sitzungsteilnehmer gelten. Diese Daten sollten in den Block „Getroffene Entscheidungen“ aufgenommen werden.

5. Aufgaben anpinnen. Es ist zu beachten, dass zur effektiven Ausführung eines Auftrags dieser nur einer verantwortlichen Person zugewiesen werden darf.

Zu diesem Zweck können Sie einen Abschnitt zum Erfassen von Aufgaben nutzen.

Jeder Auftrag muss einen Text, eine Frist und einen verantwortlichen Ausführenden haben. Beim Ausfüllen der angegebenen Felder werden die Informationen auf dem Bildschirm angezeigt und jeder Teilnehmer des Meetings kann sich mit den zugewiesenen Aufgaben und den Mitarbeitern, die diese umsetzen, vertraut machen.

6. Zeichnen Sie Fragen zur späteren Diskussion auf. Aufgrund der Tendenz der Menschen, assoziativ zu denken, treten bei Besprechungen immer Probleme auf, die nicht zur Diskussion vorgesehen waren. Wenn es keine schnelle Lösung dafür gibt (z. B. mithilfe der „Drei-Bemerkungen“-Regel), sollten Sie das Thema im Abschnitt „Fragen zur späteren Diskussion“ festhalten.

Es ist von großer Bedeutung, diese Momente festzuhalten. Dadurch werden die Anwesenden verstehen, dass das Thema nicht verloren geht und später besprochen wird. Dadurch können sie sich in aller Ruhe wieder den Themen auf der Tagesordnung widmen. Und selbst das Ritual, eine ungeplante Bemerkung aufzuzeichnen, ermöglicht es, vom behandelten Thema zu einem anderen zu wechseln. Geschieht dies nicht, kehren die Gedanken der Teilnehmer immer wieder zu dem ungelösten Thema zurück.

7. Genehmigen Sie die Entscheidungen und unterzeichnen Sie das Protokoll. Verteilen Sie Aufgaben im Aufgabensteuerungssystem. Ein wichtiger Punkt fasst die Ergebnisse am Ende der Sitzung zusammen, nachdem die Tagesordnung besprochen, Entscheidungen getroffen, Aufgaben zugewiesen und Probleme aufgezeichnet wurden. Der entworfene und aufgezeichnete Beschluss sollte wiederholt werden.

Als Ergebnis liegt das Protokoll der Sitzung vor und steht allen Teilnehmern zum Ausdrucken und zur Genehmigung zur Verfügung.

Sobald die Genehmigungen und Unterschriften abgeschlossen sind und die Teilnehmer ihre Plätze eingenommen haben, können Sie über das unternehmensweite Aufgabensteuerungssystem Verantwortung zuweisen. Dadurch liegen am Ende des Meetings allen ein abgestimmtes Dokument und erteilte Weisungen vor.

Wie werden Besprechungsprotokolle gespeichert?

Gemäß Absatz 1 der Kunst. Gemäß Art. 89 des Bundesgesetzes vom 26. Dezember 1995 Nr. 208-FZ „Über Aktiengesellschaften“ muss jedes Unternehmen die Aufbewahrung der Protokolle der Sitzungen des Vorstands (Aufsichtsrats) der Gesellschaft und der Stimmzettel organisieren. Gemäß Absatz 2 dieses Artikels sollten die aufgeführten Dokumente am Standort des Exekutivorgans aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen und -verfahren richten sich nach den durch den Beschluss der Bundesmarktkommission genehmigten Bestimmungen Wertpapiere vom 16. Juli 2003 Nr. 03-33/ps.

Klauseln 2.1.12 und 2.1.14 des genannten normatives Dokument verpflichten, „... Protokolle der Vorstandssitzungen (Aufsichtsratssitzungen) der Gesellschaft und Abstimmungszettel“ ständig aufzubewahren.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Originaldokumente der Organisation zu überwachen. Im Falle einer Beschädigung oder eines Verlusts sollte eine Kopie der fehlenden Papiere auf bestimmte Weise beglaubigt werden. In diesem Fall ist die Ausarbeitung eines entsprechenden Gesetzes erforderlich, in dem die Gründe für den Schaden oder Verlust aufgeführt sind. Einer solchen Urkunde liegt eine zur sicheren Aufbewahrung erhaltene Kopie des Unternehmensdokuments bei, die untrennbar aufbewahrt werden muss.

Das Gesetz muss vom Manager gebilligt werden Struktureinheit und vom alleinigen Leitungsorgan der Gesellschaft genehmigt. Im Falle einer Beschädigung oder eines Verlusts von Dokumenten im Zusammenhang mit oder Buchhaltung, das Gesetz wird auch vom Hauptbuchhalter unterzeichnet.

Für Stimmzettel gelten besondere Aufbewahrungsverfahren. Stimmzettel, auch solche, die für ungültig erklärt wurden, sind von der Auszählungskommission zu versiegeln und dem Archiv der Aktiengesellschaft zur späteren Aufbewahrung zu übergeben. Diese wird organisiert, nachdem die Auszählungskommission ein Protokoll über die Abstimmungsergebnisse der Mitgliederversammlung erstellt hat.

Teil 1 von Artikel 13.25 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation legt die Haftung für die Nichterfüllung einer Aktiengesellschaft bei der Erfüllung ihrer Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten fest. Die Höhe der Geldbuße wurde festgelegt: für Beamte – 2,5–5.000 Rubel, für Organisationen – 200–300.000 Rubel.

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Auszug aus dem Protokoll der Sitzung

Ein Auszug aus dem Sitzungsprotokoll ist eine vollständige Kopie des Inhaltsteils dieses Dokuments, der sich auf den Tagesordnungspunkt bezieht.

In den Auszug müssen alle Einzelheiten des Sitzungsprotokollformulars, der einleitende Teil, der Tagesordnungspunkt, für den der Auszug erstellt wird, und der Text, der die Diskussion und Lösung des angegebenen Themas enthält, kopiert werden. Der Sekretär erstellt und beglaubigt das Dokument. Zu diesem Zweck wird das Wort „True“ manuell eingegeben und die Position der Person, die die Echtheit des Auszugs bestätigt hat, ihr Nachname, ihre Initialen, ihr Datum und ihre Unterschrift angegeben.

In gewisser Weise kann ein Auszug eine Entscheidung (Verwaltungsdokument) ersetzen. In dieser Situation handelt es sich um eine Möglichkeit, den Darstellern die vereinbarten Beschlüsse des Treffens direkt mitzuteilen. Innerhalb von 2 Tagen nach Unterzeichnung des Protokolls übergibt der Sekretär persönlich befürwortete Stellungnahmen zu bestimmten Themen an die direkt dafür Verantwortlichen.

Wenn diese Dokumente an eine Drittorganisation gesendet werden, müssen sie mit einem Siegel versehen werden.

Der Sekretär führt die Fallbildung durch und verteilt Originalkopien der Protokolle nach Art der kollegialen Veranstaltungen. Zum Beispiel „Protokolle der Vorstandssitzungen“, „Protokolle Produktionsbesprechungen„und andere. Die Unterlagen werden entsprechend der Anzahl und dem Datum der Sitzungen in der Akte abgelegt. Fälle werden im Laufe des Kalenderjahres gebildet.

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Option 4

1. Protokoll, Protokolltypen, Designmerkmale 4

2. Bearbeitung der versandten Korrespondenz 9

3. Erstellen Sie ein Immobilienabschreibungsgesetz 11

4. Schreiben Sie ein Memo 12

Bibliographie 14

1. Protokoll, Protokolltypen, Designmerkmale

Ein Protokoll ist ein Dokument, das den Verlauf von Diskussionen und Entscheidungen bei Sitzungen, Konferenzen und Sitzungen kollegialer Gremien festhält.

Eine Besonderheit des Protokolls besteht darin, dass es zur Dokumentation der Tätigkeit kollegialer Gremien dient: temporär (Sitzungen, Konferenzen, Sitzungen, Kommissionen) und dauerhaft (Ministeriums- und Ausschusskollegien, Wissenschaftliche Räte wissenschaftlicher Einrichtungen, Präsidien).

Für die Erstellung und Ausführung der Protokolle sind die (regulären oder im Rahmen ihrer Tätigkeit gewählten) Sekretäre der jeweiligen Kollegialorgane zuständig. Für die Richtigkeit der im Protokoll enthaltenen Angaben ist der Schriftführer gemeinsam mit dem Vorsitzenden des Kollegiums verantwortlich. Das Protokoll wird auf der Grundlage handschriftlicher, auch stenografischer oder Tonbandaufzeichnungen der Sitzung sowie der für die Sitzung erstellten Unterlagen erstellt: Tagesordnung, Texte oder Zusammenfassungen von Berichten und Reden, Beschlussentwürfe.

Hauptprotokolltypen:

Kurzes Protokoll – zeichnet die bei der Sitzung besprochenen Themen, die Namen der Redner und die getroffenen Entscheidungen auf. Es wird empfohlen, es in Fällen durchzuführen, in denen das Treffen operativer Natur ist.

Im vollständigen Protokoll werden nicht nur die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und die Namen der Redner festgehalten, sondern auch der Inhalt der Berichte und Reden der Sitzungsteilnehmer ausreichend detailliert.

Das stenografische Protokoll wird auf der Grundlage eines stenografischen Protokolls der Sitzung (Abschrift) erstellt und vermittelt wörtlich den Prozess der Erörterung jedes einzelnen Themas und der Entscheidungsfindung.

Protokolle werden auf dem Briefkopf der Organisation erstellt und enthalten folgende Angaben: Name der Organisation, Name Art des Dokuments, Datum des Treffens, Protokollnummer, Ort der Erstellung des Protokolls (Ort des Treffens), Titel des Textes, Text, Unterschriften, Einarbeitungsvisa. Der Titel des Protokolltextes ist der Name des aufgezeichneten Ereignisses (Sitzung, Sitzung, Sitzung) und der Name des Kollegiums, dessen Arbeit aufgezeichnet wird.

Der Text des Protokolls besteht aus zwei Teilen: Einleitung und Hauptteil. Der einleitende Teil des Protokolltextes sollte Folgendes enthalten: Wer hat das aufgezeichnete Ereignis geleitet? wer das Protokoll führte; wer aus dem Kreis der Beamten des kollegialen Gremiums, das die Sitzung leitet, bei der Sitzung (Sitzung, Sitzung usw.) anwesend war; wer von den Mitarbeitern der Organisation oder von anderen Organisationen zu der Sitzung eingeladen wurde (falls erforderlich); Welche Themen wurden bei dem Treffen besprochen?

Zu den Informationen über den Leiter der Sitzung, den Sekretär und die Anwesenden gehören die Nachnamen und Initialen der Beamten, jeweils angegeben nach den Worten: „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesender“ (ohne Anführungszeichen). Bei zusätzlich zur Sitzung eingeladenen Personen aus dem Kreis der Mitarbeiter der Organisation wird neben dem Nachnamen und den Initialen auch die Position angegeben, bei Fachkräften anderer Organisationen die Position und der Name der Organisation.

Informationen über zu einer Besprechung eingeladene Personen können im Abschnitt „Teilgenommen“ oder in einem speziellen Abschnitt „Eingeladen“ enthalten sein.

Im Protokoll selbst wird im Abschnitt „Teilnehmer“ lediglich die Gesamtzahl der Anwesenden unter Bezugnahme auf die beigefügte Liste angegeben. Es sollte betont werden, dass die Abschnitte „Anwesend“ und „Eingeladen“ im Verhältnis zu anderen Abschnitten des Protokolls von besonderer Bedeutung sind, da sie sich direkt auf die Rechtskraft dieses Dokuments auswirken und die Rechtmäßigkeit der Durchführung einer Gemeinschaftsveranstaltung belegen. Diese Abschnitte spiegeln das Vorhandensein eines Quorums der Versammlung wider, d. h. die erforderliche Mindestanzahl von Mitgliedern eines Kollegialorgans, die ausreicht, um die Arbeit der Versammlung (Sitzung, Sitzung) aufzunehmen. In Ermangelung eines normativ festgelegten Quorums für ein bestimmtes Kollegialorgan (einfache Mehrheit oder 2/3) ist die Abhaltung einer Sitzung nicht akzeptabel, da ihre Entscheidungen rechtswidrig sind. Die Wörter „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesender“, „Eingeladen“ werden ab der Nullposition des Druckgeräts gedruckt, ab der 2. Position wird ein Bindestrich eingefügt, Nachnamen werden im Nominativ geschrieben, dann werden Initialen eingefügt. Die Namen der Anwesenden und Eingeladenen werden alphabetisch geordnet und im Abstand von 1 Zeile gedruckt.

Die bei der Sitzung besprochenen Themen sind im Abschnitt TAGESORDNUNG aufgeführt. Die Worte AGENDA werden ab der Nullposition des Druckgeräts gedruckt, gefolgt von einem Doppelpunkt. Die Tagesordnungspunkte sind nummeriert. Jeder neue Frage Drucken Sie ab der 1. Position des Tabulators. Die Reihenfolge der Fragen richtet sich nach dem Grad ihrer Wichtigkeit. Die Formulierung von Tagesordnungspunkten sollte mit den Präpositionen about (about) beginnen, der Titel der Position und der Nachname des Redners werden im Genitiv angegeben. Der Hauptteil des Protokolltextes ist entsprechend den Tagesordnungspunkten gegliedert. Der Aufbau der Aufzeichnung der Diskussion zu jedem Tagesordnungspunkt erfolgt nach folgendem Schema: SIE HÖREN ZU, SIE sprachen, SIE ENTSCHEIDETEN (ENTSCHIEDEN). Diese Wörter sind in Großbuchstaben geschrieben. Dem Wort ZUHÖREN wird die Nummer des Tagesordnungspunkts vorangestellt, gefolgt von einem Doppelpunkt. Der Nachname des Sprechers wird im Nominativ ab der 1. Stelle des Druckgeräts gedruckt; Nach dem Nachnamen werden Initialen, dann ein Bindestrich und ein s eingefügt

Der Diskussion des Berichts können Fragen an den Redner vorausgehen, die zusammen mit den Antworten in den Abschnitt „HÖREN“ aufgenommen werden. Vor der Aufnahme jeder Frage werden die Initialen, der Nachname und die Position des Autors angegeben und ein Bindestrich gesetzt. Der Inhalt der Frage wird in Form der direkten Rede in Großbuchstaben geschrieben. Bevor Sie die Antwort formulieren, schreiben Sie das Wort „Antwort“ (im Protokoll ohne Anführungszeichen), setzen Sie einen Bindestrich und schreiben Sie die Antwort in Form einer direkten Rede. Der Fortschritt der Diskussion des Berichts wird im Abschnitt REFERENZEN widergespiegelt. Nach dem Wort SPOKE wird ein Doppelpunkt gesetzt. Der Nachname des Sprechers wird im Nominativ ab der 1. Stelle des Druckgeräts geschrieben, dann werden die Initialen und die Position des Sprechers angegeben, ein Bindestrich gesetzt und der Inhalt der Rede in Form der indirekten Rede in Großbuchstaben gedruckt .

Die angenommenen Entscheidungen sind im Abschnitt GELÖST (ENTSCHLOSSEN) enthalten. Bei mehreren Lösungen werden diese in arabischen Ziffern mit einem Punkt nummeriert.

Jedem Beschluss ist in der Regel die Position, der Nachname und die Initialen der für die Umsetzung verantwortlichen Person beigefügt sowie eine Frist für die Umsetzung angegeben. Kollektiv getroffene Entscheidungen erfordern oft eine Abstimmung. In diesem Fall wird nach dem Abschnitt „BESCHLOSSEN“ Folgendes angezeigt: „Abstimmung“ oder „Abgestimmt“ (im Protokoll ohne Anführungszeichen) und die Abstimmungsergebnisse werden angegeben: einstimmig oder dafür..., dagegen..., Enthaltung. ..

In der Praxis werden abgekürzte und kurze Formen von Protokollen häufig verwendet, wenn eine detaillierte Aufzeichnung des Fortschritts der Diskussion von Themen nicht erforderlich ist. In Kurzprotokollen wird nach der Liste der Anwesenden oder Eingeladenen die laufende Nummer des Tagesordnungspunkts angegeben und der Titel des Berichts abgedruckt. Die letzte Zeile des Titels des Berichts (Tagesordnungspunkt) ist unterstrichen und die Namen der Redner in der Reihenfolge ihres Vortrags werden darunter (in Klammern) gedruckt.

Titel des Textes;

alle Angaben zum einleitenden Teil des Protokolltextes: „Vorsitzender“, „Sekretär“, „Anwesender“, „Eingeladene“, „TAGESORDNUNG“;

einzelne Angaben zum Hauptteil des Protokolltextes: „HÖRT“, „ENTSCHLOSSEN“, „Abstimmung“;

Einzelheiten zum formellen Teil des Protokolls: Einzelheiten „Unterschrift“, einschließlich der Wörter „Vorsitzender“, „Sekretär“, Initialen und Nachnamen des Vorsitzenden und des Sekretärs (ohne deren persönliche Unterschrift, da Auszüge in der Regel nicht im Original unterzeichnet werden). Unterschriften, werden jedoch vom Sekretär beglaubigt); ein Hinweis zur Beglaubigung der Kopie.

Aus dem Inhalt des Protokolls werden daher nur diejenigen Elemente übernommen, die interessierten Beamten zur Kenntnis gebracht werden müssen. Um festgestellte Tatsachen und Ereignisse zu bestätigen, verfassen mehrere Personen ein Gesetz. Gesetze werden auf der Grundlage der Ergebnisse von Prüfungen der Tätigkeit eines Unternehmens oder seiner Struktureinheit und einzelner Beamter bei der Annahme und Übergabe von Fällen, der Vorbereitung von Dokumenten zur Vernichtung und der Inbetriebnahme von Gegenständen erstellt.

Protokollierung der Sitzung führen

Am Ende der Sitzung oder Konferenz ist es notwendig, ein Protokoll zu erstellen, das die getroffenen Entscheidungen beschreibt und auch festhält, wer von den Anwesenden die Aufgabe erhalten hat. Es wäre ratsam, zu versuchen, das Treffen auszuwerten: Überlegen Sie, was gut gelaufen ist und woran noch gearbeitet werden muss, um die Veranstaltung beim nächsten Mal erfolgreicher zu machen.

Erstellen eines Protokolls

Es ist nicht ratsam, das Protokoll durch den Versammlungsleiter anzufertigen. Notizen sollten von einem professionellen Sekretär gemacht werden, damit der Vorsitzende die Möglichkeit hat, die Diskussion zu steuern.

Während des Treffens

Der Protokollführer muss Folgendes tun:

Notieren Sie wichtige Gedanken neben jedem Tagesordnungspunkt. die getroffene Entscheidung und die für ihre Umsetzung verantwortliche Person aufzeichnen;

Unterstützen Sie den Vorsitzenden dabei, die Sitzung (insbesondere bei formellen Sitzungen) gemäß den Regeln durchzuführen;

Halten Sie das Protokoll und die Tagesordnung der vorherigen Sitzung sowie Duplikate dieser Dokumente für nicht informierte Teilnehmer bereit.

Kontrollieren Sie die Zeit, die für die Erörterung jedes Themas vorgesehen ist. Dies wird Ihnen helfen, sich nicht auf ein bestimmtes Thema einzulassen.

Manchmal müssen Sie während einer Besprechung gleichzeitig Notizen und Transkripte machen.

Stellen Sie sicher, dass die Sekretärin sehr aufmerksam zuhört und sich Notizen macht wichtige Details und Schlüsselbegriffe. Er sollte auch die Vor- und Nachnamen aller Redner aufschreiben, um möglichen Missverständnissen vorzubeugen.

Am Ende des Treffens

Nach der Sitzung ist ein ordnungsgemässes Protokoll anzufertigen. Es ist besser, dies unmittelbar nach dem Treffen und ohne Verzögerung zu tun. Aufschieben ist eine schlechte Entscheidung.

Das Protokoll muss enthalten:

Eine Kopfzeile, die den Zweck der Besprechung und das Datum der Besprechung angibt;

Liste der anwesenden Personen;

Liste der Personen, die an der Sitzung nicht teilgenommen haben;

Getroffene Entscheidungen und eine Liste der Mitarbeiter, die die Aufgabe erhalten haben.

Das Protokoll muss enthalten kurze Beschreibung Treffen in Geschäftsstil. Dazu benötigen Sie:

Nur verwenden indirekte Rede, schreibe in der Vergangenheitsform. Zum Beispiel: „Jim Smith bemerkte, dass …“, „Jane Brown sagte, dass es nicht schwierig sei, weil …“, „Es wurde entschieden …“;

Schreiben Sie nur grundlegende Fakten auf, ohne persönliche Meinungen anzugeben;

Heben Sie Aufgaben fett hervor oder notieren Sie sie in einer Aufgabentabelle unter Angabe des Namens und der Position der für die Erledigung verantwortlichen Person.

Vergewissern Sie sich vor dem Ausdrucken des Protokolls, dass dessen Inhalt dem tatsächlichen Stand der Dinge entspricht, da Ungenauigkeiten zu Missverständnissen führen können.

Es muss daran erinnert werden, dass das Protokoll nicht das Endergebnis der Sitzung ist, sondern ein Leitfaden für das weitere Vorgehen. Durch ein Protokoll stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die in der Besprechung besprochenen Themen und die getroffenen Entscheidungen informiert sind.

Auswertung eines Meetings oder Meetings

Die meisten Menschen, die Besprechungen oder Besprechungen abhalten, sind dieser schwierigen Aufgabe überdrüssig, freuen sich über deren Abschluss und machen sich daher keine Sorgen detaillierte Analyse die Sitzung abgehalten. Wenn Sie regelmäßig Besprechungen abhalten müssen, sollten Sie am Ende der Besprechung darüber nachdenken, ob alles wie geplant geklappt hat. Um Fehler bei der nächsten Besprechung zu vermeiden, empfiehlt es sich außerdem, die Meinungen anderer Teilnehmer einzuholen.

Der einfachste Weg herauszufinden, was andere Leute denken, besteht darin, sie zu bitten, einen kurzen, vorbereiteten Fragebogen auszufüllen.

Sie können folgende Fragen stellen:

War dieses Treffen für Sie nützlich? (Nicht wirklich.)

Haben Sie alles gesagt, was gesagt werden musste? (Nicht wirklich.)

Sind Sie mit der Organisation des Treffens zufrieden? (Nicht wirklich.)

Wissen Sie, was nach Ende des Meetings zu tun ist? (Nicht wirklich.)

Haben Sie Anmerkungen?

Sobald Sie Antworten erhalten (auch wenn niemand eine ausführliche Antwort auf die Frage für Kommentare gibt), können Sie beurteilen, wie erfolgreich das Treffen war und ob Fehler gemacht wurden. Und versuchen Sie beim nächsten Mal, ein Meeting auf einer höheren Ebene abzuhalten.

Schlussfolgerungen ziehen

Das Erstellen eines Protokolls ist sehr wichtige Ansicht Aktivitäten während des Treffens. Durch das Führen eines Protokolls können Sie den Inhalt der gesamten Besprechung schriftlich festhalten und später eine Verfälschung der getroffenen Entscheidungen vermeiden.

Das Protokoll wird unmittelbar nach der Sitzung in knapper Form erstellt. Das Protokoll sollte für alle klar und verständlich sein und dazu anregen, die gestellten Aufgaben zur Kenntnis zu nehmen. Mithilfe dieses Dokuments können Sie sicher sein, dass das Meeting erfolgreich und produktiv war.

Fragen Sie sich

Berücksichtigen Sie die Notwendigkeit eines Protokolls und geben Sie Antworten auf die folgenden Fragen.

^ Arbeiten Sie produktiv mit der Person zusammen, die das Protokoll der Besprechung schreibt?

^ Ist jeder Schlüsselpunkte wurden während des Treffens aufgezeichnet?

^ Werden alle getroffenen Entscheidungen protokolliert?

^ Wurde unmittelbar nach der Sitzung ein Protokoll erstellt?

^ Wurden nur grundlegende Fakten und keine persönlichen Meinungen erfasst?

^Haben Sie das Protokoll vor dem Drucken überprüft?

^ Sind Sie sicher, dass das Protokoll eine genaue Beschreibung des Treffens enthält?

Alles wird gut, wenn...

Sie werden von einer Person unterstützt, die das Protokoll der Sitzung führt;

Notieren Sie alle getroffenen Entscheidungen.

Geben Sie die Aufgaben und die Namen der für deren Umsetzung verantwortlichen Personen genau an;

Erstellen Sie unmittelbar nach der Sitzung ein Protokoll.

Verstehen Sie, dass Protokolle eine genaue, prägnante und objektive Beschreibung einer Besprechung sind.

IN moderne Praxis Management ist die Erstellung von Sitzungsprotokollen erforderlich, um die Arbeit von Sitzungen unter der Leitung von Führungskräften unterschiedlicher Ränge zu dokumentieren. Protokolle werden auch verwendet, um den Ablauf von Sitzungen, Konferenzen und Seminaren aufzuzeichnen. Probe und alles notwendige Regeln Erstellung des Sitzungsprotokolls – weiter unten in unserem Artikel.

In diesem Artikel lesen Sie:

• Warum ist das Protokoll einer Organisationssitzung wichtig?
• Welche Form des Besprechungsprotokolls ist am besten?
• Welche Nuancen enthält das Protokoll der Vorstandssitzung?
• Welche Form von Besprechungsprotokollen sollten Sie verwenden?
• Wie werden Sitzungsprotokolle verarbeitet?
• Hier finden Sie ein Muster zum Ausfüllen von Besprechungsprotokollen
• Wo empfiehlt es sich, Besprechungsprotokolle aufzubewahren?

Warum benötigen Sie ein Sitzungsprotokoll?

Um die bisherige Diskussion von Themen und getroffenen Entscheidungen zu dokumentieren, ist ein Protokoll erforderlich, das auf den Ergebnissen einer kollegialen Leitungsmaßnahme basiert.

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Das Erstellen eines Sitzungsprotokolls in der häuslichen Büroarbeit wird seit Beginn des 18. Jahrhunderts praktiziert. Dann begannen sie zum ersten Mal, das Thema zu diskutieren, bevor sie eine Entscheidung trafen. Historisch gesehen war das Protokoll:

– Informationsdokument (Dokumentation des Diskussionsfortschritts);

– Verwaltungsdokument (Festlegung der auf der Grundlage der Diskussionsergebnisse getroffenen Entscheidung).

Die Erstellung von Protokollen dient in der modernen Managementpraxis der Dokumentation der Aktivitäten von Besprechungen unter der Leitung von Führungskräften unterschiedlicher Ränge. Protokolle werden auch verwendet, um den Ablauf von Sitzungen, Konferenzen und Seminaren aufzuzeichnen.

Die Entscheidung über die Notwendigkeit der Erstellung eines Protokolls wird in Sitzungen von dem Manager getroffen, der sie ernennt. Wenn während der Sitzung darüber gesprochen wird, die Mitarbeiter zu einem bestimmten Thema zu informieren und eine zuvor getroffene Entscheidung zu klären, ist die Erstellung eines Sitzungsprotokolls möglicherweise nicht erforderlich. Aber auch bei einer Betriebsbesprechung kann die Anfertigung eines Protokolls erforderlich sein. Dabei werden Daten über die Zusammensetzung der Anwesenden, Vorschläge oder geäußerte Meinungen erfasst.

Wie erreicht man die Umsetzung der auf dem Treffen angenommenen Vereinbarungen?

Alexander Schuwalow, Generaldirektor der Firma Tule Center, Moskau

Auch mit dem Recht Organisation des Treffens Unter Beachtung der festgelegten Vorschriften, der Tagesordnung und der konstruktiven Überzeugungen ist das gewünschte Ergebnis nicht immer gewährleistet – das Unternehmen setzt grundlegende Änderungen nicht um, als ob die Sitzung überhaupt nicht stattgefunden hätte. Dieses Problem wird nicht durch Faulheit der Mitarbeiter verursacht. Es ist notwendig, sich an das ernste Problem zu erinnern, das entsteht, wenn eine Vereinbarung bei einer Besprechung nicht aufgezeichnet wird.

Das hat zur Folge, dass Anweisungen und Entscheidungen nach dem Meeting einfach in der Luft liegen. Viele sind bereit, Einwände zu erheben und argumentieren, dass wir alle Informationen in Tagebüchern festhalten. Es kommt jedoch sehr häufig vor, dass ein Mitarbeiter etwas „vergessen“, nicht aufgezeichnet oder verwechselt hat. Nach einer Besprechung vergisst eine Person die bei der Besprechung besprochenen Informationen.

Daher ist das Anfertigen von Sitzungsprotokollen für mich längst zu einer vertrauten und verbindlichen Regel geworden. Zu diesem Zweck absolvierte die Sekretärin den entsprechenden Kurs. Wir führen Protokolle aller Sitzungen in unserem Archiv.

Nach der Besprechung müssen Sie alle Mitarbeiter an die Anweisungen erinnern – per E-Mail oder Datensätze im CRM-System und anderen im Unternehmen eingesetzten Programmen.

Muss ich das Protokoll der Sitzung in einem speziellen Formular führen?

In der Literatur zum Büromanagement findet sich die Aussage, dass Besprechungsprotokolle nach einem einheitlichen Formular erstellt werden. Das allgemeine Formular zur Erstellung von Protokollen und anderen Dokumenten wird jedoch nicht von allen Unternehmen verwendet. Hauptsächlich wird es von Organen genutzt Staatsmacht und Kommunalverwaltungen. Tatsächlich müssen diese Stellen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen Formulare mit der Abbildung des Wappens (Staat, Wappen des Subjekts) verwenden Russische Föderation oder Gemeinde) in typografischer Weise erstellt. Andere Organisationen haben das Recht unabhängige Wahl Verfahren zur Erstellung von Formularen für Sitzungsprotokolle.

Wenn ein Unternehmen nicht mit gedruckten Formularen für Sitzungsprotokolle arbeitet, fällt die Wahl auf computergestützte Formularvorlagen. Bequemer ist es, mit bestimmten Arten von Formularvorlagen zu arbeiten – Briefen, Anweisungen, Bestellungen, Memos, Protokolle und andere Arten von Dokumenten.

In diesem Fall bedarf es keiner allgemeinen Form. Bei der Entwicklung von Vorlagen für Formulare sollten Sie die Bestimmungen der Norm 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ berücksichtigen. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten“ (Abschnitt 4 „Anforderungen an Dokumentenformen“).

So erstellen Sie ein Protokoll einer Besprechung

1) Header-Teil des Protokolls. Es enthält folgende Angaben:

– vollständiger Name der Organisation;

– Art des Dokuments (PROTOKOLL);

– Nummer und Datum;

– Ort der Erstellung des Protokolls;

– Titel des Textes.

Neben der Rechtsform ist auch der Name der Organisation anzugeben. Es muss mit dem offiziellen Namen der Organisation übereinstimmen (angegeben in den Vorschriften oder der Satzung der Organisation). Außerdem ist die vollständige Angabe der Rechtsform und nicht als Abkürzung erforderlich.

• Verkaufsschulung: Was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen

Wenn das Unternehmen eine amtlich eingetragene Kurzbezeichnung hat, kann diese in einer Zeile unterhalb des vollständigen Namens – in Klammern – angegeben werden. Wenn das Unternehmen über eine übergeordnete Organisation verfügt, wird deren Name über dem Namen der Organisation angegeben, die das Dokument erstellt (empfohlen in Kurzform).

Zum Beispiel:

Körperschaft des öffentlichen Rechts
Agentur „Vertrieb, Bearbeitung, Abholung von Presse“
(JSC-Agentur „Rospechat“)

Geschlossene Aktiengesellschaft „Neue Technologien“

Als Datum des Protokolls gilt der Tag der Sitzung. Wenn die Sitzung mehrere Tage dauerte, werden im Datum des Protokolls die Daten vom Beginn bis zum Ende der Sitzung angegeben (und nicht nur das Datum der Unterzeichnung des Protokolls), das mehrere Tage lang erstellt werden kann Tage nach dem Treffen selbst).

Protokolle werden innerhalb eines Kalenderjahres nummeriert, sodass die Nummer (Index) des Protokolls durch die fortlaufende Nummer der Sitzung dargestellt wird. Es wird für jede Gruppe von Protokollen, aus denen das Unternehmen besteht, separat vergeben – Protokolle von Vorstandssitzungen, Protokolle von Hauptversammlungen der Aktionäre, Protokolle von Sitzungen der Belegschaft und Protokolle von Sitzungen des Technischen Rates werden separat nummeriert.

Ort der Zusammenstellung – seine Angabe ist wichtig, wenn die Versammlung an einem anderen Ort und nicht am Standort des Unternehmens stattfindet. Der Ort der Zusammenstellung wird unter Berücksichtigung der administrativ-territorialen Aufteilung angegeben, es sind nur allgemein anerkannte Abkürzungen zulässig.

Der Titel des Textes enthält im Protokoll einen Hinweis auf die Art der kollegialen Tätigkeit (Sitzung, Konferenz, Sitzung etc.) und den Namen des kollegialen Gremiums im übergeordneten Fall. Zum Beispiel Treffen des Arbeitskollektivs oder Treffen der Leiter von Struktureinheiten.

Die Details des Kopfteils können in einer Ecke oder platziert werden in Längsrichtung. Das Recht zu wählen passende Option verbleibt im Unternehmen.

2) Einleitender Teil des Textes. Geben Sie nach dem Titel die Initialen und Nachnamen des Vorsitzenden und des Sekretärs der Sitzung ein. Es ist zu berücksichtigen, dass der Vorsitzende im Protokoll der Beamte ist, der die Sitzung gemäß der Besetzungstabelle leitet, seine Position ist im Text nicht angegeben.

Der Sekretär ist für die Organisation der Sitzung, die Dokumentation ihrer Aktivitäten sowie die Erstellung und Archivierung des Protokolls verantwortlich. Es ist nicht erforderlich, dass der Sitzungssekretär ein Sekretär von Amts wegen ist. Immerhin das Amtspflicht für einen Mitarbeiter kann zusätzlich sein. Wenn es ständig durchgeführt wird, ist es notwendig, es zu regulieren Stellenbeschreibung. Diese Arbeit wird dem Mitarbeiter vom Vorgesetzten zugewiesen, wenn sie als einmaliger Auftrag ausgeführt wird.

Vorsitzender – Pankov Yu.P.

Sekretärin – Egorova D.L.

Anwesend: Bespalov A.D., Korneev N.R., Lunkov E.N., Marinina E.M., Ustinov A.K.

Eingeladen: Geschäftsführer der OJSC SMU Nr. 15 Shuvalov T.B., Finanzdirektor der OJSC SMU Nr. 14 Osmanova M.T.

Nach dem Wort „Präsentiert“ schreiben wir in einer neuen Zeile in alphabetischer Reihenfolge die Initialen und Nachnamen der an der Sitzung teilnehmenden Unternehmensvertreter. Wenn Funktionäre der Organisation zur Teilnahme an der Sitzung eingeladen werden, müssen diese im Abschnitt „Eingeladen“ in alphabetischer Reihenfolge (Nachname und Initialen) ohne Angabe ihrer Position aufgeführt werden. Wenn Vertreter anderer Organisationen an der Sitzung teilnehmen, ist es auch erforderlich, die Positionen und Namen der Unternehmen anzugeben.

Die Liste der anwesenden Besprechungsteilnehmer und Eingeladenen wird mit einem Zeilenabstand gedruckt. Anschließend wird eine Leerzeile gelassen und die Tagesordnung mit einem Zeilenabstand gedruckt. Es ist üblich, den Hauptteil des Textes mit einem Zeilenabstand von 1,5 zu drucken.

• Servicevertrag: Muster, typische Fehler

Die Zusammenstellung der Teilnehmerliste obliegt dem Schriftführer. Die Liste wird vorab nach Anweisung des Managers zusammengestellt. Diese Liste wird am Tag der Veranstaltung entsprechend der tatsächlichen Verfügbarkeit der Funktionäre angepasst.

Wird das Protokoll einer Sitzung eines erweiterten (mit Beteiligung von mehr als 15 Personen) oder eines ständigen Kollegialorgans erstellt, werden die Namen der Teilnehmer nicht aufgeführt, sondern deren Gesamtzahl angegeben. Diese Menge wird anhand der Registrierungsdaten ermittelt – in diesem Fall ist die Registrierungsliste in den Anlagen zum Protokoll enthalten. In diesem Fall enthält das Sitzungsprotokoll folgende Daten:

Anwesend: 19 Personen (Liste beigefügt).

Im einleitenden Teil des Protokolls ist die Tagesordnung angegeben. Der Inhalt der Tagesordnung wird vom Leiter festgelegt, der die Sitzung ernennt und auch für deren Durchführung verantwortlich ist. Wenn dieses Dokument vor der Sitzung verteilt wurde, sollten die Informationen daraus in das Protokoll übernommen werden.

• Umlaufvermögen eines Unternehmens: Konzept, Management und Analyse

Die Tagesordnung enthält die Themen, die bei der Veranstaltung besprochen werden, unter Angabe der Namen der Redner und der Reihenfolge der Diskussion dieser Themen.

Das Protokoll zu jedem Punkt muss die Vor- und Nachnamen des Berichterstatters enthalten.

Tagesordnungen:

1) Bei Genehmigung von Informationssicherheitsregeln.
Bericht des Leiters der Informationsabteilung, Yu. R. Doronina.

2) Bei Änderungen an der Besetzungstabelle.
Rede des stellvertretenden Generaldirektors I. N. Sergeev

3) Hauptteil des Textes

Das Protokoll einer Betriebsversammlung kann je nach Präsentationsform des Textes vollständig und kurz sein. Die Formen des Protokolls unterscheiden sich lediglich in der Vollständigkeit der Berichterstattung über den Sitzungsverlauf. Diese Formen bedeuten keine Unterschiede im Design:

Kurzprotokoll – dieses Dokument dokumentiert:

– auf der Sitzung besprochene Themen;

– Namen der Redner (Berichterstatter);

– getroffene Entscheidungen;

Dieses Protokoll wird normalerweise für die folgenden Fälle beibehalten:

– wenn die Sitzung stenographiert oder mit einem Diktiergerät aufgezeichnet wird;

- bei einer Betriebsbesprechung, wichtig ist mit der Festlegung der Entscheidung beauftragt, ohne den Verlauf der Diskussion detailliert darzustellen.

Ein kurzes Protokoll der Sitzung einer Organisation ermöglicht es nicht, den Verlauf der Diskussion des Themas, die abgegebenen Kommentare, Meinungen oder den Prozess der Entwicklung des administrativen Teils – der Managemententscheidung – zu bestimmen.

Ein vollständiges Protokoll soll ein detailliertes Bild des Geschehens dokumentieren, einschließlich des Inhalts von Berichten und Reden der Sitzungsteilnehmer, aller geäußerten Meinungen, geäußerten Fragen, Kommentare, Bemerkungen und Positionen.

Folglich setzt ein vollständiges Protokoll das Vorhandensein von drei Teilen für jedes besprochene Thema voraus: „HÖRT“, „GESPRÄCH“, „ENTSCHLOSSEN“ („ENTSCHLOSSEN“). Und kurz gesagt, es gibt nur zwei: „LISTENED“ und „DECIDED“ („DECIDED“).

Der Textkörper enthält die Anzahl der Abschnitte, die der Anzahl der in der Tagesordnung enthaltenen Punkte entspricht. Die Abschnitte sind entsprechend nummeriert. Jeder Abschnitt enthält 3 Teile für das vollständige Protokoll – „LISTENED“, „SPEAKED“, „DECIDED“ („DECIDED“). Das Kurzprotokoll besteht aus 2 Teilen. Diese Wörter werden vom linken Rand in Großbuchstaben gedruckt.

Im Text des Protokolls müssen nach dem Wort „HÖRT“ die Nachnamen und Initiativen des Hauptredners im Genitiv angegeben werden, wobei die Aufzeichnung seiner Rede durch einen Bindestrich dargestellt wird. In der Regel erfolgt die Darstellung in der 3. Person Singular im Präteritum. Wenn ein schriftlicher Bericht erstellt und dem Schriftführer vorgelegt wurde, kann nur das Thema des Berichts als Protokoll bezeichnet werden, mit dem Vermerk „Der Text des Berichts ist beigefügt.“ Schauen wir uns ein Beispiel an:

1. HÖRT:

Petrova V.Yu. – über die Ergebnisse der Umsetzung des Arbeitsplans der Vertriebsabteilung für das 4. Quartal 2015. Er stellte fest, dass der Plan zu 100 % erfüllt wurde.

1. HÖRT:

Petrova V. Yu. – Text des Berichts ist beigefügt.

Nach dem Wort „GESPRÄCH“ müssen im Protokoll die Namen und Initialen der Diskussionsteilnehmer angegeben werden. Jeder Nachname und jede Initiale im Text des Protokolls wird im Nominativ in einer neuen Zeile gedruckt.

Aufzeichnungen von Reden werden nach dem Nachnamen angegeben, durch einen Bindestrich getrennt und in der dritten Person Singular dargestellt. Dieser Teil enthält auch Fragen, die während des Berichts oder nach dessen Fertigstellung gestellt wurden, mit Angabe der Antworten darauf.

Wenn es bei der Besprechung keine Diskussionen oder Fragen gibt, wird der Teil „SPRECHEN“ weggelassen; dieses Fragment besteht nur aus 2 Teilen „HÖRT“ und „ENTSCHLOSSEN“ („DECIDED“). Vielleicht dient dies auch der Vollständigkeit, wenn es um die Behandlung einiger Themen auf der Tagesordnung geht.

Nach dem Wort „DECIDED“ (oder „DECIDED“) folgt der Text des verfügenden Teils des entsprechenden Tagesordnungspunkts. Bei mehreren Entscheidungen zu einem Thema müssen diese in arabischen Ziffern nummeriert werden. Die erste Ziffer zeigt die Artikelnummer, die zweite Ziffer die Nummer der getroffenen Entscheidung.

Insbesondere wenn Entscheidungen zu Absatz 3 getroffen werden, werden diese mit 1.1, 1.2 und 1.3 gekennzeichnet.

Wenn zu Punkt 2 nur eine Entscheidung getroffen wird, wird nicht 2, sondern 2.1 angezeigt.

1.1. Bereiten Sie für das 2. Quartal 2009 bis zum 03.03.2009 ein Programm zur Verbesserung der Qualifikationen von Verkäufern unter Einsatz der Vollzeitspezialisten des Unternehmens vor. Verantwortlich – Leiter des Personaldienstes Ushakov L.B.

1.1. Leiter des Personaldienstes L.B. Ushakov Bereiten Sie für das 2. Quartal 2009 ein Programm zur Verbesserung der Qualifikationen von Verkäufern unter Einsatz der Vollzeitspezialisten des Unternehmens vor. Frist: 03.03.2009.

Gemäß der üblichen Praxis bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen ist eine Protokollierung der Abstimmungsergebnisse nicht vorgesehen. Wenn jedoch eine Abstimmung stattgefunden hat, muss dies im operativen Absatz berücksichtigt werden. Protokolle von Hauptversammlungen erfordern viele Einzelheiten – unter anderem bei der Berücksichtigung von Abstimmungsdaten zu Entscheidungen, der Aufzeichnung dieser Entscheidungen im Protokoll der Auszählungskommission sowie im Protokoll der Hauptversammlung der Aktionäre. Schauen wir uns ein Beispiel an:

1.1. Genehmigen Sie die Kandidatur von A.E. Fedorov. für die Stelle Finanzdirektor Gesellschaft.

1.1. Genehmigen Sie den Jahresbericht, die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung für 2014; Entwicklungsplan und Liste der wichtigsten Aufgaben für 2015.

Abstimmungsergebnisse: „FÜR“ – 78 Stimmen (97,5 % der Stimmen). Gesamtzahl Stimmen, die an der Sitzung teilnehmen); „GEGEN“ – nein; „ENTHALTEN“ – 2 Stimmen (2,5 % der Gesamtzahl der an der Versammlung teilnehmenden Stimmen). Die Entscheidung fiel mit 78 Stimmen. Protokoll Nr. 2 der Zählkommission ist beigefügt.

Hat das Sitzungsprotokoll Rechtskraft?

Das Protokoll wird auf der Grundlage der während der Sitzung angefertigten stenografischen, handschriftlichen oder Audioaufzeichnungen erstellt. Nach der Sitzung tippt der Sekretär die Protokolle erneut ein, formatiert sie gemäß den angegebenen Anforderungen und legt sie dem Vorsitzenden der Sitzung zur Bearbeitung vor. Das Protokoll wird unter Berücksichtigung dieser Regel unterzeichnet und erhält die Gültigkeit eines offiziellen Dokuments.

Die Rechtskraft des Protokolls – seine Zuverlässigkeit, Formalität, Unbestreitbarkeit – hängt von den Ausführungsregeln ab. Die Standarddefinition legt nahe: „Rechtskraft ist das Eigentum eines amtlichen Dokuments, das ihm durch die geltende Gesetzgebung verliehen wird, die Zuständigkeit der Stelle, die es ausgestellt hat, und das festgelegte Verfahren zur Ausführung.“ Bei Einhaltung der festgelegten Registrierungsregeln erlangt das Protokoll der Vereinsversammlung Rechtskraft, wenn es von zwei Personen – dem Vorsitzenden und dem Schriftführer – unterzeichnet wird.

Das Protokoll einer Organisationssitzung ist ein internes Dokument und trägt daher in der Regel keinen Stempel.

Wenn das Protokoll einer Organisationssitzung auf mehreren Seiten erstellt wird, ist eine Nummerierung der zweiten und der folgenden Seiten erforderlich. Seitenzahlen werden in arabischen Ziffern eingegeben, ohne Angabe des Wortes „Seite“ (Seite), ohne Anführungszeichen, Bindestriche und andere Zeichen.

Bis wann muss das Protokoll erstellt werden?

Als allgemeine Regel gilt, dass die Frist für die Erstellung des Sitzungsprotokolls nicht mehr als fünf Tage betragen sollte. Einen konkreten Termin für die Fertigstellung des Sitzungsprotokolls kann der Vorsitzende, der die Sitzung geleitet hat, oder der Vorsitzende eines ständigen Kollegialorgans festlegen. Die Frist für die Erstellung des Protokolls kann in der Geschäftsordnung des Kollegiums festgelegt werden.

Für einige Sorten sind jedoch gemäß bestimmten Dokumenten klare Fristen festgelegt.

Die während der Sitzung getroffenen Entscheidungen sollten den Mitarbeitern entweder per Post oder in Kopie des gesamten Protokolls oder als Auszug aus dem Tenor mitgeteilt werden. Die Einführung von Arbeitnehmern in kleinen Unternehmen erfolgt manchmal gegen Unterschrift, nachdem ein Blatt zur Einarbeitung in das Protokoll erstellt wurde.

Es wird auch eine Vorbereitung auf der Grundlage von Entscheidungen anderer Verwaltungsdokumente praktiziert – beispielsweise einer Anordnung des Unternehmensleiters oder einer Entscheidung eines Kollegialorgans.

Ich verwende ein iPad, um das Protokoll der Besprechung zu koordinieren

Ilja Aljabuschew, Produktdirektor bei IDeside, Unternehmensberater im Bereich der Bildung verteilter Teams aus Managern, Analysten und Entwicklern, Moskau

Bei der Protokollierung eines Treffens mit Partnern arbeite ich mit einem iPad. Wenn ich jeden Absatz eines Dokuments kommentiere, verwende ich die Anwendungen PDF Converter und PDF Expert. Mit Hilfe des ersten konnte ich ein Dokument per E-Mail in das PFD-Format konvertieren, mit dem zweiten ist es sehr praktisch, Kommentare zu schreiben. Die Partner waren natürlich von den Kommentaren in der PDF-Datei überrascht – sie mussten die Vorschläge in einem Programm lesen und in einem anderen Änderungen am Dokument vornehmen.

So erstellen Sie einen Auszug aus dem Protokoll einer Besprechung

Eine gängige Praxis zur Dokumentation einer Sitzung ist die Erstellung von Protokollauszügen. Ein Auszug aus dem Protokoll ist eine exakte Kopie des Textteils des Originalprotokolls, der sich auf den Tagesordnungspunkt bezieht, zu dem der Auszug erstellt wurde. In diesem Fall werden alle Einzelheiten des Formulars, der einleitende Teil des Textes, der Tagesordnungspunkt, zu dem der Auszug erstellt wird, und der Text, der seine Diskussion und Entscheidung erörtert, wiedergegeben.

Ein Auszug aus dem Protokoll wird nur vom Schriftführer unterzeichnet, der auch für die Erstellung der Beglaubigung verantwortlich ist. Es enthält das Wort „True“, das die Position der Person angibt, die den Auszug beglaubigt, seine persönliche Unterschrift, seinen Nachnamen, sein Datum und seine Initialen. Wird ein Auszug aus dem Protokoll zur Weitergabe an eine andere Organisation ausgestellt, muss dieser mit einem Siegel versehen werden.

Wo und wie werden Besprechungsprotokolle gespeichert?

Die Aufbewahrung von Sitzungsprotokollen hängt von der Form der Büroarbeit im jeweiligen Unternehmen ab. Bei zentraler Büroverwaltung ist die Speicherung von Besprechungsprotokollen beim Sekretariat im Büroverwaltungsdienst möglich. Der Speicherort im Rahmen der dezentralen Aktenverwaltung wird durch die Struktur des Unternehmens bestimmt – in der Regel werden die Sekretariate von Beamten genutzt, die Sitzungen abhalten.

Die Protokolle werden entsprechend der Nomenklatur der Fälle in Akten zusammengestellt, in jedem Fall ist jedoch eine gesonderte Aktenformung erforderlich – abhängig von der Bezeichnung des Kollegiums oder der Art der abgehaltenen Sitzung.

Managementsitzungen werden vom Generaldirektor abgehalten. Innerhalb der Unternehmensstruktur wurde ein Expertenrat unter der Leitung des Generaldirektors eingerichtet. Protokolle der Sitzungen und des Expertenrates sind in 2 separaten Akten zu erfassen.

Für Protokolle verschiedene Typen zeichnet sich durch eine konstante Haltbarkeit aus. Dazu gehören Protokolle des kollegialen Leitungsorgans, Kontroll- und Prüfungsorgane, Experten-, Wissenschafts-, Methodenräte, Treffen mit den Leitern der Organisation, Hauptversammlungen der Gesellschafter und Gesellschafter.

Informationen zum Autor und Unternehmen

Alexander Schuwalow, Generaldirektor der Firma Tule Center, Moskau. 1993 schloss er sein Studium in Moskau ab Landesinstitut Internationale Beziehungen. Er begann seine Karriere in Großbritannien bei Boeing. Erhielt einen MBA von der University of Cambridge. 1998, nach seiner Rückkehr nach Russland, leitete er als Anti-Krisen-Manager die Fettfabrik Saratow. Seit 1999 - Leiter der Unternehmensgruppe Anhel GmbH. Seit 2008 leitet er den nationalen Vertrieb der Textilholding Novotex. 2009–2010 – Geschäftsführer des Investmentfonds LloydsBankingGroup (London).

Ilja Aljabuschew, Produktdirektor bei IDeside, Unternehmensberater im Bereich der Bildung verteilter Teams aus Managern, Analysten und Entwicklern, Moskau. Abschluss an der Juschno-Uralski-Universität staatliche Universität. Bevor er zum Unternehmen IDeside kam, leitete er die Entwicklung von Projekten bei der Holdinggesellschaft Astra – System Technologies und beteiligte sich an der Schaffung umfassender Sicherheitsüberwachungssysteme in Städten. Erhielt ein Zertifikat des internationalen Verbandes ScrumAlliance.

In diesem Artikel werden wir das beliebte Thema effektiver Meetings weiterführen.

Lassen Sie uns im Detail untersuchen, was Sitzungsprotokolle sind, warum sie benötigt werden und wie man von der Bürokratie wegkommt und energisch Ergebnisse erzielt.

Normale Protokollierung	Perfekte Protokollierung
Jeder schreibt während des Meetings energisch verschiedene Notizen in seinen Planer.	Alle konzentrieren sich auf den Bildschirm oder die Tafel, auf der die Online-Protokollierung durchgeführt wird.
Jeder versteht das Ergebnis des Treffens anders	Jeder versteht gleichermaßen die Ergebnisse des Treffens, wer was tun sollte, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen
Die Teilnehmer verlassen das Meeting weniger energiegeladen als bei ihrer Ankunft.	Die Teilnehmer verlassen das Meeting energiegeladener und konzentrierter auf bestimmte Aufgaben.
Unverbindliche Umsetzung der in der Sitzung getroffenen Entscheidungen	Die Verpflichtung, die zur Erledigung angenommenen Aufgaben zu erledigen – schließlich hat jeder gesehen und gehört, dass Sie versprochen haben, die Aufgabe pünktlich zu erledigen
Nichteinhaltung oder Fehlen einer Sitzungsagenda	Befolgen Sie eine visuelle Besprechungsagenda
Das vereinbarte und unterzeichnete Protokoll der Sitzung erscheint in Best-Case-Szenario am nächsten Tag und häufiger auch später	Das Protokoll wird direkt am Ende der Sitzung vereinbart, ausgedruckt und unterschrieben!
Die Kontrolle getroffener Entscheidungen nimmt viel Zeit in Anspruch	Die Kontrolle der getroffenen Entscheidungen nimmt nur ein Minimum an Zeit in Anspruch, da sie im unternehmensweiten Aufgabenkontrollsystem nachverfolgt werden

Ideale Aufzeichnungen können mit gewöhnlichen Flipchart-Blättern und Markern oder mit komplexeren und komplexeren Methoden organisiert werden moderne Instrumente. Die Hauptsache ist, die richtige Methodik zu befolgen und die Spielregeln zu befolgen.

In diesem Artikel analysieren wir die sieben Komponenten eines idealen Besprechungsprotokolls mithilfe unserer speziellen Vorlage für Besprechungsprotokolle, die auf der Grundlage der Ergebnisse von mehr als hundert abgeschlossenen Projekten mit MindJet Mind Manager entwickelt wurde.

2. Sieben Komponenten eines idealen Besprechungsprotokolls

Die ideale Aufzeichnung eines Meetings sieht so aus: Das Protokoll des Meetings wird direkt beim Meeting vereinbart, ausgedruckt und unterschrieben. Während die Teilnehmer vom Besprechungsraum zu ihren Arbeitsplätzen gehen, werden ihnen Aufgaben zugewiesen, und bei ihrer Ankunft am Arbeitsplatz sollten sie per E-Mail die endgültige Fassung des Protokolls sowie die ihnen zugewiesenen Aufgaben zur Ausführung in der Unternehmensaufgabe erhalten Managementsystem. Und es ist möglich! Lassen Sie uns herausfinden, wie.

Um ein konsistentes Protokoll und zugewiesene Lösungen zu erhalten, verwenden wir eine spezielle MindJet Mind Manager-Vorlage. So sieht es in seiner Gesamtheit aus.

Abb.1. Gesamtansicht MindJet-Vorlage für die Online-Protokollierung

Wir empfehlen, es im Laufe des Meetings schrittweise auszufüllen. Wir erstellen diese Vorlage seit vielen Jahren basierend auf unseren Projekten zur Implementierung einer starken Meeting-Kultur in verschiedenen Unternehmen. Wir stellen Ihnen diese Vorlage genauer vor.

2.1. Verfolgen Sie die Start- und Endzeiten von Besprechungen. Viele Besprechungen beginnen und enden zur falschen Zeit. Eine Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, besteht darin, die Start- und Endzeiten von Besprechungen zu verfolgen und aufzuzeichnen. Nach dem einfachen Prinzip „Wer misst, verwaltet“:

Abb.2. Geben Sie organisatorische Details ein

Wir empfehlen Ihnen außerdem, diejenigen, die zu spät zum Meeting erschienen sind, unbedingt in einem separaten Thread zu erfassen, damit jeder es sehen kann. Der Effekt ist einfach magisch: Niemand möchte so spät aufgeführt werden. Anschließend können Sie die Statistiken auch zusammenfassen und eine Bewertung derjenigen anzeigen, die am häufigsten zu spät kommen.

2.2. Legen Sie die Rollen der Besprechungsteilnehmer fest und verteilen Sie sie

Die funktionierendsten und wirksame Werkzeuge sind oft die einfachsten. Überraschend, aber wahr: Die Teilnehmer der meisten Meetings verstehen die Rollen der Teilnehmer nicht vollständig und wissen nicht, für wen und was getan werden sollte effektive Umsetzung Treffen und Erzielen von Ergebnissen.

Abb.3. Verteilen Sie die Rollen der Teilnehmer

• Der Versammlungsleiter ist für die Umsetzung der festgelegten Regeln zur Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen verantwortlich. Es hängt von ihm ab, ob das Treffen effektiv und energisch sein wird
• Besprechungsreporter – ist für die qualitativ hochwertige und frühzeitige Vorbereitung und Bereitstellung relevanter Informationen für die Besprechungsteilnehmer verantwortlich.
• Sitzungsteilnehmer – verantwortlich für Selbsttraining Und aktive Teilnahme in der Sitzung
• Sitzungssekretär – verantwortlich für die Protokollierung der Sitzung.
• Energy Guardian – verantwortlich für die Energie des Meetings. Wenn es im Büro stickig ist, längere Zeit keine Pause stattgefunden hat und die Gesamtdynamik gering ist, sollte der Energiewächter das Meeting unterbrechen und eine energiefördernde Veranstaltung durchführen.
• Wissensbewahrer – verantwortlich für die Aufzeichnung von Informationen, damit kein einziger wertvoller Gedanke verloren geht. In der Regel ist es diese Person, die der Sekretärin mitteilt, dass dieser oder jener Gedanke aufgezeichnet werden muss
• Kontextbewahrer – Verantwortlich für die Pflege der Besprechungsagenda. Signalisiert alle, wenn gegen die Tagesordnung der Besprechung verstoßen wird.
• Zeitnehmer – verantwortlich für die Einhaltung der Zeitvorgaben der Besprechung. 2 Minuten vor Ende der Diskussion des Themas wird signalisiert, dass es an der Zeit ist, eine Entscheidung zu treffen und das Ergebnis festzuhalten.

2.3. Geben Sie Ziele an und erstellen Sie eine Besprechungsagenda

Für die meisten Sitzungen gibt es in der Regel keine schriftliche Tagesordnung. Das bedeutet, dass die meisten Teilnehmer nicht wirklich verstehen, warum sie überhaupt zu dem Treffen gekommen sind. Dies führt dazu, dass zu Beginn des Meetings viel Zeit verschwendet wird, um alle Teilnehmer einzubeziehen

Abb.4. Warum gehen wir?

Geben Sie daher die Tagesordnung an, indem Sie das speziell für diesen Zweck vorbereitete MindJet Mind Manager-Protokollfeld ausfüllen. Wir empfehlen außerdem, gemäß dem in Ziffer 2.1. genannten Grundsatz, die Zeit im Auge zu behalten, wie viel Zeit für den Tagesordnungspunkt eingeplant wurde und wie viel Zeit tatsächlich dafür aufgewendet wurde. Sie werden sehen, dass sich der Prozentsatz der pünktlich abgeschlossenen Meetings bereits nach 3-4 Wochen gezielter Messung deutlich verbessern wird.

2.4. Notieren Sie Ihre Entscheidungen

Die nächsten drei Punkte hängen eng miteinander zusammen. Es geht darumüber das Ergebnis der Sitzung. Warum versammeln sich Menschen im Allgemeinen? Um zu vereinbaren, was als nächstes zu tun ist. Es gibt drei Arten dieser Vereinbarungen:

• Entscheidungen, die alle betreffen
• Aufgaben, die bestimmten Ausführenden zugewiesen sind
• Bei der Besprechung aufgeworfene Fragen, für die bei der Besprechung keine genaue Lösung oder konkrete Aufgabenstellung gefunden werden konnte. Dies geschieht in der Regel, wenn ein Thema außerhalb des Rahmens der Sitzung angesprochen wird oder wenn das Thema nicht ausreichend vorbereitet ist, um Entscheidungen darüber zu treffen.

Also Lösungen.

Abb.5. Geben Sie den Text der Entscheidungen ein.

Neue Regelungen, Geschäftsprozesse, Anreize, Strafen, Informationen und vieles mehr werden in der Sitzung besprochen und müssen in Form eines Beschlusses festgehalten werden, der für alle Sitzungsteilnehmer gilt. Wir empfehlen, dies alles im Block „Getroffene Entscheidungen“ festzuhalten.

2.5. Weisen Sie Aufgaben zu. Wie der weise Bismarck sagte: Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe erledigt wird, darf nur eine Person für deren Ausführung verantwortlich sein.

Nutzen Sie dazu den Bereich zum Aufzeichnen von Aufgaben sowie die Registerkarte „Aufgabeninfo“ rechts im MindJet Mind Manager

Abb.6. Geben Sie Aufgaben ein.

Wichtig ist, dass die Aufgabe einen Text, eine Frist und einen Verantwortlichen haben muss. Wenn Sie diese Felder ausfüllen, werden die Daten auf dem Bildschirm angezeigt und alle Besprechungsteilnehmer sehen, wer für was und was die Verantwortung übernimmt.

2.6. Zeichnen Sie Fragen zur späteren Diskussion auf

Da wir assoziativ denken, werden bei jedem Treffen sicherlich Themen auftauchen, die nicht auf der Tagesordnung des Treffens vorgesehen waren. Wenn diese Probleme nicht schnell gelöst werden können (z. B. mithilfe der „Drei-Bemerkungen“-Regel), empfehlen wir, sie im Abschnitt „Fragen zur späteren Diskussion“ zu erfassen.

Abb.7. Schreiben Sie Fragen zur späteren Diskussion auf.

Es ist sehr wichtig, diese Fragen aufzuzeichnen. Erstens werden die Teilnehmer sehen, dass das Thema nicht verloren ist und später definitiv zur Sprache gebracht wird. Zweitens können Sie so zu einem Thema auf der Tagesordnung wechseln. Drittens ermöglicht Ihnen das Ritual, eine Frage zu klären, von dem diskutierten Thema zu einem anderen zu wechseln. Wenn Sie es nicht aufzeichnen, wird jeder im Geiste über das ungelöste Problem nachdenken.

2.7. Stimmen Sie den Beschlüssen der Sitzung zu, drucken Sie das Protokoll aus und unterschreiben Sie es! Aufgaben in der Aufgabensteuerung zuweisen (Microsoft Outlook)

Und das Wichtigste. Am Ende der Sitzung, wenn die Tagesordnung besprochen, Entscheidungen getroffen, Aufgaben zugewiesen und später Diskussionsthemen festgehalten wurden, ist es notwendig, die Ergebnisse zusammenzufassen. Das heißt, wiederholen Sie die aus dem Protokoll getroffenen Entscheidungen. Klicken Sie anschließend mit unserem speziellen Regelspiel-Add-on für das MindJet Mind Manager-Programm auf die Schaltfläche „Protokoll generieren“.

Reis. 8. Exportieren Sie Lösungen in das Microsoft Word-Protokoll und weisen Sie Aufgaben in Microsoft Outlook zu

Und Sie erhalten das Sitzungsprotokoll, das direkt vor Ort ausgedruckt und von den Teilnehmern unterschrieben werden kann!

Reis. 9. Ein Beispiel für ein automatisch erhaltenes Microsoft Word-Protokoll.

Und nachdem das Protokoll unterzeichnet wurde, das Meeting beendet ist und alle Teilnehmer an ihren Arbeitsplatz gegangen sind, nutzen Sie eine weitere Funktion unseres Programms – weisen Sie alle Aufgaben in 5 Sekunden mit dem unternehmensweiten Outlook-Aufgabenverwaltungssystem zu! Klicken Sie dazu auf unseren Programm-Button „Aufträge zuweisen“.

Abb. 10. Outlook-Aufgaben werden automatisch von der Online-Protokollierungssoftware abgerufen.

Sie müssen lediglich die Richtigkeit des Wortlauts noch einmal überprüfen und bei jeder Aufgabe auf die Schaltfläche „Senden“ klicken! Und jetzt erhält jeder Besprechungsteilnehmer bei seiner Ankunft an seinem Arbeitsplatz ein vereinbartes Protokoll und zugewiesene Aufgaben in Microsoft Outlook!

3. Mit unserer MindJet Mind Manager-Vorlage können Sie die perfekten Meetings selbst durchführen!

Wir laden Sie ein, die oben beschriebene Vorlage sowie die Methodik zu deren Einrichtung und Verwendung völlig kostenlos herunterzuladen! Füllen Sie dazu einfach das untenstehende Formular aus und wir senden Ihnen alles zu!

Diese Vorlage ist so konfiguriert, dass Sie unnötige Blöcke daraus entfernen können (z. B. wenn in der Besprechung keine Fragen aus der Kategorie „Später zu besprechende Fragen“ vorhanden waren) – Sie müssen diesen Block lediglich löschen. und in der endgültigen Fassung des Protokolls dieses Blocks wird es einfach nicht passieren.

Bewertungen:

Mit Hilfe von Mind Manager sind unsere Meetings hinsichtlich Qualität und Zeitaufwand effizienter geworden. Die klare Strukturierung durch die Regeln des Standards und die technische Umsetzung in Form der Mind Manager-Vorlage brachten unsere Meetings auf eine andere Ebene. Das vereinbarte Protokoll erscheint nun unmittelbar am Ende der Sitzung. Nach unseren Schätzungen belief sich der Zeitgewinn durch die Einführung von Mind Management bei der Durchführung von Sitzungen kollegialer Gremien am Ende des Projekts auf etwa 2 Stunden pro Woche.

Maxim Vladimirovich Baromensky, stellvertretender Vorstandsvorsitzender,

Moskauer Bank der Sberbank Russlands

Jetzt werden bei Besprechungen konkrete Entscheidungen mit messbaren Ergebnissen und Fristen getroffen, und Aufgaben werden unmittelbar nach der Besprechung den Ausführenden in Outlook zugewiesen. Besprechungsprotokolle werden am Ende der Besprechung automatisch abgeglichen. Eine Übersichtskarte der in Mind Manager besprochenen Themen ermöglicht es Ihnen, nicht von der Agenda abzuweichen und eine konkrete Entscheidung zu einem bestimmten Thema zu treffen. Dank der Regeln der Vorausplanung im Kalender und der Vorbereitung beginnen wir Besprechungen immer pünktlich und enden sogar vor der geplanten Zeit!

V.V.SALMIN

VORSITZENDER DER BAIKAL BANK

Wir machen Sie auch darauf aufmerksam, dass dieses Add-on vorerst für MindJet MindManager Version 14.1 gültig ist. Dieses Add-on ist für spätere Versionen noch nicht verfügbar, wir können es jedoch für Ihr Unternehmen anpassen, wenn Sie uns über das untenstehende Formular eine Anfrage senden!

Protokollieren Sie Ihre Besprechungen effektiv!